Inadmisión de reclamación sobre acceso directo a los registros de entrada y salida del Ayuntamiento de Llançà

Resolució 2080/2025, de 4 de desembre Número d’expedient de la Reclamació: 2128/2025 Administració reclamada: Ajuntament de Llançà Informació reclamada: Accés directe als registres. Sentit de la resolució: Inadmissió (no és informació pública prèviament existent) i recomanacions. Resum: en aquest supòsit la petició concreta és “tenir accés directe als registres d'entrada i sortida” i, d’acord amb el concepte d’informació pública determinat en l’article 2.b LTAIPBG i article 53 DTAIP, aquesta Comissió considera pertinent inadmetre la Reclamació perquè la pretensió de la persona reclamant no és l’obtenció d’informació pública temporalment preexistent a la presentació de la sol·licitud d'accés (article 53.2 DTAIP ) sinó que l’Ajuntament accedeix a facilitar l’accés directe als registres, aspecte que està vinculat amb les funcions organitzatives de l’Ajuntament i que aquesta Comissió no té la funció de pronunciar-s’hi. Ara bé, no és competència de la GAIP determinar a quina informació han de poder accedir, ni quins filtres se’ls hi ha d’aplicar, ni quin format de gestió ha de tenir la carpeta del regidor/a; i s’ha de limitar a fer recomanacions, com les referides en el fonament jurídic, que permetin agilitzar i facilitar l’accés a informació pública sense necessitar de requerir una sol·licitud expressa. Paraules clau: Ajuntament. Càrrecs electe. Electes. Registres. Assentaments. Carpeta del regidor/a. Eines tecnològiques. Accessos. Competències organitzatives. Sense límits. Quadres de classificació. Tipologies documentals. Reclamació contra comunicació substitutiva. No és informació pública prèviament existent. Inadmissió. Ponent: Mercè Aymerich i Boltà Antecedents 1. El 22 d’octubre de 202 5 entra a la GAIP la Reclamació 2128/2025, presentada contra l’Ajuntament de Llançà en relació amb la sol·licitud indicada a l’antecedent següent d’acord amb la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern (LTAIPBG) i el Reglament de la GAIP, aprovat pel Decret 111/2017, de 18 de juliol (RGAIP). La persona reclamant és un càrrec electe de l’Ajuntament del grup municipal Alternativa x Llançà (AxL). 2. El 9 d’octubre de 2025 la persona reclamant presenta una instància genèrica demanant “Tenir accés directe a tots els registres d'entrada i sortida, d'aquest Ajuntament”. 3. El 20 d’octubre de 2025 l’Ajuntament de Llançà respon la petició amb la següents consideracions: “L’article 77 de la Llei 7/1985, de 2 d’abril, reguladora de les bases de règim local, i l’article 164 del Decret legislatiu 2/2003, de 28 d’abril, pel qual s’aprova el Text refós de la Llei municipal i de règim local de Catalunya, estableixen que els regidors i regidores tenen dret a obtenir del seu ajuntament tots els antecedents, dades o informació que siguin necessaris per a l’exercici de les seves funcions. Aquest dret s’ha d’exercici, però, amb subjecció als límits derivats de la legislació sobre la protecció de dades personals i del dret a la intimitat (articles 18.4 de la Constitució i 15 de la Llei orgànica 3/2018, de protecció de dades personals i garantia dels drets digitals). La Comissió de Garantia del Dret d’Accés a la Informació Pública (GAIP), en resolucions com la 7/2019, ha reconegut que els membres de les corporacions locals tenen dret a accedir a la informació continguda al registre general quan sigui necessària i adequada per a l’exercici de les seves funcions de control i fiscalització, però no tenen dret a un accés directe, general o permanent a la totalitat del registre d’entrada i sortida. La GAIP assenyala que cal trobar un equilibri entre el dret d’accés i la protecció de dades personals, i que la manera adequada d’exercir aquest dret és mitjançant sol·licituds concretes i motivades d’accés a la informació que sigui rellevant per a les seves funcions representatives. Atès el que s’ha exposat, aquest Ajuntament considera que no és procedent autoritzar un accés directe, total o permanent al registre general d’entrada i sortida, ja que això suposaria facilitar informació que pot contenir dades personals, informes interns o documents que afecten terceres persones, vulnerant així la normativa de protecció de dades i el principi de proporcionalitat. Tanmateix, podrà sol·licitar l’accés a registres o documents concrets, sempre que ho faci de manera motivada, indicant la finalitat relacionada amb les seves funcions com a regidor i respectant els límits establerts per la normativa vigent.” 4. Respecte a aquesta resposta la persona reclamant manifesta el seu desacord: “no ho accepten posant com excusa la protecció de dades, nosaltres com a regidors de l'Ajuntament, creiem que tenim dret a aquesta informació i per això fem aquesta reclamació.” 5. El 6 de novembre de 2025 la GAIP admet provisionalment les reclamacions, informant a la persona reclamant sobre els aspectes més rellevants de la seva tramitació i de la posició jurídica que ostenta com a persona interessada, de conformitat amb la legislació de procediment administratiu i la de transparència i accés a la informació pública. Li demana especialment que informi a la GAIP immediatament de les comunicacions que rebi de l’Administració reclamada relatives a la informació pública sol·licitada, mentre duri la Reclamació. 6. El 7 de novembre la GAIP comunica l a Reclamació a l’Ajuntament de Llançà i requereix que, dins del termini de quinze dies establert per l’article 33.4 RGAIP, li trameti l’informe així com també còpia de l’expedient de les sol·licituds d’informació de les que deriven i, en general, dels antecedents que puguin ser rellevants per resoldre- les. 7. El 28 de novembre de 2025 l’Ajuntament emet l’informe requerit en el qual manté la mateixa posició descrita en l’antecedent 3: 7.1 Invoca l’article 77 de la Llei 7/1985 i 164 del Decret l egislatiu 2/2003 pel que fa al dret d’accés a informació pública com un dret “essencial per a l’exercici de les funcions de control i fiscalització que corresponen als regidors”, però que aquest “no pot exercir-se de manera il·limitada ni generalitzada, especialment quan pugui afectar dades de caràcter personal o informació protegida per altres interessos legítims” derivats de l’article 18.4 de la CE, articles 5.1.c), 6 i 15 de la LO 3/2018, la doctrina de la GAIP i de l’APDCAT. 7.2 Afegeix que “El registre general d’entrada i sortida conté informació que sovint inclou: Dades identificatives de persones físiques (nom, DNI, adreça, telèfon, correu electrònic); Informació sobre expedients administratius en tramitació, incloent-hi informes interns, dades de salut, dades econòmiques o altres categories especials; Referències a terceres persones que no són part del procediment polític ni tenen vinculació amb les funcions de control dels regidors”. 7.3 Considera que “L’accés directe, general i permanent al registre suposaria facilitar de manera continuada informació sense cap filtre ni valoració prèvia, fet que vulneraria el principi de proporcionalitat i podria incomplir la normativa de protecció de dades personals”. 7.4 Fa referència a les resolucions 7/2019, 102/2020, 283/2021 en considerar que la “via adequada per garantir l’equilibri entre transparència i protecció de dades és que els regidors formulin sol·licituds concretes i motivades, identificant la informació necessària per a l’exercici de les seves funcions representatives.” 7.5 Pel que fa als límits i informació afectada l’“Ajuntament considera que la informació continguda al registre general pot veure’s afectada pels següents límits d’accés previstos a l’article 21 de la Llei 19/2014, de transparència, accés a la informació pública i bon govern: · Protecció de dades personals (article 21.1.b); ·Privacitat i intimitat de les persones físiques; ·Confidencialitat dels informes interns (article 21.1.e); ·Informació relativa a procediments administratius no finalitzats (article 21.1.f). “ 8. I en darrer terme, considera que “l’accés general i permanent al registre implicaria potencialment l’accés a informació de centenars de tercers (persones físiques, empreses, entitats), de manera que no és possible individualitzar-los prèviament ni garantir la seva protecció en cas d’accés massiu.” Fonaments jurídics 1. Sobre la inadmissibilitat de la Reclamació La GAIP té atribuïdes unes competències relatives a la garantia del dret d’accés a la informació pública previstes a l’article 39 de la LTAIBG i a l’article 7 del seu Reglament aprovat pel Decret 111/2017, de 18 de juliol, pel qual s'aprova el Reglament de la Comissió de Garantia del Dret d'Accés a la Informació Pública. En aquest supòsit, és convenient fer una consideració prèvia respecte al concepte d’informació pública d’acord amb la Llei de transparència. L’article 2.b LTAIPBG la defineix com “la informació elaborada per l’Administració i la que aquesta té en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions, inclosa la que li subministren els altres subjectes obligats d’acord amb el que estableix aquesta llei”. Cal tenir en compte que l’article 53.2 DTAIP afegeix que en tot cas, la informació pública objecte del dret d'accés ha de ser temporalment preexistent a la presentació de la sol·licitud d'accés i que acord amb això, no són sol·licituds d'accés a informació pública les sol·licituds o peticions que tinguin per objecte la pretensió que les administracions públiques duguin a terme qualsevol altra actuació diferent de la de proporcionar informació pública preexistent (article 53.3.DTAIP). La petició concreta és “tenir accés directe als registres d'entrada i sortida” i, d’acord amb les referències anteriors, aquesta Comissió considera pertinent inadmetre la Reclamació perquè la pretensió de la persona reclamant no és l’obtenció d’informació pública temporalment preexistent a la presentació de la sol·licitud d'accés (article 53.2 DTAIP ) sinó que l’Ajuntament accedeix a facilitar l’accés directe als registres, aspecte que està vinculat amb les funcions organitzatives de l’Ajuntament i que aquesta Comissió no té la funció de pronunciar-s’hi. Amb tot, aquesta Comissió considera adient fer unes apreciacions. Respecte a les resolucions d’aquesta Comissió invocades per l’Ajuntament (7/2019, 102/2020 i 283/2021) s’ha constatat que no corresponen al tema objecte d’aquesta Reclamació; tampoc els límits invocats de l’article 21 LTAIPBG s’ajusten als previstos en aquest article. En el cas dels càrrecs electes la regulació aplicable d’acord la Disposició Addicional 1a LTAIPBG és la prevista en la Llei 7/1985 i el Decret legislatiu 2/2003. L’article 164 TRLMRLC relatiu al dret d’informació preveu que només es podrà desestimar el dret per resolució motivada, dins dels quatre dies següents a formalitzar la sol·licitud, si el coneixement o la difusió de la informació pugui vulnerar el dret constitucional a l'honor, la intimitat personal o familiar o a la pròpia imatge o si es tracta de matèries afectades per la legislació general sobre secrets oficials o per secret sumarial (article 164.3 TRLMRLC). Certament, aquesta Comissió, des de la Resolució 140/2017, ha aplicat el criteri d’estimar l’accés al registre d’entrades i sortides als càrrecs electes, previ bloqueig de les dades íntimes personals o familiars, que afectin el dret a l’honor o a la pròpia imatge, si n’hi ha. Cal dir que aquest tipus de dades, en principi, no haurien de constar en l’assentament del registre d’acord amb l’article 153 del Reglament d’organització, funcionament i règim jurídic de les entitats locals, aprovat pel Reial decret 2568/1986, de 28 de novembre (ROF). Qualsevol altra dada personal, com les dades identificatives de la persona que presenta o a la què s’adreça l’escrit registrat, és accessible per a una persona regidora i no cal que s’anonimitzi, tenint en compte que queda protegida de la seva difusió indiscriminada pel deure de reserva de les persones regidores. Pel que fa als registres relacionats amb matèries afectades per la legislació general sobre secrets oficials o per secret sumarial (art. 164.3.b TRLMRLC), si n’hi ha, s’haurà de motivar cas per cas si l’accés és denegat. Altrament, s’ha de pressuposar que per a la correcta derivació dels registres d’entrada al departament a qui correspongui la seva de gestió, és necessari una prèvia classificació (tant de l’àrea o departament com de la sèrie documental en funció de la competència, funció o activitat que derivi de la petició formulada en la instància o sol·licitud registrada). Aquesta classificació, a partir del quadre de classificació municipal, ha de permetre, si fos el cas, determinar quines sèries documentals estarien subjectes als límits d’accés afectats per aquest dret fonamental. Igualment, pels casos referits de secrets oficials o secret sumarial. Tampoc hem d’oblidar que el quadre de classificació és una eina que forma part del sistema de gestió documental (SGD) que han de disposar tots els titulars de documents públics per garantir el tractament correcte dels documents en tot el seu cicle de vida i que permeti complir amb les obligacions de transparència (article 7 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents). És per tot això que aquesta Comissió va defensant (vegeu Resolució 138/2024, de 8 de febrer) que la carpeta del regidor/a (o qualsevol altre punt d’accés) és una eina tecnològica que permet l’accés al gestor d’expedients des de qualsevol lloc físic amb els mitjans tecnològics adequats, prèvia definició i configuració dels rols i permisos específics en funció de si es tracta de regidors/res amb delegacions de gestió o no i amb l’adequada classificació de la informació a partir del Quadre de Classificació Documental i la tipificació dels documents amb l’assignació del codi de tipologia documental, entre altres funcions. Per tant, és del tot plausible que l’accés i/o lliurament de la informació pública per part dels càrrecs electes es realitzi a través d’aquest mitjà. I fins i tot, en exercici del dret d’accés a la informació pública, l’eina es pot convertir, a partir dels rols, permisos, filtres i criteris de gestió documental en un mitjà perfectament idoni per permetre’ls-hi accedir a la informació pública de forma autònoma, sense necessitat d’haver de fer sol·licituds concretes alleugerint la tasca tècnica i administrativa que comporta la resolució d’aquestes peticions, i contribuint, en definitiva, a la millora qualitativa de la transparència en el marc de l’administració pública. En aquest sentit, com s’ha recordat recentement en la Resolució 1875/2025, de 20 de novembre, aquesta Comissió no pot compartir que l’accés dels regidors a la informació continguda als registres d’entrades i sortides es fonamenti en “un sistema en què el regidor hagi de demanar periòdicament a l’Ajuntament aquesta informació (per exemple, de la quinzena anterior), i que s’hagi de tramitar la sol·licitud pels serveis municipals i eventualment es denegui i s’espera a què es reiteri la Reclamació davant la GAIP, perquè d’aquesta manera es dificulta l’exercici dels drets de les persones electes i es genera molta més feina burocràtica per a tothom.“ Ara bé, i com ja s’ha dit anteriorment, no és competència de la GAIP determinar a quina informació han de poder accedir, ni quins filtres se’ls hi ha d’aplicar, ni quin format de gestió ha de tenir la carpeta del regidor/a; i s’ha de limitar a fer recomanacions, com les referides en els paràgrafs anteriors, que permetin agilitzar i facilitar l’accés a informació pública sense necessitar de requerir una sol·licitud expressa. D’acord amb l’article 33 del Reglament de la Comissió les inadmissions han de ser motivades i s’han de comunicar a la persona reclamant. Vistes les circumstàncies del supòsit que ara examinem (accés directe), s’acorda la inadmissió de la Reclamació. 2. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de 4 de desembre de 2025, resol per unanimitat: 1. Inadmetre la Reclamació 2388/2025, d’acord amb les consideracions fetes al fonament jurídic 1. 2. Declarar finalitzat el procediment relatiu a la Reclamació 2388/2025 i publicar aquesta resolució al web de la GAIP. Iolanda Pineda Balló Presidenta Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya en un termini de dos mesos, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, d’acord amb la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.