El solicitante pidió a la Comunidad de Madrid el análisis de riesgos del tratamiento de datos personales del convenio con Microsoft Ibérica. La administración denegó el acceso alegando que era un documento interno y dinámico. El Consejo de Transparencia y Buen Gobierno estima la reclamación, obligando a entregar la información al no ser un documento meramente auxiliar.
Puntos clave de la argumentación
1
El análisis de riesgos es un paso preceptivo y necesario según el RGPD para determinar las medidas de seguridad, por lo que no puede considerarse un mero borrador o documento preparatorio.
2
No concurre la causa de inadmisión de información auxiliar o de apoyo ya que el documento no contiene opiniones personales ni es un texto preliminar sin consideración de final.
3
El carácter dinámico de una evaluación de riesgos, que requiere actualizaciones periódicas, no justifica la denegación de acceso a la versión existente en el momento de la solicitud.
4
No se ha acreditado que el acceso a la información suponga un perjuicio real a la confidencialidad de los procesos de toma de decisión.
Texto completo
Consejo de Transparencia y Buen Gobierno
Oficina de Reclamaciones de Administraciones Territoriales
Resolución RT 0743/2021
I. ANTECEDENTES
1. Según se desprende de la documentación que obra en el expediente, en fecha 25 de junio de
2021 el reclamante solicitó, al amparo de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia,
acceso a la información pública y buen gobierno
(en adelante, LTAIBG), la siguiente
información:
«Solicito enlace la publicación en EducaMadrid de la siguiente información, que es citada en
el CONVENIO de colaboración de 8 de marzo de 2021, entre la Comunidad de Madrid
Consejería de Educación y Juventud y Microsoft Ibérica, S. R. L., para mejorar la competencia
digital en el ámbito educativo con el entorno Office 365, publicado en BOCM 30 marzo 2021
N/REF: RT 0743/2021
Fecha: La de la firma
Dirección:
Administración/Organismo: Com
unidad de Madrid / Consejería de Educación, Universidades,
Ciencia y Portavocía.
Información solicitada: Análisis de riesgos del tratamiento de datos personales contemplado
en la cláusula Tercera del CONVENIO de colaboración de 8 de marzo de 2021, entre la
Comunidad de Madrid (Consejería de Educación y Juventud) y Microsoft Ibérica, S. R. L., para
mejorar la competencia digital en el ámbito educativo con el entorno Office 365 (B.O.C.M.
Núm. 75).
Plazo de ejecución: 20 días hábiles.
Consejo de Transparencia y Buen Gobierno
Oficina de Reclamaciones de Administraciones Territoriales
1. Limitaciones a los servicios ofrecidos por Office 365 junto con las pautas o instrucciones
aplicables, así como la política de privacidad correspondiente. citado en TERCERA.-
ACTUACIONES DE LAS PARTES, 1. Impulsar la transformación digital en los centros
educativos de la Comunidad de Madrid y en DÉCIMA Protección de datos de carácter
personal.
2. Relación de servicios habilitados citado en ANEXO I OFFICE 365 PLAN A1
Solicito copia o enlace a análisis de riesgos realizado por el responsable del tratamiento
citado en TERCERA.- ACTUACIONES DE LAS PARTES, 1. Impulsar la transformación digital en
los centros educativos de la Comunidad de Madrid.»
2. Disconforme con la resolución recaída el 1 de septiembre de 2021, mediante la que se concedía
el acceso parcial a la información solicitada —denegando el correspondiente al análisis de
riesgos, «por considerarse un documento interno de trabajo entre la Dirección General y la
Delegación de Protección de Datos de la Consejería»— el solicitante presentó, al amparo de lo
dispuesto en el artículo 24
de la LTAIBG, una reclamación ante el Consejo de Transparencia y
Buen Gobierno (en adelante, CTBG).
3. En fecha 2 de septiembre de 2021 el CTBG remitió el expediente completo al Director General
de Transparencia y de Atención al Ciudadano, así como a la Secretaria General de la Consejería
de Educación, Universidades, Ciencia y Portavocía del Gobierno, ambos de la Comunidad de
Madrid, al objeto de que se pudieran presentar las alegaciones que se considerasen oportunas.
El día 29 de septiembre se reciben las alegaciones de la Directora General de Bilingüismo y
Calidad de la Enseñanza de la Consejería de Educación, Universidades, Ciencia y Portavocía,
que indican lo siguiente:
«PRIMERA. Que el Convenio de colaboración de 8 de marzo de 2021, entre la Comunidad de
Madrid, Consejería de Educación y Juventud y Microsoft Ibérica SRL, para mejorar la
competencia digital en el ámbito educativo en el entorno Office 365, publicado en el BOCM
de 30 de marzo, establece en el último párrafo del punto 1 de su cláusula TERCERA:
“Corresponderá a la Consejería establecer las limitaciones a los servicios ofrecidos por Office
365 que se infieran del análisis de riesgos del tratamiento de datos personales y las publicará
con carácter previo al inicio de la ejecución del presente Convenio en el portal EducaMadrid
para conocimiento de la comunidad educativa y del encargado del tratamiento, junto con las
pautas o instrucciones aplicables al respecto y la política de privacidad correspondiente.”
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SEGUNDA. Que el análisis de riesgos es un proceso dinámico, cambiante, por lo que no se
trata de un documento estático. Asimismo, se trata de un análisis de carácter interno,
necesario para establecer las limitaciones a los servicios ofrecidos por Office 365. Dichas
limitaciones han sido publicadas para el conocimiento de la comunidad educativa.
TERCERA. Que por lo expuesto, esta Dirección General considera que el derecho de acceso
puede ser limitado en este caso, ya que el acceso a la información solicitada supondría un
perjuicio para la garantía de la confidencialidad o el secreto requerido en procesos de toma
de decisión (art. 14 k) Ley 19/2013, de 9 de diciembre.
(…).»
II. FUNDAMENTOS JURÍDICOS
1. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 24 de la LTAIBG, en relación con el artículo 8
del Real Decreto 919/2014, de 31 de octubre, por el que se aprueba el Estatuto del Consejo de
Transparencia y Buen Gobierno
, la Presidencia de este Organismo es competente para
resolver las reclamaciones que, con carácter previo a un eventual y potestativo Recurso
Contencioso-Administrativo, se presenten en el marco de un procedimiento de acceso a la
información.
2. En virtud del apartado 2 de la disposición adicional cuarta de la LTAIBG
, las Comunidades
Autónomas pueden atribuir la competencia para la resolución de las reclamaciones al Consejo
de Transparencia y Buen Gobierno mediante la celebración del correspondiente convenio con
la Administración General del Estado. En desarrollo de esta previsión, han suscrito convenio
con este Organismo las Comunidades Autónomas de Asturias, Cantabria, La Rioja,
Extremadura, Comunidad de Madrid y Castilla-La Mancha, así como las Ciudades Autónomas
de Ceuta y Melilla.
3. Precisadas las reglas generales sobre competencia orgánica para dictar la presente resolución,
se debe partir de la base que la LTAIBG tiene por objeto «ampliar y reforzar la transparencia de
la actividad pública, regular y garantizar el derecho de acceso a la información relativa a
aquella actividad y establecer las obligaciones de buen gobierno que deben cumplir los
responsables públicos así como las consecuencias derivadas de su incumplimiento.» A estos
https://www.consejodetransparencia.es/ct Home/es/transparencia/portal-transparencia/informacion-
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efectos, su artículo 12
reconoce el derecho de todas las personas a acceder a la «información
pública», en los términos previstos en el artículo 105.b) de la Constitución
y desarrollados por
dicha norma legal. Por su parte, en el artículo 13 de la LTAIBG
se define la «información
pública» como «los contenidos o documentos, cualquiera que sea su formato o soporte, que
obren en poder de alguno de los sujetos incluidos en el ámbito de aplicación de este título y que
hayan sido elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus funciones.»
En función de los preceptos mencionados, la LTAIBG reconoce y regula el derecho a acceder a
información pública que esté en posesión del organismo al que se dirige, bien porque él mismo
la ha elaborado, bien porque la ha obtenido en el ejercicio de las funciones que tiene
encomendadas, con el requisito de que se trate de un sujeto incluido en el ámbito de
aplicación de la propia Ley.
4. La información solicitada por el reclamante se refiere al acceso al análisis de riesgos del
tratamiento de datos personales contemplado en la cláusula Tercera del CONVENIO de
colaboración de 8 de marzo de 2021, entre la Comunidad de Madrid (Consejería de Educación y
Juventud) y Microsoft Ibérica, S. R. L., para mejorar la competencia digital en el ámbito
educativo con el entorno Office 365 (B.O.C.M. Núm. 75).
Como se indicó en los antecedentes de la presente resolución, la Comunidad de Madrid ha
denegado el acceso a dicho análisis por considerar que de trata de «un proceso dinámico,
cambiante, por lo que no se trata de un documento estático», así como de «un análisis de
carácter interno, necesario para establecer las limitaciones a los servicios ofrecidos por Office
365» —limitaciones que, recordamos, sí han sido objeto de publicación, concretamente en el
documento Directrices de uso de los servicios de Office365 en centros públicos de la Comunidad
de Madrid
—.
Llegados a este punto, procede analizar los dos argumentos esgrimidos por la Comunidad de
Madrid para sustentar la denegación de acceso al análisis de riesgos que sirvió de base para
establecer las limitaciones a los servicios ofrecidos por Office 365.
Por lo que respecta a su carácter «dinámico», éste es incuestionable, habida cuenta de que
toda evaluación de riesgos —sea de la naturaleza que sea— deberá ser actualizada cuando se
alteren las condiciones que se tuvieron en cuenta para la evaluación inicial y, en todo caso,
revisada cuando se produzcan los daños que se pretendían evitar.
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3. Cuando se trate de información preparatoria de la actividad del órgano o entidad que
recibe la solicitud.
4. Cuando la solicitud se refiera a comunicaciones internas que no constituyan trámites del
procedimiento.
5. Cuando se trate de informes no preceptivos y que no sean incorporados como motivación
de una decisión final.
xPor último, debe tenerse en cuenta que la motivación que exige la Ley 19/2013, para qué
operen las causas de inadmisión tiene la finalidad de evitar que se deniegue la información
que tenga relevancia en la tramitación del expediente o en la conformación de la voluntad
pública del órgano, es decir, que sea relevante para la rendición de cuentas, el conocimiento
de la toma de decisiones públicas, y su aplicación. Éstas en ningún caso tendrán la condición
de informaciones de carácter auxiliar o de apoyo.»
Como puede apreciarse, el artículo 18.1 de la LTAIBG enumera una serie de causas de
inadmisión de solicitudes de acceso a la información configuradas como reglas, en el sentido de
que se trata de normas que sólo pueden ser cumplidas o incumplidas. Partiendo de esta
premisa, la interpretación de las causas de inadmisión al caso concreto ha de llevarse a cabo a
través de la técnica tradicional de la subsunción, de acuerdo con la cual a un «supuesto de
hecho» le corresponde una «consecuencia jurídica». De acuerdo con ello, la forma de proceder
en el presente caso consistirá, precisamente, en esclarecer si la información objeto de esta
reclamación se trata de una «información auxiliar» o «de apoyo» –supuesto de hecho– a fin de
determinar si resulta de aplicación la causa de inadmisión prevista en el artículo 18.1.b) de la
LTAIBG –consecuencia jurídica–.
A este respecto, el artículo 32 del RGPD, impone al responsable y al encargado del tratamiento
de datos personales la obligación de determinar y establecer las medidas de seguridad,
técnicas y organizativas, apropiadas para garantizar el nivel de seguridad adecuado al riesgo. Y,
al objeto de mantener la seguridad de los tratamientos, el RGPD exige a dicho responsable o
encargado «evaluar los riesgos inherentes al tratamiento y aplicar medidas para mitigarlos». Es
decir, el RGPD contempla el análisis de riesgos y las consiguientes medidas de él derivadas
como dos pasos consecutivos —y preceptivos— para la consecución de un mismo fin, siendo el
primero, por consiguiente, indispensable para la existencia del segundo.
A tenor de lo expuesto, y retomando el criterio interpretativo CI/006/2015, cabe concluir que
el análisis de riesgos no constituye información «de carácter auxiliar» o «de apoyo», por cuanto
no contiene opiniones o valoraciones personales del autor que no manifiesten la posición de
un órgano o entidad, ni se trata de un texto preliminar o borrador sin la consideración de final
o de información preparatoria de la actividad del órgano o entidad que recibe la solicitud, ni es
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Recurso Contencioso-Administrativo, en el plazo de dos meses, ante los Juzgados Centrales de
lo Contencioso-Administrativo de Madrid, de conformidad con lo previsto en el artículo 9.1 c)
de la Ley 29/1998, de 13 de julio, Reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa
.
EL PRESIDENTE DEL CTBG
Fdo.: José Luis Rodríguez Álvarez