Acceso a las memorias de actividades del Archivo General de la Administración de los años 2014 y 2015

ANTECEDENTES

En respuesta a la Reclamación presentada por [anonimizado] con entrada el 26 de septiembre de 2016, el Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, considerando los Antecedentes y Fundamentos Jurídicos que se especifican a continuación, adopta la siguiente RESOLUCIÓN:

1. Según se desprende de la documentación obrante en el expediente, [anonimizado] presentó, con fecha 19 de julio de 2016, solicitud de acceso al amparo de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (en adelante, LTAIBG), dirigida a MINISTERIO de EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE, en la que solicitaba información relativa a las Memorias de actividades del Archivo General de la Administración correspondientes a los años 2014 y 2015.
2. Mediante Resolución de fecha 25 de agosto de 2016, la Dirección General de Bellas Artes y Bibliotecas comunicó a [anonimizado] lo siguiente:
   • Se inadmite su solicitud, en virtud del artículo 18.1 c de la LTAIBG, ya que se trata de información para cuya divulgación es necesaria una acción previa de reelaboración.
   • No obstante lo anterior, se informa de que el Archivo General de la Administración sí dispone de Memorias anuales de las diferentes áreas funcionales que componen el Archivo, además de la información recogida en las diversas estadísticas e informa que periódicamente se le solicitan para la elaboración del Censo Guía de Archivos o la Estadística de Archivos Estatales gestionados por el Ministerio de Educación, Cultura y Deporte. Todas estas Memorias, informes y estadísticas, si bien no pueden ser referenciadas a un enlace web que permita su acceso telemático, si están a disposición de todos los usuarios que así lo requieran en la propia sede del propio Archivo General de la Administración (Paseo de Aguadores nº2 D.P. 28804, Alcalá de Henares, Madrid) en cuya sede de consulta (Abierta de lunes a viernes en horario de 8:30h a 14:30h) puede accederse al material mencionado además de a toda la información adicional necesaria, con la ayuda del personal técnico que presta sus servicios en el centro.
3. El 26 de septiembre de 2016 tuvo entrada en este Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, escrito de Reclamación de [anonimizado], de acuerdo con lo previsto en el artículo 24 de la LTAIBG, en el que manifiesta lo siguiente:
   • En la medida que la propia Administración admite la existencia de “memorias, informes y estadísticas” a disposición de todos los usuarios, no parece que exista razón alguna que imposibilite el acceso a dichos documentos por vía electrónica, en los términos que prevé el artículo 22.1 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la información y Buen Gobierno.
   • En consecuencia, procede anular la Resolución de 25 de agosto de 2015 y conceder el acceso a la información solicitada, que cabe razonablemente entender que son las “memorias, informes y estadísticas” a los que se hace alusión en la Resolución de fecha 25 de agosto de 2016 ahora impugnada.
4. El 28 de septiembre de 2016, el Consejo de Transparencia remitió la documentación obrante en el expediente al MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE para que formulara las alegaciones que considerase oportunas, las cuales tuvieron entrada el 11 de octubre de 2016, manifestando lo siguiente:
   • Respecto a las memorias anuales que dispone el Archivo General de la Administración, no se deduce, sin embargo, la existencia de esa documentación en un formato digital que permita a esa unidad el acceso a las mismas la solicitante en ese formato.
   • En el presente caso, la puesta a disposición al solicitante en formato electrónico entraña dos procesos por parte del Archivo. En primer lugar, porque una Memoria de Actividades no consiste en un simple sumatorio de partes, sino que implica también una valoración rigurosa del conjunto resultante de la información compilada y la redacción de unas posibles conclusiones en función de dichas valoraciones. En segundo lugar, toda la información (que es, en este caso, muy voluminosa), debería ser posteriormente digitalizada, tarea para la cual el archivo no cuenta con recursos humanos y que no está en condiciones de abordar, sin que su realización interfiera en el normal desarrollo de las funciones que por ley tiene encomendadas.
   • Por ello, esta Dirección General concluyó que, para facilitar este acceso como el solicitante pretendía, sería necesaria una acción previa de reelaboración. En ningún caso se denegó el acceso a la misma, sino que tan solo se le indicó la situación de la información disponible y el modo en el que podría acceder a la misma, mediante personación física en la sede del Archivo General de la Administración.

FUNDAMENTOS JURÍDICOS

1. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 24 de la LTAIBG, en relación con el artículo 8 del Real Decreto 919/2014, de 31 de octubre, por el que se aprueba el Estatuto del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, la Presidenta de este Organismo es competente para resolver las reclamaciones que, con carácter potestativo y previo a un eventual recurso contencioso-administrativo, se presenten en el marco de un procedimiento de acceso a la información.
2. La Ley 19/2013, de 19 de diciembre, de Transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno reconoce en su artículo 12 el derecho de todas las personas a acceder a la información pública, entendida, según el artículo 13 de la misma norma, como

   "los contenidos o documentos, cualquiera que sea su formato o soporte, que obren en poder de alguno de los sujetos incluidos en el ámbito de aplicación de este título y que hayan sido elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus funciones".

   Por lo tanto, la Ley define el objeto de una solicitud de acceso a la información en relación a información que ya existe, por cuanto está en posesión del Organismo que recibe la solicitud, bien porque él mismo la ha elaborado o bien porque la ha obtenido en ejercicio de las funciones y competencias que tiene encomendadas.
3. En el presente caso, la Administración indica en respuesta a la solicitud de información que el Archivo General de la Administración no elabora una Memoria anual de actividades entendida como tal pero sí dispone de Memorias anuales de las diferentes áreas funcionales que componen el Archivo. Esa información es puesta a disposición del solicitante en la sede física del archivo. Por otro lado, y como respuesta a la reclamación presentada, la Administración insiste en que no dispone más que de las memorias sectoriales por ámbito de actividad del Archivo y que dicha información no se encuentra digitalizada. Asimismo, sostiene que crear una memoria de actividades de todo el Archivo General supondría una acción previa de reelaboración, en los términos del artículo 18.1 c) de la LTAIBG. A este respecto, debe señalarse que, según ya ha indicado reiteradamente este Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la LTAIBG no puede implicar la elaboración expresa de la información para atender la solicitud formulada, pero sí proporcionar la información de la que se dispone y que atienda en su generalidad la petición que se haya realizado.
4. Por otro lado, en el caso que nos ocupa subyace una divergencia en cuanto a la forma de acceso a la información solicitada, ya que mientras la Administración facilita el acceso de forma presencial, el reclamante solicita que la información le sea remitida en formato electrónico. En este punto, debe recordarse que, según el criterio interpretativo aprobado por este Consejo de Transparencia y Buen Gobierno relativo a la causa de inadmisión prevista en el artículo 18.1 c) de la LTAIBG (acción previa de reelaboración) - criterio interpretativo nº 7/2015 - este cambio de formato no implica una nueva elaboración de la información de la que dispone el órgano solicitado a los efectos de proporcionarla al solicitante, por lo que no puede considerarse uno de los supuestos englobados en la mencionada causa de inadmisión.
5. Por lo que respecta a la formalización del acceso, la LTAIBG indica lo siguiente:

   El artículo 17.2 dispone que la solicitud que se presente deberá permitir tener constancia de
   
   d) En su caso, la modalidad que se prefiera para acceder a la información solicitada.

   En el caso que nos ocupa, si bien la solicitud fue presentada a través del Portal de la Transparencia y se indica expresamente la preferencia en que la notificación de la resolución sea realizada por medios electrónicos, no se indica expresamente una preferencia en la modalidad del acceso. Así, podría considerarse que el hecho de que se solicite la notificación de la resolución por medios electrónicos no implica que la información que sea accesible en ejecución de dicha resolución deba ser proporcionada igualmente por medios electrónicos. No obstante, el artículo 22, relativo a la formalización de acceso, dispone en su apartado primero lo siguiente:

   1. El acceso a la información se realizará preferentemente por vía electrónica, salvo cuando no sea posible o el solicitante haya señalado expresamente otro medio. Cuando no pueda darse el acceso en el momento de la notificación de la resolución deberá otorgarse, en cualquier caso, en un plazo no superior a diez días.

   Es decir, con carácter general, y salvo justificación debidamente motivada en contrario, el acceso se debe realizar por medios electrónicos. En el caso que nos ocupa, esta vía sería coherente con la solicitud de notificación electrónica antes mencionada. Teniendo estas disposiciones en consideración, en el presente expediente, la resolución dictada no motiva adecuadamente la imposibilidad de proporcionar el acceso por medios electrónicos, más allá de la necesidad de escanear la información al no disponer de ella en formato digital. A juicio de este Consejo de Transparencia y Buen Gobierno estas acciones, destinadas en todo caso a la formalización de un acceso concedido, no pueden entenderse como una elaboración de la información, sino que son acciones encaminadas a formalizar, como decimos, la concesión de la información solicitada. Por otro lado, debe también tenerse en cuenta que, en este caso concreto, la vía de formalización del acceso argumentada por la Administración puede tener como consecuencia última la dificultad o incluso imposibilidad en que se pueda acceder a la información, ya que requeriría el desplazamiento del interesado a un lugar distinto de su residencia, según información proporcionada en el formulario de reclamaciones.
6. Por todas las consideraciones realizadas, a juicio de este Consejo de Transparencia y Buen Gobierno la respuesta que se ha proporcionado no ha garantizado debidamente el derecho de acceso a la información previsto en la LTAIBG y, en consecuencia, la presente reclamación debe ser estimada. Por ello, atendiendo a la naturaleza de la información por la que se interesaba el solicitante y a la información de la que dispone la Administración, ésta debe proporcionar al reclamante la siguiente información:
   • Copia de las memorias de los años 2014 y 2015 de las áreas funcionales que componen el Archivo General de la Administración.

III. RESOLUCIÓN

Considerando los Antecedentes y Fundamentos Jurídicos descritos, procede

PRIMERO:

ESTIMAR la Reclamación presentada con entrada el 26 de septiembre de 2016, contra el MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE.

SEGUNDO:

INSTAR al Archivo General de la Administración del MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE a que, en el plazo máximo de un mes proporcione la información referenciada en el Fundamento Jurídico nº 6 de la presente resolución.

TERCERO:

INSTAR al MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE a que, en el mismo plazo máximo de un mes, remita a este Consejo de Transparencia y Buen Gobierno copia de la documentación remitida al reclamante.

De acuerdo con el artículo 23, número 1, de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno, la Reclamación prevista en el artículo 24 de la misma tiene la consideración de sustitutiva de los recursos administrativos, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 112.2, de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

En consecuencia, contra la presente Resolución, que pone fin a la vía administrativa, únicamente cabe, en caso de disconformidad, la interposición de Recurso Contencioso-Administrativo ante los Juzgados Centrales de lo Contencioso-Administrativo de Madrid en plazo de dos meses a contar desde el día siguiente al de su notificación, de conformidad con lo previsto en el artículo 9.1, c), de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa.