Acceso al Inventario del Archivo de Protocolos del Distrito de Elda

ANTECEDENTES

En respuesta a la Reclamación presentada por [anonimizado] mediante escrito de 13 de mayo de 2015, el Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, considerando los antecedentes y fundamentos jurídicos que se especifican a continuación, adopta la siguiente RESOLUCIÓN:

1.

Según se desprende de la documentación obrante en el expediente, [anonimizado] solicitó con fecha 10 de marzo de 2015, al amparo de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (en adelante, LTAIBG) y a través del Portal de la Transparencia, copia completa del Inventario del Archivo de Protocolos del Distrito de Elda (Alicante).

2.

La Dirección General de los Registros y del Notariado dictó resolución de fecha 8 de abril, notificada el día 13, por la que se denegaba la información solicitada al entender de aplicación lo dispuesto en la disposición adicional primera, apartado 2, de la LTAIBG, que establece que se regirán por su normativa específica aquellas materias que tengan previsto un régimen jurídico específico de acceso a la información. Esta denegación se basaba en los siguientes argumentos:

• a. Sin perjuicio de la regulación específica de las Comunidades Autónomas, la normativa notarial reguladora se encuentra en el artículo 38 de la Ley del Notariado y en el capítulo IV del Reglamento Notarial (...). Este régimen abarca a los Archivos especiales de Protocolos como los consulares y los relativos a contingentes militares desplazados en el exterior.
• b. La legislación notarial distingue entre protocolos de menos de 25 años de antigüedad, que quedan a cargo del notario titular de la notaría, los de más de 25 años y menos de 100, a cargo del notario archivero del distrito; y los de más de 100 años cuya gestión corresponde a las Comunidades Autónomas.
• c. La expedición de copias corresponde en todo caso al notario archivero, y la titularidad es siempre estatal.
• d. En todo caso, la conservación corresponde a la Administración encargada de su gestión, que en ocasiones es concertada con Ayuntamientos, y el régimen de expedición de copias permanece bajo la superior inspección de la Dirección General de los Registros y del Notariado.
• e. En consecuencia, se considera que no puede atenderse la solicitud.

3.

Con fecha 13 de mayo, el [anonimizado] al entender que la resolución dictada no era ajustada a Derecho y al amparo de lo previsto en el artículo 24 LTAIBG presenta reclamación ante este Consejo de Transparencia y Buen Gobierno en base a los siguientes argumentos:

• a. No cabe la aplicación de la disposición adicional primera, apartado 2, por cuanto la documentación requerida no cuenta con un régimen jurídico distinto del previsto en la LTAIBG. De hecho, la resolución impugnada no señala cuál sería dicho régimen específico.
• b. La existencia de la información que se solicita está prevista en el artículo 296 del Reglamento Notarial y no se trata de de copia autorizada o simple de ningún instrumento público protocolizado en los términos de la legislación notarial, sino que se solicita el Inventario del Archivo de Protocolos, que es un documento que no tiene la naturaleza de instrumento público protocolizado. Asimismo, de él no se pueden expedir copias en los términos de la legislación notarial, al no tratarse de un instrumento público protocolizado.
• c. Teniendo en cuenta lo anterior, el régimen jurídico del Reglamento Notarial se refiere exclusivamente a la expedición de copias de los instrumentos públicos protocolizados, lo que no es este caso.
• d. El Inventario del Archivo de Protocolos no es un documento público notarial emitido en tanto que fedatario público, con valor de instrumento público, sino un mero documento administrativo que relaciona los documentos existentes en el Archivo de Protocolos, del que es titular el Notario Archivero.
• e. El acceso a la información solicitada, preservando el respeto al secreto de protocolo previsto en el artículo 274 del Reglamento Notarial y la protección de datos de carácter personal, resulta imposible ejercer ese escrutinio de la acción pública a la que alude el preámbulo de la norma.

4.

Con fecha 25 de mayo se procedió a la apertura de un trámite de alegaciones para que, por parte del Ministerio de Justicia y, concretamente la Dirección General de los Registros y del Notariado (en adelante, DGRN) realizaran las que se consideraran, oportunas. Sus alegaciones, recibidas con fecha 10 de junio, se basaban en los siguientes argumentos:

• a. En su opinión, debe considerarse aplicable a la solicitud de información realizada la normativa específica prevista en la legislación notarial, debiendo presentarse la solicitud ante el encargado del archivo (que es la autoridad a quien compete bajo su responsabilidad facilitar o no la información solicitada) y pudiendo recurrirse en su caso la negativa por los recursos previstos en esa normativa específica.
• b. Lo que se deniega no es la información en sí, sino la competencia de la DGRN y, en consecuencia, del Ministerio de Justicia, para facilitar la información solicitada por ser de aplicación una normativa especial y, por tanto, tener que solicitarse por la vía y ante la autoridad adecuadas.
• c. La aplicabilidad de una normativa especial deriva de la inescindibilidad entre los elementos públicos y privados de la función notarial. La función pública que ejercen los notarios versa sobre derechos e intereses privados de los ciudadanos, lo que supone que, si bien los protocolos notariales pertenecen al Estado, son secretos para ese mismo Estado. Por ello, los protocolos y, por lo tanto, sus archivos, están bajo la responsabilidad y custodia de un funcionario independiente y responsable de sus propias decisiones.
• d. En refuerzo de este argumento se destaca que el propio artículo 32 de la Ley del Notariado establece que los Notarios no permitirán tampoco sacar de su archivo ningún documento que se halle bajo su custodia por razón de su oficio. Ello es debido a que, relacionados y auxiliares del instrumento público, bajo la custodia del notario están otros documentos y soportes.
• e. Por lo que se refiere al archivo de protocolos, la responsabilidad de su custodia corresponde al funcionario competente (en este caso el notario archivero). No puede hacerse una separación entre los documentos públicos protocolizados y los documentos o índices relativos a los mismos que, como elementos auxiliares de los primeros, deben seguir su mismo régimen jurídico.
• f. En conclusión, debido a que el índice de los archivos entra en el ámbito de imputación de responsabilidad del encargado del Archivo, la decisión sobre su entrega o no depende de el mismo, sin perjuicio de los recursos que, de acuerdo con la normativa aplicable, puedan interponerse contra su decisión.

FUNDAMENTOS JURÍDICOS

1. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 24 de la LTAIBG, en relación con el artículo 8 del Real Decreto 1914/2014, de 31 de octubre, por el que se aprueba el Estatuto del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, la Presidenta de este Organismo es competente para resolver, con carácter potestativo y previo a un eventual recurso contencioso-administrativo, las reclamaciones que se presenten en el marco de un procedimiento de acceso a la información.
2. La LTAIBG reconoce en su artículo 12 el derecho de todas las personas a acceder a la información pública, entendida, según el artículo 13 de la misma norma, como

   "los contenidos o documentos, cualquiera que sea su formato o soporte, que obren en poder de alguno de los sujetos incluidos en el ámbito de aplicación de este título y que hayan sido elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus funciones"

   .

Es decir, la LTAIBG reconoce y regula el derecho a acceder a información pública que esté en posesión del organismo al que se dirige la solicitud bien porque él mismo la ha elaborado por porque la ha obtenido en el ejercicio de las funciones que le encomendadas.

3. En el caso que nos ocupa, el objeto de la solicitud es el Inventario del Archivo de Protocolos del Distrito de Elda (Alicante).

La existencia de dicho Archivo de Protocolos está prevista expresamente en el artículo 289 del Decreto 2 Junio 1944, por el que se aprueba con carácter definitivo el Reglamento de la organización y régimen del Notariado que dispone lo siguiente:

Habrá un Archivo general de protocolos en la cabeza de cada distrito notarial.

Asimismo, y según el artículo 291 del mismo texto,

Los Archivos generales de protocolos se formarán con los protocolos generales de más de veinticinco años de fecha, y con los especiales y libros de que tratan los artículos 34 y 35 de la Ley y con los que cuenten el mismo tiempo desde que aquéllos se hubiesen cerrado y con las Notarías amortizadas o suprimidas. Los demás protocolos y libros quedarán formando el Archivo de la Notaría, a cargo del Notario que la desempeñe. Se exceptúan de lo dispuesto en el párrafo primero de este artículo los casos en que aun viviese el Notario autorizante, que conservará mientras viva todos los protocolos que hubiere autorizado. Sin embargo, los Notarios podrán solicitar autorización de la Junta directiva para depositar parte de su protocolo en el local del Archivo, siempre que la capacidad y demás circunstancias de éste lo permitan. La Junta resolverá discrecionalmente y, en su caso, fijará las condiciones y obligaciones que estime oportunas.

Por su parte, el artículo 294 dispone que:

De cada uno de los Archivos generales de protocolos estará encargado un Notario elegido por el Ministerio de Justicia, a propuesta de la Dirección General del Ramo, de entre los que residan en el lugar del Archivo. El sustituto del Notario será, en su caso, el sustituto del Archivo. Cuando en la cabeza del distrito notarial exista un solo Notario, que forzosamente ha de ejercer el cargo de Archivero de protocolos, no será necesario que sea nombrado expresamente. (...)

Por último, el artículo 296 de dicho Decreto establece que:

En todo Archivo de protocolos existirá un inventario de los libros y papeles que lo constituyan, cuyo original quedará en el Archivo, y del que se remitirá copia a la Junta del Colegio Notarial. Los inventarios de los Archivos contendrán la relación de todos los papeles del mismo, y respecto de los protocolos expresarán el número de estos, folios de cada volumen, Notario autorizante y años a que corresponda.

En definitiva, la información que se solicita, toda vez que se trata de inventario del Archivo General de Protocolos de Elda (Alicante), se encuentra en el propio Archivo, que contiene, lo por demás, documentos que superan los 25 años de antigüedad cuya custodia responde a uno de los Notarios que resida en el lugar del archivo y una copia está depositada en el Colegio Notarial de Valencia.

4. La solicitud fue dirigida a la DGRN que, como hemos visto, no dispone de la información solicitada, circunstancia que aclara más en profundidad con ocasión de las alegaciones que formula una vez presentada la reclamación. Por lo tanto, a juicio de este Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, la solicitud no fue correctamente presentada debido a que la DGRN, teniendo en cuenta los preceptos descritos, no dispone de ella en los términos del artículo 13 LTAIBG.
5. A pesar de lo anterior, la DGRN no fundamenta su denegación inicial de la información (si bien se menciona que no sería competente en el trámite de alegaciones) en que no dispone de la información solicitada sino que aplica la Disposición Adicional Primera, apartado segundo de dicha norma.

No obstante, a nuestro juicio, y debido a que la información que se solicita, como ha quedado de manifiesto, obraría en poder Notario encargado del Archivo (disponiendo de una copia el Colegio Notarial de Valencia) la resolución de la solicitud debiera haber tenido en cuenta que la especial naturaleza de la información manejada por los Notarios tiene como consecuencia que su sujeción a la Ley de Transparencia no lo sea en todos sus términos.

En efecto, tan sólo se previó una disposición que pudiera serles de aplicación, y es la contenida en el artículo 4 de la LTAIBG según el cual:

Las personas físicas y jurídicas distintas de las referidas en los artículos anteriores que presten servicios públicos o ejerzan potestades administrativas estarán obligadas a suministrar a la Administración, organismo o entidad de las previstas en el artículo 2.1 a la que se encuentren vinculadas, previo requerimiento, toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones previstas en este título. Esta obligación se extenderá a los adjudicatarios de contratos del sector público en los términos previstos en el respectivo contrato.

6. En atención a esta disposición y a la especial naturaleza de la información derivada del ejercicio de la función notarial, la que, en efecto, es accesoria, la información contenida en los Inventarios de los Protocolos Notariales, la solicitud de información presentada no se encuentra amparada, a juicio de este Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, por la LTAIBG, por aplicación conjunta de sus artículo 4 y 13.

RESOLUCIÓN

En atención a los Antecedentes y Fundamentos Jurídicos descritos, procede DESESTIMAR la Reclamación presentada contra la Resolución de 8 de abril de 2015 de la Dirección General de Registros y del Notariado.

Contra la presente Resolución, que pone fin a la vía administrativa, se podrá interponer Recurso Contencioso-Administrativo, en el plazo de dos meses, ante los Juzgados Centrales de lo Contencioso-Administrativo de Madrid, de conformidad con lo previsto en el artículo 9.1 c) de la Ley 29/1998, de 13 de julio, Reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa.