Acceso al listado de reuniones entre personal del Ministerio y representantes de Google

ANTECEDENTES

En respuesta a la Reclamación presentada por [anonimizado], con entrada el día 16 de enero de 2017, el Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, considerando los Antecedentes y Fundamentos Jurídicos que se especifican a continuación, adopta la siguiente RESOLUCIÓN:

1.

Según se desprende de la documentación obrante en el expediente, [anonimizado] dirigido al MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA Y PARA LAS ADMINISTRACIONES TERRITORIALES, con fecha 11 de agosto de 2016 y en base a la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (en adelante LTAIBG), la siguiente solicitud de información:

Al amparo de la Ley de Transparencia 19/2013 y de los Criterios Interpretativos 1 y 6 del Consejo de Transparencia solicito acceso a la siguiente información:
- Listado completo de todas las reuniones mantenidas entre personal del Ministerio de Presidencia, incluidos los asesores digitales y miembros del Gabinete de [anonimizado] representantes de Google.Inc entre 1 de enero de 2011 y la fecha actual.

Figura en el expediente una segunda solicitud, con idéntico contenido, presentada por la interesada el 22 de septiembre de 2016.

2.

El 13 de diciembre de 2016, el MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA Y PARA LAS ADMINISTRACIONES TERRITORIALES dictó Resolución por la que se indicaba lo siguiente:

Con fecha 11 de agosto de 2016 tuvo entrada en la Unidad de Información de Transparencia del Ministerio de la Presidencia-Presidencia del Gobierno, hoy Unidad de Información de Transparencia del Ministerio de la Presidencia y para las Administraciones Territoriales-Presidencia del Gobierno, solicitud de acceso a la información pública formulada por [anonimizado] al amparo de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno. La solicitud quedó registrada con el número 008721. El texto de la solicitud de información es el siguiente: (...) El 13 de diciembre de 2016 esta solicitud se recibió en la Subsecretaría del Departamento, momento a partir del cual empieza a contar el plazo de un mes para su resolución previsto en el artículo 20.1 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre. Una vez analizada la solicitud [anonimizado] Subsecretario de la Presidencia y para las Administraciones Territoriales, resuelve conceder el acceso a la información a que se refiere la solicitud deducida por [anonimizado] en el ámbito de las competencias de este Departamento, indicándole que en el Gabinete de la Vicepresidenta del Gobierno y Ministra de la Presidencia y para las Administraciones Territoriales, se han mantenido tres reuniones con representantes de Google Inc. Asimismo, en la Secretaría de Estado de Relaciones con las Cortes, se han mantenido cinco reuniones con la citada empresa.

3.

Mediante escrito con fecha de entrada el 16 de enero de 2017, [anonimizado] presentó Reclamación ante este Consejo de Transparencia al amparo de lo previsto en el artículo 24 de la LTAIBG, en base a los siguientes argumentos:

Considero que la información facilitada en la resolución es parcial y carece de detalle solicitado puesto que se limita a aportar de forma genérica la información sobre el número de reuniones tanto desde el Gabinete de la Vicepresidenta del Gobierno y Ministra de la Presidencia y para las Administraciones Territoriales (3) como en la Secretaría de Estado de Relaciones con las Cortes (5).
Si bien es cierto que mi solicitud no explicitaba la solicitud de acceso a nombres y fechas de las reuniones, entendiendo que, un listado completo de las mismas contiene como mínimo fecha y personas presentes en las mismas.
De hecho, el propio texto de mi solicitud menciona explícitamente el acceso al listado de reuniones mantenidas por parte de miembros/personal poniendo de ejemplo personas físicas ejerciendo funciones públicas como Jorge Moragas.
Además, en mi solicitud se citan los criterios interpretativos 1 y 6 del Consejo de Transparencia cuando aluden a la información de carácter personal e información auxiliar con el objetivo de que si existían dudas a la hora de tramitar mi solicitud, tanto en lo referente a la protección de datos personal de los asistentes a dichas reuniones como a la consideración del listado de reuniones como información no auxiliar, si estuviese solicitando la información de la manera tan genérica en la que se me ha facilitado no hubiera hecho falta referencia alguna a los criterios mencionados.
En todo caso, si se considerase que el objeto de la petición y al detalle de la información que solicitaba no estaba claro, se me podría haber requerido clarificar mi solicitud, tal y como establece el artículo 19.2 de la Ley 19/2013 Cuando la solicitud no identifique de forma suficiente la información, se pedirá al solicitante que la concrete en un plazo de diez días, con indicación de que, en caso de no hacerlo, se le tendrá por desistido, así como de la suspensión del plazo para dictar resolución.
Con posterioridad a la presentación de mi solicitud, tuve conocimiento del Criterio interpretativo 2 de 2016, del 5 de julio, del Consejo de Transparencia respecto a las agendas, que también considero que es de aplicación en la presente reclamación.
Ruego al Consejo de Transparencia que me conceda acceso a la información e inste al Ministerio de Presidencia a proporcionar la información con el detalle solicitado.

4.

El 16 de enero de 2017, este Consejo de Transparencia procedió a dar traslado de la Reclamación presentada a la Unidad de Información del MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA Y PARA LAS ADMINISTRACIONES TERRITORIALES, a los efectos de que se realizaran las alegaciones consideradas oportunas. Dichas alegaciones fueron remitidas el 6 de febrero de 2017, y en ellas se indicaba lo siguiente:

• Primera.- La solicitante en su escrito inicial de 11 de agosto pidió el "listado completo de todas las reuniones mantenidas entre personal del Ministerio de la Presidencia, incluidos los asesores digitales y miembros del Gabinete de Presidencia como [anonimizado] representantes de Google Inc. entre 1 de enero de 2011 y la fecha actual". En ningún caso solicitó el nombre y fechas de las reuniones, lo que expresamente ella hace en su escrito de interposición de la reclamación. Como se ha indicado anteriormente, la solicitante afirma que "comprendo que mi solicitud no explicitaba la solicitud de acceso a nombres y fechas de las reuniones".
• Segunda.- La solicitud de 11 de agosto recibió dos respuestas, tanto del Subsecretario del Departamento como de la Secretaría General de la Presidencia del Gobierno. Debe de señalarse que no se ha reclamado la segunda resolución, habiendo transcurrido el plazo de un mes para su interposición, aunque su contenido sea similar a la de esta Subsecretaría.
• Tercera.- Como indica el Criterio Interpretativo conjunto 2/2016 del CTBG y la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) de 5 de julio, "la información solicitada únicamente podrá ser la efectivamente disponible, tal y como se deriva de lo dispuesto en el artículo 13 de la LAITBG. En este momento ninguna norma legal de carácter estatal impone la obligación de llevar una agenda de sus actividades, más allá de la conveniencia de que la misma sea instaurada como buena práctica. Por ello, es evidente que únicamente podrá suministrarse la información que cada sujeto obligado haya conservado, archivado o que pueda recabar o recopilar por los medios a su alcance".
• Cuarta.- A mayor abundamiento, podemos mencionar diversas Resoluciones de ese Consejo de 30 de mayo de 2016 y de 21 de junio de ese mismo año, en el mismo sentido que el Criterio Conjunto. Así, la Resolución 68/2016 que considera un «hecho especialmente relevante» la existencia como método de trabajo ordinario en los responsables públicos no solo la llevanza de una agenda de acuerdo a unos criterios mínimos, sino que la misma sea objeto de archivo y publicación. Igualmente, la Resolución 143/2016 añade que «el Consejo entiende que las agendas de los representantes de los ministerios no están actualmente ordenadas o sistematizadas, de tal forma que queden archivadas de acuerdo a criterios temporales, identificando los asuntos tratados y el detalle de los asistentes».
• Quinta.- Debe manifestarse que el espacio temporal para el que se solicita la información, las reuniones mantenidas con Google Inc desde el 1 de enero de 2011, abarca un periodo de tiempo de casi cuatro años anterior a la entrada en vigor de la propia Ley 19/2013 de diciembre de 2014.

Como conclusión, debe manifestarse que no ha habido vulneración alguna del derecho de acceso a la información de la interesada, ya que las reuniones a las que se refiere la Resolución de 13 de diciembre de 2016 no están documentadas y se carece de actas u otros documentos que reflejen que personas asistieron a esa reuniones o las fechas en las que se celebraron, lo que en ningún caso es una exigencia legal para la Administración General del Estado. Por ello se solicita que se resuelva de forma desestimatoria la reclamación formulada el 13 de enero de 2017 por [anonimizado] ante el Consejo de Transparencia y Buen Gobierno.

FUNDAMENTOS JURÍDICOS

1. Competencia

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 24 de la LTAIBG, en relación con el artículo 8 del Real Decreto 919/2014, de 31 de octubre, por el que se aprueba el Estatuto del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, la Presidenta de este Organismo es competente para resolver las reclamaciones que, con carácter potestativo y previo a un eventual Recurso Contencioso-Administrativo, se presenten en el marco de un procedimiento de acceso a la información.

2. Derecho de acceso a la información

La Ley 19/2013, de 19 de diciembre, de Transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno reconoce en su artículo 12 el derecho de todas las personas a acceder a la información pública, entendida, según el artículo 13 de la misma norma, como

«los contenidos u documentos, cualquiera que sea su formato o soporte, que obren en poder de alguno de los sujetos incluidos en el ámbito de aplicación de este título y que hayan sido elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus funciones».

Por lo tanto, la Ley define el objeto de una solicitud de acceso a la información en relación a información que ya existe, por cuanto está en posesión del Organismo que recibe la solicitud, bien porque él mismo la ha elaborado o porque la ha obtenido en ejercicio de las funciones y competencias que tiene encomendadas.

3. Consideraciones formales y plazos

En primer lugar, debe hacerse una serie de consideraciones de carácter formal y respecto del plazo previsto en la norma (artículo 20 de la LTAIBG) para atender las solicitudes de acceso a la información.

Según lo descrito en los antecedentes de hecho, la solicitud de información a la que se de respuesta con la resolución recurrida fue presentada el 11 de agosto de 2016, no obstante lo cual la resolución dictada por el MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA Y PARA LAS ADMINISTRACIONES TERRITORIALES tiene fecha de 13 de diciembre, es decir, 4 meses después de la presentación de la solicitud y, justamente, el mismo día en que, según se indica en la propia resolución, aquélla tuvo entrada en el órgano competente para resolver.

A juicio de este Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, y a pesar de que la propia LTAIBG vincula su artículo 20 al inicio del cómputo de un mes para resolver una solicitud de información a partir del momento en que ésta tiene entrada en el órgano competente, no nos parece cierto que la tramitación electrónica que la Administración General del Estado ha articulado mediante la presentación de solicitudes a través del Portal de la Transparencia y del sistema de gestión electrónica asociado al mismo permita sin duda una agilidad y rapidez en el cumplimiento de los plazos, y, concretamente, en el envío competente, que claramente no se ha producido en este caso. Así, a nuestro juicio, el transcurso de un plazo de 4 meses para el envío de la solicitud recibida al órgano competente para atenderla es incompatible con los principios de buen gobierno, rapidez y garantía del derecho de acceso a la información, reconocido en la propia Constitución y que regula la LTAIBG y supone una dilación excesiva en los plazos de tramitación que implica, en última instancia, una desprotección del solicitante de información.

4. Análisis del fondo de la cuestión

Entrando en el fondo de la cuestión planteada, entendemos que debe atenderse a los términos en los que la solicitud fue formulada para, en función de la respuesta proporcionada y los argumentos recogidos en el escrito de reclamación, analizar si la contestación es adecuada a la LTAIBG.

Así, debe reconsiderse que la solicitante se interesó por Listado completo de todas las reuniones mantenidas entre personal del Ministerio de Presidencia, incluidos los asesores digitales y miembros del Gabinete de presidencia como [anonimizado] y representantes de Google.Inc entre 1 de enero de 2011 y la fecha actual. Debe destacarse que, a diferencia de expedientes anteriores que han sido tramitados por este Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, la solicitud no menciona la identificación de los asistentes a las reuniones sino el “listado” de las mismas.

Asimismo, y a pesar de que la reclamante alegue que un listado completo de las reuniones tiene como mínimo fecha y personas presentes, no es menos cierto que ese mismo al que se refiere la solicitante no tiene ningún sustento más que su entendimiento de que la solicitud presentada abarcaba estos datos y que, como ha indicado este Consejo de Transparencia en las ocasiones en que se ha pronunciado sobre el acceso a las reuniones mantenidas por responsables públicos, si bien se ha respaldado el conocimiento de esta información, también ha sido consciente de las dificultades de disponer de ella. Así, por ejemplo, en la resolución dictada con fecha 21 de junio de 2016 en el expediente de reclamación con nº de referencia R/0139/2016, se señalaba lo siguiente:

En primer lugar, debe indicarse que este Consejo de Transparencia y Buen Gobierno ha tenido ocasión de pronunciarse sobre el tema que aquí nos ocupa en diversas ocasiones. En ellas, se ha manifestado que el Consejo entiende que las agendas de los representantes de los Ministerios no están actualmente ordenadas o sistematizadas, de tal forma que no pueden quedar archivadas de acuerdo a criterios temporales, identificando los asuntos y el detalle de los asistentes. Así, puede también convenirse que existe en la administración un vacío legal que impide aplicar esta obligación de sistematización y conservación a las reuniones que mantiene con la Administración y otros sujetos privados. No obstante lo anterior, el Consejo de Transparencia y Buen Gobierno considera que lo tratado en reuniones puede afectar a la existencia de la Ley 19/2013 y que constituye información pública según establece el artículo 13 del texto de ésta. En consecuencia, es necesario definir y regular la necesidad de recoger la participación en reuniones afectadas por la Ley de Transparencia para formular ademas una obligación y un compromiso de rendición de cuentas. Habrá de tenerse en cuenta el hecho de que entre la información solicitada se encuentran los datos de personas que han podido asistir a reuniones y que se encuentran protegidos por la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD). Al no haberse recabado inicialmente el consentimiento del titular de los datos para la cesión de la información, el acceso a la misma debe resolverse no sólo de acuerdo con el artículo 15 de la LTAIBGO, sino también, con los criterios y disposiciones en materia de protección de datos de carácter personal. Así, incluso en hipotético supuesto de que se hubieran facilitado, guardado datos relativos a reuniones, el acceso a los mismos deberá analizarse de acuerdo a las reglas que regulan la relación y el equilibrio entre el derecho de acceso a la información y ya la proteción de datos de carácter personal. Por último, debe señalarse que no es posible la utilización de los datos que se recogen en los registros de asistencia en los edificios como elementos susceptibles de confirmar visitas de trabajo dado que dichos cifras se rigen por la LOPD y, según dispone la Instrucción 1/1996, de 1 de marzo, de la Agencia Española de Protección de Datos- indicada por la Administración,- los datos así obtenidos no podrán ser utilizados ni cedidos para otros fines distintos a la seguridad y control, salvo con el consentimiento del interesado, y deberán ser destruidos cuando haya transcurrido el plazo de un mes a partir del momento en que fueron recogidos.

Este Consejo de Transparencia y Buen Gobierno ya ha respaldado en varias ocasiones solicitudes de acceso a información que se interesaban por conocer las reuniones mantenidas por los responsables públicos. Ello no obstante, también debe indicarse que este Consejo entiende las dificultades que supone proporcionar información que no ha sido organizada, clasificada o sistematizada de tal forma que pueda ser proporcionada en los términos en los que se solicita. Y que precisamente esta falta de sistematización y conservación puede dificultar o incluso imposibilitar que se proporcione la información. Además, esta cuestión es especialmente relevante cuando, efectivamente, no existe como método de trabajo ordinario en los responsables públicos no se lleva a cabo de acuerdo a unos criterios mínimos, sino que la misma sea objeto de archivo y custodia de tal forma que se realice la actividad profesional desarrollada por los responsables públicos en el ejercicio de sus funciones.

Consientes de estas dificultades, este Consejo de Transparencia considera fundamental delimitar cuanto antes lo que debe ser considerado una agenda para la transparencia, es decir, la que se defina la información que debe incorporarse, los eventuales límites que puedan ser de aplicación y que, sobre todo, comprometa a los responsables públicos a proporcionar, de manera clara, sistemática y actualizada, información sobre la actividad que desarrollan en su desempeño público. Por ello, y en ejercicio de las funciones que tiene encomendadas, este Consejo ya está trabajando, en colaboración con los actores implicados, en la definición de un modelo de agenda para la transparencia con la que se cumpla el mandato del legislador que nos ha sido encomendado. Como indicamos, en el Preámbulo la norma, a conocer cómo se toman las decisiones que les afectan, cómo se manejan los fondos públicos o bajo qué criterios actúan nuestras instituciones.

5. Criterios interpretativos y protección de datos

Por otro lado, debe tenerse en cuenta que, en su solicitud, la reclamante menciona los criterios interpretativos 1 y 6 aprobados por este Consejo de Transparencia. Aunque no se indica fecha, se entiende que son los aprobados en 2015 y que se refieren, respectivamente, al alcance de las obligaciones de los órganos, organismos y entidades del sector público estatal en materia de acceso a la información pública sobre sus Relaciones de Puestos de Trabajo (RPT), catálogos, plantillas orgánicas, etc.; y las retribuciones de sus empleados o funcionarios y la causa de denegación de solicitudes de información de carácter auxiliar o de apoyo. Si bien el segundo de ellos pudiera tener alguna relación con el caso que nos ocupa (en el supuesto en que la información sobre reuniones mantenidas sea calificada como auxiliar o de apoyo por el organismo público requerido, lo que no ocurre en este caso), entendemos que el primero de ellos queda circunscrito al conocimiento orgánico de la unidad, incluyendo identificación de los empleados públicos ocupantes de un determinado puesto y sus retribuciones percibidas pero no guarda relación con detalles de su actividad y, más en concreto, con su participación en reuniones mantenidas en ejercicio de sus funciones.

Sobre este último tema, este Consejo de Transparencia, conjuntamente con la Agencia Española de Protección de Datos, aprobó el 5 de julio de 2016, y por lo tanto con anterioridad a la fecha de la solicitud, su criterio nº 2 de 2016, el esté específicamente relativo a solicitudes de información que se interesaran por la identificación de asistentes a reuniones mantenidas como responsable o empleado público.

6. Conclusión

No obstante, y aun cuando la mención del criterio no es justificación para su no aplicación, no debe obviarse a nuestro juicio que la interesada pidió un listado de reuniones, es decir, la identificación de cuántas reuniones se mantuvieron, lo que no lleva necesariamente a considerar que estuviera pidiendo la identificación de los participantes. Y esta información le fue suministrada en respuesta a su solicitud.

Por lo tanto, y a pesar de que este Consejo de Transparencia entiende que debe avanzarse en la definición que contiene el concepto de agenda de un responsable público y, en definitiva, en la identificación de los elementos que la misma debe contener y, por lo tanto, deben proporcionarse cuando se solicite información sobre las reuniones mantenidas, en el caso que nos ocupa la respuesta a la solicitud fue ajustada a los términos exactos de la misma según ha quedado expuesto, por lo que la presente reclamación debe ser desestimada.

RESOLUCIÓN

En atención a los Antecedentes y Fundamentos Jurídicos descritos, procede DESESTIMAR la Reclamación presentada por [anonimizado] con entrada el 16 de enero de 2017, contra la Resolución del MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA Y PARA LAS ADMINISTRACIONES TERRITORIALES, de fecha 13 de diciembre de 2016.

De acuerdo con el artículo 23, número 1, de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno, la Reclamación prevista en el artículo 24 de la misma tiene la consideración de sustitutiva de los recursos administrativos, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 112.2, de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

En consecuencia, contra la presente Resolución, que pone fin a la vía administrativa, únicamente cabe, en caso de disconformidad, la interposición de Recurso Contencioso-Administrativo ante los Juzgados Centrales de lo Contencioso-Administrativo de Madrid en plazo de dos meses a contar desde el día siguiente al de su notificación, de conformidad con lo previsto en el artículo 9.1, c), de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa.