Desestimación de la reclamación de acceso a documentos sobre funciones de tesorería y acta de arqueo

ANTECEDENTES

1. El 26 de abril de 2017 tuvo entrada en el libro Registro de la Comisión para la resolución de las reclamaciones en materia de acceso a la información pública (registro núm. 4/5900/2017) una reclamación presentada por el interesado contra la Resolución de la Alcaldía del Ayuntamiento de Alaior de 15 de marzo de 2017, en relación con la solicitud de acceso a la información que consta en el expediente relativo a la atribución temporal de funciones de tesorero del Ayuntamiento, en comisión de servicios.

2. En fecha de 20 de diciembre de 2017 se examinó por parte de la Comisión la referenciada reclamación formulada por el interesado y se acordó, además de admitir a trámite la misma, requerir al Ayuntamiento de Alaior para que en el plazo de diez días a contar desde el día siguientes de recibir esa notificación, remitiera a la Comisión una copia completa y ordenada del expediente núm. 800/2017 relativo a la reclamación efectuada por el interesado; así como un informe sobre los motivos concretos de desestimación del acceso a la información que desarrollara la Resolución de Alcaldía de 15 de marzo de 2017, dando respuesta a las alegaciones del interesado en su reclamación.

3. Visto que en fecha del 23 de febrero de 2018 no se había dado respuesta por parte del Ayuntamiento de Alaior al requerimiento referenciado en el anterior antecedente, se procedió a notificar al Ayuntamiento un segundo requerimiento, reiterando la información solicitada por esta Comisión.

4. El 8 de marzo de 2018 tuvo entrada en el Libro Registro de la Comisión para la resolución de las reclamaciones en materia de acceso a la información pública (registro núm. 3370/2018) oficio del Ayuntamiento de Alaior con remisión de copia del expediente núm. 800/2017 requerido por esta Comisión, así como Informe de Tesorería de fecha de 22 de enero de 2018 sobre la solicitud de acta de arqueo extraordinaria; e Informe del Departamento de Recursos Humanos, también de 22 de enero de 2018, sobre la solicitud de acceso al Acuerdo Plenario sobre la cobertura del puesto de Tesorero y su toma de posesión.

5. En los Documentos referenciados, facilitados por el Ayuntamiento, se informa motivada y detalladamente de lo siguiente (se transcriben las conclusiones de los informes):

• — Informe del Departamento de Recursos Humanos de 22 de enero de 2018, que concluye:

  "...consta en las dependencias municipales que [el interesado] ejerció funciones de tesorero en el Ayuntamiento de Alaior, desde fecha 03.06.2016 hasta el pasado día 31.07.2016. No se ha detectado en las dependencias municipales que exista copia del acta de toma de posesión, además de que era personal funcionario de carrera propio del Ayuntamiento. Tampoco se ha detectado en las dependencias municipales que en aquellos momentos se hubiese informado al Pleno de la corporación municipal de la imposibilidad de cobertura del lloc de tesorer per part de funcionari amb habilitació de carácter nacional; si bien es posible indicar que en la plantilla de personal de 2016 no consta que este lloc se hubiese reservado a FHN ni tampoco que la Consellería de Hacienda y Administración Pública de la CAIB hubiese creado o clasificado este lloc de FHN (...)".

• — Informe de Tesorería de 22 de enero de 2018, que con especial referencia al contenido de su segundo punto por lo que se refiere a la normativa de aplicación en relación con el acta de arqueo extraordinaria de 1 de junio de 2016 solicitada, se concluye:

  "Teniendo en cuenta que, como ya se ha comentado en el punto segundo, no está regulado que sea necesario efectuar un arqueo extraordinario en ocasión de la incorporación o sustitución del tesorero, en este expediente el acta de arqueo es considerada un documento con carácter auxiliar, el cual solo tiene efectos internos. En conclusión, la solicitud del acta de arqueo podría considerarse una causa de inadmisión a trámite de conformidad con el artículo 18.1 b de la Ley 19/2013".

FUNDAMENTOS JURÍDICOS

1. De conformidad con el artículo 24 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, y el artículo 2 del Decreto 24/2016, de 29 de abril, de creación y de atribución de competencias a la Comisión para la resolución de las reclamaciones en materia de acceso a la información pública, la Comisión es el órgano competente para resolver las reclamaciones que, con carácter previo a un eventual recurso contencioso-administrativo, se presenten en el marco de un procedimiento de acceso a la información.

2. Por lo que se refiere a los motivos de fondo del escrito de reclamación del presente recurso, deben diferenciarse, de conformidad con las propias peticiones del interesado en su escrito de reclamación, así como del contenido de los informes recibidos del Ayuntamiento de Alaior los siguientes puntos:

a. Primera pretensión

En primer lugar, el reclamante no estaba conforme con la Resolución del Acuerdo de Alcaldía de 15 de marzo de 2017 impugnado por cuanto que éste no dio acceso, y destacando que lo fue sin motivación alguna, con respecto a la solicitud de los siguientes documentos:

• Acuerdo Plenario en que se hubiese puesto en conocimiento la imposibilidad de cobertura del puesto de funcionario de la Administración Local con habilitación de carácter nacional.
• Acta de toma de posesión del funcionario que asumió las funciones de forma temporal de tesorero del Ayuntamiento, y hasta su cese.

Pues bien, como se ha adelantado en los antecedentes de hecho de la presente resolución, el acceso a los documentos solicitados resulta imposible, por cuanto que no existen. En su consecuencia, visto que el derecho de acceso a la información pública que, derivado del artículo 105.b) de la Constitución Española, se reconoce y desarrolla en el artículo 12 de la Ley 19/2013: y que, además, por información pública, de conformidad con el artículo 13 de la misma Ley se entienden "los contenidos o documentos, cualquiera que sea su formato o soporte, que obren en poder de alguno de los sujetos incluidos en el ámbito de aplicación de este título y que hayan sido elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus funciones", dado que no consta que existan los documentos solicitados en este primer punto del objeto de reclamación en el expediente administrativo de nombramiento temporal de Tesorero, es por lo que procede desestimar esta primera pretensión del reclamante.

No obstante, debe destacarse por esta Comisión que, aunque no resulte un defecto invalidante, el órgano competente para resolver sobre el acceso a la información solicitada en el marco del Expediente núm. 800/2017 -Ayuntamiento de Alaior- debió motivar la denegación de dichos documentos; lo que queda ahora debidamente justificado y motivado en el Informe de 22 de enero de 2018 referenciado; que, en su caso, deberá estar a disposición del interesado si así lo reclamara. Y que, por tanto, hace innecesaria la retroacción de actuaciones a dicho momento procedimental.

b. Segunda pretensión

En segundo lugar, el reclamante solicitó el Acta de arqueo extraordinaria de fecha de 1 de junio de 2016, la cual fue denegada, por considerarse inadmisible a información solicitada, en virtud de lo previsto en el artículo 18.1 b) de la Ley 19/2013 por tener dicha información el carácter de auxiliar e interna en la gestión económica del Ayuntamiento.

Pues bien, vistas las alegaciones del reclamante en este sentido y el Informe de Tesorería del Ayuntamiento de Alaior de 22 de enero de 2018 recibido por esta Comisión, en especial su punto segundo, procede la desestimación de este segundo motivo por ser conforme a derecho el Acuerdo de Alcaldía de 15 de marzo de 2017 objeto de reclamación.

Efectivamente, si bien, de conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la Ley 19/2013 respecto a la información económica, presupuestaria y estadística que debe hacerse pública como mínimo no se dice expresamente nada de las actas de arqueo; no es menos cierto que éstas, como documento que forma parte de las cuentas anuales, no debería de suponer inconveniente alguno para su acceso como información que formara parte de los expedientes económicos y/o contables.

Ahora bien, no es menos cierto que, de acuerdo con la normativa de aplicación, la petición del reclamante excede de lo que se considera un documento a los efectos de información pública en los precisos términos de la Ley 19/2013. En este sentido, y con remisión al Informe de Tesorería del Ayuntamiento de 22 de enero de 2018 recibido por esta Comisión, la normativa actual prevé dos situaciones en las que se efectúan actas de arqueo:

1. En primer lugar, y de acuerdo con la regla prevista en el artículo 45.3 de la Instrucción del Modelo Normal de Contabilidad Local, aprobada por la Orden HAP/1781/2013, de 20 de septiembre, en las cuentas anuales de la entidad local deberán unirse "las actas de arqueo de las existencias en Caja referidos al fin de ejercicio".
2. Y, en segundo lugar, debe efectuarse un arqueo, con carácter extraordinario, en el momento de constitución de la nueva Corporación de la Entidad Local, en cumplimiento con lo que establece el artículo 36.2 del Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales.

Por tanto, dos son los momentos en que deben formar parte de los expedientes de gestión económica o en la contabilidad de la entidad local las actas de arqueo. Esto es, por un lado, las ordinarias, de fin de ejercicio presupuestario, que evidentemente coincide con el fin del año natural; y, por otro, las extraordinarias, cuando hay la constitución de la nueva corporación de la Entidad Local, entiéndase con posterioridad a los procesos electorales.

En su consecuencia, fuera de estas dos previsiones normativas no existe más regulación en relación con los arqueos de caja, ni normativa alguna que prevea la necesidad de realizar arqueos extraordinarios en ninguna situación al margen de la segunda de las referenciadas.

Por tanto, la incorporación de un nuevo tesorero, y además, de forma temporal, no supuso la realización de acta de arqueo extraordinaria de ningún tipo en la fecha del inicio del ejercicio de sus funciones, el día 3 de junio de 2016, ni hubo acta de arqueo extraordinaria con carácter previo en la fecha de 1 de junio de 2016, que es la solicitada por el reclamante.

Y, en definitiva, el acta de arqueo de esta última fecha, se trataría, en todo caso, de un documento auxiliar y/o de contenido interno que, en esa hipótesis -de existir-, serviría como intercambio de información entre la Tesorera que dejó temporalmente su puesto de trabajo y el Tesorero entrante, el cual, al ser el responsable del control y custodia de la totalidad de los fondos, caja y demás existencias de Tesorería a partir de determinado momento -por las funciones de su puesto de trabajo-, y hasta el momento del fin de esa relación de trabajo temporal, en el presente caso entre los días 3 de junio y 31 de julio, ambos de 2016, es por lo que no existe acta de arqueo extraordinario; o, en su caso, no deja de ser un documento de trabajo auxiliar e interno que queda al margen de la información pública definida en la Ley 19/2013.

Es por todo ello, que la inadmisión decretada por el Ayuntamiento de Alaior respecto a esta información en virtud de lo previsto en el artículo 18.1 b) de la Ley 19/2013 es conforme a derecho y procede la desestimación de este segundo motivo de reclamación.

Y ello, sin perjuicio de que el reclamante pueda en el ejercicio del derecho al acceso a la información pública, solicitar nuevamente, lo que daría lugar al inicio de otro procedimiento, a solicitar el acta de arqueo del fin del ejercicio que, en su caso, le pudiera interesar como documento que sí debe formar parte de las cuentas anuales de la Entidad Local y que, es preceptivo que sea objeto de información pública.

RESOLUCIÓN

Por todo ello, dicto el siguiente

Acuerdo

1. Desestimar la reclamación.
2. Notificar este acuerdo al interesado.
3. Comunicar este acuerdo al Ayuntamiento de Alaior.

Interposición de recursos

Al amparo del artículo 114 b de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, en relación con los artículos 112.2 de la misma ley, contra este acuerdo, que pone fin a la vía administrativa, se puede interponer un recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo del Tribunal Superior de Justicia de las Illes Balears en el plazo de dos meses contados desde la recepción de la notificación, de conformidad con los artículos 10.1 a y 46 de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la jurisdicción contencioso-administrativa.

En Palma, 27 de marzo de 2018

La Comisión