Reclamación sobre el formato de entrega de la información solicitada tras recibir una transcripción en lugar de la copia del documento original

RESOLUCIÓN 513/2025 DE RECLAMACIÓN EN MATERIA DE DERECHO DE ACCESO A INFORMACIÓN PÚBLICA

Reclamación 356/2025

Persona reclamante: XXXXX
Entidad reclamada: Diputación Provincial de Sevilla

Artículos: 2, 24, 34.1 LTPA 19.3 LTAIBG

Normativa y abreviaturas: Ley 1/2014, de 24 de junio, de Transparencia Pública de Andalucía (LTPA); Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (LTAIBG); Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

ANTECEDENTES

Primero. Presentación de la reclamación.

Mediante escrito presentado el 3 de abril de 2025 la persona reclamante, interpone ante este CONSEJO DE TRANSPARENCIA Y PROTECCIÓN DE DATOS DE ANDALUCÍA (en adelante Consejo) Reclamación en materia de acceso a la información pública contra la entidad reclamada, al amparo del artículo 24 de la LTAIBG y del artículo 33 de la LTPA.

Segundo. Antecedentes a la reclamación.

1. La persona reclamante presentó, el 10 de octubre de 2024, ante el Ayuntamiento de Villamanrique de la Condesa, solicitud de acceso a información pública incluyendo cuatro pretensiones, siendo la segunda de ellas, la que ahora nos incumbe, la siguiente: "2º. Facilite copia de la propuesta de designación de instructor formulada por la Diputación de Sevilla con registro de entrada nº 700".
2. El 10 de febrero de 2025 tiene entrada en la entidad reclamada oficio del Ayuntamiento de Villamanrique de la Condesa por el que remite la solicitud anterior, en virtud del artículo 19.4 LTAIBG, para que decida sobre el acceso en lo que se refiere a esta pretensión.
3. La entidad reclamada contestó la petición el 2 de abril de 2025, mediante Resolución 1799/25, de 2 de abril, con el siguiente contenido, en lo que ahora interesa:

   "4º En aplicación del art. 19.3 de la LTAIPBG se da traslado al empleado público designado. Además, al Sr. [nombre de la persona reclamante] se le ha notificado oficio en el que se le pone en conocimiento esté trámite, con advertencia de la suspensión del plazo para dictar Resolución por término de 15 días.-
   
   "El empleado público designado recibe la notificación en fecha 26 de febrero presentando alegaciones en tiempo y forma el 20 de marzo.-
   
   "5º El escrito que presenta el empleado público, en definitiva lo que alega, es que no se opone a poner en conocimiento la información solicitada, previa eliminación de los datos referidos al teléfono y correo electrónico de la funcionaria.-
   
   "6º A la vista de lo anterior se incorpora a esta Resolución el contenido del documento eliminado los datos de contacto.-
   
   "El documento está firmado electrónicamente, en fecha 8 de julio de 2024, por la Diputada del Área de Concertación, constando n.º de registro de salida de la Diputación de Sevilla 22.809 y número de registro de entrada en el Ayuntamiento 700, ambos de fecha 9 de julio de 2024; en el que consta:
   
   «En relación a su escrito recibido con fecha 13 de junio de 2024, Registro de Entrada Sideral 82114, solicitando el nombramiento de instructor/a para la tramitación de expediente informativo en relación a denuncias presentadas respecto de la actuación del Sr. Secretario Interventor de ese Ayuntamiento, le informo que se propone a la funcionaria Dª. [nombre de la funcionaria], Secretaria-Interventora Habilitada Nacional del Servicio de Asistencia Técnica Municipal de este Área.
   
   A los citados efectos, deberá emitir Resolución efectuando el nombramiento como instructora.
   
   Los datos de contacto del personal: Dª. [nombre de la funcionaria], Teléfono: ...Correo electrónico: ….».
   
   FUNDAMENTOS JURÍDICOS:
   
   Primero: El art. 12 de la LTAIBG regula que «todas las personas tienen derecho a acceder a la información pública, (…)», y el art. 13 de la LTAIBG define como información pública «los contenidos o documentos, cualquiera que sea su formato o soporte, que obren en poder de alguno de los sujetos incluidos en el ámbito de aplicación de este título que hayan sido elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus funciones».
   
   Segundo: De acuerdo con todo lo anterior se accede a entrega la información solicitada que consta en el ordinal 6º de esta Resolución y en la manera indicada en el ordinal 5º, ambos de los hechos.-
   
   Tercero: Cuestiones generales sobre la formalización del acceso.-
   
   De acuerdo con lo anterior hemos de traer a colación el criterio del Consejo de Transparencia y Protección de Datos de Andalucía, que en un asunto similar regula las cuestiones generales sobre la formalización del acceso, en concreto en el fundamento de derecho quinto de la Resolución número 1069/2024, de 22 de noviembre:
   
   «La entidad reclamada, por tanto, ha de ofrecer a la persona reclamante la información objeto de su solicitud, ocultando los datos personales que eventualmente pudieran aparecer en la misma y que excedan de la información solicitada, como pudieran ser datos sobre domicilios o teléfonos particulares, números de identificación, estado civil, etc.; todo ello en aplicación del principio de minimización establecido en el artículo 5.1c) RGPD (datos adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario). La entidad reclamada deberá tener en cuenta que la disociación de datos personales implica no solo la supresión de la identificación concreta de las personas físicas o aquellos otros datos que pudieran permitir la misma (DNI, dirección, número de teléfono…), sino también de otra información que permitiera igualmente la identificación de alguna persona física. En este sentido, el artículo 4.1 del Reglamento General de Protección de Datos define dato personal como: ‘toda información sobre una persona física identificada o identificable («el interesado»); se considerará persona física identificable toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, en particular mediante un identificador, como por ejemplo un nombre, un número de identificación, datos de localización, un identificador en línea o uno o varios elementos propios de la identidad física, fisiológica, genética, psíquica, económica, cultural o social de dicha persona’ …
   
   A los efectos de la adecuada disociación u ocultación de los datos que puedan aparecer en los documentos, es preciso reseñar que la firma manual también se considera un dato personal y está sujeta a lo expresado anteriormente. Por otra parte, el código seguro de verificación (CSV) de los documentos firmados electrónicamente deberá ser ocultado en caso de que se haya suprimido algún dato del documento en cuestión cuya copia se facilite como respuesta a la solicitud de acceso a la información, o bien cuando el acceso a la correspondiente verificación pueda permitir la consulta de algún dato personal, no revelado en el documento, de la persona firmante, como puede ser, por ejemplo, el DNI. …
   
   Asimismo, según el artículo 8 a) LTPA, las personas que accedan a información pública en aplicación de la normativa de transparencia deberán ejercer su derecho con respeto a los principios de buena fe e interdicción del abuso del derecho.
   
   En el caso de que la información a la que se concede el acceso contuviera datos personales, el artículo 15.5 LTAIBG establece que la normativa de protección de datos será de aplicación al tratamiento posterior de los obtenidos a través del ejercicio del derecho de acceso». […].
   
   Por ello, se ha transcrito el contenido del oficio solicitado en el hecho 6º, eliminando aquellos elementos que exceden de la petición realizada por el Sr. [nombre de la persona reclamante]
   Además, se recuerda al solicitante de las obligaciones que, en materia de protección de datos contiene el art. 15.5 de la LTAIBG.-
   
   Por todo lo anterior, en virtud de la Resolución del Presidente de la Diputación 5.055 de 12 de julio de 2023, RESUELVO: Estimar parcialmente la solicitud accediendo a entregar la información recogida en el punto sexto de los hechos de esta Resolución excluyendo los datos de contacto de la empleada pública”.

Tercero. Sobre la reclamación presentada.

En la reclamación presentada se indica, en lo que ahora interesa: "La entidad reclamada no ha facilitado la información solicitada del modo establecido en el art. 34.1 de la Ley de Transparencia Pública de Andalucía al disponer textualmente que «La información solicitada se entregará a la persona solicitante en la forma y formato por ella elegidos, salvo que pueda ocasionar la pérdida o deterioro del soporte original, no exista equipo técnico disponible para realizar la copia en ese formato, pueda afectar al derecho de propiedad intelectual o exista una forma o formato más sencilla o económica para el erario público»".

Cuarto. Tramitación de la reclamación.

1. El 9 de abril de 2025 el Consejo dirige a la persona reclamante comunicación de inicio del procedimiento para la resolución de la reclamación. El mismo día se solicitó a la entidad reclamada copia del expediente derivado de la solicitud de información, informe y alegaciones que tuviera por conveniente plantear en orden a resolver la reclamación.
2. El 25 de abril de 2025 la entidad reclamada presenta escrito de respuesta a este Consejo, en el que se incluye cierta documentación relacionada con la petición de información, y alega lo siguiente:

   "1ª Para encuadrar los hechos de la reclamación nos remitimos al contenido de los hechos recogidos en la Resolución n.º 1799/2025, de 2 de abril, de la Diputación de Sevilla y que aporta el reclamante al escrito de 3 de abril.-
   
   "2ª El Sr. [nombre de la persona reclamante] no recurre el contenido jurídico de la Resolución, la estimación parcial. La cuestión que plantea es que la información no se ha facilitado conforme a la petición de entrega de copia de la propuesta de designación de instructor formulada por la Diputación de Sevilla con registro de entrada n.º 700.-
   
   "3ª Se ha de entender que la Resolución es ajustada a derecho de acuerdo con las consideraciones siguientes:
   
   "1. El texto de la propuesta de designación de instructor se ha incorporado a la Resolución 1799/2025 en el hecho sexto al cual nos remitimos, con la eliminación de los datos de contacto teléfono y correo electrónico de la funcionaria designada, según alegaciones manifestadas por la misma en el trámite de audiencia concedido - - hechos 4º y 5º de la Resolución 1799/2025 -
   
   "2. Como consta en la Resolución, fundamento de derecho tercero, y siguiendo el criterio de ese Consejo Resolución 1069/2024, entre otras, la información se ha ofrecido, ocultando los datos personales que eventualmente pudieran aparecer en la misma y que excedan de la información solicitada.
   
   "3. En cualquier caso, la copia del documento electrónico nunca se podría entregar, pues esta se tendría en manipular a los efectos de eliminar manualmente, al no existir otro medio, los datos de contacto además del Código Seguro de Verificación – CSV -, la url [ localizador uniforme de recursos] y el código QR [ código de respuesta rápida], pues de no hacerse tendría completamente acceso al documento.
   
   Y así consta en el último párrafo del fundamento de derecho tercero de la Resolución, al cual nos remitimos en aras de la brevedad".

FUNDAMENTOS JURÍDICOS

Primero. Sobre la competencia para la resolución de la reclamación.

1. De conformidad con lo previsto en los artículos 24 LTAIBG y 33 LTPA, en relación con lo dispuesto en el artículo 3.1.d) LTPA, al ser la entidad reclamada una entidad local de Andalucía, el conocimiento de la presente reclamación está atribuido a la competencia de este Consejo.
2. La competencia para la resolución reside en el Director de acuerdo con lo previsto en el artículo 48.1. b) LTPA.
3. Debe destacarse a su vez que, en virtud del artículo 16.5 del Decreto 434/2015, de 29 de septiembre, por el que se aprueban los Estatutos del Consejo de Transparencia y Protección de Datos de Andalucía, "[e]l personal funcionario del Consejo, cuando realice funciones de investigación en materias propias de la competencia del Consejo, tendrá el carácter de agente de la autoridad", con las consecuencias que de aquí se derivan para los sujetos obligados en relación con la puesta a disposición de la información que les sea requerida en el curso de tales funciones investigadoras.

Segundo. Sobre el cumplimiento del plazo en la presentación de la reclamación.

1. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 24.2 LTAIBG la reclamación se interpondrá en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente al de la notificación del acto impugnado o desde el día siguiente a aquel en que se produzcan los efectos del silencio administrativo, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 124 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común (LPAC).
   
   Sobre el plazo máximo de resolución, el artículo 32 LTPA establece que las solicitudes deberán resolverse y notificarse en el menor plazo posible. En el ámbito de la entidad reclamada, el plazo máximo para dictar y notificar la resolución será de "20 días hábiles desde la entrada de la solicitud en el registro de la entidad, no obstante, el órgano instructor, podrá ampliar el plazo hasta otros 20 días hábiles más, previa información y motivación a la persona solicitante en los casos en que la solicitud suponga una especial dificultad", conforme al apartado VI, a) de la Resolución nº 3707/2021, de 6 de julio de la Presidencia, por el que se aprueba el Procedimiento administrativo de la Diputación de Sevilla, entes instrumentales y adscritos, para tramitar las solicitudes presentadas por personas físicas o jurídicas, en materia de derecho de acceso a la información pública.
   
   Sobre el silencio administrativo, establece el artículo 20.4 LTAIBG que transcurrido del plazo máximo de resolución sin que se haya dictado y notificado resolución expresa se entenderá que la solicitud ha sido desestimada. A su vez, los artículos 20.1 LTAIBG y 32 LTPA establecen que el plazo máximo de resolución podrá ampliarse por el mismo plazo, respectivamente, en el caso de que el volumen o la complejidad de la información que se solicita así lo hagan necesario y previa notificación al solicitante.
2. En el presente supuesto la solicitud fue respondida el 2 de abril de 2025, y la reclamación fue presentada el 3 de abril de 2025, por lo que la reclamación ha sido presentada en plazo, conforme a lo previsto en el artículo 24.2 LTAIBG y el artículo 124 LPAC.

Tercero. Consideraciones generales sobre el derecho de acceso a la información pública.

1. Constituye "información pública" a los efectos de la legislación reguladora de la transparencia, "los contenidos o documentos, cualquiera que sea su formato o soporte, que obren en poder de alguna de las personas y entidades incluidas en el presente título y que hayan sido elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus funciones" [art. 2 a) LTPA].
   
   Según establece el artículo 24 LTPA, "[t]odas las personas tienen derecho de acceder a la información pública veraz […] sin más limitaciones que las contempladas en la Ley". Y el artículo 6 a) LTPA obliga a que su interpretación y aplicación se efectúe tomando en consideración el "principio de transparencia, en cuya virtud toda la información pública es en principio accesible y sólo puede ser retenida para proteger otros derechos e intereses legítimos de acuerdo con la Ley".
   
   La legislación reguladora de la transparencia, pues, se fundamenta y estructura en torno a una regla general de acceso a la información pública, que únicamente puede ser modulada o limitada si se aplican, motivadamente y de forma restrictiva, alguno de los supuestos legales que permiten su restricción o denegación.
2. Las causas de inadmisión se encuentran enumeradas en el artículo 18 («Causas de inadmisión») LTAIBG, y su aplicación debe ser objeto de una interpretación restrictiva y el supuesto de hecho de su concurrencia debe ser acreditado por el órgano reclamado (Resolución CTPDA 451/2018, FJ 5º).
   
   Sobre ello nos dice el Tribunal Supremo en la Sentencia n.º 1547/2017, de 16 de octubre (Sala de lo Contencioso-Administrativo, Sección Tercera):

   "La formulación amplia en el reconocimiento y en la regulación legal del derecho de acceso a la información obliga a interpretar de forma estricta, cuando no restrictiva, tanto las limitaciones a ese derecho que se contemplan en el artículo 14.1 de la Ley 19/2013 como las causas de inadmisión de solicitudes de información que aparecen enumeradas en el artículo 18.1, sin que quepa aceptar limitaciones que supongan un menoscabo injustificado y desproporcionado del derecho de acceso a la información. [...] Asimismo, la posibilidad de limitar el derecho de acceso a la información no constituye una potestad discrecional de la Administración o entidad a la que se solicita información, pues aquél es un derecho reconocido de forma amplia y que sólo puede ser limitado en los casos y en los términos previstos en la Ley..." (Fundamento de Derecho Sexto).

3. Los límites al derecho de acceso están contenidos en el artículo 14 LTAIBG, y al igual que las causas de inadmisión, deben ser interpretados restrictivamente y el supuesto de hecho de su concurrencia debe ser acreditado por el órgano reclamado en cada caso concreto.

Cuarto. Consideraciones de este Consejo sobre el objeto de la reclamación.

1. El objeto de la solicitud de información fue el siguiente: "copia de la propuesta de designación de instructor formulada por la Diputación de Sevilla con registro de entrada nº 700".
   
   La entidad reclamada resuelve conceder el acceso a lo solicitado. La reclamación de la persona reclamante versa sobre el modo en el que se concede dicho acceso, en concreto, el formato de la información recibida.
   
   Antes de resolver, la entidad reclamada realizó una correcta aplicación de la previsión contenida en el artículo 19.3 LTAIBG, al considerar que la información solicitada podría afectar a derechos o intereses de la tercera persona sobre la que recaía la propuesta de designación de instructor requerida por el Ayuntamiento. Por ello, le concede el plazo previsto para realizar alegaciones, informando a la persona reclamante de esta circunstancia. La tercera persona presenta alegaciones en las que no se opone a dar acceso a la información aunque con la "previa eliminación de los datos referidos al teléfono y correo electrónico de la funcionaria".
   
   En virtud de estas alegaciones, en la Resolución 1799/2025, de 2 de abril, por la que se concede el acceso, se incluye la información relativa al documento solicitado ("El documento está firmado electrónicamente, en fecha 8 de julio de 2024, por la Diputada del Área de Concertación, constando n.º de registro de salida de la Diputación de Sevilla 22.809 y número de registro de entrada en el Ayuntamiento 700, ambos de fecha 9 de julio de 2024"), y se transcribe literalmente su contenido, que aporta más información sobre los antecedentes y detalles de la petición.
   
   Es conocedora la entidad reclamada de que ha modificado el modo de acceso a la información, justificándolo en el apartado tercero de los fundamentos jurídicos de la Resolución 1799/2025, refiriéndose al criterio seguido por este Consejo en otra Resolución en asunto similar ("Resolución número 1069/2024, de 22 de noviembre") que establece que se debe ofrecer la información ocultando los "datos personales que eventualmente pudieran aparecer en la misma y que excedan de la información solicitada, como pudieran ser datos sobre domicilios o teléfonos particulares, números de identificación, estado civil, etc.; todo ello en aplicación del principio de minimización establecido en el artículo 5.1c) RGPD (datos adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario)".
   
   Por este motivo, la entidad reclamada, en lugar de facilitar la copia del documento solicitado (el oficio) transcribe su contenido literal, ofreciendo además la información relativa a la fecha y persona firmante de firma electrónica ("firmado electrónicamente, en fecha 8 de julio de 2024, por la Diputada del Área de Concertación"), numeración de registros de salida y entrada del documento (n.º de registro de salida de la Diputación de Sevilla 22.809 y número de registro de entrada en el Ayuntamiento 700, ambos de fecha 9 de julio de 2024").
   
   En las alegaciones, la entidad reclamada se reafirma en el contenido de su resolución y reitera que "[E]l texto de la propuesta de designación de instructor se ha incorporado a la Resolución 1799/2025 [...] con la eliminación de los datos de contacto teléfono y correo electrónico de la funcionaria designada" justificando que "la copia del documento electrónico nunca se podría entregar, pues esta se tendría en manipular a los efectos de eliminar manualmente, al no existir otro medio, los datos de contacto además del Código Seguro de Verificación – CSV -, la url [ localizador uniforme de recursos] y el código QR [ código de respuesta rápida], pues de no hacerse tendría completamente acceso al documento".
2. Por tanto, la cuestión es determinar si la entidad reclamada ha actuado correctamente al modificar la forma de acceso solicitada, sustituyendo la entrega del documento en sí por la transcripción literal de su contenido, con supresión de datos del citado documento: teléfono y correo electrónico de la persona interesada, CSV, URL y código QR.
   
   En la Resolución 335/2024, de 2 de mayo, analizábamos un supuesto similar sobre la modificación de la forma de acceso a la información, indicando que:

   "Por lo que hace a esta cuestión de la formalizacion del acceso a la información solicitada, el artículo 34 LTPA establece en su apartado primero lo siguiente: «La información solicitada se entregará a la persona solicitante en la forma y formato por ella elegidos, salvo que pueda ocasionar la pérdida o deterioro del soporte original, no exista equipo técnico disponible para realizar la copia en ese formato, pueda afectar al derecho de propiedad intelectual o exista una forma o formato más sencilla o económica para el erario público».
   
   Esta previsión normativa debe completarse con el «derecho a obtener una resolución motivada» que consagra el artículo 7 c) LTPA, el cual, entre otras manifestaciones, «[c]onsiste en el derecho de la persona solicitante a que sean motivadas las resoluciones que… concedan el acceso tanto parcial como a través de una modalidad distinta a la solicitada»".

   
   
   Consideramos que la entidad reclamada aplicó correctamente la normativa de transparencia. Y es que la entidad reclamada motivó el cambio en la forma de acceso en la supresión de determinados datos, facilitando el acceso al contenido del documento (mediante la transcripción literal) y aportando datos relativos al registro y a la persona firmante y fecha de firma.
   
   En resumen, la entidad ha justificado debidamente el cambio decantándose por una forma más sencilla de dar acceso a lo solicitado conforme al artículo 34.1 de la LTPA, ya que al tratarse de un archivo electrónico, la copia del documento solicitado hubiera requerido una previa labor de eliminación, además de los datos personales de contacto que figuran en el propio documento, del código seguro de verificación, del localizador uniforme de recursos y del código de respuesta rápida para evitar la consulta de los datos personales no revelados mediante la verificación del documento electrónico. La entidad reclamada ha mostrado una disponibilidad absoluta en cumplir y satisfacer la pretensión de la persona reclamante, mostrando interés en poner a su disposición el contenido de la información que se pretendía.
   
   Por todo ello, se desestima la reclamación.

RESOLUCIÓN

Único. Desestimar la Reclamación.