Acceso a expedientes administrativos y documentos de gestión en formato electrónico

ANTECEDENTES

Primer

Según se desprende de la documentación que obra en el expediente, Dª presentó el día 1 de abril de 2019 una solicitud de acceso a la información pública ante el Ayuntamiento de la Vall d'Uixó en la que se solicitaba la siguiente información:

"-Acceso a los documentos contenidos en: - El expediente por el cual se aprueba la Resolución 971/2019. - El expediente para la provisión en propiedad de una plaza de Técnico de Administración General. En virtud de lo dispuesto en la Ley 11/2007 solicite copia electrónica de los documentos electrónicos".

El 7 de abril de 2019, la reclamante presentó una nueva solicitud de acceso ante el Ayuntamiento, solicitando en este caso lo siguiente:

• Expediente administrativo de la Relación de Puestos de Trabajo 2018 y 2019, con inclusión del acuerdo plenario por el cual se aprueban ambas RPT y sus modificaciones e informes técnicos emitidos sobre este tema.
• Expediente de contratación del denominado en el Decreto 3796/2018: "despacho de abogados del Ayuntamiento".
• Expedientes administrativos por los cuales se determina la movilidad voluntaria de funcionarios del Ayuntamiento de la Vall d'Uixó conforme a los sistemas previstos en la Sección 2ª del Capítulo II del Título VII de la Ley 10/2010, de 9 de julio, de la Generalitat Valenciana (artículos 104 a 109).
• Copia del Decreto de estructura administrativa del Ayuntamiento de la Vall d'Uixó.
• Acceso al acto administrativo y fundamento en virtud del cual el Secretario ostenta la responsabilidad de la tramitación de este expediente 6352B.

Segundo

El 13 de octubre de 2019 Dª presentó ante el Consejo de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno por vía telemática dos reclamaciones contra el Ayuntamiento de la Vall d'Uixó, con números de registro GVRTE/2019/626283 y GVRTE/2019/626291, por la falta de respuesta, respectivamente, a las solicitudes de información presentadas ante el mismo los días 1 y 7 de abril de 2019.

Tercero

El 15 de octubre de 2019, la reclamante presentó ante este Consejo por vía telemática, con número de registro GVRTE/2019/632332, un escrito adicional en el cual exponía que el día 14 de octubre de 2019 el Síndic de Greuges había resuelto una queja, con número 1901665, por la cual se constataba que el Ayuntamiento de la Vall d'Uixó había incumplido sus obligaciones en materia de transparencia, y se daba traslado de esta Resolución del Síndic, con la finalidad de que se incorporara al expediente de la reclamación presentada con número de registro GVRTE/2019/626283.

Cuarto

En fecha 29 de octubre de 2019, el Ayuntamiento de la Vall d'Uixó remitió a la Comisión Ejecutiva del Consejo de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno un escrito por el cual, en relación con las reclamaciones presentadas por Sra., alegaba que se había remitido a la reclamante copia de los Decretos nºs 3519/2019 de 22 de octubre y 3627/2019 de 25 de octubre.

En el Decreto 3519/2019 de 22 de octubre se resolvía lo siguiente:

"Atender la solicitud relativa a la obtención de copias del expediente 3092N, sobre adaptación de puesto de trabajo por motivo de salud, y por tanto reconocer el derecho de la interesada a acceder al expediente y a obtener copia electrónica de este".

En el Decreto 3627/2019 de 25 de octubre se resolvía lo siguiente:

1. Primero.- Atender la solicitud relativa al acceso a la información pública consistente en el expediente en el que se dicta el Decreto de Alcaldía 971/2019.
2. Segundo.- Atender la solicitud relativa al acceso a la información pública consistente en el expediente para la provisión en propiedad de una plaza de Técnico de Administración General, si bien con las limitaciones de acceso a la información que puedan existir en aplicación de lo dispuesto en los arts. 14 y 15 de la Ley 19/2013, de Transparencia, Acceso a la Información Pública.

Quinto

En fecha 5 de noviembre de 2019, la Comisión Ejecutiva del Consejo remitió a la reclamante notificación electrónica, recibida por la destinataria el día 6 de noviembre, tal como consta en el correspondiente justificante de recepción electrónica, en la cual se le informaba de las alegaciones efectuadas por el Ayuntamiento de la Vall d'Uixó, solicitando comunicar al Consejo si su petición de acceso a la documentación había sido satisfecha o si, por el contrario, entendía que no había visto satisfechas sus pretensiones, debiendo en tal caso comunicarlo al Consejo para continuar con la tramitación de la reclamación, concediendo a tal efecto un plazo de diez días, y señalando que, de no producirse comunicación por su parte en el plazo indicado, se entendería que había visto satisfecho su derecho de acceso.

En respuesta a esta notificación, la reclamante remitió escrito en fecha 9 de noviembre, número de registro GVRTE/2019/691098, en el cual hacía constar lo siguiente:

• Que el Ayuntamiento de la Vall d'Uixó no le había dado acceso a la información objeto de la solicitud al Consejo con número GVRTE/2019/626291, solicitada en fecha 7 de abril de 2019.
• Que respecto a la solicitud con núm. GVRTE/2019/626283, siete meses después de su solicitud, el Ayuntamiento de la Vall d'Uixó había puesto a su disposición la información solicitada mediante los Decretos n°s 3519/2019 de 22 de octubre de 2019 y 3627/2019 de 25 de octubre de 2019.

Respecto a la información solicitada con número de reclamación GVRTE/2019/626283 y a la cual el Ayuntamiento había dado acceso mediante los Decretos mencionados, la reclamante elevaba consulta al Consejo de Transparencia con la finalidad de que se pronunciara sobre si la información proporcionada (que se concretaba en un archivo en formato pdf, consecuencia de efectuar la acción de escanear una serie de documentos sin foliar ni indexar) cumplía los requisitos establecidos en la normativa vigente sobre acceso electrónico de los ciudadanos y transparencia administrativa, y si podía entenderse que la información facilitada por el Ayuntamiento de la Vall d'Uixó cumplía con los requisitos de transparencia, integridad y fiabilidad establecidos legalmente.

La reclamante exponía que consignó expresamente en sus solicitudes de acceso a la información que solicitaba "copias electrónicas de los documentos electrónicos" que formaban parte de los expedientes solicitados en virtud del derecho reconocido en el artículo 6 de la Ley 11/2007, y hacía constar que el Ayuntamiento de la Vall d'Uixó tenía totalmente implantada la Administración electrónica, estando sus expedientes digitalizados.

Por ello, al poner a su disposición un archivo pdf de documentos escaneados sin foliar e indexar, la reclamante entendía que el Ayuntamiento de la Vall d'Uixó no daba acceso a la información en la modalidad expresamente solicitada, no motivando esta circunstancia ni fundamentándola de alguna forma: tan solo remitía un archivo en pdf, por cada expediente, resultado del proceso de escanear una serie de documentos. De lo que se desprende que:

• No se incluye en el archivo pdf ni índice numerado de los documentos que contenía el expediente de referencia, ni copia electrónica en la cual quedara garantizada la identidad del órgano que había realizado la copia y su contenido.
• Al no remitirse índice electrónico de los expedientes no se garantizaba la integridad del expediente, ni la autenticidad e integridad del contenido del índice, por no existir, y no venir firmado electrónicamente por el responsable de la "copia" facilitada por la Administración.
• El formato en el que el Ayuntamiento da acceso al expediente no garantizaba su integridad, tampoco aparecían foliados y numerados los documentos, ni permitía ser utilizada la plataforma de validación que la Administración General del Estado pone a disposición de los ciudadanos.
• El formato en el que facilitaba los expedientes el Ayuntamiento impedía a la interesada conocer los metadatos, la información sobre las acciones de gestión documental realizadas sobre las diferentes entidades, las fechas en las cuales se produjeron estas acciones, y el usuario que las llevó a cabo, entre otros.

Habiendo consignado expresamente en la solicitud de información que se solicitaba "copia electrónica de los documentos electrónicos", se estaba vulnerando, sin ninguna motivación, el derecho de la interesada establecido en el artículo 6.2 de la Ley 11/2007.

Asimismo, en su escrito la reclamante solicitaba que se tramitara la reclamación consistente en el acceso a la información objeto de la solicitud al Consejo con número GVRTE/2019/626291, demandada el 7 de abril de 2019.

Sexto

En fecha 27 de noviembre de 2019, la Comisión Ejecutiva del Consejo de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno remitió al Ayuntamiento de la Vall d'Uixó un escrito por el cual se le otorgaba, previamente a la resolución de la reclamación, trámite de audiencia por un plazo de quince días, para que pudiera facilitar la información y formular las alegaciones que considerara oportunas, escrito recibido por el Ayuntamiento el mismo día 27 de noviembre, tal como consta en el correspondiente justificante de recepción electrónica. En particular, en la solicitud de alegaciones se precisaba que, dado que la reclamante solicitaba copia electrónica de los documentos electrónicos de diversos expedientes, se pedía al Ayuntamiento que informara si los expedientes municipales, y concretamente aquellos sobre los cuales se solicitaba el acceso, tenían formato electrónico.

Séptimo

El 27 de noviembre de 2019, la reclamante presentó ante el Consejo de Transparencia un escrito con número de registro GVRTE/2019/741461, en el cual exponía, respecto a la solicitud de acceso a la información pública presentada ante el Ayuntamiento de la Vall d'Uixó el 7 de abril de 2019, lo siguiente:

• Que remitía copia de la información que le había sido entregada por el Ayuntamiento hasta hoy: una copia del pliego de prescripciones técnicas particulares que debía regir en el contrato de servicios para el asesoramiento y defensa penal del Ayuntamiento, mediante procedimiento negociado sin publicidad, y una copia del contrato del servicio de "Asistencia jurídica del Excmo. Ayuntamiento de la Vall d'Uixó", afirmando que el resto de la información solicitada no se le había proporcionado.
• Que adjuntaba copia del recurso de alzada que había presentado contra la notificación del trámite por el cual se ponía a su disposición el "Expediente de asistencia jurídica del Ayuntamiento de la Vall d'Uixó".

En su escrito la reclamante solicitaba que, visto lo expuesto en su recurso de alzada ante el Ayuntamiento, el Consejo de Transparencia adoptara las medidas que el ordenamiento jurídico le atribuía para garantizar la transparencia y el acceso a la información pública.

Octavo

El 28 de noviembre de 2019, la reclamante presentó ante el Consejo de Transparencia un nuevo escrito con número de registro GVRTE/2019/742723, en el cual exponía, respecto a la solicitud de acceso a la información pública presentada ante el Ayuntamiento de la Vall d'Uixó el 1 de abril de 2019, lo siguiente:

• Que remitía copia de la información que le había sido entregada por el Ayuntamiento hasta hoy, consistente en dos archivos pdf sin foliar ni indexar (un archivo relativo al expediente número 3380D - expediente comparecencia PA 153/2019; y un archivo relativo al expediente 218/625 F - expediente de selección de plaza de T.A.G.).
• Que adjuntaba copia del recurso de alzada que había presentado contra la notificación del trámite por el cual se ponía a su disposición ambos archivos en formato pdf.

En su escrito la reclamante solicitaba que, visto lo expuesto en su recurso de alzada ante el Ayuntamiento, el Consejo de Transparencia adoptara las medidas que el ordenamiento jurídico le atribuía para garantizar el cumplimiento de la legalidad vigente así como la transparencia y el acceso a una información pública íntegra, fiable y auténtica.

Noveno

El 17 de diciembre de 2019, la reclamante presentó ante el Consejo de Transparencia un escrito con número de registro GVRTE/2019/838212, en el cual adjuntaba recurso de reposición presentado el 11 de diciembre de 2019 contra el Decreto número 3873/2019, de 12 de noviembre, del Ayuntamiento de la Vall d'Uixó, a efectos de que se incorporara a la documentación que obra en el Expediente GVRTE/2019/626291 del Consejo de Transparencia (solicitud de acceso a la información pública presentada ante el Ayuntamiento de la Vall d'Uixó el 7 de abril de 2019).

Décimo

En respuesta al escrito del 27 de noviembre de 2019 del Consejo por el cual se le otorgaba trámite de audiencia para facilitar información y formular alegaciones, el Ayuntamiento de la Vall d'Uixó remitió al Consejo escrito de alegaciones el 20 de diciembre de 2019. En dicho escrito se comunicaba lo siguiente:

"En relación con el escrito enviado desde aquel Organismo referente a la funcionaria, expediente nº 146/2019, número de anotación en este Ayuntamiento 2019021990 de fecha 27 de noviembre de 2019, se le indica que los expedientes municipales en general, presentan formato electrónico desde la implantación de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público."

Efectuada la deliberación del asunto en la sesión de 6 de febrero de 2020 de esta Comisión Ejecutiva, se adopta la presente resolución bajo los siguientes:

FUNDAMENTOS JURÍDICOS

Primero

Conforme al art. 24.1 en relación con el 42.1 de la Ley 2/2015 de Transparencia, Buen Gobierno y Participación Ciudadana de la Comunidad Valenciana (de ahora en adelante Ley 2/2015 valenciana), el órgano competente para resolver las reclamaciones que se presentan en el marco de un procedimiento de acceso a la información es la Comisión Ejecutiva con carácter previo a su impugnación en la jurisdicción contencioso-administrativa.

Segundo

Asimismo, la Administración destinataria de la solicitud de acceso a la información pública objeto del presente recurso –el Ayuntamiento de la Vall d'Uixó– se encuentra sujeta a las exigencias de la citada Ley, en virtud de lo dispuesto en su art. 2.1.d), que se refiere expresamente a "las entidades integrantes de la Administración local de la Comunidad Valenciana".

Tercero

En cuanto a la reclamante, se reconoce el derecho de Dª a acogerse a lo previsto en el artículo 24 de la Ley 2/2015, de 2 de abril, de Transparencia, Buen Gobierno y Participación Ciudadana de la Comunidad Valenciana, dado que el art. 11 de esta Ley garantiza el derecho a la información pública de cualquier ciudadano o ciudadana, a título individual o en representación de cualquier organización legalmente constituida, sin que sea necesario motivar la solicitud ni invocar la ley.

Cuarto

Finalmente, las informaciones solicitadas, relativas a la petición de diversos documentos relativos a diversos expedientes administrativos (Expediente por el cual se aprueba la Resolución 971/2019; expediente para la provisión en propiedad de una plaza de Técnico de Administración General; expediente administrativo de la Relación de Puestos de Trabajo 2018 y 2019; expediente de contratación del despacho de abogados del Ayuntamiento; expedientes administrativos por los cuales se determina la movilidad voluntaria de funcionarios del Ayuntamiento de la Vall d'Uixó; copia del Decreto de estructura administrativa del Ayuntamiento; acceso al acto administrativo y fundamento en virtud del cual el Secretario ostenta la responsabilidad de la tramitación del expediente 6352B), constituyen información pública, de acuerdo con lo establecido en el artículo 13 de la Ley 19/2013 de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno, según la cual se entiende por información pública los contenidos o documentos, cualquiera que sea su formato o soporte, que obren en poder de la Administración y que hayan sido elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus funciones.

Quinto

A la vista de los antecedentes, restaría determinar si la respuesta proporcionada por la Corporación Municipal a la reclamante fue correcta en el fondo y en la forma. De la abundante documentación que obra en el expediente administrativo, proporcionada tanto por el Ayuntamiento como por la solicitante, cabe concluir que la Administración no ha cumplido con los criterios de materialización del acceso a la información, en los términos establecidos por las leyes de Transparencia, tanto estatal como comunitaria, y en cuanto a la forma, la información proporcionada, en algunos casos de manera parcial, también lo fue de manera extemporánea, al haber transcurrido con creces el plazo de un mes al que se refiere el art. 17.1 de la Ley 2/2015, de 2 de abril, desde que entraron en el Ayuntamiento las solicitudes de la reclamante en fecha 1 y 7 de abril de 2019, al haber recibido contestación parcial el 14 de noviembre de 2019 y en formato pdf, diferente al solicitado.

Sexto

En efecto, el art. 20.2 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno y el art. 17.4 de la Ley 2/2015, de transparencia, buen gobierno y participación ciudadana de la Comunidad Valenciana, permiten que el solicitante identifique el medio en el que prefiere acceder a la información solicitada. La norma también permite que el acceso a la información sea preferentemente por medios electrónicos.

A la vista de las reiteradas solicitudes de la interesada para que la información le fuera proporcionada por vía electrónica y su manifestación sobre que los expedientes del Ayuntamiento de la Vall d’Uixó estaban en formato electrónico, este Consejo mediante escrito de 27 de noviembre de 2019, requirió a la Corporación para que manifestara si efectivamente los expedientes municipales constaban en formato electrónico. El Ayuntamiento contestó por escrito el 20 de diciembre de 2019, manifestando que: "En relación con el escrito enviado desde aquel Organismo referente a la funcionaria, E.P.L., expediente nº 146/2019, número de anotación en este Ayuntamiento 2019021990 de fecha 27 de noviembre de 2019, se le indica que los expedientes municipales en general, presentan formato electrónico desde la implantación de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público."

Séptimo

Teniendo en cuenta que el Ayuntamiento en ningún momento motivó que no fuera posible proporcionar la información en la forma o formato solicitado, ni alegó causa que justificara impedimento alguno, de conformidad con las leyes de Transparencia y teniendo en cuenta Resoluciones de este Consejo como las dictadas en los expedientes 114/2016 y 20/2019, este Órgano considera que debe estimarse la reclamación de la interesada a fin de que el Ayuntamiento le facilite los documentos solicitados mediante reclamación de 1 de abril de 2019 y reclamación de 7 de abril de 2019, descritos en el antecedente primero de esta resolución, en la modalidad solicitada, es decir, mediante copias electrónicas siempre que estén en ese formato y con la sola limitación contenida en el art. 15 de la Ley 19/2013, esto es, la disociación de los datos de carácter personal que, en su caso, pudieran afectar a terceros. De no ser así, deberá motivar la negativa a facilitar la documentación reclamada en formato electrónico o digital.

RESOLUCIÓN

En atención a los antecedentes y fundamentos jurídicos descritos, la Comisión Ejecutiva del Consejo de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno, acuerda:

Primero

Estimar la reclamación de Dª frente al Ayuntamiento de la Vall d'Uixó, en los términos indicados en el fundamento séptimo de la presente resolución.

Segundo

Instar al Ayuntamiento de la Vall d’Uixó a que en el plazo de un mes proporcione a la interesada la información solicitada.