Acceso a actas de reuniones de departamento educativo y solicitud de certificados

ANTECEDENTES

Primero. Según se desprende de la documentación que consta en el expediente, el ahora reclamante presentó diversos escritos ante el Departamento de Comercio del IES Victoria Kent, en los cuales, en su condición de funcionario de carrera de la oposición del año 1991 del cuerpo de organización y gestión comercial, con destino definitivo en el IES Victoria Kent de la localidad de Elche (Alicante), y miembro del Departamento de Comercio de dicho centro educativo en comisión de servicios durante este curso, solicita a la dirección del Departamento de Comercio:

• Que se le comuniquen, dentro del plazo y en la forma oportuna, todas las convocatorias de reuniones del Departamento de Comercio (escrito de 4 de marzo de 2020).
• Que se le entregue formalmente copia de todas las actas de las reuniones del Departamento de Comercio, junto con las firmas del profesorado asistente a las mismas, de los últimos siete cursos, y se le comunique dentro del plazo y en la forma oportuna para proceder a la recogida de dicha documentación (escrito de 6 de marzo de 2020).
• Mediante escrito de 13 de marzo, reitera lo solicitado en el escrito del día 6 de marzo, pero además solicita que se le faciliten digitalizadas, remitiéndose a cualquiera de las direcciones indicadas en el escrito.

Ante el silencio de la Dirección del Departamento de Comercio, el día 21 de abril de 2020, el reclamante se dirige a la Dirección del IES Victoria Kent solicitando que "[...] quien ocupe en estos momentos la Dirección del Instituto realice los trámites oportunos para que formalmente se le entregue certificado, y lo remita a cualquiera de las direcciones arriba indicadas, de todas las actas realizadas por quien ocupe actualmente la Dirección del Departamento de Comercio, y se especifique que se ha cumplido con la normativa vigente de carácter general de los últimos siete años (denomínese redacción de las actas, su aprobación y las firmas de los componentes o de las componentes de dicho departamento)", para conocimiento de la inspección educativa correspondiente.

Desde la Dirección del centro le responden, mediante correo electrónico de 22 de abril de 2020, lo siguiente:

Tras consulta con la Inspección, esta nos refiere que la situación administrativa de Comisión de Servicios del profesor hace que esté destinada con carácter general hasta el 31 de agosto de 2020 en el centro asignado. Es por ello que puede ejercer cargos, presentarse a las elecciones al Consejo Escolar en su centro de destino (aunque esté en Comisión de Servicios).

Que por tal razón la solicitud de copias de actas del Departamento de Comercio y Marketing no es procedente durante este curso académico, ya que no es miembro en este momento.

Que se incorporará al centro el 1 de septiembre de 2020 para el acto de claustro deseado para la asignación de grupo y horarios para el curso siguiente.

Lamentamos no poder contestar vía registro, ya que desde el 14 de marzo se declara el estado de alarma para la gestión de la situación de crisis sanitaria ocasionada por la COVID-19 y quedan en suspensión todos los trámites administrativos.

Posteriormente, el día 13 de mayo de 2020, el Sr. presenta telemáticamente un escrito, con número de registro GVRTE/2020/684175, ante la Inspección Educativa de Alicante en el que manifiesta los antecedentes descritos y solicita "[...] que se realicen los trámites oportunos para que formalmente se me permitan ver las actas, o se me entregue un certificado de todas las actas realizadas por quien ocupe actualmente la Dirección del Departamento de Comercio, y donde se especifique que se ha cumplido con la normativa vigente de carácter general de los últimos siete años (denomínese redacción de las actas, su aprobación y las firmas de los componentes y de las componentes de dicho departamento), para conocer lo que se ha tratado y aprobado en estas".

Segundo. Ante la falta de respuesta, el reclamante presentó por vía electrónica el día 18 de septiembre de 2020, con número de registro GVRTE/2020/1378617, una reclamación ante el Consejo de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno.

Tercero. Con fecha 22 de septiembre de 2020, la Comisión Ejecutiva del Consejo de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno remitió un escrito al IES Victoria Kent, recibido por el centro el día 25 de septiembre, tal como consta en el correspondiente justificante de recepción electrónico, mediante el cual se le otorgaba trámite de audiencia por un plazo de 15 días, para que pudiera formular las alegaciones que considerara oportunas y aportar cualquier información sobre la reclamación que considerara relevante.

En respuesta a este, por parte del director del IES Victoria Kent se presenta telemáticamente un escrito de alegaciones, con fecha 7 de octubre de 2020, manifestando lo siguiente:

• El Sr. [...], con destino definitivo en el IES Victoria Kent (Elche), no ha ejercido como profesor del centro durante el curso 2019/2020, dado que estaba en otro centro educativo en régimen de comisión de servicios, según la Resolución de 21 de mayo de 2019, de la Dirección General de Centros y Personal Docente.
• En su primer escrito (4 de marzo) solicita las convocatorias de todas las reuniones del Departamento de Comercio cuando, jurídicamente, y a efectos de notificaciones, pertenece durante el curso 2019/2020 a otro centro educativo. Por tanto, no existe obligación de enviar las convocatorias de las reuniones de departamento, salvo requerimiento de organismos superiores.
• En el segundo escrito (6 de marzo de 2020) solicita copia de todas las actas de reuniones. Mientras se está preparando la documentación y consultando con la Inspección Educativa, llega el tercer escrito el 13 de marzo de 2020, cuando se publicó en el DOGV la resolución de la consellera de Sanidad Universal y Salud Pública sobre medidas excepcionales por la COVID-19.
• El mismo día 13 de marzo, el centro estaba organizando el cierre del instituto y posteriormente se decretó el estado de alarma. En esos momentos no se priorizó dar respuesta al escrito y se le contestó que una vez se incorporara en septiembre, tras finalizar la comisión de servicios, se le facilitarían las actas para su consulta en el centro.
• El Sr. continúa en comisión de servicios en otro centro educativo y no pertenece al IES Victoria Kent durante el curso 2020/2021. No obstante, estamos a su disposición para la información requerida.

Tras la deliberación del asunto en la sesión de fecha 12 de febrero de 2021 de esta comisión ejecutiva, y sin que haya podido cumplirse el plazo oportuno de resolución debido a las carencias estructurales de este órgano, se adopta la presente resolución bajo los siguientes:

FUNDAMENTOS JURÍDICOS

Primero. Conforme al artículo 24.1, en relación con el artículo 42.1, de la Ley 2/2015, de 2 de abril, de transparencia, buen gobierno y participación ciudadana de la Comunidad Valenciana, el órgano competente para resolver las reclamaciones presentadas en el marco de un procedimiento de acceso a la información es la Comisión Ejecutiva con carácter previo a su impugnación en la jurisdicción contencioso-administrativa.

Segundo. Asimismo, la Administración destinataria de la solicitud de acceso a la información pública objeto del presente recurso —el IES Victoria Kent— se encuentra sujeta a las exigencias de la mencionada ley, en virtud de lo prescrito en el artículo 2.1.a, al tratarse de un centro de titularidad pública, adscrito a la Conselleria de Educación, Cultura y Deporte de la Generalitat.

Tercero. En cuanto al reclamante, se reconoce su derecho a acogerse a lo previsto en el artículo 24 de la Ley 2/2015, de 2 de abril, de transparencia, buen gobierno y participación ciudadana de la Comunidad Valenciana, dado que el artículo 11 de dicha ley garantiza el derecho a la información pública de cualquier ciudadano o ciudadana, a título individual o en representación de cualquier organización legalmente constituida, sin necesidad de motivar la solicitud ni invocar la ley.

Llegados a este punto, cabe analizar la posición del solicitante, ya que según manifiesta en sus escritos, solicita la información como funcionario de carrera con destino definitivo en el mencionado centro (IES Victoria Kent), y miembro de su Departamento de Comercio en comisión de servicios durante este curso, por lo cual parece que, como miembro de dicho departamento, cuenta con un régimen particular de acceso respecto a las convocatorias e información de actividad de los órganos a los que pertenece.

No obstante, parece que no es el caso, ya que el propio centro en su escrito de alegaciones manifiesta que el Sr. no solo no pertenece al IES Victoria Kent durante el curso 2019/2020, sino que durante el curso 2020/2021 continúa en comisión de servicios en otro centro educativo y, por tanto, tampoco pertenece a este centro; por lo que entendemos que no disfrutaría de la posición jurídica de miembro del departamento que le conferiría un régimen particular de acceso a la información solicitada. Esto no impide que tenga derecho de acceso a la información pública como cualquier ciudadano.

Cuarto. La información solicitada al IES Victoria Kent (las actas del Departamento de Comercio de los últimos siete años) constituye, en principio, información pública según la definición contenida en el artículo 13 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, según la cual se entiende por información pública:

"[...] los contenidos o documentos, cualquiera que sea su formato o soporte, que estén en poder de la Administración y que hayan sido elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus funciones"

Así pues, teniendo en cuenta la solicitud del reclamante, que consiste en: "[...] que se realicen los trámites oportunos para que formalmente se me permitan ver las actas, o se me entregue un certificado de todas las actas realizadas por quien ocupe actualmente la Dirección del Departamento de Comercio, y donde se especifique que se ha cumplido con la normativa vigente de carácter general de los últimos siete años (denomínese redacción de las actas, su aprobación y las firmas de los componentes y de las componentes de dicho departamento), para conocer lo que se ha tratado y aprobado en estas", distinguiremos:

• Que "formalmente se me permitan ver las actas", y
• Que "se me entregue un certificado [...], de los últimos siete años".

Quinto. En primer lugar, respecto a permitirle ver las actas del Departamento de Comercio, habría que discernir las actas del período de cursos en los cuales el reclamante sí fue miembro del departamento, diferenciándolas de aquellas en las que ya no lo era.

Respecto a las primeras, como miembro del órgano, cabe partir de que ya tuvo o pudo tener acceso a estas. En su caso, ya tuvo o pudo tener acceso a los datos personales que figuraban en ellas, cumpliendo con los deberes de reserva y confidencialidad exigidos por la normativa administrativa y de protección de datos.

Por tanto, respecto a las actas del período en el que el reclamante sí era miembro del Departamento, debe reconocerse el acceso a tales datos. Solo, en su caso, habría que anonimizar los datos especialmente protegidos que pudiera haber (artículo 9 del RGPD: salud, orientación sexual, sindical o política, etc.).

En cuanto a las actas de los períodos en los que no era miembro del órgano, se trata de información pública en poder de la Administración (IES), elaborada en el ejercicio de sus funciones y accesible para cualquier ciudadano, según el artículo 11 de la Ley 2/2015, de 2 de abril, de transparencia, buen gobierno y participación ciudadana de la Comunidad Valenciana. No obstante, no deben facilitarse datos personales de terceros; el acceso debe quedar restringido respecto a los datos personales contenidos en dichas actas que puedan afectar a terceras personas, los cuales deberán ser debidamente anonimizados (artículo 15 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre).

La ejecución de esta resolución respecto al período en el que no era miembro del órgano puede generar problemas de discriminación de datos o anonimización. Si la anonimización de los datos personales frecuentes implicara una carga de trabajo inusual para el centro por insuficiencia de medios, el centro deberá valorar si facilita el acceso directamente mediante el tapado físico de los datos durante la visión o si procede a la anonimización en el soporte facilitado.

Es posible que el sujeto obligado considere que la anonimización no es factible y proceda a no facilitar la información o parte de esta. En tal caso, el órgano deberá indicar detalladamente el número total de actas, el volumen aproximado de documentación y el volumen de información sobre la que habría de proceder a la discriminación de datos personales. Asimismo, deberá indicar la tipología de datos personales que se encuentran habitualmente en dichas actas para justificar que la labor de anonimización supone una carga de trabajo inusual.

Tanto para las actas del período en el que era miembro como para las que no, la facilitación del acceso podría darse mediante comparecencia del solicitante. Respecto a las copias, se sujetará a las limitaciones de la ley. Sobre la solicitud de digitalización, la Ley 19/2013, de 9 de diciembre señala que la información se facilitará preferentemente en formato electrónico. No existe un derecho a la digitalización per se, por lo que el acceso directo podría ser la forma procedente.

Correspon inadmitir las referencias a que se facilite la información "especificando que se ha cumplido con la normativa vigente con carácter general de los últimos siete años (denomínese redacción de las actas, su aprobación y las firmas de los componentes y de las componentes del mencionado departamento)". El derecho de acceso a la información pública no implica que la Administración deba efectuar afirmaciones sobre la legalidad de su actuación.

Asimismo, este Consejo ha subrayado reiteradamente que el derecho de acceso incluye el derecho a conocer la inexistencia de la información. Por tanto, si no se dispone de la información solicitada, deberá indicarse expresamente, especialmente si por el contexto jurídico deberían existir las actas (por ejemplo, en razón de la Orden de 29 de junio de 1994 -BOE núm. 159, de 05.07.1994-, del MEC, por la cual se aprueban las instrucciones que regulan la organización y el funcionamiento de los institutos de Educación Secundaria).

Sexto. Sin perjuicio de lo anterior, la emisión de certificados es una cuestión distinta. Este Consejo ha pronunciado que el derecho a la información "no cubre el derecho a obtener 'certificados' por parte de la Administración, sino exclusivamente el acceso a la información" (Resolución 27/2017, Exp. 48/2016).

En la misma línea se han pronunciado la Res. 45/2017 (Exp. 104/2016), la Res. 91/2020 (Exp. 207/2019) y la Res. 97/2020 (Exp. 14/2020), manteniendo que el concepto de información pública parte de la existencia de la información en el momento de la solicitud. Las leyes de transparencia no amparan las solicitudes dirigidas a obtener copias auténticas o certificadas, ya que estas se consideran actos futuros generados a consecuencia de la petición.

Séptimo. Por todo lo expuesto, debemos estimar parcialmente la reclamación presentada ante este Consejo de Transparencia por el Sr. [...], reconociendo su derecho de acceso a las actas del Departamento de Comercio del IES Victoria Kent de los últimos siete años, ya sea mediante comparecencia o facilitando las copias oportunas, con las limitaciones del fundamento jurídico quinto, desestimando la reclamación en lo que respecta a la emisión de certificados.

RESOLUCIÓN

En atención a los antecedentes y fundamentos jurídicos descritos, la Comisión Ejecutiva del Consejo de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno, acuerda:

Primero. Estimar parcialmente la reclamación presentada por el Sr. el día 18 de septiembre de 2020, con número de registro GVRTE/2020/1378617, contra el IES Victoria Kent, reconociendo el derecho de acceso a la información solicitada en los términos del fundamento jurídico quinto, instando al mencionado centro a que facilite al reclamante la información en los términos expuestos. En caso de que se considere improcedente facilitar parte de la información por dificultades de anonimización, deberá motivarlo indicando los elementos señalados en el fundamento jurídico quinto. Asimismo, si no existiera la información solicitada, deberá afirmarlo —y motivarlo si procede— según lo señalado en el mismo fundamento. Todo ello en el plazo máximo de un mes a contar desde la notificación de esta resolución.

Segundo. Desestimar la reclamación en cuanto a la emisión de certificados de las actas.

Tercero. Invitar al reclamante a que comunique a este Consejo cualquier incidencia que surja respecto de la ejecución de esta resolución y que pueda perjudicar sus derechos e intereses.

Cuarto. Instar al IES Victoria Kent a que informe a este Consejo de las actuaciones llevadas a cabo para dar cumplimiento a lo dispuesto en esta resolución.

Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa, se podrá interponer recurso contencioso-administrativo ante la Sala de lo Contencioso-Administrativo del Tribunal Superior de Justicia de la Comunidad Valenciana, en el plazo de dos meses contados desde el día siguiente a su notificación, de conformidad con lo establecido en los artículos 10 y 46 de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la jurisdicción contencioso-administrativa.

El presidente del Consejo de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno
Ricardo García Macho