El interesado solicitó información detallada sobre los archivos de oficina, responsables, niveles de acceso y procedimientos de transferencia documental del CHUIMI. Alegó que la respuesta de la administración fue inespecífica y no identificaba a los responsables. El Comisionado de Transparencia de Canarias desestima la reclamación al considerar que la entidad ha informado lo más acertadamente posible.
Puntos clave de la argumentación
Texto completo
Resolución desestimatoria sobre solicitud de información al Servicio Canario de la Salud relativa a los archivos de oficina y tratamiento archivístico del Complejo Hospitalario Universitario Insular Materno Infantil de Gran Canaria.
Complejo Hospitalario Universitario Insular Materno Infantil de Gran Canaria. CHUIMI.
Información sobre los servicios y procedimientos. En materia de archivos.
Sentido: Desestimatoria. Origen: Resolución estimatoria
ANTECEDENTES
Primero.
Con fecha 21 de diciembre de 2022 se recibió en el Comisionado de Transparencia y Acceso a la Información Pública, reclamación de XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, al amparo de lo dispuesto en los artículos 52 y siguientes de la Ley canaria 12/2014, de 26 de diciembre, de transparencia y acceso a la información pública (en adelante, LTAIP), contra la Resolución número 6664, de 16 de diciembre de 2022, notificada el 20 de diciembre de 2022, de la Directora Gerente del Complejo Hospitalario Universitario Insular Materno (en adelante, CHUIMI), que resuelve la solicitud de información formulada el 16 de marzo de 2022 (R.E. 476910/2022 y RGE/165253/2022), y relativa a información pública acerca de archivos de oficina y tratamiento archivístico del CHUMI.
Segundo.
En concreto el ahora reclamante solicitó:
"a) Información sobre los archivos de oficina de la Dirección Gerencia, Dirección Médica y de Enfermería y las distintas subdirecciones, Recursos Humanos, Asesoría Jurídica y la Unidad de Prevención de Riesgos Laborales, en concreto, los siguientes aspectos: Quién realiza el tratamiento archivístico, responsables de los archivos, personas autorizadas a acceder a cada uno de esos archivos (con identificación de nombres y nivel de acceso, desde 2010 hasta la actualidad), si adscritos a esas Unidades funcionales existen técnicos en archivística y gestión documental (y si es así, tipo de contratación y desde cuándo), cuadro de clasificación, si cuentan con un registro informatizado de accesos y consultas (y responsable), si cuentan con gestión informatizada del documento electrónico de archivo (y si es así desde cuándo y con qué programa), si se ha solicitado o se ha conseguido la acreditación de tales archivos mediante la ISO 15489, calendario de transferencias para cada uno de esos archivos (desde 2010 hasta la actualidad), procedimientos a seguir para la realización de las transferencias y relaciones de entrega normalizadas. b) Que dicha información se le sea comunicada en los plazos y la forma que establece la Ley 12/2014, de 26 de diciembre, de transparencia y de acceso a la información pública de Canarias."
Tercero.
La citada Resolución número 6664 de 16 de diciembre de 2022, de la Directora Gerente del CHUIMI, resuelve conceder el acceso a la petición del solicitante en los términos del Considerando III y que dio respuesta a la reclamación presentada de referencia R2022000171, que viene a decir que:
"Vista la solicitud formulada se participa que dadas las características prestacionales del SCS es oportuno recordar que lo que es gestión de pacientes, demanda, atenciones, procesos y procedimientos tienen una regulación específica como mandata la Historia Clínica. Los archivos de oficina están constituidos por los documentos que se reciben o elaboran en cada unidad administrativa para el ejercicio de las competencias que le son propias, se trata de documentos de uso y consulta frecuente por parte del personal de la unidad. De forma concreta se contesta a las preguntas que formula el solicitante:
- El tratamiento archivístico es realizado por el personal de la unidad y es a quien corresponde en exclusiva su control y el acceso a los mismos.
- La responsabilidad de los archivos de oficina recae en el responsable de la unidad de que se trate.
- El nivel de acceso, en general, es del personal que se encuentra asignado a la unidad administrativa en cuestión, salvo en casos en que algunos procedimientos que la norma así determina. El personal es consciente que tiene que guardar la debida reserva y confidencialidad de la información a la que tenga acceso.
- Dada la legislación vigente en materia de protección de datos de carácter personal, marcada por el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos), no es factible el suministrar tal información de tal forma que se pudiera identificar a la persona.
- El personal adscrito a tales unidades normalmente responde a personal estatutario de gestión y servicios, por otro lado, dentro de las categorías profesionales que constan en la plantilla orgánica no aparece la descrita por el solicitante de información.
- No consta registro informatizado de accesos por tratarse de documentos de uso frecuente y de carácter técnico y encontrase circunscritos al ámbito de la unidad administrativa.
- No consta para este tipo de archivos la gestión completamente informatizada.
- No consta solicitud general de la acreditación de archivos mediante la ISO 15489.
- Dado que se trata de archivos de oficina de uso corriente, los documentos se conservan íntegros en las unidades gestoras de la tramitación. Los servicios que puedan generar un número de expedientes elevados inician los procesos de transferencia una vez que se produce el expurgo y la selección de documentos de archivo, no existe un periodo determinado."
Cuarto.
En la presente reclamación alega que:
"La resolución del Comisionado R2022000171 de 28/11/2022. En respuesta, la Dirección Gerencia del CHUIMI emite con fecha de 16/12/2022 resolución Nº: 6664 / 2022. En ella, no se responden con identificación de los responsables (pese a CRITERIO INTERPRETATIVO. CI/001/2015) y se responde de forma inespecífica ("normalmente", "en general",...) a "responsables de los archivos, personas autorizadas a acceder a cada uno de esos archivos (con identificación de nombres y nivel de acceso, desde 2010 hasta la actualidad)," sin aportar la información solicitada (y estimada por el Comisionado). Deliberadamente, tampoco se responde a si se han producido transferencias desde cada una de las unidades referidas, ni sus fechas, procedimientos a seguir para la realización de las transferencias y relaciones de entrega normalizadas."
Quinto.
En base a los artículos 54 y 64 de la LTAIP se solicitó, el 18 de enero de 2023, el envío de copia completa y ordenada del expediente de acceso a la información, informe al respecto, así como cuanta información o antecedentes considerase oportunos. Como órgano responsable del derecho de acceso el Servicio Canario de la Salud ostenta la condición de interesado en el procedimiento y la posibilidad de realizar las alegaciones que estimase convenientes a la vista de la reclamación.
Sexto.
El 16 de enero de 2023, con registro de entrada número 2023-000054, se recibió en este Comisionado de Transparencia y Acceso a la Información Pública, respuesta de la Secretaría General del Servicio Canario de la Salud, informando que ha dado traslado de la solicitud al CHUIMI por ser el órgano competente para resolver.
Séptimo.
El 8 de febrero de 2023, con registro de entrada número 2023-000173 y registro de entrada número 2023-000178, se recibió en este Comisionado de Transparencia y Acceso a la Información Pública, respuesta de la entidad reclamada remitiendo la resolución contra la que se presentó la reclamación.
FUNDAMENTOS JURÍDICOS
I.-
El Servicio Canario de la Salud es un organismo autónomo del Gobierno de Canarias, encargado de la ejecución de la política sanitaria y de la gestión de las prestaciones y centros, servicios y establecimientos de la Comunidad Autónoma de Canarias encargados de las actividades de salud pública y asistencia sanitaria. Como tal organismo autónomo queda afectado por la LTAIP, que en su artículo 2.1.b) contempla este tipo de organismos como sujetos obligados a la normativa de transparencia y acceso a la información pública. En efecto, el citado artículo 2.1.b) indica que las disposiciones de la LTAIP serán aplicables a "los organismos autónomos, entidades empresariales y demás entidades de Derecho Público vinculadas o dependiente de dicha Administración pública de la Comunidad Autónoma de Canarias".
El artículo 63 de la misma Ley regula las funciones del comisionado o comisionada de Transparencia y Acceso a la Información Pública e indica que ejercerá la resolución de las reclamaciones que se interpongan contra los actos expresos o presuntos resolutorios de las solicitudes de acceso a la información de las entidades y organismos relacionados en el artículo 2.1 de esta ley, así como de los cabildos insulares, ayuntamientos y entidades dependientes y vinculadas de los mismos.
II.-
La LTAIP reconoce en su artículo 35 que todas las personas tienen derecho a acceder a la información pública en los términos previstos en esta Ley y en el resto del ordenamiento jurídico. Conforme al artículo 5.b) de la referida LTAIP, se entiende por información pública "los contenidos o documentos, cualquiera que sea su formato o soporte, que obren en poder de alguno de los sujetos incluidos en el ámbito de aplicación de esta Ley y que hayan sido elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus funciones". Es claro que la Ley define el objeto de una solicitud de acceso a la información como el acceso a una información existente y en posesión del organismo que recibe la solicitud, ya sea porque él mismo la ha elaborado o bien porque la ha obtenido en ejercicio de las funciones que tiene encomendadas.
III.-
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 51 de la LTAIP, contra la resolución, expresa o presunta de la solicitud de acceso podrá interponerse reclamación ante el Comisionado de Transparencia y Acceso a la Información Pública con carácter potestativo y previo a su impugnación en vía contencioso-administrativa. Los plazos para las respuestas a solicitudes de acceso y posibles reclamaciones ante el Comisionado de Transparencia se concretan en los artículos 46 y 53 de la LTAIP, que fijan un plazo máximo de un mes para resolver sobre la solicitud, ampliable otro mes cuando el volumen o la complejidad de la información solicitada lo justifiquen, y de otro mes para interponer la reclamación, contándose desde el día siguiente al de la notificación del acto impugnado o desde el día siguiente a aquel en que se produzcan los efectos del silencio administrativo. La reclamación se recibió en el Comisionado de Transparencia y Acceso a la Información Pública con fecha 21 de diciembre de 2022. Toda vez que la contestación contra la que se reclama es de fecha 16 de diciembre de 2022, se ha interpuesto la reclamación en plazo.
IV.-
Una vez examinada la documentación obrante en el expediente y analizado el contenido de la solicitud esto es, acceso a información sobre los archivos de oficina y tratamiento archivístico del CHUIMI, y hecha una valoración de la misma, es evidente que estamos ante una petición de información claramente administrativa; se trata de documentación que obra en poder de un organismo sujeto a la LTAIP, elaborada en el ejercicio de sus funciones y que, por tanto, es información pública accesible.
V.-
Vistas las alegaciones del órgano reclamado en que considera que sí le ha contestado a lo solicitado a través de la Resolución número 6664, el 16 de diciembre de 2022, de la Directora Gerente del CHUIMI, que dio cumplimiento a la Resolución del Comisionado de Transparencia y Acceso a la Información Pública en el expediente de referencia R2022000171, donde se solicitaba la misma información.
VI.-
Vista la contestación, con respecto a identificar a los responsables, se identifican como personal estatutario de gestión y servicios, y que la figura de técnicos en archivística y gestión documental no se encuentra en las categorías profesionales que constan en la plantilla orgánica. Con respecto a las transferencias de documentación, se le ha informado que: No consta registro informatizado de accesos, no se encuentra este tipo de archivos una gestión completamente informatizada, ni solicitud general de la acreditación de archivos mediante la ISO 15489. Asimismo, se le informó que no existe un período determinado para iniciar un proceso de transferencia.
VII.-
Por todo lo hasta aquí expuesto, y dado que la Dirección del CHUIMI ha dado la información lo más acertadamente posible a la solicitud requerida, este Comisionado no puede más que desestimar la reclamación en los términos en que ha sido presentada por el ahora reclamante.
Por todo lo anteriormente expuesto y en virtud de las atribuciones conferidas por el artículo 63 de la Ley canaria 12/2014, de 26 de diciembre, de transparencia y de acceso a la información pública,
RESUELVO
Desestimar la reclamación interpuesta por XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, contra la Resolución número 6664 de 16 de diciembre de 2022, de la Directora Gerente del Complejo Hospitalario Universitario Insular Materno Infantil, que resuelve la solicitud de información formulada el 16 de marzo de 2022, relativa a los archivos de oficina y tratamiento archivístico del Complejo Hospitalario Universitario Insular Materno Infantil de Gran Canaria.