Acceso a expedientes de Asuntos Sociales sobre ayudas concedidas o denegadas en 2024

RESOLUCIÓN 587/2026 DE RECLAMACIÓN EN MATERIA DE DERECHO DE ACCESO A INFORMACIÓN PÚBLICA

ANTECEDENTES

Primero. Presentación de la reclamación.

Mediante escrito presentado el 1 de mayo de 2025, la persona reclamante, interpone ante este CONSEJO DE TRANSPARENCIA Y PROTECCIÓN DE DATOS DE ANDALUCÍA (en adelante Consejo) Reclamación en materia de acceso a la información pública contra la entidad reclamada, al amparo del artículo 24 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (en adelante LTAIBG) y del artículo 33 de la Ley 1/2014, de 24 de junio, de Transparencia Pública de Andalucía (en adelante LTPA).

Segundo. Antecedentes a la reclamación.

1. La persona reclamante presentó el 17 de mayo de 2024 (n.º registro 1742), ante la entidad reclamada, solicitud de acceso a información pública, en los siguientes términos:

“Solicito: Acceso a los expedientes de Asuntos Sociales, por los cueles [sic] se les haya concedido, o denegado ayudas económicas, o de cualquier otra naturaleza, a vecinos de la localidad, en el ejercicio 2024”.

2. En la reclamación, la persona reclamante manifiesta que no ha obtenido respuesta de la entidad reclamada.

Tercero. Contenido de la reclamación.

1. En la reclamación se indica expresamente:

“Primero. Que con fecha 17 de mayo de 2024, mediante registro electrónico nº 1742, presenté solicitud de acceso a los expedientes tramitados por los Servicios Sociales Municipales relativos a la concesión o denegación de ayudas económicas o de cualquier otra naturaleza durante el ejercicio 2024, al amparo del artículo 77 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local y de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno.

“Segundo. Que dicha solicitud fue reiterada con fecha 30 de abril de 2024 [sic, la reiteración es de fecha 27 de abril de 2025 (n.º registro entrada 1517)], sin que a día de la presente se haya recibido resolución expresa motivada en tiempo y forma.

“Tercero. Que el único documento emitido por el Ayuntamiento en relación con dicha solicitud es un escrito de salida registrado con fecha 6 de mayo de 2024, sin contenido sustantivo ni decisión sobre el fondo de la solicitud, lo que vulnera la obligación de dictar resolución expresa conforme al artículo 21 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

“Cuarto. Que, transcurrido el plazo máximo legal de un mes, establecido en el artículo 20.1 de la Ley 19/2013, sin resolución expresa, se entiende desestimada por silencio administrativo, quedando habilitada esta parte para interponer la presente reclamación ante el Consejo de Transparencia.

“En virtud de lo expuesto,

“SOLICITO: Que, en aplicación del artículo 24 de la Ley 1/2014, de 24 de junio, y del artículo 25 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, se admita la presente reclamación en materia de acceso a la información pública frente a la inactividad del Ayuntamiento de Villanueva del Río y Minas, y se requiera a dicha entidad local para que facilite al reclamante el acceso íntegro a los expedientes solicitados, con indicación de las resoluciones de concesión o denegación de ayudas de Servicios Sociales en el año 2024”.

2. Con el escrito de reclamación la persona reclamante aportan varios documentos:

• Escrito de la persona reclamante presentado el 30 de abril de 2024 (n.º registro entrada 1476) en el que se solicita “acceso a los expedientes, documentos y procedimientos, por los que se han contratado a personas vulnerables, previo informe favorable del departamento de Asuntos sociales, en los meses Enero, Febrero, Marzo y Abril de 2024”.
• Un oficio del Ayuntamiento (fecha salida 6 de mayo de 2024, n.º registro salida 891) dando respuesta a la solicitud de información anterior relativa a “los expedientes, documentos y procedimientos, por los que se han contratado a personas vulnerables, previo informe favorable del departamento de Asuntos sociales, en los meses Enero, Febrero, Marzo y Abril de 2024”.
• Escrito de la persona reclamante presentado el 27 de abril de 2025 (n.º registro entrada 1517) en el que se reiteran el escrito de “17 de mayo de 2024”, registro electrónico nº 1742, “solicitud de acceso a los expedientes de Asuntos Sociales relativos a la concesión o denegación de ayudas económicas, o de cualquier otra naturaleza, durante el ejercicio 2024” y el escrito de “9 de noviembre de 2023”, registro electrónico nº 3164, “solicitud de acceso a la memoria explicativa de Asuntos Sociales del último ejercicio del que se tenga constancia”.

3. El 19 de mayo de 2025 el Consejo requiere la subsanación de la reclamación mediante la aportación de la copia de “la solicitud objeto de su Reclamación y, en su caso, copia de la Resolución de la misma”.

4. El mismo 19 de mayo de 2025 tiene entrada en el Consejo escrito de la persona reclamante aportando:

• Solicitud de información pública presentada por la persona reclamante el 17 de mayo de 2024 (n.º registro 1742) en la que se solicita el acceso a “los expedientes de Asuntos Sociales, por los cueles [sic] se les haya concedido, o denegado ayudas económicas, o de cualquier otra naturaleza, a vecinos de la localidad, en el ejercicio 2024”.
• Respuesta de la entidad reclamada que, según indica la persona reclamante, es “el oficio de respuesta remitido por el Ayuntamiento de fecha 24 de mayo de 2024, con número de salida 1022, notificado el 27 de abril de 2025 mediante escrito de referencia N.º 1517”:

“En relación a su escrito presentado en fecha 27 de abril de 2025 con Registro de Entrada N.º 1517 le informamos que ya se le dio respuesta mediante escrito de fecha de 24 de mayo de 2024 con N.º de Registro de Salida 1022.

“A efectos aclaratorios y para su conocimiento, a continuación se reproduce íntegramente el contenido de dicha contestación:

“«En relación a su escrito de fecha 17/05/2024 con registro de entrada número 1741-1742 en el que solicita acceso a los expedientes de Asuntos Sociales por los cuales se les haya concedido o denegado ayudas económicas o de cualquiera naturaleza a vecinos de la localidad en el ejercicio 2024.

“Le comunico que este Ayuntamiento tiene obligación de custodia de la información de los administrados, especialmente de las exigencias de la LO 312012 de 5 de Diciembre de Protección de datos personales y garantía de los derechos digitales-LoPD/18. Siendo especialmente relevante poder garantizar la trazabilidad de cualquier tratamiento de los datos protegidos, cualquier acceso a datos de este tipo debe ser controlado y nunca libre por los Concejales ni por otras personas».

“Se reitera dicha respuesta como contestación a su escrito actual”.

Cuarto. Tramitación de la reclamación.

1. El 22 de julio de 2025 el Director del Consejo de Transparencia y Protección de Datos de Andalucía dicta Acuerdo por el que se amplía el plazo máximo de resolución del procedimiento de esta reclamación en 3 meses a contar desde el día siguiente a la fecha máxima de resolución.

Dicho acuerdo es notificado a la entidad reclamada y a la persona reclamante el 22 de julio de 2025.

2. El 5 de agosto de 2025 el Consejo solicitó a la entidad reclamada copia del expediente derivado de la solicitud de información, informe y alegaciones que tuviera por conveniente plantear en orden a resolver la reclamación.

3. A la fecha de firma de este Resolución, no consta que la entidad reclamada haya contestado a la solicitud de expediente y alegaciones.

FUNDAMENTOS JURÍDICOS

Primero. Sobre la competencia para la resolución de la reclamación.

1. De conformidad con lo previsto en los artículos 24 LTAIBG y 33 LTPA, en relación con lo dispuesto en el artículo 3.1.d) LTPA, al ser la entidad reclamada una entidad local de Andalucía, el conocimiento de la presente reclamación está atribuido a la competencia de este Consejo.

2. La competencia para la resolución reside en el Director de acuerdo con lo previsto en el artículo 48.1. b) LTPA.

3. Debe destacarse a su vez que, en virtud del artículo 16.5 del Decreto 434/2015, de 29 de septiembre, por el que se aprueban los Estatutos del Consejo de Transparencia y Protección de Datos de Andalucía, “[e]l personal funcionario del Consejo, cuando realice funciones de investigación en materias propias de la competencia del Consejo, tendrá el carácter de agente de la autoridad”, con las consecuencias que de aquí se derivan para los sujetos obligados en relación con la puesta a disposición de la información que les sea requerida en el curso de tales funciones investigadoras.

Segundo. Sobre el cumplimiento del plazo en la presentación de la reclamación.

1. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 24.2 LTAIBG la reclamación se interpondrá en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente al de la notificación del acto impugnado o desde el día siguiente a aquel en que se produzcan los efectos del silencio administrativo, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 124 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común (LPAC).

Sobre el plazo máximo de resolución, el artículo 77 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las bases de Régimen Local (LRBRL), establece que el plazo máximo de de resolución de las solicitudes presentadas por los miembros de las Corporaciones locales será de cinco días naturales a partir del día siguiente al que se hubiera presentado.

A su vez, el artículo 14 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales (ROF), establece que la petición de acceso a las informaciones se entenderá concedida por silencio administrativo en caso de que el Presidente o la Comisión de Gobierno no dicten resolución o acuerdo denegatorio en el término de cinco días.

2. En el presente supuesto, la solicitud fue respondida, según manifiesta la propia persona reclamante, mediante oficio “de fecha 24 de mayo de 2024, con número de salida 1022, notificado el 27 de abril de 2025 mediante escrito de referencia N.º 1517”, y la reclamación fue presentada el 1 de mayo de 2025. Así, la reclamación ha sido presentada en plazo, conforme a lo previsto en el artículo 24.2 LTAIBG y el artículo 124 LPAC.

Tercero. Competencia del Consejo para conocer de la reclamación formulada.

Las solicitudes de información pública de las que trae causa la presente reclamación fueron formuladas frente el Ayuntamiento reclamado por un concejal, invocando el artículo 77 de Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local (en adelante, LRBRL).

Este Consejo había venido inadmitiendo a trámite aquellas reclamaciones presentadas frente a resoluciones expresas o por silencio administrativo presentadas por los miembros electos de las entidades locales cuando las fundamentaban expresa y únicamente en el artículo 23.1 CE, 77 LRBRL o 16 ROF. Sin embargo, a partir de la Resolución 779/2022, y como resultado de diversos pronunciamientos judiciales (especialmente la Sentencia núm. 312/2022, de 10 de marzo, dictada por la sala de lo Contencioso-Administrativo, Sección Tercera, del Tribunal Supremo), este Consejo admite a trámite estas reclamaciones. Las Resoluciones 780/2022, 32/2023 y 50/2023 confirmaron esta doctrina, que afirma, no solo la admisión a trámite de la reclamación, sino también la aplicación preferente del régimen de acceso a la información contenido en la normativa de régimen local, siendo de aplicación supletoria la de transparencia. En este sentido, la Sentencia 314/2021, de 8 de marzo (casación 1975/2020) lo indica en su Fundamento Jurídico Tercero.

Cuarto. Consideraciones generales sobre el derecho de acceso a la información pública.

El artículo 77 LRBRL establece que “Todos los miembros de las Corporaciones locales tienen derecho a obtener del Alcalde o Presidente o de la Comisión de Gobierno cuantos antecedentes, datos o informaciones obren en poder de los servicios de la Corporación y resulten precisos para el desarrollo de su función”.

Los artículos 14. 2 y 3 del ROF establecen que:

2. La petición de acceso a las informaciones se entenderá concedida por silencio administrativo en caso de que el Presidente o la Comisión de Gobierno no dicten resolución o acuerdo denegatorio en el término de cinco días, a contar desde la fecha de solicitud.

3. En todo caso, la denegación del acceso a la documentación informativa habrá de hacerse a través de resolución o acuerdo motivado.

Además, el artículo 15 del ROF establece que los servicios administrativos locales estarán obligados a facilitar la información, sin necesidad de que el miembro de la Corporación acredite estar autorizado, en los siguientes casos:

1. a) Cuando se trate del acceso de los miembros de la Corporación que ostenten delegaciones o responsabilidades de gestión, a la información propia de las mismas.
2. b) Cuando se trate del acceso de cualquier miembro de la Corporación, a la información y documentación correspondiente a los asuntos que hayan de ser tratados por los órganos colegiados de que formen parte, así como a las resoluciones o acuerdos adoptados por cualquier órgano municipal.
3. c) Cuando se trate del acceso de los miembros de la Corporación a la información o documentación de la entidad local que sean de libre acceso para los ciudadanos.

A su vez, el artículo 5.2 de la Ley 5/2010, de 11 de junio, de autonomía local de Andalucía se remite a la legislación básica sobre régimen local en lo que corresponde al estatuto de los miembros de las corporaciones locales andaluzas.

Por su parte, constituye “información pública” a los efectos de la legislación reguladora de la transparencia, “los contenidos o documentos, cualquiera que sea su formato o soporte, que obren en poder de alguna de las personas y entidades incluidas en el presente título y que hayan sido elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus funciones” [art. 2 a) LTPA].

Según establece el artículo 24 LTPA, “[t]odas las personas tienen derecho de acceder a la información pública veraz […] sin más limitaciones que las contempladas en la Ley”. Y el artículo 6 a) LTPA obliga a que su interpretación y aplicación se efectúe tomando en consideración el “principio de transparencia, en cuya virtud toda la información pública es en principio accesible y sólo puede ser retenida para proteger otros derechos e intereses legítimos de acuerdo con la Ley”.

La legislación reguladora de la transparencia, pues, se fundamenta y estructura en torno a una regla general de acceso a la información pública, que únicamente puede ser modulada o limitada si se aplican, motivadamente y de forma restrictiva, alguno de los supuestos legales que permiten su restricción o denegación.

Quinto. Consideraciones sobre el objeto de la reclamación.

1. El objeto de la petición de información era el acceso a los “expedientes de Asuntos Sociales, por los cueles [sic] se les haya concedido, o denegado ayudas económicas, o de cualquier otra naturaleza, a vecinos de la localidad, en el ejercicio 2024”.

En este supuesto, la entidad reclamada no respondió en el plazo de cinco días establecido por lo que la solicitud se debería entender estimada por silencio administrativo a la vista del artículo 14.2 ROF.

Procedería, por tanto, confirmar la estimación, debiendo la entidad reclamada poner a disposición de la persona reclamante la información solicitada. Sin embargo, la reclamación se interpone frente a la respuesta recibida el 27 de abril de 2025, respuesta en la que la entidad reclamada deniega el acceso a la información solicitada.

2. Recibida la reclamación, este Consejo remitió a la persona reclamante, el 19 de mayo de 2025, requerimiento de subsanación para que aportara copia de la solicitud objeto de su Reclamación ya que consta documentación relativa a varias solicitudes, y, en su caso, copia de la Resolución de la misma.

El mismo día, la persona reclamante aportó a este Consejo cierta documentación de la que se desprende que la solicitud de información objeto de la reclamación, de entre las presentadas, es la de fecha 17 de mayo de 2024 (registro de entrada 1742), en la que se solicitaba el “acceso a los expedientes tramitados por los Servicios Sociales Municipales relativos a la concesión o denegación de ayudas económicas o de cualquier otra naturaleza durante el ejercicio 2024”.

Asimismo, la persona reclamante manifiesta que, en contestación a esta solicitud, se recibe “oficio de respuesta remitido por el Ayuntamiento de fecha 24 de mayo de 2024, con número de salida 1022, notificado el 27 de abril de 2025 mediante escrito de referencia N.º 1517”.

Sin entrar a valorar el tiempo transcurrido entre la fecha del escrito de respuesta y la fecha de su notificación a la persona reclamante, debemos indicar que en esta respuesta la entidad reclamada traslada a la persona reclamante que “este Ayuntamiento tiene obligación de custodia de la información de los administrados, especialmente de las exigencias de la LO 312012 de 5 de Diciembre de Protección de datos personales y garantía de los derechos digitales-LoPD/18. Siendo especialmente relevante poder garantizar la trazabilidad de cualquier tratamiento de los datos protegidos, cualquier acceso a datos de este tipo debe ser controlado y nunca libre por los Concejales ni por otras personas”.

Pues bien, la cuestión por tanto, será determinar el modo de acceso a tales expedientes que, según la entidad reclamada, puede incluir “datos protegidos”. Aunque el Consejo desconoce el contenido concreto de tales expedientes, ya que la entidad reclamada no ha remitido informe al respecto, al tratarse de expedientes de ayudas concedidas por los servicios sociales puede ser que contengan ciertos datos personales relativos a información personal, familiar, de vivienda, económica, laboral y educativa del individuo o la unidad de convivencia, además de datos sobre su estado de salud y aspectos relevantes para la evaluación de su situación.

2. En efecto, la información solicitada en el presente caso debe contener datos personales y previsiblemente algunos de ellos encuadrables en las categorías de especial protección previstas en el artículo 9 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), ya que los expedientes de ayudas solicitados podrían recoger datos personales de los solicitantes, beneficiarios o perceptores de las mismas, referentes a la salud, familia, vivienda, su situación económica, laboral y educativa... necesarios para la valoración de su situación a efectos de la concesión o denegación de la ayuda. Así, la entidad reclamada en su escrito de respuesta deniega el acceso refiriéndose con carácter general al derecho a la protección de datos. Y es que, en este caso, facilitar la información supondría una comunicación de los datos de las personas incluidas en tales expedientes.

Pues bien, en el caso de las peticiones realizadas por concejales de información que contenga datos personales, venimos afirmando que, por más que se haya producido una estimación por aplicación de la regla general del silencio administrativo, la normativa de protección de datos resulta de aplicación al tratamiento que supondría el acceso a dicha información. Así lo indicábamos en la Resolución 750/2024, cuyos argumentos resultan de aplicación a este supuesto:

“No obstante lo anterior, también es criterio de este organismo que dicho tratamiento deberá respetar en todo caso los principios de aplicación al tratamiento de datos personales, recogidos en el artículo 5 del RGPD.

En particular, se deberá cumplir el principio de minimización de datos, establecido en el artículo 5.1.c) RGPD, que exige que los datos personales sean “adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados”.

La aplicación del principio de minimización de datos justifica el tratamiento consistente en la comunicación de aquella información que contenga únicamente los datos personales imprescindibles para el desarrollo de las funciones que correspondan (finalidad determinada en el art. 77 de la LRBRL). Por contra, una comunicación de datos sistemática, indiscriminada y sin verificación previa de su necesidad en relación con dicha finalidad legítima no sería compatible con el referido principio de minimización.

Este principio implica, que el acceso a la información municipal, que incluya determinados datos de carácter personal, sin consentimiento de los afectados se vinculará necesariamente al ejercicio de las funciones que correspondan en cada caso al concejal de que se trate, en los términos previstos en la legislación de régimen local citada.

Igualmente, la aplicación del principio de minimización de datos implica hacer, en cada caso concreto, un ejercicio de ponderación para evaluar las implicaciones que puede tener el ejercicio del derecho de acceso a información de los concejales para los derechos de las personas afectadas, entre ellos, el derecho a la protección de los datos personales (artículo 18.4 de la CE), ponderando, entre otras cuestiones, las circunstancias del caso concreto, los datos personales que se contienen en la documentación solicitada, los términos y la concreción con los que se formula la petición o los posibles sujetos afectados.

Y deberá tenerse una especial cautela en aquellos supuestos en los que la información a la que se accediese contuviese datos personales de categoría especial indicados en el artículo 9.1 del RGPD, o datos personales relativos a condenas e infracciones penales (artículo 10 del RGPD). En tales casos, debería valorarse la posibilidad de facilitar la información de forma anonimizada, es decir, sin hacer referencia a datos personales, siempre y cuando con ello no se desvirtúe la legítima finalidad prevista en la LRBRL y el ROF.

Igualmente, debe tenerse presente el límite de uso de los mismos recogido en el artículo 5.1. b) del RGPD que establece que estos serán “recogidos con fines determinados, explícitos y legítimos, y no serán tratados ulteriormente de manera incompatible con dichos fines; … («limitación de la finalidad»)”. Ello supone que la utilización de datos personales que obren en la información recibida por las personas que sean miembros de una corporación local deberá limitarse al ejercicio de sus funciones legalmente previstas, sin que sea posible una difusión posterior de aquellos que no esté igualmente amparada por el cumplimiento de alguna de las condiciones establecidas en el art. 6.1 del RGPD, legitimadoras de un tratamiento.

De esta forma, cualquier otro tratamiento que pudiera realizarse a partir del conocimiento de datos personales de los interesados, y que no se justificara en el ejercicio de sus funciones, implicaría, de entrada, un cambio de finalidad que requeriría el consentimiento de la persona interesada o bien el amparo por ley.

Por tanto, deberá ser la entidad reclamada la que, respetando el sentido del silencio positivo que tiene la falta de resolución expresa y antes de facilitar la información al concejal reclamante, realice una ponderación de los derechos e intereses en conflicto, y siempre que ello sea posible, cumplir el deber de información con el ofrecimiento de una información disociada, por ser la forma más respetuosa con el derecho fundamental a la protección de datos personales.”

Además, las limitaciones establecidas en la normativa de protección de datos también pueden afectar al modo en que se materialice el acceso. Así lo indicábamos en la Resolución 892/2024, respecto al acceso al expediente de nómina de un Ayuntamiento:

“En nuestro supuesto, nos encontramos sin embargo con un acto estimatorio por silencio administrativo en el que se solicitó el acceso electrónico mediante la remisión de la información a un correo electrónico. En anteriores resoluciones en las que se estimó por silencio el acceso a un volumen elevado de información pero no contenía datos personales, este Consejo ha considerado que la estimación por silencio administrativo implica la aceptación de la forma de acceso solicitada; y que por tanto, la entidad estaba obligada a entregarla en esa forma. Sin embargo, en este supuesto, tal y como indicábamos anteriormente, no podemos obviar que, pese a la resolución estimatoria, el acceso a la información supone un tratamiento de datos personales al que le resulta de aplicación la normativa de protección de datos. Por lo tanto, debemos verificar que la forma de acceso solicitada respeta los principios establecidos en el RGPD. El ROF parece establecer el acceso presencial como forma de acceso de los concejales y concejalas. Si bien hemos indicado en otras resoluciones que esta previsión no suprime el derecho a la obtención de copias, lo cierto es que la remisión electrónica del importante volumen de información solicitada con datos personales que exceden de la mera identificación podría suponer un riesgo añadido para el derecho fundamental a la protección de datos.

(…)

En este razonamiento, debemos tener en cuenta que el acceso debe contar con la seguridad necesaria y con estricta protección de la normativa sobre protección de datos. Y es que el Considerando 39 del RGPD establece: “Los datos personales solo deben tratarse si la finalidad del tratamiento no pudiera lograrse razonablemente por otros medios”. Y el hecho de que el acceso electrónico pondría en riesgo el cumplimiento de los principios recogidos en el artículo 6 del RGPD: de minimización, de limitación de finalidad, y de integridad y confidencialidad. Este último principio requiere que los datos sean tratados de tal manera que se garantice una seguridad adecuada, incluida la protección contra su pérdida, destrucción o daño accidental, mediante la aplicación de medidas técnicas u organizativas apropiadas.

El riesgo indicado podría limitarse si el acceso a la información se realizara presencialmente, lo que permitiría cumplir con la finalidad legítima del ejercicio de funciones de las personas que sean miembros de una corporación local, a la vez que salvaguardar los derechos y libertades de la persona cuyos datos están recogidos en la información solicitada. Este Consejo entiende que el volumen de la información solicitada y la naturaleza de los datos personales que contiene exigen que la forma de acceso deba producirse del modo que ponga en menor riesgo posibles accesos posteriores a la información pero que a su vez permita el cumplimiento de la legítima finalidad de los miembros electos en el ejercicio de sus funciones.

Y entendemos que se cumplen estos requisitos mediante el acceso presencial a la información en la fecha y hora que la entidad determine en el menor plazo posible desde que se notifique esta Resolución. Este acceso presencial no impide el derecho a la obtención de copias (físicas o electrónicas) en un número razonable y que no entorpezca el funcionamiento ordinario de los servicios.

El acceso electrónico puede utilizarse para supuestos en los que el volumen de información o la naturaleza de la información supongan un riesgo reducido para el derecho a la protección de datos que no supere el legítimo interés de los miembros electos; o bien cuando el acceso presencial resulte imposible o muy dificultoso a la vista de las circunstancias concretas y debidamente justificadas de cada caso concreto. Por el contrario, el acceso presencia no deberá utilizarse en aquellos supuestos en los que las circunstancias del caso impidan o entorpezcan innecesariamente el ejercicio del derecho fundamental del artículo 23 CE, como en los casos de imposibilidad justitificada de asistencia.”

La aplicación de la anterior doctrina a este caso concreto supondría que los documentos que se faciliten únicamente deberán contener los datos personales estrictamente necesarios para el cumplimiento de las funciones atribuidas a los miembros electos de la Corporación.

El acceso por parte de los concejales a la información pública que obre en poder de los servicios de la respectiva corporación y resulte precisa para el desarrollo de su función, tiene su legitimación en el artículo 77 LRBRL. Pero en virtud del principio de minimización de datos personales, solo deberá darse el acceso a la información personal estrictamente necesaria para cumplir el fin específico y legítimo de los concejales, y no más. Esto significa que habría que limitar los datos que se cedan, asegurando que solo se proporciona el acceso a aquellos que sean adecuados y pertinentes.

En conclusión, la entidad reclamada habrá de facilitar a la persona reclamante los expedientes “de Asuntos Sociales” relativos a “ayudas económicas, o de cualquier otra naturaleza“ relativos a “vecinos de la localidad, en el ejercicio 2024”, aplicando los principios de adecuación, pertinencia y limitación a la finalidad, de manera que solo se faciliten los datos personales necesarios y relevantes para que el concejal pueda desempeñar sus funciones

3. Además, teniendo en cuenta que la entidad reclamada denegó el acceso alegando la importancia en este caso de garantizar la custodia y la trazabilidad de cualquier tratamiento de estos datos personales, consideramos que por la naturaleza de los mismos, el acceso debe realizarse con las mayores garantías de seguridad. Y en este orden de cosas consideramos que supone un menor riesgo para los principios de integridad y confidencialidad formalizar el acceso a la información presencialmente, compatibilizando de esta forma la salvaguarda de los derechos y libertades de la persona cuyos datos están recogidos en la información solicitada con el cumplimiento de la legítima finalidad de los miembros electos en el ejercicio de sus funciones.

Y entendemos que se cumplen estos requisitos mediante el acceso presencial a la información en la fecha y hora que la entidad determine en el menor plazo posible desde que se notifique esta Resolución. Este acceso presencial no impide el derecho a la obtención de copias (físicas o electrónicas) en un número razonable y que no entorpezca el funcionamiento ordinario de los servicios.

4. Debemos también aclarar que, a diferencia de supuestos de hecho similares, en este caso no se ha ordenado la retroacción al momento procedimental de la realización del trámite de alegaciones a terceras personas previsto en el artículo 19.3 LTAIBG por los motivos que venimos reiterando el anteriores resoluciones (por todas, la Resolución 14/2023).

5. En resumen, la entidad deberá facilitar la información solicitada teniendo en cuenta las siguientes previsiones:

a) Se suprimirán aquellos datos personales que no sean necesarios y relevantes para que el concejal pueda desempeñar sus funciones, en aplicación del principio de minimización previsto en el RGPD, debiéndose incluso valorar la posibilidad de de facilitar la información de forma anonimizada, es decir, sin hacer referencia a datos personales, siempre y cuando con ello no se desvirtúe la legítima finalidad prevista en la LRBRL y el ROF

b) El acceso se realizará presencialmente en la fecha y hora que la entidad determine en el menor plazo posible desde que se notifique esta Resolución. Este acceso presencial no impide el derecho a la obtención de copias (físicas o electrónicas) en un número razonable y que no entorpezca el funcionamiento ordinario de los servicios. El contenido de las copias queda igualmente condicionado al principio de minimización antes indicado.

Sexto. Cuestiones generales sobre la formalización del acceso.

Según lo dispuesto en el art. 77 de la LBRL, el concejal que acceda a la información que obre en poder de los servicios de una corporación municipal solo puede utilizar los datos que resulten precisos para el desarrollo de su función.

Al respecto, precisa la Sentencia del Tribunal Supremo núm. 6248/1995, de 9 de diciembre, que “El derecho de los miembros de las Corporaciones Locales a la información necesaria para el desempeño de sus cargos […] es esencial para el funcionamiento democrático de dichas Corporaciones y para el derecho fundamental de participación en los asuntos públicos que dimana del artículo 23.1 de la Constitución. Una información adecuada es presupuesto ineludible para participar en las deliberaciones y votaciones del Pleno y de los restantes órganos colegiados, para una correcta labor de control y fiscalización o para el ejercicio de las responsabilidades de gestión que en su caso ostente el Concejal …”.

A su vez, el reflejo del referido límite de uso en el marco específico de la protección de los datos personales se halla en el artículo 5.1 b) del RGPD que establece que estos serán “recogidos con fines determinados, explícitos y legítimos, y no serán tratados ulteriormente de manera incompatible con dichos fines; … («limitación de la finalidad»)”. Por lo expresado, la utilización de los datos personales por el concejal se limitará al ejercicio de sus funciones legalmente previstas, sin que sea posible una difusión posterior de los mismos que no esté igualmente amparada por el cumplimiento de alguna de las condiciones establecidas en el art. 6.1 del RGPD.

Por último, de conformidad con lo dispuesto tanto en el art. 5.1 de la LOPDGDD como en el artículo 16.3 del ROF, el concejal está sujeto a un deber de confidencialidad, consistente en guardar reserva y garantizar la seguridad adecuada de los datos personales contenidos en la información que se le facilite, incluso con posterioridad a la finalización de su mandato.

RESOLUCIÓN

En virtud de los Antecedentes y Fundamentos Jurídicos citados se dicta la siguiente

Primero. Estimar la Reclamación, en el sentido que se indica a continuación, en cuanto a la solicitud de:

“expedientes de Asuntos Sociales, por los cueles [sic] se les haya concedido, o denegado ayudas económicas, o de cualquier otra naturaleza, a vecinos de la localidad, en el ejercicio 2024”.

La entidad deberá facilitar la información solicitada teniendo en cuenta las siguientes previsiones:

a) Se suprimirán aquellos datos personales que no sean necesarios y relevantes para que el concejal pueda desempeñar sus funciones, en aplicación del principio de minimización previsto en el RGPD, debiéndose incluso valorar la posibilidad de de facilitar la información de forma anonimizada, es decir, sin hacer referencia a datos personales, siempre y cuando con ello no se desvirtúe la legítima finalidad prevista en la LRBRL y el ROF.

b) El acceso se realizará presencialmente en la fecha y hora que la entidad determine en el menor plazo posible desde que se notifique esta Resolución. Este acceso presencial no impide el derecho a la obtención de copias (físicas o electrónicas) en un número razonable y que no entorpezca el funcionamiento ordinario de los servicios. El contenido de las copias queda igualmente condicionado al principio de minimización antes indicado.

Todo ello en el plazo de diez días a contar desde el día siguiente al que se le notifique esta Resolución, teniendo en cuenta lo indicado en los Fundamentos Jurídicos Quinto y Sexto.

Segundo. Instar a la entidad reclamada a que remita a este Consejo en el plazo de diez días a contar desde el día siguiente al que se le notifique esta Resolución, las actuaciones realizadas, incluyendo la acreditación del resultado de las notificaciones practicadas.