Reclamación por denegación de acceso a expedientes académicos de alumnos premiados en la Universidad Pablo de Olavide

RESOLUCIÓN 357/2024 DE RECLAMACIÓN EN MATERIA DE DERECHO DE ACCESO A INFORMACIÓN PÚBLICA Reclamación 140/2024 Persona reclamante XXX Entidad reclamada Universidad Pablo de Olavide Artículos 18.1. e) y 19.3 LTAIBG Normativa y abreviaturas Ley 1/2014, de 24 de junio, de Transparencia Pública de Andalucía (LTPA); Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (LTAIBG); Reglamento Gene- ral de Protección de Datos (RGPD). ANTECEDENTES Primero. Presentación de la reclamación. Mediante escrito presentado el 4 de febrero de 2024 la persona reclamante, interpone ante este CONSEJO DE TRANSPARENCIA Y PROTECCIÓN DE DATOS DE ANDALUCÍA (en adelante Consejo) Re- clamación en materia de acceso a la información pública contra la entidad reclamada, al amparo del artículo 24 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pú- blica y buen gobierno (en adelante LTAIBG) y el artículo 33 de la Ley 1/2014, de 24 de junio, de Transparencia Pública de Andalucía (en adelante LTPA). Segundo. Antecedentes a la reclamación. 1. La persona reclamante presentó el 21 de diciembre de 2023, ante la entidad reclamada, soli- citud de acceso a información en los siguientes términos: “Estimado/a Sr/Sra, le escribo por la presente porque habiéndose declarado mediante Resoluciones Rectorales de xxx y 2xxxxx los premios al rendimiento académico para el curso xxxx y xxxx, como mejor expediente del Grado en Relaciones Laborales y Recursos Humanos a un estudiante cada año académico y visto que de conformidad con lo que establece el artículo 12 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno que indica “Todas las personas tienen derecho a acceder a la información pública, en los términos previstos en el artículo 105.b) de la Constitución Española, desarrollados por esta Ley”, solicito la siguiente información pública: - “Copia COMPLETA de cada uno de los expedientes académicos del Grado en Relaciones Laborales y Recursos Humanos del estudiante con DNI [número DNI] y del estudiante con DNI [número DNI], indicado cada una de las asignaturas cursadas y su calificación, y eliminando lógicamente los datos personales en los casos en que existan” 2. La entidad reclamada contestó la petición el 23 de enero de 2024 con el siguiente contenido, en lo que ahora interesa: “PRIMERO: Según el artículo 18.1 e) de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, ac- ceso a la información pública y buen gobierno: Artículo 18. Causas de inadmisión. 1. Se inadmitirán a trámite, mediante resolución motivada, las solicitudes: …. e) Que sean manifiestamente repetitivas o tengan un carácter abusivo no justificado con la fina- lidad de transparencia de esta Ley. SEGUNDO: Tanto en la Resolución Rectoral xxxxx como en la de xxxxx tienen como pie de re- curso ”Contra la presente resolución, que pone fin a la vía administrativa, cabe interponer, en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente al de su notificación o publicación, recurso contencioso-administrativo ante el Juzgado de lo Contencioso-Administrativo de Sevilla, de con- formidad con el artículo 8.3 de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Con- tencioso- Administrativa (B.O.E. de 14 de julio), sin perjuicio de que potestativamente se pueda presentar recurso de reposición contra esta resolución, en el plazo de un mes, ante el mismo ór- gano que la dicta, en cuyo caso no cabrá interponer el recurso contencioso-administrativo ante- riormente citado en tanto recaiga resolución expresa o presunta del recurso de reposición, de acuerdo con lo dispuesto en los artículo 123 y siguiente de la ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas”. TERCERO: Previamente en ambas Resoluciones se emiten Resoluciones Provisionales donde aparecen como pie de recurso “Contra la presente Resolución podrán los interesados solicitar revisión o subsanación de errores, en el plazo de diez días hábiles a partir del día siguiente de la publicación en el Tablón Electrónico Oficial, a través del Registro General de la Universidad, Ca- rretera de Utrera, km 1, 41013 Sevilla, del Registro Electrónico https://upo.gob.es/registro-elec- tronico/ o por cualquier otro de los medios establecidos en el artículo 16 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. CUARTO: Sin embargo, no pide revisión o subsanación de la resolución provisional, ni recurre la resolución rectoral definitiva con lo que se debe inadmitir su solicitud en base al citado artículo 18.1.e) de la Ley de Transparencia, en tanto su solicitud no atiende a los fines propios de la transparencia, sino que trata de abrir un plazo ya fenecido. DISPONGO En base a todo lo anterior, vistos los antecedentes descritos y a tenor de los fundamentos ex- puestos, este Rectorado INADMITE escrito de información pública interpuesto por el estudiante [nombre y apellidos] al no atender a los fines propios de la transparencia sino a la pretensión de reabrir un procedimiento finalizado”. Tercero. Sobre la reclamación presentada En la reclamación presentada se indica, en lo que ahora interesa: “Estimado/a Sr/Sra, habiendo solicitado con fecha 21 de diciembre de 2023, la siguiente información pública, "Copia COMPLETA de cada uno de los expedientes académicos del Grado en Relaciones Laborales y Recursos Humanos del estudiante con DNI [número DNI] y del estudiante con DNI [número DNI], indicado cada una de las asignaturas cursadas y su calificación, y eliminando lógicamente los datos personales en los casos en que existan.", debido a que a estos estudiantes se les otorgó el premio al Rendimiento Académico del Grado en RR.LL. y RR.HH., la citada Universidad inadmite mi solicitud en base a lo siguiente "trata de abrir un plazo ya fenecido", siendo dicha respuesta cuanto menos falsa y carente de fundamento, debido a que este solicitante quiere ver los expedientes y si existe algún error lo recurrirá, pero a futuro, y porque esta parte no ha motivado/fundamentado el motivo por el cual solicita ver dichos expedientes. Al parecer, por lo que indica la resolución, parece que la Universidad ya sabe el futuro, cosa que dudo, pero lo que es extraño es usar ese motivo/excusa para denegar mi solicitud, y esto cuanto menos es un indicio de que algo se quiere ocultar puesto que la regla general debe ser la concesión del acceso a la información pública. Por todo ello expuesto y vista la Resolución RDA 302/2023, del Consejo de Transparencia y Participación de la Comunidad de Madrid, en un caso similar, viene a indica en el F.J. 4º lo siguiente ¿Por lo tanto, ambas Leyes y la doctrina del TSm definen el objeto de una solicitud de acceso a la información en relación con la información que ya existe, (¿). En el caso que nos ocupa (expediente académico de [nombre y apellidos]), la información requerida debe considerarse información pública dado que estamos ante información relativa a un expediente académico, que son datos recogidos por una administración pública, que obran en su poder, y han sido obtenidos en el ejercicio de sus funciones y competencias¿. Por todo ello, SOLICITO al Consejo de Transparencia su intervención en este asunto, y que se dicte resolución estimatoria en este asunto.)” Cuarto. Tramitación de la reclamación. 1. El 15 de febrero de 2024 el Consejo dirige a la persona reclamante comunicación de inicio del pro- cedimiento para la resolución de la reclamación. El mismo día se solicitó a la entidad reclamada copia del expediente derivado de la solicitud de información, informe y alegaciones que tuviera por conve- niente plantear en orden a resolver la reclamación. Dicha solicitud es comunicada asimismo por correo electrónico de igual fecha a la Unidad de Transparencia respectiva. 2. El 1 de marzo de 2024 la entidad reclamada presenta escrito de respuesta a este Consejo, en el que se incluye cierta documentación relacionada con la petición de información. Entre la misma se incluye el siguiente oficio: “Con fecha 17 de enero del corriente, se ha procedido a responder por parte del Área de Acceso y Asistencia al Estudiante de Grado de esta Universidad la solicitud origen de la reclamación. En el escrito de respuesta se procede a la inadmisión de la solicitud de información pública por con- siderar que, tal y como establece artículo 18.1.e) de la Ley de Transparencia, no atiende a los fi- nes propios de la transparencia, sino que trata de abrir un plazo ya fenecido. Se adjunta dicha respuesta, así como el resto del expediente administrativo”. FUNDAMENTOS DE DERECHO Primero. Sobre la competencia para la resolución de la reclamación. 1. De conformidad con lo previsto en los artículos 24 LTAIBG y 33 LTPA, en relación con lo dispuesto en el artículo 3.1.f) LTPA, al ser la entidad reclamada una universidad pública de Andalucía, el conoci- miento de la presente reclamación está atribuido a la competencia de este Consejo. 2. La competencia para la resolución reside en el Director de acuerdo con lo previsto en el artículo 48.1. b) LTPA. 3. Debe destacarse a su vez que, en virtud del artículo 16.5 del Decreto 434/2015, de 29 de septiem- bre, por el que se aprueban los Estatutos del Consejo de Transparencia y Protección de Datos de An- dalucía, “[e]l personal funcionario del Consejo, cuando realice funciones de investigación en materias propias de la competencia del Consejo, tendrá el carácter de agente de la autoridad” , con las conse- cuencias que de aquí se derivan para los sujetos obligados en relación con la puesta a disposición de la información que les sea requerida en el curso de tales funciones investigadoras. Segundo. Sobre el cumplimiento del plazo en la presentación de la reclamación. 1. De conformidad con lo dispuesto en el artículo en el artículo 24.2 LTAIBG la reclamación se inter- pondrá en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente al de la notificación del acto impug- nado o desde el día siguiente a aquel en que se produzcan los efectos del silencio administrativo, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 124 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimien- to Administrativo Común (LPAC). Sobre el plazo máximo de resolución, el artículo 32 LTPA establece que las solicitudes deberán re- solverse y notificarse en el menor plazo posible. En el ámbito de la entidad reclamada, el plazo máximo para dictar y notificar la resolución será de un mes desde la recepción de la solicitud por el órgano competente para resolver, salvo que la entidad hubiera establecido uno menor. Sobre el silencio administrativo, establece el artículo 20.4 LTAIBG que transcurrido del plazo máxi- mo de resolución sin que se haya dictado y notificado resolución expresa se entenderá que la soli - citud ha sido desestimada. A su vez, los artículos 20.1 LTAIBG y artículo 32 LTPA establecen que el plazo máximo de resolución podrá ampliarse por el mismo plazo, respectivamente, en el caso de que el volumen o la complejidad de la información que se solicita así lo hagan necesario y previa notificación al solicitante. 2. En el presente supuesto la solicitud fue respondida el 23 de enero de 2024, y la reclamación fue presentada el 4 de febrero de 2024, por lo que la reclamación ha sido presentada en plazo, conforme a lo previsto en el artículo 24.2 LTAIBG y el artículo 124 LPAC. Tercero. Consideraciones generales sobre el derecho de acceso a la información pública 1. Constituye “información pública” a los efectos de la legislación reguladora de la transparencia, “los contenidos o documentos, cualquiera que sea su formato o soporte, que obren en poder de alguna de las personas y entidades incluidas en el presente título y que hayan sido elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus funciones” [art. 2 a) LTPA]. Según establece el artículo 24 LTPA, “[t]odas las personas tienen derecho de acceder a la información pública veraz […] sin más limitaciones que las contempladas en la Ley”. Y el artículo 6 a) LTPA obliga a que su interpretación y aplicación se efectúe tomando en consideración el “principio de transparencia, en cuya virtud toda la información pública es en principio accesible y sólo puede ser retenida para pro- teger otros derechos e intereses legítimos de acuerdo con la Ley”. La legislación reguladora de la transparencia, pues, se fundamenta y estructura en torno a una regla general de acceso a la información pública, que únicamente puede ser modulada o limitada si se aplican, motivadamente y de forma restrictiva, alguno de los supuestos legales que permiten su restricción o denegación. 2. Las causas de inadmisión se encuentran enumeradas en el artículo 18 («Causas de inadmisión») LTAIBG, y su aplicación debe ser objeto de una interpretación restrictiva y el supuesto de hecho de su concurrencia debe ser acreditado por el órgano reclamado (Resolución CTPDA 451/2018, FJ 5º). Sobre ello nos dice el Tribunal Supremo en la Sentencia n.º 1547/2017, de 16 de octubre (Sala de lo Contencioso-Administrativo, Sección Tercera): “La formulación amplia en el reconocimiento y en la regulación legal del derecho de acceso a la información obliga a interpretar de forma estricta, cuando no restrictiva, tanto las limita- ciones a ese derecho que se contemplan en el artículo 14.1 de la Ley 19/2013 como las cau - sas de inadmisión de solicitudes de información que aparecen enumeradas en el artículo 18.1, sin que quepa aceptar limitaciones que supongan un menoscabo injustificado y des- proporcionado del derecho de acceso a la información. [...] Asimismo, la posibilidad de limi- tar el derecho de acceso a la información no constituye una potestad discrecional de la Ad- ministración o entidad a la que se solicita información, pues aquél es un derecho reconocido de forma amplia y que sólo puede ser limitado en los casos y en los términos previstos en la Ley...” (Fundamento de Derecho Sexto). 3. Los límites al derecho de acceso están contenidos en el artículo 14 LTAIBG, y al igual que las causas de inadmisión, deben ser interpretados restrictivamente y el supuesto de hecho de su concurrencia debe ser acreditado por el órgano reclamado en cada caso concreto. 4. Por último, en cuanto a las consideraciones generales a tener en cuenta en la Resolución de la Reclamación, establece el apartado primero de la Disposición Adicional Cuarta LTPA “la normativa reguladora del correspondiente procedimiento administrativo será la aplicable al acceso por parte de quienes tengan la condición de interesados en un procedimiento administrativo en curso a los documentos que se integren en el mismo”, redacción idéntica a la contenida, como precepto básico, en la Disposición adicional primera, apartado 1, LTAIBG. Igualmente, el apartado segundo de las citadas disposiciones adicionales establece que “Se regirán por su normativa específica, y por esta ley con carácter supletorio, aquellas materias que tengan previsto un régimen jurídico específico de acceso a la información”. Cuarto. Consideraciones de este Consejo sobre el objeto de la reclamación: 1. El objeto de la solicitud de información fue el siguiente: “Copia COMPLETA de cada uno de los expedientes académicos del Grado en Relaciones Laborales y Recursos Humanos del estudiante con DNI [número DNI] y del estudiante con DNI [número DNI], indicado cada una de las asignaturas cursadas y su calificación, y eliminando lógicamente los datos personales en los casos en que existan.” La entidad reclamada inadmitió la solicitud por considerar de aplicación la causa de inadmisión conte- nida en el artículo 18.1.e) LTAIBG “al no atender a los fines propios de la transparencia sino a la pre- tensión de reabrir un procedimiento finalizado”. En relación con la alegación de la entidad reclamada de que la solicitud de información pueden considerarse repetitiva o abusiva, este Consejo se ha pronunciado sobre la aplicación de la causa de inadmisión prevista en el artículo 18.1.e) referida a la abusividad en reiteradas ocasiones. Esta doctrina ha tenido en consideración el contenido del Criterio Interpretativo 3/2016, del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, que requiere para la aplicación de esta causa dos circunstancias: a) Que el ejercicio del derecho sea abusivo cualitativamente, no en sentido cuantitativo: el hecho de que una misma persona presente un número determinado de solicitudes no determina necesariamente un ejercicio abusivo del derecho. b) Que el ejercicio del derecho pueda considerarse excesivo, es decir, cuando no llegue a conjugarse con la finalidad de la Ley. Seguidamente, el Criterio Interpretativo especifica que podrán entenderse como abusivas las solicitudes en las que se dé alguno de estos elementos: • Con carácter general, si puede incluirse en el concepto de abuso del derecho del artículo 7.2 del Código Civil. • Cuando de atenderse, requeriría un tratamiento que obligara a paralizar el resto de la gestión de los sujetos obligados a suministrar la información, impidiendo la atención justa y equitativa de su trabajo y el servicio público que tienen encomendado, y así resulte de acuerdo con una ponderación razonada y basada en indicadores objetivos. • Cuando suponga un riesgo para los derechos de terceros. • Cuando sea contraria a las normas, las costumbres o la buena fe. Igualmente, el Criterio considera que la solicitud estará justificada con la finalidad de la Ley cuando se fundamenta en el interés legítimo de: • Someter a escrutinio la acción de los responsables públicos. • Conocer cómo se toman las decisiones públicas. • Conocer cómo se manejan los fondos públicos. • Conocer bajo qué criterios actúan las instituciones públicas. 2. A la vista de esta doctrina y de los antecedentes de la reclamación, este Consejo considera que la entidad no aplicó correctamente la causa de inadmisión invocada. Y es que no podemos considerar que el objeto de la solicitud de información no tenga relación con los fines propios de la transparencia. Lo solicitado está relacionado con un procedimiento de concesión de unos premios al rendimiento aca- démico, que conlleva el pago de una cantidad económica a las personas beneficiarias, tal y como se indica en las Resolución Rectoral de 8 de septiembre de 2021 y de 21 de julio de 2022. Por tanto, la concesión del premio implica la disposición de fondos públicos por la entidad reclamada. Y como tantas veces hemos declarado, es innegable la relevancia pública de la información de natura- leza económica, resultando por tanto del máximo interés para la opinión pública la divulgación de da- tos referentes a la gestión de los fondos por parte de las Administraciones públicas: “[…] resulta in- cuestionable que la información referente a la recaudación de recursos por parte de los poderes públi- cos y la subsiguiente utilización de los mismos constituye un eje central de la legislación en materia de transparencia” (por todas, Resolución 106/2016, de 16 de noviembre, FJ 4º). Y así vino a reconocerlo explícitamente el legislador en el arranque mismo del Preámbulo de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información y buen gobierno (en adelante, LTAIBG): “La transparencia, el acceso a la información pública y las normas de buen gobierno deben ser los ejes fundamentales de toda acción política. Sólo cuando la acción de los responsables públi- cos se somete a escrutinio, cuando los ciudadanos pueden conocer las decisiones que les afec- tan, cómo se manejan los fondos públicos o bajo qué criterios actúan nuestras instituciones po- dremos hablar del inicio de un proceso en el que los poderes públicos comienzan a responder a una sociedad que es crítica, exigente y que demanda participación de los poderes públicos” Tampoco podemos considerar que la motivación atribuida a la solicitud (“reabrir un procedimiento fi- nalizado”) pueda justificar la aplicación de la causa de inadmisión. En primer lugar, porque la persona reclamante no manifestó tal intención en la solicitud de información, por lo que se trata de una mera suposición de la entidad reclamada. Y en segundo lugar, se trataría de una finalidad que en todo caso no dependería de la información solicitada, sino de la decisión que finalmente pudiera adoptar el ór- gano competente para ello. Resulta por tanto innegable el interés público en el acceso a dicha información, por lo que la causa de inadmisión invocada no resultaba de aplicación. Procedería por tanto estimar la reclamación por apli- cación de la regla general de acceso indicada anteriormente. 3. Sin embargo, a la vista de los antecedentes de la reclamación, no consta que la entidad reclamada haya dado trámite de alegaciones a las terceras personas cuyos derechos o intereses puedan verse afectados por el acceso a la información solicitada, tal y como establece el artículo 19.3 LTAIBG. Por ello, debe cumplirse lo previsto en el citado artículo, y conceder a las terceras personas afectadas, “un plazo de quince días para que pueda(n) realizar las alegaciones que estime(n) oportunas.” Además, la persona reclamante “deberá ser informado de esta circunstancia, así como de la suspensión del plazo para dictar resolución hasta que se hayan recibido las alegaciones o haya transcurrido el plazo para su presentación”. La resolución que ponga fin a dicho procedimiento, o la ausencia de respuesta transcurrido el plazo máximo de resolución una vez concedido el trámite de alegaciones, podrá ser reclamada potestativamente ante este Consejo, circunstancia que deberá ponerse de manifiesto en su notificación en aplicación de lo previsto en el 40.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las Administraciones públicas. Quinto. Cuestiones generales sobre la formalización del acceso. La entidad reclamada habrá de ofrecer en su caso a la persona reclamante la información objeto de su solicitud, ocultando los datos personales que eventualmente pudieran aparecer en la misma y que excedan de la información solicitada, como pudieran ser datos sobre domicilios o teléfonos particulares, números de identificación, estado civil, etc.; todo ello en aplicación del principio de minimización establecido en el artículo 5.1c) RGPD (datos adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario). La entidad reclamada deberá tener en cuenta que la disociación de datos personales implica no solo la supresión de la identificación concreta de las personas físicas o aquellos otros datos que pudieran permitir la misma (DNI, dirección, número de teléfono…), sino también de otra información que permitiera igualmente la identificación de alguna persona física. En este sentido, el artículo 4.1 del Reglamento General de Protección de Datos define dato personal como: “toda información sobre una persona física identificada o identificable («el interesado»); se considerará persona física identificable toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, en particular mediante un identificador, como por ejemplo un nombre, un número de identificación, datos de localización, un identificador en línea o uno o varios elementos propios de la identidad física, fisiológica, genética, psíquica, económica, cultural o social de dicha persona”. En el caso de que en algunos de los documentos solicitados ni siquiera la supresión u ocultación de información llegara a impedir la identificación de la persona, la entidad reclamada no pondrá a disposición de la persona reclamante aquellos documentos afectados por dicha circunstancia. A los efectos de la adecuada disociación u ocultación de los datos que puedan aparecer en los documentos, es preciso reseñar que la firma manual también se considera un dato personal y está sujeta a lo expresado anteriormente. Por otra parte, el código seguro de verificación (CSV) de los documentos firmados electrónicamente deberá ser ocultado en caso de que se haya suprimido algún dato del documento en cuestión cuya copia se facilite como respuesta a la solicitud de acceso a la información, o bien cuando el acceso a la correspondiente verificación pueda permitir la consulta de algún dato personal, no revelado en el documento, de la persona firmante, como puede ser, por ejemplo, el DNI. Y en la hipótesis de que no exista alguna de la información solicitada, la entidad reclamada deberá transmitir expresamente esta circunstancia a la persona reclamante. La información obtenida podrá usarse sin necesidad de autorización previa, con las únicas limitaciones de las que se deriven de la LTPA y otras leyes, según lo previsto en el artículo 7 d) LTPA. Asimismo, según el artículo 8 a) LTPA, las personas que accedan a información pública en aplicación de la normativa de transparencia deberán ejercer su derecho con respeto a los principios de buena fe e interdicción del abuso del derecho. En el caso de que la información a la que se concede el acceso contuviera datos personales, el artículo 15.5 LTAIBG establece que la normativa de protección de datos será de aplicación al tratamiento posterior de los obtenidos a través del ejercicio del derecho de acceso. En virtud de los Antecedentes y Fundamentos Jurídicos citados se dicta la siguiente RESOLUCIÓN Primero. Estimar la Reclamación en cuanto a la solicitud de: “Copia COMPLETA de cada uno de los expedientes académicos del Grado en Relaciones Laborales y Recursos Humanos del estudiante con DNI [número DNI] y del estudiante con DNI [número DNI], indicado cada una de las asignaturas cursadas y su calificación, y eliminando lógicamente los datos personales en los casos en que existan.” La entidad reclamada deberá retrotraer el procedimiento al momento procedimental del trámite de alegaciones a terceras personas previsto en el artículo 19.3 LTAIBG. Todo ello en el plazo de diez días a contar desde el día siguiente al que se le notifique esta Resolución y teniendo en cuenta lo indicado en los Fundamento Jurídicos Cuarto y Quinto. Segundo. Instar a la entidad reclamada a que remita a este Consejo en el plazo de diez días a contar desde el día siguiente al que se le notifique esta Resolución, las actuaciones realizadas, in- cluyendo la acreditación del resultado de las notificaciones practicadas.