Acceso a la agenda de la Consejera de Hacienda y actas de reuniones sobre regulación del DUA

Comisionado Canario de Transparencia y Acceso a la Información Pública R39/2016 RESOLUCIÓN DEL COMISIONADO CANARIO DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA SOBRE RECLAMACIÓN POR ACCESO PARCIAL DE SOLICITUD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN FORMULADA POR DE XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX ANTE LA CONSEJERÍA DE TURISMO, CULTURA Y DEPORTES. Con fecha 4 de julio de 2016, se recibió en el Comisionado de Transparencia y Acceso a la Información Pública, reclamación de XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, al amparo de lo dispuesto en los artículo 52 y siguientes de la Ley Canaria 12/2014, de 26 de diciembre, de transparencia y de acceso a la información pública, en lo sucesivo LTAIP, contra la denegación presunta por silencio administrativo de solicitud de acceso a información pública formulada el 25 de mayo de 2016 a la Consejería de Hacienda del Gobierno de Canarias, relativa a petición de información sobre la agenda del último año de la Consejera de Hacienda, Dra. Rosa Dávila Mamely, en especial sobre las reuniones con transportistas y sobre la regulación del DUA en Canaria: órdenes del día, actas, etc. La LTAIP, en el apartado 1 de su artículo 53, indica que la reclamación se interpondrá en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente al de la notificación del acto impugnado o desde el día siguiente a aquel en que se produzcan los efectos del silencio administrativo; por tanto la reclamación ha sido formulada dentro del plazo legal. La competencia del Comisionado de Transparencia y Acceso a la Información Pública para conocer de esta reclamación se deriva de lo dispuesto en el artículo 51 de la LTAIP. Asimismo, el artículo 52 de esta misma Ley establece que la reclamación podrá presentarse contra las resoluciones, expresas o presuntas, de las solicitudes de acceso que se dicten en el ámbito de aplicación de esta ley, con carácter potestativo y previo a la impugnación en vía contencioso-administrativa. Con fecha 18 de Julio de 2016 se le solicitó al Sr. Secretario General Técnico de la Consejería de Hacienda, en base al artículo 54 y 64 de LTAIP, el envío en el plazo máximo de diez días de copia completa y ordenada del expediente de acceso a la información, así como cuanta información o antecedentes considere oportunos. Asimismo, se les dio la consideración de interesados en el procedimiento y la posibilidad de realizar las alegaciones que estimaran conveniente a la vista de la reclamación. A esta petición se adjuntó copia de la petición del interesado. Comisionado Canario de Transparencia y Acceso a la Información Pública Con fecha 21 de julio, se recibe en el Comisionado escrito de la Consejería de Hacienda por la que se nos remite escrito dirigido al reclamante de 19 de julio de 2016 nº 392358, en el que se alude a escrito anterior ya remitido al mismo el 20 de mayo del mismo año, al que se le añade una información más amplia. Esta información fue remitida al reclamante en fecha 1 de agosto de 2016, para que formulara las alegaciones que estimase oportunas en caso de disconformidad con la información entregada respecto a su petición, precisando en este caso las razones de esta disconformidad, para poder emitir la correspondiente resolución motivada. El mismo día, el reclamante comunica que la contestación de la Consejería de Hacienda ni cumple los requisitos formales de plazo, ni tampoco el fondo de la cuestión que plantea, ya que no responde adecuadamente a la información que había solicitado y evade por completo las actas de dichas reuniones, documentos que solicitó claramente y que, al afectar a la regulación normativa del DUA, son información pública según se establece en el artículo 5.b) de la Ley 12/2014, de 26 de diciembre, de transparencia y de acceso a la información pública Consideraciones jurídicas: El Comisionado Canario de Transparencia y Acceso a la Información Pública es competente para resolver esta reclamación en base a los artículos 51,1 que regula: “contra la resolución, expresa o presunta, de la solicitud de acceso podrá interponerse reclamación ante el comisionado de Transparencia y Acceso a la Información con carácter potestativo y previo a su impugnación en vía contencioso-administrativa”, así como al artículo 63,1,a) que atribuye al Comisionado la competencia para la resolución de las reclamaciones que se interpongan contra los actos expresos o presuntos resolutorios de las solicitudes de acceso a la información de las entidades y organismos afectados por esta LTAIP. El artículo 5 de la LTAIP indica, que a los efectos de la presente ley se entiende por:  Información pública: Los contenidos o documentos, cualquiera que sea su formato o soporte, que obren en poder de alguno de los sujetos incluidos en el ámbito de aplicación de esta ley y que hayan sido elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus funciones. Comisionado Canario de Transparencia y Acceso a la Información Pública  Acceso a la información pública: la posibilidad de acceder a la información pública que obre en poder de las entidades incluidas en el ámbito de aplicación de la ley sin más requisitos que los establecidos en la normativa básica estatal y en esta ley. En la audiencia dada al reclamante trasladándole la información suministrada por la Consejería de Hacienda, muestra disconformidad con la misma por no incluir las actas de las reuniones. No mostrando otra disconformidad acerca del contenido de la información trasladada, cuando conforme a su petición solicita la agenda anual de la Consejera y, en especial, las relativas a las reuniones con transportistas y sobre la regulación del DUA en Canarias: órdenes del día, actas, etc. No existe ninguna normativa que exija contar con un orden del día o levantar acta de una reunión de trabajo. Las únicas actas obligadas con carácter general a nivel administrativo son las relativas a los órganos colegiados que han de ser creados por una norma específica y publicada. La Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, regulaba en su artículo 27 las actas de los órganos colegiados. En la legislación canaria hay alusiones a actas en órganos específicos (Consejo de Gobierno, traspaso competencias a Cabildos, Junta Consultiva de Contratación Administrativa, etc.) pero ninguna es aplicable a una reunión de trabajo de un alto cargo. Como indica el reclamante en su solicitud, recurriendo a una resolución del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno “….las agendas constituyen, con carácter general, documentos y contienen información que entra dentro del ámbito de aplicación de la normativa sobre acceso a la información pública, ya que obran en poder de Organismos Públicos obligados por la Ley y han sido elaboradas o adquiridas en el ejercicio de sus funciones”. La actividad diaria de quieres dirigen, organizan y son responsables de la toma de decisiones es realizada con tiempo y soporte material y de medios personales públicos, y su conocimiento contribuye a formar una sociedad mejor informada de la actividad pública y con ello facilitan el control de quien la dirige, constituyendo además una buena práctica que cada vez aparece con más frecuencia entre los responsables de la actividad pública Ni la LTAIP ni la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno contemplan las agendas en publicidad activa .Aunque la Unión Europea no lo recoge como obligación de publicidad activa en Comisionado Canario de Transparencia y Acceso a la Información Pública muchos de los países del entorno europeo la publicación de las agendas si viene requerida por ley como obligación de publicidad. A nivel mundial los países más avanzados en transparencia la utilizan en el control de los cargos públicos. No obstante, y usando la misma resolución citada por el reclamante, la información referida a la actividad pública debe ser aquella que tiene realmente trascendencia pública (p.ej. la determinante en el proceso de toma de decisiones, la que genere compromiso de gasto público, la que genere acuerdos, la que asigne cuotas de responsabilidad y, en general, toda aquella que tuviera o pudiera tener un impacto significativo en el orden jurídico, económico, social o institucional) y que excede del estricto funcionamiento interno o cotidiano del responsable público correspondiente. Además, habrá que tener en cuenta que no entre en conflicto con algunos de los límites previstos en la LTAIP, concretamente con sus artículos 37 “Límites al derecho de acceso” y 38 “Protección de datos personales”. Por otra parte, es una realidad que las agendas de los altos cargos no están actualmente reguladas por norma alguna, su uso no es generalizado, los hitos a incorporar difieren con el usuario y el responsable, están en soporte diferente y carecen de continuidad con los cambios de titular; y en el caso de Canarias pueden estar divididas por sede. Por ello, no siempre se ordenan de acuerdo a criterios temporales, identificando los asuntos tratados y el detalle de los asistentes. En suma, se trata de una herramienta de gestión que funciona identificada con la forma de trabajo del titular que viene a determinar así su contenido. Por ello, hay que concluir que existe un vacío legal que impide aplicar como obligación el contenido, la consignación, la sistematización y conservación de los hitos que conforma la actividad de trascendencia pública de un alto cargo. Con fecha 5 de julio de 2016, se ha emitido un criterio interpretativo conjunto del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno y la Agencia Española de Protección de Datos, que implica que en los casos en que se dé acceso a información de Agendas que incluyan reuniones habrá de tenerse en cuenta también el hecho de que entre la información solicitada se encuentren los datos de personas que hayan podido asistir a reuniones y que se encuentran protegidas por la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD). Al no haberse recabado inicialmente el consentimiento del titular de los datos para la cesión de la información, el acceso a la misma debe resolverse no sólo de acuerdo con el artículo 15 de la LTAIBG, sino también, con los criterios y disposiciones en materia de Comisionado Canario de Transparencia y Acceso a la Información Pública protección de datos de carácter personal. Así, incluso en el hipotético supuesto de que se hubieran voluntariamente guardado datos relativos a reuniones, el acceso a los mismos debería analizarse de acuerdo a las reglas que regulan la relación y el equilibrio entre el derecho de acceso a la información y a la protección de datos de carácter personal. Se ha de recordar que no es posible la utilización de los datos que se recogen en los registros de entrada en los edificios como elementos susceptibles de confirmar visitas de trabajo dado que dichos ficheros ser rigen por la Ley Orgánica de Protección de Datos y, según dispone la Instrucción 1/1996, de 1 de marzo, de la Agencia Española de Protección de Datos- indicada por la Administración-, los datos así obtenidos no podrán ser utilizados ni cedidos para otros fines distintos a la seguridad y control, salvo con el consentimiento del interesado; y deberán ser destruidos cuando haya transcurrido el plazo de un mes a partir del momento en que fueron recabados. Como conclusión, se entiende que la agenda de un alto cargo constituye información pública a efectos del artículo 5 de la LTAIP, pero que en la actualidad es complicado proporcionar información que no ha sido organizada, clasificada o sistematizada, información cuyo contenido puede tener diferente alcance, e incluso, no existir. Esta complicación puede dificultar y en casos impedir que pueda ser proporcionada en los términos en los que se solicite. Para poder dar una respuesta adecuada a peticiones de información de la actividad de trascendencia pública de los altos cargos, es necesario que por parte de las administraciones afectadas por la LTAIP se regule la obligatoriedad, contenidos mínimos, periodicidad, sistemática y sistema de gestión y publicación Por todo lo expuesto se adopta la siguiente Resolución: 1. Estimar parcialmente la reclamación formulada por XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX en lo relativo a la agenda de la Consejera de Hacienda de 25 de mayo de 2015 a 25 de mayo de 2016 con inclusión de las actividades que hayan tenido realmente trascendencia pública en la toma de decisiones. 2. Desestimar parcialmente la reclamación formulada por XXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXX en la relativo a su solicitud de información de “reuniones con transportistas y sobre la regulación del DUA en Canaria: órdenes del día, actas, Comisionado Canario de Transparencia y Acceso a la Información Pública etc.” Por haber sido ya entregada al reclamante y ser conforme en la actualidad a los criterios y limitaciones de una agenda de alto cargo. 3. Requerir a la Consejería de Hacienda para que en el plazo de quince días haga entrega de la información solicitada preferiblemente por medios electrónicos. Del envío realizado al reclamante se ha de remitir copia al Comisionado de Transparencia y Acceso a la Información Pública en el mismo plazo de quince días, para comprobar el cumplimiento de la resolución dictada. Queda a disposición del reclamante la posibilidad de presentar nueva reclamación ante Comisionado de Transparencia y Acceso a la Información Pública en el caso de que el acceso estimado para la información a suministrar por la Consejería de no satisfaga la petición de información formulada con las limitaciones posibles indicadas es esta resolución.