Acceso a expedientes administrativos de 2014 a 2024 por parte de concejal

RESOLUCIÓN 58/2025 S/REF: 1409267Q REF Interna RE0682. Fecha: La de la firma Reclamante: Entidad: Ayuntamiento de Alcocer {Guadalajara) RESOLUCIÓN: DESESTIMAR l. ANTECEDENTES DE HECHO Con fecha 18 de diciembre de 2024, se presenta en la sede electrónica del Consejo Regional de Transparencia y Buen Gobierno de Castilla-La Mancha escrito de reclamación de acceso a la información dirigido contra el Ayuntamiento de Alcacer. Este documento, con registro de entrada nº 682 de 2024 ha sido presentado por PRIMERO: el 8 de octubre de 2024, , solicita ante el Ayuntamiento de Alcacer lo siguiente: "Como portavoz del Grupo izquierda unida y miembro de la Comisión Especial de Cuentas en el Ayuntamiento de A/cocer, al amparo de Ley 7/1985, de 2 de abril, y el Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, y Ley 4/2016, de 15 de diciembre, y Ley 39/2015, de 1 de octubre, y Ley 19/2013, de 9 de diciembre, y Ley 37/2007, de 16 de noviembre, y R.O. 4/201O, de 8 de enero. Solicita Por vía telemática, los expedientes de desde el 24-09-2014 al 07-10--2024." SEGUNDO: el 18 de diciembre de 2024 el reclamante presenta una reclamación ante el Consejo Regional de Transparencia y Buen Gobierno de Castilla-La Mancha (en adelante, CRT). En esta reclamación se expone lo siguiente: "Pedí acceso telemático al expediente y me citan de forma presencial". TERCERO: Con fecha 20 de diciembre de 2024, se realiza un requerimiento al Ayuntamiento instándole a que alegue o manifieste lo que considere pertinente en un plazo de un mes respecto a la reclamación presentada por CUARTO: con fecha 20 de enero el Ayuntamiento remite contestación en la que manifiesta lo siguiente: "PRIMERO. Sobre la indeterminación en la solicitud presentada. Este Ayuntamiento en todo momento ha facilitado el acceso a la información del solicitante en su condición de Concejal, de acuerdo a los artículos 77 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases del Régimen Local (en adelante LRBRL) y los arts. 14, 15 y 16 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales aprobado por el Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre (en adelante ROF), y la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno y el resto del ordenamiento jurídico (en adelante LTAIBG). Atendiendo a la solicitud presentada, el solicitante no indica la finalidad de su petición para realizar una búsqueda ajustada a un determinado criterio y facilitar una contestación completa. Esta situación se le ha indicado en varias ocasiones y se ha tenido que responder para que concretara, tanto el nombre como a qué tipo de expedientes se refiere. Existe una dificultad de acceso al no estar digitalizados todos los expedientes durante el periodo de 1O años solicitado, y el criterio de archivo ha variado. Por lo tanto, se podría entender que la solicitud en bloque de información supone la paralización de la actividad administrativa debido al gran volumen de documentos solicitados, por lo que se entendería que el solicitante podría especificar la información requerida facilitando su búsqueda. SEGUNDO. Sobre la protección de datos personales del art. 15 de LTAIBG y Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales. Atendiendo a la solicitud presentada, dado que se ha solicitado los expedientes a nombre de una persona física y que el Alcalde Presidente debe autorizar expresamente la copia de determinados documentos (art. 16 ROF) que puedan contener, entre otras situaciones, información regulada en la Ley Orgánica 3/2018 de protección de datos, se ha considerado que se va a facilitar la información solicitada presencialmente. El solicitante ni se ha presentado ni ha avisado como se le ha requerido en alguna ocasión. En este sentido, señalar que el solicitante en agosto de 2024 realizó solicitud de la documentación contable de ejercicio 2023, facilitándose una memoria externa portátil que el solicitante retiró presencialmente en las dependencias municipales. Esta información fue distribuida en el municipio, en un documento durante las fiestas patronales, en la que se identificaba en alguno de los apuntes, nombres y apellidos de personas físicas asociados a apuntes contables. Esta situación ha sido debatida en varios plenos. En las respuestas a las solicitudes de información recibidas por el solicitante en este Ayuntamiento, se indica el criterio recogido en el art. 16.3 ROF. Por lo tanto, el Ayuntamiento garantiza y no obstaculiza el acceso de información del solicitante, pero considera adecuado que la información que contenga identificación de personas físicas sea facilitada presencialmente, al no tener recursos suficientes para poder examinar si los datos pueden afectar a la intimidad de las personas o a su imagen o si esa información es utilizada para otras finalidades. TERCERO. Sobre el acceso a información abusiva con arreglo al Criterio Interpretativo Nº Cl/003/2016 de fecha 14 de julio de 2016. Atendiendo a la intencionalidad de las peticiones realizadas, se informa que durante el año 2024 en este Ayuntamiento se han aperturado 456 expedientes para la gestión de las actividades realizadas en el mismo, de los cuales está como parte interesa el solicitante en 117, y desde la llegada de la nueva Secretaria hace 6 meses, ha presentado 97 instancias generales. En este sentido, dicha solicitud podría entenderse abusiva, pues sobrepasa manifiestamente los límites normales de ejercicio del derecho de acceso a la información, no aplicándose los principios de racionalidad y proporcionalidad en sus peticiones. Dado el volumen de información solicitado (periodo de 10 años), la dificultad de acceso a las misma (ya que no están digitalizados todos los expedientes) y la digitalización de la información, para ser atendida, se requiere un tratamiento que obligaría a paralizar el resto de la gestión de los sujetos obligados a suministrar dicha información, impidiendo la atención justa y equitativa de su trabajo y el servicio público que tienen encomendado, y más teniendo en cuenta que nos encontramos en una Administración Local de reducido tamaño y con pocos medios. En este sentido, dicha solicitud podría entenderse abusiva, pues para ser atendida paraliza el resto el resto de la gestión de los asuntos encomendados a los empleados públicos que trabajan en este Ayuntamiento y se vería gravemente afectado. El solicitante ya promovió una solicitud de consulta de expedientes de forma electrónica, ante el Defensor del Pueblo (expediente 19022016). En las consideraciones, se indica "Esta institución, al tiempo, traslada al concejal reclamante que ha de ser consciente de los medios técnicos y personales con los que cuenta la Administración a la que pertenece y ser sensible a este hecho a la hora de realizar sus peticiones. El edil ha de procurar que sus demandas sean concretas y referidas solamente a aquellos documentos que estima necesarios para hacer su labor. Ha de tener en cuenta que una petición indiscriminada de documentación podría ser entendida por esa Corporación como abusiva y desestimada al amparo de la jurisprudencia del Tribunal Supremo". La situación actual del personal no ha variado. CONCLUSIÓN: En base a lo expuesto, consideramos que se está atendiendo correctamente a la petición de información del solicitante por razones del ordinal primero, que debe atenderse a la protección de datos por razones del ordinal segundo y, que puede considerarse abusiva la solicitud de acceso expuesta, por las razones fundadas en el ordinal tercero de nuestro escrito de alegaciones.". 11. FUNDAMENTOS JURÍDICOS PRIMERO: vista la Disposición Adicional Cuarta en su apartado 1, de la Ley 19/2013 de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno (en adelante LTAIBG), se indica que la resolución de las reclamaciones del artículo 24 corresponderá en los supuestos de resoluciones dictadas por las Comunidades y su Sector Público y las Entidades Locales comprendidas en su ámbito territorial , al órgano independiente que determinen las Comunidades Autónomas, que en el caso de Castilla- La Mancha es el Consejo Regional de Transparencia y Buen Gobierno de Castilla-La Mancha, regulado por ley 4/2016 de 15 de diciembre, de Transparencia y Buen Gobierno de Castilla-La Mancha. SEGUNDO: visto el artículo 11.2 del Reglamento de Organización y Funcionamiento del Consejo Regional de Transparencia y Buen Gobierno de Castilla-La Mancha, el Presidente es el competente de acuerdo con las previsiones que marca la Ley para la resolución. TERCERO: igualmente el artículo 12 de la LTAIBG, reconoce el derecho de todas las personas a acceder a la "información pública" en los términos previstos en el artículo 105.b) de la Constitución. CUARTO: la LTAIBG, a tenor de su preámbulo, tiene por finalidad «ampliar y reforzar la transparencia de la actividad pública, regular y garantizar el derecho de acceso a la información relativa a aquella actividad y establecer las obligaciones de buen gobierno que deben cumplir los responsables públicos, así como las consecuencias derivadas de su incumplimiento». Por su parte, en el artículo 13 de la LTAIBG y el artículo 3.a) de la Ley 4/2016, de 15 de diciembre, de Transparencia y Buen Gobierno de Castilla-La Mancha se define la «información pública» como «los contenidos o documentos, cualquiera que sea su formato o soporte, que obren en poder de alguno de los sujetos incluidos en el ámbito de aplicación de este título y que hayan sido elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus funciones». QUINTO: En primer lugar, aclarar que el reclamante es concejal del Ayuntamiento de Alcocer que solicita acceso a la información en base al derecho que le reconoce el artículo 77 de la Lay 7/1985, de 2 de abril por el que se aprueba la Ley Reguladora de las bases del Régimen Local (en adelante LRBRL) todos los miembros de las Corporaciones locales tienen derecho a obtener del Alcalde o Presidente o de la Comisión de Gobierno cuantos antecedentes, datos o informaciones obren en poder de los servicios de la Corporación y resulten precisos para el desarrollo de su función. Existiendo un derecho del corporativo al acceso a la documentación (en principio vista), debe autorizarse por la Alcaldía la puesta a disposición del Corporativo de los concretos expedientes administrativos solicitados. A pesar de que la solicitud realizada por la misma se ampara en la LRBRL, son muchos ya los pronunciamientos que avalan la posibilidad de aplicar la LTAIBG de manera supletoria en estos casos, así por ejemplo lo avala la Comisión de Garantía de Acceso a la Información pública de Cataluña ( en adelante GAIP) porque considera la mejora evidente que supone esta instancia y este procedimiento, para el ejercicio de derecho de acceso, al proporcionar una vía rápida, gratuita y voluntaria, previa eventualmente al Contencioso­ Administrativo, para garantizar la efectividad de su derecho de información, lo que razona del siguiente modo: «Una de las cuestiones no reguladas por la Ley municipal y de régimen Local de Cataluña ( LMRLC} (... ) es la previsión de una vía específica de garantía que pueda proteger el ejercicio de este derecho, de modo que, si las solicitudes de información no son atendidas debidamente, el único remedio que tendrían los concejales o concejalas solicitantes sería el recurso Contencioso-Administrativo", concluye la GAIP «la garantía del derecho de acceso proporcionada por la reclamación ante esta Comisión es aplicable en defensa del derecho de los concejales y de las concejalas a obtener información de su propio Ayuntamiento, con la condición de que para la resolución de estas reclamaciones la GAIP debe aplicar preferentemente el derecho a la información regulado por el artículo 164 LMRLC y por las demás disposiciones de la legislación de régimen local que sean de aplicación, especialmente si son más favorables al acceso, y sólo supletoriamente las disposiciones de la LTAIBG (esto no quita que, si se diera el caso, en virtud de la especial relevancia que nuestro ordenamiento jurídico vigente da al derecho de acceso a la información pública, seguramente habría que aplicar las disposiciones de la LTAIBG, que son posteriores, más favorables al acceso, con preferencia a las de la LMRLC}1». Otros organismos son también favorables a esta cuestión, como el Consejo de Transparencia de Aragón, Valencia o Canarias, que en su Resolución del Comisionado de Transparencia de Canarias 28/2020, de 30 de marzo2, que el derecho de acceso de los concejales es un derecho constitucionalmente reforzado y privilegiado en comparación con el que ostentan los ciudadanos particulares. Y añade «Representando un claro contrasentido que no pudiera beneficiarse de las mismas garantías que se reservan al acceso ciudadano, se ha de entender que será de aplicación supletoria la normativa de la LTAIP [LTAI- 1 https://www.gaip.cat/es/detall/normativa/2016-0004 2 https://transparenciacanarias.org/r28-2020-2/ Canarias], en la medida que refuerce el acceso a la información de los cargos electos locales en el ejercicio de sus funciones, en contraste con las previsiones que supongan un tratamiento más restrictivo. Y ello por la evidente razón de que el derecho de los ciudadanos no puede ser mejor condición que el de los representantes políticos de las administraciones locales. Este ha sido el criterio interpretativo seguido por dicho Comisionado desde el año 2016, en numerosas resoluciones relativas al acceso por parte de un cargo electo a información pública» (FJ VI). Y se apoya en la repetida STS, al reseñar, en el mismo FJ VI de la referida Resolución 28/2020, que el Tribunal Supremo ha validado esta mayor protección al derecho de acceso de los cargos representativos locales en la STS 2876/2015, que, aunque referida a los representantes autonómicos, es plenamente aplicable al ámbito local. En dicha sentencia, se indica que tras la LTBG 19/2013 «el derecho de acceso de los parlamentarios a la información pública no puede sino verse fortalecido. En efecto, a fin de que estén en condiciones adecuadas para hacer frente a la especial responsabilidad que se les ha confiado al elegirlos, habrán de contar con los medios necesarios para ello, los cuales en punto al acceso a la información y a los documentos públicos no sólo no podrán ser inferiores a los que tiene ya a su disposición cualquier ciudadano en virtud de esas leyes, sino que deben suponer el plus añadido imprescindible». El TS ha declarado la posibilidad de acudir al mecanismo de reclamación y garantía previsto en la LTBG 19/2013 supletoriamente también en el caso de que el acceso a la información se halle sometida a un régimen especial, como el previsto en la legislación de régimen local. Con este pronunciamiento queda todavía más delimitado el alcance que ha de darse a la O.A. Primera.2 de la LTBG 19/2013 en conexión con la normativa de régimen local y reconoce a los concejales el derecho a poder formular reclamaciones ante los órganos de garantía creados por la legislación de transparencia, en línea como ha venido entiendo la GAIP y otros comisionados de transparencia en coherencia con su fundamentación (STS 312/2022). Por ello el reclamante se encuentra legitimada y debe ser abordada la cuestión por vía de la LTAIBG. SEXTO: sentado lo anterior se debe analizar si procede o no conceder el acceso mediante traslado de copia del expediente. En primer lugar la STS 167/2022 de 10 de febrero, recurso 681/2021 , tras refrendar el expresado criterio, subrayando que la « ... participación efectiva en la actuación pública se manifiesta en una amplia gama de asuntos concretos, entre los que cabe destacar el derecho de fiscalización de la actuaciones municipales y al control, análisis, estudio e información de los antecedentes necesarios, obrantes en los servicios municipales, tanto para esa labor de control como para documentarse con vista a decisiones a adoptar en el futuro», señala a continuación, en consecuencia con lo indicado, que« ... el derecho de acceso a expedientes y documentos por parte de los concejales, que materialmente reconocen los artículos 77 de la LBRL y 14 del ROF, no puede quedar condicionado a que se trate de asuntos a debatir por el Pleno municipal». La facultad de acceso a la información de cualquier expediente o antecedente documental reconocida por la Ley solo puede obtenerse mediante el libramiento de copias en los casos legalmente autorizados de acceso libre de los concejales a la información o bien cuando ello sea expresamente autorizado por el presidente [artículo 16.1 a) del ROF/1986]. El acceso a la información para el ejercicio de la función de concejal deriva del artículo 14 del ROF/1986, no así el derecho a la obtención de copias, y que es el derecho de acceso directo a la información el que se integra en el artículo 23.2 de la CE y no el de obtener copias de documentos. Sobre la obtención de copias, la STS de fecha 29 de abril de 1998, recurso 2824/1995 , señala en su Fundamento de Derecho cuarto: « ... la jurisprudencia de esta Sala, reflejada en las sentencias de 19 de julio de 1989, 5 de mayo de 1995 y 21 de abril de 1997, viene entendiendo que el derecho de información derivado del art. 23.2 CE no incluye, como contenido propio del derecho fundamental, el derecho a la obtención de fotocopias, y lo mismo ha de entenderse para las copias legitimadas. En la sentencia de 19 de julio de 1989 (FJ 2.0), después de destacar que el derecho a participar en asuntos públicos implica, con relación a los asuntos públicos municipales, que los concejales tengan acceso a la documentación y datos de que disponga la Corporación a la que pertenecen, se expresaba lo siguiente respecto a la cuestión en litigio, similar a la actual: Indicado el núcleo sustancial del derecho que corresponde a los concejales en relación con el tema que nos ocupa, observamos que el mismo supone una facultad de acceder a la documentación e información existente, de forma que su actividad en el Ayuntamiento pueda desarrollarse con el debido conocimiento de causa, pero sin añadir ningún otro complemento que exceda del fin de estar plenamente informados de todo lo que conste en los diversos servicios municipales. En la sentencia de 5 de mayo de 1995 se distinguía igualmente entre el derecho de acceso a la información y el derecho a la obtención de fotocopias, diciendo sobre el particular (FJ 5.0) que la facultad de acceso a la información de cualquier expediente o antecedente documental reconocida por la Ley sólo puede obtenerse mediante el libramiento de copias en los casos legalmente autorizados de acceso libre de los concejales a la información o bien cuando ella sea expresamente autorizado por el presidente de la Comisión de Gobierno [art. 16.1 a) en relación con el 15 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales, aprobado por RD 2568/1986, de 28 de noviembre]. Finalmente, en la sentencia de 21 de abril de 1997 exponíamos que es el acceso a la información para el ejercicio de la función de concejal lo que cubre el art. 14 del Reglamento de Organización mencionado, no así el derecho a la obtención de copias, debiéndose destacar que es aquel derecho de acceso directo a la información el que se integra en el art. 23.2 CE, no así el de obtener copias de documentos... » En el desarrollo del artículo 23.2 de la CE no existe norma que consagre el derecho de los concejales a obtener de modo indiscriminado copias legitimadas o fotocopias de los documentos que integran expedientes completos. El derecho a la información debe ejercitarse, como ya se apunta, con mesura y prudencia, sin menoscabo del funcionamiento de los servicios locales. Así lo confirma la STS de fecha 8 de noviembre de 1988 , en recurso seguido por varios concejales del Ayuntamiento de Candelaria -Santa Cruz de Tenerife- contra denegación por este de la solicitud formulada en orden al acceso de documentación necesaria para el cumplimiento de sus funciones, en cuyo Fundamento de Derecho tercero se declara: « ... la petición de datos producida... ha de reputarse "precisa para el desarrollo de su función" (art. 14.1 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Corporaciones Locales) y su negativa, vulneradora del derecho fundamental alegado por los concejales recurrentes, y sin que pueda calificarse su petición como un uso o abuso desmedido del derecho que les asiste ya que lo que se solicita es que "se nos conceda permiso para tener acceso directo a la siguiente información" que relacionan pormenorizadamente; es decir, piden tomar conocimiento de expedientes, actos cuentas, etc. Sin que tal proceder que sólo comporta una decisión permisiva sin incidencia administrativa grave, pueda suponer, como se alega, por el Ayuntamiento apelante, una práctica paralización o entorpecimiento de la Administración ordinaria municipal, toda vez que los peticionarios lo único que solicitan es el "acceso directo" a una información que no, necesariamente, ha de serles facilitada en bloque -lo que sí podría producir, en su caso, el efecto paralizante aducido- sino que puede serles ofrecida paulatina y progresivamente y que al haberles sido negada, impide su efectivo ejercicio del derecho fundamental reconocido en el art. 23.1 de la Constitución y que si, efectivamente, los derechos constitucionales son ejercitables dentro de los límites en que su ejercicio no interfiera otro derecho, toda actuación impeditiva o tendente a hacer inane el mismo debe reputarse nula ... » Con apoyo en tales razonamientos se ha pronunciado también el TSJ de Navarra en Sentencia 692/2001, de 7 de mayo . Se considera en la misma la negativa de acceso a expedientes y entrega de fotocopias a un concejal. Estima la Sala que algunas de las resoluciones denegatorias de entrega de fotocopia están de acuerdo con el Ordenamiento jurídico y no vulneran el derecho del actor previsto en el artículo 23.1 de la Constitución, en la medida que la documentación cuyas fotocopias se solicitan son excesivas atendiendo a la capacidad de trabajo de la Secretaría municipal y ello sin perjuicio de su derecho a ver y estudiar los correspondientes expediente, pero otras resoluciones impugnadas son nulas por vulnerar el Ordenamiento jurídico y el Derecho fundamental del actor, al negarle el acceso a ver el expediente por la inconsistente razón de que el mismo está aún abierto o sin finalizar o falta todavía algún informe. En su Fundamento de Derecho sexto se recoge la argumentación que sustenta el fallo: «En este caso si la entrega de fotocopias es masiva, como parece lo es en este caso, la preparación de toda esta documentación puede paralizar la actividad de la Secretaría del Ayuntamiento atendida por un solo funcionario. En este sentido estimamos correcta la decisión municipal. Por el contrario, si lo solicitado son concretos documentos y reducido el número de las fotocopias estimamos que se vulnera el derecho fundamental del concejal previsto en el artículo 23.1 de la Constitución y sin que tenga éste que estar sometido al régimen general del resto del vecindario para solicitar fotocopias de un concreto documento o unos concretos y limitados documantos». SÉPTIMO: Sentado lo anterior y reconociendo el acceso, que no copia de los documentos y expedientes necesarios para el ejercicio de sus funciones, es necesario analizar la forma de acceso. En cuanto a la forma de facilitar el acceso señalemos que debe primar el principio de acceso a la información preferentemente por vía electrónica, entendiendo por "en las dependencias municipales" que señala el artículo 16 del ROF, a su sede electrónica, a la que se refiere el art. 38 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público -LRJSP-, desde donde se interactúa electrónicamente con la administración en los términos fijados por la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas -LPACAP-, debiendo los ayuntamientos estar integrados en alguna plataforma de gestión documental como herramienta esencial para el funcionamiento electrónico del sector público, por lo que, ya sea mediante el alta del concejal en el gestor documental, ya sea mediante la solicitud de copia de la información de libre acceso, éste tiene derecho a obtener la información en la sede electrónica. Cada vez es más frecuente que los concejales y diputados que están en la oposición exijan el acceso a la información existente en la plataforma electrónica o sistema informático de gestión de los expedientes. Se trata de una demanda lógica. El avance de la administración electrónica y la digitalización de los documentos ha hecho posible que la información y los datos contenidos en los expedientes tramitados por las entidades locales, puedan ser visualizados y consultados a través del sistema informático correspondiente. Las ventajas son innegables. Por un lado, los concejales de la oposición ya no tendrían que presentar, de forma constante y reiterada, solicitudes de acceso a la información para poder enterarse de lo que sucede en su corporación local. Al mismo tiempo, también desaparecería la posibilidad de denegar dichas solicitudes de forma arbitraria. Y finalmente, se descargaría de mucho trabajo innecesario a los funcionarios y servicios municipales. Sin embargo, la legislación estatal y autonómica de régimen local no se ha hecho eco de esta nueva realidad. Como es habitual, los hechos se anticipan al derecho. En mi opinión, es necesario que la normativa específica de régimen local se modernice y regule el acceso de los cargos electos a la información contenida en las plataformas electrónicas de gestión de los expedientes. Esta laguna legislativa no significa que los cargos electos, mientras no se colme la misma, no puedan acceder a la información pública a través del sistema informático de gestión de los expedientes, de forma directa, sin necesidad de autorización previa. No obstante, el acceso indiscriminado a toda la información contenida en los expedientes electrónicos podría afectar a los datos sensibles o especialmente protegidos de las personas físicas, que son los referidos a la ideología, religión, creencias, origen racial, salud, vida sexual y la comisión de infracciones penales, administrativas o disciplinarias. En este sentido, es necesario que el sistema informático de gestión de los expedientes esté preparado para marcar los datos especialmente protegidos y permitir su acceso únicamente a aquellas personas que se determine en cada momento, básicamente, al presidente de la corporación, al cargo electo responsable de la gestión los expedientes que contengan estos datos sensibles y a los funcionarios públicos correspondientes. Respecto al acceso al resto de datos de las personas físicas que no están especialmente protegidos, y sin perjuicio del deber de reserva que tienen los cargos electos respecto a la información a la que acceden, sería necesario que el sistema informático de gestión de los expedientes permitiera conservar un histórico de los accesos a la información, de tal forma que se pudiera saber quiénes han accedido a dicha información y en qué momento con la finalidad de depurar posibles responsabilidades en el tratamiento indebido de los datos personales. Es necesario en este sentido, tener en cuenta la existencia de datos personales protegidos, como es el caso que nos ocupa. Por ello es necesario tener en cuenta que la existencia de datos personales protegidos conlleva unas restricciones y éstos deben ser previamente disociados, además, el acceso debe ser justificado y proporcional al ejercicio de las funciones del concejal. Un acceso sistemático, a los concejales, a las aplicaciones informáticas de modo permanente, entraría en colisión con el principio de minimización y en particular en aquella información que pudiera contener datos de categoría especial. Por ello y tras analizar las circunstancias concretas del caso, se desconoce si existen datos especialmente protegidos y si los hay estos no pueden ser facilitados sin restricciones, por lo que no se entiende que deba darse acceso a la documentación completa, sí facilitar acceso en las dependencias municipales o en la sede electrónica, siempre que se pueda garantizar la disociación de los datos sensibles. Por ello, si el sistema de gestión no puede garantizar esa protección, creemos correcta la actuación del Ayuntamiento al dar acceso presencial al concejal. ¡ 111. RESOLUCIÓN En lo que se refiere a lo solicitado En cuanto a lo solicitado por la reclamante, DESESTIMAR la solicitud presentada. Se indica que el acceso a la misma fue concedido pero el concejal no acudió y el acceso telemático puede facilitarse siempre y cuando se garantice la protección de los datos sensibles, e indicar que debe existir un equilibrio entre los recursos con los que cuenta la administración y el derecho de los concejales a acceder a la información necesaria para el ejercicio de sus funciones.