Procedimiento para levantar actas y su firma en reuniones con representantes municipales del Ayuntamiento de Trapagaran, y desestimación presunta de la solicitud

RESOLUCIÓN 111/2024, DE LA COMISIÓN VASCA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Expediente: 2024/0000280 Asunto: Reclamación presentada por D. ____________________________, frente a la desestimación presunta de su solicitud de acceso a la información pública formulada ante el Ayuntamiento de Trapagaran ANTECEDENTES DE HECHO 1.- Con fecha 14 de marzo de 2023, D. ____________________________ presentó solicitud de acceso a la información pública en la sede electrónica del Ayuntamiento de Trapagaran, con número de registro E202302346, en los siguientes términos: “Me gustaría saber cómo hay que hacer para que en las reuniones mantenidas con los representantes municipales se coja el acta del contenido, y los que han estado presentes firmen si están de acuerdo. Muchas veces, aunque se pida escrito previamente, con la llegada de la fecha no se consigue”. 2.- Con fecha 8 de agosto de 2024, D. ____________________________, ante el silencio del Ayuntamiento de Trapagaran, presenta reclamación ante esta Comisión Vasca de Acceso a la Información Pública, exponiendo lo siguiente: “El 14 de marzo de 2023 hice una solicitud al Ayuntamiento del Valle de Trápaga-Trapagaran preguntando por el procedimiento y la firma de las Actas. No contestó el Ayuntamiento y acudí al Ararteko, al que contestó, pero como a mí directamente todavía no me ha contestado, el Ararteko me indicó que podía interponer una queja sobre Transparencia. Pido que el Ayuntamiento de Trapagaran me conteste directamente". A dicha reclamación, el Sr. __________ adjunta solicitud presentada ante la institución del Ararteko el 19 de junio de 2023 y sendas contestaciones del Ararteko al interesado de 19 de junio de 2023 (comunicándole al reclamante su nº de expediente para futuras notificaciones) y 8 de noviembre de 2023, al respecto de la queja presentada. 3.- Con fecha 8 de agosto de 2024, esta Comisión da traslado electrónico de la citada reclamación al Ayuntamiento de Trapagaran con objeto de que, en el plazo de diez días hábiles a contar desde el siguiente al de su notificación, informe sobre el asunto y aporte cuanta documentación resulte relevante para la resolución del mismo. El citado Ayuntamiento no ha presentado, en el plazo otorgado por esta Comisión, alegación alguna al respecto de la reclamación presentada dentro del trámite de audiencia otorgado. FUNDAMENTOS DE DERECHO 1.- De conformidad con lo establecido en el artículo 1 del Decreto 128/2016, de 13 de septiembre, de la Comisión Vasca de Acceso a la Información Pública, la citada Comisión asume en la Comunidad Autónoma de Euskadi las funciones previstas en la disposición adicional cuarta de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno en relación con la regulación que establece el artículo 65 de la Ley 2/2016, de 7 de abril, de Instituciones Locales de Euskadi. 2.- Así mismo, en virtud del artículo 3 del Decreto 128/2016, de 13 de septiembre, de la Comisión Vasca de Acceso a la Información Pública, le corresponde a la Comisión resolver las reclamaciones que se presenten, en aplicación del régimen de impugnaciones previsto en materia de ejercicio del derecho de acceso a la información pública regulado en el artículo 24 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno (en adelante LTAIBG), en relación con las denegaciones expresas o presuntas de las Administraciones públicas y demás entidades del sector público vasco, que pertenezcan a las Instituciones comunes y locales de la Comunidad Autónoma de Euskadi. 3.- Por su parte, el artículo 13 de la citada LTAIBG define la información pública como los contenidos o documentos, cualquiera que sea su formato o soporte, que obren en poder de alguno de los sujetos incluidos en el ámbito de aplicación del Título I y que hayan sido elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus funciones. De este modo, la Ley delimita el ámbito material del derecho a partir de un concepto amplio de información, que abarca tanto documentos como contenidos específicos y que se extiende a todo tipo de “formato o soporte”, a la vez que acota su alcance exigiendo la concurrencia de dos requisitos vinculados con la naturaleza “pública” de las informaciones: (a) que se encuentren “en poder” de alguno de los sujetos obligados por la Ley y (b) que hayan sido elaboradas u obtenidas “en el ejercicio de sus funciones”. Cuando se dan estos supuestos, el órgano competente debe conceder el acceso a la información solicitada, salvo que justifique de manera clara y suficiente la concurrencia de una causa de inadmisión o la aplicación de un límite legal. La información solicitada, con las precisiones que se realizarán posteriormente, es información pública en la medida en que, en todo o en parte, obra en poder de un sujeto obligado por la LTAIBG, el Ayuntamiento de Trapagaran, quien dispone de ella en el ejercicio de las competencias que la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases de Régimen Local reconoce a los ayuntamientos. 4.- La solicitud de información, a los efectos de esta reclamación, fue presentada ante el Ayuntamiento de Trapagaran el 14 de marzo de 2023. En virtud de lo dispuesto en el artículo 20.1 de la LTAIBG, el citado Ayuntamiento contaba con un mes de plazo para dictar y notificar la resolución. El reclamante refiere no haber sido contestada su solicitud y el Ayuntamiento referido no ha desvirtuado tal afirmación durante el trámite de audiencia concedido al efecto. 5.- Por su parte, la reclamación fue presentada ante esta Comisión con fecha 8 de agosto de 2024 por el interesado, ante el silencio del Ayuntamiento de Trapagaran. El artículo 24.2 de la LTAIBG dispone que la reclamación se interpondrá en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente al de la notificación del acto impugnado o desde el día siguiente a aquel en que se produzcan los efectos del silencio administrativo, entendiéndose interpuesta en plazo. Así mismo, el artículo 24.3 de la LTAIBG establece que la tramitación de las reclamaciones ha de ajustarse a lo dispuesto en materia de recursos por la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (hoy Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas). En este sentido, el artículo 122.1 de la citada Ley dispone que, en el caso de que el acto administrativo que se recurre no fuera expreso, el solicitante y otros posibles interesados podrán interponer recurso de alzada en cualquier momento a partir del día siguiente a aquel en que, de acuerdo con su normativa específica, se produzcan los efectos del silencio administrativo, entendiéndose, en consecuencia, interpuesta en plazo la reclamación. 6.- Tal y como ha señalado esta Comisión en anteriores pronunciamientos, resulta necesario resaltar que las administraciones públicas, en las relaciones con la ciudadanía, deben encauzar el ejercicio de sus funciones mediante el procedimiento administrativo, como garantía a los derechos de los administrados y, de otro modo, al propio interés público. La garantía de la existencia de trámites administrativos y de una respuesta efectiva a la ciudadanía deriva de la propia Constitución Española. Así, el deber administrativo de cumplir escrupulosamente con las normas que rigen los procedimientos, cuidando al máximo de todos los trámites que constituyen el expediente, dimana directamente del mandato constitucional del artículo 103 de una Administración eficaz que sirve con objetividad a los intereses generales y que actúa con sometimiento pleno a la Ley y al derecho, sometimiento que se articula mediante la sujeción de la actuación pública al procedimiento administrativo establecido por la Ley. Debe recordarse que el principio de eficacia del artículo 103.1 de la Constitución Española exige de las Administraciones Públicas que cumplan razonablemente las expectativas que la sociedad legítimamente le demanda, entre ellas, el deber de la Administración de resolver con prontitud las peticiones y reclamaciones que le presenten los particulares, ya que el conocimiento cabal, por el administrado, de la fundamentación de las resoluciones administrativas, constituye un presupuesto inexcusable para la idónea defensa de sus derechos e intereses legítimos. En el presente supuesto, la solicitud no fue respondida dentro del plazo prescrito por la LTAIBG y, por lo tanto, la ausencia de resolución genera una indefensión, que no se corresponde con el rango de un derecho, como es el derecho de acceso a la información pública, que goza de un amplio reconocimiento en el ordenamiento jurídico y que, consiguientemente, cualquier restricción de su eficacia ha de partir de una interpretación estricta de los límites, justificando de manera expresa y proporcionada su aplicación. Así lo viene exigiendo el Tribunal Supremo de manera constante, como ha recordado en su sentencia de 11 de junio de 2020 (ECLI:ES:TS:2020:1558) en los siguientes términos: “La Exposición de Motivos de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, establece que el derecho de acceso a la información pública, del que son titulares todas las personas, solamente se verá limitado en aquellos casos en que así sea necesario por la propia naturaleza de la información o por su entrada en conflicto con otros intereses protegidos; y, en fin, que, en todo caso, los límites previstos se aplicarán atendiendo a un test de daño (del interés que se salvaguarda con el límite) y de interés público en la divulgación (que en el caso concreto no prevalezca el interés público en la divulgación de la información) y de forma proporcionada y limitada por su objeto y finalidad. Este Tribunal ha tenido ocasión de señalar-STS nº 1547/2017, de 16 de octubre de 2017 (rec.75/2017) y STS 344/2020 (rec.8193/2018)- respecto a los límites oponibles frente al acceso a la información pública, que: “(…) La formulación amplia en el reconocimiento y en la regulación legal del derecho de acceso a la información obliga a interpretar de forma estricta, cuando no restrictiva, tanto las limitaciones a ese derecho que se contemplan en el artículo 14.1 de la Ley 19/2013 como las causas de inadmisión de solicitudes de información que aparecen enumeradas en el artículo 18.1, sin que quepa aceptar limitaciones que supongan un menoscabo injustificado y desproporcionado del derecho de acceso a la información”. De manera que solo son aceptables las limitaciones que resulten justificadas y proporcionadas, así lo dispone el artículo 14.2 de la Ley 19/2013: “(…) 2. La aplicación de los límites será justificada y proporcionada a su objeto y finalidad de protección y atenderá a las circunstancias del caso concreto, especialmente a la concurrencia de un interés público o privado superior que justifique el acceso”. Por tanto, la posibilidad de limitar el derecho de acceso a la información no constituye una potestad discrecional de la Administración y solo resulta posible cuando concurra uno de los supuestos legalmente establecido, que aparezca debidamente acreditado por quien lo invoca y resulte proporcionado y limitado por su objeto y finalidad” (FJ.3º)”. 7.- El artículo 12 de la LTAIBG reconoce el derecho de todas las personas al acceso a la información pública y el artículo 17.3 dispone que el solicitante no está obligado a motivar su solicitud de acceso a la información, sin embargo, podrá exponer los motivos por los que solicita la información y que podrán ser tenidos en cuenta cuando se dicte la resolución, si bien la ausencia de motivación no será por si sola causa de rechazo de la solicitud. En este caso, el Sr. __________ justifica su reclamación por la necesidad de conocer el procedimiento de firma de las actas redactadas tras las reuniones con los representantes municipales del Ayuntamiento reclamado. 8.- Es necesario destacar, por otra parte, que el derecho a la información adquiere una especial relevancia cuando se circunscribe al cumplimiento de la norma y a la rendición de cuentas por la gestión; así, la LTAIBG, en su preámbulo, recoge que “La transparencia, el acceso a la información pública y las normas de buen gobierno deben ser los ejes fundamentales de toda acción política. Sólo cuando la acción de los responsables públicos se somete a escrutinio, cuando los ciudadanos pueden conocer cómo se toman las decisiones que les afectan (…) o bajo qué criterios actúan nuestras instituciones podremos hablar del inicio de un proceso en el que los poderes públicos comienzan a responder a una sociedad que es crítica, exigente y que demanda participación de los poderes públicos… “. 9.- Entrando ya en el fondo del asunto, es necesario reseñar que el Ayuntamiento de Trapagaran no contesta al interesado a su solicitud de información ni presenta alegación alguna en el trámite de audiencia otorgado por esta Comisión. Sin embargo, tal y como consta en el escrito del Ararteko de 8 de noviembre de 2023 dirigido al interesado, el Ayuntamiento reclamado sí contesta a la citada institución en el procedimiento de queja seguido ante el Ararteko a virtud de la solicitud presentada por el Sr. __________. En este sentido, dicho escrito refiere lo que sigue: “Considerando los antecedentes, la queja fue admitida a trámite por el Ararteko, que, posteriormente, decidió solicitar ayuda al Ayuntamiento de Trapagaran para determinar el fundamento de la queja. Esta actividad es habitual en el desempeño de las funciones legalmente encomendadas a este organismo, ya que debe buscar los elementos suficientes para supervisar la actividad de las administraciones públicas. Por ello, el Ararteko solicitó la colaboración del Ayuntamiento del Valle de Trápaga-Trapagaran para que, en su calidad de responsable administrativo, le comunicara el estado de su solicitud de acceso a la información y la resolución de los expedientes en tramitación. Para dar respuesta a nuestra petición de ayuda nos ha enviado información sobre este tema. En concreto, nos ha hecho llegar un escrito del alcalde y un informe firmado por el secretario municipal. En el mismo se indica la normativa que se aplica a las reuniones de determinados órganos en relación con la obligación de redactar las actas (normativa local) y, por último, se señala que a las reuniones informales (como la que usted realiza) no se les aplica dicha normativa y se le ha comunicado. En realidad, además de esta normativa, la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, regula las actas de otros órganos que puedan crearse en el Ayuntamiento, además de los anteriormente citados. Esta Ley establece la obligación de redactar un acta en las reuniones de otros órganos de la Administración, como la Mesa de Contratación o los Tribunales de Selección, pero no en otro tipo de reuniones. Por tanto, teniendo en cuenta la respuesta que ha trasladado el Ayuntamiento de Trapagaran, el Ararteko da por finalizada su intervención en este asunto”. Dicho esto, procede valorar si las reuniones con los grupos municipales pudieran calificarse como “órganos colegiados” por las consecuencias que tal calificación conllevaría, conforme regula la Sección 3ª del Capítulo II del Título Preliminar de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público. No parece, salvo error, que dichas reuniones, llevadas a cabo con grupos municipales puedan tener la cualidad de órgano colegiado, ni pretender unas mayorías para la adopción de acuerdos, ni el nombramiento de un/a Presidente/a ni unas deliberaciones totalmente regladas, etc. Por otra parte, y en lo que respecta a la posible aplicación de lo dispuesto en el Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales, es preciso dejar constancia de que la regulación de “órganos colegiados” en las Corporaciones local es escasa y se encuentra diseminada a lo largo de todo el Real Decreto, siendo así que traslada la normativa de la Ley 40/2015 al ámbito local, dejando en manos de los ayuntamientos una regulación más específica a través de reglamentos de organización. Es en este ámbito en el que procede citar el Reglamento Orgánico Municipal del Ayuntamiento de Trapagaran, aprobado el 15 de septiembre de 2016 por el Pleno municipal y publicado en el Boletín Oficial de Bizkaia nº 184, de fecha 26 de septiembre de 2016. Su contenido se limita a “regular la participación ciudadana en las sesiones plenarias” sin que nada ilustre el objeto de la solicitud de información en el asunto que nos ocupa. 10.- Por otra parte, cabe indicar que el Ayuntamiento de Trapagaran no ha alegado en la fase de audiencia, concedida al efecto, limitación alguna que afecte a la información solicitada, y esta Comisión no percibe que proporcionar al reclamante, si existiera, la información reclamada sea información a la que le sea de aplicación cualquiera de los límites previstos en los artículos 14 y 15 de la LTAIBG o causa alguna de inadmisión de las establecidas en el artículo 18. Es más: Por parte del Ayuntamiento de Trapagaran se contestó al Ararteko en el procedimiento de queja iniciado por el Sr. __________, por lo que no opuso, a priori, límites al traslado de información con un escrito y un informe de Alcaldía y Secretario de la entidad local. En consecuencia, por esta Comisión se considera procedente el acceso a la información solicitada, relativa al procedimiento de las reuniones con grupos municipales del Ayuntamiento de Trapagaran, redacción de actas y traslado de su contenido a los presentes. Dado que, salvo error, dichas reuniones no se celebran al amparo de un órgano colegiado, será el Ayuntamiento el que informe al interesado sobre el procedimiento de las mismas, los acuerdos que se alcancen y la confección de actas sobre lo discutido en el seno de aquéllas, con el rigor que la normativa municipal determine en su caso; así mismo, en el caso de que nada se hubiera dispuesto al respecto de dichas reuniones calificadas como “informales” en la respuesta expedida por el Ararteko, el Ayuntamiento de Trapagaran así lo trasladará al interesado, dado que se trata de información pública. No es de recibo, por otra parte, que el citado Ayuntamiento obvie la respuesta a la solicitud de información al interesado y que tampoco presente alegación alguna durante el trámite de audiencia otorgado por esta Comisión; ello habría arrojado un poco de luz a la solicitud de información y, por supuesto, habría cumplimentado los principios establecidos por la LTAIBG. Conforme a lo señalado por el Ararteko, la información a esta institución aportada por el Ayuntamiento de Trapagaran incluía un escrito del alcalde y un informe firmado por el secretario municipal, indicando la normativa que se aplica a las reuniones de determinados órganos en relación con la obligación de redactar las actas (normativa local) y a las reuniones informales. En consecuencia, y a pesar de que las reuniones con los grupos municipales no conformen un órgano colegiado (salvo disposición en contrario) y no les sea de aplicación lo dispuesto en la Ley 40/2015 y Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales ni en el Reglamento Orgánico Municipal del Ayuntamiento de Trapagaran, sí procede trasladar al interesado la información de la que se disponga, la forma de proceder en este tipo de reuniones, la relevancia/necesidad de levantar acta de lo tratado en ellas y el traslado a los presentes del contenido de aquéllas. 11.- La transparencia es un principio de actuación que deben respetar las administraciones públicas en su actividad, organización y funcionamiento tal y como disponen las normas reguladoras del sector público. Así, el artículo 3.1.c) de la Ley 40/2015 de Régimen Jurídico del Sector Público dispone que las administraciones públicas deben respetar en su actuación y relaciones, entre otros principios, la “Participación, objetividad y transparencia de la actuación administrativa”. En nuestro ámbito territorial, la Ley 3/2022 del Sector Público Vasco establece la transparencia en la gestión (artículo 5.1.d)) como principio de actuación de todo el sector público vasco. También en la Ley 2/2016, de 7 de abril, de Instituciones Locales de Euskadi (artículo 4.2.h)) se establece como principio rector del régimen local y de la dirección política y acción de gobierno de los municipios y del resto de entidades locales, la transparencia, el desarrollo de la ética pública y la adecuación a los principios de buen gobierno. A la vista de cuanto antecede, la Comisión Vasca de Acceso a la Información, por unanimidad RESUELVE Primero.- Estimar la reclamación presentada por D. ____________________________, frente a la desestimación presunta de su solicitud de acceso a la información pública formulada ante el Ayuntamiento de Trapagaran. Segundo.- Instar al Ayuntamiento de Trapagaran a que, en el plazo de 10 días, proporcione al reclamante la información objeto de su solicitud, según lo señalado en los Fundamentos Jurídicos 9º y 10º de la presente Resolución. Tercero.- Notificar la presente Resolución al reclamante y al Ayuntamiento de Trapagaran. Cuarto.- Publicar la Resolución en la página web de la Comisión Vasca de Acceso a la Información Pública una vez efectuada la notificación al reclamante y previa disociación de los datos de carácter personal.