Solicitud de acceso al listado de usuarios con acceso a buzón de correo corporativo y resultado desestimatorio

ANTECEDENTES DE HECHO

1.-

Consta acreditado en el expediente que, con fecha 22 de enero de 2025, se presenta por _________________________________________________________, solicitud de acceso a información pública fechada el 21 de enero de 2025 y dirigida a la Dirección de Recursos Humanos del Ayuntamiento de Bilbao, indicando lo que sigue: “Que, habiendo recibido comunicación sobre los usuarios _________________________________________________________que a fecha 19 de enero del 2025 tienen acceso al __________________________________ de , y de los cuales únicamente debieran de tener acceso los actuales delegados _________________________________________________________ _________________________________________________________viene a SOLICITAR INFORMACION RELATIVA A CUANTOS USUARIOS, CON NOMBRES Y APELLIDOS, HAN TENIDO ACCESO AL __________________________________ DE _________________________________________________________ Y HAN HECHO USO DE EL DURANTE LOS ÚLTIMOS 4 AÑOS. Por lo expuesto, SUPLICO AL AYUNTAMIENTO DE BILBAO que de conformidad con lo dispuesto por el artículo 10.3º de la Ley Orgánica de Libertad Sindical en relación el artículo 64 del Estatuto de los Trabajadores, permita el ACCESO DEL _________________________________________________________a la información que se ha solicitado”. Se aporta al expediente justificación de entrega a través del Registro del Ayuntamiento de Bilbao de la citada solicitud de acceso a información pública, con fecha 22 de enero de 2025, 15:41 hrs. La comunicación que menciona la entidad interesada haber recibido, se aporta al expediente, remitiéndose por “Informática” a “Correo _________________________________________________________”, con asunto “Permisos para añadir el buzón a gestor de correo”, enviado el 20 de enero de 2025, a las 7:44 hrs., refiriendo lo que sigue: “Nos gustaría confirmar quienes, del siguiente listado, deberían tener derecho a añadir a su gestor de correo el buzón dado que sospechamos que hay demasiados usuarios añadidos al grupo de _________________________________________________________ (…). Indicar que, aunque estén añadidos al grupo, no significa que tengan añadida la cuenta en sus gestores de correo pero sí que puedan hacerlo o lo hayan hecho en algún momento. Por lo anterior, de cara a mantener la _________________________________________________________ y privacidad de las comunicaciones desde y hacia el buzón, interesa dejar en el grupo únicamente a las personas que tengan que estar”. A dicho correo se añade un listado de 40 personas.

2.-

Con fecha 6 de mayo de 2025, ante el silencio del Ayuntamiento de Bilbao al respecto de su solicitud de acceso a información pública, el _________________________________________________________presenta ante la Comisión Vasca de Acceso a la Información Pública reclamación contra la desestimación presunta de su solicitud de acceso a información pública presentada ante el citado Ayuntamiento en los siguientes términos: “El 20 de enero del 2025 recibimos una comunicación en el __________________________________ del _________________________________________________________ _________________________________________________________ en el ayuntamiento de Bilbao, donde indicaban que existían demasiados usuarios con acceso __________________________________________________________________________________________________________________) Hacer constar que la mayoría de las personas que tenían acceso no eran ni afiliados del propio _________________________________________________________. Dada la información sensible que se recibe en este email, y pudiendo tener acceso al mismo por usuarios ajenas a la organización (_________________________________________________________ _________________________________________________________), el 22 de enero del 2025 solicitamos por registro conocer cuántos usuarios habían tenido acceso al __________________________________ en los últimos 4 años. Solicita: Ante el silencio administrativo por parte del Ayuntamiento de Bilbao, habiendo pasado más de 3 meses desde la solicitud registrada, solicitamos el acceso a la información requerida”.

3.-

Con fecha 7 de mayo de 2025, esta Comisión da traslado electrónico de dicha reclamación al Ayuntamiento de Bilbao, con objeto de que, en el plazo de diez días hábiles a contar desde el siguiente al de su notificación, informe sobre el asunto y aporte cuanta documentación resulte relevante para la resolución del mismo. Consta acuse telemático de la recepción de la audiencia a fecha 7 de mayo de 2025.

4.-

Con fecha 26 de mayo de 2025, se recibe en la sede electrónica de la Comisión Vasca de Acceso a la Información Pública y en el expediente de referencia escrito de la Directora de Organización y Gestión de Recursos Humanos del Ayuntamiento de Bilbao, expedido en la misma fecha, exponiendo lo que sigue: “En relación a la solicitud de información presentada por la __________________________________________________________________________________________________________________ relativa a los usuarios que han tenido acceso al __________________________________ de este _________________________________________________________ y han hecho uso de él durante los últimos 4 años, adjunto se remite informe técnico emitido por la _________________________________________________________en la que da respuesta a esta petición”. Se adjunta Informe Técnico de _________________________________________________________de fecha 3 de abril de 2025, constando como objeto del mismo “RESPUESTA A LA SOLICITUD DEL _________________________________________________________ _________________________________________________________EN RELACION A CUANTAS PERSONAS, CON NOMBRES Y APELLIDOS, HAN TENIDO ACCESO AL __________________________________ DE _________________________________________________________ Y HAN HECHO USO DE ÉL DURANTE LOS ÚLTIMOS 4 AÑOS”, que hace constar lo que sigue: “Solicitud original La solicitud original indica lo siguiente: Que, habiendo recibido comunicación sobre los usuarios (__________________________________que a fecha 19 de enero del 2025 […] Respuesta Los usuarios que actualmente tienen acceso son los siguientes: [Se aporta relación de 7 personas] Adicionalmente, el buzón pertenece a una cuenta genérica (no vinculada a una persona concreta), por lo que se le crea una cuenta genérica asociada cuyas credenciales únicamente conoce el _________________________________________________________ _________________________________________________________, tal y como sucede con todos los buzones genéricos. Todas aquellas personas a las que se les haya facilitado las credenciales podrán acceder, pero esta información está fuera del alcance del análisis dado que únicamente el propietario de esa cuenta sabe a quién se le han facilitado las credenciales. No hay problema alguno en modificar la contraseña de la cuenta genérica si el _________________________________________________________ _________________________________________________________considera que debe cambiarse a fin de evitar que personas que en su día tuvieron acceso, en la actualidad ya no es de aplicación”.

FUNDAMENTOS DE DERECHO

1.-

De conformidad con lo establecido en el artículo 1 del Decreto 128/2016, de 13 de septiembre, de la Comisión Vasca de Acceso a la Información Pública, la citada Comisión asume en la Comunidad Autónoma de Euskadi las funciones previstas en la disposición adicional cuarta de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno (en adelante LTAIBG) en relación con la regulación que establece el artículo 65 de la Ley 2/2016, de 7 de abril, de Instituciones Locales de Euskadi.

2.-

Así mismo, en virtud del artículo 3 del Decreto 128/2016, de 13 de septiembre, de la Comisión Vasca de Acceso a la Información Pública, le corresponde a la Comisión resolver las reclamaciones que se presenten, en aplicación del régimen de impugnaciones previsto en materia de ejercicio del derecho de acceso a la información pública regulado en el artículo 24 de la LTAIBG, en relación con las denegaciones expresas o presuntas de las Administraciones públicas y demás entidades del sector público vasco, que pertenezcan a las Instituciones comunes y locales de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

3.-

Por su parte, el artículo 13 de la citada LTAIBG define la información pública como los contenidos o documentos, cualquiera que sea su formato o soporte, que obren en poder de alguno de los sujetos incluidos en el ámbito de aplicación del Título I y que hayan sido elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus funciones. En el supuesto que nos ocupa, de existir la información que se solicita, relacionada con datos de acceso al __________________________________ del _________________________________________________________ _________________________________________________________, se encontraría en poder del Ayuntamiento de Bilbao, competente en la materia. Cuando se dan estos presupuestos, el órgano competente debe conceder el acceso a la información solicitada, salvo que justifique de manera clara y suficiente la concurrencia de una causa de inadmisión o la aplicación de un límite legal. La información solicitada, con las precisiones que se realizarán posteriormente, es información pública en la medida en que obra en poder de un sujeto obligado por la LTAIBG, el Ayuntamiento de Bilbao, quien dispone de ella en el ejercicio de las competencias que la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases de Régimen Local, reconoce a los municipios.

4.-

La solicitud de información fue presentada ante el Ayuntamiento de Bilbao el 22 de enero de 2025. En virtud de lo dispuesto en el artículo 20.1 de la LTAIBG, el citado Ayuntamiento contaba con un mes de plazo para dictar y notificar la resolución. El _________________________________________________________ reclamante declara no haber recibido respuesta y el Ayuntamiento de Bilbao no ha desvirtuado dicha afirmación en el plazo de audiencia concedido.

5.-

Por su parte, la reclamación ha sido presentada ante esta Comisión con fecha 6 de mayo de 2025. En este sentido, el artículo 24.2 de la LTAIBG dispone que la reclamación se interpondrá en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente al de la notificación del acto impugnado o desde el día siguiente a aquel en que se produzcan los efectos del silencio administrativo. Así mismo, el artículo 24.3 de la LTAIBG establece que la tramitación de las reclamaciones ha de ajustarse a lo dispuesto en materia de recursos por la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (hoy Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas). En este sentido, el artículo 122.1 de la citada Ley dispone que, en el caso de que el acto administrativo que se recurre no fuera expreso, el solicitante y otros posibles interesados podrán interponer recurso de alzada en cualquier momento a partir del día siguiente a aquel en que, de acuerdo con su normativa específica, se produzcan los efectos del silencio administrativo, entendiéndose, en consecuencia, interpuesta en plazo la reclamación.

6.-

Como se ha mencionado anteriormente, el Ayuntamiento de Bilbao no respondió a la solicitud por parte del interesado. El artículo 20.1 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno dispone que “La Resolución en la que se conceda o deniegue el acceso deberá notificarse al solicitante y a los terceros afectados que así lo hayan solicitado en el plazo máximo de un mes desde la recepción de la solicitud por el órgano competente para resolver. Este plazo podrá ampliarse por otro mes en el caso de que el volumen o la complejidad de la información que se solicita así lo hagan necesario y previa notificación al solicitante”. Tal y como ha señalado esta Comisión en anteriores pronunciamientos, resulta necesario resaltar que las administraciones públicas, en las relaciones con la ciudadanía, deben encauzar el ejercicio de sus funciones mediante el procedimiento administrativo, como garantía a los derechos de los administrados y, de otro modo, al propio interés público. La garantía de la existencia de trámites administrativos y de una respuesta efectiva a la ciudadanía deriva de la propia Constitución Española. Así, el deber administrativo de cumplir escrupulosamente con las normas que rigen los procedimientos, cuidando al máximo de todos los trámites que constituyen el expediente, dimana directamente del mandato constitucional del artículo 103 de una Administración eficaz que sirve con objetividad a los intereses generales y que actúa con sometimiento pleno a la Ley y al derecho, sometimiento que se articula mediante la sujeción de la actuación pública al procedimiento administrativo establecido por la Ley. Debe recordarse que el principio de eficacia del artículo 103.1 de la Constitución Española exige de las Administraciones Públicas que cumplan razonablemente las expectativas que la sociedad legítimamente le demanda, entre ellas, el deber de la Administración de resolver con prontitud las peticiones y reclamaciones que le presenten los particulares, ya que el conocimiento cabal por el administrado de la fundamentación de las resoluciones administrativas, constituye un presupuesto inexcusable para la idónea defensa de sus derechos e intereses legítimos. La ausencia del dictado de una resolución genera una indefensión en la persona solicitante, que no se corresponde con el rango de un derecho, como es el derecho de acceso a la información pública, que goza de un amplio reconocimiento en el ordenamiento jurídico y que, consiguientemente, cualquier restricción de su eficacia ha de partir de una interpretación estricta de los límites, justificando de manera expresa y proporcionada su aplicación. Así lo viene exigiendo el Tribunal Supremo de manera constante, como ha recordado en su sentencia de 11 de junio de 2020 (ECLI:ES:TS:2020:1558) en los siguientes términos: “La Exposición de Motivos de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, establece que el derecho de acceso a la información pública, del que son titulares todas las personas, solamente se verá limitado en aquellos casos en que así sea necesario por la propia naturaleza de la información o por su entrada en conflicto con otros intereses protegidos; y, en fin, que, en todo caso, los límites previstos se aplicarán atendiendo a un test de daño (del interés que se salvaguarda con el límite) y de interés público en la divulgación (que en el caso concreto no prevalezca el interés público en la divulgación de la información) y de forma proporcionada y limitada por su objeto y finalidad. Este Tribunal ha tenido ocasión de señalar-STS nº 1547/2017, de 16 de octubre de 2017 (rec.75/2017) y STS 344/2020 (rec.8193/2018)- respecto a los límites oponibles frente al acceso a la información pública, que: “(…) La formulación amplia en el reconocimiento y en la regulación legal del derecho de acceso a la información obliga a interpretar de forma estricta, cuando no restrictiva, tanto las limitaciones a ese derecho que se contemplan en el artículo 14.1 de la Ley 19/2013 como las causas de inadmisión de solicitudes de información que aparecen enumeradas en el artículo 18.1, sin que quepa aceptar limitaciones que supongan un menoscabo injustificado y desproporcionado del derecho de acceso a la información”. De manera que solo son aceptables las limitaciones que resulten justificadas y proporcionadas, así lo dispone el artículo 14.2 de la Ley 19/2013: “(…) 2. La aplicación de los límites será justificada y proporcionada a su objeto y finalidad de protección y atenderá a las circunstancias del caso concreto, especialmente a la concurrencia de un interés público o privado superior que justifique el acceso”. Por tanto, la posibilidad de limitar el derecho de acceso a la información no constituye una potestad discrecional de la Administración y solo resulta posible cuando concurra uno de los supuestos legalmente establecido, que aparezca debidamente acreditado por quien lo invoca y resulte proporcionado y limitado por su objeto y finalidad” (FJ.3º)”.

7.-

El artículo 12 de la Ley 19/2013 reconoce el derecho de todas las personas al acceso a la información pública y el artículo 17.3 dispone que el solicitante no está obligado a motivar su solicitud de acceso a la información; sin embargo, podrá exponer los motivos por los que solicita la información y que podrán ser tenidos en cuenta cuanto se dicte la resolución, si bien la ausencia de motivación no será por si sola causa de rechazo de la solicitud. En el caso que nos ocupa, el _________________________________________________________ reclamante justifica su reclamación en tanto en cuanto el acceso “libre” de personas, ni siquiera afiliadas a _________________________________________________________, al correo corporativo de dicho _________________________________________________________ pudiera concluir en el conocimiento de información sindical por parte de personas totalmente ajenas a la organización, lo que trata de evitar el _________________________________________________________ reclamante con la petición de información acerca de las personas usuarias del email en cuestión en los últimos cuatro años.

8.-

Por otra parte, ha de tomarse en consideración que la solicitud de información ha sido realizada por un _________________________________________________________ que representa los intereses de un colectivo de empleados y empleadas públicas, y cuenta con un derecho reforzado de acceso a la información, reforzado por esa condición, en la medida en que para el adecuado ejercicio de sus funciones reconocidas por la legislación es necesario disponer de una información más precisa y pormenorizada a la que puedan reconocer las normas de derecho de acceso y estar al alcance de las personas ajenas a los servicios públicos.

9.-

Es necesario destacar, además, que el derecho a la información adquiere una especial relevancia cuando se circunscribe al cumplimiento de la norma y a la rendición de cuentas por la gestión, así la LTAIBG, en su preámbulo, recoge que “La transparencia, el acceso a la información pública y las normas de buen gobierno deben ser los ejes fundamentales de toda acción política. Sólo cuando la acción de los responsables públicos se somete a escrutinio, cuando los ciudadanos pueden conocer cómo se toman las decisiones que les afectan, cómo se manejan los fondos públicos o bajo qué criterios actúan nuestras instituciones podremos hablar del inicio de un proceso en el que los poderes públicos comienzan a responder a una sociedad que es crítica, exigente y que demanda participación de los poderes públicos… “.

10.-

Entrando ya en el fondo del asunto, es necesario dejar constancia de los artículos que cita el _________________________________________________________ reclamante en su solicitud de acceso a la información interpuesta ante el Ayuntamiento de Bilbao, a saber: El artículo 10.3º de la Ley Orgánica 11/1985, de 2 de agosto, de libertad sindical prescribe textualmente lo que sigue: “3. Los delegados sindicales, en el supuesto de que no formen parte del comité de empresa, tendrán las mismas garantías que las establecidas legalmente para los miembros de los comités de empresa o de los órganos de representación que se establezcan en las Administraciones públicas, así como los siguientes derechos a salvo de lo que se pudiera establecer por convenio colectivo: 1.º Tener acceso a la misma información y documentación que la empresa ponga a disposición del comité de empresa, estando obligados los delegados sindicales a guardar sigilo profesional en aquellas materias en las que legalmente proceda”. Por su parte, el artículo 64 del Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores literalmente dispone lo que sigue: “1. El comité de empresa tendrá derecho a ser informado y consultado por el empresario sobre aquellas cuestiones que puedan afectar a los trabajadores, así como sobre la situación de la empresa y la evolución del empleo en la misma, en los términos previstos en este artículo.”

En este sentido, dado que el acceso al correo corporativo del _________________________________________________________ reclamante es una cuestión de primordial relevancia, en tanto en cuanto personas ajenas a la organización pudieran acceder, sin tener derecho a ello, a datos e información sindical, la reclamación constituye una forma de control y evaluación del acceso a aquélla, debiendo quedar establecido el procedimiento y personas autorizadas. Así mismo, debe valorarse positivamente que el Ayuntamiento de Bilbao, durante el trámite de audiencia otorgado al efecto por esta Comisión, remita, el 26 de mayo de 2025, informe técnico de la entidad _________________________________________________________fechado el 3 de abril del año en curso, indicando las personas (con nombre y apellidos) que, a fecha de emisión del informe mencionado, tienen acceso al __________________________________ _________________________________________________________, presumiéndose por esta Comisión, que el problema del acceso indiscriminado al correo corporativo del _________________________________________________________ reclamante ha sido ya resuelto. Es preciso destacar, por otra parte que, según recoge el informe de _________________________________________________________el posible acceso al correo en cuestión es “responsabilidad” del propio _________________________________________________________, siendo así que únicamente habrán podido tener acceso aquellas personas a quienes se hubieran facilitado las credenciales que sólo conoce _________________________________________________________, desconociéndose por la entidad _________________________________________________________mayor información al respecto y ofreciendo su colaboración para modificar la contraseña de la cuenta genérica si el _________________________________________________________ reclamante así lo considerara, a fin de evitar, a futuro, que personas que en su día pudieron acceder al __________________________________ lo sigan haciendo. Respecto de la solicitud de acceso planteada por el _________________________________________________________ _________________________________________________________ y la respuesta otorgada por la entidad _________________________________________________________(sociedad pública municipal que gestiona todos los servicios de tecnologías de la información, tanto del propio Ayuntamiento como de las sociedades públicas municipales), se hace constar por esta Comisión que, por parte de la citada entidad no se contesta explícitamente a la solicitud del _________________________________________________________ reclamante, si bien se informa sobre el acceso actual de siete personas, relacionadas con nombre y apellidos, al __________________________________ del _________________________________________________________, justificándose, además, la imposible aportación de mayor información sobre quiénes tuvieron acceso al citado correo en los últimos cuatro años, haciendo recaer en el _________________________________________________________ el conocimiento de tales datos puesto que, al tratarse de una cuenta genérica, aquél dispone de unas credenciales de las que hace uso como considera; es tanto como decir que el _________________________________________________________ debe conocer a quién ha facilitado las credenciales propias de su correo, sin que _________________________________________________________haya intervenido en modo alguno en el traslado de dicha información a personas afiliadas o ajenas a la organización. Es en este sentido en el que cabe concluirse por esta Comisión en la desestimación de la reclamación interpuesta, dado que la información que se solicita no está en poder del sujeto reclamado, el Ayuntamiento de Bilbao, siendo así que el propio _________________________________________________________, a decir de la _________________________________________________________, es el único que conoce las credenciales propias del __________________________________ y las personas a quienes se las ha transferido, sin que ni el Ayuntamiento ni la sociedad informática aludida puedan intervenir en el traslado de las credenciales asignadas al correo del _________________________________________________________. A este tenor, el artículo 13 de la LTAIBG dispone que “Se entiende por información pública los contenidos o documentos, cualquiera que sea su formato o soporte, que obren en poder de alguno de los sujetos incluidos en el ámbito de aplicación de este título y que hayan sido elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus funciones”, por lo que procede la desestimación de la reclamación interpuesta por el _________________________________________________________ _________________________________________________________frente a la desestimación presunta de su solicitud de acceso a la información pública ante el Ayuntamiento de Bilbao, en tanto en cuanto la entidad reclamada no dispone de tal información más allá de la facilitación de unas credenciales que, una vez aportadas, son de libre disposición del _________________________________________________________, debiendo ser éste quien gestione su traslado a las personas que considere.

11.-

La transparencia es un principio de actuación que deben respetar las administraciones públicas en su actividad, organización y funcionamiento tal y como disponen las normas reguladoras del sector público. Así, el artículo 3.1.c) de la Ley 40/2015 de Régimen Jurídico del Sector Público dispone que las administraciones públicas deben respetar en su actuación y relaciones, entre otros principios, la “Participación, objetividad y transparencia de la actuación administrativa”. En nuestro ámbito territorial, la Ley 3/2022 del Sector Público Vasco establece la transparencia en la gestión (artículo 5.1.d)) como principio de actuación de todo el sector público vasco. También en la Ley 2/2016, de 7 de abril, de Instituciones Locales de Euskadi (artículo 4.2.h)) se establece como principio rector del régimen local y de la dirección política y acción de gobierno de los municipios y del resto de entidades locales, la transparencia, el desarrollo de la ética pública y la adecuación a los principios de buen gobierno. A la vista de cuanto antecede, la Comisión Vasca de Acceso a la Información, por unanimidad

RESUELVE

Primero.-

Desestimar la reclamación presentada por el _________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________frente a la desestimación presunta de su solicitud de acceso a la información pública interpuesta ante el Ayuntamiento de Bilbao, conforme se recoge en el punto 10 de los Fundamentos de Derecho de la presente Resolución.

Segundo.-

Notificar la presente Resolución al _________________________________________________________ reclamante y al Ayuntamiento de Bilbao.

Tercero.-

Publicar la Resolución en la página web de la Comisión Vasca de Acceso a la Información Pública una vez efectuada la notificación al _________________________________________________________ reclamante y previa disociación de los datos de carácter personal.