Reclamación de acceso a expediente, trazabilidad de accesos y cesiones de datos finalizada por pérdida sobrevenida del objeto

Resolució 323/2026, de 26 de febrer Número d’expedient de la Reclamació: 1636/2025 Administració reclamada: Consell Comarcal de la Selva Informació reclamada: Accés a expedient, traçabilitat d’accessos i cessions de dades. Sentit de la resolució: Pèrdua sobrevinguda de l’objecte de la Reclamació Resum: En definitiva, la GAIP constata que s’ha produït objectivament una pèrdua d’objecte de la Reclamació en aquest supòsit concret, derivada de la resolució del Recurs de reposició resolt un cop ja s’havia registrat una Reclamació davant d’aquesta Comissió. El Consell Comarcal declara que ha facilitat tota la informació que té en les seves mans i declara de forma inequívoca que determinada informació sol·licitada és inexistent. En aquestes circumstàncies, és procedent finalitzar la Reclamació, sense necessitat de fer cap declaració sobre l’abast del dret d’accés exercit. Paraules clau: Administració local. Persona física. Expedients. Traçabilitat d’accessos. Cessions de dades. Reclamació contra estimació parcial. Lliurament extemporani. Pèrdua sobrevinguda de l’objecte de la Reclamació. Sense límits. Ponent: Clara I. Velasco Rico Antecedents 1. En data 25 de setembre de 2025, la persona sol·licitant presenta una reclamació davant la GAIP en la qual sol·licita conèixer el contingut de l’expedient de convivència familiar, la identitat de les persones que han accedit a les seves dades personals; en concret, els noms i cognoms, càrrec, data d’accés i la finalitat de la informació tractada, i saber si s’ha cedit a tercers externs, especificant destinataris, finalitats, dades cedides i base legal. 2. En data 20 de juny de 2025, la persona reclamant presenta davant el Consell Comarcal de la Selva, un escrit on sol·licita l’accés a un expedient de convivència familiar la traçabilitat d’accessos a aquest expedient i la cessió a tercers. 3. En data 7 d’octubre de 2025, la persona reclamant presenta davant l’APDCAT una reclamació de tutela de drets contra el Consell Comarcal reclamant l’accés a la mateixa informació reclamada davant la GAIP (expedient PT 265/2025). 4. El 14 d’octubre de 2025 la GAIP admet provisionalment la Reclamació, informa la persona reclamant sobre els aspectes més rellevants de la seva tramitació i de la posició jurídica que ostenta com a persona interessada, de conformitat amb la legislació de procediment administratiu i la de transparència i accés a la informació pública. Li demana especialment que informi la GAIP immediatament de les comunicacions que rebi de l’Administració reclamada relatives a la informació pública sol·licitada, mentre duri la Reclamació. 5. En data 14 d’octubre, la GAIP comunica al Consell Comarcal la reclamació presentada i li sol·licita l’emissió d’informe, l’expedient complet relatiu a la sol·licitud d’accés a la informació pública, i la identificació de les terceres persones afectades per l’accés que es reclama, si n’hi ha. 6. En data 4 de novembre de 2025, el Consell Comarcal dona resposta al requeriment efectuat per la GAIP. 7. En data 06 de novembre de 2025, la GAIP trasllada l’informe del Consell Comarcal a la persona reclamant amb l’advertiment que si en el termini de 3 dies no manifestava el contrari s’entendria satisfet el seu dret d’accés a la informació pública i es clouria la reclamació per pèrdua sobrevinguda del seu objecte. 8. En data 07 de novembre de 2025 la GAIP rep les al·legacions de la persona reclamant on es referma en la seva voluntat de rebre la informació reclamada. Concretament s’hi explicita el següent: “El Consell no ha facilitat la informació demanada sobre traçabilitat i cessions de dades. La resposta del Consell es limita a citar el Registre d’Activitats de Tractament (RAT), però sense aportar dades concretes. La manca de registres de traçabilitat (logs) no pot justificar la denegació parcial de la informació. Segons el reclamant, l’article 15 RGPD exigeix donar informació detallada sobre destinataris, categories, dates i base jurídica de les cessions de dades. L’Administració ha d’oferir còpia de les dades personals sol·licitades. A més diu que el RAT no substitueix la informació real; s’afirma que un registre general no compleix l’exigència legal: cal identificar qui ha rebut dades del sol·licitant i quan. També defensa que l’Administració està obligada a buscar i aportar la informació existent i les deficiències internes (manca de personal, desorganització, absència de logs 2022‑2023) no poden limitar el dret d’accés. Entre d’altres qüestions relatives a la vulneració del RGPDP que queden fora de l’abast competencial d’aquesta Comissió. Finalment, el sol·licitant demana que estimi íntegrament la reclamació i obligui el Consell Comarcal a facilitar l’expedient familiar complet (anonimitzant tercers), la traçabilitat completa de tots els accessos, la relació detallada de totes les cessions de dades (data, destinatari, base legal)”. 9. En data 11 de desembre de 2025, la GAIP sol·licita a l’APDCAT que emeti l’informe previst a l’article 42.8 de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern, en relació amb la reclamació presentada. 10. En data 13 de febrer de 2026 la GAIP rep l’informe de l’APDCAT. Fonaments jurídics 1. Competència de la GAIP i contingut i abast generals del dret d’accés a la informació pública D’acord amb l’article 39.1 LTAIPBG i 29 del RGAIP aquesta Comissió és competent per tramitar i resoldre aquesta Reclamació. L’article 2.b i c LTAIPBG defineixen la informació pública i preveuen el dret d’accés a les persones per a sol·licitar i obtenir-la que d’acord amb l’article 18.1 LTAIPBG, tant a títol individual o en nom i representació de qualsevol persona jurídica legalment constituïda. L’article 20 LTAIPBG preveu els requisits i criteris per a l’aplicació dels límits legals al dret d’accés a la informació pública, que l’Administració no disposa de potestat discrecional i ha d’indicar en cada cas els motius que ho justifiquen. Els articles 21 i 22 LTAIPBG estableixen que aquests límits no són d’aplicació automàtica i absoluta i han de ser aplicats d’acord amb criteris de proporcionalitat i temporalitat i han d’atendre les circumstàncies de cada cas concret, especialment la concurrència d’un interès públic o privat superior que justifiqui l’accés a la informació. 2. Sobre la via procedimental de l’actuació de la persona Reclamant Abans d’entrar al fons de la Reclamació, cal tenir en compte el camí procedimental que ha seguit la persona reclamant fins a arribar a interposar una Reclamació davant la GAIP. Així, el 20 de juny de 2025, el reclamant presenta una instància a l’Ajuntament de Santa Coloma de Farners, que és tramesa al Consell Comarcal de la Selva. Sol·licita: Accés complet al seu expedient familiar de serveis socials; Traçabilitat dels accessos al seu expedient (qui, quan i amb quina finalitat); Informació sobre qualsevol cessió de dades a tercers: destinataris, finalitat, base jurídica i categories de dades; Accés a tota la documentació generada: informes, diagnòstics, plans d’intervenció, registres, etc. En conseqüència, el Consell registra l’entrada el 20 de juny i, en comunicació del 28 de juliol, explica terminis, òrgan competent i efecte estimatori per silenci. En data 25 de setembre, el sol·licitant denúncia que s’ha superat el termini d’un mes, més una pròrroga de tres mesos, que no ha rebut notificació formal de la pròrroga i que ha hagut de demanar informació “informalment”. En data 06 d’octubre de 2025 el Consell Comarcal estima la sol·licitud i facilita documentació en format electrònic mitjançant enllaços, notifica la resolució i el sol·licitant l’accepta el mateix dia. Tot i això, el sol·licitant considera que aquesta resolució no dona resposta als punts essencials: traçabilitat i cessions de dades i és per això que en data 8 d’octubre de 2025 la persona reclamant interposa un recurs de reposició al·legant que la resolució no resol de manera concreta la traçabilitat ni les cessions. Igualment, al·lega la vulneració del seu dret d’accés a informació pública, a dades personals i una manca de motivació suficient. De forma gairebé simultània, la persona reclamant interposa accions paral·leles davant la GAIP i davant l’APDCAT. 3. Sobre la Resolució del Recurs de reposició interposat davant el Consell Comarcal En data 04 de novembre de 2025, en el decurs de la tramitació d’aquest procés de Reclamació, es produeix la Resolució del recurs de reposició per la qual el Consell Comarcal de la Selva estima parcialment i aporta informació addicional sobre les cessions de dades i completa tota la resta de punts no resolts en la resposta a la SAIP inicial. En aquesta resolució, el Consell Comarcal explicita que la sol·licitud del 20 de juny de 2025 té doble vessant. D’una banda, es pretén l’accés a documentació relativa a expedients concrets. De l’altra banda, accés a la informació relativa al tractament de dades personals, sobretot es demanen traçabilitat i cessions de dades. El Consell resol que cal aplicar l’article 15 RGDP, dret d’accés a dades personals pròpies, però que no pot vulnerar drets i llibertats de tercers. En conseqüència, regeix el principi de minimització de dades i, per això, no es donen les dades estrictament necessàries i considera que s’ha de tenir especial cura en protecció de les dades de tercers i més si són menors. Respecte de la traçabilitat, el Consell fa un esforç per aclarir quines dades estan en el seu poder. Li consten dos expedients electrònics: 2023/00005191K i 2023/00013593G. Respecte d’aquests expedients sí que disposen d’un registre d’actuacions administratives: qui ha fet una acció com redactar, signar, incorporar documents. Aquest registre constitueix “traçabilitat activa”. Amb tot, el Consell afirma que no existia un registre d’accessos passius (consultes sense acció) dels anys 2022–2023. Per tant, el Consell declara que no es pot acreditar si algú només va “obrir” l’expedient i, per tant, aquesta resultaria informació inexistent. Respecte a l’altre expedient físic localitzat, el Consell Comarcal manifesta que no hi ha traçabilitat possible perquè els expedients en paper no generen registres automàtics d’accés, tampoc no existia cap llibre manual de moviment documental i, a més, argumenten que legalment no hi ha obligació d’haver-lo tingut retroactivament. Pel que fa a les cessions de dades, en l’informe i en la resolució del Recurs de reposició s’hi declara que només consten dues cessions: una relativa a la tramitació d’un ajut econòmic i l’altra relativa sol·licitud d’un recurs d’inserció laboral i social (a instància del mateix sol·licitant). En el seu informe i també en la resolució del Recurs de reposició s’afirma que no consten cap tipus de cessions massives, cessions indegudes, cessions a entitats no habilitades; només les cessions més enllà de les dues marcades. Pel que fa d’altres tràmits que ha pogut endegar la persona reclamant (bo social, aliments, pobresa energètica), s’afirma que generen informes interns, però no s’han enviat dades a tercers. En definitiva, el Consell Comarcal de la Selva estima parcialment el recurs, aportant informació addicional sobre cessions de dades i completa punts no resolts en la resolució inicial. En aquest sentit. I certament, el Consell va estimar la sol·licitud d’accés, però la resolució inicial no va respondre tots els aspectes, tenint en compte que el sol·licitant tenia dret a rebre informació sobre traçabilitat i cessions. A més, el Consell Comarcal justifica per què no pot aportar traçabilitat completa, per limitacions tècniques i naturals (paper) i pel que fa a les cessions existents declara que estan jurídicament emparades i són mínimes. 4. Sobre la pèrdua sobrevinguda de l’objecte de la Reclamació A la llum dels antecedents anteriors i de la documentació que obra en poder la GAIP, perquè li ha estat tramesa pel propi reclamant o pel Consell Comarcal cal determinar el següent: En primer lloc, la pàgina 3 de l’expedient rebut per la GAIP, consten tres enllaços (Expedient 2023/00005191K 16335472475166505036; Expedient 2023/00013593G 16335471760156471765 i Documentació per donar accés 15704451414776701652) on la persona reclamant pot tenir accés a la documentació relativa als expedients sol·licitats. En aquest punt, el Consell afirma que respecte d’aquests expedients sí que disposen d’un registre d’actuacions administratives: qui ha fet una acció com redactar, signar, incorporar documents. Aquest registre constitueix “traçabilitat activa” i a través dels enllaços es pot accedir a aquesta informació. Respecte d’aquests dos expedients, però, el Consell afirma que no existia un registre d’accessos passius (consultes sense acció) dels anys 2022–2023. Per tant, el Consell declara que no es pot acreditar si algú només va “obrir” l’expedient i, per tant, aquesta resultaria informació inexistent. Aleshores, en aquest punt s’ha produït una pèrdua sobrevinguda de l’objecte de la Reclamació perquè el Consell està delimitant que aquesta informació no obra en el seu poder, i si no obra en el seu poder, no pot facilitar-la a la persona reclamant. En segon lloc, la pàgina 5 consten enumerades en una taula les cessions produïdes i els destinataris d’aquestes. Així mateix, consta la finalitat i la base legal, i també l’any en què es va produir, així com les dades concretes efectivament cedides. En definitiva, també en aquest punt, aquesta Comissió constata que s’ha produït una pèrdua sobrevinguda de l’objecte de la Reclamació. En tercer lloc, pel que fa als registres de traçabilitat, el reclamant afirma que la manca de registres de traçabilitat (logs) no pot justificar la denegació parcial de la informació. Amb tota aquesta afirmació és errònia perquè si factualment la informació no existeix, com està declarant el Consell Comarcal, no s’hi pot accedir. Per tant, el dret d’accés a la informació pública en aquest punt ja s’hauria vist satisfet, perquè el Consell declara de forma rotunda que no disposa d’aquesta informació en relació a determinats expedients. Certament, en la resolució del Consell s’afirma que: “el Consell Comarcal de la Selva no disposa d’un registre detallat de qui ha accedit a l’expedient electrònic número 2023/00013593G, sempre que aquest accés no hagi anat acompanyat d’una acció administrativa registrable.” D’altra banda, aquesta Comissió considera que la resolució del Recurs de reposició sembla atenir- se al posicionament de l’APDCAT evacuat en el seu informe preceptiu en aquest procediment on conclou que “El dret d’accés reconegut a la normativa de protecció de dades, inclou el dret a ser informat respecte a si s’estan tractant les seves pròpies dades i, en cas afirmatiu, rebre informació dels aspectes a les finalitats, les categories de dades, els destinataris als quals es comunicaran, el termini previst de conservació de les dades, els drets relatius a la protecció de les seves dades que pot exercir, quan s’escaigui la informació sobre l’origen de les dades, sobre l’existència de decisions automatitzades i les garanties en cas de transferències internacionals i, si escau el dret a obtenir-ne una còpia (article 15 RGPD). La normativa de protecció de dades no impedeix comunicar a la persona reclamant la informació relativa a la identitat de les persones que han accedit a les seves dades personals, en concret, els noms i cognoms, càrrec, data d’accés i la finalitat de la informació tractada, així com a la informació relativa a si han accedit altres tercers externs, especificant el destinatari, les dades cedides, la finalitat i la base legal. De la informació sol·licitada, cal ometre les anotacions que el personal professional hagi fet a l’expedient, la revelació de les quals pugui ser perjudicial per a l’atenció de la persona usuària del servei o aquelles altres dades que puguin afectar negativament els drets i llibertats d’altres. Pel que fa a les dades personals de terceres persones que formen la unitat familiar i dels no convivents, caldrà denegar l’accés de les categories especials de dades llevat del consentiment exprés de la persona o persones afectades, i pel que fa a la resta, llevat del consentiment del tercer, caldrà facilitar aquestes dades de forma anonimitzada, sempre que sigui viable. En tot cas, l’entitat reclamada haurà d’avaluar el risc i la possibilitat de reidentificació de totes les terceres persones afectades que constin a l’expedient, per valorar la viabilitat de facilitar cert grau d’informació anonimitzada degudament en el cas que ens ocupa.” En definitiva, la GAIP constata que s’ha produït objectivament una pèrdua d’objecte de la Reclamació en aquest supòsit concret, derivada de la resolució del Recurs de reposició resolt un cop ja s’havia registrat una Reclamació davant d’aquesta Comissió. El Consell Comarcal declara que ha facilitat tota la informació que té en les seves mans i declara de forma inequívoca que determinada informació sol·licitada és inexistent. En aquestes circumstàncies, és procedent finalitzar la Reclamació, sense necessitat de fer cap declaració sobre l’abast del dret d’accés exercit. 5. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de 26 de febrer de 2026, resol per unanimitat declarar finalitzat el procediment relatiu a la Reclamació 1636/2025 per pèrdua objectiva sobrevinguda del seu objecte i publicar aquesta resolució al web de la GAIP. Iolanda Pineda Balló Presidenta Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya en un termini de dos mesos, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, d’acord amb la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.