Acceso a facturas, presupuestos, liquidaciones y actas de un centro escolar

Resolución 1814/2025, de 13 de noviembre

Antecedentes

1. El 2 de septiembre de 2025 entra en la GAIP la Reclamación 1496/2025, presentada por una persona física contra la Escuela Marià Cubí i Soler de Malgrat de Mar. La persona reclamante solicita el procedimiento de mediación previsto en el artículo 42 de la Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (LTAIPBG) y regulado por los artículos 36 a 41 del Reglamento de la GAIP, aprobado por el Decreto 111/2017, de 18 de julio (RGAIP). La persona reclamante manifiesta que el Departamento no ha respondido a su SAIP.

2. El 3 de julio de 2025 la persona reclamante dirige una solicitud de información pública a la Escuela Marià Cubí i Soler de Malgrat de Mar en la que solicita:

"1. Copia de todas las facturas correspondientes a la compra de mobiliario efectuada por el centro en los últimos cuatro años. La información deberá incluir, como mínimo, la fecha de emisión, el concepto, el importe, el proveedor y el número de factura. En aplicación del principio de minimización de datos (art. 4 RGPD), no es necesario incluir datos personales no esenciales como el DNI o datos bancarios, tal como ha establecido la GAIP en la Resolución 400/2025.

2. Copia de las tres propuestas o presupuestos sobre los que se basó la decisión de adquirir estos bienes de mobiliario, así como copia de los correos electrónicos u otras comunicaciones mediante las cuales se recibieron estas propuestas. Esta información forma parte de los expedientes administrativos relativos al gasto público y, por tanto, constituye información pública (artículo 2.b LTAIPBG), de acuerdo con la doctrina reiterada de la GAIP (Resolución 1178/2024).

3. Copia de los presupuestos anuales y de las liquidaciones económicas del centro correspondientes a los últimos cuatro ejercicios, así como de las actas del Consejo Escolar en las que conste su aprobación. También se deberá indicar a qué partida presupuestaria se ha imputado cada una de las facturas referidas en el punto 1. Esta información forma parte de la actividad de gestión económica del centro y debe ser accesible de acuerdo con los principios de transparencia y rendición de cuentas, sin perjuicio de la disociación de datos personales si fuera necesario.

4. Copia del resto de facturas imputadas a las mismas partidas presupuestarias indicadas en el punto anterior, correspondientes al mismo período de cuatro años. Esta información permite completar la visión global de los gastos asociados a estas partidas y se enmarca en el derecho de acceso a la información pública relevante para el control y la transparencia del gasto público."

Respecto a esta SAIP, el Departamento comunica su recepción, así como el órgano competente para resolverla, la unidad y el plazo.

3. El 5 de septiembre de 2025 la GAIP admite provisionalmente la Reclamación, informa a la persona reclamante sobre los aspectos más relevantes de su tramitación y de la posición jurídica que ostenta como persona interesada, de conformidad con la legislación de procedimiento administrativo y la de transparencia y acceso a la información pública. Le solicita especialmente que informe a la GAIP inmediatamente de las comunicaciones que reciba de la Administración reclamada relativas a la información pública solicitada, mientras dure la Reclamación.

4. En la misma fecha la GAIP tramita al Departamento de Educación y Formación Profesional (DEFP) la Reclamación y le requiere para que, en el plazo de cinco días, remita los datos identificativos y de contacto (nombre y cargo en la organización, correo electrónico y teléfono) de la persona o personas que representarán a la Administración en la sesión de mediación, así como dos posibles fechas para programar la celebración de la sesión y, en caso de que se desee celebrar por medios telemáticos, indique los motivos de la preferencia.

5. El 23 de septiembre se reitera la petición de datos al Departamento y se le requiere para que, en el plazo de quince días, remita el informe con su posicionamiento, así como el expediente relativo a la SAIP e identificación, si procede, de las terceras personas que resulten afectadas por la información cuyo acceso se reclama.

6. El 24 de octubre de 2025 el vocal mediador certifica la imposibilidad de mediación por la falta de colaboración del Departamento de Educación y Formación Profesional de la Generalitat de Catalunya en la convocatoria de la sesión de mediación, y el día 27 se comunica a las partes.

Fundamentos Jurídicos

1. Competencia de la GAIP y contenido y alcance general del derecho de acceso a la información pública

De acuerdo con el artículo 39.1 de la Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (LTAIPBG) y el 29 del Decreto 111/2017, de 18 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Comisión de Garantía del Derecho de Acceso a la Información Pública (RGAIP), esta Comisión es competente para tramitar y resolver esta Reclamación. El artículo 2.b y c de la LTAIPBG definen la información pública y prevén el derecho de acceso a las personas para solicitarla y obtenerla, que de acuerdo con el artículo 18.1 de la LTAIPBG, puede ser a título individual o en nombre y representación de cualquier persona jurídica legalmente constituida.

El artículo 20 de la LTAIPBG prevé los requisitos y criterios para la aplicación de los límites legales al derecho de acceso a la información pública, señalando que la Administración no dispone de potestad discrecional y debe indicar en cada caso los motivos que lo justifiquen. Los artículos 21 y 22 de la LTAIPBG establecen que estos límites no son de aplicación automática y absoluta, y deben aplicarse de acuerdo con criterios de proporcionalidad y temporalidad, atendiendo a las circunstancias de cada caso concreto, especialmente la concurrencia de un interés público o privado superior que justifique el acceso a la información.

2. Falta de colaboración

El antecedente 6 manifiesta que la Administración no aporta a este procedimiento la documentación que le ha sido solicitada por la GAIP, de acuerdo con lo previsto en el artículo 33.4 del RGAIP. Si bien este hecho debe calificarse como una falta de colaboración de la administración con la efectividad de los procedimientos previstos legalmente para la garantía del derecho de acceso a la información pública, no puede impedir la resolución de la Reclamación, ya que el artículo 33.7 del RGAIP prevé expresamente que "la falta de envío de la información o la no emisión de los informes solicitados por la Comisión no impide que esta continúe la tramitación".

3. Sobre la estimación del derecho de acceso a la información pública y límites

La información solicitada y reclamada —facturas, presupuestos, correos electrónicos o comunicaciones de envío de los presupuestos en relación con la compra de mobiliario en los últimos 4 años e indicación de la partida presupuestaria; presupuestos anuales y las liquidaciones económicas del centro correspondientes a los últimos cuatro ejercicios, actas del Consejo Escolar en las que conste su aprobación; copia del resto de facturas imputadas a las mismas partidas presupuestarias indicadas en el punto anterior, correspondientes al mismo período de cuatro años— si se dispone, es, de acuerdo con el artículo 2.b de la LTAIPBG, información pública, ya que es "información elaborada por la Administración y la que esta tiene en su poder como consecuencia de su actividad o del ejercicio de sus funciones, incluida la que le suministran otros sujetos obligados de acuerdo con lo que establece esta ley".

De acuerdo con los artículos 18.1 y 20.1 de la LTAIPBG, cualquier persona tiene derecho a ella, salvo que concurran causas legales que determinen su denegación o acceso restringido. El ejercicio, por tanto, del derecho de acceso a la información pública queda condicionado por la eventual concurrencia de límites que puedan justificar, de acuerdo con las previsiones de la LTAIPBG, un acceso parcial o una denegación del acceso a la información.

Cabe recordar que el Departamento es un sujeto obligado por la LTAIPBG (art. 3.1) a atender y resolver, en el plazo y forma correspondientes, las solicitudes de acceso que le presenten las personas que ejercen su derecho de acceso a la información pública.

En cuanto a los límites y el acceso parcial a la información pública, los apartados 2 y 3 del artículo 20 de la LTAIPBG establecen los siguientes requisitos y criterios para su aplicación:

"2. Las limitaciones legales al derecho de acceso a la información pública deben aplicarse de acuerdo con su finalidad, teniendo en cuenta las circunstancias de cada caso concreto, deben interpretarse siempre restrictivamente en beneficio de este derecho y no pueden ampliarse por analogía. 3. Para aplicar límites al derecho de acceso a la información pública, la Administración no dispone de potestad discrecional y debe indicar en cada caso los motivos que lo justifiquen. En la motivación se debe explicitar el límite que se aplica y razonar debidamente las causas que fundamentan su aplicación".

En el caso que nos ocupa, la GAIP no ha podido comprobar fehacientemente la concurrencia de ninguno de los límites previstos porque no ha accedido a la información reclamada y, además, el Departamento, al no haber colaborado con esta Comisión en este procedimiento, tampoco ha defendido la existencia de ningún elemento que permita limitar el alcance del derecho de acceso a la información. No obstante, esta Comisión analiza la documentación solicitada teniendo en cuenta, en primer lugar, que no aprecia ninguno de los límites incluidos en el artículo 21 de la LTAIPBG. En cuanto a la protección de datos, se deberán atender las previsiones del artículo 24 de la LTAIPBG que establece en su apartado 1 que "se debe dar acceso a la información pública si se trata de información directamente relacionada con la organización, el funcionamiento o la actividad pública de la Administración que contenga datos personales meramente identificativos, salvo que, excepcionalmente, en el caso concreto deba prevalecer la protección de datos personales u otros derechos constitucionalmente protegidos". Y el apartado 2 de este artículo, respecto a datos personales no incluidos en el artículo 23 de la LTAIPBG, establece que se puede dar acceso previa ponderación razonada del interés público en la divulgación y los derechos de las personas afectadas; y que para llevar a cabo esta ponderación se deben tener en cuenta, entre otros, la finalidad del acceso y las garantías que se ofrezcan (b), el hecho de que se trate de datos relativos a menores de edad (c) y el hecho de que pueda afectar a la seguridad de las personas (d).

En cuanto a las facturas por la compra de mobiliario en los últimos 4 años (punto 1) y facturas imputadas a las mismas partidas presupuestarias (punto 4), la propia persona reclamante indica que, en aplicación del principio de minimización de datos, no es necesario incluir los datos personales no esenciales (como puede ser el DNI, los datos bancarios, el correo electrónico). Por tanto, teniendo en cuenta que se solicita la información pseudonimizada y la finalidad perseguida (control y transparencia del gasto público), esta Comisión considera pertinente estimar el derecho de acceso a las facturas.

En cuanto a las propuestas o presupuestos para la adquisición del mobiliario (punto 2), igualmente se estima el derecho de acceso a la información pública con la previa anonimización de los datos que resulten excesivos para la finalidad perseguida (como puede ser el DNI de personas físicas o el correo electrónico).

En relación con los correos electrónicos u otras comunicaciones mediante las cuales se recibieron estas propuestas (punto 2), se estima el derecho de acceso siempre que estos correos o comunicaciones formen parte del procedimiento de contratación para el suministro del mobiliario.

Respecto a los presupuestos anuales del centro y las liquidaciones económicas de los últimos 4 ejercicios, y las actas del Consejo Escolar en las que conste su aprobación (punto 3), se estima igualmente el derecho de acceso. En el caso de que en estas actas apareciera información relativa a la gestión del centro escolar y pudiera afectar a terceras personas, se deberá anonimizarla previamente.

Para el caso en que no se disponga de la información o de los datos solicitados, la administración deberá manifestarlo así, sin que quede obligada por esta resolución a elaborarlos para satisfacer la reclamación.

En todo caso, es conveniente reiterar nuevamente que, dada la falta de colaboración del Departamento, este tiene la responsabilidad exclusiva de aplicar, si procediera, el régimen previsto en los artículos 23, 24 y 25 de la LTAIPBG a efectos de cumplir con la normativa relativa a la protección de datos personales en el momento de ejecutar esta resolución.

4. Obligatoriedad de los titulares de documentos públicos de disponer de un sistema de gestión documental (SGD)

La Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y gestión de documentos, modificada por la Ley 20/2015, de 29 de julio establece la obligatoriedad de los titulares de documentos públicos de disponer de un sistema de gestión documental (SGD) que garantice el tratamiento correcto de los documentos en todo su ciclo de vida y que permita cumplir con las obligaciones de transparencia; y que la organización, evaluación y conservación, así como el acceso a estos, son responsabilidad directa de sus titulares (artículos 7 y 8).

En el ámbito de la Generalitat, sus entidades autónomas, empresas públicas y consorcios con participación mayoritaria de la Generalitat, el SGD se regula por el Decreto 76/1996, de 5 de marzo, por el que se regula el sistema general de gestión de la documentación administrativa y la organización de los archivos de la Generalitat de Catalunya.

La Disposición Adicional Undécima de la Ley 26/2010, de 3 de agosto, de régimen jurídico y de procedimiento de las administraciones públicas de Cataluña establece que los documentos electrónicos deben gestionarse y conservarse en expedientes electrónicos de acuerdo con las prescripciones de la normativa en materia de archivos y documentos. Asimismo, el artículo 67 y 68 del Decreto 76/2020, de 4 de agosto, de Administración Digital establece que el SGD garantiza el cumplimiento de la política de gestión documental y archivo y que los sistemas de información y aplicaciones de gestión deben emplear preferentemente las herramientas de gestión documental corporativas. En caso de emplear soluciones no corporativas, estas deben garantizar su cumplimiento.

Asimismo, la LTAIPBG reconoce los sistemas de gestión de documentos públicos como facilitadores de datos y documentos auténticos (art. 5.2), la necesidad de estructurar la información siguiendo criterios temáticos y cronológicos, siguiendo el cuadro de clasificación documental corporativo e incorporando índices o guías de consulta (art. 6.1.d) y la obligación de establecer un sistema de gestión de documentos, información y datos integrado que permita la interoperabilidad entre las administraciones, la localización de cualquier documento o información y la vinculación automática de cada documento o conjunto de datos a su régimen de acceso y publicidad (art. 19.3).

Los documentos producidos o recibidos por la Generalitat, los entes locales y las entidades autónomas, las empresas públicas y las otras entidades que integran el patrimonio documental de Cataluña están sujetos al Decreto 13/2008, de 22 de enero, sobre acceso, evaluación y selección de documentos.

Por tanto, atendiendo a estos preceptos legales, la información solicitada y reclamada, en caso de existir, debe formar parte de un expediente administrativo o de diferentes expedientes administrativos, los cuales deben estar perfectamente clasificados de manera que permita su recuperación y facilite, si procediera, el acceso.

5. Seguimiento de la ejecución

El artículo 43.5 de la LTAIPBG establece que "la Administración debe comunicar a la Comisión las actuaciones realizadas para ejecutar los acuerdos de mediación y para dar cumplimiento a las resoluciones dictadas por la Comisión". Sobre la base de estas comunicaciones y de las realizadas por las personas interesadas, la GAIP debe realizar el seguimiento del cumplimiento de sus resoluciones, de acuerdo con lo previsto en los artículos 48 y 49 del RGAIP y el apartado 30 de su Manual de reclamación, y puede adoptar las medidas previstas en caso de incumplimiento.

El artículo 43 de la LTAIPBG establece que si la Administración incumple el plazo establecido por los acuerdos de mediación o por las resoluciones de la GAIP para entregar la información reclamada, las personas interesadas pueden comunicarlo a la Comisión para que esta requiera su cumplimiento; la desatención de este requerimiento, vista la remisión expresa hecha a este precepto por el artículo 77.2.b de la LTAIPBG, debe calificarse como infracción muy grave en relación con el derecho de acceso a la información pública (que puede ser sancionada de conformidad con los artículos 81 y 82 de la LTAIPBG).

Asimismo, el artículo 25.2.k del RGAIP prevé la publicación en la web de la Comisión de los casos en que sus requerimientos hayan sido desatendidos por los sujetos obligados.

6. Publicidad de las resoluciones de la GAIP

El artículo 44 de la LTAIPBG prevé que las resoluciones de la GAIP deben publicarse en el portal de la Comisión previsto en el artículo 25 del RGAIP, con la previa disociación de los datos personales.

Resolución

Sobre la base de los antecedentes y fundamentos jurídicos expuestos, el Pleno de la GAIP, en la sesión de 13 de noviembre de 2025, resuelve por unanimidad:

1. Estimar la Reclamación 1496/2025 y declarar el derecho de la persona reclamante a la información solicitada, de acuerdo con las consideraciones expuestas en el fundamento jurídico 3.
2. Requerir al Departamento de Educación y Formación Profesional que entregue a la persona reclamante la información indicada en el apartado 1 en el plazo máximo de quince días.
3. Requerir al Departamento de Educación y Formación Profesional que informe a la GAIP, en el plazo de quince días, sobre el órgano o la persona responsable del cumplimiento de esta Resolución, así como sobre las actuaciones realizadas para cumplirla.
4. Invitar a la persona reclamante a informar a la GAIP de cualquier incidencia que se produzca con motivo del cumplimiento de esta Resolución.
5. Declarar finalizado el procedimiento relativo a la Reclamación 1496/2025 y dar publicidad a esta resolución en la web de la GAIP.

Notas finales

Los plazos establecidos en esta Resolución para la entrega de la información se contarán en días hábiles (excluyendo festivos y sábados) y, salvo que se especifique otra cosa, comenzarán a partir del día siguiente a la recepción de su notificación por parte de la Administración reclamada.

La Administración obligada puede solicitar a la GAIP la ampliación del plazo otorgado para hacer efectivo el envío de la información. Esta solicitud solo podrá ser admitida a trámite si se notifica a la GAIP antes de que finalice el plazo fijado en la Resolución, y debe fundamentarse en circunstancias que no hayan podido ser tenidas en cuenta por la Comisión antes de dictar su Resolución. La GAIP únicamente otorgará la ampliación solicitada, tras informar a la persona reclamante, si la Administración obligada ha justificado de forma precisa y consistente su necesidad.

Si la Administración obligada no entrega la información dentro del plazo establecido por esta Resolución, la persona reclamante puede ponerlo en conocimiento de la GAIP para que la Comisión requiera su cumplimiento. Mientras no se cumpla plenamente la Resolución, la Comisión difundirá en su web www.gaip.cat el incumplimiento de la Administración obligada, de acuerdo con el artículo 25.2.k del RGAIP.

Todo ello sin perjuicio de que la persona reclamante pueda, considerando que esta Resolución es un acto administrativo declarativo de derechos que vincula a la Administración, requerir su ejecución ante los Tribunales, al amparo del artículo 29.1 de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la jurisdicción contencioso-administrativa. Esta acción puede interponerse después de que hayan transcurrido tres meses desde que la persona afectada haya reclamado formal y directamente a la Administración el cumplimiento de esta Resolución.

Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa, se puede interponer recurso contencioso-administrativo ante el Tribunal Superior de Justicia de Cataluña en un plazo de dos meses, a contar desde el día siguiente a la notificación de la resolución, de acuerdo con la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la jurisdicción contencioso-administrativa.