Acceso a registros de entrada y salida y documentación de julio de 2025

ANTECEDENTES

El 25 de agosto de 2025 entra en la GAIP la Reclamación 1465/2025, presentada contra el Ayuntamiento de Tortosa, por un concejal de este ayuntamiento, en relación con la solicitud de acceso a la información pública (SAIP) indicada en el antecedente siguiente, de acuerdo con la Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (LTAIPBG) y el Reglamento de la GAIP, aprobado por el Decreto 111/2017, de 18 de julio (RGAIP). Manifiesta que no ha recibido respuesta de la información demandada.

El 6 de agosto de 2025, el concejal reclamante presentó una solicitud de acceso a la información pública al Ayuntamiento de Tortosa en los siguientes términos: "Solicitamos copia de los diferentes registros de entrada y salida que anexamos, así como la documentación adjunta correspondientes al mes de julio de 2025".

En la reclamación se manifiesta que no se ha recibido la información demandada.

El 8 de septiembre de 2025, la GAIP admite provisionalmente la Reclamación, informa a la parte reclamante sobre los aspectos más relevantes de su tramitación y de la posición jurídica que ostenta como persona interesada, de conformidad con la legislación de procedimiento administrativo y la de transparencia y acceso a la información pública. Le solicita especialmente que informe a la GAIP inmediatamente de las comunicaciones que reciba de la Administración reclamada relativas a la información pública solicitada, mientras dure la Reclamación.

El 8 de septiembre de 2025, la GAIP comunica la Reclamación al Ayuntamiento y le requiere que, dentro del plazo de quince días establecido por el artículo 33.4 RGAIP, le remita un informe sobre la Reclamación, así como copia del expediente de la solicitud de información de la cual deriva y, en general, de los antecedentes que puedan ser relevantes para resolver la Reclamación.

A la fecha de la resolución, esta Comisión no tiene constancia de ninguna indicación.

FUNDAMENTOS JURÍDICOS

1. Competencia de la GAIP y contenido y alcance general del derecho de acceso a la información pública

El artículo 39.1 LTAIPBG establece que:

"Las resoluciones expresas o presunciones en materia de acceso a la información pública y, si procede, las que resuelvan el recurso de reposición pueden ser objeto de reclamación gratuita y voluntaria ante la Comisión de Garantía del Derecho de Acceso a la Información Pública, encargada de velar por el cumplimiento y las garantías del derecho de acceso a la información pública que regula este título".

La reclamación es presentada por un concejal del mismo Ayuntamiento y, como ya se ha reconocido ampliamente por esta Comisión y la jurisprudencia, son admisibles las reclamaciones de los concejales locales ante los órganos de garantía del derecho de acceso a la información pública, al amparo de la aplicación supletoria de la legislación de transparencia respecto de los regímenes jurídicos especiales de acceso previstos en la Disposición Adicional Primera de las leyes básica y autonómica de transparencia y acceso a la información pública.

De acuerdo con esto, la GAIP admite las reclamaciones presentadas al amparo de la LTAIPBG por una persona concejal local, si bien, de conformidad con la disposición adicional primera, apartado 2, de la LTAIPBG, aplicará el derecho material derivado de la legislación de régimen local (art. 164 TRLMRLC) en todo lo que en ella se regule con carácter especial (plazos, límites, silencio), y supletoriamente la LTAIPBG, en aquello que no esté previsto (procedimiento general de garantía del derecho de acceso por la vía de la reclamación ante la GAIP).

El artículo 164.1 TRLMRLC dispone que:

"todos los miembros de las corporaciones locales tienen derecho a obtener del alcalde o alcaldesa o del presidente o presidenta, o de la comisión de gobierno, todos los antecedentes, los datos o las informaciones que están en poder de los servicios de la corporación y son necesarios para el desarrollo de su función", con la obligación de respetar su confidencialidad si el hecho de publicarlo puede perjudicar los intereses del ente local o de terceros (artículo 164.6 TRLMRLC).

El régimen de acceso de los concejales locales abarca, por una parte, el derecho a obtener la documentación íntegra de todos los asuntos incluidos en el orden del día de las sesiones de los órganos colegiados, desde el momento mismo de la convocatoria, que el Ayuntamiento tiene la obligación de proporcionarles sin necesidad de petición previa (artículo 164.4 TRLMRLC); por otra parte, los concejales locales pueden solicitar cualquier otra información de la corporación, y solo podrá desestimarse por resolución motivada, dentro de los cuatro días siguientes a la formalización de la solicitud, si el conocimiento o la difusión de la información pudiera vulnerar el derecho constitucional al honor, a la intimidad personal o familiar o a la propia imagen, o si se trata de materias afectadas por la legislación general sobre secretos oficiales o por secreto sumarial (artículo 164.3 TRLMRLC).

2. Sobre el derecho de acceso a la información pública solicitada

La información solicitada y reclamada relativa a la copia de los diferentes registros de entrada y salida que se detallan en la petición, así como la documentación adjunta correspondientes al mes de julio de 2025, corresponde a la consideración de información pública prevista en el artículo 2.b LTAIPBG cuando establece que es "información elaborada por la Administración y la que esta tiene en su poder como consecuencia de su actividad o del ejercicio de sus funciones, incluida la que le suministran otros sujetos obligados de acuerdo con lo que establece esta ley". Debe tenerse en cuenta que el artículo 53.1 DTAIP incluye "cualquier dato o documento que las administraciones públicas hayan elaborado, posean, o puedan legítimamente exigir a terceros como consecuencia de su actividad o del ejercicio de sus funciones".

Cabe recordar el carácter reforzado de la persona reclamante como miembro de la corporación y, así, el artículo 164.1 TRLMRLC dispone que todos los miembros de las corporaciones locales tienen derecho a obtener del alcalde o alcaldesa, o de la Junta de Gobierno, "todos los antecedentes, los datos o las informaciones que están en poder de los servicios de la corporación y son necesarios para el desarrollo de su función", con la obligación de respetar su confidencialidad si el hecho de publicarlo puede perjudicar los intereses del ente local o de terceros (artículo 164.6 TRLMRLC).

De acuerdo con esto, los concejales locales pueden solicitar cualquier información de la corporación, y solo podrá desestimarse por resolución motivada, dentro de los cuatro días siguientes a la formalización de la solicitud, si el conocimiento o la difusión de la información pudiera vulnerar el derecho constitucional al honor, a la intimidad personal o familiar o a la propia imagen, o si se trata de materias afectadas por la legislación general sobre secretos oficiales o por secreto sumarial (artículo 164.3 TRLMRLC).

Dado que esta Comisión no ha podido apreciar la concurrencia de ningún límite de acceso previsto en el artículo 164.3 TRLMRLC que pueda justificar la restricción del acceso, dado que no ha podido disponer del informe del Ayuntamiento, deberá ser esta administración la que pondere su concurrencia si fuera el caso. La GAIP declara, por tanto, el derecho de la persona reclamante a la información solicitada, en la medida en que esta información exista previamente elaborada y esté en poder de la administración. Para el caso de que no disponga de la información o de los datos solicitados, deberá constar así, sin que quede obligada por esta resolución a elaborarlos para satisfacer la reclamación.

3. Obligatoriedad de los titulares de documentos públicos de disponer de un sistema de gestión documental (SGD) y atribuciones de la función pública de secretaría

La Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y gestión de documentos establece la obligatoriedad de los titulares de documentos públicos de disponer de un sistema de gestión documental que garantice el tratamiento correcto de los documentos en todo su ciclo de vida y que permita cumplir con las obligaciones de transparencia; y que la organización, evaluación y conservación y el acceso a estos son responsabilidad directa de sus titulares (artículos 7 y 8).

La Disposición Adicional Undécima de la Ley 26/2010, de 3 de agosto, de régimen jurídico y de procedimiento de las administraciones públicas de Cataluña establece que los documentos electrónicos deben gestionarse y conservarse en expedientes electrónicos de acuerdo con las prescripciones de la normativa en materia de archivos y documentos.

Asimismo, la LTAIPBG reconoce los sistemas de gestión de documentos públicos como facilitadores de datos y documentos auténticos (art. 5.2), la necesidad de estructurar la información siguiendo criterios temáticos y cronológicos, siguiendo el cuadro de clasificación documental corporativo e incorporando índices o guías de consulta (art. 6.1.d) y la obligación de establecer un sistema de gestión de documentos, información y datos integrado que permita la interoperabilidad entre las administraciones, la localización de cualquier documento o información y la vinculación automática de cada documento o conjunto de datos a su régimen de acceso y publicidad (art. 19.3).

Y el artículo 3 del Real Decreto 128/2018, de 16 de marzo, por el que se regula el régimen jurídico de los funcionarios de la Administración local con habilitación de carácter nacional, que regula la función pública de secretaría, establece en su punto 2 la función de fe pública, y entre estas la dirección superior de los archivos y registros de la entidad local (l). Así pues, y en consecuencia de este mandato legal y el de asesoramiento legal preceptivo (artículo 2.1.a), debe ser conocedora de la existencia de un SGD, impulsora si no dispone de él y velar por la documentación con una sistemática de trabajo mínima sobre la documentación de la cual es custodia y responsable primero de la falta de localización.

Por tanto, atendiendo a estos preceptos legales, la información solicitada y reclamada, en caso de existir, debe formar parte de un expediente administrativo, que debe estar perfectamente clasificado de manera que permita su recuperación y facilite, si procede, su acceso. Como referencia y siguiendo el modelo de Cuadro de Clasificación para la Administración Local del Departamento de Cultura de la Generalitat de Cataluña, esta documentación debería estar clasificada dentro del nivel Registro general de documentos (código 0028).

4. Seguimiento de la ejecución

El artículo 43.5 LTAIPBG establece que: "la Administración debe comunicar a la Comisión las actuaciones realizadas para ejecutar los acuerdos de mediación y para dar cumplimiento a las resoluciones dictadas por la Comisión". Sobre la base de estas comunicaciones y de las realizadas por las personas interesadas, la GAIP debe realizar el seguimiento del cumplimiento de sus resoluciones, de acuerdo con lo que prevén los artículos 48 y 49 RGAIP y el apartado 30 de su Manual de reclamación, y puede adoptar las medidas previstas en caso de incumplimiento.

El artículo 43 LTAIPBG establece que si la Administración incumple el plazo establecido por los acuerdos de mediación o por las resoluciones de la GAIP para entregar la información reclamada, las personas interesadas pueden comunicarlo a la Comisión para que esta requiera su cumplimiento; la desatención de este requerimiento, vista la remisión expresa hecha a este precepto por el artículo 77.2.b LTAIPBG, debe ser calificada como infracción muy grave en relación con el derecho de acceso a la información pública (que puede ser sancionada de conformidad con los artículos 81 y 82 LTAIPBG).

Asimismo, el artículo 25.2.k RGAIP prevé la publicación en la web de la Comisión de los casos en que sus requerimientos hayan sido desatendidos por los sujetos obligados.

5. Publicidad de las resoluciones de la GAIP

El artículo 44 LTAIPBG prevé que las resoluciones de la GAIP deben publicarse en el portal de la Comisión previsto en el artículo 25 RGAIP, con la previa disociación de los datos personales.

RESOLUCIÓN

Sobre la base de los antecedentes y fundamentos jurídicos expuestos, el Pleno de la GAIP, en la sesión de 20 de noviembre de 2025, resuelve por unanimidad:

1. Estimar la Reclamación 1465/2025 y declarar el derecho de la persona reclamante a la información solicitada, de acuerdo con las consideraciones realizadas en el fundamento jurídico 3.
2. Requerir al Ayuntamiento de Tortosa que entregue a la persona reclamante la información indicada en el apartado 1 dentro del plazo máximo de quince días.
3. Requerir al Ayuntamiento informar a la GAIP, dentro del plazo de quince días, del órgano o de la persona responsable del cumplimiento de esta Resolución, así como de las actuaciones realizadas para cumplirla.
4. Invitar a la persona reclamante a informar a la GAIP de cualquier incidencia que se produzca con motivo del cumplimiento de esta Resolución.
5. Declarar finalizado el procedimiento relativo a la Reclamación 1465/2025 y disponer la publicación de esta resolución en la web de la GAIP.