Una persona jurídica solicitó al Ajuntament de Vilanova del Vallès copia de una factura y del orden de pago de una auditoría. La administración denegó el acceso alegando que la información no estaba completa y que los detalles figuraban en actas publicadas. La GAIP estimó parcialmente la reclamación: ordenó entregar la factura, pero desestimó el orden de pago por no haberse efectuado el desembolso.
Puntos clave de la argumentación
Texto completo
ANTECEDENTES
El 13 de agosto de 2025 entra en la GAIP la Reclamación 1407/2025, presentada por una persona jurídica contra el Ayuntamiento de Vilanova del Vallès en relación con la solicitud indicada en el antecedente siguiente, de acuerdo con la Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (LTAIPBG) y el Reglamento de la GAIP, aprobado por el Decreto 111/2017, de 18 de julio (RGAIP).
En fecha 7 de julio de 2025 la persona reclamante presenta instancia al Ayuntamiento exponiendo que: "el pasado 3 de junio de 2025 solicitó, petición de información pública respecto al expediente 1339/2024 Encargo Auditoría, después de que el ayuntamiento en JGL hubiera aprobado la factura, y por tanto pagar el trabajo realizado, a la empresa Faura Casas por la realización de una auditoría. Habiendo recibido justo un mes después (el día 7 de julio de 2025), la inadmisibilidad de la petición porque se nos informa que la documentación que se pide (copia del trabajo realizado por la empresa XXX) no está terminada". Termina solicitando que: "Que se nos informe si: La empresa XXX ha cobrado por los trabajos realizados, según la factura del 8 de abril. La empresa ha entregado al ayuntamiento el trabajo que se le encargó según el contrato que se realizó y debería haber terminado en noviembre de 2024. Solicitamos copia de la factura emitida por la empresa Faura Casas y copia de la orden de pago realizada".
La Reclamación presentada el 13 de agosto de 2025 adjunta respuesta del Ayuntamiento de Vilanova de fecha 6 de agosto en los siguientes términos: "En relación a su solicitud de fecha 7.7.2025, reg. entrada 1976, tengo a bien informarles que la empresa XXX no ha cobrado todavía por los trabajos realizados y en lo que respecta al detalle de la factura lo han podido ver en el acta de la Junta de Gobierno Local publicada en la web".
En la reclamación presentada ante la GAIP el reclamante indica cuál es la información reclamada: "Copia de la Factura emitida por XXX el día 8 de abril (FACT-2025-771) aprobada en Junta de Gobierno Local del día 26 de mayo de 2025, según su acta. Copia de la orden de pago realizada de esta factura".
El 1 de septiembre de 2025 la GAIP admite provisionalmente la Reclamación. Posteriormente, informa a la persona jurídica reclamante sobre los aspectos más relevantes de su tramitación y de la posición jurídica que ostenta como persona interesada, de conformidad con la legislación de procedimiento administrativo y la de transparencia y acceso a la información pública. Le solicita especialmente que informe a la GAIP inmediatamente de las comunicaciones que reciba de la Administración reclamada relativas a la información pública solicitada, mientras dure la Reclamación.
En la misma fecha de 2025 la GAIP comunica la Reclamación al Ayuntamiento de Vilanova del Vallès y le requiere que, dentro del plazo de quince días establecido por el artículo 33.4 RGAIP, le remita un informe sobre la Reclamación, así como también copia del expediente de la solicitud de información de la cual deriva y, en general, de los antecedentes que puedan ser relevantes para resolver la Reclamación.
En fecha 17 de septiembre de 2025 el Ayuntamiento hace llegar a la GAIP una comunicación en los siguientes términos: "Esta información ya forma parte de la Reclamación número 1384/2025 y que ya le fue respondida el pasado 21.8.2025 por lo que entendemos que se trata de una duplicidad. En esta el interesado demandó textualmente: "Demandamos copia de los trabajos hechos y de la auditoría realizados por la empresa XXX. Expediente 1339/2024. Demandamos copia de la factura presentada por Faura Casas el día 8 de abril del 2025. Demandamos copia de la orden de pago realizada, sobre esta factura." Y ahora lo que demanda es: "Copia de la Factura emitida por XXX el día 8 de abril (FACT-2025-771) aprobada en Junta de Gobierno Local del día 26 de mayo de 2025, según su acta. Copia de la orden de pago realizada de esta factura"".
La GAIP comprueba que la reclamación 1384/2025 consta como información que fue objeto de la reclamación "Copia de la auditoría elaborada por la empresa Faura-Casas Auditors i Consultors S.L (expediente 1339/2024), ya que presentó la factura el pasado 8 de abril de 2025, se ha aprobado en JGL del día 26 de mayo de 2025 y por tanto ya ha entregado el trabajo", por lo que el objeto de aquella y esta reclamación no son coincidentes.
FUNDAMENTOS JURÍDICOS
1. Competencia de la GAIP y contenido y alcance general del derecho de acceso a la información pública
De acuerdo con el artículo 39.1 de la Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (LTAIPBG) y el artículo 29 del Decreto 111/2017, de 18 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Comisión de Garantía del Derecho de Acceso a la Información Pública (RGAIP), esta Comisión es competente para tramitar y resolver esta Reclamación. El artículo 2.b y c LTAIPBG definen la información pública y prevén el derecho de acceso a las personas para solicitarla y obtenerla que, de acuerdo con el artículo 18.1 LTAIPBG, tanto a título individual o en nombre y representación de cualquier persona jurídica legalmente constituida.
El artículo 20 LTAIPBG prevé los requisitos y criterios para la aplicación de los límites legales al derecho de acceso a la información pública, indicando que la Administración no dispone de potestad discrecional y debe indicar en cada caso los motivos que lo justifican. Los artículos 21 y 22 LTAIPBG establecen que estos límites no son de aplicación automática y absoluta y deben ser aplicados de acuerdo con criterios de proporcionalidad y temporalidad y deben atender a las circunstancias de cada caso concreto, especialmente la concurrencia de un interés público o privado superior que justifique el acceso a la información.
2. Sobre el derecho a la información solicitada y límites
La información solicitada y reclamada: "Copia de la Factura emitida por Faura-Casas el día 8 de abril (FACT-2025-771) aprobada en Junta de Gobierno Local del día 26 de mayo de 2025, según su acta. Copia de la orden de pago realizada de esta factura", es de acuerdo con el artículo 2.b LTAIPBB información pública, ya que es
"información elaborada por la Administración y la que esta tiene en su poder como consecuencia de su actividad o del ejercicio de sus funciones, incluida la que le suministran otros sujetos obligados de acuerdo con lo que establece esta ley". Debe tenerse en cuenta que el artículo 53.1 DTAIP incluye
"cualquier dato o documento que las administraciones públicas hayan elaborado, posean, o puedan legítimamente exigir a terceros como consecuencia de su actividad o del ejercicio de sus funciones".
De acuerdo con los artículos 18.1 y 20.1 LTAIPBG, cualquier persona tiene derecho a ella, a menos que concurran causas legales que determinen su denegación o el acceso restringido y que deben interpretarse de manera proporcional a su finalidad y a la presencia de intereses públicos y privados que concurran (artículo 22.1 LTAIPBG).
En cuanto a la información referente concretamente a "Copia de la orden de pago realizada de esta factura" se desestima la reclamación, pues el Ayuntamiento ya contestó en escrito de fecha 6 de agosto, que el reclamante adjuntó a la reclamación, cuando el Ayuntamiento concretamente afirmó que: "tengo a bien informarles que la empresa Faura Casas no ha cobrado todavía por los trabajos realizados". Si tal y como afirma el Ayuntamiento el pago no se ha efectuado, no es posible facilitar copia de la orden de pago. Dado que esta es la respuesta que dio el Ayuntamiento en la fase de SAIP, procede su desestimación parcial.
En cuanto a la copia de la factura, cabe indicar que la Tabla de evaluación y acceso documental 668 (TAAD) publicada en el DOGC 6292 relativa a los expedientes de aprobación de facturas establece un régimen de acceso libre con restricciones porque ocasionalmente pueden contener datos de carácter personal.
Dado que lo que se pide es la copia de una factura que hace referencia a un expediente (1339/2024) y que ha sido aprobada en una Junta de gobierno local como señala el reclamante, esto permite a esta Comisión reconocer el derecho del reclamante a que se le facilite la información requerida.
El Ayuntamiento no puede excusarse de entregar copia de la factura alegando que "en lo que respecta al detalle de la factura lo han podido ver en el acta de la Junta de Gobierno Local". Efectivamente, el acta de la JGL que consta publicada en la web del Ayuntamiento contiene datos de la factura que no sustituyen, pero, la copia de la misma.
Esta Comisión no puede apreciar la concurrencia de los límites de acceso que puedan justificar la restricción del acceso y el Ayuntamiento interesado tampoco ha alegado ninguno, y se considera procedente declarar el derecho de la persona reclamante a la información solicitada y se hace prever que el Ayuntamiento cuando entregue la información deberá comprobar que efectivamente no concurren límites que puedan condicionar la entrega de esta información.
3. Obligatoriedad de los titulares de documentos públicos de disponer de un sistema de gestión documental (SGD) y atribuciones de la función pública de secretaría
La Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y gestión de documentos establece la obligatoriedad de los titulares de documentos públicos de disponer de un sistema de gestión documental que garantice el tratamiento correcto de los documentos en todo su ciclo de vida y que permita cumplir con las obligaciones de transparencia; y que la organización, evaluación y conservación y el acceso a estos son responsabilidad directa de sus titulares (artículos 7 y 8).
La Disposición Adicional Undécima de la Ley 26/2010, de 3 de agosto, de régimen jurídico y de procedimiento de las administraciones públicas de Cataluña establece que los documentos electrónicos deben gestionarse y conservarse en expedientes electrónicos de acuerdo con las prescripciones de la normativa en materia de archivos y documentos.
Asimismo, la LTAIPBG reconoce los sistemas de gestión de documentos públicos como facilitadores de datos y documentos auténticos (art. 5.2), la necesidad de estructurar la información siguiendo criterios temáticos y cronológicos, siguiendo el cuadro de clasificación documental corporativo e incorporando índices o guías de consulta (art. 6.1.d) y la obligación de establecer un sistema de gestión de documentos, información y datos integrado que permita la interoperabilidad entre las administraciones, la localización de cualquier documento o información y la vinculación automática de cada documento o conjunto de datos a su régimen de acceso y publicidad (art. 19.3).
Y el artículo 3 del Real Decreto 128/2018, de 16 de marzo, por el que se regula el régimen jurídico de los funcionarios de Administración local con habilitación de carácter nacional, que regula la función pública de secretaría establece en el punto 2 la función de fe pública, y entre estas la dirección superior de los archivos y registros de la entidad local (l). Así pues, y en consecuencia de este mandato legal y el de asesoramiento legal preceptivo (artículo 2.1.a), debe ser conocedora de la existencia de un SGD, impulsora si no dispone y velar por la documentación con una sistemática de trabajo mínima sobre la documentación de la cual es el custodio y responsable primero de la falta de localización.
Los documentos producidos o recibidos por la Generalidad, los entes locales y las entidades autónomas, las empresas públicas y las otras entidades que de ellas dependen integran el patrimonio documental de Cataluña y en consecuencia están sujetos al Decreto 13/2008, de 22 de enero, sobre acceso, evaluación y selección de documentos.
Por tanto, atendiendo a estos preceptos legales, la información solicitada y reclamada, en caso de existir, debe formar parte de un expediente administrativo o de diferentes expedientes administrativos, que deben estar perfectamente clasificados de manera que permita su recuperación y facilite, si procede, el acceso. Como referencia y siguiendo el modelo de Cuadro de clasificación para la Administración Local del Departamento de Cultura de la Generalidad de Cataluña, esta documentación podría estar clasificada dentro del nivel Documentos contables de pago (código 0083), y en la serie aprobaciones de facturas (1657).
4. Seguimiento de la ejecución
El artículo 43.5 LTAIPBG establece que
"la Administración debe comunicar a la Comisión las actuaciones realizadas para ejecutar los acuerdos de mediación y para dar cumplimiento a las resoluciones dictadas por la Comisión". Sobre la base de estas comunicaciones y de las efectuadas por las personas interesadas, la GAIP debe realizar el seguimiento del cumplimiento de sus resoluciones, de acuerdo con lo que prevén los artículos 48 y 49 RGAIP y el apartado 30 de su Manual de reclamación, y puede adoptar las medidas que se prevén en caso de incumplimiento.
El artículo 43 LTAIPBG establece que si la Administración incumple el plazo establecido por los acuerdos de mediación o por las resoluciones de la GAIP para entregar la información reclamada, las personas interesadas pueden comunicarlo a la Comisión para que esta requiera su cumplimiento; la desatención de este requerimiento, vista la remisión expresa hecha a este precepto por el artículo 77.2.b LTAIPBG, debe ser calificada de infracción muy grave con relación al derecho de acceso a la información pública (que puede ser sancionada de conformidad con los artículos 81 y 82 LTAIPBG).
Asimismo, el artículo 25.2.k RGAIP prevé la publicación en la web de la Comisión de los casos en que sus requerimientos han sido desatendidos por los sujetos obligados.
5. Publicidad de las resoluciones de la GAIP
El artículo 44 LTAIPBG prevé que las resoluciones de la GAIP deben publicarse en el portal de la Comisión previsto en el artículo 25 RGAIP, con la previa disociación de los datos personales.
RESOLUCIÓN
Sobre la base de los antecedentes y fundamentos jurídicos expuestos, el Pleno de la GAIP, en la sesión de 16 de octubre, resuelve por unanimidad:
- Desestimar parcialmente la Reclamación 1407/2025 en lo que respecta a la solicitud de la orden de pago de una factura.
- Estimar parcialmente la Reclamación 1407/2025 y declarar el derecho de la persona reclamante a la información solicitada correspondiente a una factura, de acuerdo con las consideraciones realizadas en el fundamento jurídico 2.
- Requerir al Ayuntamiento de Vilanova del Vallès que entregue a la persona reclamante la información indicada en el apartado 2 dentro del plazo máximo de quince días.
- Requerir al Ayuntamiento de Vilanova del Vallès informar a la GAIP, dentro del plazo de quince días, del órgano o la persona responsable del cumplimiento de esta Resolución, así como de las actuaciones realizadas para cumplirla.
- Invitar a la persona reclamante a que informe a la GAIP de cualquier incidencia que se produzca con motivo del cumplimiento de esta Resolución.
- Declarar finalizado el procedimiento relativo a la Reclamación 1407/2025 y dar publicidad a esta resolución en la web de la GAIP.
Iolanda Pineda Balló
Presidenta
Los plazos establecidos en esta Resolución para entregar la información deben contarse en días hábiles (excluyendo festivos y sábados) y, si no se especifica otra cosa, comienzan a partir del día siguiente a la recepción de su notificación por la Administración reclamada.
La Administración obligada puede solicitar a la GAIP la ampliación del plazo otorgado para hacer efectivo el envío de la información. Esta solicitud solo podrá ser admitida a consideración si se notifica a la GAIP antes de que finalice el plazo fijado en la Resolución, y debe fundamentarse en circunstancias que no hayan podido ser tenidas en cuenta por la Comisión antes de dictar su Resolución. La GAIP únicamente otorgará la ampliación solicitada, tras informar a la persona reclamante, si la Administración obligada ha justificado de forma precisa y consistente su necesidad.
Si la Administración obligada no entrega la información dentro del plazo establecido por esta Resolución, la persona reclamante puede ponerlo en conocimiento de la GAIP, para que la Comisión requiera su cumplimiento. Mientras no se cumpla plenamente la Resolución, la Comisión difundirá en su web www.gaip.cat el incumplimiento de la Administración obligada, de acuerdo con el artículo 25.2.k RGAIP.
Todo ello sin perjuicio de que la persona reclamante pueda, considerando que esta Resolución es un acto administrativo declarativo de derechos que vincula a la Administración, requerir su ejecución ante los Tribunales, al amparo del artículo 29.1 de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la jurisdicción contencioso-administrativa. Esta acción puede interponerse después de que hayan transcurrido tres meses desde que la persona afectada haya reclamado formal y directamente a la Administración el cumplimiento de esta Resolución.
Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa, se puede interponer recurso contencioso-administrativo ante el Tribunal Superior de Justicia de Cataluña en un plazo de dos meses, a contar desde el día siguiente a la notificación de la resolución, de acuerdo con la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la jurisdicción contencioso-administrativa.