Un representante sindical solicitó a la Universitat de Barcelona los boletines de cotización a la Seguridad Social desde enero de 2022. La universidad entregó la información anonimizando columnas de datos personales (NAF, IPF, CAF). La GAIP desestima la reclamación por considerar que la entrega de datos identificativos sería desproporcionada para la finalidad de control sindical.
Puntos clave de la argumentación
Texto completo
Resolución 1630/2025, de 23 de octubre
Resumen: El derecho de acceso a la información pública no es un derecho absoluto y puede ser limitado o restringido de acuerdo con la LTAIPBG cuando proceda, como sucede en el caso que nos ocupa. Para desarrollar las tareas de control sindical, en este caso, resultaría desproporcionado facilitar todos los datos personales de los trabajadores afectados. Por tanto, facilitando la información anonimizada, como parece que la UB ya habría hecho, se consigue que la persona reclamante vea satisfecho su derecho de acceso a la información pública, para comprobar, si así lo desea, que la Universidad está desarrollando sus obligaciones conforme a lo establecido en el ordenamiento jurídico.
ANTECEDENTES
El 4 de agosto de 2025 entra en la GAIP la Reclamación 1367/2025, presentada por una persona delegada sindical contra la Universidad de Barcelona (UB) en relación con la solicitud indicada en el antecedente siguiente.
El 22 de noviembre de 2024 la persona reclamante solicita a la UB lo siguiente: "los boletines de cotización RLC y RNT desde el mes de enero de 2022" y hasta la fecha de la SAIP.
La Reclamación presentada el 04 de agosto de 2025 indica que la UB habría atendido parcialmente la SAIP y facilitado parcialmente la información demandada. La persona reclamante considera lo siguiente: "quiero solicitar que los datos ofrecidos por la Universidad de Barcelona en relación con los boletines de la seguridad social, nos den acceso a toda la información sin restricción tal y como estableció la Audiencia Nacional en la sentencia al acceso a los datos de las columnas NAF, IPF y CAF, ya que nos los han enviado en blanco alegando la protección de datos."
La respuesta de la UB a la SAIP inicial se produjo con fecha 31 de julio de 2025 en los siguientes términos: "• Los documentos requeridos se obtienen a través del programa SILTRA. • El fichero RLC se entrega sin ninguna edición posterior. • El fichero RNT se edita para eliminar las columnas correspondientes al NAF, IPF y CAF, siguiendo las indicaciones de la Oficina de Protección de Datos. • En este envío, facilitamos los ficheros RLC y RNT correspondientes al mes de marzo de 2025 que corresponden al último mes cotizado. • El próximo mes de septiembre les haremos llegar los RLC y RNT correspondientes al periodo comprendido entre el 1 de enero de 2022 y el mes de febrero de 2025. • Mensualmente, se tramitarán a la Junta del PTGAS funcionario los ficheros RLC y RNT correspondientes al último mes cotizado."
El 12 de agosto de 2025 la GAIP admite provisionalmente la Reclamación, informa a la persona reclamante sobre los aspectos más relevantes de su tramitación y de la posición jurídica que ostenta como persona interesada, de conformidad con la legislación de procedimiento administrativo y la de transparencia y acceso a la información pública. Le solicita especialmente que informe a la GAIP inmediatamente de las comunicaciones que reciba de la Administración reclamada relativas a la información pública solicitada, mientras dure la Reclamación.
El 12 de agosto de 2025 la GAIP comunica la Reclamación a la UB y le requiere que, dentro del plazo de quince días establecido por el artículo 33.4 RGAIP, le remita un informe sobre la Reclamación, así como también copia del expediente de la solicitud de información de la que deriva y, en general, de los antecedentes que puedan ser relevantes para resolver la Reclamación.
Con fecha 13 de agosto de 2025 la GAIP solicita el informe preceptivo del APDCAT conforme a la normativa aplicable.
Con fecha 13 de octubre de 2025 la GAIP recibe el informe del APDCAT que concluye lo siguiente:
"De acuerdo con la normativa de protección de datos, la persona reclamante no puede acceder a los boletines RLC y RNT de la Seguridad Social con los datos personales de las personas trabajadoras. Estos documentos solo pueden facilitarse una vez se hayan anonimizado los datos personales, de modo que no sea posible identificar a las personas trabajadoras concretas."
Con fecha 15 de octubre de 2025 la GAIP traslada el informe del APDCAT a las partes de la Reclamación para su conocimiento.
Con fecha 21 de octubre de 2025, la GAIP recibe el posicionamiento de la Universidad de Barcelona que concluye lo siguiente: "los mencionados dictámenes examinan una cuestión que no ha sido abordada por la sentencia comentada que es la comunicación de categorías especiales de datos personales, la cual es de relevante importancia en vista del impacto negativo para las personas que puede implicar la revelación indebida de este tipo de información. Respecto a esta comunicación, se comparte el criterio del APDCAT en el sentido de que no se dispone de ninguna condición de las establecidas en el artículo 9.2 del RGPD que levante la prohibición de revelar información relativa a la salud de los empleados públicos."
FUNDAMENTOS JURÍDICOS
1. Competencia de la GAIP y contenido y alcance generales del derecho de acceso a la información pública
De acuerdo con el artículo 39.1 LTAIPBG y el artículo 29 del RGAIP, esta Comisión es competente para tramitar y resolver esta Reclamación. El artículo 2.b y c LTAIPBG definen la información pública y prevén el derecho de acceso a las personas para solicitarla y obtenerla que, de acuerdo con el artículo 18.1 LTAIPBG, tanto a título individual o en nombre y representación de cualquier persona jurídica legalmente constituida.
El artículo 20 LTAIPBG prevé los requisitos y criterios para la aplicación de los límites legales al derecho de acceso a la información pública, indicando que la Administración no dispone de potestad discrecional y debe indicar en cada caso los motivos que lo justifiquen. Los artículos 21 y 22 LTAIPBG establecen que estos límites no son de aplicación automática y absoluta y deben ser aplicados de acuerdo con criterios de proporcionalidad y temporalidad y deben atender a las circunstancias de cada caso concreto, especialmente la concurrencia de un interés público o privado superior que justifique el acceso a la información.
2. Sobre la desestimación de la Reclamación
El artículo 39.1 LTAIPBG establece que:
"Las resoluciones expresas o presuntas en materia de acceso a la información pública y, si fuera el caso, las que resuelvan el recurso de reposición pueden ser objeto de reclamación gratuita y voluntaria ante la Comisión de Garantía del Derecho de Acceso a la Información Pública, encargada de velar por el cumplimiento y las garantías del derecho de acceso a la información pública que regula este título".El artículo 29 RGAIP desarrolla este precepto y concreta que también pueden ser objeto de reclamación ante la GAIP las comunicaciones que sustituyan las resoluciones y el incumplimiento material del derecho de acceso, cuando este haya sido reconocido expresamente o presuntamente.
Por su parte, el artículo 18 LTAIPBG establece que el derecho de acceso se puede ejercer en relación con la información pública definida en los términos del artículo 2.b LTAIPBG (la información elaborada por la Administración y la que esta tiene en su poder como consecuencia de su actividad o del ejercicio de sus funciones, incluida la que le suministran otros sujetos obligados de acuerdo con lo que establece esta ley) y el artículo 2.c LTAIPBG define el derecho de acceso a la información pública como "el derecho subjetivo que se reconoce a las personas para solicitar y obtener la información pública, en los términos y las condiciones regulados por esta ley". Para poder hacerse efectivo el derecho de acceso respecto de una determinada información, esta debe existir previamente al registro de la solicitud de acceso.
En cuanto a las peticiones objeto de la reclamación que presenta la persona reclamante, cabe tener en cuenta que la GAIP, en el caso que nos ocupa, hace suyo el posicionamiento del APDCAT que declara que los datos a los que desea acceder el delegado sindical son de acceso restringido de acuerdo con el derecho fundamental a la protección de datos y resultan excesivos para la finalidad de control del ejercicio del poder público de acuerdo con el artículo 1.2 de la LTAIPBG.
En este sentido, la UB alegó este límite para restringir el acceso a los datos solicitados, y el APDCAT coincide en esta valoración. Concretamente, el informe del APDCAT explicita que:
"En el caso que nos ocupa, la finalidad legítima de los representantes de los trabajadores es verificar que la Universidad ha ingresado correctamente las cuotas a la Seguridad Social, que las bases de cotización son correctas, que las categorías profesionales se ajustan a la normativa y que no existen irregularidades en la aplicación de bonificaciones o deducciones. No parece, sin embargo, que estas comprobaciones requieran conocer la identidad de cada trabajador, con carácter general, ya que las funciones de control pueden realizarse igualmente sin sacrificar la privacidad de los trabajadores. Por tanto, la información reclamada debe facilitarse con la previa anonimización de la información de tal manera que esta no incluya datos identificativos de los trabajadores. De hecho, y en línea con lo expuesto, la Universidad ya habría entregado a los representantes de los trabajadores los boletines RLC y RNT, suprimiendo de este último las columnas NAF (número de afiliación a la seguridad social), IPF (DNI, NIE, o pasaporte), y CAF (codificación abreviada del nombre y apellidos). Esto, sin perjuicio de que, en casos concretos y debidamente motivados —por ejemplo, cuando para el análisis o la defensa de una reclamación individual se demuestre que el acceso a datos identificativos de algún trabajador es imprescindible—, los representantes de los trabajadores tengan que acceder a estos datos, respetando siempre los principios de proporcionalidad, minimización y confidencialidad previstos en el RGPD."
En este sentido, cabe recordar que el derecho de acceso a la información pública no es un derecho absoluto y puede ser limitado o restringido de acuerdo con la LTAIPBG cuando proceda, como sucede en el caso que nos ocupa. Para desarrollar las tareas de control sindical, en este caso, resultaría desproporcionado facilitar todos los datos personales de los trabajadores afectados. Por tanto, facilitando la información anonimizada, como parece que la UB ya habría hecho, se consigue que la persona reclamante vea satisfecho su derecho de acceso a la información pública, para comprobar, si así lo desea, que la Universidad está desarrollando sus obligaciones conforme a lo establecido en el ordenamiento jurídico. Por tanto, con la entrega de la información anonimizada, en este caso, ya se refuerza el conocimiento de la actividad pública, se incentiva la participación sindical, se mejora la calidad de la información pública y de la gestión administrativa, y se garantiza la rendición de cuentas y se facilita la exigencia de la responsabilidad en la gestión pública. En este caso concreto, no resulta proporcionado para alcanzar estos objetivos sacrificar el derecho a la protección de datos personales de los trabajadores afectados, sin perjuicio, tal y como establece el APDCAT en su informe, de que se pudiera solicitar y facilitar al representante sindical, en el futuro, el acceso a los datos de un trabajador concreto cuando resulte imprescindible para garantizar individualmente sus derechos.
En definitiva, la GAIP desestima la Reclamación de la persona reclamante de acuerdo con los argumentos antes mencionados.
3. Publicidad de las resoluciones de la GAIP
El artículo 44 LTAIPBG prevé que las resoluciones de la GAIP deben publicarse en el portal de la Comisión previsto en el artículo 25 RGAIP, con la disociación previa de los datos personales.
RESOLUCIÓN
Sobre la base de los antecedentes y fundamentos jurídicos expuestos, el Pleno de la GAIP, en la sesión de 23 de octubre de 2025, resuelve por unanimidad:
- Desestimar la Reclamación 1367/2025, de acuerdo con las consideraciones hechas en el fundamento jurídico 2.
- Declarar finalizado el procedimiento relativo a la Reclamación 1367/2025 y publicar esta resolución en la web de la GAIP.