Acceso a copias digitales de expedientes de licencias de obras y actividades económicas

Resolución 109/2026, de 29 de enero

Sentido de la resolución: Estimación

Resumen: La GAIP constata que el Ayuntamiento se limita a acreditar el traslado a terceros afectados, pero no valora la aplicación de los posibles límites al derecho de acceso, valoración que corresponde a la Comisión, de acuerdo con el Dictamen 1/2016. La única oposición presentada proviene del redactor del proyecto, basada en la falta de motivación de la solicitud, oposición que no es procedente dado que el derecho de acceso no exige interés ni motivación (art. 18.2 LTAIPBG). En cuanto a la propiedad intelectual, se distingue entre derechos morales y derechos de explotación, y se concluye que esta no puede operar como límite al acceso, sino únicamente al uso posterior de la información, con la advertencia correspondiente. No concurren límites por intimidad ni derechos privados, y los datos personales afectados son meramente identificativos, hecho que permite el acceso conforme al art. 24.1 LTAIPBG, con anonimización previa de los datos excesivos. En consecuencia, se estima el derecho de acceso, recordando al Ayuntamiento su responsabilidad en la aplicación de la normativa de protección de datos, y se ordena facilitar la documentación en formato digital, dado que así ha sido solicitado y existe copia digitalizada.

ANTECEDENTES

1. El 25 de julio de 2025 entra en la GAIP la Reclamación 1323/2025 presentada por una persona interesada contra el Ayuntamiento de Sant Jaume d'Enveja, en relación con la solicitud indicada en el antecedente siguiente, de acuerdo con la Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (LTAIPBG) y el Reglamento de la GAIP, aprobado por el Decreto 111/2017, de 18 de julio (RGAIP). La persona reclamante manifiesta que no ha recibido respuesta alguna por parte de la Administración.

2. El 19 de junio de 2025 la persona reclamante presenta al Ayuntamiento de Sant Jaume d'Enveja instancia general por la que solicita: "se me tramite COPIA DIGITAL de los expedientes relacionados con el emplazamiento del c/ Sant Joan número 46 de este municipio (ref. catastral 7392926CF0079S0001AI), en el cual se desarrolla una actividad económica dedicada a la cerrajería de aluminio: 1.- Licencia urbanística de obras por la cual se autoriza la construcción de una nave o la ampliación de la nave existente en el emplazamiento referenciado (con envío del proyecto básico e informes preceptivos). 2.- Títulos habilitantes que disponga la actividad económica de cerrajería de aluminio desde su puesta en funcionamiento (incluyendo posibles certificados de calificación urbanística emitidos por este Ayuntamiento y los proyectos de actividad que se hayan presentado). En todo caso, reitero respecto a mi solicitud que no solicito el acceso a los expedientes referidos sino que solicito copia digital de los mismos, haciendo frente a las tasas que estén vigentes para su obtención".

3. El 31 de julio de 2025 la GAIP admite provisionalmente la Reclamación, informa a la persona reclamante sobre los aspectos más relevantes de su tramitación y de la posición jurídica que ostenta como persona interesada, de conformidad con la legislación de procedimiento administrativo y la de transparencia y acceso a la información pública. Le solicita especialmente que informe a la GAIP inmediatamente de las comunicaciones que reciba de la Administración reclamada relativas a la información pública solicitada, mientras dure la Reclamación.

4. En la misma fecha la GAIP comunica la Reclamación al Ayuntamiento de Sant Jaume d'Enveja y le requiere que, dentro del plazo de quince días establecido por el artículo 33.4 RGAIP, le remita un informe, así como copia del expediente de la solicitud de información de la que deriva y, en general, de los antecedentes que puedan ser relevantes para resolverla.

5. El 22 de agosto de 2025 la Comisión recibe informe y expedientes solicitados al Ayuntamiento de Sant Jaume d'Enveja. En la comunicación del Ayuntamiento se indica que "se adjunta el expediente completo relativo a la solicitud de acceso a la información pública, tramitado hasta la fecha de hoy. Se está a la espera de disponer de los datos para terminar de notificar a las terceras personas afectadas y de recibir sus consentimientos para continuar con la tramitación".

6. El 9 de octubre de 2025 el reclamante, a través del área privada, hace llegar a la GAIP un escrito recibido del Ayuntamiento de fecha 22 de agosto de 2025, en el que se le concede un plazo de diez días para personarse en las dependencias municipales y examinar el expediente para que "pueda alegar y presentar los documentos y las justificaciones que estime pertinentes en relación con sus derechos e intereses". El mismo escrito advierte al reclamante que se ha procedido a dar traslado a terceros para que puedan realizar alegaciones, lo que supone la suspensión del plazo. El reclamante adjunta también instancia presentada al Ayuntamiento con registro de entrada de 01 de septiembre de 2025 donde manifiesta que no tiene obligación de exponer ni los motivos ni los argumentos por los cuales pretende acceder a una información de carácter público y que "la petición efectuada no es solicitar el acceso a los expedientes de forma presencial, sino que se solicita copia digital de los mismos". Finalmente indica que, visto que ha transcurrido el plazo establecido, ha presentado una reclamación ante esta Comisión.

7. El 23 de octubre de 2025 la Comisión traslada las alegaciones recibidas del reclamante al Ayuntamiento de Sant Jaume d'Enveja para que en un plazo de 7 días presente posicionamiento al respecto.

8. El 14 de noviembre la GAIP recibe alegaciones de un tercero afectado que corresponde al titular del despacho de arquitectos redactor del proyecto con el que se solicitaron las licencias de ampliación. En este caso, el tercero afectado manifiesta que: "que no autorizo que se aporte ningún dato de este proyecto que se reclama que el Ayuntamiento no aporte de manera motivada".

9. El 18 de noviembre la GAIP recibe del Ayuntamiento de Sant Jaume d'Enveja comunicación donde manifiesta que se ha procedido a trasladar a las personas que pueden verse afectadas por el acceso objeto de la reclamación y facilita los datos de los traslados realizados. Consta que el Ayuntamiento ha dado traslado a los solicitantes de las licencias objeto del acceso a la información pública, así como al titular del despacho de arquitectos que redactó el proyecto de construcción. También consta que se ha dado traslado a todos los técnicos municipales y del Consejo Comarcal que intervinieron en la concesión de las licencias.

FUNDAMENTOS JURÍDICOS

1. Competencia de la GAIP y contenido y alcance general del derecho de acceso a la información pública

De acuerdo con el artículo 39.1 de la Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (LTAIPBG) y el artículo 29 del Decreto 111/2017, de 18 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Comisión de Garantía del Derecho de Acceso a la Información Pública (RGAIP), esta Comisión es competente para tramitar y resolver esta Reclamación. El artículo 2.b y c LTAIPBG definen la información pública y prevén el derecho de acceso a las personas para solicitarla y obtenerla, que de acuerdo con el artículo 18.1 LTAIPBG, puede ser a título individual o en nombre y representación de cualquier persona jurídica legalmente constituida.

El artículo 20 LTAIPBG prevé los requisitos y criterios para la aplicación de los límites legales al derecho de acceso a la información pública, indicando que la Administración no dispone de potestad discrecional y debe indicar en cada caso los motivos que lo justifiquen. Los artículos 21 y 22 LTAIPBG establecen que estos límites no son de aplicación automática y absoluta y deben ser aplicados de acuerdo con criterios de proporcionalidad y temporalidad, atendiendo a las circunstancias de cada caso concreto, especialmente la concurrencia de un interés público o privado superior que justifique el acceso a la información.

2. Sobre el derecho a la información solicitada y límites

La información solicitada y reclamada —COPIA DIGITAL de los expedientes relacionados con el emplazamiento del c/ Sant Joan número 46 de este municipio (ref. catastral XXX), en el cual se desarrolla una actividad económica dedicada a la cerrajería de aluminio: 1.- Licencia urbanística de obras por la cual se autoriza la construcción de una nave o la ampliación de la nave existente en el emplazamiento referenciado (con envío del proyecto básico e informes preceptivos). 2.- Títulos habilitantes que disponga la actividad económica de cerrajería de aluminio desde su puesta en funcionamiento (incluyendo posibles certificados de calificación urbanística emitidos por este Ayuntamiento y los proyectos de actividad que se hayan presentado)—, si se dispone, es, de acuerdo con el artículo 2.b LTAIPBG, información pública, ya que es

"información elaborada por la Administración y la que esta tiene en su poder como consecuencia de su actividad o del ejercicio de sus funciones, incluida la que le suministran los otros sujetos obligados de acuerdo con lo que establece esta ley"

"cualquier dato o documento que las administraciones públicas hayan elaborado, posean o puedan legítimamente exigir a terceros como consecuencia de su actividad o del ejercicio de sus funciones"

De acuerdo con los artículos 18.1 y 20.1 LTAIPBG, cualquier persona tiene derecho a ella, salvo que concurran causas legales que determinen su denegación o acceso restringido, las cuales deben interpretarse de manera proporcional a su finalidad y a la presencia de intereses públicos y privados concurrentes (artículo 22.1 LTAIPBG). El artículo 18.2 LTAIPBG establece que el ejercicio de este derecho no está condicionado a la concurrencia de un interés personal, no está sujeto a motivación y no requiere la invocación de ninguna norma.

Se recuerda al Ayuntamiento que, de acuerdo con el artículo 3.1.a) LTAIPBG, es un sujeto obligado a cumplir con las obligaciones de transparencia activa y a tramitar, conforme a la Ley, las solicitudes de acceso a la información pública.

En carácter general, la Tabla de acceso y evaluación documental (TAAD núm. 67, publicada en el DOGC 8914) sobre licencias de obras mayores dispone un régimen de acceso libre, salvo que concurra algún límite que deba prevalecer, pues ocasionalmente pueden contener datos personales que no son de categorías especiales ni meramente identificativos relacionados con la organización, el funcionamiento o la actividad pública de la Administración; también puede contener datos de materias limitadas o restringidas por seguridad pública y por derechos de propiedad intelectual. Esta restricción queda sin efecto una vez transcurridos 30 años desde la producción de la documentación. Añade la TAAD que esta documentación es de conservación permanente, salvo los planes de seguridad y salud en el trabajo.

En este caso, el Ayuntamiento de Sant Jaume d'Enveja en el expediente e informe que ha enviado a esta Comisión únicamente hace referencia al traslado a terceros afectados, traslado que se ha llevado a cabo, pero en ningún caso valora los posibles límites a aplicar, por lo que corresponde a esta Comisión la valoración de la existencia de eventuales límites que puedan concurrir en el acceso a esta información, sobre los cuales esta Comisión ya se pronunció en el Dictamen 1/2016.

Tal como consta en el antecedente 8, el único tercero que ha presentado alegaciones ha sido el titular del despacho de arquitectos que redactó el proyecto de ampliación, y el motivo de la oposición a la entrega de la documentación es que desea conocer la motivación del acceso a la información. En este sentido, tal como determina la LTAIPBG en su artículo 18.2, el derecho de acceso a la información pública no está condicionado a la concurrencia de un interés personal, ni a motivación, ni requiere la invocación de ninguna norma. Asimismo, el reclamante ha declinado realizar cualquier tipo de manifestación en este sentido cuando el Ayuntamiento se lo ha solicitado (antecedente 6).

En cuanto a los derechos de propiedad intelectual derivados de la autoría (artículo 21.1.g LTAIPBG), de acuerdo con el Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual, modificado por la Ley 21/2014, de 4 de noviembre, debe distinguirse entre los derechos morales (atribución o reconocimiento de autoría, divulgación, preservación de la integridad, entre otros), que son inalienables, y los derechos de explotación, que incluyen la reproducción y el aprovechamiento económico, que pueden ser objeto de cesión. La distinción entre derechos morales y derechos de explotación de la propiedad intelectual puede derivar fácilmente en la existencia de titulares diferentes. El autor de un proyecto técnico es sin duda el titular de sus derechos morales de propiedad intelectual, pero es probable que los derechos de explotación los haya cedido (total o parcialmente) a la persona o entidad que le ha encargado o comprado el proyecto, de modo que al ponderar estos derechos con el de acceso, habrá que determinar a quién corresponde la titularidad de los derechos de propiedad intelectual que puedan resultar perjudicados. El acceso a un documento afectado por este límite no afectará a los derechos morales pero, en función de cómo se realice dicho acceso, podría afectar a los derechos de explotación. Ahora bien, la propiedad intelectual no puede operar como límite al acceso, sino como límite a su utilización o explotación por parte de la persona solicitante, por lo que en todo caso será necesario realizar una advertencia al reclamante a tal efecto.

Respecto a los límites que puedan derivarse de la intimidad y otros derechos privados legítimos (21.1.f LTAIPBG), estos no se verían afectados dado que la documentación solicitada pertenece a una actividad económica y no a una vivienda particular.

Y, en último término, en cuanto a los datos de carácter personal, por lo que hemos podido observar, la información solicitada solo afecta a datos personales meramente identificativos relacionados directamente con la organización, el funcionamiento o la actividad de la Administración. En estos casos, el artículo 24.1 LTAIPBG establece la regla general de acceso. Sería el caso del nombre de los empleados públicos que constan en los expedientes (organización), o de los titulares de las licencias (actividad).

Por todo ello, se considera pertinente estimar el derecho de acceso tal como se ha manifestado, si bien será necesario proceder previamente a la anonimización de los datos personales que puedan considerarse excesivos para la finalidad del acceso (DNI, direcciones, teléfonos, etc.).

En este caso es importante advertir al Ayuntamiento que tiene la responsabilidad exclusiva de aplicar el régimen previsto en los artículos 23, 24 y 25 de la LTAIPBG a efectos de cumplir con la normativa relativa a la protección de datos personales en el momento de ejecutar esta resolución.

Sobre el formato de acceso a la información pública, el reclamante ha identificado claramente que no desea que se le dé acceso a los expedientes, sino una copia digital de los mismos. En la medida en que el Ayuntamiento disponga de copia digitalizada de los expedientes solicitados, deberá facilitar dicho formato al reclamante. En caso de que el Ayuntamiento tuviera que proceder a un cambio de formato, de papel a digital de acuerdo con el art. 37.2 LTAIPBG, y las ordenanzas fiscales en vigor así lo recojan, podrá exigir el pago de la tasa correspondiente.

3. Obligatoriedad de los titulares de documentos públicos de disponer de un sistema de gestión documental (SGD) y atribuciones de la función pública de secretaría

La Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y gestión de documentos establece la obligatoriedad de los titulares de documentos públicos de disponer de un sistema de gestión documental que garantice el tratamiento correcto de los documentos en todo su ciclo de vida y permita cumplir con las obligaciones de transparencia; y que la organización, evaluación y conservación, así como el acceso a estos, son responsabilidad directa de sus titulares (artículos 7 y 8).

La Disposición Adicional Undécima de la Ley 26/2010, de 3 de agosto, de régimen jurídico y de procedimiento de las administraciones públicas de Cataluña establece que los documentos electrónicos deben gestionarse y conservarse en expedientes electrónicos de acuerdo con las prescripciones de la normativa en materia de archivos y documentos.

Asimismo, la LTAIPBG reconoce los sistemas de gestión de documentos públicos como facilitadores de datos y documentos auténticos (art. 5.2), la necesidad de estructurar la información siguiendo criterios temáticos y cronológicos, siguiendo el cuadro de clasificación documental corporativo e incorporando índices o guías de consulta (art. 6.1.d) y la obligación de establecer un sistema de gestión de documentos, información y datos integrado que permita la interoperabilidad entre las administraciones, la localización de cualquier documento o información y la vinculación automática de cada documento o conjunto de datos a su régimen de acceso y publicidad (art. 19.3).

Y el artículo 3 del Real Decreto 128/2018, de 16 de marzo, por el que se regula el régimen jurídico de los funcionarios de Administración local con habilitación de carácter nacional, que regula la función pública de secretaría, establece en su punto 2 la función de fe pública, y entre estas la dirección superior de los archivos y registros de la entidad local (l). Así pues, y en consecuencia de este mandato legal y el de asesoramiento legal preceptivo (artículo 2.1.a), debe ser conocedora de la existencia de un SGD, impulsora si no dispone de él y velar por la documentación con una sistemática de trabajo mínima sobre la documentación de la cual es custodio y responsable principal ante la falta de localización.

Los documentos producidos o recibidos por la Generalitat, los entes locales y las entidades autónomas, las empresas públicas y las otras entidades que integran el patrimonio documental de Cataluña están sujetos al Decreto 13/2008, de 22 de enero, sobre acceso, evaluación y selección de documentos.

Por tanto, atendiendo a estos preceptos legales, la información solicitada y reclamada, en caso de existir, debe formar parte de un expediente administrativo o de diferentes expedientes administrativos, que deben estar perfectamente clasificados de manera que permita su recuperación y facilite, si procede, su acceso.

4. Seguimiento de la ejecución

El artículo 43.5 LTAIPBG establece que "la Administración debe comunicar a la Comisión las actuaciones realizadas para ejecutar los acuerdos de mediación y para dar cumplimiento a las resoluciones dictadas por la Comisión". Sobre la base de estas comunicaciones y de las realizadas por las personas interesadas, la GAIP debe realizar el seguimiento del cumplimiento de sus resoluciones, de acuerdo con lo previsto en los artículos 48 y 49 RGAIP y el apartado 30 de su Manual de reclamación, y puede adoptar las medidas previstas en caso de incumplimiento.

El artículo 43 LTAIPBG establece que si la Administración incumple el plazo establecido por los acuerdos de mediación o por las resoluciones de la GAIP para entregar la información reclamada, las personas interesadas pueden comunicarlo a la Comisión para que esta requiera su cumplimiento; la desatención de este requerimiento, vista la remisión expresa realizada por el artículo 77.2.b LTAIPBG, debe ser calificada como infracción muy grave en relación con el derecho de acceso a la información pública (que puede ser sancionada conforme a los artículos 81 y 82 LTAIPBG).

Asimismo, el artículo 25.2.k RGAIP prevé la publicación en la web de la Comisión de los casos en que sus requerimientos hayan sido desatendidos por los sujetos obligados.

5. Publicidad de las resoluciones de la GAIP

El artículo 44 LTAIPBG prevé que las resoluciones de la GAIP deben publicarse en el portal de la Comisión previsto en el artículo 25 RGAIP, con la previa disociación de los datos personales.

RESOLUCIÓN

Sobre la base de los antecedentes y fundamentos jurídicos expuestos, el Pleno de la GAIP, en la sesión de 29 de enero de 2026, resuelve por unanimidad:

1. Estimar la Reclamación 1323/2025 y declarar el derecho de la persona reclamante a la información solicitada, de acuerdo con las consideraciones expuestas en el fundamento jurídico 3.
2. Requerir al Ayuntamiento de Sant Jaume d'Enveja que entregue a la persona reclamante la información indicada en el apartado anterior, dentro del plazo máximo de quince días, contados desde la fecha de finalización del plazo de dos meses de que disponen, desde la notificación de la Resolución, las partes y la tercera persona afectada que ha presentado alegaciones, para impugnar la Resolución ante el Tribunal Superior de Justicia de Cataluña, sin que lo hayan hecho solicitando al mismo tiempo la adopción de la medida cautelar de suspensión de la Resolución.
3. Requerir al Ayuntamiento de Sant Jaume d'Enveja que informe a la GAIP, dentro del plazo de quince días, del órgano o la persona responsable del cumplimiento de esta Resolución, así como de las actuaciones realizadas para cumplirla.
4. Invitar a la persona reclamante a que informe a la GAIP de cualquier incidencia que se produzca con motivo del cumplimiento de esta Resolución.
5. Declarar finalizado el procedimiento relativo a la Reclamación 1323/2025 y dar publicidad a esta resolución en la web de la GAIP.