Reclamación de acceso a un certificado del secretario sobre peticiones de información pública contra el Ayuntamiento de Das, resuelta con estimación

Resolució 349/2024 , de 21 de març Número d’expedient de la Reclamació: 1250/2023 Administració reclamada: Ajuntament de Das Informació reclamada: Certificat del secretari sobre peticions d'accés a la informació pública. Sentit de la resolució : Estimació Resum: La informació sol·licitada i reclamada és informació pública d’acord amb l’article 2.b LTAIPBG. En quan als límits d’accés, no s’aprecia per aquesta Comissió cap dels límits d’accés invocats, especialment els previstos a l’article 29.2 LTAIPBG que pugui jus tificar la restricció de l’accés. Paraules clau: Ajuntaments. Certificats. Informes jurídics. Límits. Reclamació contra silenci. Estimació. Ponent: Maria del Mar Pérez Velasco Antecedents El 12 de desembre de 2023 entra a la GAIP la Reclamaci ó 1250/ 2023, presentada contra l’Ajuntament de Das, en relació amb la sol·licitud indicada a l’antecedent següent, d’acord amb la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern (LTAIPBG) i regulat pels articles 36 a 41 del Reglament de la GAIP, aprovat pel Decret 111/2017, de 18 de juliol (RGAIP). L’1 de setembre de 2023 el reclamant presenta a l’Ajuntament de Das una petició relativa a un certificat de data de 14 de juny del secretari interventor accidental, de totes les peticions d’accés a la informació publica sol·licitada pel Sr. YYY tant com a particular com a representant, i de XXX SL, així com de les fetes per la seva muller la ZZZ, com a representat legal de XXX SL, les quals accedeixi n a 40 peticions. Aquesta referència al certificat apareixia esmentada en el context d’unes manifestacions relacionades amb el Decret d'Alcaldia 74/2023 de data 13/06/2023 sobre resolució de dues peticions d'accés a la informació pública. El 3 de gener 2024 la GAIP admet provisionalment la Reclamació, informa a la persona reclamant sobre els aspectes més rellevants de la seva tramitació i de la posició jurídica que ostenta com a persona interessada, de conformitat amb la legislació de procediment administratiu i la de transparència i accés a la informació pública. Li demana especialment que informi a la GAIP immediatament de les comunicacions que rebi de l’Administració reclamada relatives a la informació pública sol·licitada. El 4 de gener de 2024 la GAIP comunica la reclamació a l’Ajuntament de Das i requereix que, dins del termini de quinze dies establert per l’article 33.4 RGAIP, li trameti un informe sobre la reclamació, així com també còpia de l’expedient de la sol·licitud d’informació de la qual deriva i, en general, dels antecedents que puguin ser rellevants per resoldre la Reclamació. El 16 de gener de 2024 la GAIP rep informe de l’Ajuntament on es conclou que “En base als antecedents anteriors es considera que la no entrega del certificat és correcte, ja que en primer lloc forma part d’un informe, el qual és inadmissible d’accés a la informació pública d’acord amb l’art. 29.2 de la Llei 19/2014. 2. En segon lloc, és inadmissible perquè no té per objecte el dret d'accés a la informació pública i per abusiva, sinó que busca polemitzar, a més al haver -hi un judici amb l’anterior secretari, qui té una amistat manifesta amb el Sr. YYY i la Sra. ZZZ, i essent el Sr. AAA l’advocat en els mateixos casos, i per tant pot implicar la no aplicació del principi de tutela judicial efecte del secretari que subscriu” . Fonaments jurídics 1. Competència de la GAIP i contingut i abast general del dret d’accés a la informació pública D’acord amb l’article 39.1 LTAIPBG i 29 del RGAIP aquesta Comissió és competent per tramitar i resoldre aquesta Reclamació. L’article 2.b i c LTAIPBG defineixen la informació publica i preveuen el dret d’accés a les persones per a sol·licitar i obtenir-la que d’acord amb l’article 18.1 LTAIPBG, tan a títol individual o en nom i representació de qualsevol persona jurídica legalment constituïda. L’article 20 LTAIPBG preveu els requisits i criteris per a l’aplicació dels límits legals al dret d’accés a la informació pública, que l’Administració no disposa de potestat discrecional i ha d’indicar en cada cas els motius que ho justifiquen. Els articles 21 i 22 LTAIPBG estableixen que aquests límits no són d’aplicació automàtica i absoluta i han de ser aplicats d’acord amb criteris de proporcionalitat i temporalitat i han d’atendre les circumstàncies de cada cas concret, especialment la concurrència d’un interès públic o privat superior que justifiqui l’accés a la informació. 2. Dret d’accés a la informació i límits L’objecte de la reclamació consisteix en que es lliuri un certificat del secretari accidental de l’Ajuntament, de data de 14 de juny de 2023, sobre les peticions d’accés a la informació publica sol·licitades pel reclamant, tant com a particular com a representant d’una entitat, així com de les realitzades per un tercer, certificat que s’esmenta en el context d’unes manifestacions relacionades amb el Decret d'Alcaldia 74/2023 de data 13 juny de 2023 sobre una resolució de dues peticions d'accés a la informació pública. Aquesta informació sol·licitada per la persona reclamant és informació pública, d’acord amb allò previst a l’article 2.b) de LTAIPBG, ja que és informació que l’Ajuntament ha de tenir en el seu poder, fruit de l’exercici de les competències que li són pròpies. L’Ajuntament reclamat, òbviament, resta inclòs dins l’àmbit subjectiu d’aplicació de la LTAIPBG, queda obligat a resoldre en temps i forma les sol·licituds d’accés, segons el que disposa l’article 3.1.a) de l’esmentada Llei. La resposta de l’Ajuntament invoca la concurrència del límit consistent en que el certificat forma part d’un informe, i per tant s’ha d’inadmetre l ’accés a la informació pública d’acord amb l’art. 29.2 de la LTAIPBG. També afegeix que la petició d’accés no té per objecte l’obtenció de la informació pública i es raona i s’afirma el seu caràcter abusiu. Aquesta Comissió adverteix que s’han de descartar les invocacions per a la seva inadmissió relatives a que no es tingui per objecte el dret d’accés, ja que la motivació és indiferent en els termes que s’ha previst el dret d’accés a l’LTAIPBG, i tampoc es constata que es reuneixi n els requisits per apreciar un abús de dret en aquesta reclamació. Pel que respecta a l’apreciació que el certificat no es pot lliurar per formar part d’un informe i que per tant, d’acord amb l’art icle 29.2 de la LTAIPBG , no seria accessible, cal precisar que el que aquest precepte preveu és una qüestió diversa, ja que la inadmissió escauria quan les sol·licituds d’informació consisteixen en “consultes jurídiques o peticions d’informes o dictàmens” però no impedeix l’accés a informes ja elaborats o, com succeeix en aquest cas, a parts o aspectes determinats dels mateixos, com seria el mencionat certificat. Per tant es considera que s’ha d’estimar el dret d’accés al certificat reclamat atès que no concorren els causes d’inadmissió al·legades. D’acord amb allò establert als articles 23 i 24 caldrà preservar de l’accés al contingut d’aquest certificat aquelles dades de terceres persones , si n’hi ha, o altres referències que legítimament hagin d’ometre’s i no donar-hi accés a les mateixes, però sense que això impedeixi facilitar la resta del seu contingut. 3. Obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) i atribucions de la funció pública de secretaria L’article 7 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents modificada per la Llei 20/2015, de 29 de juliol estableix l’obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) que garanteixi el tractament correcte dels documents en tot el seu cicle de vida i que permeti complir amb les obligacions de transparència. Un concepte molt ampli que requereix dotar-se d’un seguit d’eines i instruments que permetin la millora dels processos, la seva normalització i estandardització, per tal de garantir el compliment de la normativa i la qualitat de la informació i la implementació de solucions que permetin garantir la correcta gestió de la informació pública. L’article 8 afegeix que l’organització, l’avaluació i la conservació dels documents públics i l’accés a aquests són responsabilitat directa dels titulars respectius. El capítol X del Reial decret 4/2010, del 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat en l’àmbit de l’Administració electrònica estableix que les AAPP han d’adoptar les mesures organitzatives i tècniques per a garantir la recuperació i conservació del document electrònic entre aquestes, la definició d’una política de gestió de documents, la inclusió en els expedient d’un índex electrònic signat per l’òrgan o entitat que garanteixi la integritat de l’expedient electrònic i permeti la seva recuperació, la identificació única i inequívoca de cada document que permeti classificar-lo i recuperar-lo, l’associació de metadades, la classificació d’acord amb un quadre de classificació, el període de conservació segons les convencions de cada comissió avaluadora, l’accés complet i immediat dels documents entre d’altres. Pel que fa a gestió de la documentació i arxiu dels documents electrònics, la Disposició Addicional Onzena de la Llei 26/2010, del 3 d'agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya estableix que els documents electrònics s'han de gestionar i conservar en expedients electrònics d'acord amb les prescripcions de la normativa en matèria d'arxius i documents; que l’arxiu dels documents i expedients electrònics ha d'assegurar la identitat i la integritat a llarg termini de la informació que contenen; que els documents públics electrònics han de tenir garantides l'autenticitat i la integritat dels continguts, i també la conservació de l'aparença i la funcionalitat originals i, quan escaigui, llur confidencialitat, durant el termini establert per la normativa vigent en matèria d'arxius i documents; que les administracions públiques han d'assegurar la possibilitat de transformar els documents per raons tecnològiques, per a adaptar-ne el format i la sintaxi informàtica a les necessitats de gestió i preservació establertes per la normativa d'arxius i documents; que els sistemes d'informació que utilitzin les administracions públiques incloses en l'àmbit d'aplicació d'aquesta llei han de garantir, sempre que sigui possible, l'autenticitat i la integritat de llurs dades, i també la traçabilitat de les accions que portin a terme; que les dades contingudes en els sistemes d'informació de les administracions públiques es consideren documents públics electrònics, i els són aplicables les disposicions d'aquesta llei relatives a l'arxiu electrònic. Tanmateix, la LTAIPBG reconeix els sistemes de gestió de documents públics com a facilitadors de dades i documents autèntics (art. 5.2) i la necessitat d’estructurar la informació seguint criteris temàtics i cronològics, seguint el quadre de classificació documental corporatiu i incorporant-hi índexs o guies de consulta (art. 6.1.d). Cal recordar, que l’article 3 del Reial decret 128/2018, de 16 de març, pel qual es regula el règim jurídic dels funcionaris d’Administració local amb habilitació de caràcter nacional, que regula la funció pública de secretaria estableix en punt 2 la funció de fe pública, i entre aquestes la direcció superior dels arxius i registres de l’entitat local (l). Així doncs i en conseqüència d’aquest mandat legal i el d’assessorament legal preceptiu (article 2.1.a), ha de ser coneixedora de l’existència d’un sistema de gestió documental, impulsora si no en disposa, vetllar per la documentació amb una sistemàtica de treball mínima sobre la documentació de la qual n'és el custodi i responsable primer de la manca de localització de documentació, de mantenir l'ordre i garantir el retrobament de documentació. Altrament, l’article 19.2 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català que regula els documents que integren el patrimoni documental de Catalunya inclou, entre altres, “els documents produïts o rebuts, en l'exercici de llurs funcions i com a conseqüència de llur activitat política i administrativa, per la Generalitat, pels ens locals i per les entitats autònomes, les empreses públiques i les altres entitats que en depenen” i en conseqüència estan subjectes al Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents que estableix en l’article 11.4 que “quan l'aplicació d'una taula d'avaluació i accés documental comporti l'eliminació de documents, la persona tècnica que porti a terme aquesta aplicació, abans de procedir a la destrucció, ha de: a) Disposar d'un inventari de la documentació a destruir, b) Obtenir l'autorització de la secretaria general o de la direcció de l'organisme o entitat titular de la documentació, c) Comprovar que cap circumstància administrativa o jurídica hagi alterat el termini de conservació fixat per als documents a eliminar” i ha de disposar del corresponent Registre de destrucció de documents (article 12) degudament autoritzat per la secretaria general o la direcció de l’organisme o entitat titular dels documents. Així doncs, atenent a aquests preceptes legals, la informació sol·licitada i reclamada, en el cas que existeixi, ha de formar part d’un expedient administratiu / de diferents expedients administratius, que ha/han d’estar degudament classificat/classificats de manera que permeti la seva recuperació i facilitar-ne, si escau, l’accés. Com a referència i seguint el model de Quadre de classificació per a l’Administració Local del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, aquesta documentació hauria d’estar classificada dins el nivell Planificació, control administratiu i transparència (codi 0026), sèrie Indicadors, informes i estadístiques de la corporació local (1282) o bé dins el nivell Gestió de documents i de la informació (codi 0027), sèrie Registre de certificats / Certificats (1 292). 4. Seguiment de l’execució L’article 43.5 LTAIPBG estableix que “l’Administració ha de comunicar a la Comissió les actuacions fetes per a executar els acords de mediació i per a donar compliment a les resolucions dictades per la Comissió”. Sobre la base d’aquestes comunicacions i de les efectuades per les persones interessades, la GAIP ha de fer seguiment del compliment de les seves resolucions, d’acord amb el que preveuen els articles 48 i 49 RGAIP i l’apartat 30 del seu Manual de reclamació, i pot adoptar les mesures que s’hi preveuen en cas d’incompliment. L’article 43 LTAIPBG estableix que si l’Administració incompleix el termini establert pels acords de mediació o per les resolucions de la GAIP per lliurar la informació reclamada, les persones interessades ho poden comunicar a la Comissió perquè aquesta en requereixi el compliment; la desatenció d’aquest requeriment, vista la remissió expressa feta a aquest precepte per l’article 77.2.b LTAIPBG, ha de ser qualificada d’infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública (que pot ser sancionada de conformitat amb els articles 81 i 82 LTAIPBG). L’article 49.2 RGAIP preveu que, als efectes anteriors, la Comissió pot posar aquests fets en coneixement dels òrgans competents per ordenar la incoació del procediment sancionador corresponent a què fa referència l’article 86 LTAIPBG. Així mateix, l’article 25.2.k RGAIP preveu la publicació en el web de la Comissió dels casos que els seus requeriments han estat desatesos pels subjectes obligats. 5. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de 21 de març de 2024, resol per unanimitat: 1. Estimar la Reclamació 1250/2023 i declara el dret de la persona reclamant a la informació sol·licitada, d’acord amb les consideracions fetes al fonament jurídic 2. 2. Requerir a l’Ajuntament que lliuri a la persona reclamant la informació indicada a l’apartat 1 dins del termini màxim de quinze dies. 3. Requerir a l’Ajuntament a informar la GAIP, dins del termini de quinze dies, de l’òrgan o la persona responsable del compliment d’aquesta Resolució, així com de les actuacions dutes a terme per complir -la. 4. Convidar a la persona reclamant que informi a la GAIP de qualsevol incidència que es produeixi amb motiu del compliment d’aquesta Resolució. 5. Declarar finalitzat el procediment relatiu a la Reclamació 1250/23 i disposar la publicació d’aquesta resolució al web de la GAIP. Iolanda Pineda Balló Presidenta Els terminis establerts en aquesta Resolució per lliurar la informació s’han de comptar en dies hàbils (descomptant festius i dissabtes) i si no s’especifica una altra cosa comencen a partir de l’endemà de la recepció de la seva notificació per l’Administració reclamada. L’Administració obligada pot sol·licitar a la GAIP l’ampliació del termini atorgat per fer efectiu el lliurament de la informació Aquesta sol·licitud només pot ser admesa a consideració si és notificada a la GAIP abans que fineixi el termini fixat a la Resolució, i s’ha de fonamentar en circumstàncies que no hagin pogut ser tingudes en compte per la Comissió abans de dictar la seva Resolució. La GAIP únicament atorgarà l’ampliació sol·licitada, després d’informar-ne a la persona reclamant, si l’Administració obligada ha justificat de forma precisa i consistent la seva necessitat. Si l’Administració obligada no lliura la informació dins del termini establert per aquesta Resolució, la persona reclamant pot posar-ho en coneixement de la GAIP per tal que la Comissió en requereixi el compliment. Mentre no s’acompleixi plenament la Resolució, la Comissió difondrà al seu web www.gaip.cat l’incompliment de l’Administració obligada, d’acord amb l’article 25.2.k RGAIP. Si l’Administració desatén el requeriment d’execució que li adreci la GAIP, la Comissió posarà els fets en coneixement de l’òrgan competent, d’acord amb allò previst per l’article 86 LTAIPBG, i li sol·licitarà la incoació d’un procediment sancionador per infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública, a l’empara de l’article 77.2.b LTAIPBG. Tot això sens perjudici que la persona reclamant pugui, considerant que aquesta Resolució és un acte administratiu declaratiu de drets que vincula l’Administració, requerir-ne la seva execució davant dels Tribunals, a l’empara de l’article 29.1 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa. Aquesta acció es pot interposar després que hagin transcorregut tres mesos des que la persona afectada ha reclamat formalment i directament a l’Administració el compliment d’aquesta Resolució. Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya en un termini de dos mesos, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, d’acord amb la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.