Reclamación de un sindicato contra la inadmisión de solicitud de información sobre procesos selectivos en el Ayuntamiento del Prat de Llobregat

Resolució 1392/2024, de 7 de novembre Número d’expedient de la Reclamació: 1166/2024 Administració reclamada: Ajuntament del Prat de Llobregat Informació reclamada: Diversa sobre processos de selecció de personal. Sentit de la resolució: Estimació Resum: Aquesta Comissió no aprecia que l’extracció de la informació requereixi de cap tipus d’anàlisi, perquè aquesta l’ha d’haver fet el tribunal per poder obtenir el resultat final en les actes. Tota aquesta informació és justament informació que l’Ajuntament ha de conservar encara que el procés estigui tancat mentre la resolució del procés selectiu no sigui ferma. Per tant, i en definitiva, cal emfasitzar que, en el cas que ens ocupa, no es donen cumulativament els dos requisits que exigeix l’article 66 del Decret 8/2021, de 9 de febrer, sobre la transparència i el dret d'accés a la informació pública per determinar l’existència d’una tasca complexa, si no que només es donaria el segon, és a dir, que la tasca no es pot fer amb el sistema informàtic que tenen a disposició. El fet que recopilar la informació sol·licitada pugui esdevenir un procés laboriós perquè s’ha de fer manualment, no implica que això sigui una causa ajustada a Dret que permeti, com dèiem, inadmetre o desestimar una SAIP o una Reclamació davant aquesta Comissió. Paraules clau: Ajuntaments. Sindicats. Processos selectius. Reclamació contra inadmissió. Tasca complexa d’elaboració o reelaboració. Estimació. Ponent: Clara I. Velasco Rico Antecedents El 28 d’agost entra a la GAIP la Reclamació 1166/2024, presentada per un sindicat contra l’Ajuntament del Prat de Llobregat en relació amb la sol·licitud indicada a l’antecedent següent. El 15 de juliol el sindicat reclamant sol·licita a l’Ajuntament del Prat de Llobregat el següent: “El desglossament de totes les actes de resultats finals publicats dels processos d’estabilització de concurs desglossats en una taula d’Excel. 2. El desglossament de totes les actes de resultats finals publicats dels processos d’estabilització de concurs-oposició desglossats en una taula d’Excel 3. Nombre de persones que han passat el període de proves i de quin procés. 4. Nombre de persones que estan pendents de passar el període de proves i de quin procés.” La Reclamació presentada el 28 d’agost de 2024 indica que l’Administració ha inadmès la SAIP registrada. El 10 de setembre de 2024 la GAIP admet provisionalment la Reclamació, informa a la persona reclamant sobre els aspectes més rellevants de la seva tramitació i de la posició jurídica que ostenta com a persona interessada, de conformitat amb la legislació de procediment administratiu i la de transparència i accés a la informació pública. Li demana especialment que informi a la GAIP immediatament de les comunicacions que rebi de l’Administració reclamada relatives a la informació pública sol·licitada, mentre duri la Reclamació. El 10 de setembre la GAIP comunica la Reclamació a l’Ajuntament del Prat de Llobregat i li requereix que, dins del termini de quinze dies establert per l’article 33.4 RGAIP, li trameti un informe sobre la Reclamació, així com també còpia de l’expedient de la sol·licitud d’informació de la qual deriva i, en general, dels antecedents que puguin ser rellevants per resoldre la Reclamació. En data 1 d’octubre de 2024 l’Ajuntament fa arribar un informe a la GAIP amb el contingut extractat següent: “Primer.- En data 15/07/2024 el Sr. XX, presenta instància codi electrònic 18325/2024, sol·licitant el desglossament de totes les actes de resultats finals del processos d’estabilització, tant de concurs com de concurs-oposició, desglossats en una taula d’excel, el nombre de persones que han passat el període de proves i de quin procés i el de les que estan pendent de passar-lo. En data 23/07/2024 la Tècnica mitjana de RRHH informa el següent (document PER18I0493): • “Dels processos extraordinaris d’estabilització de l’ocupació temporal, inclosos en l’oferta pública d’ocupació de l’any 2022, s’han executat fins a la data d’emissió d’aquest informe un total de 61 processos (48 processos de concurs més 13 processos de concurs- oposició). • Atendre la sol·licitud d’informació del sindicat UGT suposaria el desglossament de la puntuació i la confecció d’informe manual amb la informació requerida d’un total de 2.368 persones (1643 persones corresponents al total de persones presentades al processos de concurs més 725 persones corresponents al total de persones presentades als processos de concurs-oposició) • Tot i que el procés de presentació de sol·licituds de participació, la baremació de la documentació presentada i la introducció de resultats s’ha portat a terme a través de la plataforma informàtica de nova implantació CONVOCA, en aquesta plataforma figura només una part de la informació sol·licitada, però ni molt menys la totalitat del que es demana, que s’hauria d’obtenir per altres vies de consulta. En qualsevol cas, la informació que figura introduïda a CONVOCA tampoc suposa que la mateixa es pugui obtenir de forma automàtica, sinó que implica dur a terme tasques complexes de recopilació d’informació i confecció d’informes. Atendre la sol·licitud efectuada suposa per al Servei de Recursos Humans: • La dedicació d’un mínim de tres persones durant un mínim d’un mes a la tasca de recopilació i/o obtenció manual de les dades. • La combinació de diferents formats de les dades existents, electrònics i en paper, així com de la compilació de tota la informació, que requereix la combinació de diferents fonts de consulta. Per l’exposat anteriorment, es conclou que els mitjans tècnics i humans necessaris per extreure i explotar la informació, amb el detall que es demana, confirma la impossibilitat de proporcionar la informació sol·licitada. S’ha d’afegir a la justificació anterior l’època estival de vacances del personal, que fa que durant els mesos de juliol i agost el departament es trobi sota mínims. Del conjunt d’aquestes circumstàncies cal inferir, a més, que la disposició de recursos personals limitats, a atendre l’esmentada sol·licitud d’accés podria afectar seriosament el normal funcionament de l’organització.” En data 24/07/2024 la cap del Servei d’Organització proposa inadmetre a tràmit la aquesta sol.licitud d’accés a la informació pública (document ORG18I00B1). Per Decret d’alcaldia núm DEC/4867/2024, de data 26/07/2024 es resòl inadmetre a tràmit aquesta sol.licitud d’accés a la informació pública.” Fonaments jurídics 1. Competència de la GAIP i contingut i abast generals del dret d’accés a la informació pública D’acord amb l’article 39.1 LTAIPBG i 29 del RGAIP aquesta Comissió és competent per tramitar i resoldre aquesta Reclamació. L’article 2.b i c LTAIPBG defineixen la informació publica i preveuen el dret d’accés a les persones per a sol·licitar i obtenir-la que d’acord amb l’article 18.1 LTAIPBG, tan a títol individual o en nom i representació de qualsevol persona jurídica legalment constituïda. L’article 20 LTAIPBG preveu els requisits i criteris per a l’aplicació dels límits legals al dret d’accés a la informació pública, que l’Administració no disposa de potestat discrecional i ha d’indicar en cada cas els motius que ho justifiquen. Els articles 21 i 22 LTAIPBG estableixen que aquests límits no són d’aplicació automàtica i absoluta i han de ser aplicats d’acord amb criteris de proporcionalitat i temporalitat i han d’atendre les circumstàncies de cada cas concret, especialment la concurrència d’un interès públic o privat superior que justifiqui l’accés a la informació. 2. Sobre el dret a la informació sol·licitada i sobre inexistència de la tasca complexa d’elaboració o reelaboració En primer lloc, cal tenir en compte que la informació sol·licitada pel sindicat reclamant és informació pública, d’acord amb allò previst a l’article 2.b) de LTAIPBG, ja que és informació que l’Administració ha de tenir en el seu poder, fruit de l’exercici de les competències que li són pròpies. En segon lloc, és clar que l’ens reclamat resta inclòs dins l’àmbit subjectiu d’aplicació de la LTAIPBG i queda obligat a resoldre en temps i forma les sol·licituds d’accés, segons el que disposa l’article 3.1.a) de l’esmentada Llei. Altrament, l’article 53.1 del Decret 8/2021, de 9 de febrer, sobre la transparència i el dret d'accés a la informació pública (DTAIP), concreta que és informació pública objecte del dret d’accés “tota la informació, qualsevol dades o documents que les administracions públiques han elaborat, posseeixen, o poden legítimament exigir a terceres persones com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions.” Fet aquest acotament, la GAIP ha de valorar que l’Ajuntament ha afirmat en dues ocasions que la tasca de recopilació de la informació reclamada és una tasca complexa. Cal verificar si es compleixen els requisits de l’article 66 del Decret 8/2021, de 9 de febrer, sobre la transparència i el dret d'accés a la informació pública per esgrimir vàlidament aquesta causa d’inadmissió. Del contrast de la situació fàctica de la informació reclamada amb la norma es pot concloure el següent: primerament, que el volum d’informació a tractar és molt elevat; l’Ajuntament el quantifica en 61 processos. Això no obstant, el volum dels expedients, de la documentació o de les persones que hagin participat en els concursos objecte de la SAIP a tractar no és una causa que individualment considerada pugui fonamentar una inadmissió d’una SAIP o una desestimació de la Reclamació ara examinada. Seguidament, l’Ajuntament ha afirmat en dues ocasions que l’extracció de la informació que es reclama no es pot fer amb el sistema informàtic que té a disposició, i que caldria entrar expedient per expedient, de forma manual. Aquesta tasca – de recopilació manual - pot ser feixuga i mecànica, atès el volum d’expedients a examinar, però en cap cas és una “tasca d'anàlisi o d'interpretació que tingui una complexitat objectivable i desproporcionada”, ans al contrari, és una tasca ben senzilla. Aquesta Comissió ha revisat algunes de les convocatòries que l’Ajuntament ha desenvolupat darrerament i el càlcul dels resultats segurament s’ha fet a través a bé de l’aplicació que diuen (CONVOCA) o bé amb una taula Excel o similar. De fet, en l’informe de l’Ajuntament s’explicita que “la informació que figura introduïda a CONVOCA tampoc suposa que la mateixa es pugui obtenir de forma automàtica, sinó que implica dur a terme tasques complexes de recopilació d’informació i confecció d’informes”. Amb tot, aquesta Comissió no aprecia que l’extracció de la informació requereixi de cap tipus d’anàlisi, perquè justament aquesta anàlisi l’ha d’haver fet el tribunal per poder obtenir el resultat final en les actes. Tota aquesta informació és, a més, informació que l’Ajuntament ha de conservar encara que el procés estigui tancat, mentre la resolució del procés selectiu no sigui ferma. Per tant, i en definitiva, cal emfasitzar que, en el cas que ens ocupa, no es donen cumulativament els dos requisits que exigeix l’article 66 del Decret 8/2021, de 9 de febrer, sobre la transparència i el dret d'accés a la informació pública per determinar l’existència d’una tasca complexa, si no que només es donaria el segon, és a dir, que la tasca no es pot fer amb el sistema informàtic que tenen a disposició. El fet que recopilar la informació sol·licitada pugui esdevenir un procés laboriós perquè s’ha de fer manualment, no implica que això sigui una causa ajustada a Dret que permeti, com dèiem, inadmetre o desestimar una SAIP o una Reclamació, respectivament, davant aquesta Comissió. A més, el propi Ajuntament quantifica el temps que caldria dedicar per a donar resposta a la SAIP registrada, en 1 mes destintant-hi 3 persones, tot i que afirma que això faria col·lapsar el servei. Amb tot, en seu de Reclamació, com ja hem esmentat manta vegades, és permès d’ampliar el termini del que disposa l’Administració per facilitar la informació a la persona reclamant ateses les circumstàncies fàctiques del cas concret i la disponibilitat de mitjans de l’Administració, a fi de conjuminar les exigències del dia a dia del quefer administratiu, amb el respecte degut al dret d’accés a la informació pública. I és justament això el que cal fer en el cas que ens ocupa. En definitiva, la GAIP empara del sindicat reclamant a obtenir la informació reclamada, d’acord amb les condicions establertes a la part dispositiva d’aquesta resolució, en el benentès que la informació reclamada ha de permetre, d’acord amb l’article 1.2 de la LTAIPBG, un coneixement de l’activitat pública, la millora de la qualitat de la informació pública, així com també ha de permetre la millora de la gestió administrativa, als efectes de poder garantir el retiment de comptes i de determinar la responsabilitat en la gestió pública. 3. Obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) i atribucions de la funció pública de secretaria L’article 7 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents modificada per la Llei 20/2015, de 29 de juliol estableix l’obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) que garanteixi el tractament correcte dels documents en tot el seu cicle de vida i que permeti complir amb les obligacions de transparència. Un concepte molt ampli que requereix dotar-se d’un seguit d’eines i instruments que permetin la millora dels processos, la seva normalització i estandardització, per tal de garantir el compliment de la normativa i la qualitat de la informació i la implementació de solucions que permetin garantir la correcta gestió de la informació pública. L’article 8 afegeix que l’organització, l’avaluació i la conservació dels documents públics i l’accés a aquests són responsabilitat directa dels titulars respectius. Pel que fa a gestió de la documentació i arxiu dels documents electrònics, la Disposició Addicional Onzena de la Llei 26/2010, del 3 d'agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya estableix que els documents electrònics s'han de gestionar i conservar en expedients electrònics d'acord amb les prescripcions de la normativa en matèria d'arxius i documents; que l’arxiu dels documents i expedients electrònics ha d'assegurar la identitat i la integritat a llarg termini de la informació que contenen; que els documents públics electrònics han de tenir garantides l'autenticitat i la integritat dels continguts, i també la conservació de l'aparença i la funcionalitat originals i, quan escaigui, llur confidencialitat, durant el termini establert per la normativa vigent en matèria d'arxius i documents; que les administracions públiques han d'assegurar la possibilitat de transformar els documents per raons tecnològiques, per a adaptar-ne el format i la sintaxi informàtica a les necessitats de gestió i preservació establertes per la normativa d'arxius i documents; que els sistemes d'informació que utilitzin les administracions públiques incloses en l'àmbit d'aplicació d'aquesta llei han de garantir, sempre que sigui possible, l'autenticitat i la integritat de llurs dades, i també la traçabilitat de les accions que portin a terme; que les dades contingudes en els sistemes d'informació de les administracions públiques es consideren documents públics electrònics, i els són aplicables les disposicions d'aquesta llei relatives a l'arxiu electrònic. Tanmateix, l’LTAIPBG reconeix els sistemes de gestió de documents públics com a facilitadors de dades i documents autèntics (art. 5.2), la necessitat d’estructurar la informació seguint criteris temàtics i cronològics, seguint el quadre de classificació documental corporatiu i incorporant-hi índexs o guies de consulta (art. 6.1.d) i l’obligació d’establir un sistema de gestió de documents, informació i dades integrat que permeti la interoperativitat entre les administracions, la localització de qualsevol document o informació i la vinculació automàtica de cada document o conjunt de dades al seu règim d’accés i publicitat (art. 19.3). Cal recordar, que l’article 3 del Reial decret 128/2018, de 16 de març, pel qual es regula el règim jurídic dels funcionaris d’Administració local amb habilitació de caràcter nacional, que regula la funció pública de secretaria estableix en punt 2 la funció de fe pública, i entre aquestes la direcció superior dels arxius i registres de l’entitat local (l). Així doncs i en conseqüència d’aquest mandat legal i el d’assessorament legal preceptiu (article 2.1.a), ha de ser coneixedora de l’existència d’un sistema de gestió documental, impulsora si no en disposa, vetllar per la documentació amb una sistemàtica de treball mínima sobre la documentació de la qual n'és el custodi i responsable primer de la manca de localització de documentació, de mantenir l'ordre i garantir el retrobament de documentació. Altrament, l’article 19.2 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català que regula els documents que integren el patrimoni documental de Catalunya inclou, entre altres, “els documents produïts o rebuts, en l'exercici de llurs funcions i com a conseqüència de llur activitat política i administrativa, per la Generalitat, pels ens locals i per les entitats autònomes, les empreses públiques i les altres entitats que en depenen” i en conseqüència estan subjectes al Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents. Així doncs, atenent a aquests preceptes legals, la informació sol·licitada i reclamada, en el cas que existeixi, ha de formar part de diferents expedients administratius, que han d’estar perfectament classificats de manera que permeti la seva recuperació i facilitar-ne, si escau, l’accés. Com a referència i seguint el model de Quadre de classificació per a l’Administració Local del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, aquesta documentació hauria d’estar classificada dins el nivell Selecció de personal (codi 0058), sèrie processos selectius de personal (1458). 4. Seguiment de l’execució L’article 43.5 LTAIPBG estableix que “l’Administració ha de comunicar a la Comissió les actuacions fetes per a executar els acords de mediació i per a donar compliment a les resolucions dictades per la Comissió”. Sobre la base d’aquestes comunicacions i de les efectuades per les persones interessades, la GAIP ha de fer seguiment del compliment de les seves resolucions, d’acord amb el que preveuen els articles 48 i 49 RGAIP i l’apartat 30 del seu Manual de reclamació, i pot adoptar les mesures que s’hi preveuen en cas d’incompliment. L’article 43 LTAIPBG estableix que si l’Administració incompleix el termini establert pels acords de mediació o per les resolucions de la GAIP per lliurar la informació reclamada, les persones interessades ho poden comunicar a la Comissió perquè aquesta en requereixi el compliment; la desatenció d’aquest requeriment, vista la remissió expressa feta a aquest precepte per l’article 77.2.b LTAIPBG, ha de ser qualificada d’infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública (que pot ser sancionada de conformitat amb els articles 81 i 82 LTAIPBG). L’article 49.2 RGAIP preveu que, als efectes anteriors, la Comissió pot posar aquests fets en coneixement dels òrgans competents per ordenar la incoació del procediment sancionador corresponent a què fa referència l’article 86 LTAIPBG. Així mateix, l’article 25.2.k RGAIP preveu la publicació en el web de la Comissió dels casos que els seus requeriments han estat desatesos pels subjectes obligats. 5. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de 7 de novembre de 2024, resol per unanimitat: 1. Estimar la Reclamació 1166/2024 i declara el dret de la persona reclamant a la informació sol·licitada, d’acord amb les consideracions fetes al fonament jurídic 2. 2. Requerir a l’Ajuntament del Prat de Llobregat que lliuri a la persona reclamant la informació indicada a l’apartat 1 dins del termini màxim de tres mesos. 3. Requerir a l’Ajuntament del Prat de Llobregat a informar la GAIP, dins del termini de tres mesos, de l’òrgan o la persona responsable del compliment d’aquesta Resolució, així com de les actuacions dutes a terme per complir-la. 4. Convidar a la persona reclamant que informi a la GAIP de qualsevol incidència que es produeixi amb motiu del compliment d’aquesta Resolució. 5. Declarar finalitzat el procediment relatiu a la Reclamació 1166/2024 i fer publicitat aquesta resolució al web de la GAIP. Iolanda Pineda Balló Presidenta Els terminis establerts en aquesta Resolució per lliurar la informació s’han de comptar en dies hàbils (descomptant festius i dissabtes) i si no s’especifica una altra cosa comencen a partir de l’endemà de la recepció de la seva notificació per l’Administració reclamada. L’Administració obligada pot sol·licitar a la GAIP l’ampliació del termini atorgat per fer efectiu el lliurament de la informació Aquesta sol·licitud només pot ser admesa a consideració si és notificada a la GAIP abans que fineixi el termini fixat a la Resolució, i s’ha de fonamentar en circumstàncies que no hagin pogut ser tingudes en compte per la Comissió abans de dictar la seva Resolució. La GAIP únicament atorgarà l’ampliació sol·licitada, després d’informar-ne a la persona reclamant, si l’Administració obligada ha justificat de forma precisa i consistent la seva necessitat. Si l’Administració obligada no lliura la informació dins del termini establert per aquesta Resolució, la persona reclamant pot posar- ho en coneixement de la GAIP per tal que la Comissió en requereixi el compliment. Mentre no s’acompleixi plenament la Resolució, la Comissió difondrà al seu web www.gaip.cat l’incompliment de l’Administració obligada, d’acord amb l’article 25.2.k RGAIP. Tot això sens perjudici que la persona reclamant pugui, considerant que aquesta Resolució és un acte administratiu declaratiu de drets que vincula l’Administració, requerir-ne la seva execució davant dels Tribunals, a l’empara de l’article 29.1 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa. Aquesta acció es pot interposar després que hagin transcorregut tres mesos des que la persona afectada ha reclamat formalment i directament a l’Administració el compliment d’aquesta Resolució. Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya en un termini de dos mesos, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, d’acord amb la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.