Solicitud de expedientes de contratación menor y detalles de obras de esmena al Ayuntamiento de Ginestar con resultado de estimación

Resolució 1387/2024, de 7 novembre Número d’expedient de la Reclamació: 1069/2024 Administració reclamada: Ajuntament de Ginestar Informació reclamada: actuacions executades en relació a una esmena d’un contracte menor d’obra, data i emplaçament i expedient de contractació respecte dues empreses. Sentit de la resolució: Estimació Resum: La informació sol·licitada i reclamada es refereix a documentació respecte d’un expedient de contractació de dues empreses que han intervingut en unes obres a càrrec de l’Ajuntament, concretament es reclama el detall de les actuacions executades, la seva data i l’emplaçament on s’ha procedit a realitzar les obres d’esmena de les suposades deficiències, i remissió íntegra de l’expedient de contractació de les dues empreses i factura emesa amb el seu número de registre d’entrada. Aquesta informació es considera informació pública d’acord amb l’article 2 LTAIPBG. S’estima la reclamació atès el que disposa l’article 118 LCSP sobre l’expedient dels contractes menors d’obres. Si com manifesta l’Ajuntament en aquesta contractació únicament es disposa del reconeixement de l’obligació de la factura i la corresponent ordre de pagament, mitjançant resolució de l’alcaldia municipal i no poden fer arribar cap documentació més de l’expedient de contractació i, per tant, l’Ajuntament no disposa de la informació reclamada respecte d’aquests expedients de contractació, des de la perspectiva del compliment de la LTAIPBG, així ho ha d’explicitar clarament, sense que quedi obligada per aquesta resolució a elaborar-la. Paraules clau: Ajuntament. Contractacions públiques. Contractació menor obres. Actuacions d’esmena. Expedient de contractació. Factures. Estimació. Ponent: Maria del Mar Pérez Velasco Antecedents El 29 de juliol de 2024 entra a la GAIP la Reclamació 1069/2024, presentada pel reclamant interessat en relació amb la sol·licitud indicada a l’antecedent següent contra l’Ajuntament de Ginestar, d’acord amb la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern (LTAIPBG) i el Reglament de la GAIP, aprovat pel Decret 111/2017, de 25 de juliol (RGAIP). El 3 de juny de 2024 el reclamant va presentar un escrit a l’Ajuntament de Ginestar, en el qual es formulen al·legacions sobre la incoació d’un procediment de confiscació d’una garantia, en el si d’un expedient, i es demana còpia digital de la següent documentació: -Remissió dels documents que conformen l’expedient 40/2024. -Detall de les actuacions executades, la seva data i l’emplaçament on s’ha procedit a realitzar les obres d’esmena de les suposades deficiències per la mercantil XXX. -Detall de les actuacions, la seva data i l’emplaçament on s’han dut a terme els treballs de la mercantil YYY. -Remissió íntegra de l’expedient de contractació de la mercantil XXX i factura emesa amb el seu número de registre d’entrada. -Remissió íntegra de l ’expedient de contractació de la mercantil YYY i factura emesa amb el seu número de registre d’entrada.” El 15 de juliol de 2024 l’Ajuntament de Ginestar desestima la petició d’informació, en base amb els arguments que es reflecteixen en l’informe de la direcció facultativa de l’obra de 7 de febrer de 2024 que, en síntesi, es refereixen als defectes detectats i cost de la reparació, que en el moment de la signatura del certificat d’obra es desconeixien. La resolució aprovada per Decret d’alcaldia de l’Ajuntament declara l'incompliment de l'obligació del contractista de reparar les deficiències observades en l'execució de l'obra i, dins el termini de garantia d’aquestes, es confisca la garantia definitiva de l’obra en la quantitat a la qual ascendeixen els treballs executats per esmenar les deficiències observades. Respecte de la documentació demanada, a la reclamació es fa constar que no se li lliura la documentació sol·licitada. El 5 d’agost de 2024 la GAIP admet provisionalment la Reclamació, informa la persona reclamant sobre els aspectes més rellevants de la seva tramitació i de la posició jurídica que ostenta com a persona interessada, de conformitat amb la legislació de procediment administratiu i la de transparència i accés a la informació pública. Li demana especialment que informi la GAIP immediatament de les comunicacions que rebi de l’Administració reclamada relatives a la informació pública sol·licitada, mentre duri la Reclamació. En la mateixa data, la GAIP comunica la Reclamació a l’Ajuntament i li requereix que, dins del termini de quinze dies establert per l’article 33.4 RGAIP, li trameti un informe sobre la Reclamació, així com també còpia de l’expedient de la sol·licitud d’informació de la qual deriva i, en general, dels antecedents que puguin ser rellevants per resoldre la Reclamació. Es reitera la petició d’informe el 6 de setembre de 2024. El 10 de setembre de 2024 la GAIP rep informe de l’Ajuntament de Ginestar en els termes següents: “ Un cop analitzades les peticions que realitza el demandant, a l’Ajuntament de Ginestar no li consta que aquest hagi demanat mai els documents corresponents a la contractació de les empreses que van realitzar la reparació dels danys causats per la no connexió d’un immoble a la xarxa de clavegueram. L’expedient de contractació, al tractar-se de contractació menor, es refereix únicament al reconeixement de l’obligació de la factura i a la corresponent ordre de pagament, mitjançant resolució de l’alcaldia municipal. Per tant, no us podem fer arribar cap expedient referent a informació pública perquè el demandant no n’ha sol·licitat cap i aquest Ajuntament no n’ha tramitat cap. Per contra, el demandant informa que no se li ha entregat la documentació on consta l’emplaçament de les actuacions i el detall de les mateixes, cosa totalment errònia. Aquesta informació li va ésser remesa en data 18 de març de 2024, registre de sortida núm. 2024- S- RC-206, i com a part del tràmit d’audiència dins l’expedient 40/2024. El que si ens consta com correcte, és que l’informe de la Direcció facultativa de l’obra de data 7 de febrer de 2024 es va remetre sense signatura. Aquest error serà esmenat i, l’informe degudament signat, serà tramés al demandant en breu. ” El 17 de setembre de 2024 la GAIP trasllada la resposta de l’Ajuntament al reclamant amb l’advertiment que si en un termini de tres dies hàbils, no manifesta el contrari s’entendrà que s’ha produït una pèrdua de l’objecte de la reclamació i finalitzarà el procediment de reclamació. El 17 de setembre de 2024 la GAIP rep escrit d’al·legacions del reclamant que, en síntesi, exposa el següent: -Respecte que no hi ha constància d’haver demanat els documents corresponents a la contractació de les empreses que van realitzar la reparació dels danys causats per la no connexió d’un immoble a la xarxa de clavegueram, s’afirma que “en data 3 de juny de 2024, en el si de l’expedient 40/2024, aquesta part interposa escrit d’al·legacions per mitjà del registre d’entrada número 2024- E-RE-145, en el qual sol·licita, entre d’altres qüestions, la documentació reclamada”; -Recorda que segons l’article 118 de la Llei 9/2017, de 8 de novembre, de Contractes del Sector Públic (LCSP), per aquesta tipologia de contractes s’exigeix la tramitació d’un expedient en el qual consti el pressupost de l’empresa a contractar, l’emissió d’un informe d’idoneïtat a l’òrgan de contractació l’acord d’adjudicació de l’òrgan de contractació i la consegüent factura pels serveis prestats, que és el que demana respecte de les dues contractacions referides. L’1 d’octubre de 2024 la GAIP trasllada les consideracions del reclamant a l’Ajuntament de Ginestar per tal que manifesti el seu posicionament. En data de la resolució aquesta Comissió no té constància de cap més informació. Fonaments jurídics 1. Competència de la GAIP i contingut i abast general del dret d’accés a la informació pública D’acord amb l’article 39.1 LTAIPBG i 29 del RGAIP aquesta Comissió és competent per tramitar i resoldre aquesta Reclamació. L’article 2.b i c LTAIPBG defineixen la informació pública i preveuen el dret d’accés a les persones per a sol·licitar i obtenir-la que d’acord amb l’article 18.1 LTAIPBG, tant a títol individual o en nom i representació de qualsevol persona jurídica legalment constituïda. L’article 20 LTAIPBG preveu els requisits i criteris per a l’aplicació dels límits legals al dret d’accés a la informació pública, que l’Administració no disposa de potestat discrecional i ha d’indicar en cada cas els motius que ho justifiquen. Els articles 21 i 22 LTAIPBG estableixen que aquests límits no són d’aplicació automàtica i absoluta i han de ser aplicats d’acord amb criteris de proporcionalitat i temporalitat i han d’atendre les circumstàncies de cada cas concret, especialment la concurrència d’un interès públic o privat superior que justifiqui l’accés a la informació. 2. Sobre el dret a la informació sol·licitada La informació sol·licitada i reclamada es refereix a documentació respecte d’un expedient de contractació, concretament es demana respecte de dues empreses que han intervingut en unes obres a càrrec de l’Ajuntament, el detall de les actuacions executades, la seva data i l’emplaçament on s’ha procedit a realitzar les obres d’esmena de les suposades deficiències, i remissió íntegra de l’expedient de contractació de les dues empreses i factura emesa amb el seu número de registre d’entrada. Aquesta informació es constata que és d’acord amb l’article 2.b LTAIPBG informació pública, ja que és “informació elaborada per l’Administració i la que aquesta té en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions, inclosa la que li subministren els altres subjectes obligats d’acord amb el que estableix aquesta llei”. Cal tenir en compte que l’article 53.1 DTAIP inclou “qualssevol dades o documents que les administracions públiques han elaborat, posseeixen, o poden legítimament exigir a terceres persones com a conseqüència de la seva activitat o de l'exercici de les seves funcions”. Es tracta d’informació que l’Ajuntament previsiblement ha de tenir en el seu poder, fruit de l’exercici de les competències que li són pròpies, essent l’Ajuntament una institució inclosa dins l’àmbit subjectiu d’aplicació de l’LTAIPBG i queda obligat a resoldre dins el termini i en la forma escaient les sol·licituds d’accés, segons el que disposa l’article 3.1.a) de l’esmentada Llei. Quant als límits que concorren en la informació sol·licitada d’acord amb els articles 18.1 i 20.1 LTAIPBG, qualsevol persona hi té dret, llevat que concorrin causes legals que en determinin la denegació o l’accés restringit i que s’han d’interpretar de manera proporcional a la seva finalitat i a la presència d’interessos públics i privats que hi concorrin (article 22.1 LTAIPBG). L’exercici d’aquest dret no és condicionat a la concurrència d’un interès personal i no resta subjecte a motivació i tampoc requereix invocació de cap norma (art. 18.2 LTAIPBG). Dels antecedents, es desprèn que l’Ajuntament ha lliurat part de la informació, que com es diu es refereix a allò que conté l’informe de la direcció facultativa de l’obra de 7 de febrer de 2024, on s’identifiquen els defectes detectats i cost de la reparació, que en el moment de la signatura del certificat d’obra es desconeixien. D’altra banda, aquesta Comissió aprecia que si efectivament es tracta d’una contractació menor, mancaria per facilitar al reclamant aquella documentació que conformi l’expedient de les dues empreses i que es refereix al pressupost de l’empresa a contractar, informe d’idoneïtat a l’òrgan de contractació, l’acord d’adjudicació de l’òrgan de contractació i la consegüent factura pels serveis prestats, d’acord amb l’article 118 LCSP, si és que es tracta, com afirma l’Ajuntament, d’un contracte menor, i encara no s’ha lliurat aquesta informació al reclamant. El reclamant al·lega que, d’acord amb l’esmentat article 118 LCSP, els contractes menors d’obres han de tramitar un expedient que contingui: l’informe de l’òrgan de contractació que motivi la necessitat del contracte; l’aprovació de la despesa i la incorporació a aquest de la factura corresponent; el pressupost de les obres, sense perjudici que hi hagi d’haver el projecte corresponent quan ho requereixin normes específiques. També s’ha de sol·licitar l’informe de les oficines o unitats de supervisió a què es refereix l’article 235 quan el treball afecti l’estabilitat, seguretat o estanquitat de l’obra. En l’expedient s’ha de justificar que no s’està alterant l’objecte del contracte per evitar l’aplicació de les regles generals de contractació, i que el contractista no ha subscrit més contractes menors que, individualment o conjuntament, superin la xifra que consta a l’apartat primer d’aquest article. L’òrgan de contractació ha de comprovar el compliment d’aquesta regla. A aquesta Comissió dels antecedents sí que li consta la presentació de la sol·licitud de la informació a l’Ajuntament sobre els expedients d’ambdues empreses. D’acord amb l’exposat aquesta Comissió estima el dret d’accés a la informació pública sol·licitada, i correspon entregar la documentació consistent en els expedients dels contractes menors i factura de les empreses identificades a la petició d’informació i les actuacions executades, la seva data i l’emplaçament on s’ha procedit a realitzar les obres d’esmena de les suposades deficiències, sobretot si no és suficient amb la informació facilitada per la descripció de l’informe de la direcció facultativa de l’obra de 7 de febrer de 2024. Si com manifesta l’Ajuntament en aquesta contractació únicament es disposa del reconeixement de l’obligació de la factura i la corresponent ordre de pagament, mitjançant resolució de l’alcaldia municipal i no poden fer arribar cap documentació més de l’expedient de contractació i, per tant, l’Ajuntament no disposa de la informació reclamada respecte d’aquests expedients de contractació, des de la perspectiva del compliment de l’LTAIPBG, així ho ha d’explicitar clarament, sense que quedi obligada per aquesta resolució a elaborar-la. 3. Obligatorietat dels titulars dels documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) i atribucions de la funció pública de secretaria L’article 7 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents modificada per la Llei 20/2015, de 29 de juliol estableix l’obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) que garanteixi el tractament correcte dels documents en tot el seu cicle de vida i que permeti complir amb les obligacions de transparència. Un concepte molt ampli que requereix dotar-se d’un seguit d’eines i instruments que permetin la millora dels processos, la seva normalització i estandardització, per tal de garantir el compliment de la normativa i la qualitat de la informació i la implementació de solucions que permetin garantir la correcta gestió de la informació pública. L’article 8 afegeix que l’organització, l’avaluació i la conservació dels documents públics i l’accés a aquests són responsabilitat directa dels titulars respectius. Pel que fa a gestió de la documentació i arxiu dels documents electrònics, la Disposició Addicional Onzena de la Llei 26/2010, del 3 d'agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya estableix que els documents electrònics s'han de gestionar i conservar en expedients electrònics d'acord amb les prescripcions de la normativa en matèria d'arxius i documents; que l’arxiu dels documents i expedients electrònics ha d'assegurar la identitat i la integritat a llarg termini de la informació que contenen; que els documents públics electrònics han de tenir garantides l'autenticitat i la integritat dels continguts, i també la conservació de l'aparença i la funcionalitat originals i, quan escaigui, llur confidencialitat, durant el termini establert per la normativa vigent en matèria d'arxius i documents; que les administracions públiques han d'assegurar la possibilitat de transformar els documents per raons tecnològiques, per a adaptar-ne el format i la sintaxi informàtica a les necessitats de gestió i preservació establertes per la normativa d'arxius i documents; que els sistemes d'informació que utilitzin les administracions públiques incloses en l'àmbit d'aplicació d'aquesta llei han de garantir, sempre que sigui possible, l'autenticitat i la integritat de llurs dades, i també la traçabilitat de les accions que portin a terme; que les dades contingudes en els sistemes d'informació de les administracions públiques es consideren documents públics electrònics, i els són aplicables les disposicions d'aquesta llei relatives a l'arxiu electrònic. Tanmateix, l’LTAIPBG reconeix els sistemes de gestió de documents públics com a facilitadors de dades i documents autèntics (art. 5.2), la necessitat d’estructurar la informació seguint criteris temàtics i cronològics, seguint el quadre de classificació documental corporatiu i incorporant-hi índexs o guies de consulta (art. 6.1.d) i l’obligació d’establir un sistema de gestió de documents, informació i dades integrat que permeti la interoperativitat entre les administracions, la localització de qualsevol document o informació i la vinculació automàtica de cada document o conjunt de dades al seu règim d’accés i publicitat (art. 19.3). Cal recordar, que l’article 3 del Reial decret 128/2018, de 16 de març, pel qual es regula el règim jurídic dels funcionaris d’Administració local amb habilitació de caràcter nacional, que regula la funció pública de secretaria estableix en punt 2 la funció de fe pública, i entre aquestes la direcció superior dels arxius i registres de l’entitat local (l). Així doncs, i en conseqüència d’aquest mandat legal i el d’assessorament legal preceptiu (article 2.1.a), ha de ser coneixedora de l’existència d’un sistema de gestió documental, impulsora si no en disposa, vetllar per la documentació amb una sistemàtica de treball mínima sobre la documentació de la qual n'és el custodi i responsable primer de la manca de localització de documentació, de mantenir l'ordre i garantir el retrobament de documentació. Altrament, l’article 19.2 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català que regula els documents que integren el patrimoni documental de Catalunya inclou, entre altres, “els documents produïts o rebuts, en l'exercici de llurs funcions i com a conseqüència de llur activitat política i administrativa, per la Generalitat, pels ens locals i per les entitats autònomes, les empreses públiques i les altres entitats que en depenen” i en conseqüència estan subjectes al Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents. Així doncs, atesos aquests preceptes legals, la informació sol·licitada i reclamada ha de formar part d'un o més expedients administratius, que han d’estar perfectament classificats de manera que permeti la seva recuperació i facilitar-ne, si escau, l’accés. Com a referència i seguint el model de Quadre de classificació per a l’Administració Local del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, podria estar classificat dins el nivell Contractació administrativa i assistència tècnica (codi 0046) i sèrie Contractacions d’obres (1379). 4. Seguiment de l’execució L’article 43.5 LTAIPBG estableix que “l’Administració ha de comunicar a la Comissió les actuacions fetes per a executar els acords de mediació i per a donar compliment a les resolucions dictades per la Comissió”. Sobre la base d’aquestes comunicacions i de les efectuades per les persones interessades, la GAIP ha de fer seguiment del compliment de les seves resolucions, d’acord amb el que preveuen els articles 48 i 49 RGAIP i l’apartat 30 del seu Manual de reclamació, i pot adoptar les mesures que s’hi preveuen en cas d’incompliment. L’article 43 LTAIPBG estableix que si l’Administració incompleix el termini establert pels acords de mediació o per les resolucions de la GAIP per lliurar la informació reclamada, les persones interessades ho poden comunicar a la Comissió perquè aquesta en requereixi el compliment; la desatenció d’aquest requeriment, vista la remissió expressa feta a aquest precepte per l’article 77.2.b LTAIPBG, ha de ser qualificada d’infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública (que pot ser sancionada de conformitat amb els articles 81 i 82 LTAIPBG). L’article 49.2 RGAIP preveu que, als efectes anteriors, la Comissió pot posar aquests fets en coneixement dels òrgans competents per ordenar la incoació del procediment sancionador corresponent a què fa referència l’article 86 LTAIPBG. Així mateix, l’article 25.2.k RGAIP preveu la publicació en el web de la Comissió dels casos que els seus requeriments han estat desatesos pels subjectes obligats. 5. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de donar publicitat en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de 7 de novembre de 2024, resol per unanimitat: 1. Estimar la Reclamació 1069/2024 i declara el dret de la persona reclamant a la informació sol·licitada, d’acord amb les consideracions fetes al fonament jurídic 2. 2. Requerir a l’Ajuntament de Ginestar que lliuri a la persona reclamant la informació indicada a l’apartat 1, si en disposa, dins del termini màxim de quinze dies. 3. Requerir a l’Ajuntament de Ginestar a informar la GAIP, dins del termini de quinze dies, de l’òrgan o la persona responsable del compliment d’aquesta Resolució, així com de les actuacions dutes a terme per complir-la. 4. Convidar a la persona reclamant que informi la GAIP de qualsevol incidència que es produeixi amb motiu del compliment d’aquesta Resolució. 5. Declarar finalitzat el procediment relatiu a la Reclamació 1069/2024 i disposar la publicació d’aquesta resolució al web de la GAIP. Iolanda Pineda Balló Presidenta Els terminis establerts en aquesta Resolució per lliurar la informació s’han de comptar en dies hàbils (descomptant festius i dissabtes) i si no s’especifica una altra cosa, comencen a partir de l’endemà de la recepció de la seva notificació per l’Administració reclamada. L’Administració obligada pot sol·licitar a la GAIP l’ampliació del termini atorgat per fer efectiu el lliurament de la informació. Aquesta sol·licitud només pot ser admesa a consideració si és notificada a la GAIP abans que fineixi el termini fixat a la Resolució, i s’ha de fonamentar en circumstàncies que no hagin pogut ser tingudes en compte per la Comissió abans de dictar la seva Resolució. La GAIP únicament atorgarà l’ampliació sol·licitada, després d’informar-ne a la persona reclamant, si l’Administració obligada ha justificat de forma precisa i consistent la seva necessitat. Si l’Administració obligada no lliura la informació dins del termini establert per aquesta Resolució, la persona reclamant pot posar- ho en coneixement de la GAIP, per tal que la Comissió en requereixi el compliment. Mentre no compleixi plenament la Resolució, la Comissió difondrà al seu web www.gaip.cat l’incompliment de l’Administració obligada, d’acord amb l’article 25.2.k RGAIP Tot això sens perjudici que la persona reclamant pugui, considerant que aquesta Resolució és un acte administratiu declaratiu de drets que vincula l’Administració, requerir la seva execució davant dels Tribunals, a l’empara de l’article 29.1 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa. Aquesta acció es pot interposar després que hagin transcorregut tres mesos des que la persona afectada ha reclamat formalment i directament a l’Administració el compliment d’aquesta Resolució. Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya en un termini de dos mesos, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, d’acord amb la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.