Acceso de una regidora a los comunicados diarios de incidencias de la Policía Local de Vilanova del Vallès y resultado estimatorio

Resolució 440/2024, d’11 d’abril Número d’expedient de la Reclamació: 1052/2023 Administració reclamada: Ajuntament de Vilanova del Vallès Informació reclamada: Comunicats diaris de la Policia en matèria de seguretat ciutadana. Sentit de la resolució: Estimació Resum: L’article 53.1 del Decret 8/2021 de 9 de febrer sobre transparència i el dret d’accés a la informació pública, quan es refereix a la informació pública “inclou tota la informació, qualssevol dades o documents que les administracions públiques han elaborat, posseeixen, o poden legítimament exigir a terceres persones com conseqüència de les seves funcions”. Queda aclarit que la informació sol·licitada és informació pública independentment que formi o no part d’un expedient administratiu. El cert és que no hi ha cap llei o norma de rang inferior que indiqui quina és la informació a la que té accés els electes que foment part del govern i els que formen part de l’oposició. És més, hi ha legislació que avala l’accés reforçat a la informació dels electes que no formen part del govern, que han de poder tenir accés a la informació necessària per tal de poder exercir les seves funcions, entre elles el del control i fiscalització dels òrgans de govern d’acord amb l’article 22.2.a) de la LBRL, i és evident que sense tenir un dret d’accés ampli no es podria exercir un control rigorós. Ara bé, en aquest cas concret, la persona regidora, com a membre de la corporació, per a l’exercici de les funcions de control de l’actuació municipal, davant d’una situació que té un clar impacte en el funcionament dels serveis municipals, com és la seguretat ciutadana ha de poder accedir a determinada informació que li permeti saber, entre d’altres, quina és la problemàtica que més es produeix i quina ha estat l’actuació del govern municipal per resoldre la problemàtica que pugui existir. En aquest sentit, les tasques genèriques de control i fiscalització de l’activitat municipal són un motiu suficient per justificar l’accés a la documentació sol·licitada. Així, en el present cas, atesos els termes de la sol·licitud, als efectes d’assolir les seves funcions la persona regidora, és una opció vàlida lliurar la informació sobre els comunicats de les incidències diàries dels membres de la Policia Local de forma anonimitzada, tal i com sol·licita la persona regidora. Paraules clau: Ajuntament. Policia Municipal. Comunicats diaris. Seguretat Ciutadana. Anonimització. Reclamació contra inadmissió. Estimació. Ponent: Iolanda Pineda Balló Antecedents El 30 d’octubre de 2023 entra a la GAIP la Reclamació 1052/2023, presentada per una regidora electa contra l’Ajuntament de Vilanova del Vallès, en relació amb la sol·licitud indicada a l’antecedent següent. El passat 27 de setembre de 2023 l’electa, identificant-se com a portaveu del Grup Municipal Unitat per Vilanova presenta una instància on exposa que: “Sent coneixedora per la meva experiència que la policia local emet diàriament un comunicat on consten les incidències que s’ha produït en el municipi, i que es lliura diàriament al regidor de governació i a alcaldia, com a mínim, i sent coneixedors també que hi poden constar dades personals que vulnerin la llei de protecció de dades en la que sol·licitem: rebre còpia diàriament d’aquest comunicat, amb el benentès que s’hauran d’eliminar totes les dades personals que puguin vulnerar la llei de protecció de dades, i que ens és necessari per poder desenvolupar les nostres tasques de regidors en el municipi”. La Reclamació presentada el 30 d’octubre de 2023 indica que el mateix dia de la reclamació l’ajuntament de Vilanova del Vallès ha desestimat la seva petició amb la següent argumentació: “si bé com a regidors/es de l’oposició tenen dret a rebre les còpies i documents obrant en aquest Ajuntament, aquets comunicats diaris no formen part de cap expedient administratiu, essent un mer document de treball diari intern de govern. Donat el cas que vostè actualment ocupa les funcions de regidora a l’oposició, i no ostenta cap funció relacionada directament amb la informació sol·licitada, ni cap assumpte que pròpiament es tracti a plenari, sí que podrà tenir accés als informes pertinents de la policia quan aquests formin part dels expedients administratius o d’algun tema en concret per dur a ple. No obstant i en conclusió, la informació que vostè sol·licita, es tracta d’una informació específica de funcionament, pel que aquesta no es troba inclosa en el dret d’accés i per tant no se li facilitarà d’acord a la normativa establerta i vigent”. El 7 de novembre de 2023 la GAIP admet provisionalment la Reclamació, informa a la persona reclamant sobre els aspectes més rellevants de la seva tramitació i de la posició jurídica que ostenta com a persona interessada, de conformitat amb la legislació de procediment administratiu i la de transparència i accés a la informació pública. En la mateixa data la GAIP comunica la Reclamació a l’Ajuntament de Vilanova del Vallès i li requereix que, dins del termini de quinze dies establert per l’article 33.4 RGAIP, li trameti un informe sobre la Reclamació , així com també còpia de l’expedient de la sol·licitud d’informació de la qual deriva i, en general, dels antecedents que puguin ser rellevants per resoldre la Reclamació. El 21 de novembre de 2023 la GAIP rep de l’Ajuntament de Vilanova del Vallès l’expedient i l’informe sol·licitats. L’informe bàsicament es ratifica en la resposta que ja havia donat a la reclamant el 30 d’octubre. Concretament conclou que: “La legislació de règim local reconeix un dret d’accés als regidors a informació que pugui resultar necessària per al desenvolupament de les seves funcions (article 164 TRLMRLC). Quan contingui dades personals caldrà tenir en compte la normativa de protecció de dades personals. Fora dels supòsits d’accés directe a la informació o documentació municipal per part dels regidors a què es refereixen els articles 164.2 del TRLMRLC i el ROM, l’accés a la informació municipal requereix d’una ponderació prèvia que permeti comunicar als regidors les dades estrictament necessàries per assolir llurs funcions de control i fiscalització de l’actuació municipal, atès que el principi de minimització de dades (article 5.1 c) RGPD) exigeix fer una ponderació respecte les dades personals incloses en el conjunt de la informació sol·licitada, especialment si es tracten de categories especials de dades personals (art 9 RGPD), per tal que no es comuniquin més dades de les estrictament necessàries per assolir la finalitat legítima que justifica l’accés, això és el desenvolupament de les funcions que corresponen als regidors. Atenent l’establert a l’article 18 de la LTC, els informes interns de la Policia Local no tenen la consideració d’informació pública i per tant cal inadmetre la petició presentada pel grup municipal d’Unitat per Vilanova”. El 28 de novembre de 2023 la GAIP demana l’informe de l’Autoritat catalana de protecció de dades personals (APDCAT) previst per l’article 42.8 LTAIPBG i comunica a les parts l’ampliació del termini per resoldre que comporta aquest fet. El 12 de gener de 2024 davant la manca de notificació de l’informe la Comissió es comunica a l’autoritat corresponent que encara no hem rebut l’informe sol·licitat. El 24 de gener de 2024 la reclamant sol·licita saber quin és l’estat del tràmit davant l’APDCAT, i se li respon que la Comissió està pendent de rebre el seu informe i que s’ha reiterat la petició. El 8 de març de 2024 l’electe reclamant, davant la tardança en la resolució de la reclamació sol·licita que s’agilitzin els tràmits per donar resposta a la sol·licitud. Finalment, el 15 de març de 2024 la GAIP rep l’informe de l’APDCAT, que conclou que: “La normativa de protecció de dades no impediria l’accés de la persona regidora a la informació sol·licitada sobre els comunicats de les incidències diàries emesos pels membres de la Policia Local, prèvia anonimització”. El 22 de març de 2024 la Comissió trasllada l’informe de l’APDCAT a la reclamant i l’Ajuntament reclamat pel seu coneixement. Fonaments jurídics 1. Competència de la GAIP i contingut i abast general del dret d’accés a la informació pública. L’article 39.1 LTAIPBG estableix que “Les resolucions expresses o presumptes en matèria d’accés a la informació pública i, si escau, les que resolguin el recurs de reposició poden ésser objecte de reclamació gratuïta i voluntària davant la Comissió de Garantia del Dret d’Accés a la Informació Pública, encarregada de vetllar pel compliment i les garanties del dret d’accés a la informació pública que regula aquest títol”. La reclamació es presenta per part d’una persona regidora del mateix Ajuntament. Aquesta condició d’electe local no és obstacle per a l’admissió a tràmit d’aquesta Reclamació, tal i com la GAIP ve assenyalant en nombroses Resolucions - la primera de les quals la que va resoldre la Reclamació 3/2016- , com ha estimat el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya (TSJC) en la seva sentència 1074/2019, desestimatòria del recurs ordinari 334/2016, que precisament atacava la competència de la GAIP per atendre reclamacions d’electes locals i negava l’admissibilitat de què els electes locals poguessin emprar per a la defensa del seu dret d’accés la via de reclamació prevista a l’LTAIPBG, sentència que va ser recorreguda davant del Tribunal Suprem, (rec. 3382/2020) i plenament confirmada per l’alt tribunal en la seva Sentència 312/2022, de 10 de març de 2022, que estableix jurisprudència sobre l’admissió de les reclamacions dels electes locals davant els òrgans de garantia del dret d’accés a la informació pública, a l’empara de l’aplicació supletòria de la legislació de transparència respecte dels règims jurídics especials d’accés prevista a la Disposició Addicional Primera 2 de les lleis bàsica i autonòmica de transparència i accés a la informació pública. El TSJC, en la Sentència 1074/2019, confirma la competència de la GAIP per atendre reclamacions dels electes locals i valida que els electes locals puguin emprar la via de reclamació de l’LTAIPBG, remetent-se als propis arguments i fonaments jurídics exposats per la GAIP en les resolucions recorregudes, que es concreten en què tot i que la normativa de règim local (article 164 del Text Refós de la Llei Municipal i de Règim Local de Catalunya, TRLMRLC, aprovat pel Decret Legislatiu 2/2003, de 28 d’abril, que cal recordar que és anterior l’LTAIPBG) remet per a la seva garantia a la jurisdicció contenciosa administrativa, el cert és que l’aplicació supletòria de la normativa de transparència expressament establerta a la disposició addicional primera, apartat 2 de l’LTAIPBG permet i legitima la intervenció d’aquesta Comissió en garantia del dret d’accés de les persones regidores, si aquestes voluntàriament opten per demanar la seva empara, sens perjudici del seu dret a obtenir la tutela de la jurisdicció contenciosa administrativa. I, de fet, no tindria cap sentit que es negués aquesta via de reclamació gratuïta i voluntària als electes locals en l’exercici d’un dret fonamental com és el de l’article 23 CE, i que tinguessin menors garanties que la resta de ciutadans quan volen accedir a informació pública. A aquests arguments, la Sentència 1074/2019 afegeix les consideracions següents: “1a: Les Resolucions GAIP van indicar - amb un sentit comú aclaparador- que aquells que representen la ciutadania a les institucions públiques, no poden gaudir d'un dret d'accés a la documentació pública, d'abast i qualitat inferior que quan aquest mateix dret l'exerciten llurs representats individualment considerats. La disposició addicional primera, punt 2, de la Llei 19/2014, estableix que l'accés a la informació pública en les matèries que tenen establert un règim d'accés especial es regularà per llur normativa específica i, amb caràcter supletori, per aquesta Llei. Això vol dir que en l'àmbit local, les previsions que regulen l'accés dels electes a la documentació corporativa (art. 77 de la Llei bàsica de règim local; art. 164 del text refós de la Llei municipal i de règim local de Catalunya; i art. 14, 15 i 16 del Reglament d'organització, funcionament i règim jurídic de les entitats locals, aprovat mitjançant RD 2568/1986, de 28 de novembre), s'han de veure completades per les previsions de la Llei 19/2014. Amb molta més raó si tenim present: - Que la Llei 19/2014 té la condició de norma reguladora dels drets, les obligacions i les garanties essencials en les matèries que regula, que són aplicables amb caràcter general a l'actuació i els funcionament de l'Administració (punt 1 de la Disposició final primera) i - Que, alhora, les lleis sectorials (les de règim local en serien un cas) s'han d'interpretar d'acord amb el que estableix la Llei 19/2014 i, pel cas d'establir excepcions respecte al règim general, “aquestes han d'ésser explícites i respondre a una causa que les justifiqui” (punt 2 de la disposició final primera). D’acord amb això, la GAIP admet les reclamacions presentades a l’empara de l’LTAIPBG per una persona electe local, per bé que, de conformitat amb la disposició addicional primera, apartat 2, de l’LTAIPBG, aplicarà el dret material derivat de la legislació de règim local (art. 164 TRLMRLC) en tot allò que s’hi reguli amb caràcter especial (terminis, límits, silenci), i supletòriament l’LTAIPBG, en allò que no hi és previst (procediment general de garantia del dret d’accés per la via de la reclamació davant la GAIP). L’article 164.1 TRLMRLC disposa que “tots els membres de les corporacions locals tenen dret a obtenir de l'alcalde o alcaldessa o del president o presidenta, o de la comissió de govern, tots els antecedents, les dades o les informacions que són en poder dels serveis de la corporació i són necessaris per al desenvolupament de llur funció”, amb l’obligació de respectar-ne la confidencialitat si el fet de publicar-ho pot perjudicar els interessos de l'ens local o de tercers” (article 164.6 TRLMRLC). El règim d’accés dels electes locals abasta, d’una banda, el dret a obtenir la documentació íntegra de tots els assumptes inclosos en l'ordre del dia de les sessions dels òrgans col·legiats, des del mateix moment de la convocatòria, que l’Ajuntament té l’obligació de proporcionar-los sense necessitat de petició prèvia (article 164.4 TRLMRLC); d’altra banda, els electes locals poden sol·licitar qualsevol altra informació de la corporació, i només es podrà desestimar per resolució motivada, dins dels quatre dies següents a formalitzar la sol·licitud, si el coneixement o la difusió de la informació pugui vulnerar el dret constitucional a l'honor, la intimitat personal o familiar o a la pròpia imatge o si es tracta de matèries afectades per la legislació general sobre secrets oficials o per secret sumaria l (article 164.3 TRLMRLC). L’aplicació supletòria de l’LTAIPBG justifica que es tinguin en compte en l’aplicació d’aquests límits els principis i criteris establerts als apartats 2 i 3 del l’article 20 LTAIPBG: “2. Les limitacions legals al dret d’accés a la informació pública han d’ésser aplicades d’acord amb llur finalitat, tenint en compte les circumstàncies de cada cas concret, s’han d’interpretar sempre restrictivament en benefici d’aquest dret i no es poden ampliar per analogia. 3. Per a aplicar límits al dret d’accés a la informació pública, l’Administració no disposa de potestat discrecional i ha d’indicar en cada cas els motius que ho justifiquen. En la motivació cal explicitar el límit que s’aplica i raonar degudament les causes que en fonamenten l’aplicació”. A més, els límits legals al dret d’accés a la informació pública no són d’aplicació automàtica i absoluta, de manera que l’article 22 LTAIPBG requereix que siguin aplicats d’acord amb criteris de proporcionalitat i temporalitat: “Els límits aplicats al dret d’accés a la informació pública han d’ésser proporcionals a l’objecte i la finalitat de protecció. L’aplicació d’aquests límits ha d’atendre les circumstàncies de cada cas concret, especialment la concurrència d’un interès públic o privat superior que justifiqui l’accés a la informació. 2. Els límits del dret d’accés a la informació pública són temporals si així ho estableix la llei que els regula, i es mantenen mentre perduren les raons que en justifiquen l’aplicació”. La reclamació reuneix els requisits establerts als articles 42.1 LTAIPBG i 30, 31, 32 i 33 RGAIP i, per tant, és admissible a tràmit. 2. Sobre el dret a la informació sol·licitada i límits. El primer que cal és determinar si la informació sol·licitada per l’electa ara reclamant és informació pública o no. La informació sol·licitada concretament i en resum és: còpia del comunicat diari de la Policia local, on constin les incidències que s’han produït al municipi, amb l’eliminació de les dades personals. Tenint en compte el que la LTAIPGB defineix com informació pública en el seu article 2.b): “la informació elaborada per l’Administració i la que aquesta té en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions, inclosa la que li subministren els altres subjectes obligats d’acord amb el que estableix aquesta llei”. És doncs evident que el comunicat diari de les incidències que confecciona la Policia Local és informació pública, doncs aquest document s’elabora per part de la Policia Local (Administració) com a conseqüència de la seva activitat, en aquest cas l’activitat diària pròpia de la Policia Local, en exercici de les seves funcions. L’Ajuntament reclamat tant en la resolució d’inadmissió de la SAIP (antecedent 3), com a l’informe que fan arribar a la GAIP el 21 de novembre (antecedent 5), nega la naturalesa d’informació pública al comunicat d’incidències diàries de la policia local, “donat que es tracta d’informes que no formen part de cap expedient administratiu i que son un mer document de treball diari intern del govern”. “Atenent a l’establert a l’article 18 de la LTC, els informes interns de la policia Local no tenen la consideració d’informació pública i per tant cal inadmetre la petició”. Amb aquesta afirmació l’Ajuntament confon informació pública amb expedient administratiu definit com: conjunt ordenat de documents i actuacions que serveixen d’antecedent i fonament a la resolució administrativa, així com les diligències encaminades a executar-la. És, per tant, la constatació documental de l'actuació administrativa duta a terme en un procediment administratiu. L’Ajuntament insisteix en aquesta argumentació quan afirmen que “sí que podrà tenir accés als informes pertinent de la policia quan aquests formin part dels expedients administratiu o d’algun tema en concret per dur a ple. No obstant i en conclusió, la informació que vostè sol·licita, es tracta d’una informació específica de funcionament, pel que aquesta no es troba inclosa en el dret d’accés i per tant no se li facilitarà d’acord amb la normativa establert i vigent”, sense indicar quina és aquesta normativa. L’article 53.1 del Decret 8/2021 de 9 de febrer sobre transparència i el dret d’accés a la informació pública, quan es refereix a la informació pública “inclou tota la informació, qualssevol dades o documents que les administracions públiques han elaborat, posseeixen, o poden legítimament exigir a terceres persones com conseqüència de les seves funcions”. Queda aclarit que la informació sol·licitada és informació pública independentment que formi o no par t d’un expedient administratiu. Esvaït el dubte sobre si la informació sol·licitada és informació pública, cal determinar si l’Ajuntament de Vilanova del Vallès, en l’àmbit de la Policia Local és subjecte passiu i efectivament ho es en virtut de l’article 3.1.a) de l’LTAIPBG, que estableix que la llei es aplicable a l’administració local de Catalunya i l’Ajuntament de Vilanova del Vallès forma part de l’administració local. Tal i com ja s’ha exposat en el fonament de dret primer, la reclamant exerceix el seu dret en tant que regidora electa de l’Ajuntament de Vilanova del Vallès. Així doncs, es tracta d’una reclamant amb un dret d’accés reforçat tal i com s’ha desenvolupat extensament en l’anterior fonament de dret. En aquest sentit l’Ajuntament reclamat en resolució de inadmissió contra la qual la regidora va interposar la present reclamació, argumentava la seva decisió en el fet que: “Donat el cas que vostè actualment ocupa les funcions de regidora a l’oposició, i no ostenta cap funció relacionada directament amb la informació sol·licitada, ni cap assumpte que pròpiament es tracti a plenari, sí que podrà tenir accés als informes pertinents de la policia quan aquests formin part dels expedients administratius o d’algun tema en concret per dur a ple. No obstant i en conclusió, la informació que vostè sol·licita, es tracta d’una informació específica de funcionament, pel que aquesta no es troba inclosa en el dret d’accés i per tant no se li facilitarà d’acord a la normativa establerta i vigent”. L’Ajuntament reclamat inadmet la sol·licitud en tant que la regidora electa es troba a l’oposició i com que no es membre del govern, no pot accedir a la citada informació. A més l’Ajuntament fa referència a la “normativa establert i vigent” sense indicar quina. El cert és que no ha cap llei o norma de rang inferior que indiqui quina és la informació a la que té accés els electes que foment part del govern i els que formen part de la oposició. És més, hi ha legislació que avala l’accés reforçat a la informació dels electes que no formen part del govern, que han de poder tenir accés a la informació necessària per tal de poder exercir les seves funcions, entre elles el del control i fiscalització dels òrgans de govern d’acord amb l’article 22.2.a) de la LBRL, i és evident que sense tenir un dret d’accés ampli no es podria exercir un control rigorós. En aquest sentit l’article 164 del Decret Legislatiu 2/2003, de 28 d'abril, pel qual s'aprova el Text refós de la Llei municipal i de règim local de Catalunya: “1. Tots els membres de les corporacions locals tenen dret a obtenir de l'alcalde o alcaldessa o del president o presidenta, o de la comissió de govern, tots els antecedents, les dades o les informacions que són en poder dels serveis de la corporació i són necessaris per al desenvolupament de llur funció. 3. En els altres casos, la sol·licitud d'informació s'entén com a acceptada per silenci administratiu si no es dicta resolució denegatòria en el termini de quatre dies a comptar de la data de presentació de la sol·licitud. En qualsevol cas, la resolució denegatòria s'ha de motivar, i només es pot fonamentar en els supòsits següents: a) Quan el coneixement o la difusió de la informació pugui vulnerar el dret constitucional a l'honor, la intimitat personal o familiar o a la pròpia imatge. b) Quan es tracti de matèries afectades per la legislació general sobre secrets oficials o per secret sumarial. 6. Els membres de la corporació han de respectar la confidencialitat de la informació a què tenen accés per raó del càrrec si el fet de publicar -ho pot perjudicar els interessos de l'ens local o de tercers”. Així mateix, l’article 77 de la llei 7/1985 Reguladora de les Bases de Règim local es pronuncia en els mateixos termes. El règim d’accés dels electes locals abasta, d’una banda, el dret a obtenir la documentació íntegra de tots els assumptes inclosos en l'ordre del dia de les sessions dels òrgans col·legiats, des del mateix moment de la convocatòria, que l’Ajuntament té l’obligació de proporcionar-los sense necessitat de petició prèvia (article 164.4 TRLMRLC); d’altra banda, els electes locals poden sol·licitar qualsevol altra informació de la corporació, i només es podrà desestimar per resolució motivada, dins dels quatre dies següents a formalitzar la sol·licitud, si el coneixement o la difusió de la informació pugui vulnerar el dret constitucional a l'honor, la intimitat personal o familiar o a la pròpia imatge o si es tracta de matèries afectades per la legislació general sobre secrets oficials o per secret sumarial (article 164.3 TRLMRLC). A més a més, els electes tenen el deure de sigil que imposa l’article 164.6 quan estableix que han de respectar la confidencialitat de la informació a què tenen accés per raó del càrrec si el fet de publicar-ho pot perjudicar els interessos de l'ens local o de tercers. Per l’exposat fins aquest moment, estaria justificat estimar l’accés a la informació pública sol·licitada per la regidora. Tot i que queda per analitzar els límits que la podrien afectar respecte de les dades La regidora reclamant ja a la sol·licitud d’accés a la informació pública, conscient que en el document que sol·licitava hi podien constar dades personals que vulneressin la llei de protecció de dades en la seva sol·licitud ja indicava que s’haurien d’eliminar “les dades personals que puguin vulnerar la llei de protecció de dades”. És evident que aquest tipus de document, de novetats diàries de la Policial Local contindrà dades personals de diverses persones. De fet l’Ajuntament reclamant en el seu informe de 21 de novembre va fer diverses referències al Reglament General de Protecció de Dades (en endavant RGPD), motiu pel que aquesta Comissió va creure convenient d’acord amb l’article 42.8 LTAIPBG, sol·licitar informe a l’Autoritat Catalana de Protecció de dades (APDCAT). En el fonament jurídic IV de l’informe l’Autoritat de protecció de dades hi consta l’argumentació que aquesta Comissió es fa seva amb la finalitat de donar l’accés sol·licitat: “A priori, la informació sobre els comunicats de les incidències diàries reclamades podrien contenir informació personal especialment sensible, per exemple, la possible comissió d’infraccions penals o administratives, que podria afectar greument la privacitat de les persones afectades, tant de terceres persones com dels policies locals. En aquest sentit, la divulgació d’aquesta informació podria comportar un ingerència significativa en el dret a la protecció de dades personals dels policies locals afectats i de terceres persones i caldria denegar l’accés de la persona regidora a dita informació. Ara bé, en aquest cas concret, la persona regidora, com a membre de la corporació, per a l’exercici de les funcions de control de l’actuació municipal, davant d’una situació que té un clar impacte en el funcionament dels serveis municipals, com és la seguretat ciutadana ha de poder accedir a determinada informació que li permeti saber, entre d’altres, quina és la problemàtica que més es produeix i quina ha estat l’actuació del govern municipal per resoldre la problemàtica que pugui existir. En aquest sentit, les tasques genèriques de control i fiscalització de l’activitat municipal són un motiu suficient per justificar l’accés a la documentació sol·licitada. A més, la mateixa persona regidora manifesta que no té interès en conèixer les dades personals que pugin aparèixer a la relació d’incidències reclamades, en concret, demana la informació eliminant “totes les dades personals que puguin vulnerar la llei de protecció de dades”, és a dir, prèvia anonimització de la informació sobre les persones físiques afectades, Certament l’accés a la informació reclamada prèvia anonimització de les dades personals permet evitar les limitacions derivades del dret a la protecció de dades personals. L’article 70.6.a) del Decret 8/2021, de 9 de febrer, sobre la transparència i el dret d'accés a la informació pública, d’aplicació supletòria al cas que ens ocupa, defineix l’anonimització de la informació com “ l'eliminació de les dades personals de les persones físiques afectades que consten en la informació i qualsevol altra informació que pugui permetre identificar-les directament o indirectament sense esforços desproporcionats, sense perjudici de poder mantenir, si escau, les dades merament identificatives dels càrrecs o personal al servei de les administracions públiques que dicten o intervenen en l'acte administratiu. Així, en el present cas, atesos els termes de la sol·licitud, als efectes d’assolir les seves funcions la persona regidora, és una opció vàlida lliurar la informació sobre els comunicats de les incidències diàries dels membres de la Policia Local de forma anonimitzada, tal i com sol·licita la persona regidora”. Per tot l’exposat és procedent l’estimació de la present reclamació reconeixent el dret de la regidora reclamant a disposar diàriament dels comunicats d’incidència emesos per la policia Local de manera anonimitzada. 3. Obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) i atribucions de la funció pública de secretaria L’article 7 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents modificada per la Llei 20/2015, de 29 de juliol estableix l’obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) que garanteixi el tractament correcte dels documents en tot el seu cicle de vida i que permeti complir amb les obligacions de transparència. Un concepte molt ampli que requereix dotar-se d’un seguit d’eines i instruments que permetin la millora dels processos, la seva normalització i estandardització, per tal de garantir el compliment de la normativa i la qualitat de la informació i la implementació de solucions que permetin garantir la correcta gestió de la informació pública. L’article 8 afegeix que l’organització, l’avaluació i la conservació dels documents públics i l’accés a aquests són responsabilitat directa dels titulars respectius. El capítol X del Reial decret 4/2010, del 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat en l’àmbit de l’Administració electrònica estableix que les AAPP han d’adoptar les mesures organitzatives i tècniques per a garantir la recuperació i conservació del document electrònic entre aquestes, la definició d’una política de gestió de documents, la inclusió en els expedient d’un índex electrònic signat per l’òrgan o entitat que garanteixi la integritat de l’expedient electrònic i permeti la seva recuperació, la identificació única i inequívoca de cada document que permeti classificar-lo i recuperar-lo, l’associació de metadades, la classificació d’acord amb un quadre de classificació, el període de conservació segons les convencions de cada comissió avaluadora, l’accés complet i immediat dels documents entre d’altres. Pel que fa a gestió de la documentació i arxiu dels documents electrònics, la Disposició Addicional Onzena de la Llei 26/2010, del 3 d'agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya estableix que els documents electrònics s'han de gestionar i conservar en expedients electrònics d'acord amb les prescripcions de la normativa en matèria d'arxius i documents; que l’arxiu dels documents i expedients electrònics ha d'assegurar la identitat i la integritat a llarg termini de la informació que contenen; que els documents públics electrònics han de tenir garantides l'autenticitat i la integritat dels continguts, i també la conservació de l'aparença i la funcionalitat originals i, quan escaigui, llur confidencialitat, durant el termini establert per la normativa vigent en matèria d'arxius i documents; que les administracions públiques han d'assegurar la possibilitat de transformar els documents per raons tecnològiques, per a adaptar-ne el format i la sintaxi informàtica a les necessitats de gestió i preservació establertes per la normativa d'arxius i documents; que els sistemes d'informació que utilitzin les administracions públiques incloses en l'àmbit d'aplicació d'aquesta llei han de garantir, sempre que sigui possible, l'autenticitat i la integritat de llurs dades, i també la traçabilitat de les accions que portin a terme; que les dades contingudes en els sistemes d'informació de les administracions públiques es consideren documents públics electrònics, i els són aplicables les disposicions d'aquesta llei relatives a l'arxiu electrònic. Tanmateix, l’LTAIPBG reconeix els sistemes de gestió de documents públics com a facilitadors de dades i documents autèntics (art. 5.2) i la necessitat d’estructurar la informació seguint criteris temàtics i cronològics, seguint el quadre de classificació documental corporatiu i incorporant -hi índexs o guies de consulta (art. 6.1.d). Cal recordar, que l’article 3 del Reial decret 128/2018, de 16 de març, pel qual es regula el règim jurídic dels funcionaris d’Administració local amb habilitació de caràcter nacional, que regula la funció pública de secretaria estableix en punt 2 la funció de fe pública, i entre aquestes la direcció superior dels arxius i registres de l’entitat local (l). Així doncs i en conseqüència d’aquest mandat legal i el d’assessorament legal preceptiu (article 2.1.a), ha de ser coneixedora de l’existència d’un sistema de gestió documental, impulsora si no en disposa, vetllar per la documentació amb una sistemàtica de treball mínima sobre la documentació de la qual n'és el custodi i responsable primer de la manca de localització de documentació, de mantenir l'ordre i garantir el retrobament de documentació. Altrament, l’article 19.2 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català que regula els documents que integren el patrimoni documental de Catalunya inclou, entre altres, “els documents produïts o rebuts, en l'exercici de llurs funcions i com a conseqüència de llur activitat política i administrativa, per la Generalitat, pels ens locals i per les entitats autònomes, les empreses públiques i les altres entitats que en depenen” i en conseqüència estan subjectes al Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents que estableix en l’article 11.4 que “quan l'aplicació d'una taula d'avaluació i accés documental comporti l'eliminació de documents, la persona tècnica que porti a terme aquesta aplicació, abans de procedir a la destrucció, ha de: a) Disposar d'un inventari de la documentació a destruir, b) Obtenir l'autorització de la secretaria general o de la direcció de l'organisme o entitat titular de la documentació, c) Comprovar que cap circumstància administrativa o jurídica hagi alterat el termini de conservació fixat per als documents a eliminar” i ha de disposar del corresponent Registre de destrucció de documents (article 12) degudament autoritzat per la secretaria general o la direcció de l’organisme o entitat titular dels documents. Així doncs, atenent a aquests preceptes legals, la informació sol·licitada i reclamada, en el cas que existeixi, ha d’estar perfectament classificada de manera que permeti la seva recuperació i facilitar-ne, si escau, l’accés. Com a referència i seguint el model de Quadre de classificació per a l’Administració Local del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, aquesta documentació podria estar classificada dins el nivell Actuacions dels cossos de seguretat i protecció ciutadana (codi 0243) i la sèrie Comunicats de serveis (2945). 4. Seguiment de l’execució L’article 43.5 LTAIPBG estableix que “l’Administració ha de comunicar a la Comissió les actuacions fetes per a executar els acords de mediació i per a donar compliment a les resolucions dictades per la Comissió”. Sobre la base d’aquestes comunicacions i de les efectuades per les persones interessades, la GAIP ha de fer seguiment del compliment de les seves resolucions, d’acord amb el que preveuen els articles 48 i 49 RGAIP i l’apartat 30 del seu Manual de reclamació, i pot adoptar les mesures que s’hi preveuen en cas d’incompliment. L’article 43 LTAIPBG estableix que si l’Administració incompleix el termini establert pels acords de mediació o per les resolucions de la GAIP per lliurar la informació reclamada, les persones interessades ho poden comunicar a la Comissió perquè aquesta en requereixi el compliment; la desatenció d’aquest requeriment, vista la remissió expressa feta a aquest precepte per l’article 77.2.b LTAIPBG, ha de ser qualificada d’infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública (que pot ser sancionada de conformitat amb els articles 81 i 82 LTAIPBG). L’article 49.2 RGAIP preveu que, als efectes anteriors, la Comissió pot posar aquests fets en coneixement dels òrgans competents per ordenar la incoació del procediment sancionador corresponent a què fa referència l’article 86 LTAIPBG. Així mateix, l’article 25.2.k RGAIP preveu la publicació en el web de la Comissió dels casos que els seus requeriments han estat desatesos pels subjectes obligats. 5. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió d’11 d’abril de 2024 resol per unanimitat: 1. Estimar la Reclamació 1052/2023 i declarar el dret de la persona reclamant a la informació sol·licitada, d’acord amb les consideracions fetes al fonament jurídic 2. 2. Requerir a l’Ajuntament de Vilanova del Vallès que lliuri a la persona reclamant la informació indicada a l’apartat 1 dins del termini màxim de quatre dies. 3. Requerir a l’Ajuntament de Vilanova del Vallès a informar la GAIP, dins del termini de quatre dies, de l’òrgan o la persona responsable del compliment d’aquesta Resolució, així com de les actuacions dutes a terme per complir-la. 4. Convidar a la persona reclamant que informi a la GAIP de qualsevol incidència que es produeixi amb motiu del compliment d’aquesta Resolució. 5. Declarar finalitzat el procediment relatiu a la Reclamació 1052/2023 i disposar la publicació d’aquesta resolució al web de la GAIP. Iolanda Pineda Balló Presidenta Els terminis establerts en aquesta Resolució per lliurar la informació s’han de comptar en dies hàbils (descomptant festius i dissabtes) i si no s’especifica una altra cosa comencen a partir de l’endemà de la recepció de la seva notificació per l’Administració reclamada. L’Administració obligada pot sol·licitar a la GAIP l’ampliació del termini atorgat per fer efectiu el lliurament de la informació Aquesta sol·licitud només pot ser admesa a consideració si és notificada a la GAIP abans que fineixi el termini fixat a la Resolució, i s’ha de fonamentar en circumstàncies que no hagin pogut ser tingudes en compte per la Comissió abans de dictar la seva Resolució. La GAIP únicament atorgarà l’ampliació sol·licitada, després d’informar-ne a la persona reclamant, si l’Administració obligada ha justificat de forma precisa i consistent la seva necessitat. Si l’Administració obligada no lliura la informació dins del termini establert per aquesta Resolució, la persona reclamant pot posar-ho en coneixement de la GAIP per tal que la Comissió en requereixi el compliment. Mentre no s’acompleixi plenament la Resolució, la Comissió difondrà al seu web www.gaip.cat l’incompliment de l’Administració obligada, d’acord amb l’article 25.2.k RGAIP. Si l’Administració desatén el requeriment d’execució que li adreci la GAIP, la Comissió posarà els fets en coneixement de l’òrgan competent, d’acord amb allò previst per l’article 86 LTAIPBG, i li sol·licitarà la incoació d’un procediment sancionador per infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública, a l’empara de l’article 77.2.b LTAIPBG. Tot això sens perjudici que la persona reclamant pugui, considerant que aquesta Resolució és un acte administratiu declaratiu de drets que vincula l’Administració, requerir-ne la seva execució davant dels Tribunals, a l’empara de l’article 29.1 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa. Aquesta acció es pot interposar després que hagin transcorregut tres mesos des que la persona afectada ha reclamat formalment i directament a l’Administració el compliment d’aquesta Resolució.