Reclamación de acceso a copia digital del expediente urbanístico 196/2023 y actuaciones de revisión de oficio contra el Ayuntamiento de Falset con resultado de estimación

Resolució 1354/2024, de 24 d’octubre Número d’expedient de la Reclamació: 1023/2024 Administració reclamada: Ajuntament de Falset Informació reclamada: Còpia digital íntegra dels documents que integren un expedient i s’informi sobre les actuacions dutes a terme en relació a la sol·licitud de revisió d’ofici. Sentit de la resolució: Estimació Resum: Es reconeix el dret d’accés a la informació de l’expedient 196/23 sobre una llicència urbanística ja que és informació pública i no es considera d’aplicació la causa d’inadmissió invocada per l’Ajuntament sobre la tasca complexa que afirma no disposar de recursos suficients. Es recorda per aquesta Comissió que d’acord amb l’article 29 LTAIPBG i article 66 del Decret 8/2021, la “inadmissió de la sol·licitud d’informació per aquesta causa no es pot justificar exclusivament en el volum de la informació si la tasca d'elaboració o de recopilació no revesteix complexitat”. A més, es constata en aquest cas que recentment l’Ajuntament ja havia lliurat a la Generalitat la informació ara reclamada, per la qual cosa es valora que no ha de comportar el seu lliurament de nou al reclamant una tasca desproporcionada que ateses les circumstàncies descrites no pugui assumir l’Ajuntament. Paraules clau: Ajuntament. Còpia digital d'un expedient urbanístic. Estimació. Ponent: Maria del Mar Pérez Velasco Antecedents El 18 de juliol de 2024 entra a la GAIP la Reclamació 1023/2024, presentada per un reclamant en relació amb la sol·licitud indicada a l’antecedent següent contra l’Ajuntament de Falset, d’acord amb la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern (LTAIPBG) i el Reglament de la GAIP, aprovat pel Decret 111/2017, de 25 de juliol (RGAIP). La persona reclamant manifesta que no ha rebut resposta de l’Ajuntament. El 4 de juny de 2024 el reclamant va presentar una petició d’informació pública a l’Ajuntament de Falset sobre: “còpia digital íntegra dels documents que integren l’expedient 196/2023”. També es formulen al·legacions respecte “l’acord de suspensió promogut per mitjà de la Resolució d’Alcaldia número 283/2024, de data 2 de maig de 2024, tot estimant les nostres peticions i en conseqüència, deixant sense efecte la suspensió i declarant la caducitat del procediment de restauració de la realitat física alterada i l’ordre jurídic vulnerat, en el si de l’expedient número 196/2023.” I finalment “ Que s’informi a aquesta part de les actuacions dutes a terme per aquest Ajuntament en relació a la sol·licitud de revisió d’ofici instada pel Director General d’Ordenació del Territori, Urbanisme i Arquitectura de la Generalitat de Catalunya, en data 17 d’abril de 2024, per la qual sol·licita que es declari la nul·litat de ple Dret de la llicència de reforma i ampliació d’un magatzem agrícola situat al polígon 8, parcel·la 88 d’aquest municipi, atenent la condició d’interessat del meu representat.” El 27 de juny de 2024 l’Ajuntament de Falset respon sobre l’al·legació presentada pel reclamant respecte la petició d’aixecament de la suspensió dictada mitjançant Decret de l’Alcaldia número 283/2024, en relació a l’expedient de protecció de la legalitat urbanística número 196/2023, per prejudicialitat penal, confirmant en tot els seus extrems la suspensió acordada. Però no es fa referència a la petició de la còpia de l’expedient demanat, ni sobre les actuacions relatives a la revisió d’ofici. El 24 de juliol de 2024 la GAIP comunica la Reclamació a l’Ajuntament de Falset i li requereix que, dins del termini de quinze dies establert per l’article 33.4 RGAIP, li trameti un informe sobre la Reclamació, així com també còpia de l’expedient de la sol·licitud d’informació de la qual deriva i, en general, dels antecedents que puguin ser rellevants per resoldre la Reclamació. El 26 de juliol de 2024 la GAIP admet provisionalment la Reclamació, informa a la persona reclamant sobre els aspectes més rellevants de la seva tramitació i de la posició jurídica que ostenta com a persona interessada, de conformitat amb la legislació de procediment administratiu i la de transparència i accés a la informació pública. Li demana especialment que informi a la GAIP immediatament de les comunicacions que rebi de l’Administració reclamada relatives a la informació pública sol·licitada, mentre duri la Reclamació. El 7 d’agost de 2024 la GAIP rep l’expedient de la petició d’informació i l’informe de l’Ajuntament de Falset que exposa els antecedents i posició envers aquesta reclamació. Aquesta Comissió constata que l’informe conté la mateixa informació que el que es va enviar respecte de la Reclamació 1022/2024 i es refereix als expedients allà reclamats, i no es fa cap referència al que es demana en aquesta Reclamació 1023/24 que sol·licita l’expedient 196/2023 sobre protecció de la legalitat urbanística. El 26 d’agost de 2024 la GAIP trasllada la resposta rebuda per l’Ajuntament al reclamant. El 9 de setembre de 2024 la GAIP rep al·legacions del reclamant que manifesta “la informació urbanística sol·licitada no solament es tracta d’informació pública la qual la ciutadana té dret a accedir, sinó que en els expedient sol·licitats, el meu representat consta com a interessat. Es sol·licita còpia digital de diferents expedients des de l’any 2018 fins a l’actualitat. Amb la implantació electrònica de sistemes digitals en les Administracions Públiques, entenem que aquests expedients es troben emmagatzemats digitalment, i per tant resulta qüestionable que l’Ajuntament de Falset no en pugui traslladar còpia en el termini legalment establert. Com ja vam argumentar en la nostra reclamació, la informació sol·licitada (expedients urbanístics) es tracta d’informació que l’Ajuntament de Falset va remetre al Servei de Protecció de la Legalitat de la Generalitat de Catalunya, en el seu requeriment de data 17 d’abril de 2024. Per tant, ens resulta incoherent que havent traslladat en anterioritat la informació sol·licitada a la Generalitat de Catalunya, aquesta informació sigui impossible de traslladar a aquesta part, més quan (el reclamant) resulta ser interessat en els expedients reclamats. Resulta provat que es va remetre aquesta informació, quan precisament els darrers dies, la Generalitat de Catalunya ha interposat un recurs contenciós -administratiu sol·licitant la revisió d’una llicència urbanística concebuda al (reclamant) que es conté en un dels expedients que aquesta part n’ha sol·licitat informació. Acompanyem en aquest escrit novament el requeriment d’informació de la Generalitat de Catalunya a l’Ajuntament de Falset i la notificació practicada al (reclamant ) respecte l’anunci d’interposició d’un recurs contenciós-administratiu contra l’Ajuntament de Falset per tal d’acreditar les nostres afirmacions.” I recorda els mecanismes de pròrroga previstos a l’article 33 de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern, per tal d’ampliar els terminis d’entrega previstos. Fonaments jurídics 1. Competència de la GAIP i contingut i abast general del dret d’accés a la informació pública D’acord amb l’article 39.1 LTAIPBG i 29 del RGAIP aquesta Comissió és competent per tramitar i resoldre aquesta Reclamació. L’article 2.b i c LTAIPBG defineixen la informació pública i preveuen el dret d’accés a les persones per a sol·licitar i obtenir-la que d’acord amb l’article 18.1 LTAIPBG, tant a títol individual o en nom i representació de qualsevol persona jurídica legalment constituïda. L’article 20 LTAIPBG preveu els requisits i criteris per a l’aplicació dels límits legals al dret d’accés a la informació pública, que l’Administració no disposa de potestat discrecional i ha d’indicar en cada cas els motius que ho justifiquen. Els articles 21 i 22 LTAIPBG estableixen que aquests límits no són d’aplicació automàtica i absoluta i han de ser aplicats d’acord amb criteris de proporcionalitat i temporalitat i han d’atendre les circumstàncies de cada cas concret, especialment la concurrència d’un interès públic o privat superior que justifiqui l’accés a la informació. 2. Sobre el dret d’accés de la persona reclamant a la informació sol·licitada i límits La informació sol·licitada i reclamada,- còpia digital íntegra dels documents que integren un expedient 196/2023 i s’informi sobre les actuacions dutes a terme en relació a la sol·licitud de revisió d’ofici - , és d’acord amb l’article 2.b LTAIGB, informació pública, ja que és “informació elaborada per l’Administració i la que aquesta té en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions, inclosa la que li subministren els altres subjectes obligats d’acord amb el que estableix aquesta llei”. Cal tenir en compte que l’article 53.1 DTAIP inclou “qualssevol dades o documents que les administracions públiques han elaborat, posseeixen, o poden legítimament exigir a terceres persones com a conseqüència de la seva activitat o de l'exercici de les seves funcions”. Dels antecedents es comprova tant de l’informe remès per l’Ajuntament com de l’al·legació del reclamant, que no s’ha lliurat la informació malgrat que aquesta documentació ja s’ha traslladat a la Generalitat i no hauria de comportar cap dificultat la seva tramesa la reclamant. Aquesta Comissió constata la connexió d’aquesta reclamació amb la reclamació 1022/2024 presentada pel mateix reclamant i que es refereix al conjunt d’expedients de llicències urbanístiques que també estan relacionades amb la que ara es demana, l’expedient 196/2023. Pel que respecta a la concurrència de límits, atesa la resposta de l’Ajuntament, que ha presentat la mateixa informació que la formulada sobre els expedients demanats a la reclamació 1022/2024, es reitera la causa d’inadmissió relativa a la tasca complexa, sobre la qual aquesta Comissió ja ha considerat que no és adequada la seva invocació a la vista d’allò que disposa l’article 29 LTAIPBG i l’article 66 del Decret 8/2021. En la resolució sobre la reclamació 1022/2024 i que ara es reitera, aquesta Comissió valora que d’acord amb el principi de proporcionalitat, la circumstància manifestada per l’Ajuntament sobre el reduït nombre d’efectius destinats a aquesta tasca i respecte del volum de la petició, no quedaria justificada la seva invocació. S’ha d’insistir en que la inadmissió invocada per l’Ajuntament sobre la tasca complexa d’acord amb l’article 29 LTAIPBG i article 66 del Decret 8/2021, no es pot justificar exclusivament en el volum de la informació si la tasca d'elaboració o de recopilació no revesteix complexitat. També cal recordar que per connexió amb la reclamació 1022/2024 en la petició d’accés d’aquest expedient 196/2023, també seria de referència l’explicació del reclamant respecte de la tramesa a la Generalitat de la informació ara reclamada, per la qual cosa no hauria de suposar l’esforç descrit si es tracta de la repetició d’un lliurament ja realitzat tal i com fa palesa la resolució del Departament de Territori d’abril de 2024. D’altra banda, l’Ajuntament no invoca cap limitació que concorri en aquesta reclamació, tot i que el reclamant fa referència a la presentació recent d’un recurs contenciós administratiu sobre l’assumpte del qual demana l’expedient o que hi podria estar relacionat. Aquesta podria donar lloc a l’aplicació d’allò previst a l’ article 21.1.d) LTAIPBG si es constata que el coneixement o la divulgació de la informació demanada comporta un perjudici per al principi d’igualtat de les parts en aquest procés judicial. Aquesta Comissió d’ofici no pot apreciar les circumstancies en que es podria afectar i concórrer aquesta limitació que s’ha posat en coneixement per part del reclamant. Per tot l’exposat aquesta Comissió estima la reclamació i reconeix el dret a l’accés de la informació sobre l’expedient reclamat en el benentès que l’Ajuntament, en aplicació de l’article 21.1.d) LTAIPBG, en el lliurament de la informació reclamada, haurà de verificar la preservació del principi d’igualtat de les parts del procediment judicial en curs. 3. Obligatorietat dels titulars dels documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) i atribucions de la funció púbica de secretaria L’article 7 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents modificada per la Llei 20/2015, de 29 de juliol estableix l’obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) que garanteixi el tractament correcte dels documents en tot el seu cicle de vida i que permeti complir amb les obligacions de transparència. Un concepte molt ampli que requereix dotar-se d’un seguit d’eines i instruments que permetin la millora dels processos, la seva normalització i estandardització, per tal de garantir el compliment de la normativa i la qualitat de la informació i la implementació de solucions que permetin garantir la correcta gestió de la informació pública. L’article 8 afegeix que l’organització, l’avaluació i la conservació dels documents públics i l’accés a aquests són responsabilitat directa dels titulars respectius. Pel que fa a gestió de la documentació i arxiu dels documents electrònics, la Disposició Addicional Onzena de la Llei 26/2010, del 3 d'agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya estableix que els documents electrònics s'han de gestionar i conservar en expedients electrònics d'acord amb les prescripcions de la normativa en matèria d'arxius i documents; que l’arxiu dels documents i expedients electrònics ha d'assegurar la identitat i la integritat a llarg termini de la informació que contenen; que els documents públics electrònics han de tenir garantides l'autenticitat i la integritat dels continguts, i també la conservació de l'aparença i la funcionalitat originals i, quan escaigui, llur confidencialitat, durant el termini establert per la normativa vigent en matèria d'arxius i documents; que les administracions públiques han d'assegurar la possibilitat de transformar els documents per raons tecnològiques, per a adaptar-ne el format i la sintaxi informàtica a les necessitats de gestió i preservació establertes per la normativa d'arxius i documents; que els sistemes d'informació que utilitzin les administracions públiques incloses en l'àmbit d'aplicació d'aquesta llei han de garantir, sempre que sigui possible, l'autenticitat i la integritat de llurs dades, i també la traçabilitat de les accions que portin a terme; que les dades contingudes en els sistemes d'informació de les administracions públiques es consideren documents públics electrònics, i els són aplicables les disposicions d'aquesta llei relatives a l'arxiu electrònic. Tanmateix, l’LTAIPBG reconeix els sistemes de gestió de documents públics com a facilitadors de dades i documents autèntics (art. 5.2), la necessitat d’estructurar la informació seguint criteris temàtics i cronològics, seguint el quadre de classificació documental corporatiu i incorporant-hi índexs o guies de consulta (art. 6.1.d) i l’obligació d’establir un sistema de gestió de documents, informació i dades integrat que permeti la interoperativitat entre les administracions, la localització de qualsevol document o informació i la vinculació automàtica de cada document o conjunt de dades al seu règim d’accés i publicitat (art. 19.3). Cal recordar, que l’article 3 del Reial decret 128/2018, de 16 de març, pel qual es regula el règim jurídic dels funcionaris d’Administració local amb habilitació de caràcter nacional, que regula la funció pública de secretaria estableix en punt 2 la funció de fe pública, i entre aquestes la direcció superior dels arxius i registres de l’entitat local (l). Així doncs, i en conseqüència d’aquest mandat legal i el d’assessorament legal preceptiu (article 2.1.a), ha de ser coneixedora de l’existència d’un sistema de gestió documental, impulsora si no en disposa, vetllar per la documentació amb una sistemàtica de treball mínima sobre la documentació de la qual n'és el custodi i responsable primer de la manca de localització de documentació, de mantenir l'ordre i garantir el retrobament de documentació. Altrament, l’article 19.2 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català que regula els documents que integren el patrimoni documental de Catalunya inclou, entre altres, “els documents produïts o rebuts, en l'exercici de llurs funcions i com a conseqüència de llur activitat política i administrativa, per la Generalitat, pels ens locals i per les entitats autònomes, les empreses públiques i les altres entitats que en depenen” i en conseqüència estan subjectes al Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents. Així doncs, atenent a aquests preceptes legals, la informació sol·licitada i reclamada ha de formar part d'un expedient, que ha d’estar perfectament classificat de manera que permeti la seva recuperació i facilitar-ne, si escau, l’accés. Com a referència i seguint el model de Quadre de classificació per a l’Administració Local del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, podria estar classificat dins el nivell Protecció de la legalitat urbanística (0142). 4. Seguiment de l’execució L’article 43.5 LTAIPBG estableix que “l’Administració ha de comunicar a la Comissió les actuacions fetes per a executar els acords de mediació i per a donar compliment a les resolucions dictades per la Comissió”. Sobre la base d’aquestes comunicacions i de les efectuades per les persones interessades, la GAIP ha de fer seguiment del compliment de les seves resolucions, d’acord amb el que preveuen els articles 48 i 49 RGAIP i l’apartat 30 del seu Manual de reclamació, i pot adoptar les mesures que s’hi preveuen en cas d’incompliment. L’article 43 LTAIPBG estableix que si l’Administració incompleix el termini establert pels acords de mediació o per les resolucions de la GAIP per lliurar la informació reclamada, les persones interessades ho poden comunicar a la Comissió perquè aquesta en requereixi el compliment; la desatenció d’aquest requeriment, vista la remissió expressa feta a aquest precepte per l’article 77.2.b LTAIPBG, ha de ser qualificada d’infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública (que pot ser sancionada de conformitat amb els articles 81 i 82 LTAIPBG). L’article 49.2 RGAIP preveu que, als efectes anteriors, la Comissió pot posar aquests fets en coneixement dels òrgans competents per ordenar la incoació del procediment sancionador corresponent a què fa referència l’article 86 LTAIPBG. Així mateix, l’article 25.2.k RGAIP preveu la publicació en el web de la Comissió dels casos que els seus requeriments han estat desatesos pels subjectes obligats. 5. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de de 24 de octubre de 2024, resol per unanimitat: 1. Estimar la Reclamació 1023/2024 i declarar el dret de la persona reclamant a la informació sol·licitada i reclamada d’acord amb les consideracions fetes al fonament jurídic 2, concretament pel que fa a la concurrència del límit de l’article 21.1.d) LTAIPBG. 2. Requerir a l’Ajuntament de Falset que lliuri a la persona reclamant la informació indicada a l’apartat 1 dins del termini màxim de quinze dies. 3. Requerir a l’Ajuntament de Falset a informar la GAIP, dins del termini de quinze dies, de l’òrgan o la persona responsable del compliment d’aquesta Resolució, així com de les actuacions dutes a terme per complir-la. 4. Convidar a la persona reclamant que informi a la GAIP de qualsevol incidència que es produeixi amb motiu del compliment d’aquesta Resolució. 5. Declarar finalitzat el procediment relatiu a la Reclamació 1023 /2024 i donar publicitat d’aquesta resolució al web de la GAIP. Iolanda Pineda Balló Presidenta Els terminis establerts en aquesta Resolució per lliurar la informació s’han de comptar en dies hàbils (descomptant festius i dissabtes) i si no s’especifica una altra cosa comencen a partir de l’endemà de la recepció de la seva notificació per l’Administració reclamada. L’Administració obligada pot sol·licitar a la GAIP l’ampliació del termini atorgat per fer efectiu el lliurament de la informació. Aquesta sol·licitud només pot ser admesa a consideració si és notificada a la GAIP abans que fineixi el termini fixat a la Resolució, i s’ha de fonamentar en circumstàncies que no hagin pogut ser tingudes en compte per la Comissió abans de dictar la seva Resolució. La GAIP únicament atorgarà l’ampliació sol·licitada, després d’informar-ne a la persona reclamant, si l’Administració obligada ha justificat de forma precisa i consistent la seva necessitat. Si l’Administració obligada no lliura la informació dins del termini establert per aquesta Resolució, la persona reclamant pot posar-ho en coneixement de la GAIP per tal que la Comissió en requereixi el compliment. Mentre no s’acompleixi plenament la Resolució, la Comissió difondrà al seu web www.gaip.cat l’incompliment de l’Administració obligada, d’acord amb l’article 25.2.k RGAIP. Tot això sens perjudici que la persona reclamant pugui, considerant que aquesta Resolució és un acte administratiu declaratiu de drets que vincula l’Administració, requerir la seva execució davant dels Tribunals, a l’empara de l’article 29.1 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa. Aquesta acció es pot interposar després que hagin transcorregut tres mesos des que la persona afectada ha reclamat formalment i directament a l’Administració el compliment d’aquesta Resolució. Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya en un termini de dos mesos, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, d’acord amb la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.