Solicitud de listado de incidencias técnicas de la aplicación iEduca y estimación parcial de la reclamación por la GAIP

Resolució 1227/2024, de 3 d’octubre Número d’expedient de la Reclamació: 1012/2024 Administració reclamada: Generalitat de Catalunya. Departament d’Educació (ara d’Educació i Formació Professional) Informació reclamada: Llistat d’incidències tècniques d’una aplicació informàtica. Sentit de la resolució: Estimació Resum: En el supòsit que ens ocupa, i com és palès dels antecedents que acabem d’exposar, en la resolució que donava resposta a la SAIP, i en un primer moment, el Departament declarà la inexistència de la informació sol·licitada, sense més explicacions. En un segon moment, i en el marc d’aquest procediment de reclamació, el Departament ha admès l’existència, com a mínim, d’una part de la informació sol·licitada, contradient la seva inicial resolució. Vistos aquests antecedents, la GAIP no pot fer més emparar, parcialment, atès que sembla ser que certament una part de la informació és inexistent, el dret de la persona reclamant a accedir a la informació que el propi Departament ha declarat que pot lliurar. Paraules clau: Generalitat. Educació. Incidències tècniques. Reclamació contra inadmissió. Informació inexistent. Estimació parcial. Sense límits. Ponent: Clara I. Velasco Rico Antecedents El 16 de juliol entra a la GAIP la Reclamació 1012/2024, presentada per una persona física contra el Departament d’Educació (ara d’Educació i Formació Professional) en relació amb la sol·licitud indicada a l’antecedent següent. El 27 de maig la persona reclamant sol·licita al Departament esmentat la següent informació: “Incidències Ieduca Institut de l'Ebre, períodes acadèmics 2021/22, 2022/23 i 2023/24 Exportació de totes les incidències de l'aplicació Ieduca de l'Institut de l'Ebre. Aquesta aplicació disposa d'un apartat on els professors, el pas i altres persones poden posar incidències de tot tipus (manteniment de l'edifici, manteniment d'informàtica, altres). Es demana una exportació d'aquestes incidències en format full de càlcul. Les incidències són totes les dels períodes acadèmics 2021/22, 2022/23 i 2023/24. Per a cada incidència fer constar: - Número incidència; - Estat – Urgència - Situació (espai) – Categoria – Article - Notificat per: - Data de notificació - Data última intervenció – Descripció - Proposta de solució – Tipologia - Comentaris de la incidència”. La Reclamació presentada el 16 de juliol de 2024 indica que el Departament reclamant ha inadmès la reclamació perquè, tal i com s’explicita a la resolució de la secretària general per la qual no s’admet la sol·licitud d’accés a la informació pública amb codi de tràmit WT9LSJFLV (EDU_2024_EXP_SIP001SOL2_00009439, d’11 de juliol de 2024, la informació sol·licitada és inexistent. El 23 de juliol de 2024 la GAIP admet provisionalment la Reclamació, informa a la persona reclamant sobre els aspectes més rellevants de la seva tramitació i de la posició jurídica que ostenta com a persona interessada, de conformitat amb la legislació de procediment administratiu i la de transparència i accés a la informació pública. Li demana especialment que informi a la GAIP immediatament de les comunicacions que rebi de l’Administració reclamada relatives a la informació pública sol·licitada, mentre duri la Reclamació. El 23 de juliol la GAIP comunica la Reclamació al Departament reclamat i li requereix que, dins del termini de quinze dies establert per l’article 33.4 RGAIP, li trameti un informe sobre la Reclamació , així com també còpia de l’expedient de la sol·licitud d’informació de la qual deriva i, en general, dels antecedents que puguin ser rellevants per resoldre la Reclamació. El 14 d’agost la GAIP rep el següent comunicat del Departament reclamant: “En relació amb la reclamació 1012/2024, relativa a la SAIP 9439, us informem que des de la unitat competent (Servei Territorial a Terres de l'Ebre) ens han facilitat la informació que tenen disponible, i que genera el propi iEduca. Les columnes que apareixen a la informació lliurada son les següents (Núm; Data; Data última intervenció; Descripció Incidència; Últim missatge; Espai; Article; Categoria; Tipologia; Estat). És la informació que es disposa dels anys demanats (2021/22, 2022/23 i 2023/24). S'ha fet una revisió de la informació i abans de lliurar-la cal dur a terme una tasca d'anonimització, atès que conté dades personals, sobretot d'alumnat. Per tant, des de la Unitat d'informació es revisarà i atès el gran volum de la informació, preveiem lliurar la informació abans de la primera quinzena de setembre. Us informarem al respecte. Us ho comuniquem per al vostre coneixement i als efectes oportuns“. Vençut el termini indicat, no consta a la GAIP la recepció de la documentació requerida a l’Administració. Fonaments jurídics 1. Competència de la GAIP i contingut i abast generals del dret d’accés a la informació pública D’acord amb l’article 39.1 LTAIPBG i 29 del RGAIP aquesta Comissió és competent per tramitar i resoldre aquesta Reclamació. L’article 2.b i c LTAIPBG defineixen la informació publica i preveuen el dret d’accés a les persones per a sol·licitar i obtenir-la que d’acord amb l’article 18.1 LTAIPBG, tan a títol individual o en nom i representació de qualsevol persona jurídica legalment constituïda. L’article 20 LTAIPBG preveu els requisits i criteris per a l’aplicació dels límits legals al dret d’accés a la informació pública, que l’Administració no disposa de potestat discrecional i ha d’indicar en cada cas els motius que ho justifiquen. Els articles 21 i 22 LTAIPBG estableixen que aquests límits no són d’aplicació automàtica i absoluta i han de ser aplicats d’acord amb criteris de proporcionalitat i temporalitat i han d’atendre les circumstàncies de cada cas concret, especialment la concurrència d’un interès públic o privat superior que justifiqui l’accés a la informació. 2. Sobre el dret a accedir a la informació pública existent i la causa d’inadmissió al·legada pel Departament Pel que fa a la informació reclamada cal tenir en compte el següent: en primer lloc, la informació sol·licitada i reclamada és d’acord amb l’article 2.b LTAIPBB informació pública, ja que és “informació elaborada per l’Administració i la que aquesta té en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions, inclosa la que li subministren els altres subjectes obligats d’acord amb el que estableix aquesta llei”. Cal tenir en compte que l’article 53.1 DTAIP inclou “qualssevol dades o documents que les administracions públiques han elaborat, posseeixen, o poden legítimament exigir a terceres persones com a conseqüència de la seva activitat o de l'exercici de les seves funcions”. D’acord amb els articles 18.1 i 20.1 LTAIPBG, qualsevol persona hi té dret, llevat que concorrin causes legals que en determinin la denegació o l’accés restringit i que s’han d’interpretar de manera proporcional a la seva finalitat i a la presència d’interessos públics i privats que hi concorrin (article 22.1 LTAIPBG). Així mateix, el Departament és un subjecte obligat per la LTAIPBG (art. 3.1) a atendre i resoldre, en temps i forma, les sol·licituds d’accés que li presentin les persones que exerceixen el seu dret d’accés a la informació pública. Quant a la causa d’inadmissió al·legada pel Departament relativa a la inexistència de la informació sol·licitada, causa que no està contemplada a la LTAIPBG, cal fer avinent que el criteri consolidat de la GAIP és que en aquests supòsits s’ha d’estimar la SAIP i informar tot seguit a la persona reclamant de la inexistència de la informació sol·licitada. Aquesta resposta, és a dir, declarar la inexistència de la informació pública és perfectament ajustada a l’LTAIPBG, i en molts casos, és una resposta expressiva i reveladora del compliment o no per part de l’Administració de les normes sectorials que regeixen aquella matèria o activitat pública en la que s’incardina o se’n deriva la informació pública reclamada. En aquest sentit, aquesta Comissió considera més ajustat a Dret, com diem, estimar la SAIP i respondre en els termes que s’acaben d’indicar. En qualsevol cas, en el supòsit que ens ocupa, i com és palès dels antecedents que acabem d’exposar, en la resolució que donava resposta a la SAIP, i en un primer moment, el Departament declarà la inexistència de la informació sol·licitada, sense més explicacions. En un segon moment, i en el marc d’aquest procediment de reclamació, el Departament ha admès l’existència, com a mínim, d’una part de la informació sol·licitada, contradient la seva inicial resolució. Vistos aquests antecedents, la GAIP no pot fer més emparar el dret de la persona reclamant a accedir a la informació que el propi Departament ha declarat que pot lliurar i que es refereix al següent: “la informació que tenen disponible, i que genera el propi iEduca. Les columnes que apareixen a la informació lliurada son les següents (Núm; Data; Data última intervenció; Descripció Incidència; Últim missatge; Espai; Article; Categoria; Tipologia; Estat). És la informació que es disposa dels anys demanats (2021/22, 2022/23 i 2023/24)”, prèvia eliminació de les dades personals que hi puguin constar. Igualment, és necessari que el Departament determini i acoti clarament quina és la informació reclamada i que argumenta que no pot facilitar en ser inexistent. Quant als límits que poden concórrer en el cas present, la GAIP constata, d’acord amb les afirmacions fetes pel propi òrgan reclamat, que a la informació reclamada hi consten dades de caràcter personal, l’anonimització de les quals seria necessària. Amb tot, cal tenir en compte que atès que la GAIP no ha pogut verificar el contingut de la informació reclamada, correspon en exclusiva al Departament vetllar per la correcta aplicació dels 23, 24 i 25 de la LTAIPBG, així com si s’escaigués, la dels articles 31 i 34.3 de la LTAIPBG. Finalment, i com ja s’ha dit, és precís emfasitzar que en el moment que el Departament doni compliment a aquesta Resolució ha d’expressar de forma clara quina és la informació sol·licitada que no existeix i, que per tant, no pot ser lliurada. 3. Obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) L’article 7 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents modificada per la Llei 20/2015, de 29 de juliol estableix l’obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) que garanteixi el tractament correcte dels documents en tot el seu cicle de vida i que permeti complir amb les obligacions de transparència. L’article 8 afegeix que l’organització, l’avaluació i la conservació dels documents públics i l’accés a aquests són responsabilitat directa dels titulars respectius. En l’àmbit de la Generalitat, les seves entitats autònomes, empreses públiques i consorcis amb participació majoritària de la Generalitat, el SGD es regula pel Decret 76/1996, de 5 de març, pel qual es regula el sistema general de gestió de la documentació administrativa i l'organització dels arxius de la Generalitat de Catalunya. L’article 67 del Decret 76/2020, de 4 d'agost, d'Administració digital estableix que el SGD garanteix el compliment de la política de gestió documental i arxiu i que els sistemes d'informació i aplicacions de gestió han d'emprar preferentment les eines de gestió documental corporatives. El capítol X del Reial decret 4/2010, del 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat en l’àmbit de l’Administració electrònica estableix que les AAPP han d’adoptar les mesures organitzatives i tècniques per a garantir la recuperació i conservació del document electrònic entre aquestes, la definició d’una política de gestió de documents, la inclusió en els expedient d’un índex electrònic signat per l’òrgan o entitat que garanteixi la integritat de l’expedient electrònic i permeti la seva recuperació, la identificació única i inequívoca de cada document que permeti classificar-lo i recuperar-lo, l’associació de metadades, la classificació d’acord amb un quadre de classificació, el període de conservació segons les convencions de cada comissió avaluadora, l’accés complet i immediat dels documents entre d’altres. Pel que fa a gestió de la documentació i arxiu dels documents electrònics, la Disposició Addicional Onzena de la Llei 26/2010, del 3 d'agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya estableix que els documents electrònics s'han de gestionar i conservar en expedients electrònics d'acord amb les prescripcions de la normativa en matèria d'arxius i documents; que l’arxiu dels documents i expedients electrònics ha d'assegurar la identitat i la integritat a llarg termini de la informació que contenen; que els documents públics electrònics han de tenir garantides l'autenticitat i la integritat dels continguts, i també la conservació de l'aparença i la funcionalitat originals i, quan escaigui, llur confidencialitat, durant el termini establert per la normativa vigent en matèria d'arxius i documents; que les administracions públiques han d'assegurar la possibilitat de transformar els documents per raons tecnològiques, per a adaptar-ne el format i la sintaxi informàtica a les necessitats de gestió i preservació establertes per la normativa d'arxius i documents; que els sistemes d'informació que utilitzin les administracions públiques incloses en l'àmbit d'aplicació d'aquesta llei han de garantir, sempre que sigui possible, l'autenticitat i la integritat de llurs dades, i també la traçabilitat de les accions que portin a terme; que les dades contingudes en els sistemes d'informació de les administracions públiques es consideren documents públics electrònics, i els són aplicables les disposicions d'aquesta llei relatives a l'arxiu electrònic. Igualment, l’article 67 del Decret 76/2020, de 4 d'agost, d'Administració digital estableix que el SGD garanteix el compliment de la política de gestió documental i arxiu i que els sistemes d'informació i aplicacions de gestió han d'emprar preferentment les eines de gestió documental corporatives. En cas d'emprar solucions no corporatives, aquestes han de garantir el compliment de les polítiques de gestió documental al llarg de la fase de tramitació i han de ser aprovades d'acord amb l'apartat 2 de l'article 33 d'aquest Decret. L’article 68, relatiu a l’arxiu digital únic, detalla les característiques i condicions per garantir la implementació de les polítiques de gestió documental i el seu compliment. L’ordre CLT/172/2014, de 14 de maig, per la qual s'aprova el protocol de gestió de documents electrònics i arxiu de la Generalitat de Catalunya, determina les condicions tècniques i organitzatives de classificació funcional, seguretat i disposició dels documents administratius des de l’inici del procediment administratiu, amb la finalitat de garantir-ne l’autenticitat, la fiabilitat, la integritat i la disponibilitat futura. Així mateix, el protocol fixa les directrius corporatives en matèria d’arxiu electrònic. Aquesta ordre, d’acord amb la Disposició transitòria sisena del referit Decret 76/2020 és vigent fins que s'aprovi el model organitzatiu que ha preveure la planificació, el seguiment i avaluació dels resultats, participació en la definició dels sistemes d'informació corporatius transversals i disposició dels recursos necessaris per fer efectiu el desplegament de l'Administració digital. Tanmateix, l’LTAIPBG reconeix els sistemes de gestió de documents públics com a facilitadors de dades i documents autèntics (art. 5.2) i la necessitat d’estructurar la informació seguint criteris temàtics i cronològics, seguint el quadre de classificació documental corporatiu i incorporant-hi índexs o guies de consulta (art. 6.1.d). Altrament, l’article 19.2 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català que regula els documents que integren el patrimoni documental de Catalunya inclou, entre altres, “els documents produïts o rebuts, en l'exercici de llurs funcions i com a conseqüència de llur activitat política i administrativa, per la Generalitat, pels ens locals i per les entitats autònomes, les empreses públiques i les altres entitats que en depenen” i en conseqüència estan subjectes al Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents. Així doncs, atenent a aquests preceptes legals, la informació sol·licitada i reclamada, en el cas que existeixi, ha de formar part de diferents expedients administratius, que han d’estar perfectament classificats de manera que permeti la seva recuperació i facilitar -ne, si escau, l’accés. 4. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de 3 d’octubre de 2024, resol per unanimitat: 1. Estimar parcialment la Reclamació 1012/2024 i declara el dret de la persona reclamant a la informació sol·licitada, d’acord amb les consideracions fetes al fonament jurídic 2. 2. Requerir al Departament d’Educació i Formació Professional a declarar formalment i clara quina informació sol·licitada està en disposició de poder lliurar i quina informació sol·licitada és inexistent en el moment de donar compliment a aquesta resolució. 3. Requerir al Departament d’Educació i Formació Professional que lliuri a la persona reclamant la informació indicada a l’apartat 1 dins del termini màxim d’un mes. 4. Requerir al Departament d’Educació i Formació Professional a informar la GAIP, dins del termini de quinze dies, de l’òrgan o la persona responsable del compliment d’aquesta Resolució, així com de les actuacions dutes a terme per complir -la. 5. Convidar a la persona reclamant que informi a la GAIP de qualsevol incidència que es produeixi amb motiu del compliment d’aquesta Resolució. 6. Declarar finalitzat el procediment relatiu a la Reclamació 1012/2024 i fer pública aquesta resolució al web de la GAIP. Iolanda Pineda Balló Presidenta Els terminis establerts en aquesta Resolució per lliurar la informació s’han de comptar en dies hàbils (descomptant festius i dissabtes) i si no s’especifica una altra cosa comencen a partir de l’endemà de la recepció de la seva notificació per l’Administració reclamada. L’Administració obligada pot sol·licitar a la GAIP l’ampliació del termini atorgat per fer efectiu el lliurament de la informació Aquesta sol·licitud només pot ser admesa a consideració si és notificada a la GAIP abans que fineixi el termini fixat a la Resolució, i s’ha de fonamentar en circumstàncies que no hagin pogut ser tingudes en compte per la Comissió abans de dictar la seva Resolució. La GAIP únicament atorgarà l’ampliació sol·licitada, després d’informar -ne a la persona reclamant, si l’Administració obligada ha justificat de forma precisa i consistent la seva necessitat. Si l’Administració obligada no lliura la informació dins del termini establert per aquesta Resolució, la persona reclamant pot posar-ho en coneixement de la GAIP per tal que la Comissió en requereixi el compliment. Mentre no s’acompleixi plenament la Resolució, la Comissió difondrà al seu web www.gaip.cat l’incompliment de l’Administració obligada, d’acord amb l’article 25.2.k RGAIP. Tot això sens perjudici que la persona reclamant pugui, considerant que aquesta Resolució és un acte administratiu declaratiu de drets que vincula l’Administració, requerir-ne la seva execució davant dels Tribunals, a l’empara de l’article 29.1 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa. Aquesta acció es pot interposar després que hagin transcorregut tres mesos des que la persona afectada ha reclamat formalment i directament a l’Administració el compliment d’aquesta Resolució. Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya en un termini de dos mesos, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, d’acord amb la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.