Solicitud de acceso al informe de liquidación y expediente de contratación de obras de energía renovable en Batea con resultado de estimación parcial

Resolució 1/2024, d’11 de gener Número d’expedient de la Reclamació: 1006/2023 Administració reclamada: Ajuntament de Batea Informació reclamada: Informe de liquidació del contracte i resta de documents que integren l'expedient de contractació. Sentit de la resolució: Pèrdua parcial de l’objecte de la reclamació i estimació parcial Resum: D’una banda, l’Ajuntament ha lliurat a la part reclamant una sèrie de documents, referenciats a l’antecedent 7, i que tindrien cabuda en una part de la petició d’accés a la informació, en la mesura que es tracta de “documents que integren l'expedient de Redacció del projecte executiu i d'execució de les obres per la generació d'energia renovable de 507 KWP per la transició energètica a Batea”. De l’altra, aquesta Comissió estima el dret d’accés de la part reclamant, en condició d’interessada, a la informació que no ha estat lliurada per l’Ajuntament, relativa a la petició de còpia de l’informe de liquidació de les obres del contracte, així com de la resta de documents que integren la liquidació de les obres que es trobin contingudes de l’expedient, si és el cas. Es reitera, un cop més, la doctrina de la GAIP quant a la seva competència pel que fa al dret d’accés dels interessats a l’expedient administratiu, així com a la normativa aplicable a aquests supòsits. Paraules clau: Ajuntaments. Contractes. Accés a l’expedient. Lliurament parcial extemporani. Pèrdua parcial. Estimació parcial. Ponent: Josep Ramon Barberà i Gomis Antecedents El dia 16 d’octubre de 2023 entra a la GAIP la Reclamació 1006/2023, presentada per una persona interessada contra l’Ajuntament de Batea, en relació amb la sol·licitud indicada a l’antecedent següent. La persona reclamant sol·licita el procediment de mediació previst a l’article 42 de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern (LTAIPBG) i regulat pels articles 36 a 41 del Reglament de la GAIP, aprovat pel Decret 111/2017, de 18 de juliol (RGAIP). En data 1 d’agost la persona reclamant sol·licita a l’Ajuntament de Batea, en nom de l’empresa xxx, “copia de l’informe de liquidació del contracte així com la resta de documents que integren l'expedient de Redacció del projecte executiu i d'execució de les obres per la generació d'energia renovable de 507 KWP per la transició energètica a Batea”. El dia 4 d’agost de 2023, un Decret d’Alcaldia de l’Ajuntament de Batea, en aplicació de la LTAIPB, resol “Autoritzar l’accés a la informació pública relativa a l’expedient sol·licitat que es descriu a continuació, Sr. XXX, amb DNI XXX en nom i representació de xxx, segons té acreditat a l’ expedient 4302280001- 2022- 0000575 pel qual sol·licita copia del informe de liquidació del contracte així com la resta de documents que íntegre l'expedient de Redacció del projecte executiu i d'execució de les obres per la generació d'energia renovable de 507 KWP per la transició energètica a Batea. Caldrà que l’ interessat indiqui la forma que vol que se li traslladi l’expedient sol·licitat”. La Reclamació presentada el 16 d’octubre de 2023 reitera l’objecte de la sol·licitud i indica “que es va rebre resposta de l'Ajuntament autoritzant l'accés a la informació relativa a l'expedient sol·licitat, però que aquesta autorització es va atorgar al Sr. XXX com a sol·licitant d'accés a informació pública”. I afegeix “que aquesta part, posteriorment, va presentar instància genèrica a l'Ajuntament de Batea sol·licitant la referida documentació i exposant que no es realitzava com a accés per Llei de transparència sinó com a interessat en l'expedient de resolució i liquidació del contracte perquè els mateixos no s'havien mai enviat al contractista”. En qualsevol cas, s’indica que no s’ha lliurat la informació estimada. El 19 d’octubre de 2023 la GAIP admet provisionalment la Reclamació, informa a la persona reclamant sobre els aspectes més rellevants de la seva tramitació i de la posició jurídica que ostenta com a persona interessada, de conformitat amb la legislació de procediment administratiu i la de transparència i accés a la informació pública. Li demana especialment que informi a la GAIP immediatament de les comunicacions que rebi de l’Administració reclamada relatives a la informació pública sol·licitada, mentre duri la Reclamació. En data 20 d’octubre de 2023 la GAIP comunica la Reclamació a l’Ajuntament de Batea i li requereix que, en el termini de cinc dies, li faci arribar les dades identificatives i de contacte de la persona o persones que representaran a l’Administració a la sessió de mediació, així com dues possibles dates per a la seva celebració. El 9 de novembre l’Ajuntament fa arribar a la GAIP una sèrie de documents que integren l’expedient de contractació, acompanyades de les evidències de notificació corresponents, els quals – ordenats cronològicament- serien els següents: - Informe de l’arquitecte municipal sobre el possible incompliment del contracte, per part del contractista, de 22 de juny de 2022. - Informe extern sobre possible incompliment del contracte, efectuat per l’empresa Cefiner, de 22 de juny de 2022. - Informe jurídic del secretari municipal, relatiu a l’inici del procediment de resolució del contracte, acordat pel Ple de l’Ajuntament el dia 8 de juliol de 2022. - Informe de l’arquitecte municipal, signat electrònicament el 24 d’octubre de 2022, sobre les al·legacions presentades per l’empresa contractista (el dia 25 de juliol de 2022) - Acord de resolució del contracte, efectuat pel Ple en data 27 d’octubre de 2022, amb desestimació de les al·legacions efectuades pel contractista. - Acord de liquidació de la resolució del contracte, efectuat pel Ple en data 11 de maig de 2023. - Acord de resolució, en sentit desestimatori, efectuat pel Ple municipal en data 28 de juliol de 2023, del recurs de reposició presentat per l’empresa contra l’acord del Ple d’11 de maig de 2023. El dia 13 de novembre de 2023 la GAIP dona trasllat a la part reclamant de la informació rebuda per part de l’Ajuntament, referida anteriorment. En data 22 de novembre de 2023, la part reclamant comunica a la GAIP que efectivament ha rebut “una sèrie de documentació relativa al mateix expedient de l’Ajuntament de Batea però a on no constava de forma expressa la informació sol·licitada referida a la liquidació del contracte, és a dir els informes que han donat lloc a establir l’import de la liquidació final, amb les corresponents certificacions finals d’obres, partides i unitats que han donat lloc a aquesta liquidació i realitzades pels directors facultatius corresponents”. D’aquesta manera, s’insisteix en sol·licitar la “còpia de l’informe de liquidació de les obres del contracte així com de la resta de documents que integren la liquidació de les obres de l’expedient de Redacció del projecte de 507kW”. Fonaments jurídics 1. Competència de la GAIP i contingut i abast generals del dret d’accés a la informació pública L’article 39.1 LTAIPBG estableix que “Les resolucions expresses o presumptes en matèria d’accés a la informació pública i, si escau, les que resolguin el recurs de reposició poden ésser objecte de reclamació gratuïta i voluntària davant la Comissió de Garantia del Dret d’Accés a la Informació Pública, encarregada de vetllar pel compliment i les garanties del dret d’accés a la informació pública que regula aquest títol”. L’article 29 RGAIP desenvolupa aquest precepte i concreta que també poden ser objecte de reclamació davant la GAIP les comunicacions que substitueixin les resolucions i l’incompliment material del dret d’accés, quan aquest ha estat reconegut expressament o presumpta. D’acord amb aquests preceptes, la GAIP és competent per tramitar i resoldre aquesta Reclamació, ja que deriva d’una sol·licitud d’informació pública. L’article 2.c LTAIPBG defineix el dret d’accés a la informació pública com “el dret subjectiu que es reconeix a les persones per a sol·licitar i obtenir la informació pública, en els termes i les condicions regulats per aquesta llei”. Per la seva banda, l’apartat b del mateix precepte defineix la informació pública com “la informació elaborada per l’Administració i la que aquesta té en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions, inclosa la que li subministren els altres subjectes obligats d’acord amb el que estableix aquesta llei”. Segons l’article 18.1 LTAIPBG, “Les persones tenen el dret d’accedir a la informació pública, a què fa referència l’article 2.b, a títol individual o en nom i representació de qualsevol persona jurídica legalment constituïda”. I l’article 20.1 de la mateixa llei afegeix que “El dret d’accés a la informació pública es garanteix a totes les persones, d’acord amb el que estableix aquesta llei. El dret d’accés a la informació pública només pot ésser denegat o restringit per les causes expressament establertes per les lleis”. Així mateix, els apartats 2 i 3 de l’article 20 LTAIPBG estableixen els següents requisits i criteris per a l’aplicació dels límits legals al dret d’accés a la informació pública: “2. Les limitacions legals al dret d’accés a la informació pública han d’ésser aplicades d’acord amb llur finalitat, tenint en compte les circumstàncies de cada cas concret, s’han d’interpretar sempre restrictivament en benefici d’aquest dret i no es poden ampliar per analogia. 3. Per a aplicar límits al dret d’accés a la informació pública, l’Administració no disposa de potestat discrecional i ha d’indicar en cada cas els motius que ho justifiquen. En la motivació cal explicitar el límit que s’aplica i raonar degudament les causes que en fonamenten l’aplicació”. A més, els límits legals al dret d’accés a la informació pública no són d’aplicació automàtica i absoluta (l’encapçalament de l’article 21 LTAIPBG es refereix expressament a què els límits enumerats per aquest precepte “poden” dur a la denegació de l’accés sol·licitat), de manera que l’article 22 de la mateixa Llei requereix que siguin aplicats d’acord amb criteris de proporcionalitat i temporalitat: “Els límits aplicats al dret d’accés a la informació pública han d’ésser proporcionals a l’objecte i la finalitat de protecció. L’aplicació d’aquests límits ha d’atendre les circumstàncies de cada cas concret, especialment la concurrència d’un interès públic o privat superior que justifiqui l’accés a la informació. 2. Els límits del dret d’accés a la informació pública són temporals si així ho estableix la llei que els regula, i es mantenen mentre perduren les raons que en justifiquen l’aplicació”. 2. Sobre la pèrdua sobrevinguda d’una part de l’objecte de la Reclamació En el cas que ara ens ocupa, l’Ajuntament ha lliurat a la part reclamant una sèrie de documents, referenciats a l’Antecedent 7, i que respondrien a una part de la petició d’accés a la informació, en la mesura que es tracta de “documents que integren l'expedient de Redacció del projecte executiu i d'execució de les obres per la generació d'energia renovable de 507 KWP per la transició energètica a Batea”, com literalment s’exposa en l’escrit presentat per la part actora a l’Ajuntament en data 1 d’agost de 2023. En aquest sentit, la part reclamant reconeix el lliurament d’una “sèrie de documentació relativa al mateix expedient de l’Ajuntament de Batea però a on no constava de forma expressa la informació sol·licitada referida a la liquidació del contracte, és a dir els informes que han donat lloc a establir l’import de la liquidació final, amb les corresponents certificacions finals d’obres, partides i unitats que han donat lloc a aquesta liquidació i realitzades pels directors facultatius corresponents”. Per tant, la part reclamant insisteix en sol·licitar la “còpia de l’informe de liquidació de les obres del contracte així com de la resta de documents que integren la liquidació de les obres de l’expedient de Redacció del projecte de 507kW”. A aquesta pretensió, relativa a la documentació existent en la fase de liquidació d’un contracte preexistent, dedicarem els fonaments jurídics següents. 3. Sobre la competència de la GAIP en relació amb el dret d’accés a l’expedient, per part dels interessats Més enllà de les disposicions relatives a la competència general de la GAIP recollides en el fonament primer, cal partir de la base que aquesta Comissió ha admès en diverses ocasions l’accés a informació referida a procediments en curs. En concret, i des de la Resolució de 23 de desembre de 2015 sobre la Reclamació 17/2015, la GAIP ha considerat que la normativa de transparència no exigeix - a diferència de l’anterior article 37.1 de la LRJPAC de 1992- que el procediment administratiu en qüestió hagi finalitzat perquè els ciutadans puguin demanar accedir als documents que l’integren, atès que aquests documents de procediments en tràmit constitueixen informació pública segons l’article 2.b) de l’LTAIPBGG i són, per tant, susceptibles de ser consultats en exercici del dret general d’accés a la informació. Sota el títol de “Regulacions especials del dret d'accés a la informació pública”, la Disposició addicional primera de l’LTAIPBGG estableix que: “1. L’accés dels interessats als documents dels procediments administratius en tràmit es regeix pel que determina la legislació sobre règim jurídic i procediment administratiu. 2. L’accés a la informació pública en les matèries que tenen establert un règim d’accés especial és regulat per llur normativa específica i, amb caràcter supletori, per aquesta llei”. En primer terme, doncs, no hi ha cap disposició en l’LTAIPBG, inclosa la seva Disposició addicional primera, que estableixi cap motiu d'inadmissió, ni cap límit d'accés que es defineixin en funció del caràcter obert (o en tràmit) o tancat (o finalitzat) dels procediments administratius. Això comporta que el dret d'accés a la informació pública s'ha de poder exercir amb independència de si aquesta informació forma part d'un procediment en tràmit o finalitzat, o de cap procediment determinat. D’altra banda, i d’acord amb la mateixa disposició addicional, la GAIP ha afirmat la seva competència per conèixer de les reclamacions que puguin presentar els interessats en procediments administratius en curs, igualment a partir de la Resolució de 23 de desembre de 2015 esmentada. En concret (i de la mateixa manera que els sol·licitants d’informació ambiental, o els càrrecs electes), la GAIP considera que les persones interessades en procediments administratius en tràmit, que gaudeixen d’un règim d’accés privilegiat, en principi més ampli i reconegut molt abans que en la normativa de transparència, han de poder disposar del mateix mecanisme bàsic de garantia que representa la via de la reclamació voluntària i gratuïta davant d’un òrgan independent de què disposa qualsevol ciutadà. En aquest sentit, no s’han de veure obligats a acudir directament als tribunals en el cas que l’administració els denegui l’accés o, pitjor encara, a canalitzar artificiosament la seva petició a través de la normativa de transparència per poder reclamar primer davant la GAIP, tot renunciant al règim d’accés reforçat que preveu la seva normativa específica, com veurem amb més detall en el proper fonament. Per tant, no hi ha cap precepte de l’LTAIPBG del qual es pugui desprendre que la condició de persona interessada en un procediment administratiu hagi de o pugui ser un motiu d'inadmissió de les sol·licituds d'informació pública o de les reclamacions a la GAIP. La garantia de reclamació a la GAIP, que protegeix mitjançant un procediment breu i gratuït davant d'un òrgan independent el dret general d'accés a la informació pública de la ciutadania, amb igual o més motiu ha d'emparar el dret de les persones interessades a obtenir la informació que forma part dels procediments administratius que les afecten, i res hi ha en la disposició addicional 1a LTAIPBG que ho impedeixi. Més aviat tot el contrari, allò que estableix aquesta disposició addicional és que la posició jurídica que correspon a les persones interessades en un procediment administratiu, en relació amb l'accés a la informació pública que l'integra, es defineix no tant pel règim jurídic aplicable al dret d'accés a la informació pública, sinó pels drets de més intensitat d'accés a l'expedient que els reconeix la legislació de procediment administratiu. La tan esmentada disposició addicional 1a.1 LTAIPBG no qüestiona la competència de la GAIP per entendre de reclamacions en matèria d'accés a la informació pública formulades per persones interessades en un procediment administratiu, sinó que només incideix en el dret material (l’LTAIPBG o la legislació de procediment administratiu) que haurà d'aplicar aquesta Comissió per resoldre- les. Certament, el més apropiat és que les persones interessades en un procediment administratiu en tràmit puguin accedir amb normalitat a l'expedient i que sigui precisament l'òrgan responsable de la seva tramitació qui garanteixi i faci efectiu aquest dret, de manera que el puguin exercir efectivament en els terminis que millor els convingui per a la resolució més favorable, no tant de l'accés per si mateix, sinó del procediment principal. D’acord amb tot allò exposat fins ara en aquest fonament, i en resum, s'ha de concloure que la GAIP té competència plena per resoldre la Reclamació que ara ens ocupa, formulada en relació amb una sol·licitud d'informació relativa a un procediment administratiu, per part d’una persona que té la condició d’interessada en el procediment en qüestió. 4. Sobre la normativa aplicable al dret d’accés a l’expedient pels interessats El dret tradicional dels interessats d’accés a l’expedient, estretament relacionat amb el dret d’audiència i el dret de defensa en el marc del procediment administratiu, ha estat establert molt abans que el reconeixement del dret general d’accés a la informació pública. Malgrat això, el dret d’accés a l’expedient encara té una regulació manifestament escassa en la legislació espanyola de procediment administratiu, pel que fa a l’exercici del dret i, sobretot, en l’aspecte central dels hipotètics límits a l’accés. Al costat d’altres disposicions de la mateixa llei (com poden ser els articles 13.d, 27.4 i 82.1), el primer paràgraf de l’article 53.1.a) LPAC estableix que els interessats en el procediment tenen dret: “a) A conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados; el sentido del silencio administrativo que corresponda, en caso de que la Administración no dicte ni notifique resolución expresa en plazo; el órgano competente para su instrucción, en su caso, y resolución; y los actos de trámite dictados. Asimismo, también tendrán derecho a acceder y a obtener copia de los documentos contenidos en los citados procedimientos”. Segons el parer reiterat de la GAIP, el dret d’accés a l’expedient dels interessats s’ha de veure com una manifestació específica de l’accés a la informació pública de les persones, caracteritzada sobretot per rebre, en el judici ponderatiu amb els béns jurídics que puguin oposar-se a l’accés, el pes favorable a aquest accés que atorga el dret de defensa dels interessats en un procediment en tramitació; obert o viu, en altres paraules. No podem tampoc ignorar l’article 63 del Decret 8/2021, de 9 de febrer, sobre transparència i el dret d’accés a la informació pública (DTAIP), referit a la regulació del “Règim d’accés especial”, que literalment disposa el següent: “1. Als efectes del que preveu la disposició addicional primera de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, les sol·licituds d'accés a la informació pública la matèria de les quals tingui establert un règim d'accés especial han de ser tramitades i resoltes d'acord amb els termes i el procediment previstos en aquest règim d'accés especial aplicable. 2. En aquests casos, la Llei 19/2014, del 29 de desembre, i aquest decret únicament són d'aplicació supletòria”. En els casos ara referits, doncs, la interpretació de la GAIP consisteix en aplicar a aquestes reclamacions la normativa específica vigent en matèria de procediment administratiu, tant en l’àmbit estatal com autonòmic. En l’àmbit estatal, ens hem de referir actualment a les disposicions ja esmentades (sobretot, l’article 53.1.a de la LPAC), així com al Reial Decret 203/2021, de 30 de març, “por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos” (en endavant, RD). En particular, convé fer esment de l’article 46 RD, quan detalla què s’entén per document administratiu electrònic; això és, “la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico, según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado admitido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y normativa correspondiente, y que haya sido generada, recibida o incorporada por las Administraciones Públicas en el ejercicio de sus funciones sujetas a Derecho administrativo”. Quant a l’exercici del dret d’accés a l’expedient electrònic i l’obtenció de còpies dels documents electrònics, resulta particularment rellevant l’article 52 RD, que s’expressa en els termes següents: “De acuerdo con lo previsto en el artículo 53.1.a) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, el derecho de acceso de las personas interesadas que se relacionen electrónicamente con las Administraciones Públicas al expediente electrónico y, en su caso, a la obtención de copia total o parcial del mismo, se entenderá satisfecho mediante la puesta a disposición de dicho expediente en el Punto de Acceso General electrónico de la Administración competente o en la sede electrónica o sede electrónica asociada que corresponda. A tal efecto, la Administración destinataria de la solicitud remitirá al interesado o, en su caso a su representante, la dirección electrónica o localizador que dé acceso al expediente electrónico puesto a disposición, garantizando aquella el acceso durante el tiempo que determine la correspondiente política de gestión de documentos electrónicos siempre de acuerdo con el dictamen de valoración emitido por la autoridad calificadora correspondiente, y el cumplimiento de la normativa aplicable en materia de protección de datos de carácter personal y de transparencia y acceso a la información pública y de patrimonio documental, histórico y cultural”. En l’àmbit autonòmic i local, hem de fer també esment de l’article 26 de la Llei 26/2010, del 3 d’agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya, que preveu el dret d’accés als expedients administratius en els termes següents: “Els ciutadans que tenen la condició de persones interessades en un procediment administratiu en tramitació tenen dret a accedir a l'expedient i a obtenir una còpia dels documents que en formen part. Si els documents són en format electrònic, els ciutadans tenen dret a obtenir-ne còpies electròniques”. D’altra banda, cal tenir igualment present la Llei 29/2010, del 3 d’agost, de l’ús dels mitjans electrònics al sector públic de Catalunya, aplicable a la totalitat del sector públic autonòmic i local, en els termes previstos al seu article 2, en allò que la pròpia llei anomena model català d’administració electrònica. Com diu el preàmbul d’aquesta llei: “Aquest model té com a finalitat millorar la transparència, l'eficàcia i la qualitat del sector públic a Catalunya per mitjà de l'ús dels mitjans electrònics en les relacions entre les entitats del sector públic i les persones, basat en la corresponsabilitat entre les administracions públiques catalanes i tots els actors implicats en l'ús dels mitjans electrònics per definir les estratègies per a l'avenç de l'ús dels mitjans electrònics en les administracions públiques catalanes” Particularment rellevant és per al nostre cas el seu article 13 quan estableix expressament el “dret a un espai personalitzat en les relacions del sector públic de Catalunya amb els ciutadans i les empreses”, en els termes següents (apartats 1 i 2): “1. Els ciutadans i les empreses, en les relacions amb el sector públic, tenen dret a disposar d'un espai personalitzat a la seu electrònica corporativa, en què, degudament identificats i autenticats, puguin, d'una manera senzilla, dur a terme les accions següents: a) Accedir a l'estat de les relacions i els tràmits que duen a terme electrònicament amb l'administració corresponent. b) Accedir a la documentació annexada als tràmits i les gestions fets electrònicament. c) Rebre el document acreditatiu de la resolució del procediment iniciat electrònicament. d) Accedir a les notificacions i les comunicacions que els tramet l'Administració. e) Accedir a llur perfil i modificar-lo, si s'escau. f) Posar a disposició del sector públic la informació necessària per a resoldre llurs procediments administratius. 2. El sector públic de l'Administració de la Generalitat ha d'incorporar a l'espai personalitzat del ciutadà o ciutadana i l'empresa, d'una manera progressiva, els documents i la informació necessaris per a iniciar la tramitació dels procediments que, sobre la base de la informació de què la Generalitat disposa, ha de dur a terme”. 5. En particular, sobre el dret d’accés de la persona reclamant En el nostre cas, la pròpia part reclamant posa èmfasi en el fet d’exercir els dret d’accés a la informació pública que corresponen a la condició d’interessat en l’expedient. En aquest sentit, i d’acord amb les seves competències i la normativa recollida en els fonaments jurídics anteriors, aquesta Comissió estima el dret d’accés a la totalitat de l’expedient administratiu que correspon a la part reclamant, d’acord amb la seva condició d’interessada. Aquest accés ha donar-se íntegrament a la totalitat de l’expedient, incloent-hi la fase de resolució, com no podria ser d’altra manera. En conclusió, i en atenció a totes les consideracions efectuades anteriorment, és procedent estimar la Reclamació que ens ocupa i declarar el dret de la persona reclamant d’accés a la totalitat de l’expedient administratiu, particularment a la documentació que estigui en poder de l’Ajuntament i formi part de la fase de resolució del contracte referit, sobretot pel que fa als informes que hagin donat fonament a la liquidació del contracte. En concret, i en els termes exposats en la Reclamació que ara ens ocupa, “els informes que han donat lloc a establir l’import de la liquidació final, amb les corresponents certificacions finals d’obres, partides i unitats que han donat lloc a aquesta liquidació i realitzades pels directors facultatius corresponents”. De no existir aquesta documentació, aquesta hauria de ser la resposta de l’Ajuntament a la reclamació plantejada, la qual seria per ella mateixa constitutiva d’informació pública, com ha reiterat sovint aquesta Comissió. 6. Obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) i atribucions de la funció pública de secretaria L’article 7 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents modificada per la Llei 20/2015, de 29 de juliol estableix l’obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) que garanteixi el tractament correcte dels documents en tot el seu cicle de vida i que permeti complir amb les obligacions de transparència. Un concepte molt ampli que requereix dotar-se d’un seguit d’eines i instruments que permetin la millora dels processos, la seva normalització i estandardització, per tal de garantir el compliment de la normativa i la qualitat de la informació i la implementació de solucions que permetin garantir la correcta gestió de la informació pública. L’article 8 afegeix que l’organització, l’avaluació i la conservació dels documents públics i l’accés a aquests són responsabilitat directa dels titulars respectius. Pel que fa a gestió de la documentació i arxiu dels documents electrònics, la Disposició Addicional Onzena de la Llei 26/2010, del 3 d'agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya estableix que els documents electrònics s'han de gestionar i conservar en expedients electrònics d'acord amb les prescripcions de la normativa en matèria d'arxius i documents; que l’arxiu dels documents i expedients electrònics ha d'assegurar la identitat i la integritat a llarg termini de la informació que contenen; que els documents públics electrònics han de tenir garantides l'autenticitat i la integritat dels continguts, i també la conservació de l'aparença i la funcionalitat originals i, quan escaigui, llur confidencialitat, durant el termini establert per la normativa vigent en matèria d'arxius i documents; que les administracions públiques han d'assegurar la possibilitat de transformar els documents per raons tecnològiques, per a adaptar-ne el format i la sintaxi informàtica a les necessitats de gestió i preservació establertes per la normativa d'arxius i documents; que els sistemes d'informació que utilitzin les administracions públiques incloses en l'àmbit d'aplicació d'aquesta llei han de garantir, sempre que sigui possible, l'autenticitat i la integritat de llurs dades, i també la traçabilitat de les accions que portin a terme; que les dades contingudes en els sistemes d'informació de les administracions públiques es consideren documents públics electrònics, i els són aplicables les disposicions d'aquesta llei relatives a l'arxiu electrònic. Tanmateix, la LTAIPBG reconeix els sistemes de gestió de documents públics com a facilitadors de dades i documents autèntics (art. 5.2) i la necessitat d’estructurar la informació seguint criteris temàtics i cronològics, seguint el quadre de classificació documental corporatiu i incorporant-hi índexs o guies de consulta (art. 6.1.d). Cal recordar, que l’article 3 del Reial decret 128/2018, de 16 de març, pel qual es regula el règim jurídic dels funcionaris d’Administració local amb habilitació de caràcter nacional, que regula la funció pública de secretaria estableix en punt 2 la funció de fe pública, i entre aquestes la direcció superior dels arxius i registres de l’entitat local (l). Així doncs i en conseqüència d’aquest mandat legal i el d’assessorament legal preceptiu (article 2.1.a), ha de ser coneixedora de l’existència d’un sistema de gestió documental, impulsora si no en disposa, vetllar per la documentació amb una sistemàtica de treball mínima sobre la documentació de la qual n'és el custodi i responsable primer de la manca de localització de documentació, de mantenir l'ordre i garantir el retrobament de documentació. Altrament, l’article 19.2 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català que regula els documents que integren el patrimoni documental de Catalunya inclou, entre altres, “els documents produïts o rebuts, en l'exercici de llurs funcions i com a conseqüència de llur activitat política i administrativa, per la Generalitat, pels ens locals i per les entitats autònomes, les empreses públiques i les altres entitats que en depenen” i en conseqüència estan subjectes al Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents que estableix en l’article 11.4 que “quan l'aplicació d'una taula d'avaluació i accés documental comporti l'eliminació de documents, la persona tècnica que porti a terme aquesta aplicació, abans de procedir a la destrucció, ha de: a) Disposar d'un inventari de la documentació a destruir, b) Obtenir l'autorització de la secretaria general o de la direcció de l'organisme o entitat titular de la documentació, c) Comprovar que cap circumstància administrativa o jurídica hagi alterat el termini de conservació fixat per als documents a eliminar” i ha de disposar del corresponent Registre de destrucció de documents (article 12) degudament autoritzat per la secretaria general o la direcció de l’organisme o entitat titular dels documents. Així doncs, atenent a aquests preceptes legals, la informació sol·licitada i reclamada, en el cas que existeixi, ha de formar part d’un expedient administratiu, degudament classificat de manera que permeti la seva recuperació i facilitar-ne, si escau, l’accés. Com a referència i seguint el model de Quadre de classificació per a l’Administració Local del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, aquesta documentació hauria d’estar classificada dins el nivell Contractació d’obres (codi 0047), sèrie Contractacions d’obres (1379). 7. Seguiment de l’execució L’article 43.5 LTAIPBG estableix que “l’Administració ha de comunicar a la Comissió les actuacions fetes per a executar els acords de mediació i per a donar compliment a les resolucions dictades per la Comissió”. Sobre la base d’aquestes comunicacions i de les efectuades per les persones interessades, la GAIP ha de fer seguiment del compliment de les seves resolucions, d’acord amb el que preveuen els articles 48 i 49 RGAIP i l’apartat 30 del seu Manual de reclamació, i pot adoptar les mesures que s’hi preveuen en cas d’incompliment. L’article 43 LTAIPBG estableix que si l’Administració incompleix el termini establert pels acords de mediació o per les resolucions de la GAIP per lliurar la informació reclamada, les persones interessades ho poden comunicar a la Comissió perquè aquesta en requereixi el compliment; la desatenció d’aquest requeriment, vista la remissió expressa feta a aquest precepte per l’article 77.2.b LTAIPBG, ha de ser qualificada d’infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública (que pot ser sancionada de conformitat amb els articles 81 i 82 LTAIPBG). L’article 49.2 RGAIP preveu que, als efectes anteriors, la Comissió pot posar aquests fets en coneixement dels òrgans competents per ordenar la incoació del procediment sancionador corresponent a què fa referència l’article 86 LTAIPBG. Així mateix, l’article 25.2.k RGAIP preveu la publicació en el web de la Comissió dels casos que els seus requeriments han estat desatesos pels subjectes obligats. 8. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de d’11 de gener de 2024, resol per unanimitat: 1. Declarar la pèrdua parcial de l’objecte de la Reclamació, d’acord amb les consideracions efectuades en el fonament jurídic 2. 2. Estimar parcialment la Reclamació 1006/2023 i declarar el dret de la persona reclamant a la informació sol·licitada, d’acord amb les consideracions fetes en el fonament jurídic 4. 3. Requerir a l’Ajuntament de Batea que lliuri a la persona reclamant la informació indicada a l’apartat 1 dins del termini màxim de quinze dies. 4. Requerir a l’Ajuntament de Batea a informar la GAIP, dins del termini de quinze dies, de l’òrgan o la persona responsable del compliment d’aquesta Resolució, així com de les actuacions dutes a terme per complir-la. 5. Convidar a la persona reclamant que informi a la GAIP de qualsevol incidència que es produeixi amb motiu del compliment d’aquesta Resolució. 6. Declarar finalitzat el procediment relatiu a la Reclamació 1006/2023 i disposar la publicació d’aquesta resolució al web de la GAIP. Iolanda Pineda Balló Presidenta Els terminis establerts en aquesta Resolució per lliurar la informació s’han de comptar en dies hàbils (descomptant festius i dissabtes) i si no s’especifica una altra cosa comencen a partir de l’endemà de la recepció de la seva notificació per l’Administració reclamada. L’Administració obligada pot sol·licitar a la GAIP l’ampliació del termini atorgat per fer efectiu el lliurament de la informació Aquesta sol·licitud només pot ser admesa a consideració si és notificada a la GAIP abans que fineixi el termini fixat a la Resolució, i s’ha de fonamentar en circumstàncies que no hagin pogut ser tingudes en compte per la Comissió abans de dictar la seva Resolució. La GAIP únicament atorgarà l’ampliació sol·licitada, després d’informar-ne a la persona reclamant, si l’Administració obligada ha justificat de forma precisa i consistent la seva necessitat. Si l’Administració obligada no lliura la informació dins del termini establert per aquesta Resolució, la persona reclamant pot posar-ho en coneixement de la GAIP, preferentment per correu electrònic adreçat a [email protected], per tal que la Comissió en requereixi el compliment. Mentre no s’acompleixi plenament la Resolució, la Comissió difondrà al seu web www.gaip.cat l’incompliment de l’Administració obligada, d’acord amb l’article 25.2.k RGAIP. Si l’Administració desatén el requeriment d’execució que li adreci la GAIP, la Comissió posarà els fets en coneixement de l’òrgan competent, d’acord amb allò previst per l’article 86 LTAIPBG, i li sol·licitarà la incoació d’un procediment sancionador per infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública, a l’empara de l’article 77.2.b LTAIPBG. Tot això sens perjudici que la persona reclamant pugui, considerant que aquesta Resolució és un acte administratiu declaratiu de drets que vincula l’Administració, requerir-ne la seva execució davant dels Tribunals, a l’empara de l’article 29.1 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa. Aquesta acció es pot interposar després que hagin transcorregut tres mesos des que la persona afectada ha reclamat formalment i directament a l’Administració el compliment d’aquesta Resolució. Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya en un termini de dos mesos, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, d’acord amb la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.