Solicitud de motivación y justificación de la destrucción de documentos de procesos selectivos al Ayuntamiento de Barcelona y resolución por pérdida de objeto

Resolució 1125/2021, de 22 de desembre Número d’expedient de la Reclamació: 1001/2021 Administració reclamada: Ajuntament de Barcelona Informació reclamada: Avaluació i motivació de la destrucció d’uns documents. Sentit de la resolució: Finalització per la pèrdua sobrevinguda de l’objecte de la Reclamació Resum: Els antecedents posen de manifest que l’Administració reclamada ha facilitat a la persona reclamant la informació sol·licitada, en el marc d’aquest procediment. Aquest fet suposa la satisfacció extemporània de la sol·licitud d’informació de la que deriva la Reclamació i comporta la pèrdua d’objecte d’aquesta, ja que s’han esvaït els motius de discrepància jurídica que la justificaven. Paraules clau: Ajuntaments. Persona interessada. Selecció de personal. Destrucció de documentació. Reclamació contra silenci. Lliurament extemporani. Pèrdua d’objecte. Ponent: Josep Mir Bagó Antecedents 1. El 8 de novembre de 2021 entra a la GAIP la Reclamació 1001/2021, presentada per una persona interessada contra l’Ajuntament de Barcelona, en relació amb la sol·licitud indicada a l’antecedent següent. La persona reclamant sol·licita el procediment de mediació previst a l’article 42 de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern (LTAIPBG) i regulat pels articles 36 a 41 del Reglament de la GAIP, aprovat pel Decret 111/2017, de 18 de juliol (RGAIP). 2. El 12 de setembre de 2021 la persona reclamant presenta a l’Ajuntament de Barcelona la sol·licitud següent: “En data 09 de Setembre de 2021 rebo resposta a la sol·licitud d'accés a informació pública referent a l'expedient 2021_EXP_37, a través de la resolució S1/D/2021_00620, per part de la Sra. xxxx, Secretària Delegada de l'Ajuntament de Barcelona. En aquesta resposta, la Sra. xxxx informa que degut a l'excés del període de custodia de part de la documentació, part de la documentació sol·licitada no consta. Fer constar en aquesta instància genèrica que l’expedient facilitat al sotasignat tant en la petició realitzada al propi Ajuntament de l'expedient íntegre com l'expedient facilitat als jutjats del contenciós administratiu mai ha constat la documentació sol·licitada pel sota- signant. Mai s'ha facilitat còpia de la mateixa ni s'ha certificat la existència de la mateixa. Recordar a l'Ajuntament de Barcelona que el sota- signant ha iniciat processos judicials i ha sol·licitat l'estimació de declaració d'acte nul de ple dret vers la seva fase oposició i les decisions preses pel Tribunal Qualificador, fet que, en defensa dels seus drets fonamentals com a opositor, l'Ajuntament hauria de mantenir tota la documentació relativa a aquest procés i a la justificació i motivació de les decisions preses pel tribunal qualificador i el propi Ajuntament de Barcelona, i que encara haurien d'ésser en custòdia per part de l'Ajuntament, tal i com recomana en reiterades ocasions la GAIP. En aplicació del Decret 13/2008 de 22 de gener i llei de transparència 19/2014 de 29 de Desembre En aplicació dels Articles 2,3,7,9,11 i 12 del Decret 13/2008 de 22 de Gener; es sol ·licita accés i còpia íntegre de: tota la documentació que exigeix el decret 13/2008 de 22 de gener i llei 19/2014 de 29 de desembre que justifiqui la destrucció o eliminació de la documentació. Avaluació de i motivació de la destrucció d'aquesta documentació. Criteris aplicats per la destrucció d'aquesta documentació. Certificació de l'estricte compliment de l'article 7.2, 7.3 i 7.4 del Decret 13/2008 de 22 de Gener, amb la corresponent traçabilitat i veracitat digital. Proposta d'avaluació amb la certificació del contingut documental que estableix l'article 9.5 del Decret 13/2008 de 22 de Gener, com son: a) Identificació de la documentació concreta que es proposa avaluar. b) Descripció de les característiques de la documentació. c) Explicació i justificació dels valors de la documentació d) Règim aplicable a l’accés a la documentació pública. e) Proposta de resolució d’ avaluació i, si s’escau, d’accés. Certificació del compliment de l'article 11.4 i 11.5 del Decret 13/2008 de 22 de Gener, i certificació del contingut documental que estableix el propi article, com son: a) Disposar d’ un inventari de la documentació a destruir. b) Obtenir l’autorització de la secretaria general o de la direcció de l’organisme o entitat titular de la documentació. c) Comprovar que cap circumstància administrativa o jurídica hagi alterat el termini de conservació fixat per als documents a eliminar. Còpia del registre que estableix l'article 12 del Decret 13/2008 de 22 de Gener. Tanmateix, accés i còpia a tota la documentació relativa a la aplicació del Decret 13/2008 de 22 de Gener i 19/2014 de 29 de Desembre, relativa a l'expedient del sota- signant i la normativa vigent des de la creació de l'expedient del sr. xxxx com a opositor a 250 places del cos de la guàrdia urbana de Barcelona”. 3. La Reclamació presentada el 8 de novembre de 2021 indica que l’Ajuntament no ha contestat la sol·licitud. 4. El 10 de novembre de 2021 la GAIP comunica la Reclamació a l’Ajuntament de Barcelona i li requereix que, dins del termini de quinze dies establert per l’article 33.4 RGAIP, li trameti un informe sobre ella, així com també còpia de l’expedient de la sol·licitud d’informació de la que deriva i, en general, dels antecedents que puguin ser rellevants per resoldre la Reclamació. 5. El 10 de novembre de 2021 la GAIP admet provisionalment la Reclamació, informa a la persona reclamant sobre els aspectes més rellevants de la seva tramitació i de la posició jurídica que ostenta com a persona interessada, de conformitat amb la legislació de procediment administratiu i la de transparència i accés a la informació pública. Li demana especialment que informi a la GAIP immediatament de les comunicacions que rebi de l’Administració reclamada relatives a la informació pública sol·licitada. 6. El 2 de desembre de 2021 la GAIP rep l’informe de l’Ajuntament. Indica que el 26 de novembre de 2021 ha notificat a la persona reclamant la informació següent: “- Documentació relativa al procés de tria i eliminació documental dels processos selectius dels anys 2002- 2012. - Documentació relativa a l’eliminació de documentació de la convocatòria de 250 places de Guàrdia Urbana de Barcelona de l’any 2010. - Enllaços als instruments de l’Ajuntament de Barcelona aplicables en matèria de conservació i eliminació de documents: Instrucció sobre l’eliminació de documentació a l’Ajuntament de Barcelona, Norma de conservació, Calendari d’eliminació i Registre d’eliminacions”. Assenyala també que el retard en el lliurament d’aquesta informació es deu al procés de mediació en un altre procediment de reclamació a la GAIP que incideix en el mateix objecte. 7. El 3 de desembre de 2021 l’Ajuntament de Barcelona notifica a la GAIP el nom de les persones que el representarien a la sessió de mediació sol·licitada per la persona reclamant, si bé posa de manifest que és innecessària perquè afirma que en la notificació indicada a l’antecedent anterior s’hauria facilitat a la persona reclamant tota la informació sol·licitada. 8. El 7 de desembre de 2021 la GAIP trasllada a la persona reclamant la informació indicada a l’antecedent 6, tot indicant que si no argumenta el contrari en el termini de 5 dies es considerarà satisfeta la sol·licitud. No consta resposta de la persona reclamant, malgrat haver vençut àmpliament aquest termini. Fonaments jurídics 1. Competència de la GAIP i contingut i abast generals del dret d’accés a la informació pública L’article 39.1 LTAIPBG estableix que “Les resolucions expresses o presumptes en matèria d’accés a la informació pública i, si escau, les que resolguin el recurs de reposició poden ésser objecte de reclamació gratuïta i voluntària davant la Comissió de Garantia del Dret d’Accés a la Informació Pública, encarregada de vetllar pel compliment i les garanties del dret d’accés a la informació pública que regula aquest títol”. L’article 29 RGAIP desenvolupa aquest precepte i concreta que també poden ser objecte de reclamació davant la GAIP les comunicacions que substitueixin les resolucions i l’incompliment material del dret d’accés, quan aquest ha estat reconegut expressament o presumpta. D’acord amb aquests preceptes, la GAIP és competent per tramitar i resoldre aquesta Reclamació. L’article 2.c LTAIPBG defineix el dret d’accés a la informació pública com “el dret subjectiu que es reconeix a les persones per a sol·licitar i obtenir la informació pública, en els termes i les condicions regulats per aquesta llei”. Per la seva banda, l’apartat b del mateix precepte defineix la informació pública com “la informació elaborada per l’Administració i la que aquesta té en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions, inclosa la que li subministren els altres subjectes obligats d’acord amb el que estableix aquesta llei”. Segons l’article 18.1 LTAIPBG, “Les persones tenen el dret d’accedir a la informació pública, a què fa referència l’article 2.b, a títol individual o en nom i representació de qualsevol persona jurídica legalment constituïda”. I l’article 20.1 de la mateixa llei afegeix que “El dret d’accés a la informació pública es garanteix a totes les persones, d’acord amb el que estableix aquesta llei. El dret d’accés a la informació pública només pot ésser denegat o restringit per les causes expressament establertes per les lleis”. Així mateix, els apartats 2 i 3 de l’article 20 LTAIPBG estableixen els següents requisits i criteris per a l’aplicació dels límits legals al dret d’accés a la informació pública: “2. Les limitacions legals al dret d’accés a la informació pública han d’ésser aplicades d’acord amb llur finalitat, tenint en compte les circumstàncies de cada cas concret, s’han d’interpretar sempre restrictivament en benefici d’aquest dret i no es poden ampliar per analogia. 3. Per a aplicar límits al dret d’accés a la informació pública, l’Administració no disposa de potestat discrecional i ha d’indicar en cada cas els motius que ho justifiquen. En la motivació cal explicitar el límit que s’aplica i raonar degudament les causes que en fonamenten l’aplicació”. A més, els límits legals al dret d’accés a la informació pública no són d’aplicació automàtica i absoluta (l’encapçalament de l’article 21 LTAIPBG es refereix expressament a què els límits enumerats per aquest precepte “poden” dur a la denegació de l’accés sol·licitat), de manera que l’article 22 de la mateixa Llei requereix que siguin aplicats d’acord amb criteris de proporcionalitat i temporalitat: “Els límits aplicats al dret d’accés a la informació pública han d’ésser proporcionals a l’objecte i la finalitat de protecció. L’aplicació d’aquests límits ha d’atendre les circumstàncies de cada cas concret, especialment la concurrència d’un interès públic o privat superior que justifiqui l’accés a la informació. 2. Els límits del dret d’accés a la informació pública són temporals si així ho estableix la llei que els regula, i es mantenen mentre perduren les raons que en justifiquen l’aplicació”. 2. Pèrdua sobrevinguda de l’objecte de la Reclamació Els antecedents posen de manifest que l’Administració reclamada ha facilitat a la persona reclamant la informació sol·licitada, en el marc d’aquest procediment. Aquest fet suposa la satisfacció extemporània de la sol·licitud d’informació de la que deriva la Reclamació i comporta la pèrdua d’objecte d’aquesta, ja que s’han esvaït els motius de discrepància jurídica que la justificaven. En aquestes circumstàncies, és procedent finalitzar la Reclamació, sense necessitat de fer cap declaració sobre l’abast del dret d’accés exercit, ni de dur a terme el procediment de mediació sol·licitat per la persona reclamant. 3. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de 22 de desembre de 2021, resol per unanimitat finalitzar la Reclamació 1001/2021 per la pèrdua sobrevinguda del seu objecte i disposar la publicació d’aquesta resolució al web de la GAIP. Elisabet Samarra Gallego Presidenta Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya en un termini de dos mesos, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, d’acord amb la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.