Solicitud de acceso al expediente de personal de una funcionaria al Ayuntamiento de Lliçà d’Amunt con estimación parcial

Resolució 1187/2024, de 19 de setembre Número d’expedient de la Reclamació: 994/2024 Administració reclamada: Ajuntament de Lliçà d’Amunt Informació reclamada: Accés a propi expedient de RRHH. Sentit de la resolució: Finalització per la pèrdua parcial de l’objecte de la reclamació i estimació parcial Resum: Pel que fa a la informació reclamada i no lliurada cal tenir en compte el següent: la informació sol·licitada i reclamada és d’acord amb l’article 2.b LTAIPBB informació pública, ja que és “informació elaborada per l’Administració i la que aquesta té en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions, inclosa la que li subministren els altres subjectes obligats d’acord amb el que estableix aquesta llei”. D’acord amb els articles 18.1 i 20.1 LTAIPBG, qualsevol persona hi té dret, llevat que concorrin causes legals que en determinin la denegació o l’accés restringit i que s’han d’interpretar de manera proporcional a la seva finalitat i a la presència d’interessos públics i privats que hi concorrin (article 22.1 LTAIPBG). Paraules clau: Ajuntaments. Interessats. Accés a expedient de RRHH. Reclamació contra estimació parcial. Pèrdua parcial. Lliurament tardà. Estimació parcial. Sense límits. Ponent: Clara I. Velasco Rico Antecedents El 12 de juliol entra a la GAIP la Reclamació 994/2024 presentada per una persona física contra l’Ajuntament de Lliçà d’Amunt en relació amb la sol·licitud indicada a l’antecedent següent. El 10 de juny de 2024 la persona reclamant sol·licita a l’Ajuntament de Lliça d’Amunt el següent: “expediente personal de la sra. XXX tanto el que se encuentre en el Dpto. de RRHH así como el que se encuentre en la Jefatura del cuerpo de la policía local de Lliçà d’Amunt” La Reclamació presentada el 12 de juliol de 2024 indica que l’Ajuntament hauria lliurat parcialment la informació reclamada. El 23 de juliol de 2024 la GAIP admet provisionalment la Reclamació, informa a la persona reclamant sobre els aspectes més rellevants de la seva tramitació i de la posició jurídica que ostenta com a persona interessada, de conformitat amb la legislació de procediment administratiu i la de transparència i accés a la informació pública. Li demana especialment que informi a la GAIP immediatament de les comunicacions que rebi de l’Administració reclamada relatives a la informació pública sol·licitada, mentre duri la Reclamació. El 23 de juliol de 2024 la GAIP comunica la Reclamació a l’Ajuntament de Lliçà d’Amunt i li requereix que, dins del termini de quinze dies establert per l’article 33.4 RGAIP, li trameti un informe sobre la Reclamació , així com també còpia de l’expedient de la sol·licitud d’informació de la qual deriva i, en general, dels antecedents que puguin ser rellevants per resoldre la Reclamació. El 29 de juliol la GAIP rep el següent comunicat de l’Ajuntament reclamat: “En resposta al registre 9015- 1759257/2024, informar que la informació relativa que es sol·licitava de l’expedient complet d’una treballadora s’ha entregat amb data d’avui 26 de juliol de 2024. Informar que part d’aquest expedient ja es va entregar el passat 25 de maig de 2024. Per qualsevol altra dubte estem a la seva disposició”. El 14 d’agost de 2024 la GAIP trasllada la comunicació rebuda de l’Ajuntament a la part reclamant. El 19 d’agost la persona reclamant fa arribar les següents al·legacions a la GAIP: “..Que en data 12 de juliol de 2024 qui subscriu va presentar reclamació davant la GAIP, en nom i amb l’encàrrec i autorització de la funcionària i afiliada a aquest sindicat sra. XXX , contra l’ajuntament de Lliçà d’Amunt reclamant la següent informació pública prèviament sol·licitada a la corporació local en dates 18 de maig i 10 de juny de 2024: “Expediente personal de la sra.XX tanto el que se encuentre en el Dpto. de RRHH así como el que se encuentre en la Jefatura del cuerpo de la policía local de Lliçà d’ Amunt ((expedientes disciplinarios, notas informativas, informes de rendimiento, quejas, evaluación del periodo de prácticas, etc. Todo lo que figure en su expediente personal)” ..Que en data 26 de juliol de 2024 qui subscriu rep una sèrie de notificacions de l’ajuntament de Lliçà d’Amunt en el que no consta la totalitat dels documents que haurien de constar en l’expedient personal de la sra.XX. ..Que en data 27 de julio de 2024 qui subscriu presenta instància (s’adjunta a aquest escrit) recordant a la corporació local que la informació rebuda segueix estant incomplerta i que en cas de que la informació que falta en l’expedient no la tingui l’ajuntament se’ns aclareixi per escrit. A data d’avui l’ajuntament de Lliçà d’Amunt no ha contestat a aquesta instància. Molt respectuosament ES DEMANA: ..Que es faciliti la informació/documentació pública de l’expedient personal de la sra.XXX que falta per facilitar i que en cas de que l’ajuntament no la tingui que ho aclareixi per escrit”. Fonaments jurídics 1. Competència de la GAIP i contingut i abast generals del dret d’accés a la informació pública D’acord amb l’article 39.1 LTAIPBG i 29 del RGAIP aquesta Comissió és competent per tramitar i resoldre aquesta Reclamació. L’article 2.b i c LTAIPBG defineixen la informació publica i preveuen el dret d’accés a les persones per a sol·licitar i obtenir-la que d’acord amb l’article 18.1 LTAIPBG, tan a títol individual o en nom i representació de qualsevol persona jurídica legalment constituïda. L’article 20 LTAIPBG preveu els requisits i criteris per a l’aplicació dels límits legals al dret d’accés a la informació pública, que l’Administració no disposa de potestat discrecional i ha d’indicar en cada cas els motius que ho justifiquen. Els articles 21 i 22 LTAIPBG estableixen que aquests límits no són d’aplicació automàtica i absoluta i han de ser aplicats d’acord amb criteris de proporcionalitat i temporalitat i han d’atendre les circumstàncies de cada cas concret, especialment la concurrència d’un interès públic o privat superior que justifiqui l’accés a la informació. 2. Sobre la pèrdua parcial de l’objecte de la reclamació La pròpia persona reclamant posa de manifest que l’Ajuntament reclamat ja li hauria lliurat una part de la informació demanada. Cal constatar, per tant, que s’ha produït una pèrdua parcial de l’objecte de la Reclamació formulada davant la GAIP perquè l’Administració ha lliurat, en el marc d’aquest procediment, una part de la informació pública sobre la qual existia plantejada la controvèrsia. Ateses aquestes circumstàncies no cal pronunciar-se sobre l’abast del dret d’accés en referència a aquesta part de la reclamació. 3. Sobre el dret parcial a la informació sol·licitada Pel que fa a la informació reclamada i no lliurada cal tenir en compte el següent: la informació sol·licitada i reclamada és d’acord amb l’article 2.b LTAIPBB informació pública, ja que és “informació elaborada per l’Administració i la que aquesta té en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions, inclosa la que li subministren els altres subjectes obligats d’acord amb el que estableix aquesta llei”. Cal tenir en compte que l’article 53.1 DTAIP inclou “qualssevol dades o documents que les administracions públiques han elaborat, posseeixen, o poden legítimament exigir a terceres persones com a conseqüència de la seva activitat o de l'exercici de les seves funcions”. D’acord amb els articles 18.1 i 20.1 LTAIPBG, qualsevol persona hi té dret, llevat que concorrin causes legals que en determinin la denegació o l’accés restringit i que s’han d’interpretar de manera proporcional a la seva finalitat i a la presència d’interessos públics i privats que hi concorrin (article 22.1 LTAIPBG). Així mateix, el l’Ajuntament és un subjecte obligat per la LTAIPBG (art. 3.1) a atendre i resoldre, en temps i forma, les sol·licituds d’accés que li presentin les persones que exerceixen el seu dret d’accés a la informació pública. Quant als límits que poden concórrer en el cas present, la GAIP no n’aprecia cap d’ofici i estima el dret de la persona reclamant a que li sigui lliurat el següent: “Que es faciliti la informació/documentació pública de l’expedient personal de la sra.XXX que falta per facilitar i que en cas de que l’ajuntament no la tingui que ho aclareixi per escrit”. Si l’Ajuntament no disposa d’aquesta informació, aquesta és la resposta que cal donar a la persona reclamant, sense que quedi obligat l’Ajuntament a elaborar-la per donar compliment a aquesta Resolució. 4. Obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) i atribucions de la funció púb lica de secretaria L’article 7 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents modificada per la Llei 20/2015, de 29 de juliol estableix l’obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) que garanteixi el tractament correcte dels documents en tot el seu cicle de vida i que permeti complir amb les obligacions de transparència. L’article 8 afegeix que l’organització, l’avaluació i la conservació dels documents públics i l’accés a aquests són responsabilitat directa dels titulars respectius. El capítol X del Reial decret 4/2010, del 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat en l’àmbit de l’Administració electrònica estableix que les administracions públiques han d’adoptar les mesures organitzatives i tècniques per a garantir la recuperació i conservació del document electrònic entre aquestes, la definició d’una política de gestió de documents, la inclusió en els expedient d’un índex electrònic signat per l’òrgan o entitat que garanteixi la integritat de l’expedient electrònic i permeti la seva recuperació, la identificació única i inequívoca de cada document que permeti classificar-lo i recuperar-lo, l’associació de metadades, la classificació d’acord amb un quadre de classificació, el període de conservació segons les convencions de cada comissió avaluadora, l’accés complet i immediat dels documents entre d’altres. Pel que fa a gestió de la documentació i arxiu dels documents electrònics, la Disposició Addicional Onzena de la Llei 26/2010, del 3 d'agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya estableix que els documents electrònics s'han de gestionar i conservar en expedients electrònics d'acord amb les prescripcions de la normativa en matèria d'arxius i documents; que l’arxiu dels documents i expedients electrònics ha d'assegurar la identitat i la integritat a llarg termini de la informació que contenen; que els documents públics electrònics han de tenir garantides l'autenticitat i la integritat dels continguts, i també la conservació de l'aparença i la funcionalitat originals i, quan escaigui, llur confidencialitat, durant el termini establert per la normativa vigent en matèria d'arxius i documents; que les administracions públiques han d'assegurar la possibilitat de transformar els documents per raons tecnològiques, per a adaptar-ne el format i la sintaxi informàtica a les necessitats de gestió i preservació establertes per la normativa d'arxius i documents; que els sistemes d'informació que utilitzin les administracions públiques incloses en l'àmbit d'aplicació d'aquesta llei han de garantir, sempre que sigui possible, l'autenticitat i la integritat de llurs dades, i també la traçabilitat de les accions que portin a terme; que les dades contingudes en els sistemes d'informació de les administracions públiques es consideren documents públics electrònics, i els són aplicables les disposicions d'aquesta llei relatives a l'arxiu electrònic. Tanmateix, l’LTAIPBG reconeix els sistemes de gestió de documents públics com a facilitadors de dades i documents autèntics (art. 5.2) i la necessitat d’estructurar la informació seguint criteris temàtics i cronològics, seguint el quadre de classificació documental corporatiu i incorporant-hi índexs o guies de consulta (art. 6.1.d). Cal recordar, que l’article 3 del Reial decret 128/2018, de 16 de març, pel qual es regula el règim jurídic dels funcionaris d’Administració local amb habilitació de caràcter nacional, que regula la funció pública de secretaria estableix en punt 2 la funció de fe pública, i entre aquestes la direcció superior dels arxius i registres de l’entitat local (l). Així doncs i en conseqüència d’aquest mandat legal i el d’assessorament legal preceptiu (article 2.1.a), ha de ser coneixedora de l’existència d’un sistema de gestió documental, impulsora si no en disposa, vetllar per la documentació amb una sistemàtica de treball mínima sobre la documentació de la qual n'és el custodi i responsable primer de la manca de localització de documentació, de mantenir l'ordre i garantir el retrobament de documentació. Altrament, l’article 19.2 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català que regula els documents que integren el patrimoni documental de Catalunya inclou, entre altres, “els documents produïts o rebuts, en l'exercici de llurs funcions i com a conseqüència de llur activitat política i administrativa, per la Generalitat, pels ens locals i per les entitats autònomes, les empreses públiques i les altres entitats que en depenen” i en conseqüència estan subjectes al Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents. Així doncs, atenent a aquests preceptes legals, la informació sol·licitada i reclamada, en el cas que existeixi, ha de formar part d’un expedient administratiu, que ha d’estar degudament classificat de manera que permeti la seva recuperació i facilitar-ne, si escau, l’accés. Com a referència i seguint el model de Quadre de classificació per a l’Administració Local del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, aquesta documentació hauria d’estar classificada dins el nivell Prestació i finalització del servei actiu (codi 0060), sèrie Expedients personals (1484). 5. Seguiment de l’execució L’article 43.5 LTAIPBG estableix que “l’Administració ha de comunicar a la Comissió les actuacions fetes per a executar els acords de mediació i per a donar compliment a les resolucions dictades per la Comissió”. Sobre la base d’aquestes comunicacions i de les efectuades per les persones interessades, la GAIP ha de fer seguiment del compliment de les seves resolucions, d’acord amb el que preveuen els articles 48 i 49 RGAIP i l’apartat 30 del seu Manual de reclamació, i pot adoptar les mesures que s’hi preveuen en cas d’incompliment. L’article 43 LTAIPBG estableix que si l’Administració incompleix el termini establert pels acords de mediació o per les resolucions de la GAIP per lliurar la informació reclamada, les persones interessades ho poden comunicar a la Comissió perquè aquesta en requereixi el compliment; la desatenció d’aquest requeriment, vista la remissió expressa feta a aquest precepte per l’article 77.2.b LTAIPBG, ha de ser qualificada d’infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública (que pot ser sancionada de conformitat amb els articles 81 i 82 LTAIPBG). L’article 49.2 RGAIP preveu que, als efectes anteriors, la Comissió pot posar aquests fets en coneixement dels òrgans competents per ordenar la incoació del procediment sancionador corresponent a què fa referència l’article 86 LTAIPBG. Així mateix, l’article 25.2.k RGAIP preveu la publicació en el web de la Comissió dels casos que els seus requeriments han estat desatesos pels subjectes obligats. 6. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de 19 de setembre de 2024, resol per unanimitat: 1. Declarar la pèrdua parcial de l’objecte de la Reclamació 994/2024, d’acord amb les consideracions fetes al fonament jurídic 2. 2. Estimar parcialment la Reclamació 994/2024 i declara el dret de la persona reclamant a la informació sol·licitada, d’acord amb les consideracions fetes al fonament jurídic 3. 3. Requerir a l’Ajuntament de Lliçà d’Amunt que lliuri a la persona reclamant la informació indicada a l’apartat 1 dins del termini màxim de quinze dies. 4. Requerir a l’Ajuntament de Lliça d’Amunt a informar la GAIP, dins del termini de quinze dies, de l’òrgan o la persona responsable del compliment d’aquesta Resolució, així com de les actuacions dutes a terme per complir-la. 5. Convidar a la persona reclamant que informi a la GAIP de qualsevol incidència que es produeixi amb motiu del compliment d’aquesta Resolució. 6. Declarar finalitzat el procediment relatiu a la Reclamació 994/2024 i donar publicitat d’aquesta resolució al web de la GAIP. Iolanda Pineda Balló Presidenta Els terminis establerts en aquesta Resolució per lliurar la informació s’han de comptar en dies hàbils (descomptant festius i dissabtes) i si no s’especifica una altra cosa comencen a partir de l’endemà de la recepció de la seva notificació per l’Administració reclamada. L’Administració obligada pot sol·licitar a la GAIP l’ampliació del termini atorgat per fer efectiu el lliurament de la informació Aquesta sol·licitud només pot ser admesa a consideració si és notificada a la GAIP abans que fineixi el termini fixat a la Resolució, i s’ha de fonamentar en circumstàncies que no hagin pogut ser tingudes en compte per la Comissió abans de dictar la seva Resolució. La GAIP únicament atorgarà l’ampliació sol·licitada, després d’informar-ne a la persona reclamant, si l’Administració obligada ha justificat de forma precisa i consistent la seva necessitat. Si l’Administració obligada no lliura la informació dins del termini establert per aquesta Resolució, la persona reclamant pot posar-ho en coneixement de la GAIP per tal que la Comissió en requereixi el compliment. Mentre no s’acompleixi plenament la Resolució, la Comissió difondrà al seu web www.gaip.cat l’incompliment de l’Administració obligada, d’acord amb l’article 25.2.k RGAIP. Tot això sens perjudici que la persona reclamant pugui, considerant que aquesta Resolució és un acte administratiu declaratiu de drets que vincula l’Administració, requerir-ne la seva execució davant dels Tribunals, a l’empara de l’article 29.1 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa. Aquesta acció es pot interposar després que hagin transcorregut tres mesos des que la persona afectada ha reclamat formalment i directament a l’Administració el compliment d’aquesta Resolució. Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya en un termini de dos mesos, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, d’acord amb la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.