Reclamación por denegación de acceso al borrador del acta de la mesa técnica sobre aguats del Ayuntamiento de Alcanar, resuelta con estimación

Resolució 979/2024, de 18 de juliol Número d’expedient de la Reclamació: 976/2024 Administració reclamada: Ajuntament d’Alcanar Informació reclamada: Esborrany acta de la taula tècnica d’aiguats. Sentit de la resolució: Estimació Resum: A parer d’aquesta Comissió aquest esborrany reclamat és sens dubte, informació pública tal i com estableix l’art. 2.b LTAIPBG, i per tant pot ser objecte del dret d’accés garantit per l’article 18.1 LTAIPBG, que només pot ser denegat o restringit per les causes establertes per la Llei de forma expressa. I diem que és clarament informació pública perquè a diferència del que sosté l’Ajuntament, per esgrimir la causa d’inadmissió establerta a l’article 29.1 de la LTAIPBG cal que es donin cumulativament dues circumstàncies: la primera que es demanin “notes, esborranys, resums, opinions o qualsevol document de treball intern”; i la segona que aquets documents no tinguin “rellevància o interès públic”. En el cas que ens ocupa, la segona condició establerta per l’article 29.1 manca com és palès i a la llum de les circumstàncies. El document que demana la persona electa reclamant té un marcat interès públic i una rellevància notòria. Paraules clau: Ajuntaments. Electes. Actes. Esborranys. Rellevància pública. Interès públic. Reclamació contra inadmissió. Estimació. Sense límits. Ponent: Clara I. Velasco Rico Antecedents El 9 de juliol de 2024 entra a la GAIP la Reclamació 976/2024 presentada per una persona electa contra l’Ajuntament d’Alcanar en relació amb la sol·licitud indicada a l’antecedent següent. El 5 de juny de 2024 la persona electa reclamant sol·licita a l’Ajuntament d’Alcanar el següent: “En data 8 de febrer del 2024, va tenir lloc a l'Ajuntament d'Alcanar una taula tècnica sobre els aiguats torrencials. Sol·licita: Accés a l'Acta d'aquesta taula tècnica, on consten els membres que hi van participar, passos a seguir, temes parlats”. La Reclamació presentada el 09 de juliol de 2024 indica que l’Ajuntament d’Alcanar ha inadmès la SAIP en aplicació de l’article 29.1 de la LTAIPBG. El 15 de juliol de 2024 la GAIP admet provisionalment la Reclamació, informa a la persona reclamant sobre els aspectes més rellevants de la seva tramitació i de la posició jurídica que ostenta com a persona interessada, de conformitat amb la legislació de procediment administratiu i la de transparència i accés a la informació pública. Li demana especialment que informi a la GAIP immediatament de les comunicacions que rebi de l’Administració reclamada relatives a la informació pública sol·licitada, mentre duri la Reclamació. El 15 de juliol la GAIP comunica la Reclamació a l’Ajuntament d’Alcanar i li requereix que, dins del termini de quinze dies establert per l’article 33.4 RGAIP, li trameti un informe sobre la Reclamació , així com també còpia de l’expedient de la sol·licitud d’informació de la qual deriva i, en general, dels antecedents que puguin ser rellevants per resoldre la Reclamació. En data 16 de juliol la GAIP rep un informe de l’Ajuntament on reitera en el seu posicionament d’inadmetre la sol·licitud d’accés a la informació pública, d’acord amb l’article 29.1 de la LTAIPBG i demana l’arxiu de la Reclamació. Fonaments jurídics 1. Competència de la GAIP i contingut i abast generals del dret d’accés a la informació pública L’article 39.1 LTAIPBG estableix que “Les resolucions expresses o presumptes en matèria d’accés a la informació pública i, si escau, les que resolguin el recurs de reposició poden ésser objecte de reclamació gratuïta i voluntària davant la Comissió de Garantia del Dret d’Accés a la Informació Pública, encarregada de vetllar pel compliment i les garanties del dret d’accés a la informació pública que regula aquest títol”. La reclamació es presenta per part d’una persona regidora del mateix Ajuntament. Aquesta condició d’electe local de la persona reclamant no és obstacle per a l’admissió a tràmit d’aquesta Reclamació, tal i com la GAIP ve assenyalant en nombroses Resolucions - la primera de les quals la que va resoldre la Reclamació 3/2016-, com ha estimat el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya (TSJC) en la seva sentència 1074/2019, desestimatòria del recurs ordinari 334/2016, que precisament atacava la competència de la GAIP per atendre reclamacions d’electes locals i negava l’admissibilitat de què els electes locals poguessin emprar per a la defensa del seu dret d’accés la via de reclamació prevista a l’LTAIPBG, sentència que va ser recorreguda davant del Tribunal Suprem, (rec. 3382/2020) i plenament confirmada per l’alt tribunal en la seva Sentència 312/2022, de 10 de març de 2022, que estableix jurisprudència sobre l’admissió de les reclamacions dels electes locals davant els òrgans de garantia del dret d’accés a la informació pública, a l’empara de l’aplicació supletòria de la legislació de transparència respecte dels règims jurídics especials d’accés prevista a la Disposició Addicional Primera.2 de les lleis bàsica i autonòmica de transparència i accés a la informació pública. El TSJC, en la Sentència 1074/2019, confirma la competència de la GAIP per atendre reclamacions dels electes locals i valida que els electes locals puguin emprar la via de reclamació de l’LTAIPBG, remetent-se als propis arguments i fonaments jurídics exposats per la GAIP en les resolucions recorregudes, que es concreten en què tot i que la normativa de règim local (article 164 del Text Refós de la Llei Municipal i de Règim Local de Catalunya, TRLMRLC, aprovat pel Decret Legislatiu 2/2003, de 28 d’abril, que cal recordar que és anterior l’LTAIPBG) remet per a la seva garantia a la jurisdicció contenciosa administrativa, el cert és que l’aplicació supletòria de la normativa de transparència expressament establerta a la disposició addicional primera, apartat 2, de l’LTAIPBG permet i legitima la intervenció d’aquesta Comissió en garantia del dret d’accés de les persones regidores, si aquestes voluntàriament opten per demanar la seva empara, sens perjudici del seu dret a obtenir la tutela de la jurisdicció contenciosa administrativa. La reclamació reuneix els requisits establerts als articles 42.1 LTAIPBG i 30, 31, 32 i 33 RGAIP i, per tant, és admissible a tràmit. 2. Sobre el dret a la informació sol·licitada per part d’una persona electa La informació sol·licitada, això és, l’esborrany d’una acta d’una taula sobre els aiguats celebrada el 8 febrer de 2024 i reclamada per una persona electa és informació pública en la mesura en què existeix en poder de l’administració en el moment en què va ser sol·licitada. “Esborrany” és la qualificació que atorga l’Ajuntament al document sol·licitat, en tant que afirma que, encara, no s’ha aprovat formalment l’acta. A parer d’aquesta Comissió aquest esborrany reclamat és sens dubte, informació pública tal i com estableix l’art. 2.b LTAIPBG, i per tant pot ser objecte del dret d’accés garantit per l’article 18.1 LTAIPBG, que només pot ser denegat o restringit per les causes establertes per la Llei de forma expressa. I diem que és clarament informació pública perquè a diferència del que sosté l’Ajuntament, per esgrimir la causa d’inadmissió establerta a l’article 29.1 de la LTAIPBG cal que es donin cumulativament dues circumstàncies: la primera que es demanin “notes, esborranys, resums, opinions o qualsevol document de treball intern”; i la segona és que aquets documents no tinguin “rellevància o interès públic”. En el cas que ens ocupa, la segona condició establerta per l’article 29.1 manca, com és palès, i a la llum de les circumstàncies concretes del cas. El document que demana la persona electa reclamant té un marcat interès públic i una rellevància notòria com es pot verificar per l’impacte en premsa de la notícia (vegeu a tall de simple exemple les notícies següents: (https://www.diaridetarragona.com/ebre/alcanar-crea-una-taula-tecnica-per-prevenir-els-efectes-i- danys-dels-aiguats-EE18494264, darrera consulta, 16.07.2024; https://etsav.upc.edu/ca/noticies/0612, darrera consulta, 16.07.2024; https://setmanarilebre.cat/alcanar-celebra-la-primera-taula-tecnica-sobre-els-aiguats/ darrera consulta, 16.07.2024 ). D’altra banda, les limitacions legals al dret d’accés a la informació pública han d’ésser aplicades d’acord amb llur finalitat, tenint en compte les circumstàncies concretes de cada cas concret, i s’han d’interpretar sempre restrictivament en benefici d’aquest dret, no podent-se ampliar per analogia (article 20 LTAIPBG). La Comissió no n’aprecia cap en el cas que ens ocupa i l’Ajuntament, a l’excepció d’invocar la causa d’inadmissió prevista a l’article 29.1 de la LTAIPBG -que, com ja hem argumentat, no és d’aplicació al supòsit present- no n’addueix cap que pugui limitar l’abast del dret que s’hauria de reconèixer a la persona electa reclamant. En aquest sentit, ultra això, cal recordar el caràcter reforçat del dret d’accés a la informació pública de les persones reclamants quan són membres de la corporació. Com ja hem dit, l’article 164.1 TRLMRLC, en disposar que tots els membres de les corporacions locals tenen dret a obtenir de l'alcalde o alcaldessa, o de la Junta de govern, “tots els antecedents, les dades o les informacions que són en poder dels serveis de la corporació i són necessaris per al desenvolupament de llur funció”, amb l’obligació de respectar-ne la confidencialitat si el fet de publicar-ho pot perjudicar els interessos de l'ens local o de tercers (article 164.6 TRLMRLC). La normativa permet als regidors conèixer tota la informació que obri en mans dels serveis municipals i que necessitin per a desenvolupar la seva funció de control, funció, recordem-ho i subratllem-ho, que forma part del dret fonamental a participar dels afers polítics de la seva municipalitat (art. 23 de la CE). En definitiva, la GAIP empara el dret de la persona reclamant a accedir a la informació pública sol·licitada i que encara no li ha estat lliurada, per molt que aquesta la documentació que es pretén consultar, en aquest cas, encara estigui en fase d’esborrany segons l’Ajuntament, perquè no ha estat “aprovada formalment”, gairebé 5 mesos després d’haver-se desenvolupat la sessió de la taula tècnica sobre els aiguats a la qual es refereix la SAIP, atesa el seu interès i rellevància públics. La informació a la qual pretén accedir la persona electa reclamant, això és, “els membres que hi van participar, passos a seguir, temes parlats i conclusions” perfectament es pot facilitar en el document en què hi constin, per molt que a aquest document li falti l’aprovació formal. 3. Obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) i atribucions de la funció pública de secretaria L’article 7 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents modificada per la Llei 20/2015, de 29 de juliol estableix l’obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) que garanteixi el tractament correcte dels documents en tot el seu cicle de vida i que permeti complir amb les obligacions de transparència. Un concepte molt ampli que requereix dotar-se d’un seguit d’eines i instruments que permetin la millora dels processos, la seva normalització i estandardització, per tal de garantir el compliment de la normativa i la qualitat de la informació i la implementació de solucions que permetin garantir la correcta gestió de la informació pública. L’article 8 afegeix que l’organització, l’avaluació i la conservació dels documents públics i l’accés a aquests són responsabilitat directa dels titulars respectius. Pel que fa a gestió de la documentació i arxiu dels documents electrònics, la Disposició Addicional Onzena de la Llei 26/2010, del 3 d'agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya estableix que els documents electrònics s'han de gestionar i conservar en expedients electrònics d'acord amb les prescripcions de la normativa en matèria d'arxius i documents; que l’arxiu dels documents i expedients electrònics ha d'assegurar la identitat i la integritat a llarg termini de la informació que contenen; que els documents públics electrònics han de tenir garantides l'autenticitat i la integritat dels continguts, i també la conservació de l'aparença i la funcionalitat originals i, quan escaigui, llur confidencialitat, durant el termini establert per la normativa vigent en matèria d'arxius i documents; que les administracions públiques han d'assegurar la possibilitat de transformar els documents per raons tecnològiques, per a adaptar-ne el format i la sintaxi informàtica a les necessitats de gestió i preservació establertes per la normativa d'arxius i documents; que els sistemes d'informació que utilitzin les administracions públiques incloses en l'àmbit d'aplicació d'aquesta llei han de garantir, sempre que sigui possible, l'autenticitat i la integritat de llurs dades, i també la traçabilitat de les accions que portin a terme; que les dades contingudes en els sistemes d'informació de les administracions públiques es consideren documents públics electrònics, i els són aplicables les disposicions d'aquesta llei relatives a l'arxiu electrònic. Tanmateix, l’LTAIPBG reconeix els sistemes de gestió de documents públics com a facilitadors de dades i documents autèntics (art. 5.2) i la necessitat d’estructurar la informació seguint criteris temàtics i cronològics, seguint el quadre de classificació documental corporatiu i incorporant-hi índexs o guies de consulta (art. 6.1.d). Cal recordar, que l’article 3 del Reial decret 128/2018, de 16 de març, pel qual es regula el règim jurídic dels funcionaris d’Administració local amb habilitació de caràcter nacional, que regula la funció pública de secretaria estableix en punt 2 la funció de fe pública, i entre aquestes la direcció superior dels arxius i registres de l’entitat local (l). Així doncs i en conseqüència d’aquest mandat legal i el d’assessorament legal preceptiu (article 2.1.a), ha de ser coneixedora de l’existència d’un sistema de gestió documental, impulsora si no en disposa, vetllar per la documentació amb una sistemàtica de treball mínima sobre la documentació de la qual n'és el custodi i responsable primer de la manca de localització de documentació, de mantenir l'ordre i garantir el retrobament de documentació. Altrament, l’article 19.2 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català que regula els documents que integren el patrimoni documental de Catalunya inclou, entre altres, “els documents produïts o rebuts, en l'exercici de llurs funcions i com a conseqüència de llur activitat política i administrativa, per la Generalitat, pels ens locals i per les entitats autònomes, les empreses públiques i les altres entitats que en depenen” i en conseqüència estan subjectes al Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents. Així doncs, atenent a aquests preceptes legals, la informació sol·licitada i reclamada ha de formar part del registre general, que ha d’estar perfectament classificat de manera que permeti la seva recuperació i facilitar-ne, si escau, l’accés. Així doncs, atenent a aquests preceptes legals, la informació sol·licitada i reclamada forma part d’un expedient administratiu, que ha d’estar perfectament classificat de manera que permeti la seva recuperació i accés. Com a referència i seguint el model de Quadre de classificació de la documentació municipal del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, aquesta documentació hauria d’estar classificada dins el nivell Comissions, Juntes i Consells (codi 0009), sèrie Actes de Comissions, Juntes, Consells i Ponències (1055). 4. Seguiment de l’execució L’article 43.5 LTAIPBG estableix que “l’Administració ha de comunicar a la Comissió les actuacions fetes per a executar els acords de mediació i per a donar compliment a les resolucions dictades per la Comissió”. Sobre la base d’aquestes comunicacions i de les efectuades per les persones interessades, la GAIP ha de fer seguiment del compliment de les seves resolucions, d’acord amb el que preveuen els articles 48 i 49 RGAIP i l’apartat 30 del seu Manual de reclamació, i pot adoptar les mesures que s’hi preveuen en cas d’incompliment. L’article 43 LTAIPBG estableix que si l’Administració incompleix el termini establert pels acords de mediació o per les resolucions de la GAIP per lliurar la informació reclamada, les persones interessades ho poden comunicar a la Comissió perquè aquesta en requereixi el compliment; la desatenció d’aquest requeriment, vista la remissió expressa feta a aquest precepte per l’article 77.2.b LTAIPBG, ha de ser qualificada d’infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública (que pot ser sancionada de conformitat amb els articles 81 i 82 LTAIPBG). L’article 49.2 RGAIP preveu que, als efectes anteriors, la Comissió pot posar aquests fets en coneixement dels òrgans competents per ordenar la incoació del procediment sancionador corresponent a què fa referència l’article 86 LTAIPBG. Així mateix, l’article 25.2.k RGAIP preveu la publicació en el web de la Comissió dels casos que els seus requeriments han estat desatesos pels subjectes obligats. 5. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de 18 de juliol de 2024, resol per unanimitat: 1. Estimar la Reclamació 976/2024 i declara el dret de la persona reclamant a la informació sol·licitada, d’acord amb les consideracions fetes al fonament jurídic 2. 2. Requerir a l’Ajuntament d’Alcanar que lliuri a la persona reclamant la informació indicada a l’apartat 1 dins del termini màxim de quatre dies. 3. Requerir a l’Ajuntament d’Alcanar a informar la GAIP, dins del termini de quatre dies, de l’òrgan o la persona responsable del compliment d’aquesta Resolució, així com de les actuacions dutes a terme per complir-la. 4. Convidar a la persona reclamant que informi a la GAIP de qualsevol incidència que es produeixi amb motiu del compliment d’aquesta Resolució. 5. Declarar finalitzat el procediment relatiu a la Reclamació 976/2024 i donar publicitat d’aquesta resolució al web de la GAIP. Iolanda Pineda Balló Presidenta Els terminis establerts en aquesta Resolució per lliurar la informació s’han de comptar en dies hàbils (descomptant festius i dissabtes) i si no s’especifica una altra cosa comencen a partir de l’endemà de la recepció de la seva notificació per l’Administració reclamada. L’Administració obligada pot sol·licitar a la GAIP l’ampliació del termini atorgat per fer efectiu el lliurament de la informació Aquesta sol·licitud només pot ser admesa a consideració si és notificada a la GAIP abans que fineixi el termini fixat a la Resolució, i s’ha de fonamentar en circumstàncies que no hagin pogut ser tingudes en compte per la Comissió abans de dictar la seva Resolució. La GAIP únicament atorgarà l’ampliació sol·licitada, després d’informar-ne a la persona reclamant, si l’Administració obligada ha justificat de forma precisa i consistent la seva necessitat. Si l’Administració obligada no lliura la informació dins del termini establert per aquesta Resolució, la persona reclamant pot posar-ho en coneixement de la GAIP per tal que la Comissió en requereixi el compliment. Mentre no s’acompleixi plenament la Resolució, la Comissió difondrà al seu web www.gaip.cat l’incompliment de l’Administració obligada, d’acord amb l’article 25.2.k RGAIP. Tot això sens perjudici que la persona reclamant pugui, considerant que aquesta Resolució és un acte administratiu declaratiu de drets que vincula l’Administració, requerir-ne la seva execució davant dels Tribunals, a l’empara de l’article 29.1 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa. Aquesta acció es pot interposar després que hagin transcorregut tres mesos des que la persona afectada ha reclamat formalment i directament a l’Administració el compliment d’aquesta Resolució. Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya en un termini de dos mesos, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, d’acord amb la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.