Reclamación de acceso a información sobre un proyecto de asfaltados y resolución de la GAIP estimando el derecho a recibir copias auténticas

Resolució 1081/2024, de 5 de setembre Número d’expedient de la Reclamació: 863/2024 Administració reclamada: Ajuntament de Piera Informació reclamada: Diversa d’un projecte d’arranjament d’asfaltats. Sentit de la resolució: Estimació Resum: L’Ajuntament de Piera ha tramès parcialment a la persona reclamant la informació sol·licitada però la documentació lliurada no compleix amb els requisits necessaris per poder verificar la seva integritat i autenticitat. D’acord amb els requeriments de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques (LPACAP) els expedients electrònics es configuren a partir de documents electrònics i les actuacions dels ens públics queden acreditades, amb plena validesa legal, en aquests documents electrònics (articles 26 i 34). Així mateix, d’acord amb l’article 27 LPACAP, pel cas que es requereixi còpia de documents, cada Administració ha de determinar els òrgans que tinguin atribuïdes la competència d’expedició de còpies autèntiques dels documents públics administratius o privats que tindran aquesta consideració sempre que en quedi garantida la identitat de l’òrgan que ha efectuat la còpia i el seu contingut i tindran la mateixa validesa i eficàcia que els documents originals. Per garantir la identitat i el contingut de les còpies electròniques o en paper, i per tant el seu caràcter de còpies autèntiques, les administracions públiques s’han d’ajustar al que preveuen l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat, l’Esquema Nacional de Seguretat i les seves normes tècniques de desenvolupament. En el cas de les còpies electròniques d’un document electrònic original o d’una còpia electrònica autèntica, amb canvi de format o sense, han d’incloure les metadades que acreditin la seva condició de còpia i que es visualitzin en consultar el document. Per això, aquesta Comissió considera que és pertinent estimar el dret d’accés a la informació pública reclamada i lliurar-la d’acord amb els requeriments necessaris per poder verificar la integritat i autenticitat de la informació. Paraules clau: Ajuntaments. Persones físiques. Territori. Obres d’urbanització. Pavimentacions. Asfaltats. Còpies autèntiques. Documents electrònics. Autenticitat. Integritat. Metadades. Reclamació contra silenci. Sense límits. Estimació. Ponent: Mercè Aymerich Boltà Antecedents El 16 de juny de 2024 entra a la GAIP la Reclamació 863/2024, presentada per una persona física en relació amb la sol·licitud indicada a l’antecedent següent contra Ajuntament de Piera, d’acord amb la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern (LTAIPBG) i el Reglament de la GAIP, aprovat pel Decret 111/2017, de 5 de setembre (RGAIP). La persona reclamant manifesta que no ha rebut resposta ni se li ha lliurat la informació. El 29 d’abril de 2024 la persona reclamant va presentar una sol·licitud d’accés a la informació pública (SAIP) en la que demana: “1.- Còpia integra i compulsada de l’informe tècnic de l’Arquitecta Municipal de data 25 de setembre de 2023, així com la documentació que li pugui acompanyar. 2.- Còpia íntegra i compulsada dels informes i certificats dels directors de les referides obres segons canonada d’aigua Polietilè 160 mm i Polietilè 125 mm, col·locades sota la calçada, i executades en obra segons projecte. 3.- Còpia íntegra i compulsada del Certificat Final Obres amb l’annex A i l’annex B signats pels tècnics Director i Director d’Execució de la esmentada obra. 4.- Còpia integra i compulsada del Projecte Executiu Final (As-Built) a on es reflecteixin les modificacions realitzades segons Projecte Executiu Inicial i dutes a terme durant el procés d’execució”. El 24 de juny de 2024 la GAIP admet provisionalment la Reclamació, informa a la persona reclamant sobre els aspectes més rellevants de la seva tramitació i de la posició jurídica que ostenta com a persona interessada, de conformitat amb la legislació de procediment administratiu i la de transparència i accés a la informació pública. Li demana especialment que informi a la GAIP immediatament de les comunicacions que rebi de l’Administració reclamada relatives a la informació pública sol·licitada, mentre duri la Reclamació. El 26 de juny la GAIP comunica la Reclamació a l’Ajuntament i li requereix que, dins del termini de quinze dies establert per l’article 33.4 RGAIP, li trameti un informe sobre la Reclamació, així com també còpia de l’expedient de la sol·licitud d’informació de la qual deriva i, en general, dels antecedents que puguin ser rellevants per resoldre la Reclamació. El 7 de juliol la persona reclamant aporta a la GAIP la informació que ha rebut per part de l’Ajuntament i, al respecte, al·lega que la “documentació rebuda per part del Sr regidor de l'Ajuntament de Piera xxx, i que no correspon a la petició de documentació realitzada, aporta documentació sense cap signatura verificable, falta informes sol·licitats, no esta compulsat per ningú i no hi ha ofici de tramesa,... Els sol·licitem que ho comuniquin a l'Ajuntament que facin el favor de donar accés a la documentació demanada amb un mínim de credibilitat i garanties”. El 12 de juliol la GAIP trasllada aquestes al·legacions a l’Ajuntament i a data d’aquesta Resolució no s’ha rebut cap tipus d’informació. Fonaments jurídics 1. Competència de la GAIP i contingut i abast general del dret d’accés a la informació pública D’acord amb l’article 39.1 LTAIPBG i 29 del RGAIP aquesta Comissió és competent per tramitar i resoldre aquesta Reclamació. L’article 2.b i c LTAIPBG defineixen la informació pública i preveuen el dret d’accés a les persones per a sol·licitar i obtenir-la que d’acord amb l’article 18.1 LTAIPBG, tant a títol individual o en nom i representació de qualsevol persona jurídica legalment constituïda. L’article 20 LTAIPBG preveu els requisits i criteris per a l’aplicació dels límits legals al dret d’accés a la informació pública, que l’Administració no disposa de potestat discrecional i ha d’indicar en cada cas els motius que ho justifiquen. Els articles 21 i 22 LTAIPBG estableixen que aquests límits no són d’aplicació automàtica i absoluta i han de ser aplicats d’acord amb criteris de proporcionalitat i temporalitat i han d’atendre les circumstàncies de cada cas concret, especialment la concurrència d’un interès públic o privat superior que justifiqui l’accés a la informació. 2. Sobre el dret d’accés a la informació sol·licitada i límits La informació sol·licitada i reclamada, - diversa d’un projecte d’arranjament d’asfaltats-, és d’acord amb l’article 2.b LTAIPBG informació pública, ja que és “informació elaborada per l’Administració i la que aquesta té en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions, inclosa la que li subministren els altres subjectes obligats d’acord amb el que estableix aquesta llei”. Cal tenir en compte que l’article 53.1 DTAIP inclou “qualssevol dades o documents que les administracions públiques han elaborat, posseeixen, o poden legítimament exigir a terceres persones com a conseqüència de la seva activitat o de l'exercici de les seves funcions”. D’acord amb els articles 18.1 i 20.1 LTAIPBG, qualsevol persona hi té dret, llevat que concorrin causes legals que en determinin la denegació o l’accés restringit i que s’han d’interpretar de manera proporcional a la seva finalitat i a la presència d’interessos públics i privats que hi concorrin (article 22.1 LTAIPBG). Malgrat que l’exercici d’aquest dret no està condicionat a la concurrència d’un interès personal, no resta subjecte a motivació i no requereix d’invocació de cap norma (article 18.2 LTAIPBG), la persona reclamant manifesta que s’ha envaït la seva propietat durant l’execució de les obres de les que demana la informació. L’Ajuntament de Piera, malgrat no haver atès la petició d’informe d’aquesta Comissió i no haver resposta a les al·legacions trameses (antecedent 4 i 6), ha tramès a la persona reclamant la informació sol·licitada però aquest al·lega que és incomplerta i que no la documentació rebuda no té “mínim de credibilitat i garanties”. Aquesta Comissió ha pogut comprovar aquesta documentació i es constata per una banda que falta parcialment la informació sol·licitada, concretament l’informe tècnic de l’arquitecta municipal de data 25 de setembre de 2023 i documentació que pugui acompanyar (punt 1 de la SAIP); i per l’altra, que el codi segur de verificació (CSV) en la documentació tramesa remet a un únic document generat i signat el 5 de juliol de 2024 amb la resposta a la SAIP i que ha incorporat diferents documents en el Codi únic i unívoc que identifica el document electrònic i que garanteix la integritat del document mitjançant l’acarament a la seu electrònica de l’Ajuntament mateix PDF que són part de la informació sol·licitada però que no permet contrastar la seva integritat i autenticitat ja que a l’incorporar-se en el document generat de resposta s’han perdut les evidències. Constatar que la informació objecte de reclamació forma part d’un expedient electrònic i, per tant, d’acord amb els requeriments de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment admini stratiu comú de les administracions públiques (LPACAP) es configura a partir de documents electrònics i les actuacions dels ens públics queden acreditades, amb plena validesa legal, en aquests documents electrònics (articles 26 i 34). Així mateix, d’acord amb l’article 27 LPACAP, pel cas que es requereixi còpia de documents, cada Administració ha de determinar els òrgans que tinguin atribuïdes la competència d’expedició de còpies autèntiques dels documents públics administratius o privats que tindran aquesta consideració sempre que en quedi garantida la identitat de l’òrgan que ha efectuat la còpia i el seu contingut i tindran la mateixa validesa i eficàcia que els documents originals. Per garantir la identitat i el contingut de les còpies electròniques o en paper, i per tant el seu caràcter de còpies autèntiques, les administracions públiques s’han d’ajustar al que preveuen l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat, l’Esquema Nacional de Seguretat i les seves normes tècniques de desenvolupament. En el cas de les còpies electròniques d’un document electrònic original o d’una còpia electrònica autèntica, amb canvi de format o sense, han d’incloure les metadades que acreditin la seva condició de còpia i que es visualitzin en consultar el document. Pel que fa als límits, aquesta Comissió no n’aprecia d’ofici més enllà de les dades de caràcter personal merament identificatives relacionades amb l’organització, el funcionament i l’activitat pública de l’Administració. Per això, aquesta Comissió considera que és pertinent estimar el dret d’accés a la informació pública reclamada i lliurar-la d’acord amb els requeriments necessaris per poder verificar la integritat i autenticitat de la informació. Advertir que és responsabilitat exclusiva del propi Ajuntament aplicar el règim previst als articles 24 i 25 de LTAIPBG als efectes de complir amb la normativa relativa a la protecció de dades personals, en el moment d’executar d’aquesta resolució. 3. Obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) L’article 7 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents modificada per la Llei 20/2015, de 29 de juliol estableix l’obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) que garanteixi el tractament correcte dels documents en tot el seu cicle de vida i que permeti complir amb les obligacions de transparència. Un concepte molt ampli que requereix dotar-se d’un seguit d’eines i instruments que permetin la millora dels processos, la seva normalització i estandardització, per tal de garantir el compliment de la normativa i la qualitat de la informació i la implementació de solucions que permetin garantir la correcta gestió de la informació pública. L’article 8 afegeix que l’organització, l’avaluació i la conservació dels documents públics i l’accés a aquests són responsabilitat directa dels titulars respectius. Pel que fa a gestió de la documentació i arxiu dels documents electrònics, la Disposició Addicional Onzena de la Llei 26/2010, del 3 d'agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya estableix que els documents electrònics s'han de gestionar i conservar en expedients electrònics d'acord amb les prescripcions de la normativa en matèria d'arxius i documents; que l’arxiu dels documents i expedients electrònics ha d'assegurar la identitat i la integritat a llarg termini de la informació que contenen; que els documents públics electrònics han de tenir garantides l'autenticitat i la integritat dels continguts, i també la conservació de l'aparença i la funcionalitat originals i, quan escaigui, llur confidencialitat, durant el termini establert per la normativa vigent en matèria d'arxius i documents; que les administracions públiques han d'assegurar la possibilitat de transformar els documents per raons tecnològiques, per a adaptar-ne el format i la sintaxi informàtica a les necessitats de gestió i preservació establertes per la normativa d'arxius i documents; que els sistemes d'informació que utilitzin les administracions públiques incloses en l'àmbit d'aplicació d'aquesta llei han de garantir, sempre que sigui possible, l'autenticitat i la integritat de llurs dades, i també la traçabilitat de les accions que portin a terme; que les dades contingudes en els sistemes d'informació de les administracions públiques es consideren documents públics electrònics, i els són aplicables les disposicions d'aquesta llei relatives a l'arxiu electrònic. Tanmateix, la LTAIPBG reconeix els sistemes de gestió de documents públics com a facilitadors de dades i documents autèntics (art. 5.2) i la necessitat d’estructurar la informació seguint criteris temàtics i cronològics, seguint el quadre de classificació documental corporatiu i incorporant-hi índexs o guies de consulta (art. 6.1.d). Cal recordar, que l’article 3 del Reial decret 128/2018, de 16 de març, pel qual es regula el règim jurídic dels funcionaris d’Administració local amb habilitació de caràcter nacional, que regula la funció pública de secretaria estableix en punt 2 la funció de fe pública, i entre aquestes la direcció superior dels arxius i registres de l’entitat local (l). Així doncs i en conseqüència d’aquest mandat legal i el d’assessorament legal preceptiu (article 2.1.a), ha de ser coneixedora de l’existència d’un sistema de gestió documental, impulsora si no en disposa, vetllar per la documentació amb una sistemàtica de treball mínima sobre la documentació de la qual n'és el custodi i responsable primer de la manca de localització de documentació, de mantenir l'ordre i garantir el retrobament de documentació. Altrament, l’article 19.2 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català que regula els documents que integren el patrimoni documental de Catalunya inclou, entre altres, “els documents produïts o rebuts, en l'exercici de llurs funcions i com a conseqüència de llur activitat política i administrativa, per la Generalitat, pels ens locals i per les entitats autònomes, les empreses públiques i les altres entitats que en depenen” i en conseqüència estan subjectes al Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents. Així doncs, atenent a aquests preceptes legals, la informació sol·licitada i reclamada forma part d’un expedient administratiu, que ha d’estar perfectament classificat de manera que permeti la seva recuperació. Com a referència i seguint el model de Quadre de classificació de la documentació municipal del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, la documentació hauria d’estar classificada dins el nivell el nivell Gestió de les obres de la corporació local i d'infraestructura (0135), sèrie Construcció / manteniment d'obres d'infraestructura i urbanització (2388). 4. Seguiment de l’execució L’article 43.5 LTAIPBG estableix que “l’Administració ha de comunicar a la Comissió les actuacions fetes per a executar els acords de mediació i per a donar compliment a les resolucions dictades per la Comissió”. Sobre la base d’aquestes comunicacions i de les efectuades per les persones interessades, la GAIP ha de fer seguiment del compliment de les seves resolucions, d’acord amb el que preveuen els articles 48 i 49 RGAIP i l’apartat 30 del seu Manual de reclamació, i pot adoptar les mesures que s’hi preveuen en cas d’incompliment. L’article 43 LTAIPBG estableix que si l’Administració incompleix el termini establert pels acords de mediació o per les resolucions de la GAIP per lliurar la informació reclamada, les persones interessades ho poden comunicar a la Comissió perquè aquesta en requereixi el compliment; la desatenció d’aquest requeriment, vista la remissió expressa feta a aquest precepte per l’article 77.2.b LTAIPBG, ha de ser qualificada d’infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública (que pot ser sancionada de conformitat amb els articles 81 i 82 LTAIPBG). L’article 49.2 RGAIP preveu que, als efectes anteriors, la Comissió pot posar aquests fets en coneixement dels òrgans competents per ordenar la incoació del procediment sancionador corresponent a què fa referència l’article 86 LTAIPBG. Així mateix, l’article 25.2.k RGAIP preveu la publicació en el web de la Comissió dels casos que els seus requeriments han estat desatesos pels subjectes obligats. 5. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de 5 de setembre de 2024, resol per unanimitat: 1. Estimar la Reclamació 863/2024 i declarar el dret de la persona reclamant a la informació sol·licitada i reclamada d’acord amb les consideracions fetes al fonament jurídic 2. 2. Requerir a l’Ajuntament de Piera que faciliti l’accés a la persona reclamant a la informació indicada a l’apartat 1 dins del termini màxim de quinze dies. 3. Requerir a l’Ajuntament de Piera a informar la GAIP, dins del termini de quinze dies, de l’òrgan o la persona responsable del compliment d’aquesta Resolució, així com de les actuacions dutes a terme per complir-la. 4. Convidar a la persona reclamant que informi a la GAIP de qualsevol incidència que es produeixi amb motiu del compliment d’aquesta Resolució. 5. Declarar finalitzat el procediment relatiu a la Reclamació 863/2024 i donar publicitat d’aquesta resolució al web de la GAIP. Iolanda Pineda Balló Presidenta Els terminis establerts en aquesta Resolució per lliurar la informació s’han de comptar en dies hàbils (descomptant festius i dissabtes) i si no s’especifica una altra cosa comencen a partir de l’endemà de la recepció de la seva notificació per l’Administració reclamada. L’Administració obligada pot sol·licitar a la GAIP l’ampliació del termini atorgat per fer efectiu el lliurament de la informació. Aquesta sol·licitud només pot ser admesa a consideració si és notificada a la GAIP abans que fineixi el termini fixat a la Resolució, i s’ha de fonamentar en circumstàncies que no hagin pogut ser tingudes en compte per la Comissió abans de dictar la seva Resolució. La GAIP únicament atorgarà l’ampliació sol·licitada, després d’informar-ne a la persona reclamant, si l’Administració obligada ha justificat de forma precisa i consistent la seva necessitat. Si l’Administració obligada no lliura la informació dins del termini establert per aquesta Resolució, la persona reclamant pot posar-ho en coneixement de la GAIP per tal que la Comissió en requereixi el compliment. Mentre no s’acompleixi plenament la Resolució, la Comissió difondrà al seu web www.gaip.cat l’incompliment de l’Administració obligada, d’acord amb l’article 25.2.k RGAIP. Tot això sens perjudici que la persona reclamant pugui, considerant que aquesta Resolució és un acte administratiu declaratiu de drets que vincula l’Administració, requerir la seva execució davant dels Tribunals, a l’empara de l’article 29.1 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa. Aquesta acció es pot interposar després que hagin transcorregut tres mesos des que la persona afectada ha reclamat formalment i directament a l’Administració el compliment d’aquesta Resolució. Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya en un termini de dos mesos, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, d’acord amb la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.