Solicitud de acceso al registro general de entrada y salida de abril de 2024 al Ayuntamiento de Tortosa con resultado de estimación parcial

Resolució 925/2024, d’11 de juliol Número d’expedient de la Reclamació: 782/2024 Administració reclamada: Ajuntament de Tortosa Informació reclamada: Llistat del registre general d’entrada i sortida i documentació annexa del mes d’abril de 2024. Sentit de la resolució: Finalització per la pèrdua parcial sobrevinguda de l’objecte de la reclamació i estimació parcial Resum: Els antecedents posen de manifest que l’Administració reclamada ha estimat parcialment la sol·licitud i facilitat, en el marc d’aquest procediment, a la persona reclamant la informació sol·licitada, a excepció de la còpia de la instància 2024- 7215- E que s’havia sol·licitat. Aquest fet suposa la satisfacció extemporània parcial de la sol·licitud d’informació el qual deriva la Reclamació i comporta la pèrdua d’objecte parcial d’aquesta, ja que s’han esvaït els motius de discrepància jurídica que la justificaven. Pel al dret d’accés als registres i la documentació annexa, aquesta Comissió, des de la Resolució 140/2017, ha aplicat el criteri d’estimar l’accés al registre d’entrades i sortides als càrrecs electes, previ bloqueig de les dades íntimes personals o familiars, que afectin el dret a l’honor o a la pròpia imatge, si n’hi ha. Qualsevol altra dada personal, com les dades identificatives de la persona que presenta o a la què s’adreça l’escrit registrat, és accessible per a una persona regidora i no cal que s’anonimitzi, tenint en compte que queda protegida de la seva difusió indiscriminada pel deure de reserva de les persones regidores. Cal però, evitar la sobreexposició de dades personals no necessàries ni idònies per a la finalitat de control de l’activitat municipal, com ara les dades de contacte o les redundants d’identificació. Aquest bloqueig de dades en cap cas es considera una tasca complexa d’elaboració ja que es pot fer aplicant filtres en l’eina de gestió electrònica del registre. Paraules clau: Ajuntaments. Càrrecs electes. Electe. Registres d’entrada. Registres de sortida. Carpeta del regidor. Sense límits. Lliurament extemporani. Pèrdua sobrevinguda de l’objecte. Estimació parcial. Ponent: Iolanda Pineda Balló Antecedents El 30 de maig de 2024 entra a la GAIP la Reclamació 782 /2024, presentada per la persona reclamant, que és una càrrec electe, contra l’Ajuntament de Tortosa en relació amb la sol·licitud indicada a l’antecedent següent, d’acord amb la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern (LTAIPBG) i el Reglament de la GAIP, aprovat pel Decret 111/2017, de 18 de juliol (RGAIP). La persona reclamant manifesta que no ha rebut resposta per part de l’Administració. El 15 de maig de 2024 la part reclamant va presentar una sol·licitud d’accés a la informació pública (SAIP) a l’Ajuntament en els termes següents: “Sol·licitem còpia dels diferents registres d'entrada i sortida que annexem, així com la documentació adjunta corresponents al mes d'abril del 2024”. L’electa reclamant adjunta a la reclamació resposta de l’Alcalde de l’Ajuntament de Tortosa del 30 de maig per la que s’estima la SAIP presentada en els següents termes: “En relació amb la seva petició amb número de registre 10589, li adjunto enllaç de les entrades i sortides sol·licitades. Li comunico que les entrades número 7019, 7196, 7198, 7310, 7431, 7773, 8004, 8648, 8795 i 8906 no s’han pogut facilitar, ja que els departaments corresponents encara no ens han facilitat la documentació, tan aviat la tinguem us serà entregada. També li comunico que la sortida 7192 sol·licitada a la petició no existeix. Les sortides del mes d’abril finalitzen en un número més baix ”. El 12 de juny de 2024 la GAIP comunica la Reclamació a l’Ajuntament i li requereix que, dins del termini de quinze dies establert per l’article 33.4 RGAIP, li trameti un informe sobre la Reclamació, així com còpia de l’expedient de la sol·licitud d’informació de la qual deriva i, en general, dels antecedents que puguin ser rellevants per resoldre la Reclamació. En la mateixa data la GAIP admet provisionalment la Reclamació, informa la persona reclamant sobre els aspectes més rellevants de la seva tramitació i de la posició jurídica que ostenta com a persona interessada, de conformitat amb la legislació de procediment administratiu i la de transparència i accés a la informació pública. Li demana especialment que informi la GAIP immediatament de les comunicacions que rebi de l’Administració reclamada relatives a la informació pública sol·licitada, mentre duri la Reclamació. El 26 de juny la GAIP rep comunicació de l’Ajuntament de Tortosa amb el següent contingut: “En relació amb la Reclamació 782/2024, li comunico que en data 26 de juny de 2024, es va lliurar la documentació que va sol·licitar el grup municipal Junts per Tortosa. Adjunto ofici i evidència”. El 5 de juliol de 2024 es dona trasllat de la comunicació rebuda a la reclamant per tal que si ho estima convenient hi presenti al·legacions advertint-la que en cas que no en presenti s’entendrà que la comunicació de l’Ajuntament dona resposta a la seva sol·licitud. El 8 de juliol de 2024 la GAIP rep la següent al·legació de la reclamant: “ Amb data 26 de juny del 2024, l’alcaldia de l’Ajuntament de Tortosa va donar resposta parcial a la nostra petició d’informació efectuada el passat 15 de maig d’abril del 2024 amb número de registre 2024- 10589- E. No obstant, transcorreguts més de 50 dies, no s’ha facilitat còpia de la instància 2024- 7215- E demanada. És per això que ho posem en coneixement de la GAIP mantenint la petició d’empara, donat que encara no disposem de tota la informació sol·licitada”. Fonaments jurídics 1. Competència de la GAIP i contingut i abast general del dret d’accés a la informació pública D’acord amb l’article 39.1 LTAIPBG i 29 del RGAIP aquesta Comissió és competent per tramitar i resoldre aquesta Reclamació. L’article 2.b i c LTAIPBG defineixen la informació pública i preveuen el dret d’accés a les persones per a sol·licitar i obtenir-la que d’acord amb l’article 18.1 LTAIPBG, tant a títol individual o en nom i representació de qualsevol persona jurídica legalment constituïda. L’article 20 LTAIPBG preveu els requisits i criteris per a l’aplicació dels límits legals al dret d’accés a la informació pública, que l’Administració no disposa de potestat discrecional i ha d’indicar en cada cas els motius que ho justifiquen. Els articles 21 i 22 LTAIPBG estableixen que aquests límits no són d’aplicació automàtica i absoluta i han de ser aplicats d’acord amb criteris de proporcionalitat i temporalitat i han d’atendre les circumstàncies de cada cas concret, especialment la concurrència d’un interès públic o privat superior que justifiqui l’accés a la informació. 2. Pèrdua parcial sobrevinguda de l’objecte de la reclamació Els antecedents posen de manifest que l’Administració reclamada ha estimat parcialment la sol·licitud i facilitat, en el marc d’aquest procediment, a la persona reclamant la informació sol·licitada, a excepció de la còpia de la instància 2024- 7215- E que s’havia sol·licitat. Aquest fet suposa la satisfacció extemporània parcial de la sol·licitud d’informació el qual deriva la Reclamació i comporta la pèrdua d’objecte parcial d’aquesta, ja que s’han esvaït els motius de discrepància jurídica que la justificaven. En aquestes circumstàncies, és procedent finalitzar parcialment la Reclamació, sense necessitat de fer cap declaració sobre l’abast del dret d’accés exercit. 3. Sobre el dret dels càrrecs electes a l’accés al registre i límits El registre general (entrada i sortida) així com els documents annexos, és d’acord amb l’article 2.b LTAIPBG informació pública, ja que és “informació elaborada per l’Administració i la que aquesta té en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions, inclosa la que li subministren els altres subjectes obligats d’acord amb el que estableix aquesta llei”. Cal tenir en compte que l’article 53.1 DTAIP inclou “qualssevol dades o documents que les administracions públiques han elaborat, posseeixen, o poden legítimament exigir a terceres persones com a conseqüència de la seva activitat o de l'exercici de les seves funcions”. D’acord amb els articles 18.1 i 20.1 LTAIPBG, qualsevol persona hi té dret, llevat que concorrin causes legals que en determinin la denegació o l’accés restringit i que s’han d’interpretar de manera proporcional a la seva finalitat i a la presència d’interessos públics i privats que hi concorrin (article 22.1 LTAIPBG). No obstant, el dret d’accés no és un dret absolut. La mateixa llei de transparència preveu un sèrie de límits que s’han d’aplicar de forma proporcional a l’objecte i la finalitat de la protecció, ajustats a cada cas concret i atenent la concurrència d’un interès públic o privat superior que justifiqui l’accés a la informació (article 22). No hem d’oblidar però, el caràcter reforçat de les persones electes, com ja s’ha expressat en el fonament jurídic primer, i el deure de confidencialitat d’aquests respecte a la informació a què tenen accés que s’estableix en l’article 164.6 del TRLMRLC. L’article 164.1 TRMRLC diu: “Tots els membres de les corporacions locals tenen dret a obtenir de l'alcalde o alcaldessa o del president o presidenta, o de la comissió de govern, tots els antecedents, les dades o les informacions que són en poder dels serveis de la corporació i són necessaris per al desenvolupament de llur funció”. I afegeix en l’apartat 2 “els serveis de la corporació han de facilitar directament informació als membres de les corporacions quan: a) Exerceixin funcions delegades i la informació es refereixi a assumptes propis de llur responsabilitat. b) Es tracti d'assumptes inclosos en l'ordre del dia de les sessions dels òrgans col·legiats dels quals són membres. c) Es tracti de l'accés a informació o documentació de la corporació local que sigui de lliure accés als ciutadans”. En els altres casos (apartat 3) la SAIP s’entén acceptada per silenci administratiu si no es dicta resolució denegatòria (fet que caldrà motivar) i només es podrà fonamentar pels següents supòsits: “a) Quan el coneixement o la difusió de la informació pugui vulnerar el dret constitucional a l'honor, la intimitat personal o familiar o a la pròpia imatge; b) Quan es tracti de matèries afectades per la legislació general sobre secrets oficials o per secret sumarial”. Pel al dret d’accés als registres i la documentació annexa, aquesta Comissió, des de la Resolució 140/2017, ha aplicat el criteri d’estimar l’accés al registre d’entrades i sortides als càrrecs electes, previ bloqueig de les dades íntimes personals o familiars, que afectin el dret a l’honor o a la pròpia imatge, si n’hi ha. Qualsevol altra dada personal, com les dades identificatives de la persona que presenta o a la què s’adreça l’escrit registrat, és accessible per a una persona regidora i no cal que s’anonimitzi, tenint en compte que queda protegida de la seva difusió indiscriminada pel deure de reserva de les persones regidores. Cal però, evitar la sobreexposició de dades personals no necessàries ni idònies per a la finalitat de control de l’activitat municipal, com ara les dades de contacte o les redundants d’identificació. Aquest bloqueig de dades en cap cas es considera una tasca complexa d’elaboració ja que es pot fer aplicant filtres en l’eina de gestió electrònica del registre. Pel que fa als límits, la informació continguda en els registre pot contenir ocasionalment dades de caràcter personal. Ara bé, i pel que fa a l’accés per part dels càrrecs electes no s’aprecia d’ofici i en caràcter general per part d’aquesta Comissió cap dels límits d’accés previstos a l’article 164.3 TRLMRLC que pugui justificar la restricció de l’accés. L’ús que els regidors facin de la informació a la que tenen accés ha d’estar garantida pel deure de sigil que estableix l’article 164.5 TRLMRLC i això no ha de ser motiu per limitar-ne el dret d’accés. Pel que fa als registres relacionats amb matèries afectades per la legislació general sobre secrets oficials o per secret sumarial (art. 164.3.b TRLMRLC), si n’hi ha, s’haurà de motivar cas per cas si l’accés és denegat. Afegir que pel que fa a dades que poguessin afectar el dret fonamental a la intimitat, l’honor o la pròpia imatge, en principi, no haurien de constar en l’assentament (veure fonament específic). Altrament, s’ha de pressuposar que per a la correcte derivació dels registres d’entrada al departament a qui correspongui la seva de gestió, és necessari una prèvia classificació (tant de l’àrea o departament com de la sèrie documental en funció de la competència, funció o activitat que derivi de la petició formulada en el instància o sol·licitud registrada). Aquesta classificació, a partir del quadre de classificació municipal, ha de permetre, si fos el cas, determinar quines sèries documentals estarien subjectes als límits d’accés afectats per aquest dret fonamental. Igualment, pels casos referits en el paràgraf anterior (secrets oficials o secret sumarial). Per tant, la GAIP empara el dret d’accés al registre d’entrada que li manca a la regidora, 2024- 7215- E sol·licitat i que no li ha estat facilitat fins ara, així com als documents que acompanyen aquest registre tenint en compte les consideracions fetes respecte a les dades que hi poguessin constar i que poden afectar el dret fonamental a la intimitat, l’honor o la pròpia imatge i a assumptes relacionats amb secrets oficials o secret sumarial. 4. Obligatorietat del titulars dels documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) i atribucions de la funció púbica de secretaria. L’article 7 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents modificada per la Llei 20/2015, de 29 de juliol estableix l’obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) que garanteixi el tractament correcte dels documents en tot el seu cicle de vida i que permeti complir amb les obligacions de transparència. Un concepte molt ampli que requereix dotar-se d’un seguit d’eines i instruments que permetin la millora dels processos, la seva normalització i estandardització, per tal de garantir el compliment de la normativa i la qualitat de la informació i la implementació de solucions que permetin garantir la correcta gestió de la informació pública. L’article 8 afegeix que l’organització, l’avaluació i la conservació dels documents públics i l’accés a aquests són responsabilitat directa dels titulars respectius. El capítol X del Reial decret 4/2010, del 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat en l’àmbit de l’Administració electrònica estableix que les administracions públiques han d’adoptar les mesures organitzatives i tècniques per a garantir la recuperació i conservació del document electrònic entre aquestes, la definició d’una política de gestió de documents, la inclusió en els expedient d’un índex electrònic signat per l’òrgan o entitat que garanteixi la integritat de l’expedient electrònic i permeti la seva recuperació, la identificació única i inequívoca de cada document que permeti classificar -lo i recuperar-lo, l’associació de metadades, la classificació d’acord amb un quadre de classificació, el període de conservació segons les convencions de cada comissió avaluadora, l’accés complet i immediat dels documents entre d’altres. Pel que fa a gestió de la documentació i arxiu dels documents electrònics, la Disposició Addicional Onzena de la Llei 26/2010, del 3 d'agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya estableix que els documents electrònics s'han de gestionar i conservar en expedients electrònics d'acord amb les prescripcions de la normativa en matèria d'arxius i documents; que l’arxiu dels documents i expedients electrònics ha d'assegurar la identitat i la integritat a llarg termini de la informació que contenen; que els documents públics electrònics han de tenir garantides l'autenticitat i la integritat dels continguts, i també la conservació de l'aparença i la funcionalitat originals i, quan escaigui, llur confidencialitat, durant el termini establert per la normativa vigent en matèria d'arxius i documents; que les administracions públiques han d'assegurar la possibilitat de transformar els documents per raons tecnològiques, per a adaptar-ne el format i la sintaxi informàtica a les necessitats de gestió i preservació establertes per la normativa d'arxius i documents; que els sistemes d'informació que utilitzin les administracions públiques incloses en l'àmbit d'aplicació d'aquesta llei han de garantir, sempre que sigui possible, l'autenticitat i la integritat de llurs dades, i també la traçabilitat de les accions que portin a terme; que les dades contingudes en els sistemes d'informació de les administracions públiques es consideren documents públics electrònics, i els són aplicables les disposicions d'aquesta llei relatives a l'arxiu electrònic. Tanmateix, la LTAIPBG reconeix els sistemes de gestió de documents públics com a facilitadors de dades i documents autèntics (art. 5.2) i la necessitat d’estructurar la informació seguint criteris temàtics i cronològics, seguint el quadre de classificació documental corporatiu i incorporant-hi índexs o guies de consulta (art. 6.1.d). Cal recordar, que l’article 3 del Reial decret 128/2018, de 16 de març, pel qual es regula el règim jurídic dels funcionaris d’Administració local amb habilitació de caràcter nacional, que regula la funció pública de secretaria estableix en punt 2 la funció de fe pública, i entre aquestes la direcció superior dels arxius i registres de l’entitat local (l). Així doncs i en conseqüència d’aquest mandat legal i el d’assessorament legal preceptiu (article 2.1.a), ha de ser coneixedora de l’existència d’un sistema de gestió documental, impulsora si no en disposa, vetllar per la documentació amb una sistemàtica de treball mínima sobre la documentació de la qual n'és el custodi i responsable primer de la manca de localització de documentació, de mantenir l'ordre i garantir el retrobament de documentació. Altrament, l’article 19.2 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català que regula els documents que integren el patrimoni documental de Catalunya inclou, entre altres, “els documents produïts o rebuts, en l'exercici de llurs funcions i com a conseqüència de llur activitat política i administrativa, per la Generalitat, pels ens locals i per les entitats autònomes, les empreses públiques i les altres entitats que en depenen” i en conseqüència estan subjectes al Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents. Així doncs, atenent a aquests preceptes legals, la informació sol·licitada i reclamada ha de formar part del registre general, que ha d’estar perfectament classificat de manera que permeti la seva recuperació i facilitar-ne, si escau, l’accés. Com a referència i seguint el model de Quadre de classificació per a l’Administració Local del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, podria estar classificat dins el nivell Registre general de documents (codi 0028) i sèrie Registre d’entrada de documents (1294) o Registre general de documents (3125). 5. Seguiment de l’execució L’article 43.5 LTAIPBG estableix que “l’Administració ha de comunicar a la Comissió les actuacions fetes per a executar els acords de mediació i per a donar compliment a les resolucions dictades per la Comissió”. Sobre la base d’aquestes comunicacions i de les efectuades per les persones interessades, la GAIP ha de fer seguiment del compliment de les seves resolucions, d’acord amb el que preveuen els articles 48 i 49 RGAIP i l’apartat 30 del seu Manual de reclamació, i pot adoptar les mesures que s’hi preveuen en cas d’incompliment. L’article 43 LTAIPBG estableix que si l’Administració incompleix el termini establert pels acords de mediació o per les resolucions de la GAIP per lliurar la informació reclamada, les persones interessades ho poden comunicar a la Comissió perquè aquesta en requereixi el compliment; la desatenció d’aquest requeriment, vista la remissió expressa feta a aquest precepte per l’article 77.2.b LTAIPBG, ha de ser qualificada d’infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública (que pot ser sancionada de conformitat amb els articles 81 i 82 LTAIPBG). L’article 49.2 RGAIP preveu que, als efectes anteriors, la Comissió pot posar aquests fets en coneixement dels òrgans competents per ordenar la incoació del procediment sancionador corresponent a què fa referència l’article 86 LTAIPBG. Així mateix, l’article 25.2.k RGAIP preveu la publicació en el web de la Comissió dels casos que els seus requeriments han estat desatesos pels subjectes obligats. 6. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió d’11 de juliol de 2024, resol per unanimitat: 1. Declarar la pèrdua parcial sobrevinguda de la Reclamació 782/2024 pel que fa a la informació lliurada a la persona reclamant d’acord amb les consideracions del fonament jurídic 2. 2. Estimar parcialment la Reclamació 782/2024 i declarar el dret de la persona reclamant a accedir al registre i als documents annexes d’acord amb les consideracions fetes al fonament jurídic 3. 3. Requerir a l’Ajuntament de Tortosa que faciliti l’accés a l’electa reclamant a la informació indicada a l’apartat 2 dins del termini màxim de quatre dies. 4. Requerir a l’Ajuntament de Tortosa a informar la GAIP, dins del termini de quatre dies, de l’òrgan o la persona responsable del compliment d’aquesta Resolució, així com de les actuacions dutes a terme per complir-la. 5. Convidar a la persona reclamant que informi a la GAIP de qualsevol incidència que es produeixi amb motiu del compliment d’aquesta Resolució. 6. Declarar finalitzat el procediment relatiu a la Reclamació 782/2024 i donar publicitat d’aquesta resolució al web de la GAIP. Iolanda Pineda Balló Presidenta Els terminis establerts en aquesta Resolució per lliurar la informació s’han de comptar en dies hàbils (descomptant festius i dissabtes) i si no s’especifica una altra cosa, comencen a partir de l’endemà de la recepció de la seva notificació per l’Administració reclamada. L’Administració obligada pot sol·licitar a la GAIP l’ampliació del termini atorgat per fer efectiu el lliurament de la informació. Aquesta sol·licitud només pot ser admesa a consideració si és notificada a la GAIP abans que fineixi el termini fixat a la Resolució, i s’ha de fonamentar en circumstàncies que no hagin pogut ser tingudes en compte per la Comissió abans de dictar la seva Resolució. La GAIP únicament atorgarà l’ampliació sol·licitada, després d’informar-ne a la persona reclamant, si l’Administració obligada ha justificat de forma precisa i consistent la seva necessitat. Si l’Administració obligada no lliura la informació dins del termini establert per aquesta Resolució, la persona reclamant pot posar- ho en coneixement de la GAIP, preferentment per correu electrònic adreçat a [email protected], per tal que la Comissió en requereixi el compliment. Mentre no s’acompleixi plenament la Resolució, la Comissió difondrà al seu web www.gaip.cat l’incompliment de l’Administració obligada, d’acord amb l’article 25.2.k RGAIP. Tot això sens perjudici que la persona reclamant pugui, considerant que aquesta Resolució és un acte administratiu declaratiu de drets que vincula l’Administració, requerir la seva execució davant dels Tribunals, a l’empara de l’article 29.1 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa. Aquesta acció es pot interposar després que hagin transcorregut tres mesos des que la persona afectada ha reclamat formalment i directament a l’Administració el compliment d’aquesta Resolució.