Reclamación de acceso a la información sobre la tramitación de certificados de empadronamiento en el Ayuntamiento de Ripoll y resultado estimatorio

Resolució 960/2024 , de 18 de juliol Número d’expedient de la Reclamació: 766/2024 Administració reclamada: Ajuntament de Ripoll Informació reclamada: Conèixer la tramitació de les certificacions d’empadr onament dels darrers sis mesos. Sentit de la resolució: Estimació Resum: La informació reclamada és d’acord amb l’article 2.b, informació pública i qualsevol persona té dret al seu accés d’acord amb els articles 18.1 i 20.1 LTAIPBG llevat que concorrin causes legals que en determinin la denegació o l’accés restringit. Escau recordar l’específica regulació que esdevé d’aplicació sobre el padró municipal i els usos de les seves dades a l’article 16.3 de la Llei de Bases de Règim Local 7/1985. La GAIP no ha pogut apreciar la concurrència de límits que haurà de valorar l’Administració reclamada en el seu lliurament. Si l’Ajuntament no té en el seu poder la informació sol·licitada, aquesta és la resposta que cal donar a la persona reclamant, sense que quedi obligat per a aquesta resolució a elaborar-la. Paraules clau: Ajuntaments. Certificats empadronaments . Estimació. Reclamació contra silenci. Ponent: Maria del Mar Pérez Velasco Antecedents El 28 de maig de 2024 entra a la GAIP la Reclamació 7 66/2024, presentada per un reclamant contra l’Ajuntament de Ripoll en relació amb la sol·licitud indicada a l’antecedent següent d’acord amb la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern (LTAIPBG) i del Reglament de la GAIP, aprovat pel Decret 111/2017, de 18 de juliol (RGAIP). Manifesta que no ha rebut resposta de l’Aj untament. El 23 de febrer de 2024 el reclamant demana a l’Ajuntament de Ripoll “Conèixer les fases que han tingut les sol·licituds del certificat d'empadronament històric i actual amb numero de registre E/RG/1743/2024 i E/RG/1742/2024 respectivament. Conèixer , de totes les sol·licituds de certificat d'empadronament del últims 6 mesos (agost, s etembre, octubre, novembre i desembre del 2023, i de gener 2024), les dates de sol·licitud i les dates d'entrega del certificat d'empadronament”. Es té constància d’aquesta petició després que la GAIP hagi demanat la seva esmena per tal d’obtenir la seva acreditació i que es va rebre el 5 de juny de 2024. El 7 de juny de 2024 la GAIP admet provisionalment la Reclamació, informa la persona reclamant sobre els aspectes més rellevants de la seva tramitació i de la posició jurídica que ostenta com a persona interessada, de conformitat amb la legislació de procediment administratiu i la de transparència i accés a la informació pública. Li demana especialment que informi la GAIP immediatament de les comunicacions que rebi de l’Administració reclamada relatives a la informació pública sol·licitada, mentre duri la Reclamació. En la mateixa data la GAIP comunica la Reclamació a l’Ajuntament de Ripoll i li requereix que, dins del termini de quinze dies establert per l’article 33.4 RGAIP, li trameti un informe sobre la Reclamació, així com còpia de l’expedient de la sol·licitud d’informació de la qual deriva i, en general, dels antecedents que puguin ser rellevants per resoldre la Reclamació. Que és requerit de nou el 8 de juliol de 2024. En data de la resolució a aquesta Comissió no li consta la recepció de cap informació. Fonaments jurídics 1. Competència de la GAIP i contingut i abast general del dret d’accés a la informació pública D’acord amb l’article 39.1 LTAIPBG i 29 del RGAIP aquesta Comissió és competent per tramitar i resoldre aquesta Reclamació. L’article 2.b i c LTAIPBG define ixen la informació pública i preveuen el dret d’accés a les persones per a sol·licitar i obtenir-la que d’acord amb l’article 18.1 LTAIPBG, tant a títol individual o en nom i representació de qualsevol persona jurídica legalment constituïda. L’article 20 LTAIPBG preveu els requisits i criteris per a l’aplicació dels límits legals al dret d’accés a la informació pública, que l’Administració no disposa de potestat discrecional i ha d’indicar en cada cas els motius que ho justifiquen. Els articles 21 i 22 LTAIPBG estableixen que aquests límits no són d’aplicació automàtica i absoluta i han de ser aplicats d’acord amb criteris de proporcionalitat i temporalitat i han d’atendre les circumstàncies de cada cas concret, especialment la concurrència d’un interès públic o privat superior que just ifiqui l’accés a la informació. 2. Manca de col·laboració L’antecedent 5 posa de manifest que l’Ajuntament no aporta a aquest procediment la documentació que li ha estat sol·licitada per la GAIP, d’acord amb el previst per l’article 33.4 RGAIP. Si bé aquest fet ha de ser qualificat d’ una manca de col·laboració de l’administració amb l’efectivitat dels procediments previstos legalment per a la garantia del dret d’accés a la informació pública, no pot impedir la resolució de la Reclamació, i que a més, l’article 33.7 RGAIP preveu expressament que “la manca de tramesa de la informació o la no emissió dels informes sol·licitats per la Comissió no impedeix que aquesta continuï la tramitació”. 3. Sobre el dret a la informació sol·licitada L’objecte de la reclamació es refereix a una informació relacionada amb una actuació municipal que s’ha de considerar que és informació pública d’acord amb l’article 2.b) de l’LTAIPBG tenint en compte, a més, que l’Ajuntament és un subjecte obligat per l’LTAIPBG (article 3) a tramitar les sol·licituds d’accés a la informació pública i a facilitar-ne l’accés quan s’escaigui. Per tant, d’aquella informació sol·licitada, que existís prèviament al moment en què es va formular la sol·licitud d’accés, ha de ser considerada informació pública accessible. L‘LTAIPBG reconeix el dret subjectiu d’accés a la informació pública a qualsevol persona, en els termes i condicions regulats per la pròpia Llei (art. 2.c) i que l’exercici del dret d’accés no resta condicionat a l’existència d’una motivació prèvia expressada per la persona sol·licitant (art. 26.2 in fine de l’LTAIPBG). L’objecte de la reclamació d’accés ho és en relació amb la informació sobre certificats d’empadronament que s’ha realitzat durant un període de temps per aquell Ajuntament. Escau recordar l’específica regulació que esdevé d’aplicació sobre el padró municipal i els usos de les seves dades. L’article 16.3 de la Llei de Bases de Règim Local 7/1985 estableix que: “Les dades obligatòries del padró municipal s'han de cedir a altres administracions públiques que ho sol·licitin sense el consentiment previ de l'afectat només quan els siguin necessàries per exercir les seves competències respectives, i exclusivament per a afers en els quals la residència o el domicili siguin dades rellevants. També poden servir per elaborar estadístiques oficials sotmeses al secret estadístic, en els termes que preveuen la Llei 12/1989, de 9 de maig, de la funció estadística pública, i les lleis d'estadística de les comunitats autònomes amb competència en la matèria. Les dades d'aportació voluntària no són susceptibles de cessió en cap cas”. L’article 40.3 del Decret Legislatiu 2/2003, de 28 d'abril, pel qual s'aprova el Text refós de la Llei municipal i de règim local de Catalunya regula l’accés a les dades del padró, en referència a les dades personals: “Les dades que consten en el padró municipal són confidencials. L'accés a aquestes dades es regeix per les normes que regulen l'accés administratiu dels ciutadans als arxius i als registres públics i per la Llei 5/2002, del 19 d'abril, de l'Agència Catalana de Protecció de Dades”. A la vista de la normativa citada, cal tenir present que són molt restringides les cessions de dades personals dels empadronats. Per al degut reconeixement del dret d’accés a la informació pública en aquest c as, caldria comprovar que no concorren límits que puguin justificar, d’acord amb les previsions de l’LTAIPBG, un accés parcial o una denegació de l’accés a la informació. L’aplicació dels límits al dret d’accés i la determinació del seu abast s’han de realitzar prèvia ponderació dels béns jurídics protegits i dels interessos en presència. En el cas que s’examina, aquesta Comissió no pot apreciar la concurrència de límits, atès que no disposa de la informació que hauria d’haver aportat l’Ajuntament reclamat, la qual cosa dona lloc a concloure que haurà de ser el propi Ajuntament el que haurà d’apreciar i ponderar la presència de límits, si en concorren d’acord amb les previsions de l’LTAIPBG, en donar accés a la informació reclamada, especialment pel que es refereix a l’afectació que es pugui produir sobre les dades de caràcter personal que en qualsevol cas, haurien de ser dissociades als efectes de l’accés demanat. Aquesta Comissió resol que cal emparar el dret a accedir a la informació sol·licitada. En el lliurament de la informació l’Ajuntament haurà d’adoptar les mesures necessàries per preservar que no es doni accés a informació que esdevingui limitada d’acord amb els articles 23 i 24 de l’LTAIPBG. 4. Obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) i atribucions de la funció pública de secretaria L’article 7 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents modificada per la Llei 20/2015, de 29 de juliol estableix l’obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) que garanteixi el tractament correcte dels documents en tot el seu cicle de vida i que permeti complir amb les obligacions de transparència. Un concepte molt ampli que requereix dotar-se d’un seguit d’eines i instruments que permetin la millora dels processos, la seva normalització i estandardització, per tal de garantir el compliment de la normativa i la qualitat de la informació i la implementació de solucions que permetin garantir la correcta gestió de la informació pública. L’article 8 afegeix que l’organització, l’avaluació i la conservació dels documents públics i l’accés a aquests són responsabilitat directa dels titulars respectius. El capítol X del Reial decret 4/2010, del 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat en l’àmbit de l’Administració electrònica estableix que les administracions públiques han d’adoptar les mesures organitzatives i tècniques per a garantir la recuperació i conservació del document electrònic entre aquestes, la definició d’una política de gestió de documents, la inclusió en els expedients d’un índex electrònic signat per l’òrgan o entitat que garanteixi la integritat de l’expedient electrònic i permeti la seva recuperació, la identificació única i inequívoca de cada document que permeti classificar-lo i recuperar-lo, l’associació de metadades, la classificació d’acord amb un quadre de classificació, el període de conservació segons les convencions de cada comissió avaluadora, l’accés complet i immediat dels documents entre d’altres. Pel que fa a gestió de la documentació i arxiu dels documents electrònics, la Disposició Addicional Onzena de la Llei 26/2010, del 3 d'agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya estableix que els documents electrònics s'han de gestionar i conservar en expedients electrònics d'acord amb les prescripcions de la normativa en matèria d'arxius i documents; que l’arxiu dels documents i expedients electrònics ha d'assegurar la identitat i la integritat a llarg termini de la informació que contenen; que els documents públics electrònics han de tenir garantides l'autenticitat i la integritat dels continguts, i també la conservació de l'aparença i la funcionalitat originals i, quan escaigui, llur confidencialitat, durant el termini establert per la normativa vigent en matèria d'arxius i documents; que les administracions públiques han d'assegurar la possibilitat de transformar els documents per raons tecnològiques, per a adaptar-ne el format i la sintaxi informàtica a les necessitats de gestió i preservació establertes per la normativa d'arxius i documents; que els sistemes d'informació que utilitzin les administracions públiques incloses en l'àmbit d'aplicació d'aquesta llei han de garantir, sempre que sigui possible, l'autenticitat i la integritat de llurs dades, i també la traçabilitat de les accions que portin a terme; que les dades contingudes en els sistemes d'informació de les administracions públiques es consideren documents públics electrònics, i els són aplicables les disposicions d'aquesta llei relatives a l'arxiu electrònic. Tanmateix, l’LTAIPBG reconeix els sistemes de gestió de documents públics com a facilitadors de dades i documents autèntics (art. 5.2) i la necessitat d’estructurar la informació seguint criteris temàtics i cronològics, seguint el quadre de classificació documental corporatiu i incorporant-hi índexs o guies de consulta (art. 6.1.d). Cal recordar, que l’article 3 del Reial decret 128/2018, de 16 de març, pel qual es regula el règim jurídic dels funcionaris d’Administració local amb habilitació de caràcter nacional, que regula la funció pública de secretaria estableix en punt 2 la funció de fe pública, i entre aquestes la direcció superior dels arxius i registres de l’entitat local (l). Així doncs, i en conseqüència d’aquest mandat legal i el d’assessorament legal preceptiu (article 2.1.a), ha de ser coneixedora de l’existència d’un sistema de gestió documental, impulsora si no en disposa, vetllar per la documentació amb una sistemàtica de treball mínima sobre la documentació de la qual n'és el custodi i responsable primer de la manca de localització de documentació, de mantenir l'ordre i garantir el retrobament de documentació. Altrament, l’article 19.2 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català que regula els documents que integren el patrimoni documental de Catalunya inclou, entre altres, “els documents produïts o rebuts, en l'exercici de llurs funcions i com a conseqüència de llur activitat política i administrativa, per la Generalitat, pels ens locals i per les entitats autònomes, les empreses públiques i les altres entitats que en depenen” i en conseqüència estan subjectes al Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents. Així doncs, atesos aquests preceptes legals, la informació sol·licitada i reclamada, en el cas que existeixi, ha de formar part d’un expedient administratiu, que ha d’estar perfectament classificat de manera que sigui possible la seva recuperació i facilitar-ne, si escau, l’accés. Com a referència i seguint el model de Quadre de classificació de la documentació municipal del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, aquesta documentació hauria d’estar classificada dins el nivell Registre de població (codi 0195), sèrie Padrons municipals d'habitants (2664). 5. Seguiment de l’execució L’article 43.5 LTAIPBG estableix que “l’Administració ha de comunicar a la Comissió les actuacions fetes per a executar els acords de mediació i per a donar compliment a les resolucions dictades per la Comissió”. Sobre la base d’aquestes comunicacions i de les efectuades per les persones interessades, la GAIP ha de fer seguiment del compliment de les seves resolucions, d’acord amb el que preveuen els articles 48 i 49 RGAIP i l’apartat 30 del seu Manual de reclamació, i pot adoptar les mesures que s’hi preveuen en cas d’incompliment. L’article 43 LTAIPBG estableix que si l’Administració incompleix el termini establert pels acords de mediació o per les resolucions de la GAIP per lliurar la informació reclamada, les persones interessades ho poden comunicar a la Comissió perquè aquesta en requereixi el compliment; la desatenció d’aquest requeriment, vista la remissió expressa feta a aquest precepte per l’article 77.2.b LTAIPBG, ha de ser qualificada d’infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública (que pot ser sancionada de conformitat amb els articles 81 i 82 LTAIPBG). L’article 49.2 RGAIP preveu que, als efectes anteriors, la Comissió pot posar aquests fets en coneixement dels òrgans competents per ordenar la incoació del procediment sancionador corresponent a què fa referència l’article 86 LTAIPBG. Així mateix, l’article 25.2.k RGAIP preveu la publicació en el web de la Comissió dels casos que els seus requeriments han estat desatesos pels subjectes obligats. 6. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de 18 de juliol de 2024, resol per unanimitat: 1. Estimar la Reclamació 766 /2024 i declara el dret de la persona reclamant a la informació sol·licitada, d’acord amb les consideracions fetes al fonament jurídic 2. 2. Requerir a l’Ajuntament de Ripoll que lliuri a la persona reclamant la informació indicada a l’apartat 1 dins del termini màxim de quinze dies. 3. Requerir a l’Ajuntament a informar la GAIP, dins del termini de quinze dies, de l’òrgan o la persona responsable del compliment d’aquesta Resolució, així com de les actuacions dutes a terme per complir-la. 4. Convidar a la persona reclamant que informi la GAIP de qualsevol incidència que es produeixi amb motiu del compliment d’aquesta Resolució. 5. Declarar finalitzat el procediment relatiu a la Reclamació 7 66/2024 i donar publicitat d’aquesta resolució al web de la GAIP. Iolanda Pineda Balló Presidenta Els terminis establerts en aquesta Resolució per lliurar la informació s’han de comptar en dies hàbils (descomptant festius i dissabtes) i si no s’especifica una altra cosa comencen a partir de l’endemà de la recepció de la seva notificació per l’Administració reclamada. L’Administració obligada pot sol·licitar a la GAIP l’ampliació del termini atorgat per fer efectiu el lliurament de la informació. Aquesta sol·licitud només pot ser admesa a consideració si és notificada a la GAIP abans que fineixi el termini fixat a la Resolució, i s’ha de fonamentar en circumstàncies que no hagin pogut ser tingudes en compte per la Comissió abans de dictar la seva Resolució. La GAIP únicament atorgarà l’ampliació sol·licitada, després d’informar-ne a la persona reclamant, si l’Administració obligada ha justificat de forma precisa i consistent la seva necessitat. Si l’Administració obligada no lliura la informació dins del termini establert per aquesta Resolució, la persona reclamant pot posar- ho en coneixement de la GAIP per tal que la Comissió en requereixi el compliment. Mentre no s’acompleixi plenament la Resolució, la Comissió difondrà al seu web www.gaip.cat l’incompliment de l’Administració obligada, d’acord amb l’article 25.2.k RGAIP. Tot això sens perjudici que la persona reclamant pugui, considerant que aquesta Resolució és un acte administratiu declaratiu de drets que vincula l’Administració, requerir la seva execució davant dels Tribunals, a l’empara de l’article 29.1 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa. Aquesta acció es pot interposar després que hagin transcorregut tres mesos des que la persona afectada ha reclamat formalment i directament a l’Administració el compliment d’aquesta Resolució. Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya en un termini de dos mesos, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, d’acord amb la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.