Acceso parcial al expediente de denuncia por acoso laboral y composición de la comisión de investigación en el Ayuntamiento de Montornès del Vallès

Resolució 946/2023, de 19 d’octubre Número d’expedient de la Reclamació: 764/2023 Administració reclamada: Ajuntament de Montornès del Vallès Informació reclamada: Còpia de tota la documentació inclosa en l'expedient relacionat amb una denúncia d’assetjament i que s'identifiqui a les autoritats i al personal al servei de l'administració responsables de la tramitació del citat procediment, lliurada en format electrònic . Sentit de la resolució: Estimació parcial Resum: Es reconeix el dret de la persona reclamant a l’accés a la informació consistent en obtenir còpia d’aquella part de l’expedient sobre una denúncia d’assetjament que no afecti a la deguda reserva de la investigació que es correspon amb el límit previst a l’article 21. LTAIPBG, si no comporta cap risc per a les investigacions. Es considera que no n’hi hauria prou amb invocar el límit i acreditar que existeix una investigació o un procediment sancionador en curs, sinó que també cal justificar que l’accés sol·licitat pot perjudicar o obstaculitzar les investigacions, destruir proves o sostreure els delinqüents de l’acció de la justícia, així com protegir la capacitat de les autoritats públiques per tramitar expedients disciplinaris en el si de les respectives administracions o altres que puguin justificar la denegació. Com a criteri orientatiu cal deduir que el reclamant tindria dret a rebre informació sobre el procediment, els drets i deures, sobre quina fase s’està desenvolupant, i segons la característica de la participació, del resultat de les fases, i també es tindria dret a conèixer la identitat dels components de la comissió d’investigació. Paraules clau: Ajuntaments. Denúncia. Investigació prèvia. Diligències prèvies. Assetjaments laborals. Accés parcial a l’expedient. Composició comissió investigació. Estimació parcial. Ponent: Maria del Mar Pérez Velasco Antecedents El 14 d’agost de 2023 entra a la GAIP la Reclamació 764/2023, pr esentada contra l’Ajuntament de Montornès del Vallès, en relació amb la sol·licitud indicada a l’antecedent següent. La persona reclamant fa constar la seva qualitat de delegat de personal i no sol·licita el procediment de mediació previst a l’article 42 de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern (LTAIPBG) i regulat pels articles 36 a 41 del Reglament de la GAIP, aprovat pel Decret 111/2017, de 18 de juliol (RGAIP). El 21 de juny de 2023 la persona presenta un escrit a l’Ajuntament de Montornès del Vallès on es fa constar que és interessat en el procediment administratiu relatiu a una denúncia presentada a l'Ajuntament de Montornès del Vallès, i també s’indica la seva condició de delegat de personal electe, i invocant l'article 4 i 53 de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del Procediment Administratiu Comú de les Administracions Públiques, sol·licita: “Primer.- Còpia de TOTA la documentació inclosa en l'expedient relacionat amb la denúncia anteriorment indicada. Segon.- Que dita documentació em sigui lliurada electrònicament al correu electrònic que consta en aquesta instància. Tercer.- Que s'identifiqui a les autoritats i al personal al servei de l'administració responsables de la tramitació del citat procediment”. El 13 d’agost de 2023 l’Ajuntament resol sobre la petició d’informació i decideix: “ Desestimar la petició d’accés o d’obtenció de còpia de tot l’expedient o de les declaracions que consten en ell, atès que pot afectar en el desenvolupament de les investigacions i comportar un perjudici en la investigació o la sanció d’infraccions disciplinàries o d’altres que puguin derivar-se. Endemés que aquesta fase d’informació prèvia, que s’inicia amb l’objectiu de recavar informació per determinar si els fets són o no susceptibles de motivar la incoació d’un procediment disciplinari, no constitueix pròpiament un procediment administratiu i la seva naturalesa, reservada, impedeix que durant la seva tramitació es pugui facilitar l’accés a la documentació per evitar que el seu coneixement pugui suposar un perjudici clar pel resultat de la investigació”. E n segon terme resol “Facilitar a cadascuna de les persones les seves declaracions i documentació aportada” que allà s’indica i que fa referència a la declaració del reclamant i la seva ampliació de denúncia. En tercer lloc, es resol “Informar al senyor XXX ( el reclamant) que en el seu dia ja va ser informat de les persones que conformaven la comissió d’investigació interna, quina composició inicial va recusar i posteriorment va ser informat dels membres que la conformaven un cop acceptada, en part, la seva recusació. A l’actualitat s’han traslladat les actuacions a la Direcció General de Coordinació de Policies Locals de la Generalitat de Catalunya.” El 24 d’agost de 2023 la GAIP admet provisionalment la Reclamació, informa a la persona reclamant sobre els aspectes més rellevants de la seva tramitació i de la posició jurídica que ostenta com a persona interessada, de conformitat amb la legislació de procediment administratiu i la de transparència i accés a la informació pública. Li demana especialment que informi a la GAIP immediatament de les comunicacions que rebi de l’Administració reclamada relatives a la informació pública sol·licitada. El 24 d’agost de 2023 la GAIP comunica la Reclamació a l’Ajuntament de Montornès del Vallès i li requereix que, dins del termini de quinze dies establert per l’article 33.4 RGAIP, li trameti un informe sobre ella, així com també còpia de l’expedient de la sol·licitud d’informació de la que deriva i, en el seu cas, la identificació de les terceres persones que es veuen afectades per la informació sol·licitada. El 15 de setembre de 2023, la GAIP rep l’informe de l’Ajuntament de Montornès del Vallès, on es comunica que d’acord amb l’informe de la Comissió d’Investigació Interna, i el Decret d’Alcaldia, el 23 de juny de 2023 es va donar trasllat a la Direcció General de la Policia Local a l’efecte d’incoar un expedient d’informació reservada, i en el seu cas disciplinari o sancionador atesos els fets d’aquest assumpte, i també que es va desestimar la sol·licitud d’accés a la informació reclamada: ”atès que en aquesta fase s’investiguen si aquests fets són o no susceptibles de la incoació d’un procediment disciplinari, la divulgació de les declaracions dels testimonis i la revelació de dades sensibles podria alterar el seu contingut, i d’acord amb l’article 275 del Decret 214/1990 que aprova el reglament del personal al servei de les entitats locals, pot disposar, amb caràcter previ, la realització d’una informació reservada. Vist l’article 21.1 de la llei 19/2014, de 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern, el dret d’accés a la informació pública pot ser denegat o restringit si el coneixement o divulgació de la informació comporta un perjudici per la investigació o la sanció de les infraccions penals, administratives o disciplinàries.” També afegeix que “que un cop conclosa aquesta fase d’informació reservada prèvia amb l’adopció d’una decisió, no serà d’aplicació del límit establert en l’article 21.1.b) de la Llei 19/2014, i haurà d’analitzar-se si la natura de les dades que es demanen per determinar si és factible facilitar o no l’accés a informació personal.” I finalment informa “que les persones den unciants i denunciades van ser informades, de les persones que conformaven la comissió d’investigació interna, tal i com consta en l’exposició dels fets, dels quals consta còpia en l’expedient administratiu.” Fonaments jurídics 1. Competència de la GAIP i contingut i abast generals del dret d’accés a la informació pública L’article 39.1 LTAIPBG estableix que “Les resolucions expresses o presumptes en matèria d’accés a la informació pública i, si escau, les que resolguin el recurs de reposició poden ésser objecte de reclamació gratuïta i voluntària davant la Comissió de Garantia del Dret d’Accés a la Informació Pública, encarregada de vetllar pel compliment i les garanties del dret d’accés a la informació pública que regula aquest títol”. L’article 29 RGAIP desenvolupa aquest precepte i concreta que també poden ser objecte de reclamació davant la GAIP les comunicacions que substitueixin les resolucions i l’incompliment material del dret d’accés, quan aquest ha estat reconegut expressament o presumpta. D’acord amb aquests preceptes, la GAIP és competent per tramitar i resoldre aquesta Reclamació. L’article 2.c LTAIPBG defineix el dret d’accés a la informació pública com “el dret subjectiu que es reconeix a les persones per a sol·licitar i obtenir la informació pública, en els termes i les condicions regulats per aquesta llei”. Per la seva banda, l’apartat b del mateix precepte defineix la informació pública com “la informació elaborada per l’Administració i la que aquesta té en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions, inclosa la que li subministren els altres subjectes obligats d’acord amb el que estableix aquesta llei”. Segons l’article 18.1 LTAIPBG, “Les persones tenen el dret d’accedir a la informació pública, a què fa referència l’article 2.b, a títol individual o en nom i representació de qualsevol persona jurídica legalment constituïda”. I l’article 20.1 de la mateixa llei afegeix que “El dret d’accés a la informació pública es garanteix a totes les persones, d’acord amb el que estableix aquesta llei. El dret d’accés a la informació pública només pot ésser denegat o restringit per les causes expressament establertes per les lleis”. Així mateix, els apartats 2 i 3 de l’article 20 LTAIPBG estableixen els següents requisits i criteris per a l’aplicació dels límits legals al dret d’accés a la informació pública: “2. Les limitacions legals al dret d’accés a la informació pública han d’ésser aplicades d’acord amb llur finalitat, tenint en compte les circumstàncies de cada cas concret, s’han d’interpretar sempre restrictivament en benefici d’aquest dret i no es poden ampliar per analogia. 3. Per a aplicar límits al dret d’accés a la informació pública, l’Administració no disposa de potestat discrecional i ha d’indicar en cada cas els motius que ho justifiquen. En la motivació cal explicitar el límit que s’aplica i raonar degudament les causes que en fonamenten l’aplicació”. A més, els límits legals al dret d’accés a la informació pública no són d’aplicació automàtica i absoluta (l’encapçalament de l’article 21 LTAIPBG es refereix expressament a què els límits enumerats per aquest precepte “poden” dur a la denegació de l’accés sol·licitat), de manera que l’article 22 de la mateixa Llei requereix que siguin aplicats d’acord amb criteris de proporcionalitat i temporalitat: “Els límits aplicats al dret d’accés a la informació pública han d’ésser proporcionals a l’objecte i la finalitat de protecció. L’aplicació d’aquests límits ha d’atendre les circumstàncies de cada cas concret, especialment la concurrència d’un interès públic o privat superior que justifiqui l’accés a la informació. 2. Els límits del dret d’accés a la informació pública són temporals si així ho estableix la llei que els regula, i es mantenen mentre perduren les raons que en justifiquen l’aplicació”. 2. Dret a l’accés a la informació pública i límits En relació al reconeixement del dret d’accés a la informació pública que es reclama en aquest procediment cal considerar, en primer lloc que el seu objecte consisteix en la còpia de tota la documentació inclosa en l'expedient relacionat amb la denúncia que va presentar, en format electrònic i la identificació de les autoritats i personal al servei de l'administració responsables de la tramitació del citat procediment, que es pot qualificar d’informació pública, ja que aquesta Comissió constata que té aquesta consideració als efectes d’allò establert a l’article 2 de la LTAIPBG. L’Administració reclamada invoca la concurrència del límit consistent en que la informació reclamada forma part de la tramitació d’unes investigacions prèvies per a determinar si els fets són o no susceptibles de motivar la incoació d’un procediment disciplinari i la seva naturalesa, reservada, impedirien l’accés a la documentació reclamada, amb esment de jurisprudència que sustentaria aquesta interpretació (especialment cita la sentència del T ribunal Superior de Justícia de Galicia de 2 de juliol de 2021) i també invoca la possible afectació a dades personals de terceres persones que es poden contenir en l’expedient. a) Sobre la limitació consistent en investigació o la sanció de les infraccions penals, administratives o disciplinàries D’acord amb l’article 21.1 LTAIPBG “el dret d’accés a la informació pública pot ésser denegat o restringit si el coneixement o la divulgació de la informació comporta un perjudici per a: (...) b) La investigació o la sanció de les infraccions penals, administratives o disciplinàries”. Aquest límit protegeix la tramitació eficaç dels procediments sancionadors, i podria justificar la restricció de l’accés a la informació pública sol·licitada en relació amb els informes que formen part d’un procediment sancionador obert. D’acord amb els antecedents, es constata que s’estan realitzant unes investigacions prèvies amb l’objectiu de recavar informació per determinar si els fets denunciats són o no susceptibles de motivar la incoació d’un procediment disciplinari, que no han finalitzat i respecte les quals l’Administració reclamada considera que no s’haurien de revelar atès que es corresponen amb la limitació prevista a l’article 21 LTAIPBG. El límit invocat en aquest cas, consistent en la realització d’una investigació, conjuntament amb el corresponent a la sanció de les infraccions penals, administratives o disciplinàries, com ja ha recordat en altres ocasions aquesta Comissió, segons la Memòria del Conveni del Consell d’Europa 205 (que contempla aquest límit únicament en relació amb les activitats criminals i, separadament, els expedients disciplinaris, si bé les seves consideracions també podrien ser aplicades als procediments sancionadors o disciplinaris, o puguin tenir una relació directa amb procediments d’aquesta naturalesa), amb aquests límits el que es pretén és evitar que l’accés a la informació afectada pugui obstaculitzar les investigacions, destruir proves o sostreure els delinqüents de l’acció de la justícia, així com protegir la capacitat de les autoritats públiques per tramitar expedients disciplinaris en el si de les respectives administracions. D’acord amb això, no n’hi hauria prou amb invocar el límit i acreditar que existeix una inv estigació o un procediment sancionador en curs, sinó que també caldria justificar que l’accés sol·licitat pot perjudicar específicament els fins que s’acaben de citar o altres que puguin justificar la denegació. Les actuacions investigadores que s’estan realitzant en relació a uns fets susceptibles de ser sancionats, s’inclouen dins el límit que preserva temporalment el seu accés, fins que no s’hagi conclòs la investigació, però per a la denegació de l’accés , cal acreditar que l’accés perjudicaria les indagacions, i a aquests efectes s’ha d’argumentar suficientment aquest perjudici (o el perjudici per a dades personals, si qui exerceix l’accés és una tercera persona). En l’assumpte ara analitzat es fa referència a que es tracta d’una investigació que es produeix en el context d’una denúncia d’assetjament , que en aplicar el test del dany, concorre també l’apreciació de l’eventualitat de que l’expedient en qüestió sigui objecte de procés penal, cas en el qual l’accés pot esdevenir restringit per disposició judicial. S’haurien de deduir, a manca de referència per part de l’Administració reclamada, els riscs que per a la investigació dels fets denunciats pot suposar la revelació de tot l’expedient tal com es reclama. L’Administració reclamada aporta com a elements per a poder ponderar, en aquest cas, el risc que pot suposar per a la investigació el lliurament de la informació, únicament el relatiu al tipus de denúncia i s’acull al criteri jurisprudencial consistent en que, en la mesura que la fase d’informació prèvia a l’inici d’un procediment sancionador o disciplinari té naturalesa de reservada ja que el seu coneixement pot comportar un perjudici clar per al resultat de la mateixa, això impedeix que durant la seva tramitació es pugui facilitar l’accés al seu contingut (entre d’altres, STS 21/2018, de 15 de febrer) però no afegeix cap altre element per a la seva ponderació que el relatiu a l’afectació a terceres persones que puguin constar a l’expedient. D’acord amb això, mentre es tramita la informació prèvia, es considera que hauria de prevaldre el seu caràcter reservat per a tota la informació i s’hauria de denegar l’accés al seu contingut fins que no conclogui la investigació, que es preveu que s’allargui en el temps atès que el 23 de juny de 2023 passat, es va donar trasllat a la Direcció General de la Policia Local a l’efecte d’incoar un expedient d’informació reservada, del qual no es té constància de l’estat de la seva tramitació. En aquest cas, la persona reclamant formula la sol·licitud invocant el règim d’accés de l’article 53.1.a de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques (LPAC), que d’acord amb el criteri jurisprudencial referit, seria igualment persona interessada en l’expedient relatiu a una investigació reservada en curs, per la denúncia d’assetjament laboral, on fa constar que té la condició de perjudicat i de delegat de personal electe. D’altra banda, e l Protocol per a la prevenció i actuació en situacions d'assetjament psicològic, sexual, per raó de sexe o orientació sexual i altres discriminacions de l ’Ajuntament de Montornès del Vallès d’octubre de 2013, conté la previsió relativa a que el desenvolupament i aplicació del procediment en els possibles casos d’assetjament laboral i sexual es realitzaran amb la més estricta confidencialitat. També es preveu a l’esmentat protocol que la informació generada i aportada per les actuacions en l’aplicació d’aquest procediment tindrà caràcter confidencial i només serà accessible per al personal que intervingui directament en la seva tramitació. Aquesta informació restarà subjecta al règim previst a l’article 22 de la llei 31/1995, de 8 de novembre, de prevenció de riscos laborals, i els articles 10 i 11 de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal ( cal entendre aquesta referència a les previsions del vigent Reglament general de Protecció de dades-RGPD). A aquests efectes, aquesta informació tindrà el mateix tractament que la informació reservada (apartat 4 del protocol). S’inclou una referència a que la Comissió d’Investigació, nomenada a tal efecte pel Comitè de Seguretat i Salut, assumirà la instrucció del procediment, i haurà d’elaborar un informe escrit on s’expressi si hi ha evidències suficients per afirmar que s’ha produït una situació d’assetjament (6.2.2 Instrucció del procediment de p rotocol). De tot això, es conclou que l’Administració reclamada hauria de ponderar i valorar de l’expedient d’investigació sol·licitat, quins documents o parts que l’integren, són susceptibles de ser lliurats per entendre que no supos en un risc d’incidència en el decurs de la investigació, ni a les dades de terceres persones, i per tant es poden lliurar al reclamant. Com a criteri orientatiu cal deduir que el reclamant tindria dret a rebre informació sobre el procediment, els drets i deures, sobre quina fase s’està desenvolupant, i segons la característica de la participació, del resultat de les fases. b) Afectació a les dades personals D’altra banda, pel que respecta al límit invocat sobre l’afectació a les dades personals, ja que és sol·liciten les declaracions d’altres afectats i és previsible que la informació sol·licitada, o part d’ell a, continguin dades de persones físiques, els articles 23 i 24 LTAIPBG estableixen el règim jurídic de protecció de les dades personals que formen part d’informació pública. En primer lloc, l’article 23 LTAIPBG prohibeix estrictament la divulgació de les dades personals especialment protegides: “Les sol·licituds d’accés a la informació pública han d’ésser denegades si la informació que es vol obtenir conté dades personals especialment protegides, com ara les relatives a la comissió d’infraccions penals o administratives que no comportin l’amonestació pública a l’infractor, llevat que l’afectat hi consenti expressament per mitjà d’un escrit que ha d’acompanyar la sol·licitud.” Per tant, no es pot divulgar la identitat de persones eventualment responsables de la comissió d’infraccions que puguin constar en els informes; en aquests casos, en aplicació de l’article 25 LTAIPBG, la informació només es podria facilitar, havent dissociat les dades identificatives o que permetin identificar persones físiques relacionades amb la comissió d’infraccions o amb altres dades especialment protegides per l’article 23 LTAIPBG. c) Informació sobre les autoritats i personal responsables de la tramitació del procediment de denúncia En darrer terme, pel que respecta a la identificació de les autoritats i personal al servei de l'administració responsables de la tramitació del citat procediment, a més de formar part del contingut que com hem vist te cobertura en allò previst a l’article 53 de la Llei 39/2015, de Procediment Administratiu Comú de les Administracions Públiques, s’ha de tenir en compte allò previst a l’article 24.1 LTAIPBG sobre l’accés a les dades identificatives. Aquest precepte estableix el criteri general d’accessibilitat a les dades merament identificatives de persones relacionades amb l’organització i el funcionament de l’Administració. També l’article 70.2 del Decret 8/2021, de transparència i accés a la informació pública, afegeix que “als efectes del que preveu l'article 24.1 de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, són dades personals merament identificatives les consistents en el nom i cognoms, el càrrec o lloc ocupat, cos i escala, les funcions desenvolupades i el telèfon i les adreces, postal i electrònica, de contacte professional, referides al personal al servei de les administracions públiques, alts càrrecs i personal directiu del sector públic de les administracions públiques”. Per tant, és procedent facilitar a la persona reclamant les dades identificatives dels membres de la Comissió d’Investigació Interna, sobre la qual, d’altra banda s’afirma per l’Administració reclamant que ja ha estat objecte d’informació i d’aquest extrem el reclamant no en fa cap comentari. De tot l’exposat aquesta Comissió considera que el límit sobre la investigació en curs referida a la previsió de l’article 21.1 b) LTAIPBG, en aquest cas concret no hauria de limitar l’accés aquella part de la informació de l’expedient relacionat amb la denúncia que va presentar, relativa al procediment, els drets i deures, sobre quina fase s’està desenvolupant, i segons la característica de la participació, del resultat de les fases, si es que encara es troba en tramitació, i si aquesta investigació ja s’ha conclòs, s’hauria de poder accedir a la totalitat de l’expedient, que restaria en qualsevol dels dos cas os condicionat a que s’hauria d’ocultar la referència a dades de terceres persones incloses en aquesta documentació, tenint en compte especialment que serien dades personals especialment protegides, en estar compreses en l’esmentada investigació i per tant s’haurien de considerar com dades personals relatives a la comissió d’infraccions penals o administratives sempre que no comportin l’amonestació pública a l’infractor. Sobre la informació respecte a la composició de la Comissió d’investigació interna, no es detecta cap impediment per a lliurar aquesta informació, tot i que l’Administració reclamada considera que s’ha facilitat aquesta informació i que en l’act ualitat s’han traslladat les actuacions a la Direcció General de Coordinació de Policies Locals de la Generalitat de Catalunya. En definitiva, aquesta Comissió conclou que s’ha de reconèixer l’accés al reclamant d’aquella part de la informació sobre l’expedient relacionat amb la denúncia que va presentar que no comprometi la investigació que està realitzant l’Administració reclamada, sense incloure aquella informació referida a dades personals de tercers, i per tant, únicament es podria lliurar i obtenir c òpia d’aquells elements de l’expedient no afectats pel límit relatiu a la deguda reserva de la investigació, i també respecte al dret a conèixer la composició de la Comissió d’Investigació. 3. Obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) i atribucions de la funció pública de secretaria L’article 7 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents modificada per la Llei 20/2015, de 29 de juliol estableix l’obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) que garanteixi el tractament correcte dels documents en tot el seu cicle de vida i que permeti complir amb les obligacions de transparència. Un concepte molt ampli que requereix dotar-se d’un seguit d’eines i instruments que permetin la millora dels processos, la seva normalització i estandardització, per tal de garantir el compliment de la normativa i la qualitat de la informació i la implementació de solucions que permetin garantir la correcta gestió de la informació pública. L’article 8 afegeix que l’organització, l’avaluació i la conservació dels documents públics i l’accés a aquests són responsabilitat directa dels titulars respectius. El capítol X del Reial decret 4/2010, del 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat en l’àmbit de l’Administració electrònica estableix que les AAPP han d’adoptar les mesures organitzatives i tècniques per a garantir la recuperació i conservació del document electrònic entre aquestes, la definició d’una política de gestió de documents, la inclusió en els expedients d’un índex electrònic signat per l’òrgan o entitat que garanteixi la integritat de l’expedient electrònic i permeti la seva recuperació, la identificació única i inequívoca de cada document que permeti classificar-lo i recuperar-lo, l’associació de metadades, la classificació d’acord amb un quadre de classificació, el període de conservació segons les convencions de cada comissió avaluadora, l’accés complet i immediat dels documents entre d’altres. Pel que fa a gestió de la documentació i arxiu dels documents electrònics, la Disposició Addicional Onzena de la Llei 26/2010, del 3 d'agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya estableix que els documents electrònics s'han de gestionar i conservar en expedients electrònics d'acord amb les prescripcions de la normativa en matèria d'arxius i documents; que l’arxiu dels documents i expedients electrònics ha d'assegurar la identitat i la integritat a llarg termini de la informació que contenen; que els documents públics electrònics han de tenir garantides l'autenticitat i la integritat dels continguts, i també la conservació de l'aparença i la funcionalitat originals i, quan escaigui, llur confidencialitat, durant el termini establert per la normativa vigent en matèria d'arxius i documents; que les administracions públiques han d'assegurar la possibilitat de transformar els documents per raons tecnològiques, per a adaptar-ne el format i la sintaxi informàtica a les necessitats de gestió i preservació establertes per la normativa d'arxius i documents; que els sistemes d'informació que utilitzin les administracions públiques incloses en l'àmbit d'aplicació d'aquesta llei han de garantir, sempre que sigui possible, l'autenticitat i la integritat de llurs dades, i també la traçabilitat de les accions que portin a terme; que les dades contingudes en els sistemes d'informació de les administracions públiques es consideren documents públics electrònics, i els són aplicables les disposicions d'aquesta llei relatives a l'arxiu electrònic. Tanmateix, la LTAIPBG reconeix els sistemes de gestió de documents públics com a facilitadors de dades i documents autèntics (art. 5.2) i la necessitat d’estructurar la informació seguint criteris temàtics i cronològics, seguint el quadre de classificació documental corporatiu i incorporant-hi índexs o guies de consulta (art. 6.1.d). Cal recordar, que l’article 3 del Reial decret 128/2018, de 16 de març, pel qual es regula el règim jurídic dels funcionaris d’Administració local amb habilitació de caràcter nacional, que regula la funció pública de secretaria estableix en punt 2 la funció de fe pública, i entre aquestes la direcció superior dels arxius i registres de l’entitat local (l). Així doncs i en conseqüència d’aquest mandat legal i el d’assessorament legal preceptiu (article 2.1.a), ha de ser coneixedora de l’existència d’un sistema de gestió documental, impulsora si no en disposa, vetllar per la documentació amb una sistemàtica de treball mínima sobre la documentació de la qual n'és el custodi i responsable primer de la manca de localització de documentació, de mantenir l'ordre i garantir el retrobament de documentació. Altrament, l’article 19.2 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català que regula els documents que integren el patrimoni documental de Catalunya inclou, entre altres, “els documents produïts o rebuts, en l'exercici de llurs funcions i com a conseqüència de llur activitat política i administrativa, per la Generalitat, pels ens locals i per les entitats autònomes, les empreses públiques i les altres entitats que en depenen” i en conseqüència estan subjectes al Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents que estableix en l’article 11.4 que “quan l'aplicació d'una taula d'avaluació i accés documental comporti l'eliminació de documents, la persona tècnica que porti a terme aquesta aplicació, abans de procedir a la destrucció, ha de: a) Disposar d'un inventari de la documentació a destruir, b) Obtenir l'autorització de la secretaria general o de la direcció de l'organisme o entitat titular de la documentació, c) Comprovar que cap circumstància administrativa o jurídica hagi alterat el termini de conservació fixat per als documents a eliminar” i ha de disposar del corresponent Registre de destrucció de documents (article 12) degudament autoritzat per la secretaria general o la direcció de l’organisme o entitat titular dels documents. Així doncs, atenent a aquests preceptes legals, la informació sol·licitada i reclamada, en el cas que existeixi, ha de formar part d’un expedient administratiu que ha d’estar degudament classificat de manera que permeti la seva recuperació i facilitar-ne, si escau, l’accés. Com a referència i seguint el model de Quadre de classificació per a l’Administració Local del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, aquesta documentació hauria d’estar classificada dins el nivell Seguretat i prevenció de riscos laborals (codi 0065), sèrie Denúncies de personal per assetjament laboral (1542). 4. Seguiment de l’execució L’article 43.5 LTAIPBG estableix que “l’Administració ha de comunicar a la Comissió les actuacions fetes per a executar els acords de mediació i per a donar compliment a les resolucions dictades per la Comissió”. Sobre la base d’aquestes comunicacions i de les efectuades per les persones interessades, la GAIP ha de fer seguiment del compliment de les seves resolucions, d’acord amb el que preveuen els articles 48 i 49 RGAIP i l’apartat 30 del seu Manual de reclamació, i pot adoptar les mesures que s’hi preveuen en cas d’incompliment. L’article 43 LTAIPBG estableix que si l’Administració incompleix el termini establert pels acords de mediació o per les resolucions de la GAIP per lliurar la informació reclamada, les persones interessades ho poden comunicar a la Comissió perquè aquesta en requereixi el compliment; la desatenció d’aquest requeriment, vista la remissió expressa feta a aquest precepte per l’article 77.2.b LTAIPBG, ha de ser qualificada d’infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública (que pot ser sancionada de conformitat amb els articles 81 i 82 LTAIPBG). L’article 49.2 RGAIP preveu que, als efectes anteriors, la Comissió pot posar aquests fets en coneixement dels òrgans competents per ordenar la incoació del procediment sancionador corresponent a què fa referència l’article 86 LTAIPBG. Així mateix, l’article 25.2.k RGAIP preveu la publicació en el web de la Comissió dels casos que els seus requeriments han estat desatesos pels subjectes obligats. 5. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de 19 d’octubre de 2023, resol per unanimitat: 1. Estimar parcialment la Reclamació 764 /2023 i declarar el dret de la persona reclamant a l’accés a la informació consistent en obtenir còpia d’aquella part de l’expedient no afectat pel límit relatiu a la deguda reserva de la investigació per no comportar cap risc per a les investigacions i a conèixer la identitat dels components de la comissió d’investigació, com podria ser respecte el procediment, els drets i deures, sobre quina fase s’està desenvolupant, i segons la característica de la participació, del resultat de les fases. 2. Desestimar parcialment la Reclamació 764/2023 i restringir l’accés sol·licitat al que afecti a la identificació d’altres afectats per les investigacions i a la documentació relativa als informes i declaracions d’altres persones que formin part de les investigacions prèvies, així com aquella informació la revelació de la qual posi en risc i afecti el desenvolupament de la investigació. 3. Requerir a l’Ajuntament que lliuri a la persona reclamant la informació indicada a l’apartat 1 dins del termini màxim de quinze dies. 4. Requerir a l’Ajuntament a informar la GAIP, dins del termini de quinze dies, de l’òrgan o la persona responsable del compliment d’aquesta Resolució, així com de les actuacions dutes a terme per complir-la. 5. Convidar a la persona reclamant que informi a la GAIP de qualsevol incidència que es produeixi amb motiu del compliment d’aquesta Resolució. 6. Notificar la Resolució a la tercera persona afectada que ha comparegut en el procediment. 7. Declarar finalitzat el procediment relatiu a la Reclamació 764/2023 i disposar la publicació d’aquesta resolució al web de la GAIP. Iolanda Pineda Balló Presidenta Els terminis establerts en aquesta Resolució per lliurar la informació s’han de comptar en dies hàbils (descomptant festius i dissabtes) i si no s’especifica una altra cosa comencen a partir de l’endemà de la recepció de la seva notificació per l’Administració reclamada. L’Administració obligada pot sol·licitar a la GAIP l’ampliació del termini atorgat per fer efectiu el lliurament de la informació Aquesta sol·licitud només pot ser admesa a consideració si és notificada a la GAIP abans que fineixi el termini fixat a la Resolució, i s’ha de fonamentar en circumstàncies que no hagin pogut ser tingudes en compte per la Comissió abans de dictar la seva Resolució. La GAIP únicament atorgarà l’ampliació sol·licitada, després d’informar-ne a la persona reclamant, si l’Administració obligada ha justificat de forma precisa i consistent la seva necessitat. Si l’Administració obligada no lliura la informació dins del termini establert per aquesta Resolució, la persona reclamant pot posar-ho en coneixement de la GAIP, per tal que la Comissió en requereixi el compliment. Mentre no s’acompleixi plenament la Resolució, la Comissió difondrà al seu web www.gaip.cat l’incompliment de l’Administració obligada, d’acord amb l’article 25.2.k RGAIP. Si l’Administració desatén el requeriment d’execució que li adreci la GAIP, la Comissió posarà els fets en coneixement de l’òrgan competent, d’acord amb allò previst per l’article 86 LTAIPBG, i li sol·licitarà la incoació d’un procediment sancionador per infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública, a l’empara de l’article 77.2.b LTAIPBG. Tot això sens perjudici que la persona reclamant pugui, considerant que aquesta Resolució és un acte administratiu declaratiu de drets que vincula l’Administració, requerir-ne la seva execució davant dels Tribunals, a l’empara de l’article 29.1 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa. Aquesta acció es pot interposar després que hagin transcorregut tres mesos des que la persona afectada ha reclamat formalment i directament a l’Administració el compliment d’aquesta Resolució. Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya en un termini de dos mesos, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, d’acord amb la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.