Acceso a copia de denuncia ante la Fiscalía e informe de actuaciones previas del Ayuntamiento de l'Hospitalet de Llobregat

Resolució 510/2024, de 25 d’abril Número d’expedient de la Reclamació: 753/2023 Administració reclamada: Ajuntament de l’Hospitalet de Llobregat Informació reclamada: Denúncia i informe d’actuacions prèvies. Sentit de la resolució: Estimació parcial Resum: El límit de l’article 21.1.d) de la LTAIPBG permet restringir només l’accés a aquella informació que ha estat elaborada específicament per al procés judicial en qüestió, com s’afirma a la Memòria del CADP. Certament, cal destacar i emfasitzar que els documents que no són creats amb vista a processos judicials com a tals no poden ser denegats a l’empara d’aquest límit. En el cas que ens ocupa, la informació continguda en un procediment d’actuacions prèvies desenvolupat a l’empara de l’article 55 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre del procediment administratiu comú (LPAC) no constitueix un document – l’informe reclamat- que s’hagi elaborat específicament amb vista un procés judicial, sinó que únicament a llum dels resultats d’aquestes actuacions prèvies es podria, si s’escau, pretendre l’apertura d’aquest procés. Paraules clau: Ajuntaments. Interessat. Denunciat. Sancionador. Actuacions prèvies. Infraccions Penals. Denuncia. Informe. Desestimació. Límits. Igualtat parts en procés judicial. Investigació de il·lícits penals. Estimació parcial. Ponent: Clara I. Velasco Rico Antecedents 1. En data 11 de juliol de 2023, la persona sol·licitant presenta una sol·licitud a l’Ajuntament de l’Hospitalet de Llobregat, en què demana: “Que en tant jo sóc interessat principal, se’m lliuri una còpia de la denúncia interposada davant la Fiscalia el dia 7- 6-2023 per part del director de l’àrea de convivència i seguretat, en el mínim temps possible, per tal d’exercir les accions legal escaients”. 2. En data 10 d’agost de 2023, la persona sol·licitant presenta reclamació davant la GAIP, al·legant que l’Ajuntament no li ha lliurat la informació reclamada, i reitera que vol tenir accés a còpia de la denúncia esmentada. El reclamant afegeix que la persona denunciant (qui hauria formulat la denúncia contra el reclamant) hauria informat a terceres persones sobre la interposició de la denúncia, i que la sol·licitud té per finalitat “poder exercir els meus drets de defensa i cessar així la vulneració dels meus drets fonamentals.” La persona reclamant sol·licita la tramitació de la Reclamació a través del procediment de mediació, però en desisteix d’aquesta via en data 25 d’octubre de 2023. 3. El 28 d’agost de 2023 la GAIP admet provisionalment la Reclamació, informa a la persona reclamant sobre els aspectes més rellevants de la seva tramitació i de la posició jurídica que ostenta com a persona interessada, de conformitat amb la legislació de procediment administratiu i la de transparència i accés a la informació pública. Li demana especialment que informi a la GAIP immediatament de les comunicacions que rebi de l’Administració reclamada relatives a la informació pública sol·licitada, mentre duri la Reclamació. 4. El 28 d’agost de 2023 la GAIP comunica la Reclamació a l’Ajuntament de l’Hospitalet de Llobregat i li requereix que, dins del termini de quinze dies establert per l’article 33.4 RGAIP, li trameti un informe sobre la Reclamació , així com també còpia de l’expedient de la sol·licitud d’informació de la qual deriva i, en general, dels antecedents que puguin ser rellevants per resoldre la Reclamació. 5. El 22 de setembre de 2023 la GAIP rep l’informe de l’Ajuntament amb el contingut següent: “En aquests moments, l'Ajuntament està en procés de resoldre expressament, per l'òrgan municipal competent, la sol·licitud d'accés a la informació, la qual es notificarà al sol·licitant i a la GAIP. El que s'informa als efectes oportuns, sense caràcter preceptiu ni vinculant i sense perjudici de millor criteri”. 6. En data 11 d’octubre de 2023 la GAIP rep una resolució de l’Ajuntament de l’Hospitalet de Llobregat amb el contingut següent: “PRIMER.- DESTIMAR les sol·licituds d’accés a la informació pública, presentades pel Sr. XXXX en dates 11- 07-2023 i 10- 08-2023, números de registre 117409/2023 i 130602/2023, respectivament, per les quals demana “una còpia de la denúncia interposada davant la Fiscalia el dia 7- 6-2023 per part del director de l’àrea de convivència i seguretat”, atès que podria suposar un perjudici per la investigació de les infraccions penals i una possible vulneració del dret fonamental a la tutela judicial efectiva, tenint en compte que, en aquests moments, les actuacions penals es troben encara en fase d’instrucció. SEGON.- COMUNICAR La present resolució a l’Assessoria Jurídica, a la Direcció de Serveis de l’Àrea de Seguretat i Mobilitat i al Cap de la Guardia Urbana, per al seu coneixement i als efectes adients. TERCER.- NOTIFICAR aquest acte administratiu a l’interessat, contra el qual podrà interposar els recursos que figuren a continuació”. 7. En data 25 d’octubre de 2023 la GAIP reitera a l’Ajuntament una petició d’informe sobre la reclamació presentada i, de nou, li requereix la tramesa de tot l’expedient. 8. En data 10 de novembre de 2023 la GAIP rep de l’Ajuntament un informe amb el contingut extractat següent: “1.- L’article 21 de la Llei 19/2014, de 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern, al seus apartats 1. b) i d), disposa que el dret d’accés a la informació pública pot ésser denegat o restringit si el coneixement o la divulgació de la informació comporta un perjudici per a la investigació o la sanció de les infraccions penals o per al principi d’igualtat entre les parts en els processos judicials o a la tutela judicial efectiva. 2.- Les diligències d’investigació estan vinculades de manera intrínseca amb un procediment penal, i, per tant, el règim jurídic aplicable per a l'accés no està regulat per l'article 13.d de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del Procediment Administratiu Comú de les Administracions Públiques. En canvi, s'aplica el règim jurídic específic previst per a les actuacions judicials. En aquest context, la Direcció de l'Àrea va considerar que la Fiscalia era l'òrgan competent per a gestionar la informació relativa a aquesta qüestió, d'acord amb els articles 5 de la Llei 50/1981, de 30 de desembre, per la qual es regula l'Estatut Orgànic del Ministeri Fiscal (EOMF) i 773.2 de la Llei d'Enjudiciament Criminal, conforme a la Circular de Fiscalia 4/2013, de 30 de desembre, sobre les diligències d'investigació. El que s'informa als efectes oportuns, sense caràcter preceptiu ni vinculant i sense perjudici de millor criteri”. 9. En data 17 de novembre de 2023 la GAIP sol·licita l’informe a l’APDCAT conforme la normativa aplicable. 10. En data 19 de març de 2024 la GAIP rep l’informe sol·licitat a l’APDCAT i el trasllada a les parts oportunament per al seu coneixement en data 21 de març de 2024. 11. L’informe de l’APDCAT conclou com segueix: “En atenció a la informació de què es disposa, el dret d’accés reconegut per la normativa de protecció de dades personals permetria l’accés del reclamant a còpia de la informació que sobre la seva persona consti a l’escrit de denúncia o en l’informe reclamat, inclòs l’origen de les dades, per tant, la identitat de la persona denunciant - que el reclamant ja coneix- i, si escau, de terceres persones que hagin aportat informació sobre el denunciat, i la informació sobre els fets i o les accions que se li atribueixen (participació fraudulenta en un procés selectiu). No sembla necessari donar accés a dades personals de terceres persones en qualitat de participants en el procés selectiu objecte de denúncia (dades de formació acadèmica o laboral, CV, mèrits, etc), més enllà de la informació que ja hagi pogut fer-se pública per aplicació de la normativa aplicable. Tampoc no seria necessari comunicar dades de terceres persones que resultin innecessàries (ex. art. 5.1.c) RGPD)”. Fonaments jurídics 1. Competència de la GAIP i contingut i abast general del dret d’accés a la informació pública D’acord amb l’article 39.1 LTAIPBG i 29 del RGAIP aquesta Comissió és competent per tramitar i resoldre aquesta Reclamació. L’article 2.b i c LTAIPBG defineixen la informació publica i preveuen el dret d’accés a les persones per a sol·licitar i obtenir-la que d’acord amb l’article 18.1 LTAIPBG, tan a títol individual o en nom i representació de qualsevol persona jurídica legalment constituïda. L’article 20 LTAIPBG preveu els requisits i criteris per a l’aplicació dels límits legals al dret d’accés a la informació pública, que l’Administració no disposa de potestat discrecional i ha d’indicar en cada cas els motius que ho justifiquen. Els articles 21 i 22 LTAIPBG estableixen que aquests límits no són d’aplicació automàtica i absoluta i han de ser aplicats d’acord amb criteris de proporcionalitat i temporalitat i han d’atendre les circumstàncies de cada cas concret, especialment la concurrència d’un interès públic o privat superior que justifiqui l’accés a la informació. 2. Sobre el dret a la informació sol·licitada i límits El primer que hem d’examinar és si l’objecte de la reclamació és informació pública. La informació sol·licitada està relacionada amb la gestió d’una denúncia entre membres de la Guàrdia Urbana de l’Ajuntament de l’Hospitalet de Llobregat. Concretament, està relacionada amb la tramitació d’unes diligències prèvies destinades a buscar indicis sobre l’eventual comissió d’una infracció normativa, que l’Ajuntament considera que és de tipus penal i per això n’ha informat la Fiscalia mitjançant una denúncia. Vist l’objecte de la sol·licitud, efectivament, d’acord amb l’article 2.b) de l’LTAIPBG és informació pública “la informació elaborada per l’Administració i la que aquesta té en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions, inclosa la que li subministren els altres subjectes obligats d’acord amb el que estableix aquesta llei”. En el cas que ens ocupa, tota la informació sol·licitada, si existia prèviament al moment en què es va formular la sol·licitud d’accés, ha de ser considerada informació pública. A més, l’Ajuntament és un subjecte obligat per l’LTAIPBG (art. 3) a tramitar les sol·licituds d’accés a la informació pública i a facilitar -ne, quan s’escaigui, l’accés. La informació ara reclamada és, per tant, informació que l’Ajuntament ha de tenir, ja que deriva de l’exercici de facultats que li són pròpies. En segon lloc, una vegada constatat que la informació sol·licitada és informació pública, cal recordar que l’LTAIPBG reconeix el dret subjectiu d’accés a la informació pública a qualsevol persona, en els termes i condicions regulats per la pròpia Llei (art. 2.c). Cal tenir en compte igualment que l’exercici del dret d’accés no resta condicionat a l’existència d’una motivació prèvia expressada per la persona sol·licitant (art. 26.2 in fine de la LTAIPBG). Amb tot, la persona reclamant en aquest cas expressa que ella és la persona denunciada i objecte d’investigació en el marc de les diligències prèvies. En tercer lloc, l’exercici del dret d’accés a la informació pública resta condicionat per l’eventual concurrència de límits que puguin justificar, d’acord amb les previsions de la LTAIPBG, un accés parcial o una denegació de l’accés a la informació. Així mateix, l’aplicació dels límits al dret d’accés i la determinació del seu abast s’han de realitzar prèvia ponderació dels béns jurídics protegits i dels interessos en presència. En el cas que ens ocupa, la GAIP no aprecia la concurrència de cap dels límits que al·lega l’Ajuntament per a desestimar la sol·licitud d’accés, com analitzarem a continuació. Primerament, pel que fa al límit de l’article 21.1.b) de la LTAIPBG que disposa que el dret d’accés a la informació pública pot ésser denegat o restringit si el coneixement o la divulgació de la informació comporta un perjudici per a la investigació o la sanció de les infraccions penals, cal dir que la persona reclamant demana accedir a un expedient en el què tindria la condició de denunciat. Si l’expedient l’accés al qual es reclama encara estigués en tràmit seria aplicable la normativa de procediment administratiu que preveu expressament el dret de la persona interessada a accedir a l’expedient en qualsevol moment i a obtenir-ne còpia, d’acord amb l’article 53.1.a de la Llei 19/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques). Però, si es tracta d’un procediment tancat, com és el cas, resulta d’aplicació el règim general de l’LTAIPBG, si bé aplicant la condició de persona denunciada i el dret de defensa de la persona reclamant com a element de ponderació dels eventuals límits a l’accés que hi puguin concórrer. I més tenint en compte que aquest límit el que intenta preservar és l’àmbit decisori i investigador que ha de quedar fora de qualsevol intent de pressió externa i d’influència aliena en un espai temporal que hauria de ser necessàriament acotat. D’acord amb això i atesa la condició de persona denunciada de la reclamant, només resultaria prevalent el límit de l’article 21.1.b) en el cas que l’accés a l’expedient reclamat fos un element que pogués comprometre l’eficàcia o afavorir la impunitat de l’infractor, cosa que en cap cas no ha estat al·legada per l’Ajuntament. També s’ha de recordar que la mera invocació dels límits previstos a la LTAIPBG sense cap tipus de dada o argumentació suficient que els pugui sostenir no és suficient per a restringir el dret d’accés a la informació pública de les persones reclamants i menys quan tenien la condició de persones interessades en un procediment, com és el cas. A més, s’ha d’emfasitzar que el reclamant no demana accés a informació posterior a la pròpia denúncia, que s’hagi pogut produir o elaborar arran de la denúncia, sinó que únicament demana conèixer la pròpia denúncia i informe d’investigació interna, que, segons l’expedient, s’hauria tramitat a l’Ajuntament. No sembla, en principi, que facilitar accés a aquesta informació hagi d’afectar necessàriament una investigació posterior que, atesa la informació disponible, es desconeix si s’ha arribat a produir, ni que hagi de suposar donar accés a la persona reclamant a informació diferent a la pròpia denúncia interposada contra ell. A més cal tenir en compte que el Tribunal Suprem en la seva jurisprudència ha vingut defensant el següent: “En el momento de los hechos se encontraba en vigor el artículo 55, apartado segundo de la Ley 39/2015, de1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas con una regulación mucho más amplia que su precedente artículo 69, apartado segundo de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y Procedimiento Administrativo Común, en lo que atañe a la información y actuación previa al inicio del expediente administrativo. Ahora hace mención expresa a los procedimientos de naturaleza sancionadora. No resulta extraño en nuestro ordenamiento la apertura de diligencias informativas previas a la incoación de un expediente disciplinario. Así la LOPJ, en su artículo 423.2 hace mención a las mismas en casos de denuncia sobre el funcionamiento de la Administración de Justicia. Y no ha habido discusión alguna para considerar interesado al denunciado en su sustanciación procedimental y con ocasión del archivo de las diligencias por el CGPJ y su ulterior impugnación ante este Tribunal Supremo por el denunciante, personándose aquel en calidad de codemandado (a título de ejemplo las recientes STS 30 de diciembre de 2020, recurso 320/2019, 4 de noviembre de 2022, recurso 161/2021). Asimismo, al tiempo de los hechos enjuiciados estaba vigente el artículo 53.1 de la Ley 39/2015 que regula los derechos de los interesados en un procedimiento administrativo, naturaleza que no puede negarse a la información previa o reservada, según el caso, sin que exista excepción expresa en la norma para su acceso. Finalmente subrayar que la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno, esgrimida al oponerse al recurso de casación no fue invocada en el recurso contencioso administrativo ni aplicada por el Juzgado ni por la Sala de apelación. De lo anteriormente argumentado ninguna duda ofrece que en la información reservada o información previa abierta respecto a un funcionario para determinar si posteriormente se incoa o no un procedimiento disciplinario tiene la condición de interesado en un procedimiento, conforme al articulo 4 de la Ley 39/2015” (FJ 7, STS 3748/2023 de 29 de setembre, ECLI:ES:TS:2023:3748)”. Del que exposa el TS en la seva argumentació cal constatar que la persona reclamant, quan es van desenvolupar les actuacions prèvies en via administrativa, era una persona interessada en el procediment administratiu i com a tal se li haurien d’haver respectat els drets que l’emparaven, en concret, el dret d’accés a l’expedient i la informació que hi obrés. Segonament, un cop tancat aquest expedient d’actuacions prèvies i traslladades les conclusions al Ministeri Fiscal, res obsta per a que l’Ajuntament pugui facilitar la còpia de la denúncia a la persona reclamant. A parer d’aquesta Comissió no regeix en aquest cas el límit contingut a l’article 21.1.d) LTAIPBG que estableix que el dret d’accés a la informació pública pot ésser denegat o restringit si el coneixement o la divulgació de la informació comporta un perjudici per al principi d’igualtat de les parts en els processos judicials o la tutela judicial efectiva. La formulació del límit que analitzem és pràcticament idèntica a la del article 14.1.f LTAIPBGE [Llei bàsica estatal 19/2013, de 9 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern] (“La igualtat de les parts en els processos judicials i la tutela judicial efectiva”), i molt similar a la de l’article 3.1.i CADP [Conveni núm. 205 de Consell d’Europa d’accés als documents públics de 18 de juny de 2009], de la qual prové: “la igualtat de les parts en els processos judicials i el bon funcionament de la justícia” [traducció de la versió oficial francesa, una mica diferent de l’anglesa]. La Memòria explicativa de l’article 3.1.i CADP elaborada pel propi Consell d’Europa descriu amb claredat l’abast i la finalitat d’aquest límit al dret d’accés: “L’apartat i està destinat a protegir la igualtat de les parts en els processos judicials i el bon funcionament de la justícia. Aquest límit persegueix assegurar la igualtat de les parts en processos judicials tant davant tribunals nacionals com internacionals i pot, per exemple, autoritzar una autoritat pública a denegar l’accés a documents elaborats o rebuts (per exemple del seu advocat) en relació amb els processos judicials dels quals sigui part. Deriva de l’article 6 del Conveni Europeu de Drets Humans, que garanteix el dret a un procés equitatiu. El límit permet restringir només l’accés a aquella informació que ha estat elaborada específicament per al procés judicial en qüestió, com s’afirma a la Memòria del CADP. Així mateix, cal destacar i emfasitzar que els documents que no són creats amb vista a processos judicials com a tals no poden ser denegats a l’empara d’aquest límit. En el cas que ens ocupa, la informació continguda en un procediment d’actuacions prèvies desenvolupat a l’empara de l’article 55 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre del procediment administratiu comú (LPAC) no constitueix un document –l’informe reclamat- que s’hagi elaborat específicament amb vista un procés judicial, sinó que únicament a llum dels resultats d’aquestes actuacions prèvies es podria, si s’escau, pretendre l’apertura d’aquest procés, cosa que no està predeterminada a l’inici de les actuacions prèvies. L’apertura d’un procediment d’actuacions prèvies d’acord amb la normativa actualment vigent té per objecte “(...) conocer las circunstancias del caso concreto y la conveniencia o no de iniciar el procedimiento. 2. En el caso de procedimientos de naturaleza sancionadora las actuaciones previas se orientarán a determinar, con la mayor precisión posible, los hechos susceptibles de motivar la incoación del procedimiento, la identificación de la persona o personas que pudieran resultar responsables y las circunstancias relevantes que concurran en unos y otros” (art. 55 de la LPAC). Aquest límit, el de l’article 21.1. d), invocat per l’Ajuntament en realitat busca assegurar que les administracions públiques disposin de les mateixes garanties que la resta de ciutadans per a la seva defensa en el marc dels processos judicials dels quals siguin part, sense que es puguin veure perjudicades pel dret d’accés, que no ha de permetre que la contrapart obtingui per aquesta via els documents i informacions elaborats específicament per al procés judicial, documents i informacions que la contrapart no té tampoc l’obligació de facilitar a l’Administració. Com veiem, aquestes previsions no encaixen amb el supòsit de fet que ara analitzem, on una persona interessada (denunciada) en un procediment administratiu ja tancat està intentant accedir a una informació que l’afecta i que ha estat traslladada al Ministeri Fiscal, reclamant per via de l’exercici del dret d’accés. En el cas que ens ocupa, s’ha d’emfasitzar també que la denúncia en qüestió portaria causa, sembla ser, de la participació del propi denunciat en un procés selectiu previ i del presumpte incompliment per part d’aquest dels requisits per participar-hi (segons exposa l’Ajuntament). Per tant, es pot col·legir que la informació que constaria en la denúncia i en l’informe de l’Ajuntament tramès a la Fiscalia es referiria bàsicament al propi denunciat. Així, d’acord amb l’article 24. 1 de la LTAIPBG: “S’ha de donar accés a la informació pública si es tracta d’informació directament relacionada amb l’organització, el funcionament o l’activitat pública de l’Administració que contingui dades personals merament identificatives llevat que, excepcionalment, en el cas concret hagi de prevaler la protecció de dades personals o altres drets constitucionalment protegits”. En aquest cas, la Comissió no aprecia d’altres drets constitucionalment protegits que hagin de prevaldre. D’altra banda, cal tenir en compte que, en aquest cas, l'interès públic en l'accés a la informació ve marcat per la seva utilitat per conèixer com es prenen pels corresponents òrgans administratius les decisions relatives a l'exercici d'una potestat reglada com és la disciplinària, i, més en concret, com s'adopta la decisió d'arxivar-ne una denúncia o iniciar un procediment sancionador o, com ha succeït, donar part a la Fiscalia, a través de la formulació d’una denúncia per apreciar indicis d’infracció penal, potestats que en cap cas són de caràcter discrecional. Finalment, pel que fa al límit relatiu a la protecció de les dades de caràcter personal que puguin constar a la informació pública reclamada i que ha estat objecte d’anàlisi per part de l’APDCAT, en el seu informe, es constata que “En atenció a la informació de què es disposa, el dret d’accés reconegut per la normativa de protecció de dades personals permetria l’accés del reclamant a còpia de la informació que sobre la seva persona consti a l’escrit de denúncia o en l’informe reclamat, inclòs l’origen de les dades, per tant, la identitat de la persona denunciant - que el reclamant ja coneix- i, si escau, de terceres persones que hagin aportat informació sobre el denunciat, i la informació sobre els fets i o les accions que se li atribueixen (participació fraudulenta en un procés selectiu)”. Així mateix, cal facilitar la informació relativa als “fets susceptibles de motivar la incoació del procediment” i “les circumstàncies rellevants que concorrin” (els altres dos tipus d'informacions que, d'acord amb l'article 55.2 LPACAP, formen part de l'objecte de les actuacions prèvies), juntament amb la motivació en què es recolza la decisió de denunciar els fets indagats a la Fiscalia. En definitiva, aquesta Comissió resol que cal emparar el dret a accedir a la informació sol·licitada, és a dir, a la còpia de la denúncia formulada davant el Ministeri Fiscal i a l’informe intern que va motivar l’esmentada denúncia, d’acord amb les consideracions fetes fins ara i sense que calgui donar accés a dades personals de terceres persones en qualitat de participants en el procés selectiu objecte de denúncia (dades de formació acadèmica o laboral, CV, mèrits, etc), més enllà de la informació que ja hagi pogut fer -se pública arran de la normativa aplicable. Tampoc s’han de comunicar dades de terceres persones que resultin innecessàries, d’acord amb l’art. 5.1.c) de RGPD. 3. Obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) i atribucions de la funció pública de secretaria L’article 7 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents modificada per la Llei 20/2015, de 29 de juliol estableix l’obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) que garanteixi el tractament correcte dels documents en tot el seu cicle de vida i que permeti complir amb les obligacions de transparència. Un concepte molt ampli que requereix dotar-se d’un seguit d’eines i instruments que permetin la millora dels processos, la seva normalització i estandardització, per tal de garantir el compliment de la normativa i la qualitat de la informació i la implementació de solucions que permetin garantir la correcta gestió de la informació pública. L’article 8 afegeix que l’organització, l’avaluació i la conservació dels documents públics i l’accés a aquests són responsabilitat directa dels titulars respectius. El capítol X del Reial decret 4/2010, del 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat en l’àmbit de l’Administració electrònica estableix que les administracions públiques han d’adoptar les mesures organitzatives i tècniques per a garantir la recuperació i conservació del document electrònic entre aquestes, la definició d’una política de gestió de documents, la inclusió en els expedients d’un índex electrònic signat per l’òrgan o entitat que garanteixi la integritat de l’expedient electrònic i permeti la seva recuperació, la identificació única i inequívoca de cada document que permeti classificar-lo i recuperar-lo, l’associació de metadades, la classificació d’acord amb un quadre de classificació, el període de conservació segons les convencions de cada comissió avaluadora, l’accés complet i immediat dels documents entre d’altres. Pel que fa a gestió de la documentació i arxiu dels documents electrònics, la Disposició Addicional Onzena de la Llei 26/2010, del 3 d'agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya estableix que els documents electrònics s'han de gestionar i conservar en expedients electrònics d'acord amb les prescripcions de la normativa en matèria d'arxius i documents; que l’arxiu dels documents i expedients electrònics ha d'assegurar la identitat i la integritat a llarg termini de la informació que contenen; que els documents públics electrònics han de tenir garantides l'autenticitat i la integritat dels continguts, i també la conservació de l'aparença i la funcionalitat originals i, quan escaigui, llur confidencialitat, durant el termini establert per la normativa vigent en matèria d'arxius i documents; que les administracions públiques han d'assegurar la possibilitat de transformar els documents per raons tecnològiques, per a adaptar-ne el format i la sintaxi informàtica a les necessitats de gestió i preservació establertes per la normativa d'arxius i documents; que els sistemes d'informació que utilitzin les administracions públiques incloses en l'àmbit d'aplicació d'aquesta llei han de garantir, sempre que sigui possible, l'autenticitat i la integritat de llurs dades, i també la traçabilitat de les accions que portin a terme; que les dades contingudes en els sistemes d'informació de les administracions públiques es consideren documents públics electrònics, i els són aplicables les disposicions d'aquesta llei relatives a l'arxiu electrònic. Tanmateix, l’LTAIPBG reconeix els sistemes de gestió de documents públics com a facilitadors de dades i documents autèntics (art. 5.2) i la necessitat d’estructurar la informació seguint criteris temàtics i cronològics, seguint el quadre de classificació documental corporatiu i incorporant-hi índexs o guies de consulta (art. 6.1.d). Cal recordar, que l’article 3 del Reial decret 128/2018, de 16 de març, pel qual es regula el règim jurídic dels funcionaris d’Administració local amb habilitació de caràcter nacional, que regula la funció pública de secretaria estableix en punt 2 la funció de fe pública, i entre aquestes la direcció superior dels arxius i registres de l’entitat local (l). Així doncs, i en conseqüència d’aquest mandat legal i el d’assessorament legal preceptiu (article 2.1.a), ha de ser coneixedora de l’existència d’un sistema de gestió documental, impulsora si no en disposa, vetllar per la documentació amb una sistemàtica de treball mínima sobre la documentació de la qual n'és el custodi i responsable primer de la manca de localització de documentació, de mantenir l'ordre i garantir el retrobament de documentació. Altrament, l’article 19.2 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català que regula els documents que integren el patrimoni documental de Catalunya inclou, entre altres, “els documents produïts o rebuts, en l'exercici de llurs funcions i com a conseqüència de llur activitat política i administrativa, per la Generalitat, pels ens locals i per les entitats autònomes, les empreses públiques i les altres entitats que en depenen” i en conseqüència estan subjectes al Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents que estableix en l’article 11.4 que “quan l'aplicació d'una taula d'avaluació i accés documental comporti l'eliminació de documents, la persona tècnica que porti a terme aquesta aplicació, abans de procedir a la destrucció, ha de: a) Disposar d'un inventari de la documentació a destruir, b) Obtenir l'autorització de la secretaria general o de la direcció de l'organisme o entitat titular de la documentació, c) Comprovar que cap circumstància administrativa o jurídica hagi alterat el termini de conservació fixat per als documents a eliminar” i ha de disposar del corresponent Registre de destrucció de documents (article 12) degudament autoritzat per la secretaria general o la direcció de l’organisme o entitat titular dels documents. Així doncs, atesos aquests preceptes legals, la informació sol·licitada i reclamada, en el cas que existeixi, ha de formar part d’un expedient administratiu, que ha d’estar perfectament classificat de manera que sigui possible la seva recuperació i facilitar-ne, si escau, l’accés. Com a referència i seguint el model de Quadre de classificació per a l’Administració Local del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, aquesta documentació hauria d’estar classificada dins el nivell Procediments judicials (codi 0044), sèrie Procediments penals (1368). 4. Seguiment de l’execució L’article 43.5 LTAIPBG estableix que “l’Administració ha de comunicar a la Comissió les actuacions fetes per a executar els acords de mediació i per a donar compliment a les resolucions dictades per la Comissió”. Sobre la base d’aquestes comunicacions i de les efectuades per les persones interessades, la GAIP ha de fer seguiment del compliment de les seves resolucions, d’acord amb el que preveuen els articles 48 i 49 RGAIP i l’apartat 30 del seu Manual de reclamació, i pot adoptar les mesures que s’hi preveuen en cas d’incompliment. L’article 43 LTAIPBG estableix que si l’Administració incompleix el termini establert pels acords de mediació o per les resolucions de la GAIP per lliurar la informació reclamada, les persones interessades ho poden comunicar a la Comissió perquè aquesta en requereixi el compliment; la desatenció d’aquest requeriment, vista la remissió expressa feta a aquest precepte per l’article 77.2.b LTAIPBG, ha de ser qualificada d’infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública (que pot ser sancionada de conformitat amb els articles 81 i 82 LTAIPBG). L’article 49.2 RGAIP preveu que, als efectes anteriors, la Comissió pot posar aquests fets en coneixement dels òrgans competents per ordenar la incoació del procediment sancionador corresponent a què fa referència l’article 86 LTAIPBG. Així mateix, l’article 25.2.k RGAIP preveu la publicació en el web de la Comissió dels casos que els seus requeriments han estat desatesos pels subjectes obligats. 5. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de 25 d’abril de 2024, resol per unanimitat: 1. Estimar parcialment la Reclamació 753/2023 i declara el dret de la persona reclamant a la informació sol·licitada, d’acord amb les consideracions fetes al fonament jurídic 2. Concretament, a la còpia de la denúncia formulada davant el Ministeri Fiscal o al document on constin els “fets susceptibles de motivar la incoació del procediment” i a l’informe o document on constin “les circumstàncies rellevants que concorrin” i la motivació en què es recolza la decisió de denunciar els fets indagats a la Fiscalia, així com a l’informe intern que va motivar l’esmentada denúncia, sense que calgui donar accés a dades personals de terceres persones en qualitat de participants en el procés selectiu objecte de denúncia, més enllà de la informació que ja hagi pogut fer-se pública arran de la normativa aplicable. 2. Requerir a l’Ajuntament de l’Hospitalet de Llobregat que lliuri a la persona reclamant la informació indicada a l’apartat 1 dins del termini màxim de quinze dies. 3. Requerir a l’Ajuntament de l’Hospitalet de Llobregat a informar la GAIP, dins del termini de quinze dies, de l’òrgan o la persona responsable del compliment d’aquesta Resolució, així com de les actuacions dutes a terme per complir-la. 4. Convidar a la persona reclamant que informi a la GAIP de qualsevol incidència que es produeixi amb motiu del compliment d’aquesta Resolució. 5. Declarar finalitzat el procediment relatiu a la Reclamació 753/2023 i disposar la publicació d’aquesta resolució al web de la GAIP. Iolanda Pineda Balló Presidenta Els terminis establerts en aquesta Resolució per lliurar la informació s’han de comptar en dies hàbils (descomptant festius i dissabtes) i si no s’especifica una altra cosa comencen a partir de l’endemà de la recepció de la seva notificació per l’Administració reclamada. L’Administració obligada pot sol·licitar a la GAIP l’ampliació del termini atorgat per fer efectiu el lliurament de la informació Aquesta sol·licitud només pot ser admesa a consideració si és notificada a la GAIP abans que fineixi el termini fixat a la Resolució, i s’ha de fonamentar en circumstàncies que no hagin pogut ser tingudes en compte per la Comissió abans de dictar la seva Resolució. La GAIP únicament atorgarà l’ampliació sol·licitada, després d’informar-ne a la persona reclamant, si l’Administració obligada ha justificat de forma precisa i consistent la seva necessitat. Si l’Administració obligada no lliura la informació dins del termini establert per aquesta Resolució, la persona reclamant pot posar-ho en coneixement de la GAIP per tal que la Comissió en requereixi el compliment. Mentre no s’acompleixi plenament la Resolució, la Comissió difondrà al seu web www.gaip.cat l’incompliment de l’Administració obligada, d’acord amb l’article 25.2.k RGAIP. Si l’Administració desatén el requeriment d’execució que li adreci la GAIP, la Comissió posarà els fets en coneixement de l’òrgan competent, d’acord amb allò previst per l’article 86 LTAIPBG, i li sol·licitarà la incoació d’un procediment sancionador per infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública, a l’empara de l’article 77.2.b LTAIPBG. Tot això sens perjudici que la persona reclamant pugui, considerant que aquesta Resolució és un acte administratiu declaratiu de drets que vincula l’Administració, requerir-ne la seva execució davant dels Tribunals, a l’empara de l’article 29.1 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa. Aquesta acció es pot interposar després que hagin transcorregut tres mesos des que la persona afectada ha reclamat formalment i directament a l’Administració el compliment d’aquesta Resolució. Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya en un termini de dos mesos, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, d’acord amb la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.