Acceso de un concejal a los expedientes electrónicos y registro municipal de Dosrius finalizado por acuerdo de mediación

Resolució 895 /2021, de 7 d’octubre Número d’expedient de les Reclamacions: 746/2021 i 752/2021 (acumulades) Administració reclamada: Ajuntament de Dosrius Informació reclamada: Accés als expedients d’entrades i sortides del registre municipal i accés al gestor d’expedients electrònics. Sentit de la resolució: Finalització per acord de mediació Resum: Les parts han assolit un acord en relació amb l’accés a la informació sol·licitada, a satisfacció de la persona reclamant. La GAIP no aprecia elements contraris a l’ordenament jurídic en aquest acord, i de conformitat l’article 42.5, posa fi al procediment de mediació. Paraules clau: Ajuntament. Electe local. Acumulació. Registres d’entrades i sortides. Tramitador d’expedients. Reclamació contra silenci. Mediació. Acord de mediació. Ponent: Josep Mir Bagó Mediador: Josep Mir Bagó Antecedents 1. El 26 d’agost de 2021 entren a la GAIP les Reclamacions 746/2021 i 752/2021, presentades per un electe local contra l’Ajuntament de Dosrius, en relació amb les sol·licituds indicades a l’antecedent següent. La persona reclamant sol·licita el procediment de mediació previst a l’article 42 de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern (LTAIPBG) i regulat pels articles 36 a 41 del Reglament de la GAIP, aprovat pel Decret 111/2017, de 18 de juliol (RGAIP). 2. L’electe reclamant hauria presentat dues sol·licituds d’accés a la informació pública el dia 9 d’agost de 2021, demanant: que s’habiliti la possibilitat de poder accedir a tots els expedients associats al registre d’entrades i sortides municipals (Reclamació 746/2021) i accés de forma immediata a tots els expedients electrònics (Reclamació 752/2021). 3. Les reclamacions presentades el 26 d’agost de 2021 indiquen que l’Ajuntament no hauria donat resposta a cap de les dues instàncies assenyalades i posen de manifest el següent: “L’Ajuntament de Dosrius va implantar un programari d’expedients electrònics l’any 2016. Des de llavors tots els regidors i regidores de l’ajuntament, tant els de govern com els de l’oposició han pogut accedir lliurament a tots els expedients, accepta els que requeien un accés restringit que bàsicament eren expedients de recursos humans o de serveis socials. Així doncs, qualsevol regidor podia consultar en qualsevol moment i des de casa, un expedient tant si estava inclòs en alguna sessió d’un òrgan col·legiat o no. Ara bé, el mes de maig d’aquest any, es va fer una modificació en el programari i es va tancar l’accés dels expedients als regidors dels grups municipals a l’oposició. Tanmateix, per accedir als expedients d’una sessió d’un òrgan col·legiat, calia que l’informàtic enviés un enllaç específic i per tant no es podia accedir directament des del programari. A més, amb aquesta nova actualització del programari es dificulta enormement l’atribució de qualsevol regidor de consultar el registre d’entrades i sortides ja que malgrat poder veure quins son els documents de registre, no és possible accedir als expedients de casa un d’aquests per poder-ne fer el seguiment. Tanmateix som conscients que tant el ROF com el ROM de Dosrius estableix que els regidors han de tenir accés als expedients que formin part dels òrgans col·legiats als que hi tenen participació i que aquells que no en formen part cal demanar-los explícitament. Ara bé, cal tenir en compte duies consideracions: En primer lloc, aquesta pràctica tenia la seva lògica en quan els expedients eren en format de paper ja que calia buscar-los i preparar-los per la seva consulta, però en quant els expedients son en format electrònic, aquesta pràctica deixa de tenir sentit. D’altra banda, des de 2016 i fins el mes de maig d’aquest any (després de dos anys d’aquesta legislatura) TOTS els regidors de l’ajuntament de Dosrius han tingut accés de forma oberta a la gran majoria dels expedients, sense haver de fer la sol·licitud pertinent, per tant, de facto, s’havia autoritzat aquesta consulta. Tancar ara aquest accés, està revocant una demanda prèviament autoritzada. Per tant haver de sol·licitar via instància, l’accés a un expedient únicament té la finalitat de “control” per part de l’alcaldia dels expedients consultats pels grups de l’oposició, coartant, d’aquesta mantera, la seva tasca política fent-la més complexa i lenta. A , més, es dona la circumstància que hem dement accés a alguns expedients i després de gairebé un mes d’haver fet la sol·licitud no havia estar contestada, havent de reclamar per correu electrònic aquesta accés. (Sol·licitud registrada el 28/7/21 amb num 2021/5185 i resposta del dia 26/8/21 amb num 2021/3678). De fet, en data 9/7/21 vàrem sol·licitar a l’alcaldessa via correu electrònic, que obrís l’accés als expedients a TOTS els regidors de l’ajuntament, tal com, sense cap dubte, tenen els regidors de govern i tal com havien tinguts tots els regidors fins els canvis fets recentment en el programari. El correu electrònic no ha tingut resposta. El passat 9/8/21 (ENTRA 2021- 5360) , vàrem sol·licitar via instància que se’ns donés accés de forma immediata a tots els expedients per tal de poder realitzar la nostra tasca . A hores d’ara no hem tingut resposta. De fet, el retard en contestar instàncies, és una pràctica habitual en aquest mandat. Ara mateix tenim diverses sol·licituds de gran importància per la tasca del nostre grup municipal pendents de resposta. (...) Així doncs, sol·licitem que la comissió de garanties del dret d’accés a la informació pública intervingui en aquesta qüestió per dirimir quin ha de ser el procediment per que els regidors de l’ajuntament de Dosrius puguin accedir a la documentació dels expedients que els diversos departaments del consistori tramiten de forma regular”. 4. El 2 de setembre de 2021 la GAIP comunica les Reclamacions a l’Ajuntament de Dosrius i li requereix que, dins del termini de quinze dies establert per l’article 33.4 RGAIP, li trameti un informe sobre elles, així com també còpia de l’expedient dels expedients de les sol·licituds d’informació de les quals deriven i, en general, dels antecedents que puguin ser rellevants per resoldre les Reclamacions. 5. El 6 de setembre de 2021 la GAIP admet provisionalment les Reclamacions, informa a la persona reclamant sobre els aspectes més rellevants de la seva tramitació i de l aposició jurídica que ostenta com a persona interessada, de conformitat amb la legislació de procediment administratiu i la de transparència i accés a la informació pública. Li demana especialment que informi a la GAIP immediatament de les comunicacions que rebi de l’Administració reclamada, relatives a la informació pública. 6. El 7 de setembre de 2021 la GAIP rep còpia de l’escrit tramès per l’Ajuntament de Dosrius a la persona reclamant, en relació amb els presents procediments de reclamació: “En resposta a les vostres instàncies amb registre d’entrada 5358 i 5360 de data 09/08/2021, en les qual sol·liciteu que us donem accés de forma immediata a tots els expedients del gestor d’expedients electrònics, us informem del següent: - Tot i que dieu textualment que ja disposàveu, de facto, d’autorització per accedir lliurement a tots els expedients, això no seria correcte, ja que tal i com els serveis informàtics ens han informat, la versió anterior del Gestor d’expedients electrònics no permetia l’accés discrecional als expedients (cosa que ja passava en el moment de la implantació, això és durant el mandat anterior en el qual vostè tenia responsabilitats de govern) i per tant l’accés als expedients era obert mentrestant no es resolia la dificultat tècnica del programari per tal de donar compliment a allò legalment exigit. - Amb la nova versió actualitzada del programari del Gestor d’expedients electrònics aquesta problemàtica ha sigut solucionada, segons indiquen els serveis informàtics. D’acord amb aquesta qüestió simplement hem procedit a donar compliment a la Resolució 0046/2021, de 21 de gener, de la Comissió de Garantia del dret d’Accés a la Informació Pública i a la Resolució 0240/2021, de 4 de març, Resolució 0046/2021, de 21 de gener, de la Comissió de Garantia del dret d’Accés a la Informació Pública, i per tant com a càrrec electe de l’ajuntament disposeu d’accés lliure de consulta al següent: o accés als expedients que van a JGL, Ple i altres òrgans col·legiats o accés al registre d'entrades i sortides, però no a la consulta de totes les dades (telèfons, etc.) o accés total als decrets alcaldia o l'accés ha de ser durant un termini no indefinit. Per accedir a la consulta de la resta d'expedients haureu de formular sol·licitud mitjançant la seu electrònica de l’Ajuntament, dirigida a l’alcaldia; la resposta s’haurà de produir en el termini màxim de 4 dies i el silenci administratiu serà estimatori sempre i quan no concorrin causes d’especial sensibilitat o motius fonamentats. En resposta a la vostra instància amb reg. d’entrada 5357/2021, us comuniquem que en el moment de finalització de la concessió Agbar procedeix a “retornar” la xarxa que l’Ajuntament li va entregar per gestionar amb la signatura del contracte fa més de 25 anys. Aquest retorn s’ha de produir amb tota la informació tècnica descriptiva de què es pugui disposar, ja siguin Plans directors o altre tipus de documentació tècnica, sens perjudici que aquest Ajuntament pugui decidir encarregar altres documents tècnics que es puguin considerar adients”. 7. El 31 d’agost de 2021 la GAIP tramet l’informe de l’Ajuntament a la regidora reclamant. La notificació queda rebutjada el dia 11 de setembre de 2021. 8. En data 20 de setembre de 2021 la GAIP celebra la primera sessió de mediació entre les parts, la qual finalitza amb l’acord annex a aquesta resolució. Fonaments jurídics 1. Acumulació L’article 57 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques (LPAC) preveu que l’òrgan que tramita un procediment pugui acumular-lo a d’altres amb els quals tingui una identitat substancial o una connexió íntima. Aquesta identitat substancial es produeix clarament en el cas de les Reclamacions objecte de Resolució, ja que hi ha una identitat de parts, d’objecte i del motiu de finalització dels procediments. D’acord amb això, en aplicació dels principis d’economia i simplicitat que han de presidir l’activitat administrativa, i vist que de l’acumulació no se’n deriva perjudici per a les parts ni per a l’interès general, resulta oportú i ajustat a Dret l’acumulació de les Reclamacions. 2. Competència de la GAIP i contingut i abast generals del dret d’accés a la informació pública L’article 39.1 LTAIPBG estableix que “Les resolucions expresses o presumptes en matèria d’accés a la informació pública i, si escau, les que resolguin el recurs de reposició poden ésser objecte de reclamació gratuïta i voluntària davant la Comissió de Garantia del Dret d’Accés a la Informació Pública, encarregada de vetllar pel compliment i les garanties del dret d’accés a la informació pública que regula aquest títol”. La reclamació es presenta per part d’una persona regidora del mateix Ajuntament. Aquesta condició d’electe local de la persona reclamant no és obstacle per a l’admissió a tràmit d’aquesta Reclamació, tal i com la GAIP ve assenyalant en nombroses Resolucions -la primera de les quals la que va resoldre la Reclamació 3/2016- i com ha confirmat el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya (TSJC) en la seva sentència 1074/2019, desestimatòria del recurs ordinari 334/2016, que precisament atacava la competència de la GAIP per atendre reclamacions d’electes locals i negava l’admissibilitat de què els electes locals poguessin emprar per a la defensa del seu dret d’accés la via de reclamació prevista a l’LTAIPBG. El TSJC, en la Sentència 1074/2019, confirma la competència de la GAIP per atendre reclamacions dels electes locals i valida que els electes locals puguin emprar la via de reclamació de l’LTAIPBG, remetent-se als propis arguments i fonaments jurídics exposats per la GAIP en les resolucions recorregudes, que es concreten en què tot i que la normativa de règim local (article 164 del Text Refós de la Llei Municipal i de Règim Local de Catalunya, TRLMRLC, aprovat pel Decret Legislatiu 2/2003, de 28 d’abril, que cal recordar que és anterior l’LTAIPBG) remet per a la seva garantia a la jurisdicció contenciosa administrativa, el cert és que l’aplicació supletòria de la normativa de transparència expressament establerta a la disposició addicional primera, apartat 2, de l’LTAIPBG permet i legitima la intervenció d’aquesta Comissió en garantia del dret d’accés de les persones regidores, si aquestes voluntàriament opten per demanar la seva empara, sens perjudici del seu dret a obtenir la tutela de la jurisdicció contenciosa administrativa. I, de fet, no tindria cap sentit que es negués aquesta via de reclamació gratuïta i voluntària als electes locals perquè no tindria cap sentit que en l’exercici d’un dret fonamental com és el de l’article 23 CE, tinguessin menors garanties que la resta de ciutadans quan volen accedir a informació pública. A aquests arguments, la Sentència 1074/2019 afegeix les consideracions següents: “1a: Les Resolucions GAIP van indicar -amb un sentit comú aclaparador- que aquells que representen la ciutadania a les institucions públiques, no poden gaudir d'un dret d'accés a la documentació pública, d'abast i qualitat inferior que quan aquest mateix dret l'exerciten llurs representats individualment considerats. La disposició addicional primera, punt 2, de la Llei 19/2014, estableix que l'accés a la informació pública en les matèries que tenen establert un règim d'accés especial es regularà per llur normativa específica i, amb caràcter supletori, per aquesta Llei. Això vol dir que en l'àmbit local, les previsions que regulen l'accés dels electes a la documentació corporativa (art. 77 de la Llei bàsica de règim local; art. 164 del text refós de la Llei municipal i de règim local de Catalunya; i art. 14, 15 i 16 del Reglament d'organització, funcionament i règim jurídic de les entitats locals, aprovat mitjançant RD 2568/1986, de 28 de novembre), s'han de veure completades per les previsions de la Llei 19/2014. Amb molta més raó si tenim present: -Que la Llei 19/2014 té la condició de norma reguladora dels drets, les obligacions i les garanties essencials en les matèries que regula, que són aplicables amb caràcter general a l'actuació i els funcionament de l'Administració (punt 1 de la Disposició final primera) i -Que, alhora, les lleis sectorials (les de règim local en serien un cas) s'han d'interpretar d'acord amb el que estableix la Llei 19/2014 i, pel cas d'establir excepcions respecte al règim general, “aquestes han d'ésser explícites i respondre a una causa que les justifiqui” (punt 2 de la disposició final primera). D’acord amb això, la GAIP admet les reclamacions presentades a l’empara de l’LTAIPBG per una persona electe local, per bé que, de conformitat amb la disposició addicional primera, apartat 2, de l’LTAIPBG, aplicarà el dret material derivat de la legislació de règim local (art. 164 TRLMRLC) en tot allò que s’hi reguli amb caràcter especial (terminis, límits, silenci), i supletòriament l’LTAIPBG, en allò que no hi és previst (procediment general de garantia del dret d’accés per la via de la reclamació davant la GAIP). L’article 164.1 TRLMRLC disposa que “tots els membres de les corporacions locals tenen dret a obtenir de l'alcalde o alcaldessa o del president o presidenta, o de la comissió de govern, tots els antecedents, les dades o les informacions que són en poder dels serveis de la corporació i són necessaris per al desenvolupament de llur funció.”, amb l’obligació de respectar-ne la confidencialitat si el fet de publicar-ho pot perjudicar els interessos de l'ens local o de tercers” (article 164.6 TRLMRLC). El règim d’accés dels electes locals abasta, d’una banda, el dret a obtenir la documentació íntegra de tots els assumptes inclosos en l'ordre del dia de les sessions dels òrgans col·legiats, des del mateix moment de la convocatòria, que l’Ajuntament té l’obligació de proporcionar-los sense necessitat de petició prèvia (article 164.4 TRLMRLC); d’altra banda, els electes locals poden sol·licitar qualsevol altra informació de la corporació, i només es podrà desestimar per resolució motivada, dins dels quatre dies següents a formalitzar la sol·licitud, si el coneixement o la difusió de la informació pugui vulnerar el dret constitucional a l'honor, la intimitat personal o familiar o a la pròpia imatge o si es tracta de matèries afectades per la legislació general sobre secrets oficials o per secret sumarial (article 164.3 TRLMRLC). L’aplicació supletòria de l’LTAIPBG justifica que es tinguin en compte en l’aplicació d’aquests límits els principis i criteris establerts als apartats 2 i 3 del l’article 20 LTAIPBG: “2. Les limitacions legals al dret d’accés a la informació pública han d’ésser aplicades d’acord amb llur finalitat, tenint en compte les circumstàncies de cada cas concret, s’han d’interpretar sempre restrictivament en benefici d’aquest dret i no es poden ampliar per analogia. 3. Per a aplicar límits al dret d’accés a la informació pública, l’Administració no disposa de potestat discrecional i ha d’indicar en cada cas els motius que ho justifiquen. En la motivació cal explicitar el límit que s’aplica i raonar degudament les causes que en fonamenten l’aplicació”. A més, els límits legals al dret d’accés a la informació pública no són d’aplicació automàtica i absoluta, de manera que l’article 22 LTAIPBG requereix que siguin aplicats d’acord amb criteris de proporcionalitat i temporalitat: “Els límits aplicats al dret d’accés a la informació pública han d’ésser proporcionals a l’objecte i la finalitat de protecció. L’aplicació d’aquests límits ha d’atendre les circumstàncies de cada cas concret, especialment la concurrència d’un interès públic o privat superior que justifiqui l’accés a la informació. 2. Els límits del dret d’accés a la informació pública són temporals si així ho estableix la llei que els regula, i es mantenen mentre perduren les raons que en justifiquen l’aplicació”. La reclamació reuneix els requisits establerts als articles 42.1 LTAIPBG i 30, 31, 32 i 33 RGAIP i, per tant, és admissible a tràmit. 3. L’acord en el procediment de mediació L’article 42.5 LTAIPBG estableix que l’acord assolit per les parts en el marc d’un procediment de mediació posa fi al procediment i en cap cas no pot ser contrari a l’ordenament jurídic. Segons es desprèn de l’acta aixecada al finalitzar la sessió de mediació celebrada, degudament signada pels assistents, les parts han assolit un acord, que consta annex a aquesta Resolució, a satisfacció de la persona reclamant. Amb la informació de què disposa la GAIP, no s’aprecia que aquest Acord contingui elements contraris a l’ordenament jurídic, per la qual cosa correspon posar fi al procediment de reclamació. 4. Seguiment de l’execució L’article 43.5 LTAIPBG estableix que “l’Administració ha de comunicar a la Comissió les actuacions fetes per a executar els acords de mediació i per a donar compliment a les resolucions dictades per la Comissió”. Sobre la base d’aquestes comunicacions i de les efectuades per les persones interessades, la GAIP ha de fer seguiment del compliment de les seves resolucions, d’acord amb el que preveuen els articles 48 i 49 RGAIP i l’apartat 30 del seu Manual de reclamació, i pot adoptar les mesures que s’hi preveuen en cas d’incompliment. L’article 43 LTAIPBG estableix que si l’Administració incompleix el termini establert pels acords de mediació o per les resolucions de la GAIP per lliurar la informació reclamada, les persones interessades ho poden comunicar a la Comissió perquè aquesta en requereixi el compliment; la desatenció d’aquest requeriment, vista la remissió expressa feta a aquest precepte per l’article 77.2.b LTAIPBG, ha de ser qualificada d’infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública (que pot ser sancionada de conformitat amb els articles 81 i 82 LTAIPBG). L’article 49.2 RGAIP preveu que, als efectes anteriors, la Comissió pot posar aquests fets en coneixement dels òrgans competents per ordenar la incoació del procediment sancionador corresponent a què fa referència l’article 86 LTAIPBG. Així mateix, l’article 25.2.k RGAIP preveu la publicació en el web de la Comissió dels casos que els seus requeriments han estat desatesos pels subjectes obligats. 5. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de 7 d’octubre de 2021, resol per unanimitat: 1. Acumular les Reclamacions 746/2021 i 752/2021. 2. Declarar finalitzats els procediments relatius a les Reclamacions 746/2021 i 752/2021, en haver-se assolit acord de les parts en relació amb l’accés a la informació sol·licitada, en el marc de la mediació. 3. Requerir a l’Ajuntament de Dosrius que doni compliment a l’acord assolit durant la sessió de mediació, en el termini d’un mes des de la celebració de la sessió. 4. Requerir a l’Ajuntament de Dosrius a informar la GAIP, dins del termini de quinze dies, de l’òrgan o la persona responsable del compliment d’aquesta Resolució, així com de les actuacions dutes a terme per complir-la. 5. Convidar a la persona reclamant que informi a la GAIP de qualsevol incidència que es produeixi amb motiu del compliment d’aquesta Resolució. 6. Disposar la publicació d’aquesta resolució al web de la GAIP. Elisabet Samarra Gallego Presidenta Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya en un termini de dos mesos, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, d’acord amb la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa. ACORD DE MEDIACIÓ del 20 de setembre de 2021, relatiu a les Reclamacions 746/2021 i 752/2021 REUNITS La persona reclamant, − la senyora [...], regidora del Grup Municipal La PAC CUP Amunt de Dosrius En representació de l’Ajuntament de Dosrius; − Senyora [...] Alcaldessa. − Senyor [...] Secretari Accidental. ACORDEN L’Ajuntament de Dosrius es compromet a prestar formació específica als membres de l’Ajuntament interessats, per tal d’obtenir les millors prestacions que siguin possibles del programari de gestió d’expedients i de registre d’entrades i sortides, per a l’accés a la informació pública, i a regular, en el termini màxim d’un mes des de la celebració de la sessió de mediació un procediment per garantir l’accés àgil a la informació que sol·liciten els regidors de la corporació. Mentrestant, l’Alcaldia assumirà la responsabilitat de resoldre les sol·licituds d’accés a la informació pública en el termini de quatre dies, amb el ben entès que si no resol el contrari dins d’aquest termini, el personal de l’Ajuntament competent lliurarà directament la informació demanada. L’administració reclamada es compromet a informar del compliment del present acord a la GAIP un cop s’hagi fet efectiu, de conformitat amb el què estableix l’article 43.5 de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern, comunicant-li expressament en un termini d’una setmana el seu compliment i els termes de la seva execució. El present Acord de mediació es regeix per la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern, i segueix el previst pel Manual de mediació de la GAIP, els aspectes més destacats del qual són recollits per les adjuntes “Característiques bàsiques del procediment de mediació per a l’accés a la informació pública”. Tots aquests documents són coneguts per les parts i mereixen la seva conformitat. L’acord es presentarà al Ple de la GAIP, a fi que aquesta en tingui coneixement, dicti la resolució que posa fi al procediment de reclamació, ordeni la seva execució i la seva publicació al web de la GAIP. Firmes: Per la persona reclamant: Per l’Administració Hi consten les signatures