Solicitud de acceso a registros de entrada y salida del Ayuntamiento de Cabacés y resultado de estimación parcial e inadmissión parcial

Resolució 891/2024, de 4 de juliol Número d’expedient de la Reclamació: 743/2024 Administració reclamada: Ajuntament de Cabacés Informació reclamada: Accés complet als registres d'entrada i sortida de l'Ajuntament i als documents annexos, des de la carpeta de regidor de la plataforma ACTIO. Sentit de la resolució: Estimació parcial i inadmissió parcial Resum: Es procedent reconèixer el dret d’accés a la informació sol·licitada atès que és informació pública d’acord amb l’article 2.b LTAIPBG. El caràcter reforçat com a càrrec electe de la persona reclamant, només fa que emfatitzar aquest dret d’accés. En quant als límits d’accés, no s’aprecia d’ofici per part d’aquesta Comissió cap dels límits d’accés previstos a l’article 164.3 TRLMRLC que pugui justificar la restricció de l’accés. Pel que es refereix a la forma d’accés, aquesta Comissió darrerament ha recomanat l’ús de l’eina de la carpeta del regidor, però tot advertint, que la GAIP no és competent per determinar ni concretar com s’ha d’organitzar una determinada administració, ni com ha de ser el recurs tècnic adient per fer visible la informació, en aquest cas mitjançant la carpeta del regidor/a. Paraules clau: Ajuntaments. Persona física. Electe. Registres d'entrada i sortida .Accés a la carpeta de regidor és recomanació. Estimació parcial. Inadmissió parcial. Ponent: Maria del Mar Pérez Velasco Antecedents El 23 de maig de 2024 entra a la GAIP la Reclamació 743/2024, presentada contra l’Ajuntament de Cabacés, per part d’un electe en relació amb la sol·licitud indicada a l’antecedent següent d’acord amb la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern (LTAIPBG) i regulat pels articles 29 a 35 del Reglament de la GAIP, aprovat pel Decret 111/2017, de 18 de juliol (RGAIP). El 17 d’abril de 2024 el reclamant va demanar a l'Ajuntament “accés complet als registres d'entrada i sortida, i als documents annexos, des de la carpeta de regidor de la plataforma ACTIO. Al·legava com a fonament la Resolució 138/2024 de la GAIP, que considera aquest mètode d'accés a la informació pública plausible i idoni, i una millora qualitativa de la transparència en el marc de l'administració pública. A la data de presentació d'aquesta reclamació no he rebut resposta de l'ajuntament”. El 7 de juny de 2024 la GAIP admet provisionalment la Reclamació, informa la persona reclamant sobre els aspectes més rellevants de la seva tramitació i de la posició jurídica que ostenta com a persona interessada, de conformitat amb la legislació de procediment administratiu i la de transparència i accés a la informació pública. Li demana especialment que informi la GAIP immediatament de les comunicacions que rebi de l’Administració reclamada relatives a la informació pública sol·licitada, mentre duri la Reclamació. El 7 de juny de 2024 comunica la Reclamació a l’Ajuntament de Cabacés i li requereix que, dins del termini de quinze dies establert per l’article 33.4 RGAIP, li trameti un informe sobre la Reclamació, així com còpia de l’expedient de la sol·licitud d’informació de la qual deriva i, en general, dels antecedents que puguin ser rellevants per resoldre la Reclamació. A data de la resolució a aquesta Comissió no té constància d’haver rebut cap informació. Fonaments jurídics 1. Competència de la GAIP i contingut i abast general del dret d’accés a la informació pública L’article 39.1 LTAIPBG estableix que “Les resolucions expresses o presumptes en matèria d’accés a la informació pública i, si escau, les que resolguin el recurs de reposició poden ésser objecte de reclamació gratuïta i voluntària davant la Comissió de Garantia del Dret d’Accés a la Informació Pública, encarregada de vetllar pel compliment i les garanties del dret d’accés a la informació pública que regula aquest títol”. La reclamació es presenta per part d’una persona regidora del mateix Ajuntament. Aquesta condició d’electe local de la persona reclamant no és obstacle per a l’admissió a tràmit d’aquesta Reclamació, tal i com la GAIP ve assenyalant en nombroses Resolucions - la primera de les quals la que va resoldre la Reclamació 3/2016-, com ha estimat el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya (TSJC) en la seva sentència 1074/2019, desestimatòria del recurs ordinari 334/2016, que precisament atacava la competència de la GAIP per atendre reclamacions d’electes locals i negava l’admissibilitat de què els electes locals poguessin emprar per a la defensa del seu dret d’accés la via de reclamació prevista a l’LTAIPBG, sentència que va ser recorreguda davant del Tribunal Suprem, (rec. 3382/2020) i plenament confirmada per l’alt tribunal en la seva Sentència 312/2022, de 10 de març de 2022, que estableix jurisprudència sobre l’admissió de les reclamacions dels electes locals davant els òrgans de garantia del dret d’accés a la informació pública, a l’empara de l’aplicació supletòria de la legislació de transparència respecte dels règims jurídics especials d’accés prevista a la Disposició Addicional Primera.2 de les lleis bàsica i autonòmica de transparència i accés a la informació pública. L’aplicació supletòria de l’LTAIPBG justifica que es tinguin en compte en l’aplicació d’aquests límits els principis i criteris establerts als apartats 2 i 3 del l’article 20 LTAIPBG: “2. Les limitacions legals al dret d’accés a la informació pública han d’ésser aplicades d’acord amb llur finalitat, tenint en compte les circumstàncies de cada cas concret, s’han d’interpretar sempre restrictivament en benefici d’aquest dret i no es poden ampliar per analogia. 3. Per a aplicar límits al dret d’accés a la informació pública, l’Administració no disposa de potestat discrecional i ha d’indicar en cada cas els motius que ho justifiquen. En la motivació cal explicitar el límit que s’aplica i raonar degudament les causes que en fonamenten l’aplicació”. A més, els límits legals al dret d’accés a la informació pública no són d’aplicació automàtica i absoluta, de manera que l’article 22 LTAIPBG requereix que siguin aplicats d’acord amb criteris de proporcionalitat i temporalitat: “Els límits aplicats al dret d’accés a la informació pública han d’ésser proporcionals a l’objecte i la finalitat de protecció. L’aplicació d’aquests límits ha d’atendre les circumstàncies de cada cas concret, especialment la concurrència d’un interès públic o privat superior que justifiqui l’accés a la informació. 2. Els límits del dret d’accés a la informació pública són temporals si així ho estableix la llei que els regula, i es mantenen mentre perduren les raons que en justifiquen l’aplicació”. La reclamació reuneix els requisits establerts als articles 42.1 LTAIPBG i 30, 31, 32 i 33 RGAIP i, per tant, és admissible a tràmit. 2. Sobre el dret a la informació sol·licitada L’objecte de la reclamació consisteix en demanar informació l’accés complet als registres d'entrada i sortida, i als documents annexos, des de la carpeta de regidor de la plataforma ACTIO. Per tant , aquesta Comissió constata que no només es reclama l’accés a determinada informació, els registres d’entrada i sortida, sinó que també es sol·licita que l’accés es materialitzi d’una determinada manera, des de la carpeta de regidor de la plataforma ACTIO. Respecta a la informació reclamada, efectivament escau concloure que és d’acord amb l’article 2.b LTAIPBB informació pública, ja que és “informació elaborada per l’Administració i que té en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions, inclosa la que li subministren els altres subjectes obligats d’acord amb el que estableix aquesta llei”. Cal tenir en compte que l’article 53.1 DTAIP inclou “qualssevol dades o documents que les administracions públiques han elaborat, posseeixen, o poden legítimament exigir a terceres persones com a conseqüència de la seva activitat o de l'exercici de les seves funcions”. D’acord amb els articles 18.1 i 20.1 LTAIPBG, qualsevol persona hi té dret, llevat que concorrin causes legals que en determinin la denegació o l’accés restringit i que s’han d’interpretar de manera proporcional a la seva finalitat i a la presència d’interessos públics i privats que hi concorrin (article 22.1 LTAIPBG). El caràcter reforçat de la persona reclamant com a membre de la corporació l’article 164.1 TRLMRLC, disposa que tots els membres de les corporacions locals tenen dret a obtenir de l'alcalde o alcaldessa, o de la Junta de govern, “tots els antecedents, les dades o les informacions que són en poder dels serveis de la corporació i són necessaris per al desenvolupament de llur funció”, amb l’obligació de respectar-ne la confidencialitat si el fet de publicar-ho pot perjudicar els interessos de l'ens local o de tercers (article 164.6 TRLMRLC). D’acord amb aquest caràcter reforçat de llur dret d’accés a la informació pública, els electes locals poden sol·licitar qualsevol informació de la corporació, i només es podrà desestimar per resolució motivada, dins dels quatre dies següents a formalitzar la sol·licitud, si el coneixement o la difusió de la informació pugui vulnerar el dret constitucional a l'honor, la intimitat personal o familiar o a la pròpia imatge o si es tracta de matèries afectades per la legislació general sobre secrets oficials o per secret sumarial (article 164.3 TRLMRLC). Sobre la informació demanada aquesta Comissió no pot apreciar la concurrència de cap límit d’accés dels previstos a l’article 164.3 TRLMRLC i, en el seu cas, caldrà que l’Ajuntament valori en el lliurament de la informació la seva concurrència si s’escau, ja que si no es detecta aquesta limitació, procedeix donar l’accés atès que és procedent declarar el dret de la persona reclamant a la informació sol·licitada, en la mesura en què aquesta informació existeixi prèviament elaborada i en poder de l’administració. 3. Inadmissibilitat i recomanació sobre la carpeta de regidor de la plataforma ACTIO La reclamació, com s’ha vist, no només es refereix a la petició d’accés dels registres d'entrada i sortida de l'Ajuntament i als documents annexos, que com ja s’ha reconegut hi té dret d’accés l’electe, sinó que també demana una la informació sigui accessible mitjançant una concreta forma de procedir a l’accés, com és a través de la carpeta de regidor de la plataforma ACTIO. Efectivament aquesta Comissió darrerament ha recomanat l’ús de l’eina de la carpeta del regidor, però tot advertint, que la GAIP no és competent per determinar ni concretar com s’ha d’organitzar una determinada administració, ni com ha de ser el recurs tècnic adient per fer visible la informació, en aquest cas mitjançant la carpeta del regidor/a. Aclarit això, i insistint en que no forma part del contingut relatiu al reconeixement del dret d’accés que ja s’ha resolt en el fonament jurídic anterior, s’ha destacat per aquesta Comissió una preferència per a l’opció de l’accés a la informació a través de mitjans electrònics, especialment quan es tracta d’un electe, com és el cas, tenint en compte allò previst a l’article 164.5 del TRLMRLC, en el context actual de maduresa en l’ús de les tecnologies i a la vista d’allò establert a l’article 37.1 de l’LTAIPBG. D’acord amb això es considera que, efectivament, la carpeta del regidor/a és una eina tecnològica que permet accessos en format digital i de manera immediata, i per tant es una eina que per als càrrecs electes es considera especialment “idònia per permetre’ls-hi accedir a la informació pública de forma autònoma, sense necessitat d’haver de fer sol·licituds concretes alleugerint la tasca tècnica i administrativa que comporta la resolució d’aquestes peticions, i contribuint, en definitiva, a la millora qualitativa de la transparència en el marc de l’administració pública” (Resolució 138/2024, de 8 de febrer). Totes aquestes consideracions, òbviament són recomanacions que en cap cas, com s’ha dit, poden tenir un efecte vinculant i obligatori, i per tant no correspon decidir a aquesta Comissió. En aquest sentit la petició formulada per l’electe respecte de la forma d’accés mitjançant la plataforma ACTIO, es conclou que no forma part de les competències d’aquesta Comissió que no disposa de competència revisora d’aquesta actuació, i no li correspon fer un pronunciament sobre la forma de materialitzar l’accés a la informació per part del regidor més enllà de la recomanació abans recordada i per tot això es considera la inadmissió de la reclamació sobre aquesta petició. 4. Obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) i atribucions de la funció pública de secretaria L’article 7 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents modificada per la Llei 20/2015, de 29 de juliol estableix l’obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) que garanteixi el tractament correcte dels documents en tot el seu cicle de vida i que permeti complir amb les obligacions de transparència. Un concepte molt ampli que requereix dotar-se d’un seguit d’eines i instruments que permetin la millora dels processos, la seva normalització i estandardització, per tal de garantir el compliment de la normativa i la qualitat de la informació i la implementació de solucions que permetin garantir la correcta gestió de la informació pública. L’article 8 afegeix que l’organització, l’avaluació i la conservació dels documents públics i l’accés a aquests són responsabilitat directa dels titulars respectius. El capítol X del Reial decret 4/2010, del 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat en l’àmbit de l’Administració electrònica estableix que les administracions públiques han d’adoptar les mesures organitzatives i tècniques per a garantir la recuperació i conservació del document electrònic entre aquestes, la definició d’una política de gestió de documents, la inclusió en els expedients d’un índex electrònic signat per l’òrgan o entitat que garanteixi la integritat de l’expedient electrònic i permeti la seva recuperació, la identificació única i inequívoca de cada document que permeti classificar-lo i recuperar-lo, l’associació de metadades, la classificació d’acord amb un quadre de classificació, el període de conservació segons les convencions de cada comissió avaluadora, l’accés complet i immediat dels documents entre d’altres. Pel que fa a gestió de la documentació i arxiu dels documents electrònics, la Disposició Addicional Onzena de la Llei 26/2010, del 3 d'agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya estableix que els documents electrònics s'han de gestionar i conservar en expedients electrònics d'acord amb les prescripcions de la normativa en matèria d'arxius i documents; que l’arxiu dels documents i expedients electrònics ha d'assegurar la identitat i la integritat a llarg termini de la informació que contenen; que els documents públics electrònics han de tenir garantides l'autenticitat i la integritat dels continguts, i també la conservació de l'aparença i la funcionalitat originals i, quan escaigui, llur confidencialitat, durant el termini establert per la normativa vigent en matèria d'arxius i documents; que les administracions públiques han d'assegurar la possibilitat de transformar els documents per raons tecnològiques, per a adaptar-ne el format i la sintaxi informàtica a les necessitats de gestió i preservació establertes per la normativa d'arxius i documents; que els sistemes d'informació que utilitzin les administracions públiques incloses en l'àmbit d'aplicació d'aquesta llei han de garantir, sempre que sigui possible, l'autenticitat i la integritat de llurs dades, i també la traçabilitat de les accions que portin a terme; que les dades contingudes en els sistemes d'informació de les administracions públiques es consideren documents públics electrònics, i els són aplicables les disposicions d'aquesta llei relatives a l'arxiu electrònic. Tanmateix, l’LTAIPBG reconeix els sistemes de gestió de documents públics com a facilitadors de dades i documents autèntics (art. 5.2) i la necessitat d’estructurar la informació seguint criteris temàtics i cronològics, seguint el quadre de classificació documental corporatiu i incorporant-hi índexs o guies de consulta (art. 6.1.d). Cal recordar, que l’article 3 del Reial decret 128/2018, de 16 de març, pel qual es regula el règim jurídic dels funcionaris d’Administració local amb habilitació de caràcter nacional, que regula la funció pública de secretaria estableix en punt 2 la funció de fe pública, i entre aquestes la direcció superior dels arxius i registres de l’entitat local (l). Així doncs, i en conseqüència d’aquest mandat legal i el d’assessorament legal preceptiu (article 2.1.a), ha de ser coneixedora de l’existència d’un sistema de gestió documental, impulsora si no en disposa, vetllar per la documentació amb una sistemàtica de treball mínima sobre la documentació de la qual n'és el custodi i responsable primer de la manca de localització de documentació, de mantenir l'ordre i garantir el retrobament de documentació. Altrament, l’article 19.2 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català que regula els documents que integren el patrimoni documental de Catalunya inclou, entre altres, “els documents produïts o rebuts, en l'exercici de llurs funcions i com a conseqüència de llur activitat política i administrativa, per la Generalitat, pels ens locals i per les entitats autònomes, les empreses públiques i les altres entitats que en depenen” i en conseqüència estan subjectes al Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents. Així doncs, atenent a aquests preceptes legals, la informació sol·licitada i reclamada ha de formar part del registre general, que ha d’estar perfectament classificat de manera que permeti la seva recuperació i facilitar-ne, si escau, l’accés. Com a referència i seguint el model de Quadre de classificació per a l’Administració Local del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, podria estar classificat dins el nivell Registre general de documents (codi 0028) i sèrie Registre d’entrada de documents (1294) o Registre general de documents (3125). 5. Seguiment de l’execució L’article 43.5 LTAIPBG estableix que “l’Administració ha de comunicar a la Comissió les actuacions fetes per a executar els acords de mediació i per a donar compliment a les resolucions dictades per la Comissió”. Sobre la base d’aquestes comunicacions i de les efectuades per les persones interessades, la GAIP ha de fer seguiment del compliment de les seves resolucions, d’acord amb el que preveuen els articles 48 i 49 RGAIP i l’apartat 30 del seu Manual de reclamació, i pot adoptar les mesures que s’hi preveuen en cas d’incompliment. L’article 43 LTAIPBG estableix que si l’Administració incompleix el termini establert pels acords de mediació o per les resolucions de la GAIP per lliurar la informació reclamada, les persones interessades ho poden comunicar a la Comissió perquè aquesta en requereixi el compliment; la desatenció d’aquest requeriment, vista la remissió expressa feta a aquest precepte per l’article 77.2.b LTAIPBG, ha de ser qualificada d’infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública (que pot ser sancionada de conformitat amb els articles 81 i 82 LTAIPBG). L’article 49.2 RGAIP preveu que, als efectes anteriors, la Comissió pot posar aquests fets en coneixement dels òrgans competents per ordenar la incoació del procediment sancionador corresponent a què fa referència l’article 86 LTAIPBG. Així mateix, l’article 25.2.k RGAIP preveu la publicació en el web de la Comissió dels casos que els seus requeriments han estat desatesos pels subjectes obligats. 6. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de 4 de juliol de 2024, resol per unanimitat: 1. Estimar la Reclamació 743/2024 i declara el dret de la persona reclamant a la informació sol·licitada, pel que es refereix a la petició dels registres d'entrada i sortida de l'Ajuntament i als documents annexos, d’acord amb les consideracions fetes al fonament jurídic 2. 2. Requerir a l’Ajuntament de Cabacés que lliuri a la persona reclamant la informació indicada a l’apartat 1 dins del termini màxim de quinze dies. 3. Inadmetre la Reclamació 743/2024 pel que es refereix a l’ús de la plataforma ACTIO per depassar l’objecte del dret d’accés a la informació pública. 4. Requerir a l’Ajuntament a informar la GAIP, dins del termini de quinze dies, de l’òrgan o la persona responsable del compliment d’aquesta Resolució, així com de les actuacions dutes a terme per complir-la. 5. Convidar a la persona reclamant que informi la GAIP de qualsevol incidència que es produeixi amb motiu del compliment d’aquesta Resolució. 6. Declarar finalitzat el procediment relatiu a la Reclamació 743/2024 i donar publicitat d’aquesta resolució al web de la GAIP. Iolanda Pineda Balló Presidenta Els terminis establerts en aquesta Resolució per lliurar la informació s’han de comptar en dies hàbils (descomptant festius i dissabtes) i si no s’especifica una altra cosa comencen a partir de l’endemà de la recepció de la seva notificació per l’Administració reclamada. L’Administració obligada pot sol·licitar a la GAIP l’ampliació del termini atorgat per fer efectiu el lliurament de la informació. Aquesta sol·licitud només pot ser admesa a consideració si és notificada a la GAIP abans que fineixi el termini fixat a la Resolució, i s’ha de fonamentar en circumstàncies que no hagin pogut ser tingudes en compte per la Comissió abans de dictar la seva Resolució. La GAIP únicament atorgarà l’ampliació sol·licitada, després d’informar-ne a la persona reclamant, si l’Administració obligada ha justificat de forma precisa i consistent la seva necessitat. Si l’Administració obligada no lliura la informació dins del termini establert per aquesta Resolució, la persona reclamant pot posar-ho en coneixement de la GAIP per tal que la Comissió en requereixi el compliment. Mentre no s’acompleixi plenament la Resolució, la Comissió difondrà al seu web www.gaip.cat l’incompliment de l’Administració obligada, d’acord amb l’article 25.2.k RGAIP. Tot això sens perjudici que la persona reclamant pugui, considerant que aquesta Resolució és un acte administratiu declaratiu de drets que vincula l’Administració, requerir la seva execució davant dels Tribunals, a l’empara de l’article 29.1 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa. Aquesta acció es pot interposar després que hagin transcorregut tres mesos des que la persona afectada ha reclamat formalment i directament a l’Administració el compliment d’aquesta Resolució. Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya en un termini de dos mesos, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, d’acord amb la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.