Reclamación por falta de acceso a informes de un proceso de selección de personal en el Ayuntamiento de Reus, resuelta con estimación

Resolució 888/2024, de 4 de juliol Número d’expedient de la Reclamació: 710/2024 Administració reclamada: Ajuntament de Reus Informació reclamada: Informes d’un procés de selecció. Sentit de la resolució: Estimació Resum: La informació sol·licitada i reclamada és informació pública d’acord amb l’article 2.b LTAIPBB i qualsevol persona hi té dret, llevat que concorrin causes legals que en determinin la denegació o l’accés restringit i que s’han d’interpretar de manera proporcional a la seva finalitat i a la presència d’interessos públics i privats que hi concorrin (article 22.1 LTAIPBG). La persona reclamant acredita un interès legítim al ser persona interessada en el procediment. L’article 24.3 LTAIPBG estableix que les SAIP que es refereixen a dades personals del sol·licitant s’han de resoldre d’acord amb la regulació del dret d’accés que estableix la legislació de protecció de dades de caràcter personal. Així, l’article 15.3 del Reglament (UE) 2016/679 relatiu al dret d’accés de l’interessat estableix que el responsable del tractament ha de facilitar còpia de les dades objecte de tractament. Per tant, i des del punt de vista de protecció de dades, no s’aprecia que hi concorrin límits donat que es sol·licita accés a dades pròpies i per tant, aquesta Comissió considera que s’ha d’estimar el dret d’accés de la persona interessada a la informació pública sol·licitada i reclamada amb el benentès que, en cas que hi pugui haver dades que puguin afectar a altres persones físiques d’acord amb el que estableixen els articles 23 i 24 LTAIPBG, és responsabilitat de l’administració reclamada aplicar allò disposat a l’article 24 de l’LTAIPBG, abans de lliurar la informació pública sol·licitada, d’acord amb l’article 25 LTAIPBG. Paraules clau: Ajuntament. Persones interessades. Representants. Recursos humans. Processos selectius. Informes. TAAD. Sense límits. Manca de col·laboració. Reclamació contra silenci. Estimació. Ponent: Mercè Aymerich Boltà Antecedents El 14 de maig de 2024 entra a la GAIP la Reclamació 710/2024, presentada per una persona física com a representant d’una altra persona física i que té la condició d’interessada en l’expedient en relació amb la sol·licitud indicada a l’antecedent següent contra l’Ajuntament de Reus, d’acord amb la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern (LTAIPBG) i el Reglament de la GAIP, aprovat pel Decret 111/2017, de 18 de juliol (RGAIP). La persona reclamant manifesta que no ha rebut resposta i que no se li ha lliurat la informació. Aporta acreditació de representació. Fonamenta aquesta Reclamació en els següents preceptes: article 53 de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre i article 29.4 del DECRET 233/2002, de 25 de setembre, pel qual s'aprova el Reglament d'accés, promoció i mobilitat de les policies locals. El 2 de gener de 2024 mitjançant Decret, es resol deixar sense efecte el nomenament de XXX com a funcionari en pràctiques per haver estat exclòs del procés selectiu per no superar el període de pràctiques. L’11 de gener de 2024 la persona interessada en el procés de selecció va presentar una instància a l’Ajuntament en la que demana: “Que em siguin enviats aquests informes que determinen el resultat final d´aquestes pràctiques”. Exposa que és ex -agent de la guàrdia urbana i que el resultat de les pràctiques ha estat de NO apte. El 31 de gener la persona interessada presenta un recurs de reposició contra el resultat de no apte i sol·licita l’anul·lació del Decret d’Alcaldia de 2 de gener i es declari apte per haver superat el període de pràctiques. Considera, entre altres, que “no haber tenido acceso ni conocer los motivos por los que he sido declarado NO APTO en el período de prácticas, supone una vulneración del Derecho Constitucional contenido en el artículo 24 CE, puesto que me imposibilita poder ejercer las acciones judiciales correspondientes con el conocimiento previo de los hechos que motivan mi exclusión del proceso selectivo”. El 23 de maig de 2024 la GAIP admet provisionalment la Reclamació, informa a la persona reclamant sobre els aspectes més rellevants de la seva tramitació i de la posició jurídica que ostenta com a persona interessada, de conformitat amb la legislació de procediment administratiu i la de transparència i accés a la informació pública. Li demana especialment que informi a la GAIP immediatament de les comunicacions que rebi de l’Administració reclamada relatives a la informació pública sol·licitada, mentre duri la Reclamació. En la mateixa data de 23 de maig la GAIP comunica la Reclamació a l’Ajuntament i li requereix que, dins del termini de quinze dies establert per l’article 33.4 RGAIP, li trameti un informe sobre la Reclamació, així com també còpia de l’expedient de la sol·licitud d’informació de la qual deriva i, en general, dels antecedents que puguin ser rellevants per resoldre la Reclamació. A data d’aquesta Resolució no s’ha rebut cap tipus d’informació per part de l’Ajuntament de Reus. Fonaments jurídics 1. Competència de la GAIP i contingut i abast general del dret d’accés a la informació pública D’acord amb l’article 39.1 LTAIPBG i 29 del RGAIP aquesta Comissió és competent per tramitar i resoldre aquesta Reclamació. L’article 2.b i c LTAIPBG defineixen la informació pública i preveuen el dret d’accés a les persones per a sol·licitar i obtenir-la que d’acord amb l’article 18.1 LTAIPBG, tant a títol individual o en nom i representació de qualsevol persona jurídica legalment constituïda. L’article 20 LTAIPBG preveu els requisits i criteris per a l’aplicació dels límits legals al dret d’accés a la informació pública, que l’Administració no disposa de potestat discrecional i ha d’indicar en cada cas els motius que ho justifiquen. Els articles 21 i 22 LTAIPBG estableixen que aquests límits no són d’aplicació automàtica i absoluta i han de ser aplicats d’acord amb criteris de proporcionalitat i temporalitat i han d’atendre les circumstàncies de cada cas concret, especialment la concurrència d’un interès públic o privat superior que justifiqui l’accés a la informació. 2. Manca de col·laboració L’antecedent 6 posa de manifest que l’Ajuntament no aporta a aquest procediment la documentació que li ha estat sol·licitada per la GAIP, d’acord amb el previst per l’article 33.4 RGAIP. Si bé aquest fet ha de ser qualificat com una manca de col·laboració de l’administració amb l’efectivitat dels procediments previstos legalment per a la garantia del dret d’accés a la informació pública, no pot impedir la resolució de la Reclamació, i que a més, l’article 33.7 RGAIP preveu expressament que “la manca de tramesa de la informació o la no emissió dels informes sol·licitats per la Comissió no impedeix que aquesta continuï la tramitació”. 3. Sobre la competència de la GAIP en relació al dret d’accés a l’expedient en tràmit i el caràcter reforçat de l’interessat Més enllà de les disposicions relatives a la competència general de la GAIP recollides en el fonament primer, i pel que fa a la distinció del règim jurídic aplicable en funció de si es tracta d’un procediment administratiu en tràmit o finalitzat, cal partir de la base que aquesta Comissió ha admès en diverses ocasions tutelar i emparar el dret d’accés a informació referida a procediments en curs, és a dir, que encara no hagin finalitzat. En concret, i des de la Resolució de 23 de desembre de 2015 sobre la Reclamació 17/2015, la GAIP ha considerat que la normativa de transparència ja no exigeix que el procediment administratiu en qüestió hagi finalitzat perquè els ciutadans puguin demanar accedir als documents que l’integren, atès que aquests documents de procediments en tràmit constitueixen informació pública segons l’article 2.b) de l’LTAIPBG i són, per tant, susceptibles de ser consultats en exercici del dret general d’accés a la informació. Sota el títol de “Regulacions especials del dret d'accés a la informació pública”, la Disposició addicional primera (DA 1a) de l’LTAIPBG estableix que: “1. L’accés dels interessats als documents dels procediments administratius en tràmit es regeix pel que determina la legislació sobre règim jurídic i procediment administratiu. 2. L’accés a la informació pública en les matèries que tenen establert un règim d’accés especial és regulat per llur normativa específica i, amb caràcter supletori, per aquesta llei”. En primer terme, doncs, no hi ha cap disposició en l’LTAIPBG, inclosa la DA 1a, que estableixi cap motiu d'inadmissió, ni cap límit d'accés que es defineixin en funció del caràcter obert (o en tràmit) o tancat (o finalitzat) dels procediments administratius. Això comporta que el dret d'accés a la informació pública s'ha de poder exercir amb independència de si aquesta informació forma part d'un procediment en tràmit o finalitzat, o de cap procediment determinat. En segon terme, l'article 53 de l’LPAC preveu que el dret dels interessats en el procediment administratiu a conèixer l'estat de tramitació dels procediments i al dret a accedir i obtenir una còpia dels documents continguts en els esmentats procediments. Concretament, a més de la resta de drets que preveu aquesta llei tenen dret, entre altres, a “conèixer, en qualsevol moment, l’estat de la tramitació dels procediments en què tinguin la condició d’interessats; el sentit del silenci administratiu que correspongui, en cas que l’Administració no dicti ni notifiqui una resolució expressa dins el termini; l’òrgan competent per a la seva instrucció, si s’escau, i la resolució; i els actes de tràmit dictats. Així mateix, també tenen dret a accedir i a obtenir una còpia dels documents continguts en els procediments esmentats. Els qui es relacionin amb les administracions públiques a través de mitjans electrònics tenen dret a consultar la informació a què es refereix el paràgraf anterior, en el punt d’accés general electrònic de l’Administració, que funciona com un portal d’accés. S’entén complerta l’obligació de l’Administració de facilitar còpies dels documents continguts en els procediments mitjançant la posada a disposició de les còpies en el punt d’accés general electrònic de l’Administració competent o en les seus electròniques que corresponguin” (article 53.1.a)). En concret, la GAIP considera que les persones interessades en procediments administratius en tràmit, que gaudeixen d’un règim d’accés privilegiat, en principi més ampli i reconegut molt abans que en la normativa de transparència, han de poder disposar del mateix mecanisme bàsic de garantia que representa la via de la reclamació voluntària i gratuïta davant d’un òrgan independent de què disposa qualsevol ciutadà. En aquest sentit, no s’han de veure obligats a acudir directament als tribunals en el cas que l’administració els denegui o no resolgui l’accés o, pitjor encara, a canalitzar artificiosament la seva petició a través de la normativa de transparència per poder reclamar primer davant la GAIP, tot renunciant al règim d’accés reforçat que preveu la seva normativa específica. La garantia de reclamació a la GAIP, que protegeix mitjançant un procediment breu i gratuït davant d'un òrgan independent el dret general d'accés a la informació pública de la ciutadania, amb igual o més motiu ha d'emparar el dret de les persones interessades a obtenir la informació que forma part dels procediments administratius que les afecten, i res hi ha en la DA 1a LTAIPBG que ho impedeixi. Certament, el més apropiat és que les persones interessades en un procediment administratiu en tràmit puguin accedir amb normalitat a l'expedient i que sigui precisament l'òrgan responsable de la seva tramitació qui garanteixi i faci efectiu aquest dret, de manera que el puguin exercir efectivament en els terminis que millor els convingui per a la resolució més favorable, no tant de l'accés per si mateix, sinó del procediment principal. En el cas que l'òrgan administratiu competent no resolgui l'accés sol·licitat, res no impedeix que, sens perjudici de la continuació normal del procediment, ni dels efectes impugnatoris que la manca d'accés a l'expedient pugui tenir en el futur sobre la resolució del fons de l'assumpte, la persona interessada pugui acudir a la via especial de garantia instituïda per la legislació de transparència, o sigui, la reclamació a la GAIP. Amb independència del règim substantiu aplicable els casos en els quals es planteja l’accés dels interessats a l’expedient en curs són també casos d'exercici del dret d'accés a la informació pública, matèria que constitueix la missió de la GAIP, de manera que res no permet qüestionar la seva competència si la llei no l'exclou expressament, la qual cosa sens dubte no fa. 4. Sobre el dret d’accés a la informació i límits La informació sol·licitada i reclamada, - informes d’un procés de selecció - , és d’acord amb l’article 2.b LTAIPBB informació pública, ja que és “informació elaborada per l’Administració i la que aquesta té en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions, inclosa la que li subministren els altres subjectes obligats d’acord amb el que estableix aquesta llei”. Cal tenir en compte que l’article 53.1 DTAIP inclou “qualssevol dades o documents que les administracions públiques han elaborat, posseeixen, o poden legítimament exigir a terceres persones com a conseqüència de la seva activitat o de l'exercici de les seves funcions”. D’acord amb els articles 18.1 i 20.1 LTAIPBG, qualsevol persona hi té dret, llevat que concorrin causes legals que en determinin la denegació o l’accés restringit i que s’han d’interpretar de manera proporcional a la seva finalitat i a la presència d’interessos públics i privats que hi concorrin (article 22.1 LTAIPBG). L’exercici d’aquest dret no és condicionat a la concurrència d’un interès personal i no resta subjecte a motivació i tampoc requereix invocació de cap norma (art. 18.2 LTAIPBG). Tot i així, la persona reclamant acredita un interès legítim (antecedent 4). La Taula d’accés i avaluació documental (TAAD 16, DOGC 8296) relativa als processos de selecció dels empleats públics, estableix com a criteri general d’accés, l’accés restringit, sense perjudici d’accés parcial perquè majoritàriament poden contenir dades personals que no són ni merament identificatives amb l’organització, el funcionament o l’activitat pública de l’Administració; i també, ocasionalment, poden contenir dades personals de categories especials de l’article 9.1 del Reglament (UE) 2016/679, del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d’abril de 2016. Pel que fa a l’avaluació, estableix la conservació permanent de les actes i els acords del tribunal qualificador, les llistes definitives d’admesos, el model de proves i les resolucions. La resta de documentació es podrà eliminar un cop sigui ferma la resolució de la convocatòria i el nomenament o contracte del personal. En el cas concret, es sol·licita accés als informes que han motivat la condició de NO apte de la persona reclamant. La manca de col·laboració no permet conèixer amb exactitud a aquesta Comissió el tipus de dades que hi poden haver en els informes sol·licitats més enllà de les dades merament identificatives relacionades amb l’organització i a les quals s’ha de donar accés (article 24.1 LTAIPBG). Per altra banda, l’article 24.3 LTAIPBG estableix que les SAIP que es refereixen a dades personals del sol·licitant s’han de resoldre d’acord amb la regulació del dret d’accés que estableix la legislació de protecció de dades de caràcter personal. Així, l’article 15.3 del Reglament (UE) 2016/679 relatiu al dret d’accés de l’interessat estableix que el responsable del tractament ha de facilitar còpia de les dades objecte de tractament. Per tant, i des del punt de vista de protecció de dades, no s’aprecia que hi concorrin límits donat que es sol·licita accés a dades pròpies. Dit això, aquesta Comissió considera que s’ha d’estimar el dret d’accés de la persona interessada a la informació pública sol·licitada i reclamada amb el benentès que, en cas que hi pugui haver dades que puguin afectar a altres persones físiques d’acord amb el que estableixen els articles 23 i 24 LTAIPBG, és responsabilitat de l’administració reclamada aplicar allò disposat a l’article 24 de l’LTAIPBG, abans de lliurar la informació pública sol·licitada, d’acord amb l’article 25 LTAIPBG. 5. Obligatorietat del titulars dels documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) i atribucions de la funció púbica de secretaria. L’article 7 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents modificada per la Llei 20/2015, de 29 de juliol estableix l’obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) que garanteixi el tractament correcte dels documents en tot el seu cicle de vida i que permeti complir amb les obligacions de transparència. Un concepte molt ampli que requereix dotar-se d’un seguit d’eines i instruments que permetin la millora dels processos, la seva normalització i estandardització, per tal de garantir el compliment de la normativa i la qualitat de la informació i la implementació de solucions que permetin garantir la correcta gestió de la informació pública. L’article 8 afegeix que l’organització, l’avaluació i la conservació dels documents públics i l’accés a aquests són responsabilitat directa dels titulars respectius. Pel que fa a gestió de la documentació i arxiu dels documents electrònics, la Disposició Addicional Onzena de la Llei 26/2010, del 3 d'agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya estableix que els documents electrònics s'han de gestionar i conservar en expedients electrònics d'acord amb les prescripcions de la normativa en matèria d'arxius i documents; que l’arxiu dels documents i expedients electrònics ha d'assegurar la identitat i la integritat a llarg termini de la informació que contenen; que els documents públics electrònics han de tenir garantides l'autenticitat i la integritat dels continguts, i també la conservació de l'aparença i la funcionalitat originals i, quan escaigui, llur confidencialitat, durant el termini establert per la normativa vigent en matèria d'arxius i documents; que les administracions públiques han d'assegurar la possibilitat de transformar els documents per raons tecnològiques, per a adaptar-ne el format i la sintaxi informàtica a les necessitats de gestió i preservació establertes per la normativa d'arxius i documents; que els sistemes d'informació que utilitzin les administracions públiques incloses en l'àmbit d'aplicació d'aquesta llei han de garantir, sempre que sigui possible, l'autenticitat i la integritat de llurs dades, i també la traçabilitat de les accions que portin a terme; que les dades contingudes en els sistemes d'informació de les administracions públiques es consideren documents públics electrònics, i els són aplicables les disposicions d'aquesta llei relatives a l'arxiu electrònic. Tanmateix, l’LTAIPBG reconeix els sistemes de gestió de documents públics com a facilitadors de dades i documents autèntics (art. 5.2) i la necessitat d’estructurar la informació seguint criteris temàtics i cronològics, seguint el quadre de classificació documental corporatiu i incorporant-hi índexs o guies de consulta (art. 6.1.d). Cal recordar, que l’article 3 del Reial decret 128/2018, de 16 de març, pel qual es regula el règim jurídic dels funcionaris d’Administració local amb habilitació de caràcter nacional, que regula la funció pública de secretaria estableix en punt 2 la funció de fe pública, i entre aquestes la direcció superior dels arxius i registres de l’entitat local (l). Així doncs i en conseqüència d’aquest mandat legal i el d’assessorament legal preceptiu (article 2.1.a), ha de ser coneixedora de l’existència d’un sistema de gestió documental, impulsora si no en disposa, vetllar per la documentació amb una sistemàtica de treball mínima sobre la documentació de la qual n'és el custodi i responsable primer de la manca de localització de documentació, de mantenir l'ordre i garantir el retrobament de documentació. Altrament, l’article 19.2 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català que regula els documents que integren el patrimoni documental de Catalunya inclou, entre altres, “els documents produïts o rebuts, en l'exercici de llurs funcions i com a conseqüència de llur activitat política i administrativa, per la Generalitat, pels ens locals i per les entitats autònomes, les empreses públiques i les altres entitats que en depenen” i en conseqüència estan subjectes al Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents. Així doncs, atenent a aquests preceptes legals, la informació sol·licitada i reclamada ha de formar part del registre general, que ha d’estar perfectament classificat de manera que permeti la seva recuperació i facilitar-ne, si escau, l’accés. Com a referència i seguint el model de Quadre de classificació per a l’Administració Local del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, podria estar classificat dins el nivell Selecció de personal (codi 0058) i sèrie Processos selectius de personal (1458). 6. Seguiment de l’execució L’article 43.5 LTAIPBG estableix que “l’Administració ha de comunicar a la Comissió les actuacions fetes per a executar els acords de mediació i per a donar compliment a les resolucions dictades per la Comissió”. Sobre la base d’aquestes comunicacions i de les efectuades per les persones interessades, la GAIP ha de fer seguiment del compliment de les seves resolucions, d’acord amb el que preveuen els articles 48 i 49 RGAIP i l’apartat 30 del seu Manual de reclamació, i pot adoptar les mesures que s’hi preveuen en cas d’incompliment. L’article 43 LTAIPBG estableix que si l’Administració incompleix el termini establert pels acords de mediació o per les resolucions de la GAIP per lliurar la informació reclamada, les persones interessades ho poden comunicar a la Comissió perquè aquesta en requereixi el compliment; la desatenció d’aquest requeriment, vista la remissió expressa feta a aquest precepte per l’article 77.2.b LTAIPBG, ha de ser qualificada d’infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública (que pot ser sancionada de conformitat amb els articles 81 i 82 LTAIPBG). L’article 49.2 RGAIP preveu que, als efectes anteriors, la Comissió pot posar aquests fets en coneixement dels òrgans competents per ordenar la incoació del procediment sancionador corresponent a què fa referència l’article 86 LTAIPBG. Així mateix, l’article 25.2.k RGAIP preveu la publicació en el web de la Comissió dels casos que els seus requeriments han estat desatesos pels subjectes obligats. 7. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de 4 de juliol de 2024, resol per unanimitat: 1. Estimar la Reclamació 710/2024 i declarar el dret de la persona reclamant a la informació sol·licitada i reclamada d’acord amb les consideracions fetes al fonament jurídic 3. 2. Requerir a l’Ajuntament de Reus que faciliti l’accés a la persona reclamant a la informació indicada a l’apartat 1 dins del termini màxim de quinze dies. 3. Requerir a l’Ajuntament de Reus a informar la GAIP, dins del termini de quinze dies, de l’òrgan o la persona responsable del compliment d’aquesta Resolució, així com de les actuacions dutes a terme per complir-la. 4. Convidar a la persona reclamant que informi a la GAIP de qualsevol incidència que es produeixi amb motiu del compliment d’aquesta Resolució. 5. Declarar finalitzat el procediment relatiu a la Reclamació 710/2024 i donar publicitat d’aquesta resolució al web de la GAIP. Iolanda Pineda Balló Presidenta Els terminis establerts en aquesta Resolució per lliurar la informació s’han de comptar en dies hàbils (descomptant festius i dissabtes) i si no s’especifica una altra cosa comencen a partir de l’endemà de la recepció de la seva notificació per l’Administració reclamada. L’Administració obligada pot sol·licitar a la GAIP l’ampliació del termini atorgat per fer efectiu el lliurament de la informació. Aquesta sol·licitud només pot ser admesa a consideració si és notificada a la GAIP abans que fineixi el termini fixat a la Resolució, i s’ha de fonamentar en circumstàncies que no hagin pogut ser tingudes en compte per la Comissió abans de dictar la seva Resolució. La GAIP únicament atorgarà l’ampliació sol·licitada, després d’informar-ne a la persona reclamant, si l’Administració obligada ha justificat de forma precisa i consistent la seva necessitat. Si l’Administració obligada no lliura la informació dins del termini establert per aquesta Resolució, la persona reclamant pot posar-ho en coneixement de la GAIP per tal que la Comissió en requereixi el compliment. Mentre no s’acompleixi plenament la Resolució, la Comissió difondrà al seu web www.gaip.cat l’incompliment de l’Administració obligada, d’acord amb l’article 25.2.k RGAIP. Tot això sens perjudici que la persona reclamant pugui, considerant que aquesta Resolució és un acte administratiu declaratiu de drets que vincula l’Administració, requerir la seva execució davant dels Tribunals, a l’empara de l’article 29.1 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa. Aquesta acció es pot interposar després que hagin transcorregut tres mesos des que la persona afectada ha reclamat formalment i directament a l’Administració el compliment d’aquesta Resolució. Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya en un termini de dos mesos, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, d’acord amb la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.