Acceso a la información sobre contratos menores del Ayuntamiento de Balenyà (2019-2024) y resolución estimatoria de la GAIP

Resolució 847/2024, de 27 de juny Número d’expedient de la Reclamació: 696/2024 Administració reclamada: Ajuntament de Balenyà Informació reclamada: Contractes menors. Sentit de la resolució: Estimació (publicitat activa) Resum: La informació sol·licitada per la persona reclamant és informació pública i l’Ajuntament resta inclòs dins l’àmbit subjectiu d’aplicació de la LTAIPBG. Sobre els límits previstos a la LTAIPBG la Comissió no aprecia d’ofici la concurrència de cap límit que pugui afectar el lliurament de la informació reclamada. Paraules clau: Ajuntaments. Contractes menors. Publicitat activa. Estimació. Sense límits. Ponent: Maria del Mar Pérez Velasco Antecedents El 9 de maig de 2024 entra a la GAIP la Reclamació 696/2024 presentada contra l’Ajuntament de Balenyà en relació amb la sol·licitud indicada a l’antecedent següent, d’acord amb la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern (LTAIPBG) i regulat pels articles 29 a 35 del Reglament de la GAIP, aprovat pel Decret 111/2017, de 18 de juliol (RGAIP). A la reclamació s’indica que l’Ajuntament no ha respost la sol·licitud d’accés a la informació, ni ha facilitat la informació reclamada. El 30 de març de 2024 la reclamant presenta a l’Ajuntament de Balenyà una sol·licitud d’informació sobre “La totalitat de contractes menors celebrats per l'Ajuntament de Balenyà pel període gener 2019 a febrer 2024 amb indicació de: - proveïdor adjudicatari i NIF – nombre de pressuposts sol·licitats i a quines empreses o autònoms per cada contracte - objecte detallat del contracte - import amb IVA i sense IVA - data de celebració del contracte - data d'execució de la prestació - aplicació pressupostària Tanmateix, voldria conèixer si existeix alguna instrucció interna per la tramitació d'aquesta tipologia d'expedients de contractació menor si fos així, la sol·licito també.” El 21 de maig de 2024 la GAIP admet provisionalment la Reclamació, informa a la persona reclamant sobre els aspectes més rellevants de la seva tramitació i de la posició jurídica que ostenta com a persona interessada, de conformitat amb la legislació de procediment administratiu i la de transparència i accés a la informació pública. Li demana especialment que informi a la GAIP immediatament de les comunicacions que rebi de l’Administració reclamada relatives a la informació pública sol·licitada, mentre duri la Reclamació. El 21 de maig de 2024 la GAIP comunica la Reclamació a l’Ajuntament de Balenyà i li requereix que, dins del termini de quinze dies establert per l’article 33.4 RGAIP, li trameti un informe sobre la Reclamació , així com també còpia de l’expedient de la sol·licitud d’informació de la qual deriva i, en general, dels antecedents que puguin ser rellevants per resoldre la Reclamació. El 31 de maig de 2024 la GAIP rep informe de l’Ajuntament de Balenyà que, en síntesi, manifesta la manca de recursos i la desproporció de la petició i conclou inadmetre la petició per considerar que és d’aplicació l’article 29.1c) LTAIPBG atès que la informació està en fase d’elaboració i s’ha de fer pública d’acord amb les normes de transparència i l’article 29.d) LTAIPBG respecte a la concurrència del supòsit de tasca complexa de reelaboració atesa la manca de recursos que ha manifestat l’Ajuntament. El 31 de maig de 2024 la GAIP rep al·legacions de la reclamant en els termes següents “La resposta és la inadmissió per complexitat de la tasca a realitzar i la seva manifestació en que es comprometen a fer-ho en el termini de 3 mesos perquè saben que tenen obligació legal. M'hi oposo perquè estic demanant informació que ha de ser pública i que l'Ajuntament ha d'elaborar trimestralment i no hi ha causa per oposar l'admissió de la meva sol·licitud.” Fonaments jurídics 1. Competència de la GAIP i contingut i abast general del dret d’accés a la informació pública D’acord amb l’article 39.1 LTAIPBG i 29 del RGAIP aquesta Comissió és competent per tramitar i resoldre aquesta Reclamació. L’article 2.b i c LTAIPBG defineixen la informació publica i preveuen el dret d’accés a les persones per a sol·licitar i obtenir-la que d’acord amb l’article 18.1 LTAIPBG, tan a títol individual o en nom i representació de qualsevol persona jurídica legalment constituïda. L’article 20 LTAIPBG preveu els requisits i criteris per a l’aplicació dels límits legals al dret d’accés a la informació pública, que l’Administració no disposa de potestat discrecional i ha d’indicar en cada cas els motius que ho justifiquen. Els articles 21 i 22 LTAIPBG estableixen que aquests límits no són d’aplicació automàtica i absoluta i han de ser aplicats d’acord amb criteris de proporcionalitat i temporalitat i han d’atendre les circumstàncies de cada cas concret, especialment la concurrència d’un interès públic o privat superior que justifiqui l’accés a la informació. 2. Sobre el dret a la informació sol·licitada: manca d’acreditació de les causes d’inadmissió La informació sol·licitada per la persona reclamant és informació pública, d’acord amb allò previst a l’article 2.b) de LTAIPBG, ja que és informació que l’Ajuntament ha de tenir en el seu poder, fruit de l’exercici de les competències que li són pròpies i l’Ajuntament resta inclòs dins l’àmbit subjectiu d’aplicació de la LTAIPBG i queda obligat a resoldre en temps i forma les sol·licituds d’accés, segons el que disposa l’article 3.1.a) de l’esmentada Llei. La informació reclamada, tal com es desprèn dels antecedents, consisteix en la totalitat de contractes menors realitzats per l'Ajuntament de Balenyà pel període gener 2019- febrer 2024 amb referència al proveïdor , nombre de pressuposts sol·licitats, objecte del contracte; import; data de celebració i d'execució de la prestació; aplicació pressupostària, i , si n’hi ha, la instrucció interna per la tramitació d'aquesta tipologia d'expedients de contractació menor, i s’integra dins de del que es considera com publicitat activa en general a l’article 8.1.f LTAIPBG i a específicament a l’article 13 sobre t ransparència en la contractació pública. Aquest precepte estableix que la transparència en l’àmbit dels contractes subscrits pels subjectes obligats és aplicable a tots els contractes i inclou específicament els menors, tal i com demana la reclamant. La informació pública relativa als contractes ha d’incloure: La informació sobre les entitats i els òrgans de contractació, amb la indicació de la denominació exacta, el telèfon i les adreces postals i electròniques i la informació sobre les licitacions en tràmit, que ha de comprendre com a mínim el tipus de contracte, el seu objecte, el contingut econòmic, els plecs de clàusules administratives i les condicions d’execució ( lletres a) i b) respectivament de l’article 13.1 LTAIPBG) . A més, s’especifica que s’ha d’informar sobre els contractes subscrits, amb la indicació de l’objecte, l’import de la licitació i d’adjudicació, el procediment utilitzat per a contractar i la identitat de l’adjudicatari, la durada, el nombre de licitadors, els criteris d’adjudicació, el quadre comparatiu d’ofertes i les puntuacions respectives, i també els acords i informes tècnics del procés de contractació. Aquesta informació ha d’estar actualitzada i fer referència, com a mínim, als darrers cinc anys (lletra c de l’article 13 LTAIPB). També forma part de l’obligació d’informació pública o publicitat activa la relativa a les modificacions contractuals, les pròrrogues dels contractes, les licitacions anul·lades i les resolucions anticipades, les dades del registre públic de contractes i del registre oficial de licitadors i empreses classificades i els acords i criteris interpretatius dels òrgans consultius de contractació.( lletres e ), f) i g) de l’article 13.1.LTAIPBG) Aquesta informació en matèria de contractació pública ha de constar en un espai dife renciat del Portal de la Transparència, configurat com una plataforma electrònica de publicitat específica en aquest àmbit t i l’Administració pública ha de donar publicitat d’una manera constant i actualitzada a les dades estadístiques sobre els percentatges i el volum pressupostari dels contractes adjudicats d’acord amb cadascun dels procediments establerts per la legislació de contractes del sector públic. També ha de donar publicitat al volum pressupostari contractat pels diversos adjudicataris en els darrers cinc anys. D’acord amb això exposat, aquesta Comissió considera que preval en el supòsit analitzat la naturalesa de publicitat activa de la informació demanada que donaria lloc a no prendre en consideració les invocacions respecte a la concurrència de circumstàncies que, segons l’Ajuntament determinen la inadmissió de la petició d’informació, per considerar que la informació està en fase d’elaboració i s’ha de fer pública d’acord amb les normes de transparència ( article 29.1c) LTAIPBG) i, d’altra banda, per considerar que es tracta d’un supòsit que s’ha de qualificar com de tasca complexa de reelaboració atesa la manca de recursos ( l’article 29.d) LTAIPBG), aquesta Comissió no aprecia la concurrència dels elements necessaris per a determinar la seva indamissió. Malgrat que efectivament l’Ajuntament es pugui trobar en unes circumstàncies extraordinàries que l’impedeixen donar compliment als requeriment que sobre les obligacions de publicació de la informació li són d’aplicació, el que es constata per aquesta Comissió és que no serien susceptibles de justificar adequadament una inadmissió com la que es proposa. D’altra banda, es recorda que la invocació d’una causa d’inadmissió relativa a que consisteixi en una tasca complexa, no s’admet que es pugui justificar exclusivament en el volum de la informació, si la tasca d'elaboració o de recopilació no revesteix complexitat, i que s’ha de motivar l'apreciació d’aquestes circumstàncies mitjançant, entre d'altres, una declaració dels recursos humans i materials necessaris per a l'obtenció i elaboració de la informació, i una ponderació d'aquests recursos amb els disponibles a l'òrgan competent per resoldre (veure Resolució d’aquesta Comissió 305/2023, de 27 de març). Respecte a aquesta possibilitat, que ja s’avança que quedaria descartada a la vista de l’obligació legal que ha de complir necessàriament l’Ajuntament en matèria de contractació, tampoc es comprova que hagi de consistir d’una gran dificultat, que en el cas de concórrer habilitaria a l’Ajuntament a rebre la necessària assistència tècnica per part de les instàncies supralocals per tal de donar suport atesa la situació manifestada. D’altra banda, en cap cas, seria aplicable el supòsit relatiu a que la informació es trobi en fase d’elaboració i s’ha de fer pública d’acord amb les normes de transparència ( article 29.1c) LTAIPBG) si, com es constata, és informació que es refereix al període 2019-2024, i només abastaria a part d’aquesta informació que hauria de ser raonablement proporcionats al termini al qual es fes referencia com podria ser un període que es referís als darrers mesos, o setmanes, en cap cas respecte a la totalitat del quatre anys sol·licitats. En aquest cas la Comissió no aprecia d’ofici la concurrència de cap límit dels previstos a l’article 21 de la LTAIPBG que pugui afectar el lliurament de la informació reclamada. Pel cas que l’Ajuntament no disposi de la informació reclamada, així ho ha d’especificar de forma clara, sense que quedi obligat per aquesta resolució a elaborar-la. D’acord amb l’exposat aquesta Comissió reconeix el dret a l’accés a la informació sol·licitada , que hauria d’estar disponible com a informació activa en l’apartat oportunament destinat a aquest efecte per l’Ajuntament. 3. Obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) i atribucions de la funció pública de secretaria L’article 7 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents modificada per la Llei 20/2015, de 29 de juliol estableix l’obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) que garanteixi el tractament correcte dels documents en tot el seu cicle de vida i que permeti complir amb les obligacions de transparència. Un concepte molt ampli que requereix dotar-se d’un seguit d’eines i instruments que permetin la millora dels processos, la seva normalització i estandardització, per tal de garantir el compliment de la normativa i la qualitat de la informació i la implementació de solucions que permetin garantir la correcta gestió de la informació pública. L’article 8 afegeix que l’organització, l’avaluació i la conservació dels documents públics i l’accés a aquests són responsabilitat directa dels titulars respectius. El capítol X del Reial decret 4/2010, del 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat en l’àmbit de l’Administració electrònica estableix que les administracions públiques han d’adoptar les mesures organitzatives i tècniques per a garantir la recuperació i conservació del document electrònic entre aquestes, la definició d’una política de gestió de documents, la inclusió en els expedient d’un índex electrònic signat per l’òrgan o entitat que garanteixi la integritat de l’expedient electrònic i permeti la seva recuperació, la identificació única i inequívoca de cada document que permeti classificar-lo i recuperar-lo, l’associació de metadades, la classificació d’acord amb un quadre de classificació, el període de conservació segons les convencions de cada comissió avaluadora, l’accés complet i immediat dels documents entre d’altres. Pel que fa a gestió de la documentació i arxiu dels documents electrònics, la Disposició Addicional Onzena de la Llei 26/2010, del 3 d'agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya estableix que els documents electrònics s'han de gestionar i conservar en expedients electrònics d'acord amb les prescripcions de la normativa en matèria d'arxius i documents; que l’arxiu dels documents i expedients electrònics ha d'assegurar la identitat i la integritat a llarg termini de la informació que contenen; que els documents públics electrònics han de tenir garantides l'autenticitat i la integritat dels continguts, i també la conservació de l'aparença i la funcionalitat originals i, quan escaigui, llur confidencialitat, durant el termini establert per la normativa vigent en matèria d'arxius i documents; que les administracions públiques han d'assegurar la possibilitat de transformar els documents per raons tecnològiques, per a adaptar-ne el format i la sintaxi informàtica a les necessitats de gestió i preservació establertes per la normativa d'arxius i documents; que els sistemes d'informació que utilitzin les administracions públiques incloses en l'àmbit d'aplicació d'aquesta llei han de garantir, sempre que sigui possible, l'autenticitat i la integritat de llurs dades, i també la traçabilitat de les accions que portin a terme; que les dades contingudes en els sistemes d'informació de les administracions públiques es consideren documents públics electrònics, i els són aplicables les disposicions d'aquesta llei relatives a l'arxiu electrònic. Tanmateix, la LTAIPBG reconeix els sistemes de gestió de documents públics com a facilitadors de dades i documents autèntics (art. 5.2) i la necessitat d’estructurar la informació seguint criteris temàtics i cronològics, seguint el quadre de classificació documental corporatiu i incorporant-hi índexs o guies de consulta (art. 6.1.d). Cal recordar, que l’article 3 del Reial decret 128/2018, de 16 de març, pel qual es regula el règim jurídic dels funcionaris d’Administració local amb habilitació de caràcter nacional, que regula la funció pública de secretaria estableix en punt 2 la funció de fe pública, i entre aquestes la direcció superior dels arxius i registres de l’entitat local (l). Així doncs i en conseqüència d’aquest mandat legal i el d’assessorament legal preceptiu (article 2.1.a), ha de ser coneixedora de l’existència d’un sistema de gestió documental, impulsora si no en disposa, vetllar per la documentació amb una sistemàtica de treball mínima sobre la documentació de la qual n'és el custodi i responsable primer de la manca de localització de documentació, de mantenir l'ordre i garantir el retrobament de documentació. Altrament, l’article 19.2 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català que regula els documents que integren el patrimoni documental de Catalunya inclou, entre altres, “els documents produïts o rebuts, en l'exercici de llurs funcions i com a conseqüència de llur activitat política i administrativa, per la Generalitat, pels ens locals i per les entitats autònomes, les empreses públiques i les altres entitats que en depenen” i en conseqüència estan subjectes al Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents que estableix en l’article 11.4 que “quan l'aplicació d'una taula d'avaluació i accés documental comporti l'eliminació de documents, la persona tècnica que porti a terme aquesta aplicació, abans de procedir a la destrucció, ha de: a) Disposar d'un inventari de la documentació a destruir, b) Obtenir l'autorització de la secretaria general o de la direcció de l'organisme o entitat titular de la documentació, c) Comprovar que cap circumstància administrativa o jurídica hagi alterat el termini de conservació fixat per als documents a eliminar” i ha de disposar del corresponent Registre de destrucció de documents (article 12) degudament autoritzat per la secretaria general o la direcció de l’organisme o entitat titular dels documents. Així doncs, atenent a aquests preceptes legals, la informació sol·licitada i reclamada, en el cas que existeixi, ha de formar part de diferents expedients administratius, que han d’estar perfectament classificats de manera que sigui possible la seva recuperació i facilitar -ne, si escau, l’accés. Com a referència i seguint el model de Quadre de classificació per a l’Administració Local del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, aquesta documentació hauria d’estar classificada dins el nivell Contractació administrativa i assistència tècnica (codi 0046) i la sèrie corresponent en funció de la tipologia de contracte. 4. Seguiment de l’execució L’article 43.5 LTAIPBG estableix que “l’Administració ha de comunicar a la Comissió les actuacions fetes per a executar els acords de mediació i per a donar compliment a les resolucions dictades per la Comissió”. Sobre la base d’aquestes comunicacions i de les efectuades per les persones interessades, la GAIP ha de fer seguiment del compliment de les seves resolucions, d’acord amb el que preveuen els articles 48 i 49 RGAIP i l’apartat 30 del seu Manual de reclamació, i pot adoptar les mesures que s’hi preveuen en cas d’incompliment. L’article 43 LTAIPBG estableix que si l’Administració incompleix el termini establert pels acords de mediació o per les resolucions de la GAIP per lliurar la informació reclamada, les persones interessades ho poden comunicar a la Comissió perquè aquesta en requereixi el compliment; la desatenció d’aquest requeriment, vista la remissió expressa feta a aquest precepte per l’article 77.2.b LTAIPBG, ha de ser qualificada d’infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública (que pot ser sancionada de conformitat amb els articles 81 i 82 LTAIPBG). L’article 49.2 RGAIP preveu que, als efectes anteriors, la Comissió pot posar aquests fets en coneixement dels òrgans competents per ordenar la incoació del procediment sancionador corresponent a què fa referència l’article 86 LTAIPBG. Així mateix, l’article 25.2. k RGAIP preveu la publicació en el web de la Comissió dels casos que els seus requeriments han estat desatesos pels subjectes obligats. 5. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de 27 de juny de 2024, resol per unanimitat: 1. Estimar la Reclamació 696 /2024 i declara el dret de la persona reclamant a la informació sol·licitada, d’acord amb les consideracions fetes al fonament jurídic 2. 2. Requerir a l’Ajuntament de Balenyà que lliuri a la persona reclamant la informació indicada a l’apartat 1 dins del termini màxim de quinze dies. 3. Requerir a l’Ajuntament de Balenyà a informar la GAIP, dins del termini de quinze dies, de l’òrgan o la persona responsable del compliment d’aquesta Resolució, així com de les actuacions dutes a terme per complir-la. 4. Convidar a la persona reclamant que informi la GAIP de qualsevol incidència que es produeixi amb motiu del compliment d’aquesta Resolució. 5. Declarar finalitzat el procediment relatiu a la Reclamació 696/ 2024 i disposar la publicació d’aquesta resolució al web de la GAIP. Iolanda Pineda Balló Presidenta Els terminis establerts en aquesta Resolució per lliurar la informació s’han de comptar en dies hàbils (descomptant festius i dissabtes) i si no s’especifica una altra cosa comencen a partir de l’endemà de la recepció de la seva notificació per l’Administració reclamada. L’Administració obligada pot sol·licitar a la GAIP l’ampliació del termini atorgat per fer efectiu el lliurament de la informació Aquesta sol·licitud només pot ser admesa a consideració si és notificada a la GAIP abans que fineixi el termini fixat a la Resolució, i s’ha de fonamentar en circumstàncies que no hagin pogut ser tingudes en compte per la Comissió abans de dictar la seva Resolució. La GAIP únicament atorgarà l’ampliació sol·licitada, després d’informar-ne a la persona reclamant, si l’Administració obligada ha justificat de forma precisa i consistent la seva necessitat. Si l’Administració obligada no lliura la informació dins del termini establert per aquesta Resolució, la persona reclamant pot posar-ho en coneixement de la GAIP per tal que la Comissió en requereixi el compliment. Mentre no s’acompleixi plenament la Resolució, la Comissió difondrà al seu web www.gaip.cat l’incompliment de l’Administració obligada, d’acord amb l’article 25.2.k RGAIP. Tot això sens perjudici que la persona reclamant pugui, considerant que aquesta Resolució és un acte administratiu declaratiu de drets que vincula l’Administració, requerir-ne la seva execució davant dels Tribunals, a l’empara de l’article 29.1 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa. Aquesta acció es pot interposar després que hagin transcorregut tres mesos des que la persona afectada ha reclamat formalment i directament a l’Administració el compliment d’aquesta Resolució. Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya en un termini de dos mesos, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, d’acord amb la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.