Solicitud de enunciados y plantillas de corrección de procesos selectivos de estabilización y estimación del derecho de acceso por la GAIP

Resolució 841/2023, de 14 de setembre Número d’expedient de la Reclamació: 671/2023 Administració reclamada: Departament de la Presidència. Generalitat de Catalunya Informació reclamada: Enunciats i plantilles de correcció dels 2 exercicis corresponents al concurs oposició d'estabilització de l'Administració de la Generalitat (convocatòria 600) relatius als cossos de funcionari (subgrups A1, A2, C1 i C2). Sentit de la resolució: Estimació Resum: La informació sol·licitada i reclamada és informació pública d’acord amb l’article 2.b LTAIPBG. L’administració reclamada considera que no s’ha vulnerat el dret de la persona reclamant a accedir a la informació sol·licitada en els termes de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, atès que la resolució va ser estimatòria, sinó que la seva execució ha esdevingut inviable de forma sobrevinguda per fets aliens. Aquesta Comissió entén, i així ho ha defensat en reiterades ocasions, que el concepte d’informació pública, inclou la informació elaborada i la que té en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions, inclosa la que li subministren els altres subjectes obligats d’acord amb el que estableix aquesta llei. A més, l’article 53 del Decret 8/2021, de 9 de febrer, sobre la transparència i el dret d’accés a la informació pública inclou la informació que les administracions poden legítimament exigir a terceres persones com a conseqüència de la seva activitat o de l'exercici de les seves funcions. Per tant, l’administració pot “exigir” tant al tribunal qualificador com al fedatari públic la seva restitució per poder atendre i lliurar la informació sol·licitada a la personal reclamant. Altrament, i tenint en compte el context de gestió electrònica, cal referir-nos a l’Ordre CLT/172/2014, de 14 de maig, per la qual s'aprova el protocol de gestió de documents electrònics i arxiu de la Generalitat de Catalunya (DOGC 6640) que determina les condicions tècniques i organitzatives de classificació funcional, seguretat i disposició dels documents administratius des de l’inici del procediment administratiu, amb la finalitat de garantir-ne l’autenticitat, la fiabilitat, la integritat i la disponibilitat futura, i les directrius corporatives en matèria d’arxiu electrònic Catalunya. Entre altres qüestions estableix que cal garantir la perdurabilitat i per tant, els documents electrònics es conserven en suport electrònic i amb la informació contextual necessària, de manera que se’n pugui assegurar l’autenticitat, la fiabilitat, la integritat i la disponibilitat durant el termini de conservació establert (6.1.9).I aquests, documents i expedients electrònics, han de ser complets i exactes, i han de reflectir les decisions adoptades i les activitats que han motivat la seva generació (6.2.1.3) i això inclou, indubtablement, les metadades (6.2.1.4) d’acord amb l’esquema de metadades de gestió documental. Així, un expedient generat en format electrònic seguint tots aquests protocols, instruccions i instruments tècnics de gestió documental, no es pot “extreure”, “sortir”, “llevar” del sistema en el qual s’ha generat i que és el que garanteix la seva autenticitat, fiabilitat i integritat. Altra cosa és, que per a la seva legítima defensa jurídica i judicial, se n’hagi fet una còpia autèntica que ha de ser generada per qui custodia l’original i ha d’acreditar l’autenticitat de les dades que s’hi contenen (apartat 6.2.7.1) o bé s’hagi generat una còpia electrònica idèntica al document electrònic original que no comporta canvi de format ni de contingut i s’ha de considerar document original, de manera que hi pot haver un original múltiple (apartat 6.2.7.3) i aquest s’hagi dipositat en un fedatari públic. Paraules clau: Generalitat. Departament de la Presidència. Recursos humans. Processos de selecció. Proves. Exàmens. Enunciats. Gestió Documental. Gestió electrònica Publicitat activa. Reclamació contra manca lliurament. Dret d’accés a la informació pública. Estimació. Ponent: Mercè Aymerich Boltà Antecedents El 18 de juliol de 2023 entra a la GAIP la Reclamació 671/2023 presentada per una persona física contra el Departament de la Presidència de la Generalitat de Catalunya, en relació amb la sol·licitud indicada a l’antecedent següent. La persona reclamant no sol·licita el procediment de mediació previst a l’article 42 de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern (LTAIPBG) i regulat pels articles 36 a 41 del Reglament de la GAIP, aprovat pel Decret 111/2017, de 18 de juliol (RGAIP). La persona reclamant manifesta haver rebut resposta de l’administració però no la informació pública sol·licitada. El 5 de maig de 2023 la persona reclamant presenta una sol·licitud d’accés a la informació pública (SAIP) demanant: “Enunciats proves estabilització 29/4 funcionaris A1, A2, C1 i C2. Demano accés als enunciats i plantilles de correcció corresponents a les proves indicades a l'assumpte”. El 6 de juny de 2023, mitjançant Resolució de la Secretaria d'Administració i Funció Pública (SAFP), es va estimar totalment la sol·licitud d’accés a la informació pública i s’establia el termini màxim de 30 dies per a subministrar la informació sol·licitada. En la mateixa data, la persona reclamant va acceptar la notificació. Posteriorment, el 18 de juliol de 2023 l’administració reclamada comunica a la persona reclamant que: “aquesta informació no es troba, actualment, en poder de l'administració, atès que ha estat íntegrament dipositada davant fedatari públic als efectes de salvaguarda i garantia en relació als procediments administratius i judicials que es derivin de la nul·litat de les actuacions relatives al desenvolupament dels exercicis de les proves selectives i de la resolució del contracte amb núm. d’expedient PR -2022- 293, d’acord amb la Resolució PRE/1632/2023, d'11 de maig, per la qual es deixen sense efectes les actuacions relatives al desenvolupament dels exercicis de les proves selectives dels processos d'estabilització, mitjançant el sistema selectiu de concurs oposició, corresponents a les convocatòries amb núm. de registre 600, 643, 650 i 700 (DOGC núm. 8914, de 12.5.2023), i les Resolucions de 12 i 31 de maig de 2023, d’incoació de procediment per a la resolució i de suspensió, respectivament, del contracte amb núm. d’expedient PR-2022-293 subscrit el 27 de desembre de 2022 entre el Departament de la Presidència i la mercantil CEGOS ESPAÑA LEARNING & DEVELOPMENT, SA”. Aquesta comunicació va ser acceptada el mateix 18 de juliol. Respecte a la comunicació referida en l’antecedent anterior, la persona reclamant exposa en la reclamació el següent: “...he rebut una comunicació en la que des d'una subdirecció de la Direcció de Serveis del Departament se'm diu que no se'm dona la informació perquè no està en poder de l'Administració. És a dir, que l'Administració deixa sense efecte la resolució estimatòria, i ho fa sense tramitar el procediment de revisió corresponent. I aquesta denegació no es vincula a la concurrència de cap dels límits previstos a la Llei 19/2014, ni en cap altre norma amb rang de llei.”. El 25 de juliol de 2023 la GAIP admet provisionalment la Reclamació, informa a la persona reclamant sobre els aspectes més rellevants de la seva tramitació i de la posició jurídica que ostenta com a persona interessada, de conformitat amb la legislació de procediment administratiu i la de transparència i accés a la informació pública. Li demana especialment que informi a la GAIP immediatament de les comunicacions que rebi de l’Administració reclamada relatives a la informació pública sol·licitada, mentre duri la Reclamació. En la mateixa data, la GAIP comunica la Reclamació al Departament de la Presidència i li requereix que, dins del termini de quinze dies establert per l’article 33.4 RGAIP, li trameti un informe sobre la Reclamació , així com també còpia de l’expedient de la sol·licitud d’informació de la qual deriva i, en general, dels antecedents que puguin ser rellevants per resoldre la Reclamació. El 28 d’agost de 2023 la GAIP reitera la petició d’informe a l’administració reclamada. L’1 de setembre de 2023, l’administració reclamada tramet a la GAIP l’expedient i l’informe del que es desprèn que: - Pel que fa a les consideracions de la persona reclamant referides en l’antecedent 5, la SAFP diu: “La sol·licitud objecte de la reclamació es va estimar inicialment en considerar, en aquell moment, que no era d’aplicació cap dels límits o causes d’inadmissió dels previstos a la Llei 19/2014. Amb posterioritat, un cop transcorregut el termini per lliurar la informació de 30 dies previst per la normativa, es va constatar que no es disposava de la informació i, per tant, no era materialment possible satisfer el dret d’accés a la informació d’acord amb la resolució de 6 de juny i, per tant, es va notificar a la persona sol·licitant que l’administració no disposava de la informació, atès que havia estat íntegrament dipositada davant fedatari públic als efectes de salvaguarda i garantia en relació als procediments administratius i judicials que es derivin de la nul·litat de les actuacions relatives al desenvolupament dels exercicis de les proves selectives i de la resolució del contracte amb núm. d’expedient PR- 2022-293...”. I segueix: “es va considerar que no corresponia revisar la resolució estimatòria tal com demana la persona reclamant atès que l’Administració va procedir a lliurar la informació de què disposava en aquell moment en resposta motivada a la sol·licitud presentada i d’acord amb el que s’estableix en la Llei 19/2014”. - I conclou: “Per tot l’exposat es considera que la Resolució de la Secretaria d’Administració i Funció Pública de 6 de juny de 2023 garanteix l’accés a la informació pública i que no s’ha vulnerat el dret de la persona reclamant a accedir a la informació pública sol·licitada en els termes de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, atès que no s’ha canviat el sentit de la resolució, sinó que la seva execució ha esdevingut inviable de forma sobrevinguda per fets aliens”. El 5 de setembre de 2023, la GAIP tramet a la persona reclamant l’informe de SAFP i se li atorga un termini de 5 dies perquè al·legui el que consideri adient. La notificació va ser acceptada en el mateixa data. El 7 de setembre de 2023, la GAIP rep les al·legacions formulades per la persona reclamant en el sentit següent: - Sobre els efectes de la resolució estimatòria: “si l’òrgan competent de l’Administració dicta una resolució estimatòria i ordena que se’m faciliti la informació sol·licitada, de cap manera un altre òrgan pot decidir després que no s’executa aquella resolució. Si l’Administració considera que la informació no estava en el seu poder un cop dictada la resolució estimatòria, el que havia de fer era tramitar el procediment de lesivitat, de conformitat amb l’art. 107 de la Llei 39/2015, i impugnar-la davant la jurisdicció del contenciós administratiu”. Afegeix “no resulta admissible que primer l’Administració estimi una sol·licitud d’accés, i que després en el moment d’executar- la vingui a sostenir que el que s’havia sol·licitat no és informació pública perquè no està en poder de l’Administració, de manera que no procedia l’estimació”. - Sobre si l’Administració té o no en el seu poder la informació, i fent referència a l’informe emès per la SAFP (antecedent 9), fa constar que les resolucions d’incoació de procediment per a la resolució i suspensió del contracte amb núm. d’expedient PR-2022-293, es van dictar durant el mes de maig, és a dir, abans de la Resolució estimatòria a la SAIP de 6 de juny. El reclamant invoca els articles 2.b de la LTAIPBG i 53.1 del Decret 8/2021. Afegeix, sense qüestionar que la documentació s’hagi dipositat davant de fedatari públic fa referència a que: “es van imprimir i repartir centenars d’exemplars per a la celebració de la prova”, i sí qüestiona que “l’Administració no tingui en el seu poder aquesta informació en suport electrònic" i “no pugui requerir al fedatari públic que li faciliti un exemplar de la informació allà dipositada, per tal de fer efectiu el dret d’accés prèviament estimat, cosa que no interfereix en absolut en el desenvolupament del procediment de resolució d’un contracte”. - En relació a la publicació de la informació sol·licitada, constata la pràctica habitual de publicar els enunciats i les plantilles de les proves per part de la Generalitat de Catalunya, evitant així haver de sol·licitar l’accés. En aquest cas, “es pot inferir que no es van publicar per evitar que els aspirants que havien de repetir la prova hi poguessin accedir, tot i que òbviament els aspirants ja hi havien accedit el 29 d’abril”, i “alguns es van endur exemplars aprofitant el caos”. I “em consta que moltes persones van sol·licitar accés” i “que després de la repetició de la prova, l’Administració ja no tindria cap motiu per no facilitar-les”. - I en darrer terme, i en la línia del paràgraf anterior, al·lega que aquesta informació “ha de ser objecte de publicitat activa en haver-se sol·licitat per almenys 3 persones en un any i haver-se estimat la resolució”. Fonaments jurídics 1. Competència de la GAIP i contingut i abast general del dret d’accés a la informació pública L’article 39.1 LTAIPBG estableix que “Les resolucions expresses o presumptes en matèria d’accés a la informació pública i, si escau, les que resolguin el recurs de reposició poden ésser objecte de reclamació gratuïta i voluntària davant la Comissió de Garantia del Dret d’Accés a la Informació Pública, encarregada de vetllar pel compliment i les garanties del dret d’accés a la informació pública que regula aquest títol”. L’article 29 RGAIP desenvolupa aquest precepte i concreta que també poden ser objecte de reclamació davant la GAIP les comunicacions que substitueixin les resolucions i l’incompliment material del dret d’accés, quan aquest ha estat reconegut expressament o presumpta. D’acord amb aquests preceptes, la GAIP és competent per tramitar i resoldre aquesta Reclamació, ja que deriva d’una sol·licitud d’informació pública. L’article 2.c LTAIPBG defineix el dret d’accés a la informació pública com “el dret subjectiu que es reconeix a les persones per a sol·licitar i obtenir la informació pública, en els termes i les condicions regulats per aquesta llei”. Per la seva banda, l’apartat b del mateix precepte defineix la informació pública com “la informació elaborada per l’Administració i la que aquesta té en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions, inclosa la que li subministren els altres subjectes obligats d’acord amb el que estableix aquesta llei”. Segons l’article 18.1 LTAIPBG, “Les persones tenen el dret d’accedir a la informació pública, a què fa referència l’article 2.b, a títol individual o en nom i representació de qualsevol persona jurídica legalment constituïda”. I l’article 20.1 de la mateixa llei afegeix que “El dret d’accés a la informació pública es garanteix a totes les persones, d’acord amb el que estableix aquesta llei. El dret d’accés a la informació pública només pot ésser denegat o restringit per les causes expressament establertes per les lleis”. Així mateix, els apartats 2 i 3 de l’article 20 LTAIPBG estableixen els següents requisits i criteris per a l’aplicació dels límits legals al dret d’accés a la informació pública: “2. Les limitacions legals al dret d’accés a la informació pública han d’ésser aplicades d’acord amb llur finalitat, tenint en compte les circumstàncies de cada cas concret, s’han d’interpretar sempre restrictivament en benefici d’aquest dret i no es poden ampliar per analogia. 3. Per a aplicar límits al dret d’accés a la informació pública, l’Administració no disposa de potestat discrecional i ha d’indicar en cada cas els motius que ho justifiquen. En la motivació cal explicitar el límit que s’aplica i raonar degudament les causes que en fonamenten l’aplicació”. A més, els límits legals al dret d’accés a la informació pública no són d’aplicació automàtica i absoluta (l’encapçalament de l’article 21 LTAIPBG es refereix expressament a què els límits enumerats per aquest precepte “poden” dur a la denegació de l’accés sol·licitat), de manera que l’article 22 de la mateixa Llei requereix que siguin aplicats d’acord amb criteris de proporcionalitat i temporalitat: “Els límits aplicats al dret d’accés a la informació pública han d’ésser proporcionals a l’objecte i la finalitat de protecció. L’aplicació d’aquests límits ha d’atendre les circumstàncies de cada cas concret, especialment la concurrència d’un interès públic o privat superior que justifiqui l’accés a la informació. 2. Els límits del dret d’accés a la informació pública són temporals si així ho estableix la llei que els regula, i es mantenen mentre perduren les raons que en justifiquen l’aplicació”. 2. Sobre el lliurament de la informació sol·licitada La informació sol·licitada i reclamada s’emmarca en la gestió dels recursos humans (procés de selecció) i sens dubte, és informació pública tal i com estableix l’art. 2.b LTAIPBG, i per tant pot ser objecte del dret d’accés garantit per l’article 18.1 LTAIPBG, que només pot ser denegat o restringit per les causes establertes per la Llei de forma expressa. Igualment, en concordança amb aquest article, les limitacions legals al dret d’accés a la informació pública han d’ésser aplicades d’acord amb llur finalitat, tenint en compte les circumstàncies de cada cas concret, i s’han d’interpretar sempre restrictivament en benefici d’aquest dret, no podent-se ampliar per analogia (article 20 LTAIPBG). En el cas que ens ocupa, l’administració reclamada respecte al dret d’accés considera “que no s’ha vulnerat el dret de la persona reclamant a accedir a la informació sol·licitada en els termes de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, atès que no ha canviat el sentit de la resolució, sinó que la seva execució ha esdevingut inviable de forma sobrevinguda per fets aliens”. Ens trobem, doncs, en la peculiar situació que es va estimar favorablement el dret d’accés però materialment no és possible atendre’l perquè “aquesta informació no es troba, actualment, en poder de l'administració, atès que ha estat íntegrament dipositada davant fedatari públic als efectes de salvaguarda i garantia en relació als procediments administratius i judicials que es derivin de la nul·litat de les actuacions relatives al desenvolupament dels exercicis de les proves selectives i de la resolució del contracte...” (vegeu antecedents 4 i 9). Amb els arguments invocats per l’administració reclamada aquesta Comissió procedeix en aquesta resolució a analitzar el concepte d’informació pública d’acord amb l l’article 2.b LTAIPBG i el context en el que s’han generat i tramitat els documents i els expedients en el marc de la gestió electrònica per valorar si l’argument esgrimit pel SAFP és suficient com per a desestimar aquesta reclamació o bé, la no execució material de la SAIP, s’ha d’entendre com una vulneració real al dret d’accés a la informació pública. Primerament, i abans d’entrar en aquest anàlisi, aquesta Comissió vol deixar palès que no té competències per valorar els arguments al·legats per la persona reclamant pel que fa al procediment que ha seguit la SAFP en el tràmit de la SAIP (antecedent 11.1) i aquesta resolució només entrarà en les qüestions pròpies del dret d’accés a la informació pública. Feta aquesta primera consideració, i entrant en la matèria que ens correspon, és evident que en el moment de la SAIP la informació sol·licitada i reclamada estava en disposició de l’administració i així ho reconeix en la resolució d’estimació en el fonament de dret 2 quan diu “no concorren en aquest supòsit cap causa d’inadmissió de la sol·licitud ni cap límit que comporti limitar totalment o parcialment l’accés a la informació” i en conseqüència considera que la “resolució ha de ser estimatòria” (fonament de dret 3) i per tant “de conformitat amb l’article 36.1 de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, si una sol·licitud és estimada totalment o parcialment, l’òrgan competent ha de subministrar la informació a l’interessat, en el format que l’hagi demanada en el termini de trenta dies hàbils” (fonament de dret 4). La informació pública, d’acord amb la definició consignada en l’article 2.b LTAIPBG és “la informació elaborada per l’Administració i la que aquesta té en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions, inclosa la que li subministren els altres subjectes obligats d’acord amb el que estableix aquesta llei”. L’article 53 del Decret 8/2021, de 9 de febrer, sobre la transparència i el dret d’accés a la informació pública en relació a aquest article concreta que aquest dret d’accés “inclou tota la informació, qualsevol dades o documents que les administracions públiques han elaborat, posseeixen, o poden legítimament exigir a terceres persones com a conseqüència de la seva activitat o de l'exercici de les seves funcions” (apartat 1) i afegeix que aquesta informació pública “ha de ser temporalment preexistent a la presentació de la sol·licitud d'accés”. En base a aquests requeriments, és evident que aquesta informació estava en poder de l’Administració i era preexistent a la sol·licitud d’accés. Els processos selectius d’estabilització mitjançant el sistema selectiu de concurs oposició, en relació amb els cossos, escales o especialitats de personal funcionari de l'Administració de la Generalitat de Catalunya competència de la Direcció General de Funció Pública es van convocar per resolució PRE/3976/2022, de 16 de desembre (DOGC 8816) i els exàmens es van celebrar el 29 d’abril de 2023. No és fins l’11 de maig (data posterior a la SAIP) i per resolució PRE/1632/2023 que es deixen sense efecte les actuacions relatives al desenvolupament dels exercicis de les proves selectives per motius àmpliament coneguts i que la mateixa resolució refereix. Altrament cal tenir en compte l’article 15 del Decret 28/1986, de 30 de gener, de Reglament de selecció de personal de l'Administració de la Generalitat de Catalunya que estableix que “cada Ordre de convocatòria nomenarà, en el seu cas, el Tribunal o òrgan seleccionador a qui correspondrà el desenvolupament i qualificació de les proves selectives”. Els tribunals qualificadors de la convocatòria amb número de registre 600, es van aprovar mitjançant Resolució PRE/530/2023, de 20 de febrer (DOGC 8860). Les proves de qualificació i valoració, tal com indica la Taula d'accés i avaluació documental (TAAD núm. 16, publicada al DOGC 8296) de selecció dels empleats públics, són documents que formen part de l’expedient administratiu i estableix com a criteri d’avaluació la conservació permanent de les actes, els acords del tribunal qualificador, les llistes definitives d’admesos, el model de proves i les resolucions. Per tant, els models de proves s’han d’incorporar a l’expedient amb independència del resultat del procés, o de les incidències que s’hagin produït durant el seu desenvolupament. Pel que fa al concepte “en poder” (art. 2.b LTAIPBG), aquesta Comissió ha defensat en reiterades ocasions que abasta també la informació que no és a mans de l’Administració però que aquesta té potestat o poder per exigir que li sigui lliurada com a conseqüència de la seva activitat o l’exercici de les seves funcions. La capacitat legítima de l’administració d’“exigir” a terceres persones que li sigui lliurada la informació pública s’incorpora en l’article 53 del referit Decret 8/2021. Per tant, l’administració reclamada, en cas de no tenir la informació pública sol·licitada i reclamada, pot “exigir” tant al tribunal qualificador com al fedatari públic la seva restitució per poder atendre i lliurar la informació sol·licitada a la personal reclamant. 3. Sobre la disponibilitat de la informació sol·licitada Per al cas que ens ocupa, és inevitable referir-nos al context en el que es gestiona aquesta informació pública ja que l’administració reclamada diu literalment que “aquesta informació no es troba, actualment, en poder de l’administració”. L’Ordre CLT/172/2014, de 14 de maig, per la qual s'aprova el protocol de gestió de documents electrònics i arxiu de la Generalitat de Catalunya (DOGC 6640) determina les condicions tècniques i organitzatives de classificació funcional, seguretat i disposició dels documents administratius des de l’inici del procediment administratiu, amb la finalitat de garantir-ne l’autenticitat, la fiabilitat, la integritat i la disponibilitat futura, i les directrius corporatives en matèria d’arxiu electrònic Aquest protocol contempla el desenvolupament normatiu del Reial Decret 4/2010, de 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat en l’àmbit de l’Administració electrònica així com les Normes Tècniques que se’n deriven i és d’aplicació a tots els documents electrònics produïts o rebuts en el desenvolupament de les competències de l’Administració de la Generalitat de Catalunya. Doncs bé, més enllà de responsabilitzar a totes les persones al servei de l’Administració de la Generalitat de gestionar adequadament els documents electrònics que es reben, produeixen i gestionen en el seu àmbit competencial (6.1.2), preveu que la gestió documental abasta tots els aspectes relacionats amb el document: des del seu disseny i creació, fins als processos de control que permeten la utilització i la conservació dels documents durant el temps necessari (6.1.5) i han de garantir que l'ús dels mitjans electrònics assegura la identitat, la integritat, la conservació i, si escau, la confidencialitat de la informació i les transaccions que es duen a terme emprant mitjans electrònics. Les mesures de seguretat s'apliquen d'acord amb els requeriments necessaris de recuperació, preservació i emmagatzematge dels documents electrònics, protegint-los davant d'accessos no autoritzats, destrucció indiscriminada o pèrdua (6.1.6). I pel que fa la transparència i disponibilitat, estableix que els documents i els expedients electrònics no sotmesos a mesures de confidencialitat o restriccions legals d’accés són de consulta pública per la ciutadania, que té el dret a rebre'ls o a accedir-hi en suport electrònic (6.1.7). En darrer terme, i pels aspectes a resoldre en aquesta resolució, estableix que cal garantir la perdurabilitat i per tant, els documents electrònics es conserven en suport electrònic i amb la informació contextual necessària, de manera que se’n pugui assegurar l’autenticitat, la fiabilitat, la integritat i la disponibilitat durant el termini de conservació establert (6.1.9). I aquests, documents i expedients electrònics, han de ser complets i exactes, i han de reflectir les decisions adoptades i les activitats que han motivat la seva generació (6.2.1.3) i això inclou, indubtablement, les metadades (6.2.1.4) d’acord amb l’esquema de metadades de gestió documental (vegeu la instrucció 2/2015, de 26 de febrer, per la qual s’aprova l’instrument tècnic Esquema de metadades de gestió extreure documental del Protocol de Gestió de Documents Electrònics i Arxiu de la Generalitat de Catalunya i s’estableixen directrius per a la seva gestió i actualització). Així, un expedient generat en format electrònic seguint tots aquests protocols, instruccions i instruments tècnics de gestió documental, no es pot “extreure”, “sortir”, “llevar” del sistema en el qual s’ha generat i que és el que garanteix la seva autenticitat, fiabilitat i integritat. Només en el cas d’expedients tancats, es poden aplicar les polítiques de destrucció i/o eliminació sempre i quan existeixi la corresponent TAAD de la sèrie documental a que faci referència la documentació. En el cas concret, i com ja s’ha indicat anteriorment, la TAAD 16 referida a la selecció dels empleats públics estableix la conservació permanent de les actes i els acords del tribunal qualificador, les llistes definitives d’admesos, el model de proves i les resolucions i eliminació total de la resta de documentació, un cop sigui ferma la resolució de la convocatòria i el nomenament o contracte del personal. Altra cosa és, que per a la seva legítima defensa jurídica i judicial, se n’hagi fet una còpia autèntica que ha de ser generada per qui custodia l’original i és qui ha d’acreditar l’autenticitat de les dades que s’hi contenen (apartat 6.2.7.1) o bé s’hagi generat una còpia electrònica idèntica al document electrònic original que no comporta canvi de format ni de contingut i s’ha de considerar document original, de manera que hi pot haver un original múltiple (apartat 6.2.7.3) i aquest s’hagi dipositat en un fedatari públic. 4. Sobre la publicitat activa La persona reclamant al·lega que aquesta informació és objecte de publicitat activa “en haver - se sol·licitat per almenys 3 persones en un any i haver-se estimat la resolució”. L’article 51 del Decret 8/2021, de 9 de febrer, sobre la transparència i el dret d'accés a la informació pública regula la publicació de la informació pública sol·licitada amb més freqüència i “s'entén, en tot cas, que una informació és sol·licitada de manera freqüent quan la mateixa informació, a la qual s'hagi reconegut tenir dret a accedir, hagi estat sol·licitada tres o més vegades en un període d'un any natural per persones sol·licitants diferents” (apartat 2). Dit això, la regulació del sistema de garanties de l’LTAIPBG (Títol VII) limita i acota la via de reclamació davant la GAIP en relació directament amb el dret d’accés a la informació pública, regulat a l’article 18 LTAIPBG com un procediment d’exercici individual per obtenir informació en poder de les administracions, a diferència de les obligacions de transparència o publicitat activa regulades al Títol II de la Llei, que no necessiten l’exercici o impuls d’una acció individual sinó que es contemplen com a obligacions ex lege de difusió proactiva d’informació pública en un portal de transparència, l’incompliment de les quals no queda sota la supervisió de la GAIP. Tot i així d’acord amb l’article 7.2. l) del Decret 111/2017 la GAIP té entre les seves funcions: “Orientar els subjectes amb obligacions de publicitat activa, a partir de les reclamacions que tramiti, sobre les informacions sol·licitades amb més freqüència per via de l'exercici del dret d'accés a la informació pública, als efectes previstos per l'article 8.1.m de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern”. És el cas dels enunciats i plantilles de correcció corresponents al concurs oposició d'estabilització de l'Administració de la Generalitat, com es pot constatar en les recents reclamacions que versen sobre el mateix objecte. 5. Obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) L’article 7 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents, modificada per la Llei 20/2015, de 29 de juliol estableix l’obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) que garanteixi el tractament correcte dels documents en tot el seu cicle de vida i que permeti complir amb les obligacions de transparència. Un concepte molt ampli que requereix dotar-se d’un seguit d’eines i instruments que permetin la millora dels processos, la seva normalització i estandardització, per tal de garantir el compliment de la normativa i la qualitat de la informació i la implementació de solucions que permetin garantir la correcta gestió de la informació pública. L’article 8 afegeix que l’organització, l’avaluació i la conservació dels documents públics i l’accés a aquests són responsabilitat directa dels titulars respectius. En l’àmbit de la Generalitat, les seves entitats autònomes, empreses públiques i consorcis amb participació majoritària de la Generalitat, el SGD es regula pel Decret 76/1996, de 5 de març, pel qual es regula el sistema general de gestió de la documentació administrativa i l'organització dels arxius de la Generalitat de Catalunya. El capítol X del Reial decret 4/2010, del 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat en l’àmbit de l’Administració electrònica estableix que les AAPP han d’adoptar les mesures organitzatives i tècniques per a garantir la recuperació i conservació del document electrònic entre aquestes, la definició d’una política de gestió de documents, la inclusió en els expedients d’un índex electrònic signat per l’òrgan o entitat que garanteixi la integritat de l’expedient electrònic i permeti la seva recuperació, la identificació única i inequívoca de cada document que permeti classificar-lo i recuperar-lo, l’associació de metadades, la classificació d’acord amb un quadre de classificació, el període de conservació segons les convencions de cada comissió avaluadora, l’accés complet i immediat dels documents entre d’altres. Pel que fa a gestió de la documentació i arxiu dels documents electrònics, la Disposició Addicional Onzena de la Llei 26/2010, del 3 d'agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya estableix que els documents electrònics s'han de gestionar i conservar en expedients electrònics d'acord amb les prescripcions de la normativa en matèria d'arxius i documents; que l’arxiu dels documents i expedients electrònics ha d'assegurar la identitat i la integritat a llarg termini de la informació que contenen; que els documents públics electrònics han de tenir garantides l'autenticitat i la integritat dels continguts, i també la conservació de l'aparença i la funcionalitat originals i, quan escaigui, llur confidencialitat, durant el termini establert per la normativa vigent en matèria d'arxius i documents; que les administracions públiques han d'assegurar la possibilitat de transformar els documents per raons tecnològiques, per a adaptar-ne el format i la sintaxi informàtica a les necessitats de gestió i preservació establertes per la normativa d'arxius i documents; que els sistemes d'informació que utilitzin les administracions públiques incloses en l'àmbit d'aplicació d'aquesta llei han de garantir, sempre que sigui possible, l'autenticitat i la integritat de llurs dades, i també la traçabilitat de les accions que portin a terme; que les dades contingudes en els sistemes d'informació de les administracions públiques es consideren documents públics electrònics, i els són aplicables les disposicions d'aquesta llei relatives a l'arxiu electrònic. Igualment, l’article 67 del Decret 76/2020, de 4 d'agost, d'Administració digital, estableix que el SGD garanteix el compliment de la política de gestió documental i arxiu i que els sistemes d'informació i aplicacions de gestió han d'emprar preferentment les eines de gestió documental corporatives. En cas d'emprar solucions no corporatives, aquestes han de garantir el compliment de les polítiques de gestió documental al llarg de la fase de tramitació i han de ser aprovades d'acord amb l'apartat 2 de l'article 33 d'aquest Decret. L’article 68, relatiu a l’arxiu digital únic, detalla les característiques i condicions per garantir la implementació de les polítiques de gestió documental i el seu compliment. L’ordre CLT/172/2014, de 14 de maig, per la qual s'aprova el protocol de gestió de documents electrònics i arxiu de la Generalitat de Catalunya, determina les condicions tècniques i organitzatives de classificació funcional, seguretat i disposició dels documents administratius des de l’inici del procediment administratiu, amb la finalitat de garantir-ne l’autenticitat, la fiabilitat, la integritat i la disponibilitat futura. Així mateix, el protocol fixa les directrius corporatives en matèria d’arxiu electrònic. Aquesta ordre, d’acord amb la Disposició transitòria sisena del referit Decret 76/2020 és vigent fins que s'aprovi el model organitzatiu que ha preveure la planificació, el seguiment i avaluació dels resultats, participació en la definició dels sistemes d'informació corporatius transversals i disposició dels recursos necessaris per fer efectiu el desplegament de l'Administració digital. Tanmateix, la LTAIPBG reconeix els sistemes de gestió de documents públics com a facilitadors de dades i documents autèntics (art. 5.2) i la necessitat d’estructurar la informació seguint criteris temàtics i cronològics, seguint el quadre de classificació documental corporatiu i incorporant-hi índexs o guies de consulta (art. 6.1.d). Altrament, l’article 19.2 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català que regula els documents que integren el patrimoni documental de Catalunya inclou, entre altres, “els documents produïts o rebuts, en l'exercici de llurs funcions i com a conseqüència de llur activitat política i administrativa, per la Generalitat, pels ens locals i per les entitats autònomes, les empreses públiques i les altres entitats que en depenen” i en conseqüència estan subjectes al Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents que estableix en l’article 11.4 que “quan l'aplicació d'una taula d'avaluació i accés documental comporti l'eliminació de documents, la persona tècnica que porti a terme aquesta aplicació, abans de procedir a la destrucció, ha de: a) Disposar d'un inventari de la documentació a destruir, b) Obtenir l'autorització de la secretaria general o de la direcció de l'organisme o entitat titular de la documentació, c) Comprovar que cap circumstància administrativa o jurídica hagi alterat el termini de conservació fixat per als documents a eliminar” i ha de disposar del corresponent Registre de destrucció de documents (article 12) degudament autoritzat per la secretaria general o la direcció de l’organisme o entitat titular dels documents. Així doncs, atenent a aquests preceptes legals, la informació sol·licitada i reclamada ha de formar part d’un expedient administratiu que ha d’estar perfectament classificat de manera que permeti la seva recuperació i facilitar-ne, si escau, l’accés. 6. Seguiment de l’execució L’article 43.5 LTAIPBG estableix que “l’Administració ha de comunicar a la Comissió les actuacions fetes per a executar els acords de mediació i per a donar compliment a les resolucions dictades per la Comissió”. Sobre la base d’aquestes comunicacions i de les efectuades per les persones interessades, la GAIP ha de fer seguiment del compliment de les seves resolucions, d’acord amb el que preveuen els articles 48 i 49 RGAIP i l’apartat 30 del seu Manual de reclamació, i pot adoptar les mesures que s’hi preveuen en cas d’incompliment. L’article 43 LTAIPBG estableix que si l’Administració incompleix el termini establert pels acords de mediació o per les resolucions de la GAIP per lliurar la informació reclamada, les persones interessades ho poden comunicar a la Comissió perquè aquesta en requereixi el compliment; la desatenció d’aquest requeriment, vista la remissió expressa feta a aquest precepte per l’article 77.2.b LTAIPBG, ha de ser qualificada d’infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública (que pot ser sancionada de conformitat amb els articles 81 i 82 LTAIPBG). L’article 49.2 RGAIP preveu que, als efectes anteriors, la Comissió pot posar aquests fets en coneixement dels òrgans competents per ordenar la incoació del procediment sancionador corresponent a què fa referència l’article 86 LTAIPBG. Així mateix, l’article 25.2.k RGAIP preveu la publicació en el web de la Comissió dels casos que els seus requeriments han estat desatesos pels subjectes obligats. 7. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de 14 de setembre de 2023, resol per unanimitat: 1. Estimar la Reclamació 671/2023. i declarar el dret de la persona reclamant a la informació sol·licitada, d’acord amb les consideracions fetes als fonaments jurídics 2 i 3. 2. Requerir al Departament de la Presidència que lliuri a la persona reclamant la informació indicada a l’apartat 1 dins del termini màxim de deu dies. 3. Requerir a el Departament de la Presidència a informar la GAIP, dins del termini de deu dies, de l’òrgan o la persona responsable del compliment d’aquesta Resolució, així com de les actuacions dutes a terme per complir-la. 4. Convidar a la persona reclamant que informi a la GAIP de qualsevol incidència que es produeixi amb motiu del compliment d’aquesta Resolució. 5. Declarar finalitzat el procediment relatiu a la Reclamació 671/2023 i disposar la publicació d’aquesta resolució al web de la GAIP. Iolanda Pineda Balló Presidenta Els terminis establerts en aquesta Resolució per lliurar la informació s’han de comptar en dies hàbils (descomptant festius i dissabtes) i si no s’especifica una altra cosa comencen a partir de l’endemà de la recepció de la seva notificació per l’Administració reclamada. L’Administració obligada pot sol·licitar a la GAIP l’ampliació del termini atorgat per fer efectiu el lliurament de la informació Aquesta sol·licitud només pot ser admesa a consideració si és notificada a la GAIP abans que fineixi el termini fixat a la Resolució, i s’ha de fonamentar en circumstàncies que no hagin pogut ser tingudes en compte per la Comissió abans de dictar la seva Resolució. La GAIP únicament atorgarà l’ampliació sol·licitada, després d’informar-ne a la persona reclamant, si l’Administració obligada ha justificat de forma precisa i consistent la seva necessitat. Si l’Administració obligada no lliura la informació dins del termini establert per aquesta Resolució, la persona reclamant pot posar-ho en coneixement de la GAIP, preferentment per correu electrònic adreçat a [email protected], per tal que la Comissió en requereixi el compliment. Mentre no s’acompleixi plenament la Resolució, la Comissió difondrà al seu web www.gaip.cat l’incompliment de l’Administració obligada, d’acord amb l’article 25.2.k RGAIP. Si l’Administració desatén el requeriment d’execució que li adreci la GAIP, la Comissió posarà els fets en coneixement de l’òrgan competent, d’acord amb allò previst per l’article 86 LTAIPBG, i li sol·licitarà la incoació d’un procediment sancionador per infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública, a l’empara de l’article 77.2.b LTAIPBG. Tot això sens perjudici que la persona reclamant pugui, considerant que aquesta Resolució és un acte administratiu declaratiu de drets que vincula l’Administració, requerir-ne la seva execució davant dels Tribunals, a l’empara de l’article 29.1 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa. Aquesta acció es pot interposar després que hagin transcorregut tres mesos des que la persona afectada ha reclamat formalment i directament a l’Administració el compliment d’aquesta Resolució. Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya en un termini de dos mesos, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució.