Reclamación de acceso a los registros de entrada y salida y documentos de la carpeta del regidor del Ayuntamiento de Canet d'Adri

Resolució 838/2024, de 27 de juny Número d’expedient de la Reclamació: 664/2024 Administració reclamada: Ajuntament de Canet d’Adri Informació reclamada: Accés a la informació continguda en els registres d’entrada i sortida que figuren a la carpeta del regidor. Sentit de la resolució: Estimació parcial, inadmissió parcial Resum: La GAIP empara el dret d’accés als registres d’entrada i sortides sol·licitats així com als documents que acompanyen aquests registres tenint en compte les consideracions fetes respecte a les dades que hi poguessin constar i que poden afectar el dret fonamental a la intimitat, l’honor o la pròpia imatge i a assumptes relacionats amb secrets oficials o secret sumarial. Considera que és del tot plausible que l’accés i/o lliurament de la informació pública per part dels càrrecs electes es pugui realitzar a través de la carpeta del/de la regidor/a. Ara bé, no és competència de la GAIP determinar a quina informació han de poder accedir, ni quins filtres se’ls hi ha d’aplicar, ni quin format de gestió ha de tenir la carpeta del/de la regidor/a. Pel que fa a la resta de peticions que no constitueixen un exercici del dret d’accés a la informació pública, perquè es pretén un seguit d’aclariments i actuacions per part d’aquesta Comissió que defugen de les competències que li són pròpies i que queden fora de l’àmbit d’aquest procediment de Reclamació és procedent inadmetre-les parcialment d’acord amb l’article 33.2 RGAIP. Paraules clau: Ajuntament. Càrrecs electe. Electes. Registres. Documents. Carpeta del/de la regidor/a. Eines tecnològiques. Accessos. Aclariments. Actuacions. Sense límits. Quadres de classificació. Tipologies documentals. Reclamació contra denegació. Estimació parcial. Inadmissió parcial. Ponent: Mercè Aymerich Boltà Antecedents 1. El 3 de maig de 2024 entra a la GAIP la Reclamació 664/2024 presentada per una persona electe del Grup Municipal Junts per Canet d’Adri contra l’Ajuntament de Canet d’Adri, en relació amb la sol·licitud indicada a l’antecedent següent, d’acord amb la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern (LTAIPBG) i el Reglament de la GAIP, aprovat pel Decret 111/2017, de 18 de juliol (RGAIP). La persona reclamant manifesta que ha rebut resposta per part de l’Administració però que se li ha lliurat parcialment la informació. 2. El 4 d’abril la persona reclamant electa va presentar a l’Ajuntament de Canet d’Adri una sol·licitud d’accés a la informació pública (SAIP) en la qual, entre altres peticions, demanen accés a tots els documents que acompanyen els registres d’entrada i sortida de l’Ajuntament de Canet d’Adri, i que figuren a la carpeta del regidor. 3. El 23 d’abril l’Ajuntament resol la SAIP mitjançant comunicació substitutòria. Concretament i pel que fa a l’objecte de la Reclamació diu: “D’acord amb la disposició addicional primera de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern, l’accés a la informació pública en les matèries que tenen establert un règim d’accés especial és regulat per llur normativa específica i, amb caràcter supletori, per aquesta llei. Aquest és el cas del règim d’informació als regidors de l’oposició que es regeix per la normativa de bases de règim local. Per tant, els dictàmens de la Comissió de garantia del dret d’accés a la informació pública no són vinculants per l’administració local respecte al dret d’accés a la informació pública dels regidors. No es considera proporcional l’accés a tots els documents que operen el registre d’entrada i de sortida de l’Ajuntament atès que aquests poden contenir dades protegides o relatives a expedients que no són objecte d’accés a la informació. Per tant: Es denega l’accés a tots els documents que acompanyen els registres d’entrada i de sortida de l’Ajuntament de Canet d’Adri”. 4. En la reclamació presentada s’aporta un escrit exposant una cronologia de fets i comentaris a la denegació que, en resum, incideixen en la necessitat d’accedir als documents “per desenvolupar les funcions de control i fiscalització” i que la petició “s’ha d’entendre dins d’un conjunt d’actuacions generals de l’Ajuntament, que ens obliga a demanar constantment informació en la nostre comesa de control i fiscalització”. Conclou [i demana] que: “Per tot el que hem dit en la present , legislació vigent, documents adjunts, i d’acord al criteri de la resolució 138/2024 de la Comissió de Garantia del Dret d’Accés a la Informació Pública demanem, 1. Es confirmi que la petició objecte d’aquesta reclamació està dins el marc de les funcions pròpies de control de l’oposició. 2. Informi al regidor portaveu de l’oposició XXXX i a l’Ajuntament de Canet d’Adri, si la sol·licitud d’informació reg. E2024000469 del 4 d’abril s'entén acceptada en tots els seus apartats, per silenci administratiu ja que no hi ha cap resolució denegatòria per part de l’AJUNTAMENT en el termini de quatre dies a comptar de la data de presentació de la sol·licitud. 3. Confirmi al regidor portaveu de l’oposició XXX i a l’Ajuntament de Canet d’Adri, que a part de l’acceptació o no de la petició per silenci administratiu, també hi ha un dret d’accés dels regidors a tots els documents que acompanyen els registres d’entrada i sortida, i que figuren a la Carpeta del Regidor, amb la finalitat de poder desenvolupar les funcions de control i fiscalització encomanades pel poble.( En cap cas volem els documents que afectin a la intimitat, a l’honor i a la pròpia imatge de les persones, en el cas que si existissin.) 4. Si els punts 2 i/o 3 es confirmen afirmativament, seria desitjable: a. Conèixer si la Resolució adoptada per la GAIP vincula a l’Ajuntament de Canet d’Adri, b. que l’Ajuntament modifiqui l’OFICI del 23 d’abril 2024 conforme a la Resolució que es prengui per part del GAIP, c. que per part de la Comissió de Garantia s’indiquin les mesures necessàries per no enrederir la Resolució adoptada”. 5. El 15 de maig la GAIP admet provisionalment la Reclamació, informant a la persona reclamant sobre els aspectes més rellevants de la seva tramitació i de la posició jurídica que ostenta com a persona interessada, de conformitat amb la legislació de procediment administratiu i la de transparència i accés a la informació pública. Li demana especialment que informi a la GAIP immediatament de les comunicacions que rebi de l’Administració reclamada relatives a la informació pública sol·licitada, mentre duri la Reclamació. 6. El 20 de maig la GAIP comunica la Reclamació al Ajuntament de Canet d’Adri i li requereix que, dins del termini de quinze dies establert per l’article 33.4 RGAIP, li trameti un informe sobre la Reclamació, així com també còpia de l’expedient de la sol·licitud d’informació de la qual deriva i, en general, dels antecedents que puguin ser rellevants per resoldre la Reclamació. A data d’aquesta Resolució, l’Ajuntament no ha aportat la documentació requerida. Fonaments jurídics 1. Competència de la GAIP i contingut i abast generals del dret d’accés a la informació pública El TSJC, en la Sentència 1074/2019, confirma la competència de la GAIP per atendre reclamacions dels electes locals i valida que els electes locals puguin emprar la via de reclamació de l’LTAIPBG, remetent-se als propis arguments i fonaments jurídics exposats per la GAIP en les resolucions recorregudes, que es concreten en què tot i que la normativa de règim local (article 164 del Text Refós de la Llei Municipal i de Règim Local de Catalunya, TRLMRLC, aprovat pel Decret Legislatiu 2/2003, de 28 d’abril, que cal recordar que és anterior l’LTAIPBG) remet per a la seva garantia a la jurisdicció contenciosa administrativa, el cert és que l’aplicació supletòria de la normativa de transparència expressament establerta a la disposició addicional primera, apartat 2, de l’LTAIPBG permet i legitima la intervenció d’aquesta Comissió en garantia del dret d’accés de les persones regidores, si aquestes voluntàriament opten per demanar la seva empara, sens perjudici del seu dret a obtenir la tutela de la jurisdicció contenciosa administrativa. I, de fet, no tindria cap sentit que es negués aquesta via de reclamació gratuïta i voluntària als electes locals perquè no tindria cap sentit que en l’exercici d’un dret fonamental com és el de l’article 23 CE, tinguessin menors garanties que la resta de ciutadans quan volen accedir a informació pública. D’acord amb això, la GAIP admet les reclamacions presentades a l’empara de l’LTAIPBG per una persona electe local, per bé que, de conformitat amb la disposició addicional primera, apartat 2, de l’LTAIPBG, aplicarà el dret material derivat de la legislació de règim local (art. 164 TRLMRLC) en tot allò que s’hi reguli amb caràcter especial (terminis, límits, silenci), i supletòriament l’LTAIPBG, en allò que no hi és previst (procediment general de garantia del dret d’accés per la via de la reclamació davant la GAIP). L’article 164.1 TRLMRLC disposa que “tots els membres de les corporacions locals tenen dret a obtenir de l'alcalde o alcaldessa o del president o presidenta, o de la comissió de govern, tots els antecedents, les dades o les informacions que són en poder dels serveis de la corporació i són necessaris per al desenvolupament de llur funció”, amb l’obligació de respectar-ne la confidencialitat si el fet de publicar-ho pot perjudicar els interessos de l'ens local o de tercers” (article 164.6 TRLMRLC). El règim d’accés dels electes locals abasta, d’una banda, el dret a obtenir la documentació íntegra de tots els assumptes inclosos en l'ordre del dia de les sessions dels òrgans col·legiats, des del mateix moment de la convocatòria, que l’Ajuntament té l’obligació de proporcionar-los sense necessitat de petició prèvia (article 164.4 TRLMRLC); d’altra banda, els electes locals poden sol·licitar qualsevol altra informació de la corporació, i només es podrà desestimar per resolució motivada, dins dels quatre dies següents a formalitzar la sol·licitud, si el coneixement o la difusió de la informació pugui vulnerar el dret constitucional a l'honor, la intimitat personal o familiar o a la pròpia imatge o si es tracta de matèries afectades per la legislació general sobre secrets oficials o per secret sumarial (article 164.3 TRLMRLC). 2. Manca de col·laboració de l’Administració L’antecedent 6 posa de manifest que l’Ajuntament no aporta a aquest procediment la documentació que li ha estat sol·licitada per la GAIP, d’acord amb el previst per l’article 33.4 RGAIP. Si bé aquest fet ha de ser qualificat com una manca de col·laboració de l’administració amb l’efectivitat dels procediments previstos legalment per a la garantia del dret d’accés a la informació pública, no pot impedir la resolució de la Reclamació, i que a més, l’article 33.7 RGAIP preveu expressament que “la manca de tramesa de la informació o la no emissió dels informes sol·licitats per la Comissió no impedeix que aquesta continuï la tramitació”. 3. Sobre el dret general dels càrrecs electes a l’accés al registre al registre i límits En l’antecedent 4 es descriu la petició que formula a aquesta Comissió el càrrec electe reclamant i que es concreta, per una banda, en l’accés a la informació continguda en els registre d’entrada i sortida que es desenvoluparà en aquest fonament jurídic; i per l’altra en un seguit de demandes que es revisaran en el fonament jurídic 5. La informació continguda en els registres d’entrada i sortida és, d’acord amb l’article 2.b LTAIPBG, informació pública, ja que és “informació elaborada per l’Administració i la que aquesta té en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions, inclosa la que li subministren els altres subjectes obligats d’acord amb el que estableix aquesta llei”. Cal tenir en compte que l’article 53.1 i 2 DTAIP inclou “qualssevol dades o documents que les administracions públiques han elaborat, posseeixen, o poden legítimament exigir a terceres persones com a conseqüència de la seva activitat o de l'exercici de les seves funcions” i que aquesta “ha de ser temporalment preexistent a la presentació de la sol·licitud d'accés, amb independència de la data d'entrada en vigor de la Llei 19/2014,del 29 de desembre”. D’acord amb els articles 18.1 i 20.1 LTAIPBG, qualsevol persona hi té dret, llevat que concorrin causes legals que en determinin la denegació o l’accés restringit i que s’han d’interpretar de manera proporcional a la seva finalitat i a la presència d’interessos públics i privats que hi concorrin (article 22.1 LTAIPBG). Cal també indicar que l’Ajuntament és un subjecte obligat a complir amb les obligacions de transparència activa i a tramitar, conforme a la LTAIPBG, les sol·licituds d’accés a la informació pública (art. 3.1.a) formulades per les persones interessades. Recordar el caràcter reforçat de la persona reclamant com a membre de la corporació. Com ja s’ha exposat extensament en el fonament jurídic 1, i d’acord amb l’article 164.1 TRLMRLC, tots els membres de les corporacions locals tenen dret a obtenir de l'alcalde o alcaldessa, o de la Junta de govern, “tots els antecedents, les dades o les informacions que són en poder dels serveis de la corporació i són necessaris per al desenvolupament de llur funció”, amb l’obligació de respectar-ne la confidencialitat si el fet de publicar-ho pot perjudicar els interessos de l'ens local o de tercers (article 164.6 TRLMRLC). En la comunicació substitutòria l’Ajuntament afirma que, d’acord amb la DA 1a de l’LTAIPBG “les matèries que tenen establert un règim d’accés especial és regulat per llur normativa específica i, amb caràcter supletori, per aquesta llei. Aquest és el cas del règim d’informació als regidors de l’oposició que es regeix per la normativa de bases de règim local”. I segueix afirmant que “els dictàmens de la Comissió de garantia del dret d’accés a la informació pública no són vinculants per l’administració local respecte al dret d’accés a la informació pública dels regidors”. En un primer ordre de coses i pel que fa a la competència per resoldre reclamacions de càrrecs electes, ens remeten sense més consideracions al fonament jurídic 1 d’aquesta Resolució. Pel que fa al règim jurídic aplicable al dret d’accés a la informació pública als càrrecs electes, certament l’LTAIPBG s’aplica amb caràcter supletori quan existeix una normativa específica com és el cas del Decret Legislatiu 2/2003, de 28 d'abril, pel qual s'aprova el Text refós de la Llei municipal i de règim local de Catalunya. I recordem a l’Ajuntament que l’article 164.3 del TRLMRLC (ja referit en el FJ1) especifica que “la sol·licitud d'informació s'entén com a acceptada per silenci administratiu si no es dicta resolució denegatòria en el termini de quatre dies a comptar de la data de presentació de la sol·licitud. En qualsevol cas, la resolució denegatòria s'ha de motivar, i només es pot fonamentar en els supòsits següents: a) Quan el coneixement o la difusió de la informació pugui vulnerar el dret constitucional a l'honor, la intimitat personal o familiar o a la pròpia imatge. b) Quan es tracti de matèries afectades per la legislació general sobre secrets oficials o per secret sumarial”. És per això, que un cop depassat el termini dels quatre dies, i presentada la Reclamació la GAIP l’ha acceptat provisionalment i ha procedit a iniciar els tràmits corresponents d’acord amb el seu reglament. I per a la seva Resolució, com no pot ser d’altre manera, té en compte el règim d’accés especial d’acord amb la Disposició transitòria 1a. I pel que fa als dictàmens, que resolen consultes generals formulades per administracions i ens públics, ens remetem a l’article 7.2 del Decret 111/2017 . Centrant-nos en l’objecte de la Reclamació pròpiament (accés a la informació continguda en els registres d’entrada i sortida) aquesta Comissió ja s’hi ha expressat en diferents ocasions. Des de la Resolució 140/2017, ha aplicat el criteri d’estimar l’accés al registre d’entrades i sortides als càrrecs electes, previ bloqueig de les dades íntimes personals o familiars, que afectin el dret a l’honor o a la pròpia imatge, si n’hi ha. Qualsevol altra dada personal, com les dades identificatives de la persona que presenta o a la què s’adreça l’escrit registrat, és accessible per a una persona regidora i no cal que s’anonimitzi, tenint en compte que queda protegida de la seva difusió indiscriminada pel deure de reserva de les persones regidores. Cal però, evitar la sobreexposició de dades personals no necessàries ni idònies per a la finalitat de control de l’activitat municipal, com ara les dades de contacte o les redundants d’identificació. Aquest bloqueig de dades en cap cas es considera una tasca complexa d’elaboració ja que es pot fer aplicant filtres en l’eina de gestió electrònica del registre. I més recentment, en la Resolució 138/2024, de 8 de febrer, s’ha expressat en aquests mateixos termes incloent la documentació que acompanyen els registres. Pel que fa als límits, la informació continguda en els registres pot contenir ocasionalment dades de caràcter personal. Ara bé, i pel que fa a l’accés per part dels càrrecs electes no s’aprecia d’ofici i en caràcter general per part d’aquesta Comissió cap dels límits d’accés previstos a l’article 164.3 TRLMRLC que pugui justificar la restricció de l’accés. L’ús que els regidors facin de la informació a la que tenen accés ha d’estar garantida pel deure de sigil que estableix l’article 164.5 TRLMRLC i això no ha de ser motiu per limitar-ne el dret d’accés. Pel que fa a la documentació i els registres relacionats amb matèries afectades per la legislació general sobre secrets oficials o per secret sumarial (art. 164.3.b TRLMRLC), si n’hi ha, s’haurà de motivar cas per cas si l’accés és denegat. Afegir que pel que fa a dades que poguessin afectar el dret fonamental a la intimitat, l’honor o la pròpia imatge, en principi, no haurien de constar en l’assentament . Altrament, s’ha de pressuposar que per a la correcte derivació dels registres d’entrada al departament a qui correspongui la seva de gestió, és necessari una prèvia classificació (tant de l’àrea o departament com de la sèrie documental en funció de la competència, funció o activitat que derivi de la petició formulada en el instància o sol·licitud registrada). Aquesta classificació, a partir del quadre de classificació municipal, ha de permetre, si fos el cas, determinar quines sèries documentals estarien subjectes als límits d’accés afectats per aquest dret fonamental. Igualment, pels casos referits en el paràgraf anterior (secrets oficials o secret sumarial). Per tant, la GAIP empara el dret d’accés als registres d’entrada i sortida així com als documents que acompanyen aquests registres tenint en compte les consideracions fetes respecte a les dades que hi poguessin constar i que poden afectar el dret fonamental a la intimitat, l’honor o la pròpia imatge i a assumptes relacionats amb secrets oficials o secret sumarial. 4. Sobre l’accés a la informació a través de la carpeta del/de la regidor/a Certament, la GAIP no és competent en determinar i concretar com s’ha d’organitzar una determinada administració i què i com ha de fer visible la informació a través de la carpeta del/de la regidor/a. I en aquest sentit ja s’ha expressat aquesta Comissió en diferents ocasions (novament es remetem a la Resolució 138/2024, de 8 de febrer). L’opció d’accedir a la informació a través de mitjans electrònics prevista en l’article 164 del TRLMRLC relatiu al dret d’informació de tots els membres de les corporacions locals, a l’apartat 5 diu “Els membres de la corporació tenen dret a obtenir còpia de la documentació a la qual tenen accés. Aquesta còpia es pot obtenir en format paper o bé en el suport tècnic que permeti d'accedir a la informació requerida”. El context actual ha avançat molt en l’ús de les noves tecnologies i aquest fet ens ha de posat en una nova perspectiva en la relació de les administracions amb la ciutadania en general. En el marc de la gestió electrònica en l’àmbit de l’administració pública, previst a la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques (LPACAP) i Vegeu article 153 del Reglament d’organització, funcionament i règim jurídic de les entitats locals, aprovat pel Reial Decret 2568/1986, de 28 de novembre. des de la perspectiva de la llei de transparència, l’article 37.1 de l’LTAIPBG que estableix que si la informació pública existeix en format electrònic, s’ha de lliurar també en aquest format, aquesta Comissió ha defensat en diferents ocasions que aquest lliurament es pot fer per qualsevol altre mitjà electrònic que estigui a l’abast tant de la persona reclamant com de l’administració reclamada. En el cas que ens ocupa, i pel que fa als càrrecs electes, sembla adequat que l’accés/lliurament a la informació púbica es realitzi a través de la carpeta del regidor. Per tant, és del tot plausible que l’accés i/o lliurament de la informació pública per part dels càrrecs electes es pugui realitzar a través d’aquest mitjà. I fins i tot, en exercici del dret d’accés a la informació pública, l’eina es pot convertir, a partir dels rols, permisos, filtres i criteris de gestió documental en un mitjà perfectament idoni per permetre’ls-hi accedir a la informació pública de forma autònoma, sense necessitat d’haver de fer sol·licituds concretes alleugerint la tasca tècnica i administrativa que comporta la resolució d’aquestes peticions, i contribuint, en definitiva, a la millora qualitativa de la transparència en el marc de l’administració pública. Ara bé, no és competència de la GAIP determinar a quina informació han de poder accedir, ni quins filtres se’ls hi ha d’aplicar, ni quin format de gestió ha de tenir la carpeta del/de la regidor/a. 5. Sobre la inadmissibilitat parcial de la Reclamació L’article 39.1 LTAIPBG estableix que “Les resolucions expresses o presumptes en matèria d’accés a la informació pública i, si escau, les que resolguin el recurs de reposició poden ésser objecte de reclamació gratuïta i voluntària davant la Comissió de Garantia del Dret d’Accés a la Informació Pública, encarregada de vetllar pel compliment i les garanties del dret d’accés a la informació pública que regula aquest títol”. L’article 29 RGAIP desenvolupa aquest precepte i concreta que també poden ser objecte de reclamació davant la GAIP les comunicacions que substitueixin les resolucions i l’incompliment material del dret d’accés, quan aquest ha estat reconegut expressament o presumpta. De la seva banda, l’article 18 LTAIPBG estableix que el dret d’accés es pot exercir en relació amb la informació pública (article 2.b LTAIPBG) i aquest dret es defineix com “el dret subjectiu que es reconeix a les persones per a sol·licitar i obtenir la informació pública, en els termes i les condicions regulats per aquesta llei” (article 2.c LTAIPBG). En quant a les altres peticions que es presenten juntament amb la reclamació per part de la persona electa reclamant, resulta inqüestionable que no constitueixen un exercici del dret d’accés a la informació pública, perquè es pretén un seguit d’aclariments i actuacions per part d’aquesta Comissió que defugen de les competències que li són pròpies i que queden fora de l’àmbit d’aquest procediment de Reclamació (procediment limitat a l’obtenció d’informació pública prèviament existent i en poder de l’administració). Dit això, i pel vist que parcialment la reclamació inclou aspectes que no estan relacionats amb l’exercici del dret d’obtenir informació pública és procedent inadmetre-les, d’acord amb l’article 33.2 RGAIP, que estableix la inadmissibilitat de les reclamacions que no tenen per objecte el dret d'accés a la informació pública. 6. Obligatorietat del titulars dels documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) i atribucions de la funció púbica de secretaria L’article 7 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents modificada per la Llei 20/2015, de 29 de juliol estableix l’obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) que garanteixi el tractament correcte dels documents en tot el seu cicle de vida i que permeti complir amb les obligacions de transparència. L’article 8 afegeix que l’organització, l’avaluació i la conservació dels documents públics i l’accés a aquests són responsabilitat directa dels titulars respectius. El capítol X del Reial decret 4/2010, del 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat en l’àmbit de l’Administració electrònica estableix que les administracions públiques han d’adoptar les mesures organitzatives i tècniques per a garantir la recuperació i conservació del document electrònic entre aquestes, la definició d’una política de gestió de documents, la inclusió en els expedient d’un índex electrònic signat per l’òrgan o entitat que garanteixi la integritat de l’expedient electrònic i permeti la seva recuperació, la identificació única i inequívoca de cada document que permeti classificar-lo i recuperar-lo, l’associació de metadades, la classificació d’acord amb un quadre de classificació, el període de conservació segons les convencions de cada comissió avaluadora, l’accés complet i immediat dels documents entre d’altres. Pel que fa a gestió de la documentació i arxiu dels documents electrònics, la Disposició Addicional Onzena de la Llei 26/2010, del 3 d'agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya estableix que els documents electrònics s'han de gestionar i conservar en expedients electrònics d'acord amb les prescripcions de la normativa en matèria d'arxius i documents; que l’arxiu dels documents i expedients electrònics ha d'assegurar la identitat i la integritat a llarg termini de la informació que contenen; que els documents públics electrònics han de tenir garantides l'autenticitat i la integritat dels continguts, i també la conservació de l'aparença i la funcionalitat originals i, quan escaigui, llur confidencialitat, durant el termini establert per la normativa vigent en matèria d'arxius i documents; que les administracions públiques han d'assegurar la possibilitat de transformar els documents per raons tecnològiques, per a adaptar-ne el format i la sintaxi informàtica a les necessitats de gestió i preservació establertes per la normativa d'arxius i documents; que els sistemes d'informació que utilitzin les administracions públiques incloses en l'àmbit d'aplicació d'aquesta llei han de garantir, sempre que sigui possible, l'autenticitat i la integritat de llurs dades, i també la traçabilitat de les accions que portin a terme; que les dades contingudes en els sistemes d'informació de les administracions públiques es consideren documents públics electrònics, i els són aplicables les disposicions d'aquesta llei relatives a l'arxiu electrònic. Tanmateix, l’LTAIPBG reconeix els sistemes de gestió de documents públics com a facilitadors de dades i documents autèntics (art. 5.2) i la necessitat d’estructurar la informació seguint criteris temàtics i cronològics, seguint el quadre de classificació documental corporatiu i incorporant-hi índexs o guies de consulta (art. 6.1.d). Cal recordar, que l’article 3 del Reial decret 128/2018, de 16 de març, pel qual es regula el règim jurídic dels funcionaris d’Administració local amb habilitació de caràcter nacional, que regula la funció pública de secretaria estableix en punt 2 la funció de fe pública, i entre aquestes la direcció superior dels arxius i registres de l’entitat local (l). Així doncs i en conseqüència d’aquest mandat legal i el d’assessorament legal preceptiu (article 2.1.a), ha de ser coneixedora de l’existència d’un sistema de gestió documental, impulsora si no en disposa, vetllar per la documentació amb una sistemàtica de treball mínima sobre la documentació de la qual n'és el custodi i responsable primer de la manca de localització de documentació, de mantenir l'ordre i garantir el retrobament de documentació. Altrament, l’article 19.2 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català que regula els documents que integren el patrimoni documental de Catalunya inclou, entre altres, “els documents produïts o rebuts, en l'exercici de llurs funcions i com a conseqüència de llur activitat política i administrativa, per la Generalitat, pels ens locals i per les entitats autònomes, les empreses públiques i les altres entitats que en depenen” i en conseqüència estan subjectes al Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents que estableix en l’article 11.4 que “quan l'aplicació d'una taula d'avaluació i accés documental comporti l'eliminació de documents, la persona tècnica que porti a terme aquesta aplicació, abans de procedir a la destrucció, ha de: a) Disposar d'un inventari de la documentació a destruir, b) Obtenir l'autorització de la secretaria general o de la direcció de l'organisme o entitat titular de la documentació, c) Comprovar que cap circumstància administrativa o jurídica hagi alterat el termini de conservació fixat per als documents a eliminar” i ha de disposar del corresponent Registre de destrucció de documents (article 12) degudament autoritzat per la secretaria general o la direcció de l’organisme o entitat titular dels documents. Així doncs, atenent a aquests preceptes legals, la informació sol·licitada i reclamada ha de formar part del registre general, que ha d’estar perfectament classificat de manera que permeti la seva recuperació i facilitar-ne, si escau, l’accés. Com a referència i seguint el model de Quadre de classificació per a l’Administració Local del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, podria estar classificat dins el nivell Registre general de documents (codi 0028) i sèrie Registre d’entrada de documents (1294) o Registre general de documents (3125). 7. Seguiment de l’execució L’article 43.5 LTAIPBG estableix que “l’Administració ha de comunicar a la Comissió les actuacions fetes per a executar els acords de mediació i per a donar compliment a les resolucions dictades per la Comissió”. Sobre la base d’aquestes comunicacions i de les efectuades per les persones interessades, la GAIP ha de fer seguiment del compliment de les seves resolucions, d’acord amb el que preveuen els articles 48 i 49 RGAIP i l’apartat 30 del seu Manual de reclamació, i pot adoptar les mesures que s’hi preveuen en cas d’incompliment. L’article 43 LTAIPBG estableix que si l’Administració incompleix el termini establert pels acords de mediació o per les resolucions de la GAIP per lliurar la informació reclamada, les persones interessades ho poden comunicar a la Comissió perquè aquesta en requereixi el compliment; la desatenció d’aquest requeriment, vista la remissió expressa feta a aquest precepte per l’article 77.2.b LTAIPBG, ha de ser qualificada d’infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública (que pot ser sancionada de conformitat amb els articles 81 i 82 LTAIPBG). L’article 49.2 RGAIP preveu que, als efectes anteriors, la Comissió pot posar aquests fets en coneixement dels òrgans competents per ordenar la incoació del procediment sancionador corresponent a què fa referència l’article 86 LTAIPBG. Així mateix, l’article 25.2.k RGAIP preveu la publicació en el web de la Comissió dels casos que els seus requeriments han estat desatesos pels subjectes obligats. 8. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de 27 de juny de 2024, resol per unanimitat: 1. Estimar parcialment la Reclamació 664/2024 i declarar el dret de la persona reclamant a accedir a la informació continguda en els registres d’entrada i sortida que figuren a la carpeta del regidor d’acord amb les consideracions fetes al fonament jurídic 3. 2. Inadmetre parcialment la Reclamació 664/2024 pel que fa als aclariments i actuacions d’acord amb les consideracions fetes al fonament jurídic 5. 3. Requerir a l’Ajuntament de Canet d’Adri que faciliti l’accés a la persona reclamant a la informació indicada a l’apartat 1 dins del termini màxim de quatre dies. 4. Requerir a l’Ajuntament de Canet d’Adri a informar la GAIP, dins del termini de quatre dies, de l’òrgan o la persona responsable del compliment d’aquesta Resolució, així com de les actuacions dutes a terme per complir-la. 5. Convidar a la persona reclamant que informi a la GAIP de qualsevol incidència que es produeixi amb motiu del compliment d’aquesta Resolució. 6. Declarar finalitzat el procediment relatiu a la Reclamació 664/2024 i disposar la publicació d’aquesta resolució al web de la GAIP. Iolanda Pineda Balló Presidenta Els terminis establerts en aquesta Resolució per lliurar la informació s’han de comptar en dies hàbils (descomptant festius i dissabtes) i si no s’especifica una altra cosa comencen a partir de l’endemà de la recepció de la seva notificació per l’Administració reclamada. L’Administració obligada pot sol·licitar a la GAIP l’ampliació del termini atorgat per fer efectiu el lliurament de la informació. Aquesta sol·licitud només pot ser admesa a consideració si és notificada a la GAIP abans que fineixi el termini fixat a la Resolució, i s’ha de fonamentar en circumstàncies que no hagin pogut ser tingudes en compte per la Comissió abans de dictar la seva Resolució. La GAIP únicament atorgarà l’ampliació sol·licitada, després d’informar-ne a la persona reclamant, si l’Administració obligada ha justificat de forma precisa i consistent la seva necessitat. Si l’Administració obligada no lliura la informació dins del termini establert per aquesta Resolució, la persona reclamant pot posar-ho en coneixement de la GAIP per tal que la Comissió en requereixi el compliment. Mentre no s’acompleixi plenament la Resolució, la Comissió difondrà al seu web www.gaip.cat l’incompliment de l’Administració obligada, d’acord amb l’article 25.2.k RGAIP. Tot això sens perjudici que la persona reclamant pugui, considerant que aquesta Resolució és un acte administratiu declaratiu de drets que vincula l’Administració, requerir la seva execució davant dels Tribunals, a l’empara de l’article 29.1 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa. Aquesta acció es pot interposar després que hagin transcorregut tres mesos des que la persona afectada ha reclamat formalment i directament a l’Administració el compliment d’aquesta Resolució. Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya en un termini de dos mesos, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, d’acord amb la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.