Solicitud de listado y destino de vehículos de depósitos municipales de Cubelles y estimación parcial condicionada a la anonimización de datos

Resolució 1036/2023, de 9 de novembre Número d’expedient de la Reclamació: 645/2023 Administració reclamada: Ajuntament de Cubelles Informació reclamada: Destí dels vehicles que han sortit de dos dipòsits municipals de l’Ajuntament de Cubelles, des del gener de 2020. Sentit de la resolució: Estimació Resum: En el cas que ens ocupa, per a la finalitat que exposa la persona reclamant, no sembla que sigui necessari conèixer la informació que identifica o pot fer identificable els titulars dels vehicles, com ara la matrícula del vehicle. Per tant, es considera que ha de prevaler el dret a la protecció de dades de les persones afectades per la sol·licitud d’accés sobre l’interès públic d’aquesta informació. Això significa que cal limitar l’accés a la informació que permeti identificar o fer identificable els titulars dels vehicles que van sortir del dipòsit municipal, independentment de la seva destinació. Prenent en consideració que la persona reclamant té especial interès a conèixer el nombre de vehicles que han sortit del dipòsit i les seva destinació, i no la traçabilitat de les entrades i sortides de cada vehicle, semblaria més adient recórrer a l’anonimització la qual, d’acord amb el que estableix l’article 70.6 de l’RLTC, comporta “[...] l'eliminació de les dades personals de les persones físiques afectades que consten en la informació i qualsevol altra informació que pugui permetre identificar-les directament o indirectament sense esforços desproporcionats, sense perjudici de poder mantenir, si escau, les dades merament identificatives dels càrrecs o personal al servei de les administracions públiques que dicten o intervenen en l'acte administratiu”. L’informe de l’APDCAT acaba concloent que: “Sobre la base del que s’ha exposat, la normativa de protecció de dades no impedeix l’accés de la persona reclamant a un llistat dels vehicles que han sortit del dipòsit municipal i la seva destinació des de l’any 2020 fins al moment de resolució de la reclamació, sempre que aquest llistat no contingui informació que pugui identificar o fer identificable als propietaris dels vehicles, com ara la matrícula”. La Comissió acull en la seva totalitat l’informe de l’APDCAT, i per tant estima el dret del reclamant a tenir un llistat de vehicles que han sortit dels dos dipòsits municipals que el reclamant identifica clarament en l’expedient, i la seva destinació des de l’any 2020 fins a al moment de resolució de la reclamació, sempre que aquest llistat no contingui informació que pugui identificar o fer identificable als propietaris dels vehicles, com ara la matrícula. Paraules clau: Ajuntaments. Dipòsits de vehicles. Destins. Llistats. Matrícules. Policia Local. Titulars vehicles. Reciclatge. Ponent: Iolanda Pineda Balló Antecedents 1. El 10 de juliol de 2023 entra a la GAIP la Reclamació 645/202 3, presentada per una persona interessada contra l’Ajuntament de Cubelles, en relació amb la sol·licitud indicada a l’antecedent següent. La persona reclamant no sol·licita el procediment de mediació previst a l’article 42 de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern (LTAIPBG) i regulat pels articles 36 a 41 del Reglament de la GAIP, aprovat pel Decret 111/2017, de 18 de juliol (RGAIP). 2. El 08 de juny de 2023 la persona reclamant presenta una instància a l’Ajuntament de Cubelles: “Que en virtud de lo que establecen las leyes de transparencia y buen gobierno como la ley de acceso a la información ambiental Solicito: 1.Listado de los destinos que han tenido los vehículos que han salido de las instalaciones de los depósitos de vehículos del Ayuntamiento de Cubelles, desde Enero de 2020 a la fecha de confección de la respuesta a la presente solicitud, de : A/ Recinto tras la Policía Local que ahora ocupa la biblioteca Municipal. B/ Recinto situado en la Calle Mossen Miguel Cortí. Indicándose si han sido entregados a sus titulares, a empresa de reciclaje, vendidos, etc.”. 3. La Reclamació presentada el 10 de juliol de 2023 indica que: “ Que en fecha 8/06/2023 presenté instancia ante el Ayuntamiento de Cubelles. Que, en fechas posteriores, recibí contestación del Jefe de la Policía Local de Cubelles, alegenado que mi petición no estaba bien especificada e incluyendo deliberadamente éste, un recinto sobre el que yo no había pedido información. Que se le contesta a su petición, informando que mi petición está perfectamente especificada y que la maniobra de incluir un recinto sobre el que yo no había pedido información, es una maniobra de entorpecer la labor de transparencia, ya que mi petición está perfectamente especificada y no da a ningún tipo de duda sobre los depósitos concretos sobre los que se solicita esta información. Que es necesario mencionar que la Agencia Catalana de Residuos, ha impuesto una sanción de 10.000 euros al ayuntamiento de Cubelles por incumplir la normativa sobre depósitos municipales de vehículos, en base a una denuncia mía, por lo que se entrevé una maniobra de obstaculizar el acceso”. Amb la reclamació a la GAIP, el reclamant hi adjunta una foto aèria on identifica exactament el dipòsit de vehicles al que es refereix en el seu escrit. 4. El 13 de juliol de 2023 la GAIP admet provisionalment la Reclamació, informa a la persona reclamant sobre els aspectes més rellevants de la seva tramitació i de la posició jurídica que ostenta com a persona interessada, de conformitat amb la legislació de procediment administratiu i la de transparència i accés a la informació pública. Li demana especialment que informi a la GAIP immediatament de les comunicacions que rebi de l’Administració reclamada relatives a la informació pública sol·licitada, mentre duri la Reclamació. 5. En la mateixa data la GAIP comunica la Reclamació a l’Ajuntament de Cubelles i li requereix que, dins del termini de quinze dies establert per l’article 33.4 RGAIP, li trameti un informe sobre la Reclamació, així com també còpia de l’expedient de la sol·licitud d’informació de la qual deriva i, en general, dels antecedents que puguin ser rellevants per resoldre la Reclamació. 6. El 17 de juliol rebem l’expedient i informe sol·licitats a l’Ajuntament de Cubelles amb la següent conclusió: “En cap moment se li ha denegat al requeridor el fet de proporcionar -li una llista de vehicles, si bé és cert que, depenent del contingut exacte de la demanda, un cop aquesta sigui concretada, podria ser que s’hagués de contestar de manera parcial, a tenor del ja exposat anteriorment i també tenint en compte els límits derivats de l’obligació de protecció de dades quan la informació contingui dades especialment protegides, com especifica l’article 15 de la llei 19/2013, assenyalant que seria necessari dur a terme una dissociació de dades prèvia a la seva publicitat, ja que si la informació inclou dades “relatives a la comissió d’infraccions penals o administratives (…) l’accès nomès es pot autoritzar en cas que es tingui el consentiment exprés de l’afectat (…)” 7. El 22 d’agost es dona trasllat de l’informe a la persona reclamant per tal que en termini de 5 dies hi pugui presentar al·legacions, i així ho fa el 23 d’agost amb el següent contingut: “Que es de reseñar que la respuesta del ayuntamiento de Cubelles, incluye deliberadamente y con la finalidad de generar duda y no facilitar la información, el depósito de la Policia Local sito en las propias dependencias de la calle Arles de Tec, que es donde los funcionarios estacionan sus vehículos particulares y que no está definido dentro de los dos depósitos que yo reseño perfectamente en mi instancia, que son los depósitos de : A/ Recinto tras la Policía Local, que ahora ocupa la biblioteca Municipal. B/ Recinto situado en la calle Mossen Miguel Cortí. y se añado en mi petición: “… Indicándose si han sido entregados a sus titulares, a empresa de reciclaje, vendidos”. Se da por entendido, que se trata de vehículos de abandono o de renuncia de titulares o de confiscación judicial. si bien mi interés no radica en a quien se han entregado si no que salida han recibido y debo insistir que, dado que son vehículos de abandono y de requerimiento judicial su salida debería ser a empresas de reciclaje, a sus titulares a destrucción o donde fuere. Que mi petición no solicita de datos protegidos, sólo de cifras de vehículos que han salido y su destino, esto es, a destrucción a empresa de reciclaje a su titular. 8. El 23 d’agost es dona trasllat a l’Ajuntament de les al·legacions presentades pel reclamant per tal que en termini de 7 dies s’hi posicioni al respecte. El 18 de setembre l’Ajuntament de Cubelles remet escrit on exposa: “Atès que la persona reclamant, en el mateix text adreçat a vostès en data 22 d’agost de 2023 reclama de nou informació expressament restringida segons els articles 14 i 15 de la llei 19/2013 de 9 de desembre de protecció de dades, al dir, i cito textualment, que “(...) se da por entendido que se trata de vehículos de abandono o de renuncia de titulares o de confiscación judicial (...)”, i al no exposar raonadament ni justificar el motiu pel qual els límits a l’accés a la informació recollits en els mateixos articles anteriorment exposats no s’haurien d’aplicar en aquest cas, és parar d’aquest informant que no es pot respondre a la seva petició d’informació, en els termes que estableix”. 9. El 19 de setembre de 2023 se sol·licita informe a l’APDCAT atès que la informació sol·licitada comprèn documentació que conté dades de caràcter personal. El 21 de setembre de 2023 es notifica al reclamant i a l’Ajuntament reclamat l’ampliació del termini per resoldre. 10. El 17 d’octubre de 2023 l’APDCAT remet l’informe sol·licitat, que acaba concloent que: “Sobre la base del que s’ha exposat, la normativa de protecció de dades no impedeix l’accés de la persona reclamant a un llistat dels vehicles que han sortit del dipòsit municipal i la seva destinació des de l’any 2020 fins al moment de resolució de la reclamació, sempre que aquest llistat no contingui informació que pugui identificar o fer identificable als propietaris dels vehicles, com ara la matrícula. Altrament, en cas que la pretensió sigui accedir a un llistat que contingui dades personals, en la mesura que sembla excessiva per a la finalitat pretesa, caldrà limitar l’accés a aquesta informació mitjançant l’anonimització, en els termes previstos a l’article 70.6 de l’RLTC”. 11. En data 23 d’octubre de 2023 es trasllada l’informe APDCAT al reclamant i a l’Ajuntament de Cubelles pel seu coneixement. Fonaments jurídics 1. Competència de la GAIP i contingut i abast general del dret d’accés a la informació pública L’article 39.1 LTAIPBG estableix que “Les resolucions expresses o presumptes en matèria d’accés a la informació pública i, si escau, les que resolguin el recurs de reposició poden ésser objecte de reclamació gratuïta i voluntària davant la Comissió de Garantia del Dret d’Accés a la Informació Pública, encarregada de vetllar pel compliment i les garanties del dret d’accés a la informació pública que regula aquest títol”. L’article 29 RGAIP desenvolupa aquest precepte i concreta que també poden ser objecte de reclamació davant la GAIP les comunicacions que substitueixin les resolucions i l’incompliment material del dret d’accés, quan aquest ha estat reconegut expressament o presumpta. D’acord amb aquests preceptes, la GAIP és competent per tramitar i resoldre aquesta Reclamació, ja que deriva d’una sol·licitud d’informació pública. L’article 2.c LTAIPBG defineix el dret d’accés a la informació pública com “el dret subjectiu que es reconeix a les persones per a sol·licitar i obtenir la informació pública, en els termes i les condicions regulats per aquesta llei”. Per la seva banda, l’apartat b del mateix precepte defineix la informació pública com “la informació elaborada per l’Administració i la que aquesta té en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions, inclosa la que li subministren els altres subjectes obligats d’acord amb el que estableix aquesta llei”. Segons l’article 18.1 LTAIPBG, “Les persones tenen el dret d’accedir a la informació pública, a què fa referència l’article 2.b, a títol individual o en nom i representació de qualsevol persona jurídica legalment constituïda”. I l’article 20.1 de la mateixa llei afegeix que “El dret d’accés a la informació pública es garanteix a totes les persones, d’acord amb el que estableix aquesta llei. El dret d’accés a la informació pública només pot ésser denegat o restringit per les causes expressament establertes per les lleis”. Així mateix, els apartats 2 i 3 de l’article 20 LTAIPBG estableixen els següents requisits i criteris per a l’aplicació dels límits legals al dret d’accés a la informació pública: “2. Les limitacions legals al dret d’accés a la informació pública han d’ésser aplicades d’acord amb llur finalitat, tenint en compte les circumstàncies de cada cas concret, s’han d’interpretar sempre restrictivament en benefici d’aquest dret i no es poden ampliar per analogia. 3. Per a aplicar límits al dret d’accés a la informació pública, l’Administració no disposa de potestat discrecional i ha d’indicar en cada cas els motius que ho justifiquen. En la motivació cal explicitar el límit que s’aplica i raonar degudament les causes que en fonamenten l’aplicació”. A més, els límits legals al dret d’accés a la informació pública no són d’aplicació automàtica i absoluta (l’encapçalament de l’article 21 LTAIPBG es refereix expressament a què els límits enumerats per aquest precepte “poden” dur a la denegació de l’accés sol·licitat), de manera que l’article 22 de la mateixa Llei requereix que siguin aplicats d’acord amb criteris de proporcionalitat i temporalitat: “Els límits aplicats al dret d’accés a la informació pública han d’ésser proporcionals a l’objecte i la finalitat de protecció. L’aplicació d’aquests límits ha d’atendre les circumstàncies de cada cas concret, especialment la concurrència d’un interès públic o privat superior que justifiqui l’accés a la informació. 2. Els límits del dret d’accés a la informació pública són temporals si així ho estableix la llei que els regula, i es mantenen mentre perduren les raons que en justifiquen l’aplicació”. 2. Sobre el dret a la informació sol·licitada i límits aplicables. La informació sol·licitada pel reclamant és la següent: “Listado de los destinos que han tenido los vehículos que han salido de las instalaciones de los depósitos de vehículos del Ayuntamiento de Cubelles, desde Enero de 2020 a la fecha de confección de la respuesta a la presente solicitud, de: A/ Recinto tras la Policía Local que ahora ocupa la biblioteca Municipal. B/ Recinto situado en la Calle Mossen Miguel Cortí. Indicándose si han sido entregados a sus titulares, a empresa de reciclaje, vendidos, etc.”. Aquesta és sens dubte informació pública, d’acord amb l’article 2.b LTAIPBG, ja que es tracta d’informació referent a vehicles dipositats en instal·lacions municipals. El Decret Legislatiu 2/2003, de de 28 d'abril, pel qual s'aprova el Text refós de la Llei M unicipal i de Règim Local de Catalunya, enumera en el seu article 66 quines son les competències municipals. Entre les que ens interessen respecte el cas que ara ens ocupa, els ens locals tenen competències en sostenibilitat ambiental, infraestructures de mobilitat, gestió de recursos econòmics, l’ordenació del trànsit de vehicles, protecció del medi ambient, tractament de residus. La gestió i destí dels vehicles que es troben en dipòsits municipals suposen l’execució d’alguna d’aquestes competències. En la mesura que l’exercici d’aquestes competències respecte dels vehicles genera documentació / informació continguda en expedients administratius del municipi aquesta és informació pública, doncs ha estat elaborada per l’Administració i la te en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat i en exercici de les seves funcions. Una vegada que s’ha identificat que es tracta d’informació pública, la següent qüestió que es planteja és la concreció de la informació sol·licitada. En aquest sentit, ja durant la tramitació de la sol·licitud d’accés a la informació pública es va suscitar aquesta qüestió. La instància presentada per l’ara reclamant el 8 de juny de 2023 fou contestada per l’Inspector en Cap de la Policia Local el 27 de juny de 2023, demanant el següent aclariment: “...para poder proporcionarle una respuesta clara y concisa, debería concretar su petición, ya que cuando habla de “vehículos que han salido” de nuestras instalaciones, en ese amplio abanico se incluyen diferentes casuísticas, como vehículos de empleados públicos que trabajan en dichas instalaciones, vehículos encartados en diligencias judiciales, y otros casos diversos”. El reclamant contestà el requeriment d’aclariment el 28 de juny de 2023 en els següents termes: “Queda muy claro que en mi instancia, no se hace referencia al estacionamiento interno de las dependencias de la Policía Local, si no a los espacios que se dedican como depósitos y que se especifican con detalle” . Finalment, l’inspector de policia local el 12 de juliol acaba responent a l’aclariment i a la sol·licitud d’accés a la informació pública: “En relación a su instancia del día 28 de junio de 2023, debo contestarle que aunque, tal como usted expone en la misma considera que su petición es, y cito textualmente, “(...) suficientemente clara y concisa, a menos que se pretenda dilatar o entorpecer, el facilitar la información (...)”, debo reiterarme en mi anterior petición de que sea más específico en cuanto a la información que usted solicita, para, precisamente, no dilatar la respuesta que espera de nosotros”. D’aquest anar i venir de comunicacions entre el reclamant i l’inspector en cap de la Policia Local, queda evidenciat una relació tensa entre ambdós que no facilita la resolució del present assumpte. Ja en seu de reclamació davant la GAIP, cal identificar si existeix algun límit del dret d’accés a la informació pública . En aquest cas l’inspector en cap de la Policia Local de Cubelles en l’informe remès a aquesta Comissió en data 14 de juliol que acaba concloent que: “En cap moment se li ha denegat al requeridor el fet de proporcionar-li una llista de vehicles, si bé és cert que, depenent del contingut exacte de la demanda, un cop aquesta sigui concretada, podria ser que s’hagués de contestar de manera parcial, a tenor del ja exposat anteriorment i també tenint en compte els límits derivats de l’obligació de protecció de dades quan la informació contingui dades especialment protegides, com especifica l’article 15 de la llei 19/2013, assenyalant que seria necessari dur a terme una dissociació de dades prèvia a la seva publicitat, ja que si la informació inclou dades “relatives a la comissió d’infraccions penals o administratives (…) l’accés només es pot autoritzar en cas que es tingui el consentiment exprés de l’afectat (…)”. Curiosament aquest límit l’Ajuntament de Cubelles no l’havia detectat, sinó en fase de reclamació davant la GAIP. Com a criteri general d’accés, la Taula d’accés i avaluació documental (TAAD) 387 (DOGC 7996) relativa als expedients de retirada de vehicles abandonats i la TAAD 527 (DOGC 7996) relativa al registre de vehicles abandonats estableixen l’accés lliure i en cas que hi concorri algun límit que hagi de prevaler, accés parcial ja que ocasionalment poden contenir dades personals que no són especialment protegides ni merament identificatives relacionades amb l’organització, funcionament o activitat pública de l’Administració. Aclarir que la llei d’aplicació a Catalunya és la Llei 19/2014, de 29 de desembre, de Transparència, Accés a la Informació Pública i Bon Govern, que estableix en el seu article 21 quins son els límits d’accés la informació pública i diferencia el que són dades personals especialment protegides (art. 23) i protecció de dades personals (art. 24). Quan es va donar trasllat de l’informe municipal al reclamant hi va presentar al·legacions en el següent sentit: “Que mi petición no solicita de datos protegidos, sólo de cifras de vehículos que han salido y su destino, esto es, a destrucción a empresa de reciclaje a su titular”. En relació als citats articles i per les manifestacions fetes per l’Inspector en cap de la Policia Local de Cubelles respecte de dades personals, aquesta comissió va sol·licitar informe a l’Agència de Protecció de Dades de Catalunya (APDCAT), que el passat 17 d’octubre ens el va fer arribar. L’informe posa en evidència la manca de concreció sobre si el reclamant sol·licita les dades amb identificació de cadascun dels vehicles o bé té interès en conèixer els total de vehicles que han sortit del dipòsit municipal i, en aquest cas, diferenciar la quantitat de vehicles retirats pels propietaris, tractats per a la seva reutilització, reciclatge o destrucció, o qualsevol altre cas. Com bé diu l’APDCAT i aquesta Comissió hi coincideix: “Si la persona reclamant només vol accedir al nombre dels vehicles que han sortit del dipòsit municipal des del gener de 2020 fins a la data de resolució de la reclamació, segregat per destinació, com sembla indicar en el seu correu de 22 d’agost de 2023, des del punt de vista de la normativa de protecció de dades, no sembla que hi hagi cap impediment per proporcionar aquesta informació, en la mesura que no estan afectades dades personals, en els termes de l’article 4.1 de l’RGPD. Ara bé, en el cas que la persona reclamant sol·liciti que en el llistat es detallin tots els vehicles mitjançant un identificador, per exemple, la matrícula o un altre identificador, s’ha de tenir en compte que aquesta informació serà considerada com a dada personal si permet conèixer la identitat de la persona titular del vehicle sense que sigui necessari fer esforços desproporcionats. (...) Per tant, el tractament de la dada de la matrícula ha de ser considerat com un tractament de dades personals. (...) Prenent en consideració la finalitat per la qual sembla que la persona sol·licita la informació, i també la finalitat general de la normativa de transparència, és a dir, la possibilitat d’oferir eines a la ciutadania per al control de l’actuació dels poders públics, la informació reclamada, sigui aïlladament o sigui conjuntament amb les fotografies que consten en l’expedient tramès, permetria a la persona reclamant exercir el control sobre l’actuació de l’Ajuntament en el sentit de poder actuar, si així ho considera, en garantia del retiment de comptes i de la responsabilitat en la gestió pública del dipòsit municipal. No obstant això, cal tenir present que, malgrat que conèixer aquesta informació pot ser rellevant per aconseguir l’objectiu que persegueix la persona que fa la reclamació, també cal tenir en compte el principi de minimització (article 5.1.c) de l’RGPD). Aquest principi estableix que el tractament de dades personals s’ha de limitar a les dades mínimes necessàries per assolir la finalitat pretesa. En el cas que ens ocupa, per a la finalitat que exposa la persona reclamant, no sembla que sigui necessari conèixer la informació que identifica o pot fer identificable els titulars dels vehicles, com ara la matrícula del vehicle. Per tant, es considera que ha de prevaler el dret a la protecció de dades de les persones afectades per la sol·licitud d’accés sobre l’interès públic d’aquesta informació. Això significa que cal limitar l’accés a la informació que permeti identificar o fer identificable els titulars dels vehicles que van sortir del dipòsit municipal, independentment de la seva destinació. Prenent en consideració que la persona reclamant té especial interès a conèixer el nombre de vehicles que han sortit del dipòsit i les seva destinació, i no la traçabilitat de les entrades i sortides de cada vehicle, semblaria més adient recórrer a l’anonimització la qual, d’acord amb el que estableix l’article 70.6 de l’RLTC, comporta “[...] l'eliminació de les dades personals de les persones físiques afectades que consten en la informació i qualsevol altra informació que pugui permetre identificar-les directament o indirectament sense esforços desproporcionats, sense perjudici de poder mantenir, si escau, les dades merament identificatives dels càrrecs o personal al servei de les administracions públiques que dicten o intervenen en l'acte administratiu”. L’informe de l’APDCAT acaba concloent que: “Sobre la base del que s’ha exposat, la normativa de protecció de dades no impedeix l’accés de la persona reclamant a un llistat dels vehicles que han sortit del dipòsit municipal i la seva destinació des de l’any 2020 fins al moment de resolució de la reclamació, sempre que aquest llistat no contingui informació que pugui identificar o fer identificable als propietaris dels vehicles, com ara la matrícula. La Comissió acull en la seva totalitat l’informe de l’ APDCAT, i per tant estima el dret del reclamant a tenir un llistat de vehicles que han sortit dels dos dipòsits municipals que el reclamant identifica clarament en l’expedient, i la seva destinació des de l’any 2020 fins a al moment de resolució de la reclamació, sempre que aquest llistat no contingui informació que pugui identificar o fer 3. Obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) i atribucions de la funció pública de secretaria L’article 7 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents modificada per la Llei 20/2015, de 29 de juliol estableix l’obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) que garanteixi el tractament correcte dels documents en tot el seu cicle de vida i que permeti complir amb les obligacions de transparència. Un concepte molt ampli que requereix dotar-se d’un seguit d’eines i instruments que permetin la millora dels processos, la seva normalització i estandardització, per tal de garantir el compliment de la normativa i la qualitat de la informació i la implementació de solucions que permetin garantir la correcta gestió de la informació pública. L’article 8 afegeix que l’organització, l’avaluació i la conservació dels documents públics i l’accés a aquests són responsabilitat directa dels titulars respectius. El capítol X del Reial decret 4/2010, del 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat en l’àmbit de l’Administració electrònica estableix que les AAPP han d’adoptar les mesures organitzatives i tècniques per a garantir la recuperació i conservació del document electrònic entre aquestes, la definició d’una política de gestió de documents, la inclusió en els expedient d’un índex electrònic signat per l’òrgan o entitat que garanteixi la integritat de l’expedient electrònic i permeti la seva recuperació, la identificació única i inequívoca de cada document que permeti classificar-lo i recuperar-lo, l’associació de metadades, la classificació d’acord amb un quadre de classificació, el període de conservació segons les convencions de cada comissió avaluadora, l’accés complet i immediat dels documents entre d’altres. Pel que fa a gestió de la documentació i arxiu dels documents electrònics, la Disposició Addicional Onzena de la Llei 26/2010, del 3 d'agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya estableix que els documents electrònics s'han de gestionar i conservar en expedients electrònics d'acord amb les prescripcions de la normativa en matèria d'arxius i documents; que l’arxiu dels documents i expedients electrònics ha d'assegurar la identitat i la integritat a llarg termini de la informació que contenen; que els documents públics electrònics han de tenir garantides l'autenticitat i la integritat dels continguts, i també la conservació de l'aparença i la funcionalitat originals i, quan escaigui, llur confidencialitat, durant el termini establert per la normativa vigent en matèria d'arxius i documents; que les administracions públiques han d'assegurar la possibilitat de transformar els documents per raons tecnològiques, per a adaptar-ne el format i la sintaxi informàtica a les necessitats de gestió i preservació establertes per la normativa d'arxius i documents; que els sistemes d'informació que utilitzin les administracions públiques incloses en l'àmbit d'aplicació d'aquesta llei han de garantir, sempre que sigui possible, l'autenticitat i la integritat de llurs dades, i també la traçabilitat de les accions que portin a terme; que les dades contingudes en els sistemes d'informació de les administracions públiques es consideren documents públics electrònics, i els són aplicables les disposicions d'aquesta llei relatives a l'arxiu electrònic. Tanmateix, la LTAIPBG reconeix els sistemes de gestió de documents públics com a facilitadors de dades i documents autèntics (art. 5.2) i la necessitat d’estructurar la informació seguint criteris temàtics i cronològics, seguint el quadre de classificació documental corporatiu i incorporant-hi índexs o guies de consulta (art. 6.1.d). Cal recordar, que l’article 3 del Reial decret 128/2018, de 16 de març, pel qual es regula el règim jurídic dels funcionaris d’Administració local amb habilitació de caràcter nacional, que regula la funció pública de secretaria estableix en punt 2 la funció de fe pública, i entre aquestes la direcció superior dels arxius i registres de l’entitat local (l). Així doncs i en conseqüència d’aquest mandat legal i el d’assessorament legal preceptiu (article 2.1.a), ha de ser coneixedora de l’existència d’un sistema de gestió documental, impulsora si no en disposa, vetllar per la documentació amb una sistemàtica de treball mínima sobre la documentació de la qual n'és el custodi i responsable primer de la manca de localització de documentació, de mantenir l'ordre i garantir el retrobament de documentació. Altrament, l’article 19.2 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català que regula els documents que integren el patrimoni documental de Catalunya inclou, entre altres, “els documents produïts o rebuts, en l'exercici de llurs funcions i com a conseqüència de llur activitat política i administrativa, per la Generalitat, pels ens locals i per les entitats autònomes, les empreses públiques i les altres entitats que en depenen” i en conseqüència estan subjectes al Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents que estableix en l’article 11.4 que “quan l'aplicació d'una taula d'avaluació i accés documental comporti l'eliminació de documents, la persona tècnica que porti a terme aquesta aplicació, abans de procedir a la destrucció, ha de: a) Disposar d'un inventari de la documentació a destruir, b) Obtenir l'autorització de la secretaria general o de la direcció de l'organisme o entitat titular de la documentació, c) Comprovar que cap circumstància administrativa o jurídica hagi alterat el termini de conservació fixat per als documents a eliminar” i ha de disposar del corresponent Registre de destrucció de documents (article 12) degudament autoritzat per la secretaria general o la direcció de l’organisme o entitat titular dels documents. Així doncs, atenent a aquests preceptes legals, la informació sol·licitada i reclamada, en el cas que existeixi, ha de formar part de diferents expedients administratius, que han d’estar degudament classificats de manera que permeti la seva recuperació i facilitar-ne, si escau, l’accés. Com a referència i seguint el model de Quadre de classificació per a l’Administració Local del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, aquesta documentació hauria d’estar classificada dins el nivell Gestió de residus (0151), sèries Renúncia i desballestament de vehicles en desús (3137), Retirada de vehicles abandonats (2500) i Registre de vehicles abandonats (2499). 4. Seguiment de l’execució L’article 43.5 LTAIPBG estableix que “l’Administració ha de comunicar a la Comissió les actuacions fetes per a executar els acords de mediació i per a donar compliment a les resolucions dictades per la Comissió”. Sobre la base d’aquestes comunicacions i de les efectuades per les persones interessades, la GAIP ha de fer seguiment del compliment de les seves resolucions, d’acord amb el que preveuen els articles 48 i 49 RGAIP i l’apartat 30 del seu Manual de reclamació, i pot adoptar les mesures que s’hi preveuen en cas d’incompliment. L’article 43 LTAIPBG estableix que si l’Administració incompleix el termini establert pels acords de mediació o per les resolucions de la GAIP per lliurar la informació reclamada, les persones interessades ho poden comunicar a la Comissió perquè aquesta en requereixi el compliment; la desatenció d’aquest requeriment, vista la remissió expressa feta a aquest precepte per l’article 77.2.b LTAIPBG, ha de ser qualificada d’infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública (que pot ser sancionada de conformitat amb els articles 81 i 82 LTAIPBG). L’article 49.2 RGAIP preveu que, als efectes anteriors, la Comissió pot posar aquests fets en coneixement dels òrgans competents per ordenar la incoació del procediment sancionador corresponent a què fa referència l’article 86 LTAIPBG. Així mateix, l’article 25.2.k RGAIP preveu la publicació en el web de la Comissió dels casos que els seus requeriments han estat desatesos pels subjectes obligats. 5. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de 9 de novembre de 2023, resol per unanimitat: 1. Estimar la Reclamació 645/2023 i declarar el dret de la persona reclamant a la informació sol·licitada, d’acord amb les consideracions fetes al fonament jurídic 2, concretament un llistat dels vehicles que han sortit dels dos dipòsits municipals indicats pel reclamant en les fotografies aportades i la seva destinació des de l’any 2020 fins al moment de resolució de la reclamació, sempre que aquest llistat no contingui informació que pugui identificar o fer identificable als propietaris dels vehicles 2. Requerir a l’Ajuntament de Cubelles que lliuri a la persona reclamant la informació indicada a l’apartat 1 dins del termini màxim de quinze dies. 3. Requerir a l’Ajuntament de Cubelles a informar la GAIP, dins del termini de quinze dies, de l’òrgan o la persona responsable del compliment d’aquesta Resolució, així com de les actuacions dutes a terme per complir-la. 4. Convidar a la persona reclamant que informi a la GAIP de qualsevol incidència que es produeixi amb motiu del compliment d’aquesta Resolució. 5. Declarar finalitzat el procedim ent relatiu a la Reclamació 645/202 3 i disposar la publicació d’aquesta resolució al web de la GAIP. Iolanda Pineda Balló Presidenta Els terminis establerts en aquesta Resolució per lliurar la informació s’han de comptar en dies hàbils (descomptant festius i dissabtes) i si no s’especifica una altra cosa comencen a partir de l’endemà de la recepció de la seva notificació per l’Administració reclamada. L’Administració obligada pot sol·licitar a la GAIP l’ampliació del termini atorgat per fer efectiu el lliurament de la informació Aquesta sol·licitud només pot ser admesa a consideració si és notificada a la GAIP abans que fineixi el termini fixat a la Resolució, i s’ha de fonamentar en circumstàncies que no hagin pogut ser tingudes en compte per la Comissió abans de dictar la seva Resolució. La GAIP únicament atorgarà l’ampliació sol·licitada, després d’informar -ne a la persona reclamant, si l’Administració obligada ha justificat de forma precisa i consistent la seva necessitat. Si l’Administració obligada no lliura la informació dins del termini establert per aquesta Resolució, la persona reclamant pot posar-ho en coneixement de la GAIP, per tal que la Comissió en requereixi el compliment. Mentre no s’acompleixi plenament la Resolució, la Comissió difondrà al seu web www.gaip.cat l’incompliment de l’Administració obligada, d’acord amb l’article 25.2.k RGAIP. Si l’Administració desatén el requeriment d’execució que li adreci la GAIP, la Comissió posarà els fets en coneixement de l’òrgan competent, d’acord amb allò previst per l’article 86 LTAIPBG, i li sol·licitarà la incoació d’un procediment sancionador per infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública, a l’empara de l’article 77.2.b LTAIPBG. Tot això sens perjudici que la persona reclamant pugui, considerant que aquesta Resolució és un acte administratiu declaratiu de drets que vincula l’Administració, requerir -ne la seva execució davant dels Tribunals, a l’empara de l’article 29.1 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa. Aquesta acció es pot interposar després que hagin transcorregut tres mesos des que la persona afectada ha reclamat formalment i directament a l’Administració el compliment d’aquesta Resolució.