Reclamación de un concejal contra el Ayuntamiento de Vilanova del Vallès por el acceso restringido a la descarga de registros de entrada y salida y su documentación

Resolució 796/2024, de 13 de juny Número d’expedient de la Reclamació: 613/2024 Administració reclamada: Ajuntament de Vilanova del Vallès Informació reclamada: Registres d’entrada i sortida i documentació annexa (26 de febrer a 10 de març). Sentit de la resolució: Estimació Resum: El registre general (entrada i sortida) així com els documents annexos, és d’acord amb l’article 2.b LTAIPBB informació pública, ja que és “informació elaborada per l’Administració i la que aquesta té en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions, inclosa la que li subministren els altres subjectes obligats d’acord amb el que estableix aquesta llei”. Contràriament de la interpretació restrictiva que fa el secretari, els membres electes de la Corporació, d’acord amb l’article 164.1, tenen dret d’accés a totes les dades o informacions que no estiguin incloses en el supòsits dels apartats a) i b) de l’article 164.3, i aquestes dades o informacions no necessàriament han de formar part d’expedients. Pel al dret d’accés als registres i la documentació annexa, la GAIP empara el dret d’accés als registres d’entrada i sortides sol·licitats així com als documents que acompanyen aquests registres tenint en compte les consideracions fetes respecte a les dades que hi poguessin constar i que poden afectar el dret fonamental a la intimitat, l’honor o la pròpia imatge i a assumptes relacionats amb secrets oficials o secret sumarial. Paraules clau: Ajuntaments. Electe. Registres. Carpeta del regidor. Reclamació contra lliurament parcial. Estimació. Sense límits. Ponent: Mercè Aymerich Boltà Antecedents 1. El 24 d’abril de 2024 entra a la GAIP la Reclamació 613/2024 presentada per una persona electe del Grup Municipal Unitat per Vilanova contra l’Ajuntament de Vilanova del Vallès, en relació amb la sol·licitud indicada a l’antecedent següent, d’acord amb la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern (LTAIPBG) i el Reglament de la GAIP, aprovat pel Decret 111/2017, de 18 de juliol (RGAIP). La persona reclamant manifesta que ha rebut resposta per part de l’Administració però que se li ha lliurat parcialment la informació. 2. El 12 de març de 2024 la persona reclamant electa va presentar a l’Ajuntament de Vilanova del Vallès una sol·licitud d’accés a la informació pública (SAIP) en la qual demanava: “accés als arxius d'entrades i sortides de data 26 de febrer a 10 de març, per tal de poder exercitar els meus drets com a Regidoria, realitzant la descàrrega i còpia que s'escaigui en ares de defensar els interessos de la ciutadania del nostre municipi”. Aquesta petició es formula arran d’una resposta de l’alcaldessa d’11 de març a una pregunta formulada telefònicament donat que no es podien descarregar els arxius de les entrades i sortides per part dels membres de la corporació. En aquesta comunicació es diu: “no podeu descarregar-vos els documents que conformen el llistat d’accés al registre d’entrades i sortides. En atenció a la normativa d’aplicació de la LLBRL i successives que ens interpel·len a les administracions locals, teniu dret a rebre qualsevol informació com a membres de l’oposició, i per tant podeu visualitzar i tenir accés al propi llistat de documents que sol·liciteu, -exceptuant tots aquells que per protecció de dades vulnerables estan protegits legalment-. Ara bé, en aplicació a la protecció de dades i com a mesura per garantir la màxima seguretat de les informacions dels nostres ciutadans i ciutadanes, podreu tenir accés com a regidors i regidores a consultar, informar i visualitzar tota la documentació pròpiament. Pel que fa a algun expedient en concret o descarregar un arxiu, queda limitat a consulta”. 3. El mateix 12 de març, i en relació a la resposta rebuda del dia 11, la persona reclamant presenta novament un escrit a l’Ajuntament reiterant la sol·licitud d’informació pública en els termes que els expressats en l’antecedent anterior. 4. Novament l’Ajuntament, el 13 de març, respon: “haig de reiterar-vos que teniu accés tant vostè com la resta de regidors del vostre grup municipal, a totes les entrades i sortides. Aquest accés inclou consulta i visualització. El que hi ha de diferent és que, en ares de protegir les dades de descàrrega del link que se us envia des de l’Ajuntament i del que es perd el control, no es permet la seva descàrrega. Tanmateix, com a càrrec electe sou coneixedora que si necessiteu la consulta d’algun expedient concret podeu demanar-lo a aquesta alcaldia i us serà facilitat. Per últim, haig de fer-vos avinent que, amb aquesta mesura no es pretén ni es limiten els interessos de la ciutadania, donat que teniu accés als registres i la seva documentació annexa en tot moment”. 5. El 20 de març de 2024, la persona reclamant presenta nou escrit en el que sol·licita “que es comprovi la documentació dipositada en el link, atès que hi ha instàncies que per ser tramitades d’una manera diferent, no es visualitzen , com per exemple les entrades E-1220 i E-1230. Aprofito per sol·licitar còpia d’aquests dos registres integrament”. 6. El 27 de març de 2024 l’Ajuntament respon indicant: “En relació a que manifesteu que hi ha documentació que no visualitzeu correctament a través del link, us informo que es tracta de formularis i que donat que per poder veure’ls prèviament s’han de descarregar, i aquesta opció no és possible, per això no podeu visualitzar-los. Tanmateix, podeu sol.licitar còpia d’aquells que us interessi disposar”. 7. El 22 de maig de 2024 la GAIP admet provisionalment la Reclamació, informant a la persona reclamant sobre els aspectes més rellevants de la seva tramitació i de la posició jurídica que ostenta com a persona interessada, de conformitat amb la legislació de procediment administratiu i la de transparència i accés a la informació pública. Li demana especialment que informi a la GAIP immediatament de les comunicacions que rebi de l’Administració reclamada relatives a la informació pública sol·licitada, mentre duri la Reclamació. 8. El 23 de maig la GAIP comunica la Reclamació al Ajuntament de Vilanova del Vallès i li requereix que, dins del termini de quinze dies establert per l’article 33.4 RGAIP, li trameti un informe sobre la Reclamació , així com també còpia de l’expedient de la sol·licitud d’informació de la qual deriva i, en general, dels antecedents que puguin ser rellevants per resoldre la Reclamació. 9. El 6 de juny la GAIP rep l’informe del secretari i expedient requerit a l’Ajuntament que, en resum, diu: Es fa referència a l’article 23 de la CE, l’article 77 de la Llei 7/1985, de 2 d'abril, de bases de règim local (LRBRL) i considera que la “Llei configura com un dret dels regidors el fet d’obtenir informació sobre expedients municipals per a poder desenvolupar adequadament la seva funció. Aquest dret a la informació dels membres de la Corporació es desenvolupa més àmpliament en l'àmbit de Catalunya a través de Decret Legislatiu 2/2003, de 28 d'abril, pel qual s'aprova el Text refós de la Llei municipal i de règim local de Catalunya, i l'article 164 regula el dret d'accés a la informació dels membres de la Corporació, indicant a més quins són els supòsits d'accés directe a la mateixa, sense necessitat d'autorització de l'Ajuntament, i també el dret a còpia”. Refereix específicament l’apartat 5 d’aquest article i l’article 16 del Reial decret 2568/1986, de 28 de novembre, pel qual s'aprova el Reglament d'organització, funcionament i règim jurídic de les entitats locals (ROF) en relació als supòsits recollits a l’article 15. En relació a l’article 15 ROF diu: “Això vol dir que en tots els casos en què els membres de la Corporació tinguin dret d'accés directe als expedients sense necessitat que l'alcalde/ssa ho autoritzi, com per exemple en el cas d'expedients que hagin de ser tractats en els òrgans col·legiats que formin part, podran sol·licitar còpia dels mateixos i els ha de ser facilitada sense necessitat d'autorització. Per a la resta d'expedients que no formen part de l'accés directe per als regidors, sinó que l'accés és pregat a l'Alcaldia i aquesta ha de resoldre si se'ls concedeix o no, el dret de còpia no serà intrínsec a la sol·licitud, sinó que també haurà de ser resolt per l'Ajuntament, ja que no existeix un dret per se a l'accés a aquesta informació, sinó que s'ha d'autoritzar pel president/a de la Corporació”. I segueix: “En el cas concret de les entrades i sortides a les que tenen accés el grup municipal d’Unitat per Vilanova, no es tracta d’un expedient amb dret d'accés directe, ja que no es troba entre els supòsits de l'article 164.2 de l'DL 2/2003 TRLMC (informació relativa a les delegacions que exerceix; informació inclosa en els òrgans col·legiats que formi part, o informació de lliure accés als ciutadans), sinó que hi tenen accés perquè després de sol·licitar-ne l'accés es concedeix, i en aquest cas, per a l'obtenció de còpia també ha de ser autoritzada per l'Alcaldessa perquè no hi ha un dret d'accés directe a la informació i, per tant, tampoc a la còpia. I conclou: “Els regidors tenen dret a les còpies d’aquells expedients als que tinguin dret d'accés directe (supòsits de l'article 164.2 de l'DL 2/2003 TRLMC). Per als altres casos, ha de ser l’Alcaldia-Presidència qui n’autoritzi les còpies. Els regidors han tingut dret a accedir a totes les entrades i sortides sol·licitades així com a les còpies que posteriorment demanen. Ara bé, l'Ajuntament ha de poder gestionar i decidir el millor sistema tècnic, informàtic, i de optimització dels recursos administratius que són molt escassos, per garantir l'accés, però també per garantir la protecció de dades i la correcta gestió de la informació per part de tots els regidors tant de l'equip de govern com de la oposició”. 10. L’11 de juny la GAIP trasllada aquesta informació a la persona reclamant per al seu coneixement. Fonaments jurídics 1. Competència de la GAIP i contingut i abast generals del dret d’accés a la informació pública El TSJC, en la Sentència 1074/2019, confirma la competència de la GAIP per atendre reclamacions dels electes locals i valida que els electes locals puguin emprar la via de reclamació de l’LTAIPBG, remetent-se als propis arguments i fonaments jurídics exposats per la GAIP en les resolucions recorregudes, que es concreten en què tot i que la normativa de règim local (article 164 del Text Refós de la Llei Municipal i de Règim Local de Catalunya, TRLMRLC, aprovat pel Decret Legislatiu 2/2003, de 28 d’abril, que cal recordar que és anterior l’LTAIPBG) remet per a la seva garantia a la jurisdicció contenciosa administrativa, el cert és que l’aplicació supletòria de la normativa de transparència expressament establerta a la disposició addicional primera, apartat 2, de l’LTAIPBG permet i legitima la intervenció d’aquesta Comissió en garantia del dret d’accés de les persones regidores, si aquestes voluntàriament opten per demanar la seva empara, sens perjudici del seu dret a obtenir la tutela de la jurisdicció contenciosa administrativa. I, de fet, no tindria cap sentit que es negués aquesta via de reclamació gratuïta i voluntària als electes locals perquè no tindria cap sentit que en l’exercici d’un dret fonamental com és el de l’article 23 CE, tinguessin menors garanties que la resta de ciutadans quan volen accedir a informació pública. D’acord amb això, la GAIP admet les reclamacions presentades a l’empara de l’LTAIPBG per una persona electe local, per bé que, de conformitat amb la disposició addicional primera, apartat 2, de l’LTAIPBG, aplicarà el dret material derivat de la legislació de règim local (art. 164 TRLMRLC) en tot allò que s’hi reguli amb caràcter especial (terminis, límits, silenci), i supletòriament l’LTAIPBG, en allò que no hi és previst (procediment general de garantia del dret d’accés per la via de la reclamació davant la GAIP). L’article 164.1 TRLMRLC disposa que “tots els membres de les corporacions locals tenen dret a obtenir de l'alcalde o alcaldessa o del president o presidenta, o de la comissió de govern, tots els antecedents, les dades o les informacions que són en poder dels serveis de la corporació i són necessaris per al desenvolupament de llur funció”, amb l’obligació de respectar-ne la confidencialitat si el fet de publicar-ho pot perjudicar els interessos de l'ens local o de tercers” (article 164.6 TRLMRLC). El règim d’accés dels electes locals abasta, d’una banda, el dret a obtenir la documentació íntegra de tots els assumptes inclosos en l'ordre del dia de les sessions dels òrgans col·legiats, des del mateix moment de la convocatòria, que l’Ajuntament té l’obligació de proporcionar-los sense necessitat de petició prèvia (article 164.4 TRLMRLC); d’altra banda, els electes locals poden sol·licitar qualsevol altra informació de la corporació, i només es podrà desestimar per resolució motivada, dins dels quatre dies següents a formalitzar la sol·licitud, si el coneixement o la difusió de la informació pugui vulnerar el dret constitucional a l'honor, la intimitat personal o familiar o a la pròpia imatge o si es tracta de matèries afectades per la legislació general sobre secrets oficials o per secret sumarial (article 164.3 TRLMRLC). 2. Sobre el dret dels càrrecs electes a l’accés al registre i límits. El registre general (entrada i sortida) així com els documents annexos, és d’acord amb l’article 2.b LTAIPBB informació pública, ja que és “informació elaborada per l’Administració i la que aquesta té en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions, inclosa la que li subministren els altres subjectes obligats d’acord amb el que estableix aquesta llei”. Cal tenir en compte que l’article 53.1 DTAIP inclou “qualssevol dades o documents que les administracions públiques han elaborat, posseeixen, o poden legítimament exigir a terceres persones com a conseqüència de la seva activitat o de l'exercici de les seves funcions”. D’acord amb els articles 18.1 i 20.1 LTAIPBG, qualsevol persona hi té dret, llevat que concorrin causes legals que en determinin la denegació o l’accés restringit i que s’han d’interpretar de manera proporcional a la seva finalitat i a la presència d’interessos públics i privats que hi concorrin (article 22.1 LTAIPBG). Amb caràcter previ a l’objecte d’aquesta Reclamació, és convenient fer un aclariment previ respecte al que estableix la legislació vigent en matèria d’accés a la informació pública als membres de la Corporació. Com bé diu el secretari, el dret d’accés no és un dret absolut. Com ja hem referit, la mateixa llei de transparència preveu un sèrie de límits que s’han d’aplicar de forma proporcional a l’objecte i la finalitat de la protecció, ajustats a cada cas concret i atenent la concurrència d’un interès públic o privat superior que justifiqui l’accés a la informació (article 22). No hem d’oblidar el caràcter reforçat de les persones electes, com ja s’ha expressat en el fonament jurídic primer, i el deure de confidencialitat d’aquests respecte a la informació a què tenen accés que s’estableix en l’article 164.6 del TRLMRLC. L’article 164.1 TRMRLC diu “Tots els membres de les corporacions locals tenen dret a obtenir de l'alcalde o alcaldessa o del president o presidenta, o de la comissió de govern, tots els antecedents, les dades o les informacions que són en poder dels serveis de la corporació i són necessaris per al desenvolupament de llur funció”. I afegeix en l’apartat 2 “els serveis de la corporació han de facilitar directament informació als membres de les corporacions quan: a) Exerceixin funcions delegades i la informació es refereixi a assumptes propis de llur responsabilitat. b) Es tracti d'assumptes inclosos en l'ordre del dia de les sessions dels òrgans col·legiats dels quals són membres. c) Es tracti de l'accés a informació o documentació de la corporació local que sigui de lliure accés als ciutadans”. En els altres casos (apartat 3) la SAIP s’entén acceptada per silenci administratiu si no es dicta resolució denegatòria (fet que caldrà motivar) i només es podrà fonamentar pels següents supòsits: “a) Quan el coneixement o la difusió de la informació pugui vulnerar el dret constitucional a l'honor, la intimitat personal o familiar o a la pròpia imatge; b) Quan es tracti de matèries afectades per la legislació general sobre secrets oficials o per secret sumarial”. Contràriament de la interpretació restrictiva que fa el secretari, els membres electes de la Corporació, d’acord amb l’article 164.1, tenen dret d’accés a totes dades o informacions que no estiguin incloses en el supòsits dels apartats a) i b) de l’article 164.3, i aquestes dades o informacions no necessàriament han de formar part d’expedients. Si bé és cert, que aquella informació que no formi part dels supòsits establerts en l’article 164.2, aquest dret pot estar subjecte, a efectes organitzatius, a l’autorització “de l'alcalde o alcaldessa o del president o presidenta, o de la comissió de govern”. Dit això, i pel al dret d’accés als registres, aquesta Comissió, des de la Resolució 140/2017, ha aplicat el criteri d’estimar l’accés al registre d’entrades i sortides als càrrecs electes, previ bloqueig de les dades íntimes personals o familiars, que afectin el dret a l’honor o a la pròpia imatge, si n’hi ha. Qualsevol altra dada personal, com les dades identificatives de la persona que presenta o a la què s’adreça l’escrit registrat, és accessible per a una persona regidora i no cal que s’anonimitzi, tenint en compte que queda protegida de la seva difusió indiscriminada pel deure de reserva de les persones regidores. Cal però, evitar la sobreexposició de dades personals no necessàries ni idònies per a la finalitat de control de l’activitat municipal, com ara les dades de contacte o les redundants d’identificació. Aquest bloqueig de dades en cap cas es considera una tasca complexa d’elaboració ja que es pot fer aplicant filtres en l’eina de gestió electrònica del registre. I més recentment, en la Resolució 138/2024, de 8 de febrer, s’ha expressat en aquests mateixos termes incloent la documentació que acompanyen els registres. Pel que fa als límits, la informació continguda en els registre pot contenir ocasionalment dades de caràcter personal. Ara bé, i pel que fa a l’accés per part dels càrrecs electes no s’aprecia d’ofici i en caràcter general per part d’aquesta Comissió cap dels límits d’accés previstos a l’article 164.3 TRLMRLC que pugui justificar la restricció de l’accés. L’ús que els regidors facin de la informació a la que tenen accés ha d’estar garantida pel deure de sigil que estableix l’article 164.5 TRLMRLC i això no ha de ser motiu per limitar-ne el dret d’accés. Pel que fa als registres relacionats amb matèries afectades per la legislació general sobre secrets oficials o per secret sumarial (art. 164.3.b TRLMRLC), si n’hi ha, s’haurà de motivar cas per cas si l’accés és denegat. Afegir que pel que fa a dades que poguessin afectar el dret fonamental a la intimitat, l’honor o la pròpia imatge, en principi, no haurien de constar en l’assentament (veure fonament específic). Altrament, s’ha de pressuposar que per a la correcte derivació dels registres d’entrada al departament a qui correspongui la seva de gestió, és necessari una prèvia classificació (tant de l’àrea o departament com de la sèrie documental en funció de la competència, funció o activitat que derivi de la petició formulada en el instància o sol·licitud registrada). Aquesta classificació, a partir del quadre de classificació municipal, ha de permetre, si fos el cas, determinar quines sèries documentals estarien subjectes als límits d’accés afectats per aquest dret fonamental. Igualment, pels casos referits en el paràgraf anterior (secrets oficials o secret sumarial). Per tant, la GAIP empara el dret d’accés als registres d’entrada i sortides sol·licitats així com als documents que acompanyen aquests registres tenint en compte les consideracions fetes respecte a les dades que hi poguessin constar i que poden afectar el dret fonamental a la intimitat, l’honor o la pròpia imatge i a assumptes relacionats amb secrets oficials o secret sumarial. 3. Sobre l’accés a la informació a través de mitjans electrònics Certament, la GAIP no és competent en determinar i concretar com s’ha d’organitzar una determinada administració i què i com ha de fer visible la informació a través dels mitjans electrònics. Com bé diu el Secretari “l'Ajuntament ha de poder gestionar i decidir el millor sistema tècnic, informàtic, i de optimització dels recursos administratius que són molt escassos, per garantir l'accés” i, com no pot ser d’una altra manera, ha de garantir la protecció de les dades. Respecte a aquest darrer punt, ja ens hem expressat suficientment en el paràgraf anterior així com del deure de sigil. Ara bé, pel que fa a l’opció d’accedir a la informació a través de mitjans electrònics, ens reiterem novament a l’article 164 del TRLMRLC relatiu al dret d’informació de tots els membres de les corporacions locals, i concretament l’apartat 5 que diu “Els membres de la corporació tenen dret a obtenir còpia de la documentació a la qual tenen accés. Aquesta còpia es pot obtenir en format paper o bé en el suport tècnic que permeti d'accedir a la informació requerida”. A títol merament informatiu, recordem que aquest Decret Legislatiu és de l’any 2003, molt anterior temporalment a l’LPACAP i tot i així, ja obria les portes a la posada a disposició de la informació a la que poden tenir accés els membres dels ajuntaments per mitjans electrònics o telemàtics. Facilitar un enllaç per donar accés a la informació pública és un mitjà vàlid si bé n’hi pot haver d’altres com pot ser la carpeta del regidor. La GAIP ja s’ha expressat en relació a aquesta qüestió recentment (vegeu la Resolució 138/2024, de 8 de febrer). Des de la perspectiva de la llei de transparència, l’article 37.1 de l’LTAIPBG estableix que si la informació pública existeix en format electrònic, s’ha de lliurar per correu electrònic. En aquest sentit, aquesta Comissió ha defensat en diferents ocasions que aquest lliurament es pot fer per qualsevol altre mitjà electrònic que estigui a l’abast tant de la persona reclamant com de l’administració reclamada. 4. Obligatorietat del titulars dels documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) i atribucions de la funció púbica de secretaria. L’article 7 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents modificada per la Llei 20/2015, de 29 de juliol estableix l’obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) que garanteixi el tractament correcte dels documents en tot el seu cicle de vida i que permeti complir amb les obligacions de transparència. Un concepte molt ampli que requereix dotar-se d’un seguit d’eines i instruments que permetin la millora dels processos, la seva normalització i estandardització, per tal de garantir el compliment de la normativa i la qualitat de la informació i la implementació de solucions que permetin garantir la correcta gestió de la informació pública. L’article 8 afegeix que l’organització, l’avaluació i la conservació dels documents públics i l’accés a aquests són responsabilitat directa dels titulars respectius. El capítol X del Reial decret 4/2010, del 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat en l’àmbit de l’Administració electrònica estableix que les administracions públiques han d’adoptar les mesures organitzatives i tècniques per a garantir la recuperació i conservació del document electrònic entre aquestes, la definició d’una política de gestió de documents, la inclusió en els expedient d’un índex electrònic signat per l’òrgan o entitat que garanteixi la integritat de l’expedient electrònic i permeti la seva recuperació, la identificació única i inequívoca de cada document que permeti classificar-lo i recuperar-lo, l’associació de metadades, la classificació d’acord amb un quadre de classificació, el període de conservació segons les convencions de cada comissió avaluadora, l’accés complet i immediat dels documents entre d’altres. Pel que fa a gestió de la documentació i arxiu dels documents electrònics, la Disposició Addicional Onzena de la Llei 26/2010, del 3 d'agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya estableix que els documents electrònics s'han de gestionar i conservar en expedients electrònics d'acord amb les prescripcions de la normativa en matèria d'arxius i documents; que l’arxiu dels documents i expedients electrònics ha d'assegurar la identitat i la integritat a llarg termini de la informació que contenen; que els documents públics electrònics han de tenir garantides l'autenticitat i la integritat dels continguts, i també la conservació de l'aparença i la funcionalitat originals i, quan escaigui, llur confidencialitat, durant el termini establert per la normativa vigent en matèria d'arxius i documents; que les administracions públiques han d'assegurar la possibilitat de transformar els documents per raons tecnològiques, per a adaptar-ne el format i la sintaxi informàtica a les necessitats de gestió i preservació establertes per la normativa d'arxius i documents; que els sistemes d'informació que utilitzin les administracions públiques incloses en l'àmbit d'aplicació d'aquesta llei han de garantir, sempre que sigui possible, l'autenticitat i la integritat de llurs dades, i també la traçabilitat de les accions que portin a terme; que les dades contingudes en els sistemes d'informació de les administracions públiques es consideren documents públics electrònics, i els són aplicables les disposicions d'aquesta llei relatives a l'arxiu electrònic. Tanmateix, la LTAIPBG reconeix els sistemes de gestió de documents públics com a facilitadors de dades i documents autèntics (art. 5.2) i la necessitat d’estructurar la informació seguint criteris temàtics i cronològics, seguint el quadre de classificació documental corporatiu i incorporant-hi índexs o guies de consulta (art. 6.1.d). Cal recordar, que l’article 3 del Reial decret 128/2018, de 16 de març, pel qual es regula el règim jurídic dels funcionaris d’Administració local amb habilitació de caràcter nacional, que regula la funció pública de secretaria estableix en punt 2 la funció de fe pública, i entre aquestes la direcció superior dels arxius i registres de l’entitat local (l). Així doncs i en conseqüència d’aquest mandat legal i el d’assessorament legal preceptiu (article 2.1.a), ha de ser coneixedora de l’existència d’un sistema de gestió documental, impulsora si no en disposa, vetllar per la documentació amb una sistemàtica de treball mínima sobre la documentació de la qual n'és el custodi i responsable primer de la manca de localització de documentació, de mantenir l'ordre i garantir el retrobament de documentació. Altrament, l’article 19.2 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català que regula els documents que integren el patrimoni documental de Catalunya inclou, entre altres, “els documents produïts o rebuts, en l'exercici de llurs funcions i com a conseqüència de llur activitat política i administrativa, per la Generalitat, pels ens locals i per les entitats autònomes, les empreses públiques i les altres entitats que en depenen” i en conseqüència estan subjectes al Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents que estableix en l’article 11.4 que “quan l'aplicació d'una taula d'avaluació i accés documental comporti l'eliminació de documents, la persona tècnica que porti a terme aquesta aplicació, abans de procedir a la destrucció, ha de: a) Disposar d'un inventari de la documentació a destruir, b) Obtenir l'autorització de la secretaria general o de la direcció de l'organisme o entitat titular de la documentació, c) Comprovar que cap circumstància administrativa o jurídica hagi alterat el termini de conservació fixat per als documents a eliminar” i ha de disposar del corresponent Registre de destrucció de documents (article 12) degudament autoritzat per la secretaria general o la direcció de l’organisme o entitat titular dels documents. Així doncs, atenent a aquests preceptes legals, la informació sol·licitada i reclamada ha de formar part del registre general, que ha d’estar perfectament classificat de manera que permeti la seva recuperació i facilitar-ne, si escau, l’accés. Com a referència i seguint el model de Quadre de classificació per a l’Administració Local del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, podria estar classificat dins el nivell Registre general de documents (codi 0028) i sèrie Registre d’entrada de documents (1294) o Registre general de documents (3125). 5. Seguiment de l’execució L’article 43.5 LTAIPBG estableix que “l’Administració ha de comunicar a la Comissió les actuacions fetes per a executar els acords de mediació i per a donar compliment a les resolucions dictades per la Comissió”. Sobre la base d’aquestes comunicacions i de les efectuades per les persones interessades, la GAIP ha de fer seguiment del compliment de les seves resolucions, d’acord amb el que preveuen els articles 48 i 49 RGAIP i l’apartat 30 del seu Manual de reclamació, i pot adoptar les mesures que s’hi preveuen en cas d’incompliment. L’article 43 LTAIPBG estableix que si l’Administració incompleix el termini establert pels acords de mediació o per les resolucions de la GAIP per lliurar la informació reclamada, les persones interessades ho poden comunicar a la Comissió perquè aquesta en requereixi el compliment; la desatenció d’aquest requeriment, vista la remissió expressa feta a aquest precepte per l’article 77.2.b LTAIPBG, ha de ser qualificada d’infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública (que pot ser sancionada de conformitat amb els articles 81 i 82 LTAIPBG). L’article 49.2 RGAIP preveu que, als efectes anteriors, la Comissió pot posar aquests fets en coneixement dels òrgans competents per ordenar la incoació del procediment sancionador corresponent a què fa referència l’article 86 LTAIPBG. Així mateix, l’article 25.2.k RGAIP preveu la publicació en el web de la Comissió dels casos que els seus requeriments han estat desatesos pels subjectes obligats. 6. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de 13 de juny de 2024, resol per unanimitat: 1. Estimar la Reclamació 613/2024 i declarar el dret de la persona reclamant a accedir als registres i als documents annexes no visibles que no estiguin afectats per cap de les incidències informades, d’acord amb les consideracions fetes al fonament jurídic 2 i 3. 2. Requerir a l’Ajuntament de Vilanova del Vallès que faciliti l’accés a la persona reclamant a la informació indicada a l’apartat 1 dins del termini màxim de quatre dies. 3. Requerir a l’Ajuntament de Vilanova del Vallès a informar la GAIP, dins del termini de quatre dies, de l’òrgan o la persona responsable del compliment d’aquesta Resolució, així com de les actuacions dutes a terme per complir-la. 4. Convidar a la persona reclamant que informi a la GAIP de qualsevol incidència que es produeixi amb motiu del compliment d’aquesta Resolució. 5. Declarar finalitzat el procediment relatiu a la Reclamació 613/2024 i disposar la publicació d’aquesta resolució al web de la GAIP. Iolanda Pineda Balló Presidenta Els terminis establerts en aquesta Resolució per lliurar la informació s’han de comptar en dies hàbils (descomptant festius i dissabtes) i si no s’especifica una altra cosa comencen a partir de l’endemà de la recepció de la seva notificació per l’Administració reclamada. L’Administració obligada pot sol·licitar a la GAIP l’ampliació del termini atorgat per fer efectiu el lliurament de la informació. Aquesta sol·licitud només pot ser admesa a consideració si és notificada a la GAIP abans que fineixi el termini fixat a la Resolució, i s’ha de fonamentar en circumstàncies que no hagin pogut ser tingudes en compte per la Comissió abans de dictar la seva Resolució. La GAIP únicament atorgarà l’ampliació sol·licitada, després d’informar-ne a la persona reclamant, si l’Administració obligada ha justificat de forma precisa i consistent la seva necessitat. Si l’Administració obligada no lliura la informació dins del termini establert per aquesta Resolució, la persona reclamant pot posar-ho en coneixement de la GAIP per tal que la Comissió en requereixi el compliment. Mentre no s’acompleixi plenament la Resolució, la Comissió difondrà al seu web www.gaip.cat l’incompliment de l’Administració obligada, d’acord amb l’article 25.2.k RGAIP. Tot això sens perjudici que la persona reclamant pugui, considerant que aquesta Resolució és un acte administratiu declaratiu de drets que vincula l’Administració, requerir la seva execució davant dels Tribunals, a l’empara de l’article 29.1 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa. Aquesta acció es pot interposar després que hagin transcorregut tres mesos des que la persona afectada ha reclamat formalment i directament a l’Administració el compliment d’aquesta Resolució. Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya en un termini de dos mesos, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, d’acord amb la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.