Solicitud de copia del inventario de caminos municipales de Olot y estimación del derecho de acceso por la GAIP

Resolució 786/2024, de 13 de juny Número d’expedient de la Reclamació: 580/2024 Administració reclamada: Ajuntament d’Olot Informació reclamada: Còpia digital del treball de redacció de l'actualització de l'inventari de camins municipals d'Olot. Sentit de la resolució: Estimació Resum: Es reconeix el dret d’accés del reclamant a la informació demanada per ser informació pública, d’acord amb allò previst a l’article 2.b) de LTAIPBG, ja que és informació que l’Ajuntament ha de tenir en el seu poder i l’Ajuntament resta inclòs dins l’àmbit subjectiu d’aplicació de la LTAIPBG i aquesta Comissió no aprecia la concurrència de límits que impedeixin la seva entrega. Paraules clau: Ajuntaments. Copia treball inventari camins. Estimació. Sense límits. Ponent: Maria del Mar Pérez Velasco Antecedents 1. El 22 d’abril entra a la GAIP la Reclamació 580/2024 presentada contra l’Ajuntament d’Olot en relació amb la sol·licitud indicada a l’antecedent següent, d’acord amb la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern (LTAIPBG) i regulat pels articles 29 a 35 del Reglament de la GAIP, aprovat pel Decret 111/2017, de 18 de juliol (RGAIP). A la reclamació s’indica que l’Ajuntament no ha respost la sol·licitud d’accés a la informació, ni ha facilitat la informació reclamada. 2. El 18 de març de 2024 la persona reclamant exposa que “En la Junta de Govern del dia 4 d’agost de 2022, en el punt 12.1 - Servei de redacció de l'actualització de l'inventari de camins municipals del municipi d'Olot, Núm. de referència: X2022033698, es va adjudicar al Sr. XXX” i per això sol·licita a l’Ajuntament d’Olot una còpia digital del mencionat treball. 3. El 29 d’abril de 2024 la GAIP admet provisionalment la Reclamació, informa a la persona reclamant sobre els aspectes més rellevants de la seva tramitació i de la posició jurídica que ostenta com a persona interessada, de conformitat amb la legislació de procediment administratiu i la de transparència i accés a la informació pública. Li demana especialment que informi a la GAIP immediatament de les comunicacions que rebi de l’Administració reclamada relatives a la informació pública sol·licitada, mentre duri la Reclamació. 4. El 30 d’abril de 2024 la GAIP comunica la Reclamació a l’Ajuntament d’Olot i li requereix que, dins del termini de quinze dies establert per l’article 33.4 RGAIP, li trameti un informe sobre la Reclamació , així com també còpia de l’expedient de la sol·licitud d’informació de la qual deriva i, en general, dels antecedents que puguin ser rellevants per resoldre la Reclamació. 5. El 10 de maig de 2024 la GAIP rep informe de l’Ajuntament que en síntesi manifesta que es va adjudicar el contracte menor del “Servei d’elaboració de les fitxes i la cartografia de l’inventari de camins del municipi d’Olot” i que el treball que està en fase d’elaboració. Afegeix que “haurà de ser aprovat inicialment i sotmès a informació pública i audiència dels interessats als efectes poder presentar reclamacions i suggeriments. Acabat el termini d’informació pública es resoldran les reclamacions i suggeriments presentats i, si s’escau, s’aprovaran definitivament les fitxes i la cartografia de l’inventari de camins del municipi d’Olot”. També s’afegeix que “hi ha hagut diverses reunions entre el tècnic redactor del projecte i la Junta de veïnal de Batet, per tractar dels camins municipals situats a l’antic municipi de Batet de la Serra, que és on es situa el “Camp de les contentes”, que és el lloc on el Sr. YYY ( el reclamant) assenyala com a domicili particular”. I es manifesta que aquesta resposta es farà arribar al reclamant per tal que tingui coneixement que l’inventari de camins del municipi d’Olot a està en fase d’elaboració. S’adjunta certificació de l’acord de la Junta Govern Local de 25 de gener de 2024. 6. El 10 de maig de 2024 la GAIP rep del reclamant les al·legacions següents sobre la documentació lliurada d’acord amb l’antecedent anterior, que en síntesi es refereixen a la confusió d’expedients ja que el reclamant no demanava respecte del punt de Junta de Govern del 25 de gener de 2024 atès que són qüestions diferents, que tenen relació, però la resposta de l’Ajuntament considera que no s’adiu al que demana. 7. El 22 de maig de 2024 la GAIP trasllada la resposta del reclamant a l’Ajuntament i se li demana que en el termini de 7 dies remeti el seu posicionament. 8. El 6 de juny de 2024 la GAIP rep resposta de l’Ajuntament a les al·legacions formulades que en síntesi consisteixen en reiterar que sobre la còpia dels treballs de redacció de l’actualització de l’inventari, la Junta de Govern local en sessió de data 4 d’agost de 2022, va adjudicar a favor de l’autor de l’estudi el contracte del “Servei de redacció de l’actualització de l’inventari de camins municipals del municipi d’Olot” i que aquest treball es va entregar en el seu dia, i desprès del seu anàlisi per part dels serveis tècnics municipals, forma part de la resta d’expedient. S’afegeix que en sessió de 25 de gener de 2024 la Junta de Govern local , va adjudicar a favor del mateix autor, el contracte del “Servei d’elaboració de les fitxes i la cartografia de l’inventari de camins del municipi d’Olot”. Aquest treball està entregat per part del seu redactor i es troba en fase d’estudi per part dels serveis tècnics municipals. Informa també que “una vegada presentat a l’Ajuntament d’Olot pel seu redactor, s’incorporarà al treball ja presentat d’actualització de l’inventari de camins municipals del municipi d’Olot (adjudicat a la Junta de Govern Local de data 4.8.2022), per tal de ser aprovats inicialment i sotmesos en el seu conjunt a informació pública i audiència dels interessats als efectes poder presentar reclamacions i suggeriments”. Fonaments jurídics 9. Competència de la GAIP i contingut i abast general del dret d’accés a la informació pública D’acord amb l’article 39.1 LTAIPBG i 29 del RGAIP aquesta Comissió és competent per tramitar i resoldre aquesta Reclamació. L’article 2.b i c LTAIPBG defineixen la informació pública i preveuen el dret d’accés a les persones per a sol·licitar i obtenir-la que d’acord amb l’article 18.1 LTAIPBG, tant a títol individual o en nom i representació de qualsevol persona jurídica legalment constituïda. L’article 20 LTAIPBG preveu els requisits i criteris per a l’aplicació dels límits legals al dret d’accés a la informació pública, que l’Administració no disposa de potestat discrecional i ha d’indicar en cada cas els motius que ho justifiquen. Els articles 21 i 22 LTAIPBG estableixen que aquests límits no són d’aplicació automàtica i absoluta i han de ser aplicats d’acord amb criteris de proporcionalitat i temporalitat i han d’atendre les circumstàncies de cada cas concret, especialment la concurrència d’un interès públic o privat superior que justifiqui l’accés a la informació. 10. Sobre el dret a la informació sol·licitada La informació sol·licitada per la persona reclamant és informació pública, d’acord amb allò previst a l’article 2.b) de LTAIPBG, ja que és informació que l’Ajuntament ha de tenir en el seu poder, fruit de l’exercici de les competències que li són pròpies i l’Ajuntament resta inclòs dins l’àmbit subjectiu d’aplicació de la LTAIPBG i queda obligat a resoldre en temps i forma les sol·licituds d’accés, segons el que disposa l’article 3.1.a) de l’esmentada Llei. En quant als límits que puguin concórrer en la informació sol·licitada d’acord amb el que preveu l’article 21 de la LTAIPBG, atès que l’Ajuntament reclamat no ha fet arribar a la GAIP la informació sol·licitada, pertoca a aquesta Comissió la seva valoració de forma exclusiva. En aquest cas la Comissió no aprecia d’ofici la concurrència de cap límit que pugui afectar el lliurament de la informació reclamada. El reclamant va sol·licitar en el seu dia a l’Ajuntament i ara reclama davant d’aquesta Comissió, tal i com es desprèn dels antecedents, la còpia digital del treball que es menciona a l’Acord de la Junta de Govern del dia 4 d’agost de 2022, en el punt 12.1 – Servei redacció de l'actualització de l'inventari de camins municipals del municipi d'Olot, Núm. de referència : X2022033698, que es va adjudicar a la persona allà identificada. En relació amb aquest document reclamat l’Ajuntament ha manifestat que el reclamant identifica erròniament la Junta de Govern Local que va adjudicar el document sol·licitat i que no va ser la de 22 d’abril de 2022 com diu, sinó que va ser la sessió de la Junta de Govern de data 25 de gener de 2024 en la que es va adjudicar el contracte menor del “Servei d’elaboració de les fitxes i la cartografia de l’inventari de camins del municipi d’Olot”. S’informa, a més, que aquest treball “està en fase d’elaboració, una vegada presentat a l’Ajuntament d’Olot pel seu redactor, haurà de ser aprovat inicialment i sotmès a informació pública i audiència dels interessats als efectes poder presentar reclamacions i suggeriments”. Aquest aclariment l’ha manifestat l’Ajuntament en dues ocasions, tant en l’informe tramès a aquesta Comissió el 10 de maig de 2024 i el lliurat el 6 de juny de 2024 com resposta a les al·legacions presentades pel reclamant que insistia en la manca de lliurament de l’informe demanat. En els escrits que ha tramès l’Ajuntament, aquesta Comissió constata que no es concreta la data en que es procedirà a tramitar la corresponent informació pública i audiència dels interessats que s’anuncia als efectes poder presentar reclamacions i suggeriments, ni tan sols de forma aproximada. Aquesta manca de referència és rellevant als efectes de que aquesta Comissió no apreciï la possibilitat d’aplicar allò previst a l’article 29.1.c) de la LTAIPBG sobre la inadmissió de la reclamació si la informació que es demana és en fase d’elaboració i s’ha de fer pública, d’acord amb les obligacions de transparència del títol II, dins el termini de tres mesos. De l’exposat es conclou que el document que el reclamant identifica com a informació reclamada, el document sobre l’estudi referit al punt de la Junta de Govern de 4 d’agost de 2022, i sobre el qual l’Ajuntament no desmenteix la seva existència, sinó que aclareix la identificació errònia del reclamant, per considerar que aquesta informació forma part d’un expedient que s’està tramitant i que properament serà objecte d’informació pública. Aquesta Comissió adverteix que el reclamant demana concretament còpia de l’estudi de l'inventari de camins aprovat en la Junta de Govern de 4 d’agost de 2022 i que l’Ajuntament no desmenteix, en les manifestacions aportades, que en disposi d’aquest document, atès que afirma que “es va entregar en el seu dia, i desprès del seu anàlisi per part dels serveis tècnics municipals, forma part de la resta d’expedient, del que se n’informa en l’apartat següent”. D’acord amb aquest aclariment de l’Ajuntament esdevé en conseqüència procedent declarar el dret del reclamant a que se li lliuri aquest treball que es diu que es va entregar, amb independència del fet de que formi part d’un expedient que segons s’informa s’està tramitant i properament serà objecte de la publicitat i audiència corresponent. 11. Obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) i atribucions de la funció pública de secretaria L’article 7 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents modificada per la Llei 20/2015, de 29 de juliol estableix l’obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) que garanteixi el tractament correcte dels documents en tot el seu cicle de vida i que permeti complir amb les obligacions de transparència. Un concepte molt ampli que requereix dotar-se d’un seguit d’eines i instruments que permetin la millora dels processos, la seva normalització i estandardització, per tal de garantir el compliment de la normativa i la qualitat de la informació i la implementació de solucions que permetin garantir la correcta gestió de la informació pública. L’article 8 afegeix que l’organització, l’avaluació i la conservació dels documents públics i l’accés a aquests són responsabilitat directa dels titulars respectius. El capítol X del Reial decret 4/2010, del 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat en l’àmbit de l’Administració electrònica estableix que les administracions públiques han d’adoptar les mesures organitzatives i tècniques per a garantir la recuperació i conservació del document electrònic entre aquestes, la definició d’una política de gestió de documents, la inclusió en els expedient d’un índex electrònic signat per l’òrgan o entitat que garanteixi la integritat de l’expedient electrònic i permeti la seva recuperació, la identificació única i inequívoca de cada document que permeti classificar-lo i recuperar-lo, l’associació de metadades, la classificació d’acord amb un quadre de classificació, el període de conservació segons les convencions de cada comissió avaluadora, l’accés complet i immediat dels documents entre d’altres. Pel que fa a gestió de la documentació i arxiu dels documents electrònics, la Disposició Addicional Onzena de la Llei 26/2010, del 3 d'agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya estableix que els documents electrònics s'han de gestionar i conservar en expedients electrònics d'acord amb les prescripcions de la normativa en matèria d'arxius i documents; que l’arxiu dels documents i expedients electrònics ha d'assegurar la identitat i la integritat a llarg termini de la informació que contenen; que els documents públics electrònics han de tenir garantides l'autenticitat i la integritat dels continguts, i també la conservació de l'aparença i la funcionalitat originals i, quan escaigui, llur confidencialitat, durant el termini establert per la normativa vigent en matèria d'arxius i documents; que les administracions públiques han d'assegurar la possibilitat de transformar els documents per raons tecnològiques, per a adaptar-ne el format i la sintaxi informàtica a les necessitats de gestió i preservació establertes per la normativa d'arxius i documents; que els sistemes d'informació que utilitzin les administracions públiques incloses en l'àmbit d'aplicació d'aquesta llei han de garantir, sempre que sigui possible, l'autenticitat i la integritat de llurs dades, i també la traçabilitat de les accions que portin a terme; que les dades contingudes en els sistemes d'informació de les administracions públiques es consideren documents públics electrònics, i els són aplicables les disposicions d'aquesta llei relatives a l'arxiu electrònic. Tanmateix, la LTAIPBG reconeix els sistemes de gestió de documents públics com a facilitadors de dades i documents autèntics (art. 5.2) i la necessitat d’estructurar la informació seguint criteris temàtics i cronològics, seguint el quadre de classificació documental corporatiu i incorporant-hi índexs o guies de consulta (art. 6.1.d). Cal recordar, que l’article 3 del Reial decret 128/2018, de 16 de març, pel qual es regula el règim jurídic dels funcionaris d’Administració local amb habilitació de caràcter nacional, que regula la funció pública de secretaria estableix en punt 2 la funció de fe pública, i entre aquestes la direcció superior dels arxius i registres de l’entitat local (l). Així doncs i en conseqüència d’aquest mandat legal i el d’assessorament legal preceptiu (article 2.1.a), ha de ser coneixedora de l’existència d’un sistema de gestió documental, impulsora si no en disposa, vetllar per la documentació amb una sistemàtica de treball mínima sobre la documentació de la qual n'és el custodi i responsable primer de la manca de localització de documentació, de mantenir l'ordre i garantir el retrobament de documentació. Altrament, l’article 19.2 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català que regula els documents que integren el patrimoni documental de Catalunya inclou, entre altres, “els documents produïts o rebuts, en l'exercici de llurs funcions i com a conseqüència de llur activitat política i administrativa, per la Generalitat, pels ens locals i per les entitats autònomes, les empreses públiques i les altres entitats que en depenen” i en conseqüència estan subjectes al Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents que estableix en l’article 11.4 que “quan l'aplicació d'una taula d'avaluació i accés documental comporti l'eliminació de documents, la persona tècnica que porti a terme aquesta aplicació, abans de procedir a la destrucció, ha de: a) Disposar d'un inventari de la documentació a destruir, b) Obtenir l'autorització de la secretaria general o de la direcció de l'organisme o entitat titular de la documentació, c) Comprovar que cap circumstància administrativa o jurídica hagi alterat el termini de conservació fixat per als documents a eliminar” i ha de disposar del corresponent Registre de destrucció de documents (article 12) degudament autoritzat per la secretaria general o la direcció de l’organisme o entitat titular dels documents. Així doncs, atenent a aquests preceptes legals, la informació sol·licitada i reclamada, en el cas que existeixi, ha de formar part de diferents expedients administratius, que han d’estar perfectament classificats de manera que sigui possible la seva recuperació i facilitar-ne, si escau, l’accés. Com a referència i seguint el model de Quadre de classificació per a l’Administració Local del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, aquesta documentació hauria d’estar classificada dins el nivell Contractació administrativa i assistència tècnica (codi 0046), sèrie Contractacions de serveis (1403). 12. Seguiment de l’execució L’article 43.5 LTAIPBG estableix que “l’Administració ha de comunicar a la Comissió les actuacions fetes per a executar els acords de mediació i per a donar compliment a les resolucions dictades per la Comissió”. Sobre la base d’aquestes comunicacions i de les efectuades per les persones interessades, la GAIP ha de fer seguiment del compliment de les seves resolucions, d’acord amb el que preveuen els articles 48 i 49 RGAIP i l’apartat 30 del seu Manual de reclamació, i pot adoptar les mesures que s’hi preveuen en cas d’incompliment. L’article 43 LTAIPBG estableix que si l’Administració incompleix el termini establert pels acords de mediació o per les resolucions de la GAIP per lliurar la informació reclamada, les persones interessades ho poden comunicar a la Comissió perquè aquesta en requereixi el compliment; la desatenció d’aquest requeriment, vista la remissió expressa feta a aquest precepte per l’article 77.2.b LTAIPBG, ha de ser qualificada d’infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública (que pot ser sancionada de conformitat amb els articles 81 i 82 LTAIPBG). L’article 49.2 RGAIP preveu que, als efectes anteriors, la Comissió pot posar aquests fets en coneixement dels òrgans competents per ordenar la incoació del procediment sancionador corresponent a què fa referència l’article 86 LTAIPBG. Així mateix, l’article 25.2.k RGAIP preveu la publicació en el web de la Comissió dels casos que els seus requeriments han estat desatesos pels subjectes obligats. 13. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de 13 de juny de 2024,resol per unanimitat: 1. Estimar la Reclamació 580/2024 i declara el dret de la persona reclamant a la informació sol·licitada, d’acord amb les consideracions fetes al fonament jurídic 2. 2. Requerir a l’Ajuntament d’Olot que lliuri a la persona reclamant la informació indicada a l’apartat 1 dins del termini màxim de quinze dies. 3. Requerir a l’Ajuntament d’Olot a informar la GAIP, dins del termini de quinze dies, de l’òrgan o la persona responsable del compliment d’aquesta Resolució, així com de les actuacions dutes a terme per complir-la. 4. Convidar a la persona reclamant que informi a la GAIP de qualsevol incidència que es produeixi amb motiu del compliment d’aquesta Resolució. 5. Declarar finalitzat el procediment relatiu a la Reclamació 580/2024 i disposar la publicació d’aquesta resolució al web de la GAIP. Iolanda Pineda Balló Presidenta Els terminis establerts en aquesta Resolució per lliurar la informació s’han de comptar en dies hàbils (descomptant festius i dissabtes) i si no s’especifica una altra cosa comencen a partir de l’endemà de la recepció de la seva notificació per l’Administració reclamada. L’Administració obligada pot sol·licitar a la GAIP l’ampliació del termini atorgat per fer efectiu el lliurament de la informació Aquesta sol·licitud només pot ser admesa a consideració si és notificada a la GAIP abans que fineixi el termini fixat a la Resolució, i s’ha de fonamentar en circumstàncies que no hagin pogut ser tingudes en compte per la Comissió abans de dictar la seva Resolució. La GAIP únicament atorgarà l’ampliació sol·licitada, després d’informar-ne a la persona reclamant, si l’Administració obligada ha justificat de forma precisa i consistent la seva necessitat. Si l’Administració obligada no lliura la informació dins del termini establert per aquesta Resolució, la persona reclamant pot posar-ho en coneixement de la GAIP per tal que la Comissió en requereixi el compliment. Mentre no s’acompleixi plenament la Resolució, la Comissió difondrà al seu web www.gaip.cat l’incompliment de l’Administració obligada, d’acord amb l’article 25.2.k RGAIP. Tot això sens perjudici que la persona reclamant pugui, considerant que aquesta Resolució és un acte administratiu declaratiu de drets que vincula l’Administració, requerir-ne la seva execució davant dels Tribunals, a l’empara de l’article 29.1 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa. Aquesta acció es pot interposar després que hagin transcorregut tres mesos des que la persona afectada ha reclamat formalment i directament a l’Administració el compliment d’aquesta Resolució. Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya en un termini de dos mesos, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, d’acord amb la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.