Acceso a la información sobre dietas e indemnizaciones de los miembros del consejo de administración de EMATSA

Resolució 713/2023, de 3 d’agost Número d’expedient de la Reclamació: 563/2023 Administració reclamada: Empresa Municipal Mixta d’Aigües de Tarragona S.A. (EMATSA) Informació reclamada: Despeses d’assistència als consells d'administració de totes les empreses municipals de l'Ajuntament de Tarragona des de l'any 2000 i fins a l'actualitat, nom del membre del consell d'administració, quantitat per assistència o dietes, el concepte del pagament i la data. Sentit de la resolució: Estimació Resum: La informació sol·licitada i reclamada és informació pública, i sobre la identificació dels membres del consell d’administració i les retribucions de dietes i indemnitzacions és publicitat activa d’acord amb l’article 11 de la LTAIPBG i article 25 del Decret 8/2021 de 9 de febrer, sobre la transparència i el dret d’accés a la informació pública. Pel que fa a l’obligació o no de conservació de llibres de comptabilitat, documentació i justificants més enllà d’un període de 6 anys que es refereix la part reclamant, cal referir-se inequívocament a la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i documents (LAD) que estableix, en el seu article 3.1, que “formen l’àmbit d’aplicació d’aquesta Llei tots els documents de titularitat pública de Catalunya, els documents privats que integren o poden integrar el patrimoni documental català, els arxius situats en l’àmbit territorial de Catalunya i els òrgans administratius que els donen suport”. I afegeix en el seu article 6 quins són els documents públics, entenent aquests com els que es produeixen o reben en l’exercici de llurs funcions, entre altres, entre les entitats de dret públic o privat vinculades a qualsevol de les administracions públiques o que en depenen (f); les empreses i les institucions privades concessionàries de serveis públics, en allò que fa referència a aquestes concessions (g); les corporacions privades de dret públic (i); les persones i les entitats privades que exerceixen funcions públiques, en allò que fa referència a aquestes funcions (j); qualsevol entitat pública o entitat dependent d’una entitat pública no inclosa en les lletres precedents (k). Així doncs, i en relació a la gestió de la documentació i la informació que genera l’empresa és d’aplicació tot allò que estableix la referida LAD i que mereix el fonament jurídic específic que figura en aquesta mateixa Resolució. Dit això, i en cas que s’hagi aplicat la Taula d'accés i avaluació documental relativa a les indemnitzacions per raons del servei (TAAD núm. 249, publicada al DOGC 2861) n’ha de quedar constància al Registre de destrucció, que d’acord amb el que disposa l’article 35 LAD s’ha de fer públic al portal de transparència en la seu electrònica o lloc web de l’organisme titular del servei d’arxiu i gestió documental en virtut de la publicitat activa i transparència. Paraules clau: Ajuntaments. Empreses municipals. Periodistes. Despeses. Indemnitzacions. Dietes. Membres Consell d’administració. Estimació. Ponent: Maria del Mar Pérez Velasco Antecedents El 14 de juny de 2023 entra a la GAIP la Reclamació 563/2023, presentada pel reclamant, en relació amb la sol·licitud a l’Empresa Municipal Mixta d’Aigües de Tarragona S.A. (EMATSA) indicada a l’antecedent següent. La persona reclamant no sol·licita el procediment de mediació previst a l’article 42 de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern (LTAIPBG) i regulat pels articles 36 a 41 del Reglament de la GAIP, aprovat pel Decret 111/2017, de 18 de juliol (RGAIP). El 3 de maig de 2023 la persona reclamant presenta davant l’Ajuntament de Tarragona una sol·licitud d’accés a la informació en els següents termes: “ Pagaments per assistència als consells d'administració de totes les empreses municipals de l'Ajuntament de Tarragona des de l'any 2000 i fins a l'actualitat. També demano dietes dels membres dels consells de totes les empreses en el mateix període. Demano la informació detallada: nom del membre del consell d'administració que rep el pagament, quantitat del pagament efectuat per assistència o dietes, el concepte del pagament i la data pel qual se li va fer aquell pagament”. El 12 de juny de 2023 EMATSA, com empresa municipal de l’Ajuntament de Tarragona concernida per la petició d’informació descrita a l‘antecedent anterior, envia al reclamant, resposta i d’acord amb el que es disposa, informa que : “- Pel que respecta a les assistències al Consell d’administració, entenent aquestes com a “indemnitzacions per la concurrència a reunions a consells d’administració” en el sentit que ho estableix l’art. 25.1.c) del Decret 8/2021, de 9 de febrer, sobre la transparència i el dret d’accés a la informació publica (vegeu fitxer adjunt): Anys 2000 a 2002 (inclosos), es tramet informació anual agregada. Anys 2003 a 2009 (inclosos), es tramet informació anual agregada, separant els imports percebuts pels representants de la part pública (Ajuntament de Tarragona) i els imports percebuts per la part privada (Sorea). Anys 2010 a 2023 (fins 8/6/23), es tramet informació anual individualitzada, separant els imports percebuts pels membres representants de la part pública (Ajuntament de Tarragona) -amb dades personals pseudonimitzades-, i els imports percebuts per la part privada (Sorea). - Pel que respecta a imports percebuts en concepte de dietes, entenent aquestes d’acord amb la definició de l’art 25.1.b) del Decret 8/2021, de 9 de febrer, sobre la transparència i el dret d’accés a la informació publica: • Anys 2000 a 2016 (inclosos), no es disposa de la documentació que permeti constatar-ho. • Anys 2017 a 2023 (fins 8/6/23), no consta que els membres del Consell d’Administració n’hagin percebut.” La Reclamació presentada el 14 de juny de 2023 indica que “EMATSA envia pagaments agrupats de l'assistència als consells d'administració sense identificar els membres, la data del pagament i el concepte. Tampoc facilita els pagaments de dietes o altres despeses dels membres del consell”. El 21 de juny de 2023 la GAIP admet provisionalment la Reclamació, informa a la persona reclamant sobre els aspectes més rellevants de la seva tramitació i de la posició jurídica que ostenta com a persona interessada, de conformitat amb la legislació de procediment administratiu i la de transparència i accés a la informació pública. Li demana especialment que informi a la GAIP immediatament de les comunicacions que rebi de l’Administració reclamada relatives a la informació pública sol·licitada. El dia 22 de juny de 2023 la GAIP comunica la Reclamació a l’Empresa Municipal Mixta d’Aigües de Tarragona S A (EMATSA) i li requereix que, dins del termini de quinze dies establert per l’article 33.4 RGAIP, li trameti un informe sobre ella, així com també còpia de l’expedient de la sol·licitud d’informació de la que deriva i, en general, dels antecedents que puguin ser rellevants per resoldre la Reclamació. A data d’avui, no s’ha obtingut cap resposta a aquest requeriment. El 13 de juliol de 2023 el reclamant informa a la GAIP que ha rebut la documentació d'EMATSA per correu electrònic, i adjunta els documents que aquesta empresa d'aigües municipal li ha fet arribar i també afegeix les al·legacions que formula sobre la informació lliurada que, en síntesi, es refereixen a que la empresa municipal ha contestat anonimitzant el nom dels consellers que percebien retribucions per assistència als consells d'administració, a diferencia d’anteriors respostes on, en diferenciar entre consellers públics i altres de SOREA, es referencia pel seu nom, i ara d’això no s’ha informat; afirma que és l'única empresa municipal que ho ha fet (reiteradament); i fa avinent que no s’inclou informació del període 2000-2011; ni tampoc s’informa sobre les dietes als membres del consell d'administració. El 13 de juliol de 2023 l’entitat EMATSA envia informe a la GAIP en resposta a les al·legacions del reclamant i considera que per “pagaments per assistència als consells d’administració” es refereix al concepte “indemnitzacions: quantitats que es puguin percebre per la concurrència a consells d’administració” en el sentit que s’estableix l’art. 25.1.c) del Decret 8/2021, de 9 de febrer, sobre la transparència i el dret d’accés a la informació pública, i pel que fa a “dietes dels membres dels consells” es refereix al concepte “dietes: quantitats que s’acrediten diàriament com a compensació econòmica per satisfer les despeses de manutenció i allotjament que poden originar les comeses de servei i assistència a cursos fora de la localitat del lloc de treball habitual” tal com s’estableix l’art. 25.1.b) del Decret 8/2021, de 9 de febrer, sobre la transparència i el dret d’accés a la informació pública”. Tenint en compte l’anterior, l’entitat informa que “s’ha recopilat, dels arxius d’EMATSA, aquelles quanties que responen als conceptes referits i de les quals hagin estat beneficiàries les persones que desenvolupen el càrrec de conseller. Aquesta informació és la que, efectivament, s’ha facilitat en la contesta en qüestió i, concretament, només s’ha constatat l’existència de les quanties totals informades”. També assenyala que tenint en compte que la informació sol·licitada té un caràcter comptable i mercantil, resultaria d’aplicació l’art. 30 del Real Decret de 22 d’agost de 1885 pel què es publica el Codi de Comerç, que determina que no existeix obligació de conservació de llibres de comptabilitat, documentació i justificants més enllà d’un període de 6 anys previs. En conseqüència, EMATSA podria no disposar de tota la informació sol·licitada amb el detall indicat, tal i com s’exposarà seguidament. Considera que EMATSA ha facilitat la informació de la que efectivament disposa i, per tant, no hauria de facilitar més dades addicionals, convé assenyalar que no es pot pretendre que, mitjançant la petició realitzada, es realitzi una tasca d’elaboració d'informació específica per aquesta petició ni una re-elaboració d’entre tota la informació”. I de l’exposat conclou que la informació societària demanada de fa més de 20 anys, probablement no informatitzada en la seva totalitat, suposa una tasca complexa, “que podria paralitzar la pròpia activitat ordinària d’EMATSA (resultat que, convé indicar, es desconeix si es podria arribar a aconseguir amb la potencial re-elaboració indicada). D’acord amb tot l’anterior, es considera que accedir a la pretesa petició en el sentit referit en aquest punt no obeiria amb el principi de proporcionalitat que opera en aquest àmbit, i recollit a l’art. 22 de la Llei 19/2014, de 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern, tal i com hem exposat en aquest apartat”. També s’al·lega “pel que fa a la no inclusió de dades personals en la informació facilitada, d’acord amb allò establert a l’art. 24.2 de la Llei 19/2014, de 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern, tenint en compte l’ampli període temporal sobre el que es sol·licita la informació i al fet que en la sol·licitud no s’especifica la finalitat de l’accés, prèvia la seva ponderació, i atenent a un criteri de prudència, s’ha considerat la prevalença de l’interès per la protecció de les dades personals, optant per la seva pseudonimització. En qualsevol cas, si es considera pertinent facilitar aquestes dades personal, entén EMATSA que caldria sol·licitar el corresponent consentiment com a base del tractament a realitzar per un tercer, d’acord amb allò establert, entre d’altres preceptes, a l’art. 6 de la Llei Orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de Protecció de Dades Personals i garantia dels drets digitals i, així mateix, procedir d’acord amb allò establert a l’art. 31 de la Llei 19/2014, de 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern, donada l’afectació a tercers que podria comportar, per tal que els mateixos al·leguessin allò que consideressin pertinent. Finalment considera que pel que fa a la informació facilitada, segons s’ha posat de manifest en la contesta facilitada al reclamant, de conformitat amb l’art. 19.1 de la Llei 19/2014, de 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern, inclou tota aquella de què es disposa a EMATSA. El 17 de juliol de 2023 es traslladen les al·legacions de l’empresa EMATSA al reclamant per tal que formuli les consideracions que consideri oportunes i el 20 de juliol de 2023 respon amb les consideracions següents : - Sobre les despeses relatives al concepte d’indemnitzacions respon que hi ha un conjunt de despeses que no es concreten i van ser pagades per EMATSA als membres del consell d’administració de l’empresa pel fet de ser precisament això, consellers. Considera que aquestes despeses en l’exercici de les seves funcions com a membres del consell d’administració d’EMATSA, és a dir «per la prestació de serveis a l’empresa» i aquestes despeses recurrents i elevades i que consten en el llibre major de l’any 2013, on s’indica que són dels consellers o del president o vicepresident del consell d’administració, s’han d’haver pagat per l’exercici dels seus càrrecs en el consell de l’empresa i això concordaria completament amb la definició d’indemnitzacions: «Altres quantitats que es puguin percebre per raó de la prestació de serveis a l'administració pública». - Sobre la consideració de la llarga durada del període sobre el que es demana informació que es refereix fins al l’any 2000, i que no es disposaria de tota la documentació i que la llei 19/2014 no preveu l’obligació de conservar-la més enllà de sis anys, contraposa el caràcter públic de l’empresa i corresponent obligació de conservar-la pel control i fiscalització de la mateixa i tampoc es correspon amb la informació lliurada per le s altres empreses municipals. rol de la despesa de l’empresa. - Sobre l’al·legació de tasca complexa en la elaboració de la resposta, es contraposa que s’admet que té la informació però es diu que no la té organitzada, identificada o caracteritzada; que en tractar-se d’una empresa pública compromet la seva comptabilitat i documentació durant anys, atès que no ha organitzat degudament el seu arxiu i la seva documentació, que constitueix una actuació negligent. Alternativament proposa un accés a la documentació i poder fer l’anàlisi de la informació. - Sobre l’anonimat dels consellers o en el seu cas, el consentiment d’aquests per lliurar la informació, considera que no s’ha d’anonimitzar el nom dels membres del consell ja que eren membres designats del consell, molts eren càrrecs electes o membres de partits polítics, cobraven per assistir a una reunió mensual i per tant no es precisa d’aquesta formalitat. Reitera la petició d’accés a tota la informació. Fonaments jurídics 1. Competència de la GAIP i contingut i abast general del dret d’accés a la informació pública L’article 39.1 LTAIPBG estableix que “Les resolucions expresses o presumptes en matèria d’accés a la informació pública i, si escau, les que resolguin el recurs de reposició poden ésser objecte de reclamació gratuïta i voluntària davant la Comissió de Garantia del Dret d’Accés a la Informació Pública, encarregada de vetllar pel compliment i les garanties del dret d’accés a la informació pública que regula aquest títol”. L’article 29 RGAIP desenvolupa aquest precepte i concreta que també poden ser objecte de reclamació davant la GAIP les comunicacions que substitueixin les resolucions i l’incompliment material del dret d’accés, quan aquest ha estat reconegut expressament o presumpta. D’acord amb aquests preceptes, la GAIP és competent per tramitar i resoldre aquesta Reclamació. L’article 2.c LTAIPBG defineix el dret d’accés a la informació pública com “el dret subjectiu que es reconeix a les persones per a sol·licitar i obtenir la informació pública, en els termes i les condicions regulats per aquesta llei”. Per la seva banda, l’apartat b del mateix precepte defineix la informació pública com “la informació elaborada per l’Administració i la que aquesta té en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions, inclosa la que li subministren els altres subjectes obligats d’acord amb el que estableix aquesta llei”. Segons l’article 18.1 LTAIPBG, “Les persones tenen el dret d’accedir a la informació pública, a què fa referència l’article 2.b, a títol individual o en nom i representació de qualsevol persona jurídica legalment constituïda”. I l’article 20.1 de la mateixa llei afegeix que “El dret d’accés a la informació pública es garanteix a totes les persones, d’acord amb el que estableix aquesta llei. El dret d’accés a la informació pública només pot ésser denegat o restringit per les causes expressament establertes per les lleis”. Així mateix, els apartats 2 i 3 de l’article 20 LTAIPBG estableixen els següents requisits i criteris per a l’aplicació dels límits legals al dret d’accés a la informació pública: “2. Les limitacions legals al dret d’accés a la informació pública han d’ésser aplicades d’acord amb llur finalitat, tenint en compte les circumstàncies de cada cas concret, s’han d’interpretar sempre restrictivament en benefici d’aquest dret i no es poden ampliar per analogia. 3. Per a aplicar límits al dret d’accés a la informació pública, l’Administració no disposa de potestat discrecional i ha d’indicar en cada cas els motius que ho justifiquen. En la motivació cal explicitar el límit que s’aplica i raonar degudament les causes que en fonamenten l’aplicació”. A més, els límits legals al dret d’accés a la informació pública no són d’aplicació automàtica i absoluta (l’encapçalament de l’article 21 LTAIPBG es refereix expressament a què els límits enumerats per aquest precepte “poden” dur a la denegació de l’accés sol·licitat), de manera que l’article 22 de la mateixa Llei requereix que siguin aplicats d’acord amb criteris de proporcionalitat i temporalitat: “Els límits aplicats al dret d’accés a la informació pública han d’ésser proporcionals a l’objecte i la finalitat de protecció. L’aplicació d’aquests límits ha d’atendre les circumstàncies de cada cas concret, especialment la concurrència d’un interès públic o privat superior que justifiqui l’accés a la informació. 2. Els límits del dret d’accés a la informació pública són temporals si així ho estableix la llei que els regula, i es mantenen mentre perduren les raons que en justifiquen l’aplicació”. 2. Sobre el dret de la persona reclamant a la informació sol·licitada La informació sol·licitada i reclamada és informació pública, en la mesura en què es troba en poder de l’administració en el moment en que va ser sol·licitada. Aquesta documentació s’emmarca en la gestió dels recursos econòmics i és informació pública tal i com estableix l’art. 2.b LTAIPBG. Per tant, pot ser objecte del dret d’accés garantit per l’article 18.1 LTAIPBG, que només pot ser denegat o restringit per les causes establertes per la Llei de forma expressa. Igualment, les limitacions legals al dret d’accés a la informació pública han d’ésser aplicades d’acord amb llur finalitat, tenint en compte les circumstàncies concretes de cada cas concret, i s’han d’interpretar sempre restrictivament en benefici d’aquest dret, no podent-se ampliar per analogia (article 20 LTAIPBG). L’Empresa Municipal Mixta d’Aigües de Tarragona S.A. (EMATSA) és un subjecte públic que s’inclou dins l’àmbit d’aplicació de la LTAIPBG establert al seu article 3.1 b) ates que es tractaria “ d’ una societat amb participació majoritària o vinculada (...) amb les administracions a què fa referencià la lletra a” on s’esmenten els ens que integren l’Administració local a Catalunya. No s’aprecia que concorrin, en aquest cas, les limitacions en matèria de protecció de dades, atès que la informació que es sol·licita fa referencia a càrrecs de l’empresa subjectes a les condicions de publicitat de les seves dades identificatives. D’acord amb la regulació corresponent a la publicitat activa al propi article 9.1 LTAIPBG, es fa referència a la descripció de l’organització dels ens públics vinculats i també de les societats amb identificació de responsables, funcions que tenen atribuïdes. A més, pel que fa referència a aquest cas, la transparència en la gestió econòmica, comptable, pressupostària i patrimonial prevista a l’article 11 de la LTAIPBG, estableix que, la informació relativa a la gestió econòmica ha d’incloure: les retribucions, indemnitzacions i dietes, les activitats i els bens de diversos responsables de la gestió pública, entre el quals s’esmenta concretament al personal directiu dels ens públics, les societats i les indemnitzacions que han de percebre en deixar el seu càrrec ( article 11.1.b) LTAIPBG). Aquestes previsions resten completades per allò establert al Decret 8/2021, de 9 de febrer, sobre la transparència i el dret d’accés a la informació pública, quan al seu article 25 aclareix que s’entén per retribució, dieta i indemnització. Al respecte es diu que les indemnitzacions són “altres quantitats que es puguin percebre per raó de la prestació de serveis a l’administració pública i s’hi inclouen, entre d’altres, les indemnitzacions per despeses de viatges, per la utilització de qualsevol mitjà de transport per raó de la prestació de serveis, les indemnitzacions per trasllat de residencia forçós del lloc de treball habitual amb canvi de localitat, els drets d’assistència per la participació en tribunals de selecció de personal o en la pràctica de proves d’aptitud, per la col·laboració en cursos i activitats de formació i perfeccionament del personal organitzats per l’administració pública i per la concurrència a reunions dels seus òrgans col·legiats o a consells d’administració de les entitats del seu sector públic, així com les indemnitzacions per raó de l’extinció la vinculació laboral” ( article 25.1.c) Decret 8/2021). En conseqüència, les despeses reclamades raurien incloses dins del que es comprèn per publicitat activa i que aquesta empresa del sector públic hauria de considerar com informació activa, sense que els límits invocats sobre la protecció de dades personals siguin considerades com a de possible ponderació atès que la norma ja les ha incloses dins del camp informatiu que necessàriament haurà de facilitar l’ens concernit. Sobre l’argumentació de la tasca complexa en la recopilació de la informació sol·licitada, atès que la institució considera inassumible o desproporcionada la recol·lecció de la informació que cal proporcionar, en connexió amb el caràcter comptable i mercantil de la informació i que d’acord amb l’article 30 del Reial Decret de 22 d’agost de 1885 pel què es publica el Codi de Comerç que determina que no existeix obligació de conservació de llibres de comptabilitat, documentació i justificants més enllà d’un període de 6 anys previs, cal contraposar l’argumentació relativa al caràcter públic de la societat a la qual es reclama la informació i que, per tant, també resta subjecta a la normativa que sobre la despesa del sector públic li és d’aplicació. El Pla anual de control financer de l’Ajuntament de Tarragona, on s’inclou la referència a l’empresa municipal ara concernida, preveu el corresponent control que li és d’aplicació pel que fa a la seva gestió econòmica, com és el de l’auditoria pública de comptes, on bé haurà de disposar del corresponent suport per tal d’atendre els requeriments normatius en la gestió econòmica de l’empresa i el seu degut compliment, i que no hauria d’impedir l’accés al reclamant a la informació sol·licitada per la desproporció invocada en el treball de recopilació. Pel que fa a l’obligació o no de conservació de llibres de comptabilitat, documentació i justificants més enllà d’un període de 6 anys que es refereix la part reclamant, cal referir-se inequívocament a la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i documents (LAD) que estableix, en el seu article 3.1, que “formen l’àmbit d’aplicació d’aquesta Llei tots els documents de titularitat pública de Catalunya, els documents privats que integren o poden integrar el patrimoni documental català, els arxius situats en l’àmbit territorial de Catalunya i els òrgans administratius que els donen suport”. I afegeix en el seu article 6 quins són els documents públics, entenent aquests com els que es produeixen o reben en l’exercici de llurs funcions, entre altres, entre les entitats de dret públic o privat vinculades a qualsevol de les administracions públiques o que en depenen (f); les empreses i les institucions privades concessionàries de serveis públics, en allò que fa referència a aquestes concessions (g); les corporacions privades de dret públic (i); les persones i les entitats privades que exerceixen funcions públiques, en allò que fa referència a aquestes funcions (j); qualsevol entitat pública o entitat dependent d’una entitat pública no inclosa en les lletres precedents (k). Així doncs, i en relació a la gestió de la documentació i la informació que genera l’empresa és d’aplicació tot allò que estableix la referida LAD i que mereix el fonament jurídic específic que figura en aquesta mateixa Resolució. I seguint amb les obligacions i requeriments de la LAD, i en quant a l’avaluació de la documentació, la Taula d'accés i avaluació documental relativa a les despeses raons del servei (dietes, desplaçaments, drets d’assistència percebuts per raó de l’assistència a òrgans col·legiats, transport, etc.) (TAAD núm. 249, publicada al DOGC 2861) que afecta al conjunt de l’Administració pública catalana, estableix que aquesta documentació és de destrucció en un termini de cinc anys des de la data de tancament de l’expedient. Ara bé, en cas d’aplicació d’aquesta TAAD caldrà deixar-ne constància al Registre de destrucció, que d’acord amb el que disposa l’article 35 LAD s’ha de fer públic al portal de transparència en la seu electrònica o lloc web de l’organisme titular del servei d’arxiu i gestió documental en virtut de la publicitat activa i transparència. Per tot allò afirmat és procedent declarar el dret de la persona reclamant a la informació sol·licitada, en la mesura en què aquesta informació existeixi prèviament elaborada i en poder de l’administració. 3. Obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) i atribucions de la funció pública de secretaria L’article 7 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents modificada per la Llei 20/2015, de 29 de juliol estableix l’obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) que garanteixi el tractament correcte dels documents en tot el seu cicle de vida i que permeti complir amb les obligacions de transparència. Un concepte molt ampli que requereix dotar-se d’un seguit d’eines i instruments que permetin la millora dels processos, la seva normalització i estandardització, per tal de garantir el compliment de la normativa i la qualitat de la informació i la implementació de solucions que permetin garantir la correcta gestió de la informació pública. El capítol X del Reial decret 4/2010, del 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat en l’àmbit de l’Administració electrònica estableix que les AAPP han d’adoptar les mesures organitzatives i tècniques per a garantir la recuperació i conservació del document electrònic entre aquestes, la definició d’una política de gestió de documents, la inclusió en els expedient d’un índex electrònic signat per l’òrgan o entitat que garanteixi la integritat de l’expedient electrònic i permeti la seva recuperació, la identificació única i inequívoca de cada document que permeti classificar-lo i recuperar-lo, l’associació de metadades, la classificació d’acord amb un quadre de classificació, el període de conservació segons les convencions de cada comissió avaluador, l’accés complet i immediat dels documents entre d’altres. Tanmateix, la LTAIPBG reconeix els sistemes de gestió de documents públics com a facilitadors de dades i documents autèntics (art. 5.2) i la necessitat d’estructurar la informació seguint criteris temàtics i cronològics, seguint el quadre de classificació documental corporatiu i incorporant-hi índexs o guies de consulta (art. 6.1.d). Cal recordar, que l’article 3 del Reial decret 128/2018, de 16 de març, pel qual es regula el règim jurídic dels funcionaris d’Administració local amb habilitació de caràcter nacional, que regula la funció pública de secretaria estableix en punt 2 la funció de fe pública, i entre aquestes la direcció superior dels arxius i registres de l’entitat local (l). Així doncs i en conseqüència d’aquest mandat legal i el d’assessorament legal preceptiu (article 2.1.a), ha de ser coneixedora de l’existència d’un sistema de gestió documental, impulsora si no en disposa, vetllar per la documentació amb una sistemàtica de treball mínima sobre la documentació de la qual n'és el custodi i responsable primer de la manca de localització de documentació, de mantenir l'ordre i garantir el retrobament de documentació. Altrament, l’article 19.2 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català que regula els documents que integren el patrimoni documental de Catalunya inclou, entre altres, “els documents produïts o rebuts, en l'exercici de llurs funcions i com a conseqüència de llur activitat política i administrativa, per la Generalitat, pels ens locals i per les entitats autònomes, les empreses públiques i les altres entitats que en depenen” i en conseqüència estan subjectes al Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents que estableix en l’article 11.4 que “quan l'aplicació d'una taula d'avaluació i accés documental comporti l'eliminació de documents, la persona tècnica que porti a terme aquesta aplicació, abans de procedir a la destrucció, ha de: a) Disposar d'un inventari de la documentació a destruir, b) Obtenir l'autorització de la secretaria general o de la direcció de l'organisme o entitat titular de la documentació, c) Comprovar que cap circumstància administrativa o jurídica hagi alterat el termini de conservació fixat per als documents a eliminar” i ha de disposar del corresponent Registre de destrucció de documents (article 12) degudament autoritzat per la secretaria general o la direcció de l’organisme o entitat titular dels documents. Així doncs, atenent a aquests preceptes legals, la informació sol·licitada i reclamada forma part de diferents expedients administratius, que han d’estar perfectament classificats de manera que permetin la seva recuperació. 4. Seguiment de l’execució L’article 43.5 LTAIPBG estableix que “l’Administració ha de comunicar a la Comissió les actuacions fetes per a executar els acords de mediació i per a donar compliment a les resolucions dictades per la Comissió”. Sobre la base d’aquestes comunicacions i de les efectuades per les persones interessades, la GAIP ha de fer seguiment del compliment de les seves resolucions, d’acord amb el que preveuen els articles 48 i 49 RGAIP i l’apartat 30 del seu Manual de reclamació, i pot adoptar les mesures que s’hi preveuen en cas d’incompliment. L’article 43 LTAIPBG estableix que si l’Administració incompleix el termini establert pels acords de mediació o per les resolucions de la GAIP per lliurar la informació reclamada, les persones interessades ho poden comunicar a la Comissió perquè aquesta en requereixi el compliment; la desatenció d’aquest requeriment, vista la remissió expressa feta a aquest precepte per l’article 77.2.b LTAIPBG, ha de ser qualificada d’infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública (que pot ser sancionada de conformitat amb els articles 81 i 82 LTAIPBG). L’article 49.2 RGAIP preveu que, als efectes anteriors, la Comissió pot posar aquests fets en coneixement dels òrgans competents per ordenar la incoació del procediment sancionador corresponent a què fa referència l’article 86 LTAIPBG. Així mateix, l’article 25.2.k RGAIP preveu la publicació en el web de la Comissió dels casos que els seus requeriments han estat desatesos pels subjectes obligats. 5. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de 3 d’agost de 2023, resol per unanimitat : 1. Estimar la Reclamació 563/2023 i declarar el dret de la persona reclamant a tenir accés a la informació sobre les indemnitzacions dels responsables de l’empresa municipal descrites a l’antecedent 2, d’acord amb els criteris establerts en el fonament jurídic 2. 2. Requerir a l’Empresa Municipal Mixta d’Aigües de Tarragona S.A. (EMATSA) que lliuri a la persona reclamant la informació indicada dins el termini màxim de quinze dies, i que informi en aquest mateix termini a la GAIP de l’òrgan o la persona responsable del compliment d’aquesta Resolució, així com de les actuacions dutes a terme per complir-la. 3. Convidar a la persona reclamant que informi a la GAIP de qualsevol incidència que es produeixi amb motiu del compliment d’aquest Resolució. 4. Declarar finalitzat el procediment relatius a al Reclamació 563/2023 i disposar la publicació d’aquesta resolució al web de la GAIP. Iolanda Pineda Balló Presidenta Els terminis establerts en aquesta Resolució per lliurar la informació s’han de comptar en dies hàbils (descomptant festius i dissabtes) i si no s’especifica una altra cosa comencen a partir de l’endemà de la recepció de la seva notificació per l’Administració reclamada. L’Administració obligada pot sol·licitar a la GAIP l’ampliació del termini atorgat per fer efectiu el lliurament de la informació Aquesta sol·licitud només pot ser admesa a consideració si és notificada a la GAIP abans que fineixi el termini fixat a la Resolució, i s’ha de fonamentar en circumstàncies que no hagin pogut ser tingudes en compte per la Comissió abans de dictar la seva Resolució. La GAIP únicament atorgarà l’ampliació sol·licitada, després d’informar-ne a la persona reclamant, si l’Administració obligada ha justificat de forma precisa i consistent la seva necessitat. Si l’Administració obligada no lliura la informació dins del termini establert per aquesta Resolució, la persona reclamant pot posar-ho en coneixement de la GAIP, preferentment per correu electrònic adreçat a [email protected], per tal que la Comissió en requereixi el compliment. Mentre no s’acompleixi plenament la Resolució, la Comissió difondrà al seu web www.gaip.cat l’incompliment de l’Administració obligada, d’acord amb l’article 25.2.k RGAIP. Si l’Administració desatén el requeriment d’execució que li adreci la GAIP, la Comissió posarà els fets en coneixement de l’òrgan competent, d’acord amb allò previst per l’article 86 LTAIPBG, i li sol·licitarà la incoació d’un procediment sancionador per infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública, a l’empara de l’article 77.2.b LTAIPBG. Tot això sens perjudici que la persona reclamant pugui, considerant que aquesta Resolució és un acte administratiu declaratiu de drets que vincula l’Administració, requerir-ne la seva execució davant dels Tribunals, a l’empara de l’article 29.1 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa. Aquesta acció es pot interposar després que hagin transcorregut tres mesos des que la persona afectada ha reclamat formalment i directament a l’Administració el compliment d’aquesta Resolució. Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya en un termini de dos mesos, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, d’acord amb la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.