Reclamación por falta de entrega de datos sobre variaciones del padró municipal de habitantes en áreas básicas de salud del Ayuntamiento de l'Hospitalet del Llobregat

Resolució 832/2023, de 14 de setembre Número d’expedient de la Reclamació: 537/2023 Administració reclamada: Ajuntament de l’Hospitalet del Llobregat Informació reclamada: Dades de padró d’habitants. Sentit de la resolució: Estimació Resum: Si l’Ajuntament fa una gestió informàtica i manté actualitzat padró d’habitants, i fa i rep al menys mensualment variacions de dades padronals, sembla lògic suposar que en qualsevol moment hauria d’estar amb disposició de conèixer quina és la població empadronada, i quines variacions hi ha hagut d’un període a un altre. Certament, si allò que es pretén és conèixer la població oficial del municipi o una certificació formal sobre aquesta qüestió, segurament caldrà remetre’s a la darrera revisió anual formal del padró, que és la que s’ha aprovat amb els requisits establerts normativament per garantir-ne precisament el seu caràcter oficial. Però no és això el que demana la sol·licitud d’informació pública de la que deriva la Reclamació, que només vol informació sobre variació en el nombre d'habitants que es va produir en dues àrees bàsiques de salut del municipi d’Hospitalet de Llobregat en dues dates concretes i en dos períodes concrets. La informació sobre variacions de dades al padró no necessàriament és la població oficial del municipi resultant d’una revisió anual del padró, sinó que pot ser simplement el nombre d’habitants que resulti de les dades enregistrades vigents en un determinat moment, amb independència que calgui resoldre alguna variació problemàtica, i fent constar clarament que la informació en qüestió no és l’oficial del municipi, sinó la que resulta de la gestió informàtica de les dades padronals. Aquest motiu d’inadmissió l’Ajuntament no el fa constar quan contesta a la SAIP el passat 28 d’abril (antecedent 3). L’Ajuntament al·lega aquest motiu d’inadmissió de forma extemporània. Si l’Ajuntament volia fer valdre el motiu d’inadmissió per tasca complexa ho hauria d’haver fet constar quan va contestar a la SAIP el passat 28 d’abril. Finalment, resulta poc convincent que l’Ajuntament de l’Hospitalet del Llobregat, el segon Ajuntament amb més població de Catalunya, amb un sistema de gestió informatitzada i continua del padró al·legui complexitat a l’hora de donar una variació de dades del seu padró en dos períodes concrets i en dues dates concretes. Malgrat s’afirma que les dades no es troben directament disponibles en l’aplicació i no és possible realitzar un simple tractament informàtic d’aquestes dades, entenem que obtenir-les no forma part d’una tasca complexa i impossible de dur a terme. No estem davant una tasca tecnològicament impossible o que requereixi una tasca complexa i desproporcionada. Paraules clau: Ajuntaments. Padró municipal d’habitants. Àrees bàsiques de salut. Padró continu. Farmàcies. Tasca complexa. Estimació. Reclamació contra manca de lliurament. Ponent: Iolanda Pineda Balló Antecedents El 2 de juny de 2023 entra a la GAIP la Reclamació 537/2023, presentada contra l’Ajuntament de l’Hospitalet del Llobregat, en relació amb la sol·licitud indicada a l’antecedent següent. La persona reclamant no sol·licita el procediment de mediació previst a l’article 42 de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern (LTAIPBG) i regulat pels articles 36 a 41 del Reglament de la GAIP, aprovat pel Decret 111/2017, de 18 de juliol (RGAIP). El 17 d’abril de 2023 la persona reclamant presenta quatre sol·licituds a l’Ajuntament de l’Hospitalet del Llobregat: “Que li interessa que m'informen de la variació en el nombre d'habitants que es va produir a l’àrea bàsica de salut 8 del municipi de Hospitalet de Llobregat el dia 1 d'agost de 2022, és a dir el nombre total d'altes i baixes que es van produir al padró continu del cens municipal, aquest dia 1 d´agost de 2022”. “Que li interessa que m'informen de la variació en el nombre d'habitants que es va produir a l’àrea bàsica de salut 8 del municipi de Hospitalet de Llobregat des del dia 1 d'agost de 2022 al dia 11 d´agost de 2022 ambdós inclosos, és a dir el nombre total d'altes i baixes que es van produir al padró continu del cens municipal, en aquest període de temps”. “Que li interessa que m'informen de la variació en el nombre d'habitants que es va produir al àrea bàsica de salut 2 del municipi de Hospitalet de Llobregat des del dia 28 d'octubre de 2022 al dia 30 d´octubre de 2022 ambdós inclosos, és a dir el nombre total d'altes i baixes que es van produir al padró continu del cens municipal, en aquest període de temps”. “Que li interessa que m'informen de la variació en el nombre d'habitants que es va produir a l’àrea bàsica de salut 9 del municipi de Hospitalet de Llobregat des del dia 27 de febrer de 2023, és a dir el nombre total d'altes i baixes que es van a registrar al padró continu del cens municipal aquest dia”. En totes les instàncies presentades el reclamant hi fa constar el mateix motiu de sol·licitud: “ El motiu és que estic analitzant els habitants de l’àrea bàsica de salut seguint la Llei 31/1991, de 13 de desembre, d’Ordenació Farmacèutica de Catalunya”. El 28 d’abril de 2023 l’Ajuntament dóna la següent resposta a la persona reclamant: “S’informa que el recompte d’habitatges i habitants de cada ABS des de juny de 2018 es publica de forma oberta al portal de Dades Obertes de l’Ajuntament de L’Hospitalet. Pot consultar i descarregar la informació al següent enllaç: https://opendata.l-h. cat/Salut/Nombre- d-habitants-i-habitatges-per-rees-b-siques-/hj2f-96x6”. La Reclamació presentada el 2 de juny de 2023 posa de manifest el següent: “En aquesta web l‘Ajuntament només informa del recompte d'habitatges i habitants de cadascuna de les ABS del municipi des de juny de 2018, amb informació només referida a una única data mensual; que en correspon a la data del últim dia del mes… per tant les dates i dades que publica l´Ajuntament en aquest enllaç web, no coincideix amb les dates i dades que jo he demanat; pel que l´Ajuntament de Hospitalet de Llobregat no ha respost a la meva consulta sobre les dades d'habitants que hi ha a les dates consultades. No estic conforme amb l’anterior, conforme seguidament. La Llei 31/1991, de 13 de desembre, d’ordenació farmacèutica de Catalunya, entre d’altres preveu el procediment per autoritzar noves oficines de farmàcia, concretament a través del seu art. 7. Doncs bé, aquest procediment s’inicia, a la pràctica, sempre a instancia d’un o més farmacèutics, i s’ha d’aplicar el principi de prioritat temporal en la resolució de les sol·licituds, el que vol dir, a la pràctica, que s’autoritzarà la farmàcia al primer farmacèutic que acrediti que a la data de la presentació de la seva sol·licitud a l’àrea bàsica en qüestió hi ha els habitants mínims requerits, de tal forma que els farmacèutics peticionaris tenen la càrrega de la prova d’acreditar que la xifra d’habitants de l’àrea bàsica de salut interessada a la data que han sol·licitat l’autorització de nova farmàcia és suficient hi ha els habitants suficient per autoritzar una nova farmàcia conforme els criteris de planificació previstos en els apartats c i d de l’art. 6 de la Llei. Aquesta xifra d’habitants a acreditar pels peticionaris, està composada pel resultat de sumar tres “tipus d’habitants”: (i) els habitants de dret o empadronats, (ii) els habitants de segona residencia i (iii) els habitants en concepte d’allotjaments turístics, conforme estableix l’art. 6.e de la Llei. Doncs bé, la present reclamació té a veure en la meva sol·licitud a l’Ajuntament de Hospitalet de Llobregat per acreditar el número d’habitants de dret a les diferents Àrees Bàsiques de Salut consultades a l’Ajuntament de L’Hospitalet de Llobregat, conforme estableix la dita Llei. Convé precisar, que inicialment la Llei, en l’art. 6.5 preveia que pel que fa als habitants de dret, s’havien d’acreditar pels peticionaris, “Per al còmput dels habitants, s'ha de tenir en compte, en tots els casos, la població de l'àrea bàsica que consti en l'última revisió del padró municipal vigent al moment de presentar la sol·licitud” És a dir, inicialment els peticionaries havien de computar com a habitants de dret els que resultessin de la darrera revisió padronal vigent en el moment de presentar la sol·licitud, i acreditar aquesta xifra a l’Administració, el que encaixa amb la resposta que l’Administració m’ha donat: xifra oficial d’habitants resultant de la revisió del padró. Però amb posterioritat a la publicació d’aquesta Llei (al DOGC núm. 1538, de 8.01.1992) es va crear un sistema de gestió continua del Padró Municipal anomenat padró continu per la Llei 4/1996, de 10 de gener i el Real Decret 2612/1996, que va suposar la introducció generalitzada de la tecnologia informàtica en la gestió del padró, i que malgrat la resposta de l’Administració, aquests nou sistema, avui vigent, el padró continu, permet saber, en cada moment, el nombre d’ habitants empadronats, si bé, les dades no son inamovibles, car a una data determinada, la consulta dels habitants del padró continu pot anar canviant, segons el dia que es consulti, sobretot atès que es consubstancial amb dit sistema que es computin baixes amb posteritat, i s’apliquin de forma retroactiva. Per la qual cosa, l’Ajuntament, té un registre del padró continu, el mateix que li permet publicar les dades de habitants i habitatges per cadascuna de les Àrees Bàsiques de Salut del municipi amb una única publicació de regularitat mensual amb data referida a l´últim dia de cada mes, i tinc dret a que se’m informi de les dades de habitants que hi ha en les dates i ABS que he sol·licitat, dates i dades que no coincideixen amb les publicacions que fa l ´Ajuntament a la web…, sent necessari que emeti un informe signat pel responsable del padró a les dates i ABS sol·licitades”. El 16 de juny de 2023 la GAIP admet provisionalment la Reclamació, informa a la persona reclamant sobre els aspectes més rellevants de la seva tramitació i de la posició jurídica que ostenta com a persona interessada, de conformitat amb la legislació de procediment administratiu i la de transparència i accés a la informació pública. Li demana especialment que informi a la GAIP immediatament de les comunicacions que rebi de l’Administració reclamada relatives a la informació pública sol·licitada. El 16 de juny de 2023 la GAIP comunica la Reclamació a l’Ajuntament de l’Hospitalet i li requereix que, dins del termini de quinze dies establert per l’article 33.4 RGAIP, li trameti un informe sobre ella, així com també còpia de l’expedient de la sol·licitud d’informació de la que deriva i, en general, dels antecedents que puguin ser rellevants per resoldre la Reclamació. El 6 de juliol de 2023 l’Ajuntament de l’Hospitalet trasllada a aquesta Comissió informe on argumenta que: “Des de juny de 2018, l’Ajuntament de L’Hospitalet de Llobregat publica amb periodicitat mensual les dades del nombre d’habitants de les diferents àrees bàsiques de salut del municipi. La decisió de publicar de forma oberta al portal de Dades Obertes municipal, el recompte d’habitants de cada Àrea bàsica de salut, va venir motivada pel fet que l’Ajuntament rebia freqüents consultes de persones interessades en conèixer el nombre d’habitants a una data determinada. La resposta podia variar - i, de fet, així es va produir en alguna ocasió- en funció de la data de la sol·licitud, com a conseqüència de la gestió contínua del padró. D’aquesta manera l’Ajuntament es va trobar que havia emès algun informe i certificat que contenien dades diferents tot i referides a la mateixa data. Per evitar aquestes discrepàncies, en exercici del dret de transparència i per garantir el principi d’igualtat, l’Ajuntament va decidir publicar la informació mensualment i accessible de manera universal. La informació que obrava a l’Ajuntament relativa al nombre d’habitants de les diferents àrees bàsiques de salut en el moment en què el Sr. Xxxx va presentar les seves sol·licituds, era la que li va ser comunicada en la resposta donada el dia 28 d’abril de 2023. Per tant, era la informació que tenia el Consistori en el seu poder i temporalment preexistent a la presentació de les sol·licituds d’accés formulades. Partint del concepte d’informació pública i del marc normatiu referit, cal dir que l’objecte de la reclamació que ara presenta el Sr. Xxxxx davant la GAIP no suposa stricto sensu fer ús del dret d’accés a la informació pública perquè l’interessat està demanant accedir a una informació que no apareix publicada tal i com ell la precisa i per a la seva obtenció és necessari més que una simple operació automàtica. En efecte, l’interessat ha demanat que “se l’informi” de la variació del nombre d’habitants en uns períodes determinats. Interessa remarcar, en primer lloc, que aquesta informació no és preexistent al moment de la seva sol·licitud sinó que s’ha de confeccionar expressament; en segon lloc, que segons apreciació dels serveis competents de l’Ajuntament consultats a l’efecte, per a l’obtenció de les dades requerides serien necessàries una sèrie d’operacions que anirien més enllà d’un simple tractament informatitzat d’ús corrent o de l’explotació normal d’una base de dades. La informació sol·licitada no es troba directament disponible en l’aplicació de gestió del padró d’habitants municipal i no és possible realitzar un simple tractament informàtic d’aquestes dades amb una relació de moviments d’altes i baixes ja que en aquestes xifres també s’haurien d’incloure canvis de domicili que afecten com a alta en una zona i baixa en una altra. És a dir, caldria realitzar un tractament específic per a cadascuna de les sol·licituds realitzades. El criteri de l’Ajuntament ha estat el “d’emmagatzemar” la situació del padró municipal en un dia de cada mes i publicar-la, per evitar fer tractaments complexos per obtenir la informació a una data determinada. En la mesura que l’accés a les dades sol·licitades obligarien a la realització d’una prèvia tasca d’elaboració o de reelaboració que no pot ser qualificada de simple, ens situaríem en l’escenari de l’article 29.1.b) de l’LTAIPBG, en els termes que van ser definits per la GAIP en la Resolució d’11 de febrer de 2016 abans citada. L’informe conclou que: Per l’exposat, qui subscriu considera, llevat millor criteri jurídicament fonamentat, que la resposta que va donar l’Ajuntament en data 28 d’abril de 2023 a les sol·licituds formulades pel Sr. Xxx era ajustada a Dret en la mesura que se li va donar accés a la informació pública preexistent en aquell moment en el Consistori”. Fonaments jurídics 1. Competència de la GAIP i contingut i abast general del dret d’accés a la informació pública L’article 39.1 LTAIPBG estableix que “Les resolucions expresses o presumptes en matèria d’accés a la informació pública i, si escau, les que resolguin el recurs de reposició poden ésser objecte de reclamació gratuïta i voluntària davant la Comissió de Garantia del Dret d’Accés a la Informació Pública, encarregada de vetllar pel compliment i les garanties del dret d’accés a la informació pública que regula aquest títol”. L’article 29 RGAIP desenvolupa aquest precepte i concreta que també poden ser objecte de reclamació davant la GAIP les comunicacions que substitueixin les resolucions i l’incompliment material del dret d’accés, quan aquest ha estat reconegut expressament o presumpta. D’acord amb aquests preceptes, la GAIP és competent per tramitar i resoldre aquesta Reclamació. L’article 2.c LTAIPBG defineix el dret d’accés a la informació pública com “el dret subjectiu que es reconeix a les persones per a sol·licitar i obtenir la informació pública, en els termes i les condicions regulats per aquesta llei”. Per la seva banda, l’apartat b del mateix precepte defineix la informació pública com “la informació elaborada per l’Administració i la que aquesta té en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions, inclosa la que li subministren els altres subjectes obligats d’acord amb el que estableix aquesta llei”. Segons l’article 18.1 LTAIPBG, “Les persones tenen el dret d’accedir a la informació pública, a què fa referència l’article 2.b, a títol individual o en nom i representació de qualsevol persona jurídica legalment constituïda”. I l’article 20.1 de la mateixa llei afegeix que “El dret d’accés a la informació pública es garanteix a totes les persones, d’acord amb el que estableix aquesta llei. El dret d’accés a la informació pública només pot ésser denegat o restringit per les causes expressament establertes per les lleis”. Així mateix, els apartats 2 i 3 de l’article 20 LTAIPBG estableixen els següents requisits i criteris per a l’aplicació dels límits legals al dret d’accés a la informació pública: “2. Les limitacions legals al dret d’accés a la informació pública han d’ésser aplicades d’acord amb llur finalitat, tenint en compte les circumstàncies de cada cas concret, s’han d’interpretar sempre restrictivament en benefici d’aquest dret i no es poden ampliar per analogia. 3. Per a aplicar límits al dret d’accés a la informació pública, l’Administració no disposa de potestat discrecional i ha d’indicar en cada cas els motius que ho justifiquen. En la motivació cal explicitar el límit que s’aplica i raonar degudament les causes que en fonamenten l’aplicació”. A més, els límits legals al dret d’accés a la informació pública no són d’aplicació automàtica i absoluta (l’encapçalament de l’article 21 LTAIPBG es refereix expressament a què els límits enumerats per aquest precepte “poden” dur a la denegació de l’accés sol·licitat), de manera que l’article 22 de la mateixa Llei requereix que siguin aplicats d’acord amb criteris de proporcionalitat i temporalitat: “Els límits aplicats al dret d’accés a la informació pública han d’ésser proporcionals a l’objecte i la finalitat de protecció. L’aplicació d’aquests límits ha d’atendre les circumstàncies de cada cas concret, especialment la concurrència d’un interès públic o privat superior que justifiqui l’accés a la informació. 2. Els límits del dret d’accés a la informació pública són temporals si així ho estableix la llei que els regula, i es mantenen mentre perduren les raons que en justifiquen l’aplicació”. 2. Sobre el dret d’accés a la informació sol·licitada La informació sol·licitada és la variació en el nombre d'habitants que es va produir en dues àrees bàsiques de salut del municipi de L’Hospitalet de Llobregat en dues dates concretes i en dos períodes concrets tal i com consta en l’antecedent de fet 2. Aquesta és, de manera resumida, la formulació exacta que hi ha a la sol·licitud d’informació pública de la qual deriva la Reclamació. El Reglament de Població i Demarcació Territorial de les Entitats Locals (RPDT) aprovat pel Reial Decret 1690/1986, estableix que tots els padrons municipals han de ser gestionats per mitjans informàtics (article 60.2); els ajuntaments han de fer les actuacions necessàries per mantenir actualitzats els seus padrons, de manera que les seves dades concordin amb la realitat (article 62.1); els ajuntaments han de remetre mensualment a l’Institut Nacional d’Estadística (INE) les variacions produïdes en el padró i amb la mateixa periodicitat l’INE els ha de comunicar les eventuals discrepàncies que detecti (articles 65 i 66) i el veïnatge ha de comunicar als ajuntaments les variacions en les seves dades que han de ser objecte d’inscripció padronal (article 68), entre altres referències que posen de manifest la necessitat d’una gestió continuada del padró que, almenys en teoria, hauria de permetre als ajuntaments conèixer en qualsevol moment les seves dades. Si l’Ajuntament fa una gestió informàtica i manté actualitzat el padró d’habitants, i fa i rep almenys mensualment variacions de dades padronals, sembla lògic suposar que en qualsevol moment hauria d’estar en disposició de conèixer quina és la població empadronada, i quines variacions hi ha hagut d’un període a un altre. Certament, si allò que es pretén és conèixer la població oficial del municipi o una certificació formal sobre aquesta qüestió, segurament caldrà remetre’s a la darrera revisió anual formal del padró, que és la que s’ha aprovat amb els requisits establerts normativament per garantir-ne precisament el seu caràcter oficial. Però no és això el que demana la sol·licitud d’informació pública de la que deriva la Reclamació, que només vol informació sobre variació en el nombre d'habitants que es va produir en dues àrees bàsiques de salut del municipi d’Hospitalet de Llobregat en dues dates concretes i en dos períodes concrets. La informació sobre variacions de dades al padró no necessàriament és la població oficial del municipi resultant d’una revisió anual del padró, sinó que pot ser simplement el nombre d’habitants que resulti de les dades enregistrades vigents en un determinat moment, amb independència que calgui resoldre alguna variació problemàtica, i fent constar clarament que la informació en qüestió no és l’oficial del municipi, sinó la que resulta de la gestió informàtica de les dades padronals. La informació sol·licitada que consta a l’antecedent 2 d’aquesta sol·licitud és, sens dubte, informació pública, ja que es troba en poder de l’Ajuntament, perquè forma part del padró municipal d’habitants i, a més, ha estat elaborada pels serveis municipals. Al ser informació pública, segons els articles 18.1 i 20.1 LTAIPBG, qualsevol persona té dret a accedir -hi, llevat que concorrin causes legals que puguin determinar-ne la denegació. No és plausible que puguin concorre límits legals al dret d’accés a la informació pública a la informació sol·licitada, perquè es tracta de dades numèriques, estadístiques, que difícilment poden afectar cap dels béns protegits pels articles 21, 23 i 24 LTAIPBG. 3. Sobre la complexitat d'elaboració al·legada i la inexistència de la informació sol·licitada. L’Ajuntament, en l’informe de 6 de juliol de 2023 (antecedent 7) remès a instàncies d’aquesta Comissió al·lega que: “per a l’obtenció de les dades requerides serien necessàries una sèrie d’operacions que anirien més enllà d’un simple tractament informatitzat d’ús corrent o de l’explotació normal d’una base de dades. La informació sol·licitada no es troba directament disponible en l’aplicació de gestió del padró d’habitants municipal i no és possible realitzar un simple tractament informàtic d’aquestes dades amb una relació de moviments d’altes i baixes ja que en aquestes xifres també s’haurien d’incloure canvis de domicili que afecten com a alta en una zona i baixa en una altra. L'Ajuntament, sense dir-ho expressament s'acull a l'article 29 LTAIPBG per justificar el fet de no donar la informació sol·licitada al reclamant. Aquest article 29 LTAIPBG disposa que siguin inadmeses les sol·licituds d'informació pública: “b) Si per a obtenir la informació que demanen cal una tasca complexa d’elaboració o reelaboració. En aquest cas, es pot donar la informació de manera desglossada, amb l’audiència prèvia del sol·licitant”. S'ha d'entendre, doncs, dels arguments aportats per l'Ajuntament en l’informe sol·licitat per aquesta comissió que, concretament, s'empara en el supòsit de l'article 29.1.b per justificar que es doni una informació diferent a la sol·licitada redirigint al reclamant a una base de dades on no pot aconseguir les dades concretes que ha sol·licitat. Aquest motiu d’inadmissió l’Ajuntament no el fa constar quan contesta a la SAIP el passat 28 d’abril (antecedent 3). L’Ajuntament al·lega aquest motiu d’inadmissió de forma extemporània. Si l’Ajuntament volia fer valdre el motiu d’inadmissió per tasca complexa ho hauria d’haver fet constar quan va contestar a la SAIP el passat 28 d’abril. Finalment, resulta poc convincent que l’Ajuntament de l’Hospitalet del Llobregat, el segon Ajuntament amb més població de Catalunya, amb un sistema de gestió informatitzada i continua del padró al·legui complexitat a l’hora de donar una variació de dades del seu padró en dos períodes concrets i en dues dates concretes en dues àrees de salut. Malgrat s’afirma que les dades no es troben directament disponibles en l’aplicació i no és possible realitzar un simple tractament informàtic d’aquestes dades, entenem que obtenir-les no implica, ni comporta, una tasca complexa i impossible de dur a terme. No estem davant una tasca tecnològicament impossible o que requereixi una tasca complexa i desproporcionada. Per les raons exposades, no és admissible l’argument al·legat per l’Ajuntament relatiu a la tasca complexa d'elaboració que s’invoca extemporàniament i sense justificació objectiva, ometent l'audiència de l'interessat, ni pot donar-se per satisfactòria la informació lliurada, doncs no és la que es va sol·licitar per part del reclamant. 4. Obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) L’article 7 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents modificada per la Llei 20/2015, de 29 de juliol estableix l’obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) que garanteixi el tractament correcte dels documents en tot el seu cicle de vida i que permeti complir amb les obligacions de transparència. Un concepte molt ampli que requereix dotar-se d’un seguit d’eines i instruments que permetin la millora dels processos, la seva normalització i estandardització, per tal de garantir el compliment de la normativa i la qualitat de la informació i la implementació de solucions que permetin garantir la correcta gestió de la informació pública. L’article 8 afegeix que l’organització, l’avaluació i la conservació dels documents públics i l’accés a aquests són responsabilitat directa dels titulars respectius. El capítol X del Reial decret 4/2010, del 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat en l’àmbit de l’Administració electrònica estableix que les AAPP han d’adoptar les mesures organitzatives i tècniques per a garantir la recuperació i conservació del document electrònic entre aquestes, la definició d’una política de gestió de documents, la inclusió en els expedients d’un índex electrònic signat per l’òrgan o entitat que garanteixi la integritat de l’expedient electrònic i permeti la seva recuperació, la identificació única i inequívoca de cada document que permeti classificar-lo i recuperar-lo, l’associació de metadades, la classificació d’acord amb un quadre de classificació, el període de conservació segons les convencions de cada comissió avaluadora, l’accés complet i immediat dels documents entre d’altres. Pel que fa a gestió de la documentació i arxiu dels documents electrònics, la Disposició Addicional Onzena de la Llei 26/2010, del 3 d'agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya estableix que els documents electrònics s'han de gestionar i conservar en expedients electrònics d'acord amb les prescripcions de la normativa en matèria d'arxius i documents; que l’arxiu dels documents i expedients electrònics ha d'assegurar la identitat i la integritat a llarg termini de la informació que contenen; que els documents públics electrònics han de tenir garantides l'autenticitat i la integritat dels continguts, i també la conservació de l'aparença i la funcionalitat originals i, quan escaigui, llur confidencialitat, durant el termini establert per la normativa vigent en matèria d'arxius i documents; que les administracions públiques han d'assegurar la possibilitat de transformar els documents per raons tecnològiques, per a adaptar-ne el format i la sintaxi informàtica a les necessitats de gestió i preservació establertes per la normativa d'arxius i documents; que els sistemes d'informació que utilitzin les administracions públiques incloses en l'àmbit d'aplicació d'aquesta llei han de garantir, sempre que sigui possible, l'autenticitat i la integritat de llurs dades, i també la traçabilitat de les accions que portin a terme; que les dades contingudes en els sistemes d'informació de les administracions públiques es consideren documents públics electrònics, i els són aplicables les disposicions d'aquesta llei relatives a l'arxiu electrònic. Tanmateix, l’LTAIPBG reconeix els sistemes de gestió de documents públics com a facilitadors de dades i documents autèntics (art. 5.2) i la necessitat d’estructurar la informació seguint criteris temàtics i cronològics, seguint el quadre de classificació documental corporatiu i incorporant-hi índexs o guies de consulta (art. 6.1.d). Cal recordar, que l’article 3 del Reial decret 128/2018, de 16 de març, pel qual es regula el règim jurídic dels funcionaris d’Administració local amb habilitació de caràcter nacional, que regula la funció pública de secretaria estableix en punt 2 la funció de fe pública, i entre aquestes la direcció superior dels arxius i registres de l’entitat local (l). Així doncs i en conseqüència d’aquest mandat legal i el d’assessorament legal preceptiu (article 2.1.a), ha de ser coneixedora de l’existència d’un sistema de gestió documental, impulsora si no en disposa, vetllar per la documentació amb una sistemàtica de treball mínima sobre la documentació de la qual n'és el custodi i responsable primer de la manca de localització de documentació, de mantenir l'ordre i garantir el retrobament de documentació. Altrament, l’article 19.2 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català que regula els documents que integren el patrimoni documental de Catalunya inclou, entre altres, “els documents produïts o rebuts, en l'exercici de llurs funcions i com a conseqüència de llur activitat política i administrativa, per la Generalitat, pels ens locals i per les entitats autònomes, les empreses públiques i les altres entitats que en depenen” i en conseqüència estan subjectes al Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents que estableix en l’article 11.4 que “quan l'aplicació d'una taula d'avaluació i accés documental comporti l'eliminació de documents, la persona tècnica que porti a terme aquesta aplicació, abans de procedir a la destrucció, ha de: a) Disposar d'un inventari de la documentació a destruir, b) Obtenir l'autorització de la secretaria general o de la direcció de l'organisme o entitat titular de la documentació, c) Comprovar que cap circumstància administrativa o jurídica hagi alterat el termini de conservació fixat per als documents a eliminar” i ha de disposar del corresponent Registre de destrucció de documents (article 12) degudament autoritzat per la secretaria general o la direcció de l’organisme o entitat titular dels documents. 5. Seguiment de l’execució L’article 43.5 LTAIPBG estableix que “l’Administració ha de comunicar a la Comissió les actuacions fetes per a executar els acords de mediació i per a donar compliment a les resolucions dictades per la Comissió”. Sobre la base d’aquestes comunicacions i de les efectuades per les persones interessades, la GAIP ha de fer seguiment del compliment de les seves resolucions, d’acord amb el que preveuen els articles 48 i 49 RGAIP i l’apartat 30 del seu Manual de reclamació, i pot adoptar les mesures que s’hi preveuen en cas d’incompliment. L’article 43 LTAIPBG estableix que si l’Administració incompleix el termini establert pels acords de mediació o per les resolucions de la GAIP per lliurar la informació reclamada, les persones interessades ho poden comunicar a la Comissió perquè aquesta en requereixi el compliment; la desatenció d’aquest requeriment, vista la remissió expressa feta a aquest precepte per l’article 77.2.b LTAIPBG, ha de ser qualificada d’infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública (que pot ser sancionada de conformitat amb els articles 81 i 82 LTAIPBG). L’article 49.2 RGAIP preveu que, als efectes anteriors, la Comissió pot posar aquests fets en coneixement dels òrgans competents per ordenar la incoació del procediment sancionador corresponent a què fa referència l’article 86 LTAIPBG. Així mateix, l’article 25.2.k RGAIP preveu la publicació en el web de la Comissió dels casos que els seus requeriments han estat desatesos pels subjectes obligats. 6. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de 14 de setembre de 2023, resol per unanimitat: 1. Estimar la Reclamació 537/2023 i declarar el dret de la persona reclamant a conèixer les dades sol·licitades del padró continu. 2. Requerir a l’Ajuntament de l’Hospitalet del Llobregat que lliuri a la persona reclamant la informació indicada a l’apartat 2 dels antecedents dins del termini màxim de quinze dies. 3. Requerir a l’Ajuntament de l’Hospitalet del Llobregat a informar la GAIP, dins del termini de quinze dies, de l’òrgan o la persona responsable del compliment d’aquesta Resolució, així com de les actuacions dutes a terme per complir-la. 4. Convidar a la persona reclamant que informi a la GAIP de qualsevol incidència que es produeixi amb motiu del compliment d’aquesta Resolució. 5. Declarar finalitzat el procediment relatiu a la Reclamació 537/2023 i disposar la publicació d’aquesta resolució al web de la GAIP. Iolanda Pineda Balló Presidenta Els terminis establerts en aquesta Resolució per lliurar la informació s’han de comptar en dies hàbils (descomptant festius i dissabtes) i si no s’especifica una altra cosa comencen a partir de l’endemà de la recepció de la seva notificació per l’Administració reclamada. L’Administració obligada pot sol·licitar a la GAIP l’ampliació del termini atorgat per fer efectiu el lliurament de la informació Aquesta sol·licitud només pot ser admesa a consideració si és notificada a la GAIP abans que fineixi el termini fixat a la Resolució, i s’ha de fonamentar en circumstàncies que no hagin pogut ser tingudes en compte per la Comissió abans de dictar la seva Resolució. La GAIP únicament atorgarà l’ampliació sol·licitada, després d’informar-ne a la persona reclamant, si l’Administració obligada ha justificat de forma precisa i consistent la seva necessitat. Si l’Administració obligada no lliura la informació dins del termini establert per aquesta Resolució, la persona reclamant pot posar-ho en coneixement de la GAIP, preferentment per correu electrònic adreçat a [email protected], per tal que la Comissió en requereixi el compliment. Mentre no s’acompleixi plenament la Resolució, la Comissió difondrà al seu web www.gaip.cat l’incompliment de l’Administració obligada, d’acord amb l’article 25.2.k RGAIP. Si l’Administració desatén el requeriment d’execució que li adreci la GAIP, la Comissió posarà els fets en coneixement de l’òrgan competent, d’acord amb allò previst per l’article 86 LTAIPBG, i li sol·licitarà la incoació d’un procediment sancionador per infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública, a l’empara de l’article 77.2.b LTAIPBG. Tot això sens perjudici que la persona reclamant pugui, considerant que aquesta Resolució és un acte administratiu declaratiu de drets que vincula l’Administració, requerir-ne la seva execució davant dels Tribunals, a l’empara de l’article 29.1 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa. Aquesta acció es pot interposar després que hagin transcorregut tres mesos des que la persona afectada ha reclamat formalment i directament a l’Administració el compliment d’aquesta Resolució. Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya en un termini de dos mesos, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, d’acord amb la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.