Solicitud de copia anonimizada de expediente de investigación al Ayuntamiento de Montornès del Vallès finalizada por entrega de la información

Resolució 272/2021, de 18 de març Número d’expedient de la Reclamació: 524/2020 Administració reclamada: Ajuntament de Montornès del Vallès Informació reclamada: Còpia anonimitzada d’un expedient d’investigació instat per la persona reclamant Sentit de la resolució: Finalització per la pèrdua sobrevinguda d’objecte de la Reclamació Resum: Els antecedents posen de manifest que l’Administració ha lliurat a la persona reclamant la informació sol·licitada, en el marc d’aquest procediment. Aquest fet suposa la satisfacció extemporània de la sol·licitud d’informació de la què deriva la Reclamació i comporta la pèrdua d’objecte d’aquest procediment, ja que s’han esvaït els motius de discrepància jurídica que la justificaven. En aquestes circumstàncies, és procedent finalitzar la Reclamació per la pèrdua sobrevinguda del seu objecte, sense necessitat de fer cap declaració sobre l’abast del dret d’accés. Paraules clau: Ajuntament. Persona interessada. Reclamació contra silenci. Límits. Dades personals. Lliurament extemporani. Pèrdua d’objecte. Ponent: Elisabet Samarra Gallego Antecedents 1. El 24 de setembre de 2020 entra a la GAIP la Reclamació 525/2020, presentada contra l’Ajuntament de Montornès del Vallès. La persona reclamant no sol·licita el procediment de mediació previst a l’article 42 de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern (LTAIPBG) i regulat pels articles 36 a 41 del Reglament de la GAIP, aprovat pel Decret 111/2017, de 18 de juliol (RGAIP). 2. El 28 de juliol de 2020, la persona reclamant presenta una instància a l’Ajuntament de Montornès del Vallès i demana: “Primer. L’execució immediata de les resolucions administratives esmentades perquè se’m faciliti còpia anonimitzada de l’expedient CII 01/2016, instruït a partir de la denúncia formulada per la treballadora XXX. Segon. L’enviament per via electrònica a l’adreça indicada a l’encapçalament, de tots els documents que tinguin relació amb la investigació de la meva conducta com a persona denunciada: denúncia inicial, òrgan que ordena la instrucció, providència d’inici, diligències de tràmit, informes, declaracions, proves documentals i testificals, proposta de resolució, notificacions, etc Tercer. Certificat de la secretaria o directora de recursos humans on quedi constància dels documents (tipologia) que s’extreuen de l’expedient per si s’escau reclamar-los en via jurisdiccional, sense cap referència al contingut o dades protegides. 3. La reclamació presentada el 24 de setembre de 2020 indica que l’Ajuntament no hauria respost la sol·licitud. 4. El 30 de setembre de 2020 la GAIP admet provisionalment la Reclamació i informa a la persona reclamant sobre els aspectes més rellevants de la seva tramitació i de la posició jurídica que ostenta com a persona interessada, de conformitat amb la legislació de procediment administratiu i la de transparència i accés a la informació pública. Li demana especialment que informi a la GAIP immediatament de les comunicacions que rebi de l’Administració reclamada relatives a la informació pública sol·licitada, mentre duri la tramitació de la Reclamació. 5. L’1 d’octubre de 2020, la GAIP comunica la Reclamació a l’Ajuntament i li requereix que, dins del termini de quinze dies establert per l’article 33.4 RGAIP, li trameti un informe sobre ella, així com també còpia de l’expedient de la sol·licitud d’informació de la què deriva i, en general, dels antecedents que pugin ser rellevants per resoldre la Reclamació. 6. El 30 d’octubre de 2020 té entrada al registre de la GAIP l’informe de l’Ajuntament, que informa que “Fins a data d’avui no s’ha pogut donar resposta a dita petició, atès al volum de tasques del Departament d’Organització i Desenvolupament del Personal que, a causa de la crisi sanitària originada per la COVID-19, s’ha vist desbordat i ha hagut de prioritzar les tasques en matèria de prevenció de riscos laborals, aplicació dels protocols d’incorporació del personal, recuperació d’ores del personal, teletreball, contractacions/nomenaments per fer front a situacions socials derivades de la COVID, entre altres. (...) D’acord amb els fonaments de dret i la resolució de la GAIP de 89/2019, de 22 de febrer de 2020, qui subscriu entén que tot i que es doni còpia anonimitzada de l’expedient i atès que principalment apareix la denúncia, actes de compareixença de les diferents parts (afectats i tres testimonis) més les actes de tràmit, és fàcilment identificable la persona que declara, perdent el sentit de l’anonimització de la documentació i causa un possible greuge a la persona denunciant (...) Finalment entenem que la sol·licitud d’accés que ens ocupa manca de la motivació i justificació necessària per poder valorar si, en aquest cas, ha de prevaldre el dret d’accés al dret de confidencialitat i protecció de dades”. 7. El 2 de novembre de 2020 la GAIP en ús de la facultat que li atribueix l’article 34.1 bis RGAIP, demana a l’Ajuntament la seva col·laboració per a traslladar la Reclamació a les terceres persones afectades amb indicació de què disposen un termini de deu dies per a fer arribar a la GAIP les consideracions i al·legacions que estimin adients i siguin rellevants per al sentit de la resolució. 8. El 12 de novembre de 2020 l’Ajuntament de Montornès del Vallès aporta a aquesta Comissió els comprovants conforme s’ha efectuat el trasllat a les terceres persones, sense que la GAIP hagi rebut cap al·legació d’elles. 9. En data 18 de desembre de 2020, la Comissió sol·licita l’informe previst a l’article 42.8 LTAIPBG a l’Autoritat Catalana de Protecció de Dades (APDCAT), i li remet l’expedient relatiu a la reclamació. Seguidament, informa a les parts de l’ampliació del termini per resoldre per quinze dies més de resultes de la petició d’aquest informe, a l’empara d’allò previst a l’article 42.9 LTAIPBG. 10. El dia 26 de gener de 2021 té entrada l’Informe de l’APDCAT que conclou: “La persona reclamant té dret a accedir a tota la informació que sobre la seva persona figuri en l’expedient i en la documentació sol·licitada, incloent l’origen de la informació i, per tant, la identitat de persones que han facilitat informació sobre el reclamant (art. 15 RGPD). La normativa de protecció de dades no impedeix que la persona reclamant pugui accedir a la informació en els termes en que sol·licita, és a dir, còpia anonimitzada de l’expedient XXXX, i documents que tinguin relació amb la investigació de la seva conducta com a persona denunciada, excloent de l’accés la informació identificativa innecessària als efectes del principi de minimització (art. 5.1.c) RGPD), així com informació mereixedora d’especial protecció de terceres persones (ex. art. 23 LTC). Tampoc no estaria justificat l’accés a la resta d’informació personal sobre terceres persones que pugui constar en la documentació sol·licitada (art. 24.2 LTC), accés que el reclamant tampoc no demana. La normativa de protecció de dades no impedeix l’accés del reclamant a les dades merament identificatives dels membres de les Comissions encarregades de l’avaluació i investigació del fets denunciats i/o dels empleats públics que puguin constar en la documentació sol·licitada, incloent el “Certificat de la secretaria o directora de recursos humans on quedi constància dels documents (tipologia) que s’extreuen de l’expedient per si s’escau reclamar-los en via jurisdiccional, sense cap referència al contingut o dades protegides.” 11. El 2 de febrer de 2021 la GAIP trasllada l’informe de l’APDCAT a l’Ajuntament de Montornès del Vallès i li demana a l’Ajuntament si, a la vista de l'informe de l'APDCAT, variarà la seva posició i permetrà l'accés a la persona reclamant a la informació sol·licitada. 12. El 18 de febrer de 2021 l’Ajuntament de Montornès del Vallès envia un correu electrònic a la GAIP en el qual informa que en breu notificarà a la persona reclamant que se li permetrà l'accés a la informació sol·licitada. 13. El 10 de març de 2021 l’Ajuntament de Montornès tramet a la GAIP el justificant del lliurament de la informació objecte de la reclamació: còpia "anonimitzada" de l'expedient de la Comissió d'Investigació Interna núm. 1/2016 i un corresponent certificat, a la persona reclamant. Fonaments jurídics 1. Competència de la GAIP i contingut i abast generals del dret d’accés a la informació pública L’article 39.1 LTAIPBG estableix que “Les resolucions expresses o presumptes en matèria d’accés a la informació pública i, si escau, les que resolguin el recurs de reposició poden ésser objecte de reclamació gratuïta i voluntària davant la Comissió de Garantia del Dret d’Accés a la Informació Pública, encarregada de vetllar pel compliment i les garanties del dret d’accés a la informació pública que regula aquest títol”. L’article 29 RGAIP desenvolupa aquest precepte i concreta que també poden ser objecte de reclamació davant la GAIP les comunicacions que substitueixin les resolucions i l’incompliment material del dret d’accés, quan aquest ha estat reconegut expressament o presumpta. D’acord amb aquests preceptes, la GAIP és competent per tramitar i resoldre aquesta Reclamació, ja que deriva d’una sol·licitud d’informació pública adreçada a un subjecte obligat per l’LTAIPBG (article 3.1). L’article 2.c LTAIPBG defineix el dret d’accés a la informació pública com “el dret subjectiu que es reconeix a les persones per a sol·licitar i obtenir la informació pública, en els termes i les condicions regulats per aquesta llei”. Per la seva banda, l’apartat b del mateix precepte defineix la informació pública com “la informació elaborada per l’Administració i la que aquesta té en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions, inclosa la que li subministren els altres subjectes obligats d’acord amb el que estableix aquesta llei”. Segons l’article 18.1 LTAIPBG, “Les persones tenen el dret d’accedir a la informació pública, a què fa referència l’article 2.b, a títol individual o en nom i representació de qualsevol persona jurídica legalment constituïda”. I l’article 20.1 de la mateixa llei afegeix que “El dret d’accés a la informació pública es garanteix a totes les persones, d’acord amb el que estableix aquesta llei. El dret d’accés a la informació pública només pot ésser denegat o restringit per les causes expressament establertes per les lleis”. Així mateix, els apartats 2 i 3 de l’article 20 LTAIPBG estableixen els següents requisits i criteris per a l’aplicació dels límits legals al dret d’accés a la informació pública: “2. Les limitacions legals al dret d’accés a la informació pública han d’ésser aplicades d’acord amb llur finalitat, tenint en compte les circumstàncies de cada cas concret, s’han d’interpretar sempre restrictivament en benefici d’aquest dret i no es poden ampliar per analogia. 3. Per a aplicar límits al dret d’accés a la informació pública, l’Administració no disposa de potestat discrecional i ha d’indicar en cada cas els motius que ho justifiquen. En la motivació cal explicitar el límit que s’aplica i raonar degudament les causes que en fonamenten l’aplicació”. A més, els límits legals al dret d’accés a la informació pública no són d’aplicació automàtica i absoluta (l’encapçalament de l’article 21 LTAIPBG es refereix expressament a què els límits enumerats per aquest precepte “poden” dur a la denegació de l’accés sol·licitat), de manera que l’article 22 de la mateixa Llei requereix que siguin aplicats d’acord amb criteris de proporcionalitat i temporalitat: “Els límits aplicats al dret d’accés a la informació pública han d’ésser proporcionals a l’objecte i la finalitat de protecció. L’aplicació d’aquests límits ha d’atendre les circumstàncies de cada cas concret, especialment la concurrència d’un interès públic o privat superior que justifiqui l’accés a la informació. 2. Els límits del dret d’accés a la informació pública són temporals si així ho estableix la llei que els regula, i es mantenen mentre perduren les raons que en justifiquen l’aplicació”. L’article 42.8 LTAIPBG preveu que, si la denegació de l’accés per part de l’Administració s’ha fonamentat en la protecció de dades personals, la Comissió haurà de sol·licitar a l’Autoritat Catalana de Protecció de Dades (APDCAT) que emeti informe sobre l’adequació de l’accés a la normativa de protecció de dades, i l’apartat 9 d’aquest mateix article preveu que el termini per resoldre pot ésser ampliat per quinze dies més en aquest cas, la qual cosa ha d’ésser notificada a totes les parts. 2. Pèrdua sobrevinguda de l’objecte de la Reclamació i deure de diligència de la persona reclamant Els antecedents posen de manifest que l’Administració ha lliurat a la persona reclamant la informació sol·licitada, en el marc d’aquest procediment. Aquest fet suposa la satisfacció extemporània de la sol·licitud d’informació de la què deriva la Reclamació i comporta la pèrdua d’objecte d’aquest procediment, ja que s’han esvaït els motius de discrepància jurídica que la justificaven. En aquestes circumstàncies, és procedent finalitzar la Reclamació per la pèrdua sobrevinguda del seu objecte, sense necessitat de fer cap declaració sobre l’abast del dret d’accés. 3. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de 18 de març de 2021, resol per unanimitat finalitzar la Reclamació 524/2020 per la pèrdua sobrevinguda del seu objecte i disposar la publicació d’aquesta resolució al web de la GAIP. Elisabet Samarra Gallego Presidenta Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya en un termini de dos mesos, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, d’acord amb la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.