Reclamación contra la inadmisión de solicitud de acceso a información sobre secretarios municipales y autorizaciones de pagos en el Ayuntamiento de Navata

Resolució 547/2024 , de 25 d’abril Número d’expedient de la Reclamació: 512/2024 Administració reclamada: Ajuntament de Navata Informació reclamada: Llistat de noms de secretaris municipals i responsable de realitzar alguns pagaments. Sentit de la resolució: Estimació Resum: L’Ajuntament de Navata afirma que concorre la causa de l’article 29.1. b) per inadmetre la sol·licitud en relació a “Qui ha autoritzat els pagaments a l’alcalde XXX en el període 2009- 2023”, ja que segons l’Ajuntament s’han de consultar 51 expedients. En aquest sentit, cal estar al que es disposa a l’article 66.3 del Decret 8/2021, de 9 de febrer, sobre la transparència i el dret d'accés a la informació pública, ja transcrit, on s’explicita que la inadmissió de les sol·licituds per aquesta causa no es pot justificar exclusivament en el volum de la informació si la tasca d'elaboració o de recopilació no revesteix complexitat. En el supòsit que ara ens ocupa la tasca pot revestir d’un cert volum, a parer nostre d’un nombre reduït d’expedients, ja que n’abasta 51, que, a més, sembla que ja estan perfectament identificats, però, és que tampoc, en cap cas, l’extracció de la informació reclamada revesteix de cap tipus de complexitat. Paraules clau: Ajuntaments. Interessats. Llistat de secretaris. Pagaments. Reclamació contra inadmissió. Tasca complexa. Inexistència. Estimació. Sense límits. Ponent: Clara I. Velasco Rico Antecedents 1. El 8 d’abril de 2024 entra a la GAIP la Reclamació 512/ 2024, presentada per una persona interessada contra l’Ajuntament de Navata en relació amb la sol·licitud indicada a l’antecedent següent. 2. El 7 de març de 2024 la persona reclamant sol·licita a l’Ajuntament de Navata el següent: “sol·licitem dades complertes amb els noms dels Secretaris i temps d’estància al Ajuntament de Navata i qui ha autoritzat els pagaments al alcalde XXXX en el període 2009 a 2023”. 3. La Reclamació presentada el 8 d’abril de 2024 indica que l’Ajuntament ha inadmès de forma expressa la sol·licitud d’accés a la informació pública. 4. El 16 d’abril de de 2024 la GAIP admet provisionalment la Reclamació, i cursa notificació a la persona reclamant informant-la sobre els aspectes més rellevants de la seva tramitació i de la posició jurídica que ostenta com a persona interessada, de conformitat amb la legislació de procediment administratiu i la de transparència i accés a la informació pública. Li demana especialment que informi a la GAIP immediatament de les comunicacions que rebi de l’Administració reclamada relatives a la informació pública sol·licitada, mentre duri la Reclamació. 5. El 16 d’abril de 2024 la GAIP comunica la Reclamació a l’Ajuntament de Navata i li requereix que, dins del termini de quinze dies establert per l’article 33.4 RGAIP, li trameti un informe sobre la Reclamació , així com també còpia de l’expedient de la sol·licitud d’informació de la qual deriva i, en general, dels antecedents que puguin ser rellevants per resoldre la Reclamació. 6. En data 22 d’abril de 2024 l’Ajuntament de Navata remet a la GAIP la informació esmentada en l’antecedent anterior i manté la seva argumentació per a inadmetre la SAIP, fonamentada en la previsió de l’article 29.1.b) de l’LTAIPBG . Fonaments jurídics 1. Competència de la GAIP i contingut i abast general del dret d’accés a la informació pública D’acord amb l’article 39.1 LTAIPBG i 29 del RGAIP aquesta Comissió és competent per tramitar i resoldre aquesta Reclamació. L’article 2.b i c LTAIPBG defineixen la informació publica i preveuen el dret d’accés a les persones per a sol·licitar i obtenir-la que d’acord amb l’article 18.1 LTAIPBG, tan a títol individual o en nom i representació de qualsevol persona jurídica legalment constituïda. L’article 20 LTAIPBG preveu els requisits i criteris per a l’aplicació dels límits legals al dret d’accés a la informació pública, que l’Administració no disposa de potestat discrecional i ha d’indicar en cada cas els motius que ho justifiquen. Els articles 21 i 22 LTAIPBG estableixen que aquests límits no són d’aplicació automàtica i absoluta i han de ser aplicats d’acord amb criteris de proporcionalitat i temporalitat i han d’atendre les circumstàncies de cada cas concret, especialment la concurrència d’un interès públic o privat superior que justifiqui l’accés a la informació. 2. Sobre el dret a la informació sol·licitada i sobre la inexistent tasca complexa d’elaboració o reelaboració En primer lloc, cal tenir en compte que la informació sol·licitada per la persona reclamant és informació pública, d’acord amb allò previst a l’article 2.b) de LTAIPBG, ja que és informació que l’Ajuntament ha de tenir en el seu poder, fruit de l’exercici de les competències que li són pròpies. En segon lloc, és clar que l’Ajuntament resta inclòs dins l’àmbit subjectiu d’aplicació de l’LTAIPBG i queda obligat a resoldre en temps i forma les sol·licituds d’accés, segons el que disposa l’article 3.1.a) de l’esmentada Llei. Altrament, l’article 53.1 del Decret 8/2021, de 9 de febrer, sobre la transparència i el dret d'accés a la informació pública (DTIP), concreta que és informació pública objecte del dret d’accés “tota la informació, qualssevol dades o documents que les administracions públiques han elaborat, posseeixen, o poden legítimament exigir a terceres persones com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions”. En tercer lloc, s’han de fer algunes consideracions en relació a la Resolució de l’Ajuntament de Navata de 05 d’abril, on s’esgrimeix la tasca complexa d’elaboració per a negar l’accés al llistat de secretaris d’Ajuntament que han ocupat el càrrec entre els anys 2009-2023 perquè segons l’Ajuntament: “caldria una tasca d’elaboració complexa demanant aquesta informació a la Generalitat de Catalunya qui disposa de les dades fefaents sobre els nomenaments corresponents i elaborar una llista amb les dades recaptades per tal de poder atendre a la sol·licitud de la Sra. XXX”. En aquest sentit, és doctrina assentada i pacífica d’aquesta Comissió interpretar, com no pot ser d’una altra manera, el concepte “tasca complexa d’elaboració o reelaboració” de forma restrictiva. Com diem, s’invoca, per part de l’Ajuntament, l’article 29.1.b LTAIPBG per a inadmetre la SAIP. Amb tot cal tenir present el que disposa l’article 66.1 del Decret 8/2021, de 9 de febrer, sobre la transparència i el dret d'accés a la informació pública, als efectes del que preveu la lletra b) de l’article 29.1 LTAIPBG, que estableix que han de ser inadmeses les SAIP quan concorri alguna de les circumstàncies següents: “a) Quan l'obtenció, l'extracció o la disposició de la informació sol·licitada impliqui una càrrega de treball inassumible o desproporcionada pel fet que la informació procedeix de diferents expedients, fonts d'informació, bases de dades o arxius, o es conté en un gran volum d'informació i no pugui ser realitzada amb l'ajuda dels mitjans informàtics disponibles; b) Quan l'elaboració de la informació requereixi una tasca d'anàlisi o d'interpretació que tingui una complexitat objectivable i desproporcionada i no pugui ser realitzada amb l'ajuda dels mitjans informàtics disponibles”. I segueix en el punt 2 i 3 en aspectes no menys transcendents per a valorar aquesta qüestió: “2. Les administracions públiques han de motivar l'apreciació de qualsevol d'aquestes circumstàncies mitjançant, entre d'altres, una declaració dels recursos humans i materials necessaris per a l'obtenció i elaboració de la informació, i una ponderació d'aquests recursos amb els disponibles a l'òrgan competent per resoldre. 3. La inadmissió de les sol·licituds per aquesta causa no es pot justificar exclusivament en el volum de la informació si la tasca d'elaboració o de recopilació no revesteix complexitat”. L’argument invocat per a justificar l’inadmissibilitat per aquesta qüestió no està suficientment desenvolupat en la resolució de l’Ajuntament que inadmet la SAIP en aquest punt, a parer d’aquesta Comissió. La resolució i el posterior informe estan mancats de dades objectivables que permetin a aquesta Comissió evidenciar el volum real de feina que suposaria per a l’organització atendre la sol·licitud d’accés, el còmput dels mitjans necessaris, l’equip que seria imprescindible per a dur-la a terme, entre d’altres qüestions. Extreure dels arxius propis els noms demanats o demanar-los a una altra administració no són accions que encaixin en el concepte de tasca complexa que inclou la normativa reguladora del dret d’accés. Per tant, invocar aquesta causa no eximeix l’Ajuntament d’haver de facilitar a la persona reclamant la següent informació “Dades completes amb els noms dels secretaris i temps d’estància” . D’altra banda, i en segon lloc, l’Ajuntament de Navata també afirma que concorre la mateixa causa per inadmetre la sol·licitud en relació a “Qui ha autoritzat els pagaments a l’alcalde XXX en el període 2009-2023”, ja que segons l’Ajuntament s’han de consultar 51 expedients. En aquest sentit, cal estar al que es disposa a l’article 66.3 del Decret 8/2021, de 9 de febrer, sobre la transparència i el dret d'accés a la informació pública, ja transcrit, on s’explicita que la inadmissió de les sol·licituds per aquesta causa no es pot justificar exclusivament en el volum de la informació si la tasca d'elaboració o de recopilació no revesteix complexitat. En el supòsit que ara ens ocupa la tasca pot revestir d’un cert volum -a parer nostre d’un volum reduït - d’expedients, ja que n’abasta 51, que, a més, sembla que ja estan perfectament identificats, però, és que tampoc, en cap cas, l’extracció de la informació reclamada revesteix de cap tipus de complexitat. En definitiva, la Comissió no aprecia, en el cas que ens ocupa, que concorri la causa d’inadmissió relativa a la tasca complexa d’elaboració o reelaboració, i, en conseqüència, empara el dret de la persona reclamant a rebre la informació sol·licitada. 3. Obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) i atribucions de la funció pública de secretaria L’article 7 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents modificada per la Llei 20/2015, de 29 de juliol estableix l’obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) que garanteixi el tractament correcte dels documents en tot el seu cicle de vida i que permeti complir amb les obligacions de transparència. Un concepte molt ampli que requereix dotar-se d’un seguit d’eines i instruments que permetin la millora dels processos, la seva normalització i estandardització, per tal de garantir el compliment de la normativa i la qualitat de la informació i la implementació de solucions que permetin garantir la correcta gestió de la informació pública. L’article 8 afegeix que l’organització, l’avaluació i la conservació dels documents públics i l’accés a aquests són responsabilitat directa dels titulars respectius. El capítol X del Reial decret 4/2010, del 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat en l’àmbit de l’Administració electrònica estableix que les administracions públiques han d’adoptar les mesures organitzatives i tècniques per a garantir la recuperació i conservació del document electrònic entre aquestes, la definició d’una política de gestió de documents, la inclusió en els expedients d’un índex electrònic signat per l’òrgan o entitat que garanteixi la integritat de l’expedient electrònic i permeti la seva recuperació, la identificació única i inequívoca de cada document que permeti classificar-lo i recuperar -lo, l’associació de metadades, la classificació d’acord amb un quadre de classificació, el període de conservació segons les convencions de cada comissió avaluadora, l’accés complet i immediat dels documents entre d’altres. Pel que fa a gestió de la documentació i arxiu dels documents electrònics, la Disposició Addicional Onzena de la Llei 26/2010, del 3 d'agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya estableix que els documents electrònics s'han de gestionar i conservar en expedients electrònics d'acord amb les prescripcions de la normativa en matèria d'arxius i documents; que l’arxiu dels documents i expedients electrònics ha d'assegurar la identitat i la integritat a llarg termini de la informació que contenen; que els documents públics electrònics han de tenir garantides l'autenticitat i la integritat dels continguts, i també la conservació de l'aparença i la funcionalitat originals i, quan escaigui, llur confidencialitat, durant el termini establert per la normativa vigent en matèria d'arxius i documents; que les administracions públiques han d'assegurar la possibilitat de transformar els documents per raons tecnològiques, per a adaptar-ne el format i la sintaxi informàtica a les necessitats de gestió i preservació establertes per la normativa d'arxius i documents; que els sistemes d'informació que utilitzin les administracions públiques incloses en l'àmbit d'aplicació d'aquesta llei han de garantir, sempre que sigui possible, l'autenticitat i la integritat de llurs dades, i també la traçabilitat de les accions que portin a terme; que les dades contingudes en els sistemes d'informació de les administracions públiques es consideren documents públics electrònics, i els són aplicables les disposicions d'aquesta llei relatives a l'arxiu electrònic. Tanmateix, l’LTAIPBG reconeix els sistemes de gestió de documents públics com a facilitadors de dades i documents autèntics (art. 5.2) i la necessitat d’estructurar la informació seguint criteris temàtics i cronològics, seguint el quadre de classificació documental corporatiu i incorporant-hi índexs o guies de consulta (art. 6.1.d). Cal recordar, que l’article 3 del Reial decret 128/2018, de 16 de març, pel qual es regula el règim jurídic dels funcionaris d’Administració local amb habilitació de caràcter nacional, que regula la funció pública de secretaria estableix en punt 2 la funció de fe pública, i entre aquestes la direcció superior dels arxius i registres de l’entitat local (l). Així doncs, i en conseqüència d’aquest mandat legal i el d’assessorament legal preceptiu (article 2.1.a), ha de ser coneixedora de l’existència d’un sistema de gestió documental, impulsora si no en disposa, vetllar per la documentació amb una sistemàtica de treball mínima sobre la documentació de la qual n'és el custodi i responsable primer de la manca de localització de documentació, de mantenir l'ordre i garantir el retrobament de documentació. Altrament, l’article 19.2 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català que regula els documents que integren el patrimoni documental de Catalunya inclou, entre altres, “els documents produïts o rebuts, en l'exercici de llurs funcions i com a conseqüència de llur activitat política i administrativa, per la Generalitat, pels ens locals i per les entitats autònomes, les empreses públiques i les altres entitats que en depenen” i en conseqüència estan subjectes al Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents que estableix en l’article 11.4 que “quan l'aplicació d'una taula d'avaluació i accés documental comporti l'eliminació de documents, la persona tècnica que porti a terme aquesta aplicació, abans de procedir a la destrucció, ha de: a) Disposar d'un inventari de la documentació a destruir, b) Obtenir l'autorització de la secretaria general o de la direcció de l'organisme o entitat titular de la documentació, c) Comprovar que cap circumstància administrativa o jurídica hagi alterat el termini de conservació fixat per als documents a eliminar” i ha de disposar del corresponent Registre de destrucció de documents (article 12) degudament autoritzat per la secretaria general o la direcció de l’organisme o entitat titular dels documents. Així doncs, atesos aquests preceptes legals, la informació sol·licitada i reclamada, en el cas que existeixi, ha de formar part de diferents expedients administratius, que han d’estar perfectament classificats de manera que sigui possible la seva recuperació i facilitar-ne, si escau, l’accés. Com a referència i seguint el model de Quadre de classificació per a l’Administració Local del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, aquesta informació s’hauria d’extreure del Registre del personal (1456) pel que fa al llistat dels noms dels secretaris i pel que fa al responsable d’alguns pagaments s’hauria d’extreure dels manaments de pagaments (1659). 4. Seguiment de l’execució L’article 43.5 LTAIPBG estableix que “l’Administració ha de comunicar a la Comissió les actuacions fetes per a executar els acords de mediació i per a donar compliment a les resolucions dictades per la Comissió”. Sobre la base d’aquestes comunicacions i de les efectuades per les persones interessades, la GAIP ha de fer seguiment del compliment de les seves resolucions, d’acord amb el que preveuen els articles 48 i 49 RGAIP i l’apartat 30 del seu Manual de reclamació, i pot adoptar les mesures que s’hi preveuen en cas d’incompliment. L’article 43 LTAIPBG estableix que si l’Administració incompleix el termini establert pels acords de mediació o per les resolucions de la GAIP per lliurar la informació reclamada, les persones interessades ho poden comunicar a la Comissió perquè aquesta en requereixi el compliment; la desatenció d’aquest requeriment, vista la remissió expressa feta a aquest precepte per l’article 77.2.b LTAIPBG, ha de ser qualificada d’infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública (que pot ser sancionada de conformitat amb els articles 81 i 82 LTAIPBG). L’article 49.2 RGAIP preveu que, als efectes anteriors, la Comissió pot posar aquests fets en coneixement dels òrgans competents per ordenar la incoació del procediment sancionador corresponent a què fa referència l’article 86 LTAIPBG. Així mateix, l’article 25.2.k RGAIP preveu la publicació en el web de la Comissió dels casos que els seus requeriments han estat desatesos pels subjectes obligats. 5. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de 25 d’abril de 2024, resol per unanimitat: 1. Estimar la Reclamació 512/ 2024 i declara el dret de la persona reclamant a la informació sol·licitada, d’acord amb les consideracions fetes al fonament jurídic 2. 2. Requerir a l’Ajuntament de Navata que lliuri a la persona reclamant la informació indicada a l’apartat 1 dins del termini màxim de quinze dies. 3. Requerir a l’Ajuntament de Navata a informar la GAIP, dins del termini de quinze dies, de l’òrgan o la persona responsable del compliment d’aquesta Resolució, així com de les actuacions dutes a terme per complir-la. 4. Convidar a la persona reclamant que informi a la GAIP de qualsevol incidència que es produeixi amb motiu del compliment d’aquesta Resolució. 5. Declarar finalitzat el procediment relatiu a la Reclamació 512/ 2024 i disposar la publicació d’aquesta resolució al web de la GAIP. Iolanda Pineda Balló Presidenta Els terminis establerts en aquesta Resolució per lliurar la informació s’han de comptar en dies hàbils (descomptant festius i dissabtes) i si no s’especifica una altra cosa comencen a partir de l’endemà de la recepció de la seva notificació per l’Administració reclamada. L’Administració obligada pot sol·licitar a la GAIP l’ampliació del termini atorgat per fer efectiu el lliurament de la informació Aquesta sol·licitud només pot ser admesa a consideració si és notificada a la GAIP abans que fineixi el termini fixat a la Resolució, i s’ha de fonamentar en circumstàncies que no hagin pogut ser tingudes en compte per la Comissió abans de dictar la seva Resolució. La GAIP únicament atorgarà l’ampliació sol·licitada, després d’informar-ne a la persona reclamant, si l’Administració obligada ha justificat de forma precisa i consistent la seva necessitat. Si l’Administració obligada no lliura la informació dins del termini establert per aquesta Resolució, la persona reclamant pot posar-ho en coneixement de la GAIP per tal que la Comissió en requereixi el compliment. Mentre no s’acompleixi plenament la Resolució, la Comissió difondrà al seu web www.gaip.cat l’incompliment de l’Administració obligada, d’acord amb l’article 25.2.k RGAIP. Si l’Administració desatén el requeriment d’execució que li adreci la GAIP, la Comissió posarà els fets en coneixement de l’òrgan competent, d’acord amb allò previst per l’article 86 LTAIPBG, i li sol·licitarà la incoació d’un procediment sancionador per infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública, a l’empara de l’article 77.2.b LTAIPBG. Tot això sens perjudici que la persona reclamant pugui, considerant que aquesta Resolució és un acte administratiu declaratiu de drets que vincula l’Administració, requerir -ne la seva execució davant dels Tribunals, a l’empara de l’article 29.1 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa. Aquesta acció es pot interposar després que hagin transcorregut tres mesos des que la persona afectada ha reclamat formalment i directament a l’Administració el compliment d’aquesta Resolució. Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya en un termini de dos mesos, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, d’acord amb la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.